Содержание
Акт приема-передачи дел – документ, содержащий полный перечень документов, отображающих состояние финансового учета предприятия или заключение аудиторской проверки, который передается от одного лица другому. Данная мера необходима во избежание в дальнейшем возможных споров.
В составлении данного вида документа заинтересованы три лица, а именно: руководитель предприятия, бухгалтер, который принял решение уволиться, а так же бухгалтер, который принял решение приступить к работе.
Акт приема-передачи дел не имеет строго установленных правил составления. Унифицированной формы данного документа законодательством РФ так же не предусмотрено. Как правило, акт представляет собой опись конкретных дел, касающихся бухгалтерии. К ним относятся:
- характеристика системы ведения бухгалтерского учета, а так же его форма, принятая на конкретном предприятии;
- учет движения денежных средств предприятия — наличие определенных документов (к примеру, кассовая книга, чековая книжка), нормальные условия хранения денежных средств, а так же подтверждающих денежные операции документов: векселя, чеки, почтовые марки и др., своевременность оприходования наличных денег и др.;
- правильность ведения учета расчетных операций – наличие договоров, банковских выписок, актов сверки взаиморасчетов и др.;
- состояние амортизируемого имущества – полнота проведения инвентаризации, а так же надлежащий вид оформления данных описей;
- состояние учета материальных ценностей – своевременность проведения инвентаризации, а так же обязательное отображение ее результатов в бухгалтерском учете;
- расчеты с работниками предприятия – наличие трудовых договоров, своевременность выдачи заработной платы, сведения, касающиеся штатного расписания и др.;
- своевременная сдача бухгалтерской отчетности предприятия в налоговые органы;
- надлежащие хранение бухгалтерской документации (состояние архива предприятия, своевременное изъятие документов в связи с истечением сроков хранения и др.).
При передаче дел необходимо собрать комиссию, члены которой рассматривают приложенные к акту объяснительные записки, а так же заключение аудиторов. Документ должен быть завизирован подписями главных бухгалтеров (и сдающего и принимающего дела), членов данной комиссии, а так же руководителя предприятия.
В зависимости от деятельности предприятия, содержание акта приема-передачи дел может быть добавлено некоторыми пунктами, которые в большей степени раскрывают ведение бухгалтерского учета.
В случае приема передачи документов, как правило, составляется соответствующий акт. Готовый пример документа, правила его составления и юридические нюансы – обо всем этом прямо сейчас.
Пустой бланк акта о передаче документации (word)
Простой образец акта приема передачи документов (word)
Образец акта передачи дел при смене директора (word)
Назначение и юридическая сила
Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.
Назначение:
- Документально зафиксировать передачу документов:
полный список всех бумаг;
- Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).
Когда может понадобится
Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:
- Между 2 частными гражданами.
- Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
- Между физическим и юридическим лицом.
Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:
- Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
- Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
- Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
- Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.
В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.
Бланк и образец 2020 г.
Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу. Обычно в нем должна отражаться следующая информация:
- Название, дата его составления (это и есть день вступления его в силу), место составления (город или иной населенный пункт).
- Полное официальное название компании, передающей и принимающей документы (в том числе в тех случаях, когда обмен бумагами происходит в пределах одной фирмы).
- ФИО, паспортные и контактные данные физических лиц, если в обмене участвуют именно они.
- ФИО, должность и табельный номер (при наличии) ответственных сотрудников, которые собственно передают бумаги и принимают их.
- Перечень всех передаваемых документов обычно оформляют в виде таблицы. Приводятся такие данные:
- номера (в хронологическом порядке);
- полные официальные названия документов;
- дата их составления/подписания;
- номер бумаги (в соответствии с системой нумерации, принятой в компании);
- форма (оригинал, копия, заверенная копия) и количество всех листов (страницы не считаются).
- Далее ставятся подписи сторон, расшифровки подписей (фамилия, инициалы) и печать, если компания использует ее в своей работе.
Пустой бланк, который можно использовать в работе в большинстве случаев, представлен ниже:
А вот реальный пример заполнения:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По необходимости допускается приложить к нему и другие важные документы – чаще всего это подробные описи. Тогда в акте нужно отразить ссылки на описи, а не перечислять названия всех бумаг (для экономии времени).
Передача документации при смене директора
Это один из наиболее распространенных и в то же время один из наиболее сложных случаев. Он всегда связан с особенно важными бумагами и материальной ответственностью. Как правило, передают такие документы:
- учредительные (регистрация компании, сведения об учредителях, Устав и т.п.);
- первичная бухгалтерская отчетность;
- лицензия на ведение деятельности и прочая разрешительная документация;
- заключения налоговых и иных проверок;
- ценные бумаги, векселя;
- свидетельства о правах собственности на помещения, объекты имущества, производственное оборудование и т.п.;
- договоры аренды, поставки и другие соглашения с контрагентами;
- платежные документы и др.
