Куперс

Как проводится учет и списание ГСМ?

Любое предприятие, владеющее транспортными средствами, ведет учет поступления и расходования горючих материалов, и если данное хозяйствование проводится с соблюдением установленных государством норм, использование топлива не облагается НДС. Но когда происходит перерасход в результате ненадлежащей деятельности приходится объясняться с налоговыми органами.

Что собой представляет документ-основание для списания ГСМ

Акт списания ГСМ – это первичный документ бухгалтерского баланса, содержащий информацию из основных документов прихода и расхода горюче-смазочных материалов.

Назначение документа в решении целого перечня поставленных задач:

• Наведение порядка в бухгалтерской документации. вы узнаете, как проводится списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности;
• Соответствующее отражение информации в финансовой документации;
• Снижение возможности возникновения ошибочных данных в бухгалтерской отчетности;
• Обоснование затрат на приобретение основных средств, активов и прочего.

Важно: эта бумага имеет отношение к документации строгой отчетности, так как является основанием для проверки различных списаний ГСМ.

Такого рода документация находится под неусыпным контролем ФНС, так как она нередко применяется для различного рода махинаций, так что указание в ней любых ошибочных данных вызывает подозрение и дополнительные проверки.

Прямое назначение акта – это контроль расхода топлива внутри предприятия.

Как осуществляется учет ГСМ и их списание на предприятии – смотрите в этом видео:

Кем, когда составляется и подписывается документ

Идеальный вариант формирования такого документа – ежемесячно. В его формировании участвует:

• Главный бухгалтер. В каком порядке составляется должностная инструкция главного бухгалтера – узнайте в статье по ссылке;
• Водитель транспортного средства;
• Специалист, отвечающий за соблюдение и разработку нормативов.

Важно: документ является юридически значимым, если он содержит подписи всех лиц, участвующих в составлении.

Что такое ГСМ и какой порядок его списания

К горюче-смазочным материалам имеют отношение:

• Дизельное топливо;
• Бензин;
• Природный газ;
• Прочие виды топлива;
• Моторное масло;
• Различного рода смазочные материалы.

ГСМ списывается в основном при использовании 2-х основных нормативов проведения данного процесса:

• На основании фактического расходования материала с учетом официальных источников подтверждения количества бензина в баках;
• В соответствии с разработанными нормативами на предприятии плюс сопоставление их с законодательно установленными нормами с учетов всех особенностей – марки машины, ее износа, количества пробега.

Важно: чтобы списать определенную статью расходования горючего необходимо экономическое обоснование такого списания для налоговой.

Также для списания ГСМ за основу берется следующая документация:

• Ведомость учета;
• Путевой лист (например, путевой лист легкового автомобиля по форме 3);
• Чек или накладная на покупку горючего.

Реквизиты акта на списание ГСМ.

Порядок проведения списания горючего

Чтобы выполнить списание излишнего топлива необходимо:

• Составить комиссию – основанием для этого может быть проведение осмотра транспортного средства;
• Проводиться сверка с путевым листом – который является основанием для вычисления;
• Формируется акт списания – в соответствующем формате. вы узнаете, как правильно оформить акт списания основных средств по форме ОС-3;
• Составляется приказ на списание, также с соблюдением норм законодательства.

При этом:

• Для составления приказа необходима подпись главного бухгалтера и исполнительного органа организации;
• Состав комиссии должен быть не менее, нежели из 2-х лиц, один из которых является председателем;

Важно: приказ и акт составляются с соблюдением норм законодательства, иначе это будет поводом для вопросов со стороны ФНС.

• Базовые нормы расхода и перечень транспорта

Для составления правильных нормативов расходования горючего следует составить перечень транспорта на предприятии, это может быть:

• Грузовые, легковые авто, автобусы;
• Краны на автомобильных и гусеничных шасси;
• Погрузчики ДВС;
• Трактора, грейдеры;
• Автономные генераторы – газовые, дизельные, бензиновые;
• Обогревательные приборы работа которых выполняется на основе заправки горючим различного рода;
• Газонокосилки, бензопилы и прочие технические устройства.

При этом доступно использовать базовые нормы, установленные специалистами на предприятии с учетом особенностей и вида транспорта:

• Для легковых и грузовых авто базовая норма формируется на основании пробега;
• Для техники, которая выполняет тяжелые работы базовая норма берется из расчета выполненной работы;
• Для автономных электрогенераторов от количества выработанной электроэнергии;
• Для обогревательных приборов – от количества выработанной тепловой энергии.

Форма и реквизиты акта списания ГСМ

Документ составляется согласно требованиям и должен содержать следующие реквизиты:

• Дату составления;
• ФИО, лиц, входящих в комиссию;
• ФИО руководителя предприятия;
• Название механизма с указанием государственных номеров, на который составляется акт;
• Инвентарный номер;
• Вид работы;
• Базовый норматив расхода в соответствующих единицах;
• Расходование за месяц по факту;
• Уточняющие коэффициенты условий работы механизма;
• Средневзвешенная цена ресурса;
• Цена использованных материалов;
• Заключение комиссии;
• Подписи лиц, составивших документ с расшифровкой.