Образец подобного акта отличается от простого бланка приема документации. Основное отличие состоит в том, что передаваемых бумаг не очень много, поэтому их можно оформить обычным перечнем, а не таблицей. Наряду с этим подписывается документ всегда в присутствии свидетелей – сотрудников компании, в которой происходит смена руководства.
Пример на который можно опираться как на образец, представлен ниже.
Особенности процедуры состоят в следующем:
- Прежде всего, до оформления и самой процедуры передачи необходимо провести специальную инвентаризацию всех бумаг, чтобы заранее понимать, есть ли какая-то недостача и в чем ее возможные причины. По результатам инвентаризации составляется отчетный документ произвольного образца.
- Затем для подтверждения того, что все бумаги действительно не утеряны, привлекаются другие ответственные лица – это финансовый директор, начальник отдела кадров, главный бухгалтер, а при необходимости – и их заместители.
В особенно ответственных случаях для подтверждения корректности приема передачи документов необходимо вызвать нотариуса. Он засвидетельствует чистоту передачи и заверит акт своей печатью и подписью.
Таким образом, сама по себе – это несложная процедура, однако важно внимательно контролировать действия сотрудников на каждом этапе и убедиться в наличии всех документов как минимум дважды.
Поделиться ссылкой:
В любой организации выполнение и документальное сопровождение финансовых операций – это важнейшая составляющая всех бизнес-процессов. Функции главного бухгалтера являются во многом ключевыми. Это лицо, имеющее отношение к «святая святых» финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому, несмотря на то, что с точки зрения трудового законодательства это такой же сотрудник, как и все остальные, расставание с ним может быть сопряжено со множеством проблем и трудностей для владельца бизнеса.
ФАЙЛЫ
Скачать образец составленного акта приема-передачи дел .doc
В чем состоят особенности освобождения главбуха от должности, какие существуют для этого специальные основания, как минимизировать риски смены ключевой фигуры для организации, расскажем в этой статье.
Что надо сделать при увольнении главного бухгалтера по собственному желанию?
Особенности увольнения главного бухгалтера
Обязанности главного бухгалтера резко отличаются от круга деятельности других сотрудников, поэтому назначение и увольнение второго лица после начальства имеет ряд особенностей.
- Кроме положений ТК РФ, трудовые отношения с главным бухгалтером рассматриваются Федеральным законом № 129 «О бухгалтерском учете».
- Главный бухгалтер подотчетен непосредственно гендиректору, который и принимает окончательное решение об увольнении и отвечает за всю процедуру.
- Для проверки компетентности этого важного сотрудника установлен срок дольше, чем для других: испытательный период может длиться до 6 месяцев (ч.5 ст.70 ТК) без учетов больничных и отпусков. Во время испытания процедура увольнения упрощенная.
- Можно не спешить принимать бухгалтера в штат на постоянной основе: закон разрешает заключить с ним срочный договор. В конце его действия и принимается решение – расстаться, так как истек срок документа, либо продолжить сотрудничество.
- Все, что касается материальной ответственности, надо заранее закрепить (в тексте самого трудового договора или отдельным документом).
Вопрос: Можно ли для передачи дел принять на работу нового главного бухгалтера до даты увольнения прежнего и как организовать прием-передачу дел и материальных ценностей?
Посмотреть ответ
На чем построить увольнение?
Окончание сотрудничества с главбухом по версии ТК точно такое же, как и с другим сотрудником. Однако, в дополнение к статьям ТК, федеральные законы предусматривают некоторые основания, специфичные для ключевых постов, таких, как директор и главный бухгалтер. Рассмотрим все законодательные поводы для увольнения главбуха.
Как организовать передачу дел при увольнении главного бухгалтера?
Главный бухгалтер хочет уйти сам
Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.
ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели.
Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Если он не смог найти заместителя, то должен принять дела сам, в противном случае придется отпускать бухгалтера «как есть».
ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд.
Инициатива руководителя в увольнении главного бухгалтера
ВАЖНО! Образец акта приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера от КонсультантПлюс доступен
Закон предусматривает много оснований, по которым руководитель вправе указать главбуху на двери. Среди них есть те, что применимы как к ключевому, так и к рядовому сотруднику.
- Подложные документы при оформлении трудового договора.
- Истечение срочного договора. Предупреждение о нежелании продлять договор нужно предоставить сотруднику за 3 дня. Если после истечения срока этого не произошло, договор автоматически превращается в бессрочный.
- Невыполнение своих обязанностей или выполнение с нарушениями (несколько раз, подтвержденных взысканиями, или один раз, но грубо).
- Прогул.
- Появление сотрудника нетрезвым либо под действием наркотических или других токсических препаратов.
- Нежелание работать в изменившихся условиях, подчиненности или территориального расположения.