Весь акт доступно оформить в виде таблицы.

Образец акта на списание ГСМ.

Пошаговая инструкция составления документа

Акт необходимо составлять в соответствии с требованиями делопроизводства:

• Если предусмотрен унифицированный бланк необходимо его использовать;
• Для составления документа нужно брать бланк с логотипом предприятия;
• Составляется акт на списание ГСМ, как и прочий другой только при наличии приказа руководителя и соответствующей комиссией;
• Датой документа считается дата его составления;
• Подписывается документ всеми членами комиссии;
• Документ должен иметь названием с основанием «Акт списания ГСМ»;
• Текст документа также следует начинать с указания на основание – приказ руководителя.

Важно: с документом необходимо ознакомить водителя, который также должен поставить свою подпись.

Как избежать ошибок

• Документ должен содержать только точные данные – замеры количества остатка бензина по факту в баке, указание количества закупленного материала согласно накладным и платежным документам, пробег авто за месяц по путевым листам;
• Акт не должен иметь ошибок, опечаток, исправлений – все это основания для недоверия со стороны ФНС;
• Он обязательно должен иметь подписи комиссии и руководителя, так как в противном случае является недействительным.

Акт на списание ГСМ является не только важным документом для обоснования перерасхода материала для налоговой, но и основным документом для формирования бухгалтерского баланса, так что в его формировании обязательно должен участвовать бухгалтер, как ответственное лицо за расходование финансов и учет материальных средств.

Инструкция по поступлению бензина на склад и списания ГСМ с помощью документа требование-накладная – в этом видео:

Согласно Инструкции № 162н документом, применяемым для списания в расход всех видов топлива, является путевой лист. Согласно приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению» (далее — Приказ № 173н) государственные (муниципальные) учреждения используют унифицированные формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Так, для легкового автомобиля применяется путевой лист (ф. 0345001), для иных видов транспортных средств — путевые листы (ф. 0340002, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007). Документ должен быть заполнен в порядке, утвержденном приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Путевой лист является основным документом для списания в расход всех видов топлива, но не единственным. При проверке правильности списания ГСМ ревизоры используют:

Технические характеристики трактора МТЗ 82 позволяют осуществлять большой спектр работ и технологических операций в сельском хозяйстве, строительстве, различных производствах так же коммунальной сфере. Агрегатирование трактора в комплексе с различными механизмами, прицепным и навесным оборудованием дает возможность использовать данную технику максимально эффективно.

Условия работы трактора МТЗ 80

Расчёт потребления топлива

При калькуляции и просчете себестоимости выполненной работы, важной составляющей является, количество потребления топлива трактором. Расход топлива МТЗ 82 указанный в характеристиках заводом производителем, с учетом марки двигателя Д-240, составляет 238 г\кВт*ч., что совершенно не удобно для понятного экономического расчета себестоимости выполняемой работы техникой и учета потребления гсм. Наиболее актуальной единицей измерения есть «литр на моточас» работы трактора.

Факторы, влияющие на расход

Характеристики, указанные заводом производителем техники, являются номинальными средними величинами. На практике, на отклонение от номинального значения объёма потребления топлива влияет ряд факторов и условий:

1 Техническое состояние двигателя, а также состояние и регулировки всех систем

• Состояние поршневой группы двигателя
• Регулировка газораспределительного механизма двигателя
• Регулировка и техническое состояние топливной аппаратуры
• Состояние и работа подачи воздуха.
• Работа охлаждения трактора.

2 Внешние факторы

• Квалификация водителя
• Вид выполняемых работ
• Погодные условия
• Влажность и физическое состояние почв.

3 Качество топлива

Состав топлива должен соответствовать стандартам качества согласно утвержденных сертификатов, без посторонних физических загрязнений и химических примесей.

Формула расчета

Рассмотрим формулу :

Р = М * Т

где, Р-расход топлива кг/час, М— номинальная мощность двигателя кВт, Т-расчетное потребление топлива на 1кВт в час.

И так: Расход МТЗ 80 с двигателем модели Д 240., где согласно тех. характеристик расход топлива 0,238 кг \кВт*час и номинальная мощность двигателя 59,25 кВт. при 2200 оборотах коленчатого вала. (исходные показатели двигателя взяты из тех. документации завода производителя)

Р=59,25кВТ*0,238 кг\кВт.ч=14,1 кг\ч

Для пересчета из килограммов в литры используем коэффициент:

• Для зимнего диз. топлива 1кг-1,19 литра
• Для летнего диз. топлива 1кг -1,16 литра

«Номинальный расход при оборотах двигателя 2200 об\мин и выдаче максимальной мощности 59,25 кВт составляет 16,35 литров в час летнего и 16,78 зимней марки дизельного топлива.»

Коэффициент загрузки трактора

Фактическая, используемая мощность двигателя, зависит от выполняемых работ трактором и на практике, среднее значение, не превышает 60%. Соответственно при расчете потребления учитывают не максимальную мощность двигателя, а фактическую мощность, используемую ходе выполняемой работы. Для объективного, фактического подсчёта расхода используют коэффициент загрузки трактора:

• Полная загрузка -1
• Неполная загрузка -0,8
• Средняя загрузка — 0,6
• Малая загрузка — 0,4

Расчет потребления с учетом коэффициента загрузки.

Таким образом, расход топлива МТЗ с учетом коэффициента использования мощности трактора с двигателем Д 240, где Р=16,35 л/час

Поскольку эксплуатация техники осуществляется в разных рабочих процессах и большой спектр факторов влияет на использование мощности двигателя, подбор коэффициента определяют опытным путём. Ориентироваться нужно на фактические обороты двигателя при выполнении конкретной рабочей операции. Если провести подобные опытные мероприятия над всеми процессами в которых используется трактор, объективность и точность учета потребления топлива максимально приблизится к фактическому.

Таблица расхода топлива МТЗ 80, МТЗ 82 на моточас по маркам двигателя:

Для учета расхода топлива в сельском хозяйстве, с времен СССР, действуют утвержденные нормативные акты расхода для всех видов технологических операций и сельскохозяйственных работ по маркам тракторов и используемых агрегатов.

Следует отметить, что первой причиной увеличенного расхода является неисправность или неправильная регулировка механизмов топливной дизеля. Диагностика и регулировка топливной аппаратуры (ТНВД, форсунок — распылителей) производится на специальных стендах, оборудованных соответствующими датчиками.

Расчет нормы расхода топлива МТЗ 80 на 100 км пробега

Определение расхода производится исходя из скоростных технических характеристик трактора, удельного расхода л/м.час и коэффициента загрузки.

1 определяем время, за которое трактор проедет 100 км.

Где В – время пробега 100 км, C— скорость движения в час (для примера указана скорость IХ передачи МТЗ-80, МТЗ-82 с Двигателем Д-240).

В=100/С

В=100/34,31= 2,915 часа.

2 определяем количество топлива на 100 км пробега.

Р на 100 км=В*Р*0,6 где, Р- удельный расход двигателя Д-240 л/м.час, В- время пробега 100км на IX передаче, 0,6 коэффициент загрузки.

Р на 100км= 2,915*16,35*0,6= 28,59 л/ 100 км

Таблица расхода топлива на 100 км пробега с учетом выбора передачи и коэффициента нагрузки.

Необходимость этого расчета возникает только при использовании трактора в транспортных работах на дорогах с твердым покрытием, что само по себе является редким исключением в использовании такого рода техники. Себестоимость перевозки тонны на километр, подобным транспортом, будет несоизмеримо высока по сравнению с грузовым автомобильным транспортом.

Если же трактор используется в транспортных работах в черте города, однозначным объективной единицей учета расхода все равно будет литр на моточас. Достаточно учесть: время работы, мощность модели дизеля, удельный расход для этого двигателя и определить коэффициент загрузки, который на практике не будет выше 0,6.

На каждом без исключения предприятии Акт списания ГСМ (горюче-смазочных материалов) играет очень важную роль. Благодаря этому документу появляется возможность определить стоимость используемого горючего и отнять ее из полученных доходов, тем самым уменьшив размер налогов.

Этот акт составляется на основе путевых листов, которые выдаются водителю перед выездом из гаража. В нем указывается расход топлива, расстояние и маршрут движения.

Акт списания ГСМ заполняется специальной комиссией.

По причине того, что государством не установлен конкретный бланк акта, собранная комиссия сама решает какой внешний вид будет у акта списания ГСМ.

Несмотря на это существуют некоторые пункты, которые обязаны быть в конечном варианте акта списания ГСМ. Сюда относятся:
• данные о составе комиссии;
• данные о водителе автомобиля;
• расход ГСМ за определенный период;
• марка и номер автомобиля;
• временной период, за который будет производиться списание.

Акт списания ГСМ можно составлять не только на отдельный автомобиль, но и на весь автопарк предприятия в общем.

Скачать образец Акта списания ГСМ в формате Word (doc)

«Утверждаю»
должность____________________________________
наименование организации______________________
ФИО руководителя_____________________________
«_____»________________20__ год

А К Т
На списание ГСМ

Наименование ГСМ
Пробег км.
Расход фактически
Расход нормирован.
Экономия л.
Норма расхода
Топливо

Масло

Тормозная жидкость

Члены комиссии: ___________ ФИО
___________

Водитель: ___________ ФИО

Скачать образец Акта списания ГСМ в формате Word (doc)