- Нарушение положений трудового договора (если они не противоречат ТК РФ).
- Несоответствие должности, выявленное в результате проведенной аттестации.
- Ликвидация организации.
- Сокращение штата или численности.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Сокращение – достаточно редкий повод для увольнения бухгалтера, ведь в любой организации необходим человек, ведущий финансовый учет. Только если предприятие очень маленькое, директор сам может выполнять функции бухгалтера, тогда эту должность допустимо сократить.
Основания, связанные с материальной ответственностью
Главбух вправе быть уволенным, если установлено, что он:
- совершил хищение, растрату, уничтожил либо повредил что-либо, принадлежащее фирме или другим сотрудникам (факт должен быть подтвержден судом или другим уполномоченным органом);
- своими действиями или бездействием, связанным с обслуживанием ценностей, утратил доверие руководства;
- участвовал в принятии решения, повлекшего ущерб имуществу организации.
Основания, связанные с уникальностью бухгалтерских обязанностей
В связи с тем, что трудовые функции главного бухгалтера предусматривают исключительную осведомленность обо всех бизнес-процессах, сменить этого сотрудника допустимо, если:
- у организации появляется новый собственник (иметь на ключевой должности «своего человека» – право владельца);
- собственник хочет сменить имущество организации и лиц на ключевых постах;
- главный бухгалтер разгласил охраняемую законом тайну.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информация, которая есть в учредительных документах, а также подаваемой отчетности, не может считаться секретной. Поэтому сведения о движении денег по закону не признаются коммерческой тайной, и, если бухгалтер проболтался именно об этом, увольнение на этом основании неприемлемо.
Как передать дела в новые руки
Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.
В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:
- основание передачи (статью увольнения);
- сроки проверки и передачи дел;
- состав комиссии, осуществляющей проверку;
- личные данные принимающего лица;
- подписи сторон, печать организации.
Кому передавать?
Дела принимает будущий главный бухгалтер, подобранный руководством. В крупных фирмах штатным расписанием предусмотрена должность заместителя главбуха, что очень удобно в подобных ситуациях. Если нового сотрудника не успели найти, директор может назначить временного заместителя или принять дела сам.
Проверка дел
Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.
Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:
- учет финансов, кассы;
- госплатежи;
- итог инвентаризации;
- обязательства перед контрагентами.
Проверку директор может произвести своими силами или пригласить стороннего аудитора. Если результаты проверки выявят правонарушения со стороны бухгалтера, ему грозит административная ответственность вплоть до уголовной, а также материальная, взыскиваемая в соответствии с законодательством.
Что передавать?
Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:
- балансовые и кассовые отчеты;
- документы структурных подразделений;
- банковские бумаги;
- архивные документы со сроком до 5 лет;
- ключ от сейфа, печать.
По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.
Образец акта приема-передачи дел
Представляем вниманию скриншот акта приёма-передачи дел. Этот же документ, но в формате .doc доступен для скачивания по ссылке вверху данной страницы.
Мы рассказывали в нашей консультации, каким образом можно составить в организации акт приема-передачи материальных ценностей. Но иногда возникает необходимость в передаче от одного лица к другому лицу документов, которые также имеют ценность, а потому факт такой передачи должен быть зафиксирован. Речь может идти, к примеру, о передаче документов заказчиком исполнителю при заключении и исполнении договора выполнения работ или оказания услуг, о передаче документов в рамках соглашения о переводе долга или о передаче документов от увольняющегося сотрудника лицу, принимающему ответственность за такие документы.
Как в этом случае составить акт приема-передачи документов физическими лицами или между организациями?
Форма акта приема-передачи документов
Независимо от того, на каком основании и с какой целью производится передача документов от одного лица к другому, а также производится ли передача документов между физическими лицами или организациями, акт приема-передачи может составляться по схожей форме. Унифицированной и обязательной к применению формы акта приема-передачи документов нет, поэтому организация может разработать форму такого акта самостоятельно. Конечно, это не распространяется на случаи, когда обязательность применения определенной формы акта закреплена, к примеру, в договоре между сторонами.
В акте приема-передачи документов обычно указываются:
- дата и место передачи документов;
- лица, между которыми производится передача документов, а при необходимости их полномочия и основания таких полномочий;
- причина передачи документов;
- перечень передаваемых документов с указанием того, передается оригинал документа или его копия, а также количества страниц документов;
- подписи лиц, передавших и получивших документы.
При наличии акт может быть скреплен печатями сторон.
Акт составляется в 2-х экземплярах: для передающего и принимающего лица.
Приведем акта приема-передачи документов в формате Word.
Представим пример заполнения акта приема-передачи, которым оформлена передача документов из одного обособленного подразделения организации в другое подразделение.
Пред. / След. пример Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».
- Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
- Я не подписчик, но хочу им стать
- Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика