Куперс

Одной из важнейших задач любой организации является быстрая и эффективная работа. И ее сложно решить без использования хотя бы минимума имущественных ресурсов, конкретный набор которого отличается для разных видов бизнеса.

Автотранспорт – один из видов имущества, без которого сложно обойтись не только предприятиям сферы грузоперевозки, пассажирского транспорта, строительной отрасли, но и остальным. Автомобиль дает бизнесу быстроту действий.

Однако не каждая организация может позволить себе его приобрести, да и не всегда это нужно, т.к. потребность в автомобиле может быть временная. В этом случае самое простое, что можно сделать, это заключить договор аренды. Чаще всего его подписывают с физическим лицом. В этой статье мы поговорим об особенностях налогообложения в таких отношениях и обсудим бухучет аренды автомобиля у физического лица.

1. Договор аренды автомобиля с физическим лицом

2. Может ли арендодатель быть физическим лицом?

3. Арендная плата и оформление документов

4. Налоговый учет аренды автомобиля

5. Расходы на ГСМ при аренде автомобиля

6. Путевые листы при аренде автомобиля

7. Уплата НДФЛ с аренды автомобиля

8. Отражение в 2-НДФЛ и код дохода при аренде автомобиля

9. Доход от аренды автомобиля в 6-ндфл

10. Страховые взносы при аренде автомобиля

11. Бухучет аренды автомобиля с проводками

12. Пример и проводки аренды автомобиля у физического лица

13. Аренда автомобиля 1с 8.3

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

Договор аренды автомобиля с физическим лицом

Аренда имущества у физического лица оформляется договором, на основании которого арендодатель (физическое лицо) обязуется предоставить арендатору (организации или ИП) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК).

Договор аренды автомобиля с физическим лицом заключается в простой письменной форме. Обязательной регистрации он не подлежит.

Договор можно заключить на любой срок или вообще не указывать в договоре. В последнем случае он будет считаться заключенным на неопределенный срок. Отказаться от продолжения договора может любая сторона, предупредив об этом другую сторону за месяц или другой срок, который вы пропишете в договоре.

Одним из наиболее важных моментов в заключении договора аренды с физическим лицом является выбор его вида:

• — договор аренды автомобиля с экипажем, т.е. с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (ст.632 ГК);
• — договор аренды автомобиля без экипажа, т.е. без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (ст.642 ГК).

Каждый вид договора имеет свои преимущества и недостатки, так как накладывает различные обязанности на арендатора и арендодателя.

В первом случае обязанности по поддержанию имущества в надлежащем состоянии, проведение капитального и текущего ремонта, предоставление принадлежностей возложены на арендодателя, во втором – на арендатора.

Особенности	Аренда транспортного средства
	с экипажем	без экипажа
Управление и техническая эксплуатация арендованного транспортного средства	арендодатель (ст.632 ГК)	арендатор (ст.645 ГК)
Содержание транспортного средства, включая текущий и капитальный ремонт	арендодатель (ст.634 ГК)	арендатор (ст.644 ГК)
Оплата расходов, связанных с коммерческой эксплуатацией (топливо, мойка, техобслуживание, расходные материалы, транспортные сборы)	арендатор (ст.636 ГК)	арендатор (ст.646 ГК)
Страхование транспортного средства (в т.ч. страхование ответственности за ущерб)	арендодатель (ст.635 ГК)	арендатор (ст.645 ГК)
Ответственность за причиненный ущерб третьим лицам транспортным средством, его устройством и механизмами	арендодатель (ст.640 ГК)	арендатор (ст.648 ГК)

Скачать Образец договора аренды транспортного средства без экипажа с физическим лицом

Скачать Образец договора аренды транспортного средства с экипажем с физическим лицом

Может ли арендодатель быть физическим лицом?

В ГК есть интересная норма, которая может поставить в тупик при заключении договора аренды с экипажем. Так в п.2 ст.635 ГК говорится, что при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях.

И если ваш арендодатель – обычное физическое лицо или ваш сотрудник, то строго говоря, он не может заключить такой договор, т.к. наемных сотрудников он не имеет.

Однако на одну ситуацию внимание обратите: заключить договор аренды автомобиля с экипажем с сотрудником, в должностные обязанности которого входит управление транспортным средством, нельзя. Потому что оплата за вождение получается двойная – в рамках трудового договора и в рамках гражданского договора на услуги по управлению автомобилем. В такой ситуации можно заключить договор аренды без экипажа.

Арендная плата и оформление документов

Величину арендной платы, порядок и сроки ее внесения также согласуют в договоре. Оплата может быть как фиксированным платежом, так и в зависимости от пробега или количества выездов. При фиксированной арендной плате ее размер может изменяться по соглашению сторон, не чаще раза в год (п.3 ст.614 ГК).

Если вы заключаете договор аренды с экипажем, то отдельно выделите:

• — сумму платы за пользование автомобилем
• — сумму платы за оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.

Это поможет избежать споров при начислении страховых взносов. Подробнее об этом мы еще поговорим чуть позже.

А пока – еще одна особенность, на которую в договоре нужно обратить особое внимание. В договоре и акте приема-передачи однозначно должен быть установлен объект аренды и перечислены признаки, однозначно его идентифицирующие:

• — марка, модель;
• — цвет;
• — год выпуска;
• — регистрационный номер;
• — идентификационный номер (VIN).

Иначе договор будет признан недействительным (ст.607 ГК).

Арендатору передаются следующие документы:

• — свидетельство о регистрации автомобиля;
• — копия паспорта транспортного средства;
• — талон техосмотра;
• — полис ОСАГО (если его передача оговаривается в договоре).

Если арендодатель собственником не является, то запросите документы, которые дают ему право совершать сделки по передаче в аренду имущества от имени собственника.

Автомобиль передается арендатору по акту приема-передачи. Его можно составить в произвольной форме. В акте рекомендуется указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Согласованная стоимость может быть любой, она нужна только для того, чтобы отразить имущество на забалансовом счете.

Скачать Образец акта приема-передачи автомобиля в аренду

Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче.

Скачать Образец акта возврата автомобиля из аренды

Если вы заключили договор аренды без экипажа, то ежемесячные акты можно не составлять. Для признания расходов арендатору достаточно иметь договор, платежных поручений или РКО, акта приема-передачи (письма Минфина от 06.10.2008г. №03-03-06/1/559 и ФНС от 05.09.2005г. №02-1-07/81).

А вот акт о предоставленных услугах управления транспортным средством нужно составить. Он будет иметь произвольную форму, но конечно с обязательными реквизитами для бухгалтерской «первички». В нем можно указать как услуги по управлению, так и аренду самого автомобиля.

Скачать Пример акта об оказании услуг по договору аренды с экипажем.

Налоговый учет аренды автомобиля

То, какие расходы будут учтены при расчете налога на прибыль, зависит от условий договора, т.е. от того, оплата каких расходов возложена на арендатора. Налоговый учет аренды автомобиля также зависит от того, на какой системе налогообложения работает организация – общая или упрощенная.

Налогоплательщики, использующие метод начисления, учитывают арендную плату в расходах на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК). Другие расходы – по датам документов.

Если у вас аренда автомобиля на УСН, то расходы учитываются после того как они произведены (а также период аренды истек) и оплачены.

Обязательное условие и на ОСНО, и на УСН – экономическая обоснованность и документальная подтвержденность расходов (п.1 ст.252 НК). В зависимости от вида расхода и комплект документов будет различаться – договор, акты, чеки, квитанции об оплате, путевые листы и т.д.

Кратко о признании расходов, связанных с арендой транспортного средства, в налоговом учете смотрите таблицу.

Выплачиваемая арендодателю арендная плата НДС не облагается, поскольку физическое лицо не является плательщиком этого налога.

Плательщиком транспортного налога является арендодатель. Согласно ст.357 НК налог платит лицо, на которое автомобиль зарегистрирован, т.е. сам работник.

Расходы на ГСМ при аренде автомобиля

Как мы уже выяснили, арендатор может учесть в расходах стоимость ГСМ, как материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта, в зависимости от того, какую функцию выполняет в организации транспортное средство.

В тему данной статьи не входит обсуждение вопросов нормирования топлива, однако несколько слов все же стоит сказать. Нормы расхода топлива утверждены распоряжением Минтранса № АМ-23-р от 14.03.2008 г. Этот документ периодически обновляется, дополняясь новыми моделями автомобилей.

Но в Налоговом кодексе не установлено напрямую, что списывать расходы на ГСМ нужно только в пределах лимитов. Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы. Автотранспортные организации используют нормы Минтранса.

Тем не менее, эти нормы, утвержденные организацией, должны быть экономически обоснованными, т.е. примерно соответствовать нормам Минтранса или при отсутствии норм в Распоряжении – технической документации по автомобилю. Также можно провести контрольные замеры по автомобилю самостоятельно, или обратившись в специализированную организацию. Поэтому вам нужно издать приказ, которым утвердить нормы по арендованному автомобилю.

6. Путевые листы при аренде автомобиля

Расходы на ГСМ при аренде автомобиля по сути ничем не отличаются от расходов на топливо, потребляемое машинами, которые принадлежат организации. Стоимость всего количества ГСМ, потраченного за месяц, включается в расходы на последнее число месяца (Письмо Минфина от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).

Составлять ли путевые листы при аренде автомобиля – спорный вопрос. С одной стороны, транспортное средство вам не принадлежит. У физического лица – арендодателя тоже не обязанности их составлять.

Однако именно путевой лист, в котором указан маршрут поездки, напрямую подтверждает производственную направленность расходов. Хотя справедливости ради отметим, что маршрута нет среди обязательных реквизитов путевого листа.

Поэтому безопаснее будет, если путевые листы вы будете составлять, и маршрут в них указывать. Форму документа вы можете разработать и утвердить самостоятельно, но не забудьте включить в нее обязательные для данного документа реквизиты (они есть в приказе Минтранса №152 от 18.09.2008 г.).

Автотранспортные предприятия пользуются унифицированной формой путевого листа, которая введена постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г.

Таким образом, основное условие принятия к учету ГСМ — расходы должны быть:

1. Документально подтверждены (путевые листы, кассовые чеки, договор с топливной компанией и ее отчеты)
2. Экономически обоснованы (приказ руководителя на утверждение норм).

Уплата НДФЛ с аренды автомобиля

Независимо от того, является ли физическое лицо – арендодатель сотрудником организации – арендатора или нет, арендатор признается налоговым агентом, который должен удержать сумму НДФЛ при выплате арендной платы и перечислить ее в бюджет (п. п. 1 и 4 ст. 226 НК, подп. 4 п. 1 ст. 208 НК). А также отчитаться в налоговую инспекцию по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

НДФЛ облагается:

• — доходы от сдачи автомобиля в аренду;
• — услуги по управлению автомобилем.

Также физическое лицо по заявлению может воспользоваться правом на стандартные налоговые вычеты в месяцах, когда действовал договор аренды (письмо Минфина №03-04-05/32053 от 08.08.2013г.).

Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода – из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

Отражение в 2-НДФЛ и код дохода при аренде автомобиля

Как сказано выше, обязанностью организации-арендатора является составление и представление в налоговую инспекцию справки по форме 2-НДФЛ на физическое лицо – арендодателя. В связи с этим возникают вопросы по отражению в 2-НДФЛ аренды автомобиля.

Для заполнения раздела 3 справки вам потребуются такие коды дохода НДФЛ при аренде автомобиля (отдельно отражаются суммы по самой аренде и по услугам экипажа):

• — 2400 «Доходы, полученные от предоставления в аренду или иного использования любых транспортных средств…»
• — 2010 – «Выплаты по договорам гражданско-правового характера (за исключением авторских вознаграждений)»

Доход от аренды автомобиля в 6-ндфл

Расчет по форме 6-НДФЛ представляется по всем физическим лицам, которым организация выплачивала доходы. Поэтому доходы физлиц по аренде тоже в него должны попадать.

Доход от аренды автомобиля в 6-НДФЛ попадет в следующие строки (доходы в виде оплаты услуг по управлению – то же самое):

• — строка 020 (сумма выплаченной арендной платы, т.к. доход в виде арендной платы возникает именно на дату выплаты)
• — строка 130 (сумма выплаченной арендной платы)

В строку 040 войдет исчисленный налог с арендной платы, в строки 070, 140 – удержанный (у вас это будет одна и та же сумма). Не забудьте посчитать арендодателя в числе физических лиц по строке 060.

Даты:

• Строка 100 – дата фактической выплаты дохода (в данном случае дата получения дохода – это дата его выплаты)
• Строка 110 – дата фактической выплаты дохода (налог удерживается на дату выплаты)
• Строка 120 – день, следующий за днем выплаты.

Страховые взносы при аренде автомобиля

Здесь сразу примем во внимание, какой у нас договор аренды – с экипажем или без экипажа. Если с экипажем, то вы в договоре должны были разделить суммы за саму аренду, и за управление. Потому что страховые взносы при аренде автомобиля по ним начисляются по разным правилам:

— арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается (ч. 3 ст. 7 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ)

— оплата за услуги по управлению облагается страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, т.к. она относится к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг (ч. 1 ст. 7 № 212-ФЗ).

Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

Если суммы в договоре не разделены, то высока вероятность того, что проверяющие из внебюджетных фондов начислят взносы со всей суммы арендной платы. Однако есть возможность оспорить это в судебном порядке (постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № Ф06-10012/12).

Бухучет аренды автомобиля с проводками

Теперь, когда вы знаете особенности начисления НДФЛ и страховых взносов с выплат по арендным договорам с физическими лицами, можно обсудить бухучет аренды автомобиля и посмотреть проводки, которые при этом возникают.

Если транспортное средство используется при производстве и реализации продукции, товаров, работ, услуг, то в целях бухгалтерского учета затраты на аренду относятся к расходам по обычным видам деятельности (ПБУ 10/99).

Арендные платежи отражаются в расходах на последнюю дату истекшего месяца аренды, при этом дебетуются счета затрат – 20, 25, 26, 44 и др., в зависимости от того, где автомобиль использовался.

Какой счет будет по кредиту, зависит от того, является арендодатель сотрудником или нет:

Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — начислена арендная плата арендодателю – сотруднику организации

Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 76-5 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — начислена арендная плата арендодателю – другому физлицу (не сотруднику)

Отражение операций по договору аренды автомобиля с экипажем в целом аналогично учету аренды без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации.

Если физическое лицо приобретает ГСМ, а затем арендатор возмещает ему эти суммы, то будут еще такие проводки:

Дебет 10 – Кредит 76-5 – принят к учету приобретенный арендодателем ГСМ

Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 10 – стоимость израсходованного ГСМ отнесена на затраты

Дебет 76-5 — Кредит 50, 51 – перечислена сумма возмещения расходов на ГСМ.

Если арендодатель – сотрудник, то денежные средства на приобретение ГСМ выдаются под отчет, а затем по фактически израсходованным суммам составляется авансовый отчет.

Пример и проводки аренды автомобиля у физического лица

ООО «Хозяюшка» занимается оптовой торговлей. Для доставки товаров покупателям 1 августа 2016 года организация заключила договор аренды автомобиля с экипажем с Ватрушкиным В.В., который не является работником организации. Согласованная стоимость автомобиля 300 000 руб.

Стоимость услуг Ватрушкина по управлению автомобилем – 5 000 руб., аренды автомобиля – 12 000 руб. Ватрушкин предоставил заявление и подтверждающие документы на получение стандартного налогового вычета по НДФЛ на ребенка.

Оплата физическому лицу по договору произведена 5 сентября с расчетного счета на банковский счет.

1 августа:

Дебет 001 – на сумму 300 000 руб. — арендованный автомобиль учтен за балансом по согласованной стоимости

31 августа:

Дебет 44 – Кредит 76-5 – на сумму 12 000 руб. – начислена арендная плата

Дебет 44 – Кредит 76-5 – на сумму 5 000 руб. – начислена оплата за услуги по управлению

Дебет 76-5 – Кредит 68 – на сумму 2 028 руб. – удержан НДФЛ (17 000 – 1400) * 13%

Дебет 44 – Кредит 69 – на сумму 1100 + 255 руб. – начислены страховые взносы в ПФР и ФФОМС (5000 руб. * 22% + 5000 * 5,1%)

5 сентября:

Дебет 76-5 – Кредит 51 – на сумму 14 972 руб. – перечислена оплата физическому лицу с расчетного счета

6 сентября:

Дебет 68 – Кредит 51 — на сумму 2 028 руб. – перечислен НДФЛ в бюджет

15 сентября:

Дебет 69-2 – Кредит 51 – на сумму 1100 руб. – перечислены страховые взносы в ПФР

Дебет 69-3 – Кредит 51 – на сумму 255 руб. – перечислены страховые взносы в ФФОМС

Аренда автомобиля 1с 8.3

Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как производится отражается аренда автомобиля в 1С:8.3 в видео-формате.

ИА ГАРАНТ

Организация ежемесячно заправляет по топливной карте личные транспортные средства сотрудников (главный инженер, прораб, инженер по охране труда и т.д.). Сотрудники используют личный транспорт в производственных целях (несколько строительных объектов), не в рамках командировок. Организация не является автотранспортной. Использование личного транспорта в служебных целях планируется оформить договором аренды или договором безвозмездного пользования. Можно ли списать ГСМ на затраты в целях налогообложения (налог на прибыль) с учетом возможных последствий по НДФЛ и страховым взносам? Нужны ли при этом приказы, распоряжения, договоры? Какой документооборот должен быть в данной ситуации?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

При заключении договора аренды или договора безвозмездного пользования расходы на ГСМ могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Особенности налогообложения и документального подтверждения изложены ниже.

Обоснование вывода:

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), под которыми понимаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Положениями главы 25 НК РФ не устанавливается конкретный перечень документов, которые налогоплательщик должен оформить для подтверждения осуществленных расходов, что позволяет преодолевать неоправданные ограничения налогоплательщиков в возможности выбора способов доказывания осуществленных хозяйственных операций для целей налогообложения (определение КС РФ от 24.09.2012 N 1543-О).

Аренда

По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). При этом арендодатель в течение всего срока договора аренды транспортного средства с экипажем обязан поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (ст. 634 ГК РФ).

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). При этом арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК РФ).

При оформлении использования личного транспорта работника в служебных целях договором аренды важно иметь в виду следующее:

• доход физического лица по договору аренды (арендная плата и вознаграждение за услуги по управлению и технической эксплуатации по договору аренды с экипажем; арендная плата по договору аренды без экипажа) облагается НДФЛ (пп.пп. 4, 6 п. 1 ст. 208, ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ), а организация — арендатор признается налоговым агентом по НДФЛ (п.п. 1, 2 ст. 226 НК РФ);

• арендная плата как по договору аренды с экипажем, так и по договору аренды без экипажа не является объектом обложения страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ, смотрите также письмо Минфина России от 01.11.2017 N 03-15-06/71986);

• при заключении договора аренды с экипажем выплаты и иные вознаграждение за услуги по управлению транспортным средством и его технической эксплуатации являются объектом обложением страховым взносами (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ), но в части страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством они не включаются в базу для исчисления страховых взносов (пп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ). При заключении договора аренды с экипажем в целях избежания разногласий с контролирующими органами целесообразно разграничивать арендую плату (не облагаемую страховыми взносами) и плату за услуги по управлению и техническую эксплуатацию (облагаемую страховыми взносами);

• при заключении договора аренды без экипажа существуют риски переквалификации такого договора контролирующими органами в договор аренды с экипажем в целях начисления страховых взносов (смотрите постановление АС Северо-Кавказского округа от 27.06.2017 N Ф08-3727/17 по делу N А53-27263/2016, определение ВС РФ от 30.10.2017 N 308-КГ17-15395).

Арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для документального подтверждения расходов на аренду необходимы документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ, в том числе заключенный договор аренды (субаренды), документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приемки-передачи арендованного имущества. При этом ежемесячного заключения актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей для целей налогообложения прибыли не требуется, если иное не предусмотрено договором (смотрите, например, письма Минфина России от 15.11.2017 N 03-03-06/1/75483, от 15.06.2015 N 03-07-11/34410, от 16.11.2011 N 03-03-06/1/763).

По договору аренды транспортного средства с экипажем, заключенным с физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, расходы в виде платы за услуги по управлению транспортным средством в соответствии с п. 21 ст. 255 НК РФ могут учитываться в составе расходов на оплату труда. Согласно разъяснениям Минфина России для подтверждения расходов в виде платы за услуги по управлению транспортным средством необходимо наличие документов, подтверждающих факт оказания таких услуг налогоплательщику, — таким документом может быть, например, акт приема-передачи услуг (письмо Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов (ст. 636 ГК РФ). Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

Таким образом, как при аренде транспортного средства с экипажем, так и без экипажа на арендатора по общему правилу возлагаются расходы на оплату топлива.

Расходы на ГСМ могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В последние годы Минфин России исходит из того, что НК РФ не предусмотрено нормирование расходов на ГСМ — при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе (не обязан) учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (письма Минфина России от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).

Мы полагаем, что в рассматриваемой ситуации организация вправе не руководствоваться нормами расхода, предусмотренными указанными выше методическими рекомендациями. В целях избежания возможных претензий со стороны налогового органа организация может самостоятельно разработать нормы расхода, например, на основании данных завода-изготовителя, но с учетом условий фактической эксплуатации транспортных средств (установленные по организации лимиты утверждаются приказом руководителя).

Затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей налогового учета в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина (приобретение карты), ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала автозаправочной станции только подтверждает факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не подтверждает факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»).
В письме Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354 указано, что порядок, предусмотренный приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, обязателен для применения организациями автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, в том числе для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли организаций. Организации, на которых положения приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения. При этом налогоплательщик также вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ.

В рассматриваемой ситуации организация не является автотранспортной, поэтому она вправе разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (письмо Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51).

Полученные по договорам аренды транспортные средства закрепляются приказом за работниками организации (собственником или иным лицами), которые будут использовать их в служебных целях. Для целей налогообложения учитываются расходы на топливо только при использовании автомобиля в служебных целях.

Безвозмездное пользование

По договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором (п. 1 ст. 689 ГК РФ).

Налогоплательщик, получающий по договору в безвозмездное пользование имущество, включает в состав внереализационных доходов доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества (п. 8 ст. 250, п. 2 ст. 248 НК РФ, письма Минфина России от 14.06.2017 N 03-03-07/36870, от 17.02.2016 N 03-03-06/1/8746).

При передаче транспортного средства по договору безвозмездного пользования у физического лица не возникает доходов (экономической выгоды — п. 1 ст. 41 НК РФ), облагаемых НДФЛ. Отсутствуют в таком случае выплаты и иные вознаграждения, признаваемые объектом обложения страховым взносами в соответствии с п. 1 ст. 420 НК РФ.

Ссудополучатель обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования (ст. 695 ГК РФ).

Соответственно, организация вправе отнести к расходам для целей налогообложения прибыли расходы, связанные с использованием и содержанием имущества, полученного в безвозмездное пользование, при условии соответствия таких расходов критериям, установленным ст. 252 НК РФ.

Расходы на ГСМ учитываются в том же порядке, как и при заключении договора аренды.

Полученные по договорам безвозмездного пользования транспортные средства закрепляются приказом за работниками организации (собственником или иными лицами), которые будут использовать их в служебных целях. Для целей налогообложения учитываются расходы на топливо при использовании автомобиля в служебных целях.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Арыков Степан

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

Аренда транспортного средства с экипажем: налоги у арендодателя

Примечание:
* Подробнее читайте в № 5 (май) «БУХ.1С», стр. 35 за 2013 год.

Передача ТС с экипажем арендатору

По договору аренды транспортного средства (ТС) с экипажем имущество передается арендатору за плату во временное владение и пользование (ст. 632 ГК РФ). Таким образом, реализации автотранспорта не происходит, он остается в собственности у арендодателя.

НДС

Арендодатель не исчисляет НДС, так как право собственности на транспорт не переходит к арендатору.

Налог на прибыль

В момент передачи транспорта дохода у арендодателя не возникает.

При этом арендодатель продолжает начислять амортизацию по переданному транспортному средству в общеустановленном порядке (ст. 259 НК РФ). Начисление амортизации начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором автомобиль был введен в эксплуатацию (п. 4 ст. 259 НК РФ). По разъяснениям контролирующих органов регистрация транспортного средства в ГИБДД не является основанием для начала начисления амортизации (письмо Минфина России от 13.06.2012 № 03-03-06/1/303).

Налог на имущество

Арендодатель, оставаясь собственником транспорта, признается плательщиком налога на имущество (п. 1 ст. 374 НК РФ).

Обращаем внимание на то, что транспортные средства (которые относятся к движимому имуществу), принятые с 01.01.2013 на учет в качестве основных средств, не признаются объектом обложения по налогу на имущество (пп. 8 п. 4 ст. 374 НК РФ). Поэтому в отношении такого транспорта уплачивать налог на имущество не нужно*.

Примечание:
* Об изменениях по налогу на имущество в 2013 году, а также о том, как новации учтены в программе «1С:Бухгалтерия 8», читайте в № 3 (март) «БУХ.1С» за 2013 год, стр. 8.

Транспортный налог

Арендодатель, на которого зарегистрировано транспортное средство, обязан уплачивать транспортный налог (ст. 357 НК РФ).

Получение арендной платы и платы за услуги по управлению

Арендодатель получает вознаграждение, состоящее из арендной платы и платы за услуги по управлению транспортным средством.

В целях налогообложения прибыли полученный арендодателем доход относится к выручке от реализации, если сдача имущества в аренду является для организации основным видом деятельности и осуществляется на систематической основе (см. письмо Минфина России от 07.02.2011 № 03-03-06/1/74).

В остальных случаях этот доход учитывается в составе внереализационных доходов.

Оплата по договору аренды транспортного средства с экипажем может производиться авансовыми платежами либо в порядке постоплаты. Рассмотрим налоговые последствия, которые возникают при каждом из вариантов.

1) Арендная плата и плата за услуги поступает авансом

НДС

С суммы арендной платы и платы за услуги, поступившей в качестве аванса, арендодатель должен исчислить НДС. Эту сумму он вправе принять к вычету после того, как услуга по аренде и управлению транспортным средством будет фактически оказана, то есть после окончания периода, в счет которого поступил аванс.

Налог на прибыль

Если арендодатель применяет метод начисления, то арендную плату и плату за услуги, полученную в качестве аванса, в доходы он не включает.

У арендодателя, применяющего кассовый метод, в доходы включаются суммы, поступившие на расчетный счет или в кассу организации. Поэтому авансовый платеж по арендной плате и плате за услуги по мере поступления также включается в доходы.

2) Арендная плата и плата за услуги поступает по окончании месяца

НДС

В этом случае арендодатель обязан начислять НДС в последний день каждого месяца в течение всего срока действия договора аренды. Объясняется это тем, что услуга по аренде имущества считается оказанной в последний день соответствующего месяца.

Налог на прибыль

Датой получения дохода в виде арендной платы и платы за услуги у налогоплательщика, применяющего метод начисления, считается дата осуществления расчетов в соответствии с условиями договора или предъявления ему документов, служащих основанием для проведения расчетов, либо последний день отчетного периода (пп. 3 п. 4 ст. 271 НК РФ).

При кассовом методе доходы учитываются в момент поступления денежных средств на расчетный счет или в кассу.

Оплата труда членам экипажа

Члены экипажа арендованного транспорта являются работниками арендодателя (п. 2 ст. 635 ГК РФ). В связи с этим он оплачивает услуги и содержание экипажа, если договор аренды не устанавливает иное.

Налог на прибыль

Оплата услуг членам экипажа за управление транспортным средством является для арендодателя расходом на оплату труда (п. 1 ст. 255 НК РФ).

Страховые взносы во внебюджетные фонды, начисленные на оплату труда, относятся к прочим расходам на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Арендодатель, применяющий метод начисления, учитывает расходы на оплату труда членов экипажа ежемесячно исходя из начисленных сумм (п. 4 ст. 272 НК РФ). Страховые взносы во внебюджетные фонды учитываются на дату их начисления (пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ). Арендодатель, использующий кассовый метод, учитывает такие расходы после их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Страховые взносы во внебюджетные фонды (включая взносы на «травматизм»)

Выплаты членам экипажа производятся в рамках трудовых отношений. Следовательно, такие выплаты облагаются страховыми взносами во внебюджетные фонды (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ) и взносами на страхование от несчастных случаев в ФСС РФ (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

НДФЛ

Доходы, полученные физическим лицом в рамках трудовых отношений, облагаются НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209 НК РФ).

Арендодатель, производящий выплаты членам экипажа в рамках трудовых отношений, является налоговым агентом по НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Удержать налог следует в момент фактической выплаты заработной платы таким сотрудникам (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Удержанный НДФЛ перечисляется в бюджет по месту учета арендодателя в налоговом органе (п. 7 ст. 226 НК РФ).

Расходы, связанные с эксплуатацией ТС

По общему правилу расходы по коммерческой эксплуатации транспортного средства несет арендатор (ст. 636 ГК РФ). К указанным расходам относятся стоимость горюче-смазочных и иных расходных материалов, технического обслуживания, услуг стоянки, мойки и др. Однако по договоренности сторон эти затраты могут быть возложены на арендодателя и тогда ему необходимо учесть следующие налоговые нюансы.

НДС

Арендодатель принимает к вычету «входной» НДС по расходам, связанным с эксплуатацией транспортного средства в общеустановленном порядке (пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ).

Налог на прибыль

Если договором аренды предусмотрено, что расходы по коммерческой эксплуатации транспортного средства несет арендодатель, то он вправе учесть их при исчислении налога на прибыль.

Если деятельность по сдаче имущества в аренду является для арендодателя основной и осуществляется им на систематической основе, расходы по коммерческой эксплуатации ТС включаются в состав расходов, связанных с производством и реализацией (абз. 2 пп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ).

По мнению контролирующих органов, при отнесении к расходам затрат на покупку горюче-смазочных материалов следует руководствоваться нормативами, установленными Министерством транспорта России (письмо Минфина России от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57). В 2008 году распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р введены в действие Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Однако данное требование может быть только рекомендательным, и арендодатель вправе обосновать иной размер норм горюче-смазочных материалов, используемых в организации.

Если деятельность по сдаче имущества в аренду не является основной, расходы по коммерческой эксплуатации транспортного средства, переданного в аренду, относятся к внереализационным расходам (пп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Арендодатель, применяющий метод начисления, учитывает расходы по коммерческой эксплуатации автотранспорта в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы были произведены, независимо от факта оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Арендодатель, использующий кассовый метод, учитывает данные расходы после их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Оплата технического осмотра

Находящиеся в эксплуатации транспортные средства подлежат техническому осмотру, проведение которого регулируется Федеральным законом от 01.07.2011 № 170-ФЗ. Обязанность прохождения техосмотра возложена на владельца транспорта.

НДС

Услуги по проведению технического осмотра, оказываемые организациями, прошедшими соответствующую аккредитацию, не облагаются НДС (пп. 17.2 п. 2 ст. 149 НК РФ). Если данные услуги оказываются не аккредитованными операторами, то они подлежат налогообложению в общеустановленном порядке (письмо Минфина России от 05.04.2012 № 03-07-11/101).

Таким образом, если услуги оператора техосмотра облагаются НДС, то арендодатель принимает «входной» НДС к вычету.

Налог на прибыль

При прохождении техосмотра транспортного средства арендодатель оплачивает:

• госпошлину за выдачу диагностической карты, содержащей сведения о соответствии или несоответствии ТС обязательным требованиям безопасности транспортных средств (пп. 41 п. 1 ст. 333.33 НК РФ);
• стоимость проведения технического осмотра (ст. 16 Федерального закона от 01.07.2011 № 170-ФЗ).

Госпошлина учитывается в прочих расходах на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Плата за прохождение техосмотра относится к прочим расходам на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ как расходы на содержание автотранспорта.

Арендодатель, применяющий метод начисления, признает расходы на уплату государственной пошлины в момент ее начисления (пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ), а расходы на оплату технического осмотра — в день его прохождения (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Арендодатель, учитывающий расходы по кассовому методу, признает расходы на уплату госпошлины и проведение техосмотра после их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Уплата взносов на страхование ТС и ответственности

Страхование гражданской ответственности владельцев автотранспортных средств (ОСАГО) является обязательным условием эксплуатации автомобиля. Также организация может застраховать автомобиль от различных рисков — угона и ущерба (КАСКО)*.

Примечание:
* Об учете операций по договорам ОСАГО и КАСКО в «1С:Бухгалтерии 8» читайте в № 1 (январь) «БУХ.1С» за 2013 год, стр. 14.

В зависимости от условий договора расходы на уплату страховых взносов на страхование транспортного средства и ответственности может нести как арендатор, так и арендодатель.

НДС

Операции страхования не подлежат обложению НДС, вне зависимости от вида страхования и лица, являющегося страхователем (пп. 7 п. 3 ст. 149 НК РФ).

Налог на прибыль

Налоговые последствия у арендодателя возникают, если условиями договора аренды предусмотрено, что он уплачивает страховые взносы.

Страховые взносы по обязательному страхованию автогражданской ответственности (ОСАГО) необходимо учитывать в расходах на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 263 НК РФ.

Страховые взносы, уплаченные арендодателем в связи с добровольным страхованием от угона и ущерба (КАСКО), расходы на содержание которого учитываются для целей налогообложения, уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 263 НК РФ.

При методе начисления арендодатель признает расходы равномерно в период действия договора страхования (п. 6 ст. 272 НК РФ).

При кассовом методе расходы признаются в момент уплаты страхового взноса (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Получение страхового возмещения

При наступлении страхового случая страховая компания выплачивает возмещение. Получателем такого возмещения может быть как арендодатель, так и арендатор.

НДС

Контролирующие органы разъясняют, что сумма страхового возмещения не включается в налоговую базу по НДС, поскольку указанные денежные средства не связаны с оплатой реализуемых товаров (работ, услуг) (письма Минфина России от 18.03.2011 № 03-07-11/61, от 24.12.2010 № 03-04-05/3-744).

Налог на прибыль

Если выгодоприобретателем является арендодатель, то сумму возмещения, полученную от страховой компании, он учитывает во внереализационных доходах на основании пункта 3 статьи 250 НК РФ (письмо Минфина России от 29.03.2007 № 03-03-06/1/185).

Датой получения страхового возмещения для организации, применяющей метод начисления, считается дата признания страховой компанией суммы возмещения ущерба (пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

При кассовом методе доходы признаются на дату получения страхового возмещения (п. 2 ст. 273 НК РФ).

Если выгодоприобретателем является арендатор, то у арендодателя дохода не возникает.

Капитальный и текущий ремонт сданного в аренду ТС

Обязанность по содержанию транспортного средства возложена на арендодателя и условиями договора не может быть передана арендатору (ст. 634 ГК РФ). Проводить капитальный и текущий ремонт можно как собственными силами, так и с привлечением подрядных организаций. Также арендодатель и арендатор могут заключить агентский договор, согласно которому арендатор-агент обязуется найти организацию-подрядчика и приобрести у нее ремонтные работы в интересах арендодателя-принципала.

1) Проведение капитального ремонта собственными силами или с привлечением подрядчика

НДС

В случае осуществления ремонта транспортного средства собственными силами объекта обложения НДС у арендодателя не возникает. При этом НДС по материалам, приобретенным для этого ремонта, арендодатель может принять к вычету в общеустановленном порядке.

Если работы выполняются подрядной организацией, то предъявленный НДС принимается к вычету.

Налог на прибыль

Независимо от способа выполнения работ арендодатель учитывает в расходах затраты, понесенные на ремонт.

Если деятельность по сдаче имущества в аренду является для арендодателя основной и осуществляется им на систематической основе, то затраты на ремонт транспортного средства включаются в состав расходов, связанных с производством и реализацией (абз. 2 пп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ).

В остальных случаях расходы по текущему и капитальному ремонту транспорта, переданного в аренду, относятся к внереализационным расходам (пп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Арендодатель, применяющий метод начисления, учитывает расходы на ремонт в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы были произведены, независимо от факта оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Арендодатель, использующий кассовый метод, учитывает данные расходы после их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

2) Заключение с арендатором агентского договора на выполнение ремонтных работ

НДС

Если арендодатель и арендатор заключили агентский договор, согласно которому арендатор-агент обязуется найти организацию-подрядчика и приобрести у нее ремонтные работы в интересах арендодателя-принципала, то арендатор предъявляет арендодателю НДС в части своего агентского вознаграждения. Такой налог арендодатель может принять к вычету.

Налог на прибыль

Агентское вознаграждение, причитающееся арендатору-агенту за проведение ремонта транспортного средства, арендодатель вправе учесть в прочих расходах на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Арендодатель, применяющий метод начисления, признает расходы на выплату агентского вознаграждения на дату утверждения отчета агента (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Арендодатель, учитывающий расходы по кассовому методу, признает такие расходы после их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Неотделимые улучшения сданного в аренду транспорта

При эксплуатации транспортного средства может возникнуть потребность в установке сигнализации либо проведении иных неотделимых улучшений. Порядок учета улучшений арендованного имущества зависит от того, кто их произвел, и имелось ли согласие арендодателя на улучшение объекта аренды.

1) Улучшения произведены арендодателем с его согласия и за его счет

НДС

Если арендодатель произвел неотделимые улучшения, то предъявленный сторонними организациями НДС принимается к вычету.

Если расходы понес арендатор, но улучшения были произведены с согласия арендодателя, то арендатор имеет право на возмещение расходов. В этом случае при передаче неотделимых улучшений он обязан начислить НДС и предъявить его арендодателю к оплате. Предъявленный арендатором НДС арендодатель вправе принять к вычету.

Налог на прибыль

Если арендодатель производит неотделимые улучшения сам или возмещает их стоимость арендатору, то стоимость неотделимых улучшений, имеющих капитальный характер, в налоговом учете арендодателя признается амортизируемым имуществом. Поэтому указанные капитальные вложения списываются в расходы путем начисления амортизации (п. 1 ст. 256 НК РФ, п. 1 ст. 258 НК РФ). Амортизация начисляется в общеустановленном порядке с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором это имущество введено в эксплуатацию.

Кроме того, арендодатель вправе применить амортизационную премию к неотделимым улучшениям, имеющим капитальный характер (п. 9 ст. 258 НК РФ). Расходы в виде амортизационной премии отражаются в том отчетном периоде, на который приходится дата начала амортизации улучшений (п. 3 ст. 272 НК РФ).

В бухгалтерском учете расходы по установке сигнализации увеличивают стоимость автотранспорта. Поэтому амортизация по таким неотделимым улучшениям начисляется по общим правилам — с первого числа месяца, следующего за месяцем установки сигнализации на ТС (п. 21 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н).

Если сигнализация установлена арендодателем с привлечением специализированной организации, то в качестве первичного документа рассматривается акт о выполненных работах. Если сигнализацию установил арендатор, то первичный документ — акт о выполненных работах, составленный между арендодателем и арендатором.

2) Неотделимые улучшения произведены без согласия арендодателя

НДС

По мнению контролирующих органов, безвозмездно полученные арендодателем неотделимые улучшения, произведенные без его согласия, расцениваются безвозмездно полученными работами (письмо Минфина России от 03.05.2011 № 03-03-06/1/2). В этом случае арендатор, выполнив такие работы на безвозмездной основе, начислит НДС и предъявит его арендодателю (п. 1 ст. 39, п. 1 ст. 146 НК РФ).

Счета-фактуры, полученные при безвозмездной передаче имущества, в книге покупок не регистрируются (п. 19 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

НДС по безвозмездно полученному имуществу не рекомендуется включать в стоимость такого имущества. Дело в том, что безвозмездное получение имущества не поименовано в пункте 2 статьи 170 НК РФ, который устанавливает закрытый перечень случаев, когда «входной» НДС включается в стоимость товаров (работ, услуг) (письма УФНС России по г. Москве от 20.05.2011 № 16-15/049561@, от 30.03.2005 № 19-11/20943@, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 15.12.2010 № А32-5103/2010-25/7, ФАС Московского округа от 28.09.2010 № КА-А41/11160-10-П).

Налог на прибыль

Специальных положений, когда неотделимые улучшения, имеющие капитальный характер, произведены без согласия арендодателя, НК РФ не предусматривает.

Если арендатор безвозмездно передает арендодателю такие неотделимые улучшения, то налоговые последствия для арендодателя следующие.

По мнению контролирующих органов, полученные безвозмездно по окончании срока аренды неотделимые улучшения, имеющие капитальный характер и произведенные без согласия арендодателя, после окончания срока аренды учитываются в составе внереализационных доходов арендодателя в качестве безвозмездно полученных работ (письмо Минфина России от 03.05.2011 № 03-03-06/1/280).

Кроме того, арендодатель не вправе амортизировать безвозмездно полученные неотделимые улучшения, имеющие капитальный характер. Поскольку право на амортизацию возникает только в том случае, если арендодатель возмещает арендатору стоимость таких вложений (абз. 5 п. 1 ст. 258 НК РФ).

Выкуп сданного в аренду транспортного средства

По желанию сторон договором может быть предусмотрено условие о выкупе транспортного средства арендатором (п. 1 ст. 624 ГК РФ). В результате арендатор выплачивает выкупную цену либо стороны могут договориться о зачете ранее уплаченных арендных платежей в счет выкупной цены.

1) Выкупная цена выплачивается в течение срока действия договора аренды транспортного средства с экипажем

НДС

В данном случае арендодатель должен исчислять НДС с суммы каждого платежа, перечисляемого в течение срока аренды, поскольку в этом случае данный платеж признается авансом. После того как будет исчислен НДС с реализации, «авансовый» НДС этим арендодателем принимается к вычету.

Налог на прибыль

Доход от продажи объекта аренды для арендодателя является выручкой от реализации. При налогообложении этот доход он вправе уменьшить на остаточную стоимость объекта аренды (пп. 1 п. 1 ст. 268 НК РФ).

При применении метода начисления доход признается на дату регистрации права собственности на имущество независимо от того, в каком порядке арендодатель получает доход. Поэтому полученные суммы в доходах не учитываются (пп. 1 п. 1 ст. 251 НК РФ).

При кассовом методе полученные в течение срока действия договора суммы учитываются в доходах по мере поступления.

2) Выкупная цена выплачивается единоразово

НДС

В периоде перехода права собственности на имущество к арендатору арендодатель должен начислить НДС и предъявить его арендатору, выставив счет-фактуру.

Налог на прибыль

В данном случае арендодатель также уменьшает полученный доход на остаточную стоимость транспортного средства. При применении метода начисления доход признается на дату регистрации права собственности на имущество независимо от того, в каком порядке арендодатель получает доход.

При кассовом методе в доходах учитываются все суммы, полученные от арендатора по мере их поступления.

Транспортный налог

Арендодатель перестает платить транспортный налог с месяца, следующего за месяцем снятия транспортного средства с регистрационного учета (ст.ст. 357, 358, п. 3 ст. 362 НК РФ).

Списание объекта аренды с баланса арендодателя без снятия его с учета в регистрирующем государственном органе не освобождает арендодателя от обязанности уплачивать транспортный налог.

То есть до тех пор, пока ТС не снято с учета в регистрирующих органах ГИБДД, плательщиком транспортного налога является формальный, а не фактический владелец транспортного средства (Постановление Президиума ВАС РФ от 15.12.2011 № 12223/10).

Налог на имущество

После выбытия автотранспорта из состава основных средств арендодателя он исключается из налоговой базы по налогу на имущество (п. 1 ст. 374 НК РФ). Остаточная стоимость транспортного средства не учитывается при расчете налога на имущества начиная с 1-го числа месяцев, следующих за месяцем выбытия автомобиля.

Обращаем внимание на то, что объект аренды (который является движимым имуществом), принятый с 01.01.2013 на учет в качестве основного средства, не признается объектом обложения по налогу на имущество (пп. 8 п. 4 ст. 374 НК РФ).

Поэтому по таким транспортным средствам уплачивать налог не нужно.

Итак, мы рассмотрели налоговые последствия для арендодателя, возникающие в результате заключения договора аренды ТС с экипажем. В следующем номере речь пойдет о налоговых последствиях для арендатора.

Всю представленную информацию можно найти в системе ИТС ПРОФ в разделе «Юридическая поддержка» (см. рисунок).

Рис. 1

Любой вид бизнеса не может существовать без автотранспорта, так как это средство передвижения, перевозка багажа, людей, строительные работы и прочие мероприятия, без которых просто невозможно нормальное функционирование предприятия. Автомобиль можно арендовать, как вести бухгалтерский и налоговый учет аренды транспортного средства, какие проводки в бухучете должен отражать бухгалтер?

Автомобиль можно не только арендовать, но и купить. В этом случае транспортное средств станет собственностью компании – организации или ИП, его приходуют в качестве основного средства на счет 01, регулярно проводят амортизационные отчисления. Бухучет основных средств при поступлении читайте в этой статье.

Если автомобиль берется в аренду, то бухучет ведется немного иным образом.

Что такое аренда автотранспорта

Аренда автомобиля – это заключение договора о временном пользовании между нанимателем и владельцем транспорта с целью его применения в личных целях.

Важно: подобное арендное соглашение в России регулируется ст. 34 ГК РФ.

Любое предприятие имеет право для реализации собственных потребностей:

• Арендовать авто на время у лица с любым статусом (физическим, юридическим), а также у предпринимателя, с экипажем – фрахтование или без него;
• Заключить соглашение на безвозмездной основе;
• Компенсировать своему служащему эксплуатацию личного автомобиля в служебных целях.

Во всех перечисленных случаях ведется разный бухгалтерский и налоговый учет и происходит различного рода налоговая нагрузка. Как проводки нужно выполнять, как учитывать НДС, налог на прибыль и НДФЛ, читайте ниже.

Важно: если арендное авто предоставляет компания, то платежи связанные с эксплуатацией считается доходом, а если автомобиль берется в аренду у физического лица, например, сотрудника возникают несколько иные налоговые обязательства.

Бухгалтерский учет аренды автомобиля

Основанием для включения в бухучет данных относительно аренды авто является приемочный акт, в котором подробно отражены стоимость, пробег, итоги техосмотра, регистрационный номер основного соглашения.

При этом этот транспорт арендатору следует отметить на забалансовом счете 001, проводка имеет вид – Д001. При прекращении аренды автомобиль снимается с забалансового учета, при этом выполняется запись К001. На арендованное транспортное средство рекомендуется завести инвентарную карточку.

Обратите внимание: автомобиль, взятый в аренду, в бухучете не приходуется на баланс на 01 счет, так как не является собственностью компании. Амортизацию арендатор не начисляет.

Платежи, проведенные по использованию арендованного автомобильного транспорта, отражаются на счетах согласно той деятельности, которую ведет предприятие.

Для этого используются бухгалтерские проводки: Д 20, 23, 25, 26, 29, 44 К 60, 73, 76.

Для отражения аренды автомобиля арендатором в бухучете применяются следующие бухгалтерские проводки:

• Д 20, 44 К 76 – проводка по начислению арендной платы;
• Д 76 К 68 – проводка по удержанию НДФЛ с оплаты использования имущества, взятого в аренду у физического лица;
• Д 76 К 50, 51 – проводка по оплате за эксплуатацию арендованного ТС.

Если автомобиль берется у сотрудника физического лица, то вместо счета 76 берется счет 73.

Если же арендодатель весь свой бизнес строит на сдаче автомобильного транспорта в найм, то им используются следующие бухгалтерские проводки для бухучета передачи имущества в аренду и получения дохода:

• Д 76 К 90.1 (91.1) – проводка по отражению начисления платы за сданный в аренду автомобиль;
• Д 51 К 76 – проводка по получению оплаты от арендатора.

Основное средство, сдаваемое в аренду, учитывается в бухучете у арендодателя на отдельном субсчете 01 счета.

Амортизацию по автомобилю продолжает начислять арендодателя, ежемесячно отражая проводки вида Д 20 (44) К 02.

Бухгалтерские проводки по учету аренды автомобиля

Таблица с проводками для арендатора и арендодателя:

Операция	Дебет	Кредит
Бухгалтерские проводки у арендатора
Отражена стоимость взятого в аренду автомобиля	001
Начислена арендная плата за авто, занятый в производственной деятельности (без учета НДС), взятый в аренду у организации (сотрудника)	20	76 (73)
Начислена арендная плата за авто, занятый в торговой деятельности (без учета НДС), взятый в аренду у организации (сотрудника)	44	76 (73)
Выделен налог из арендной платы (для организаций на ОСН)	19	76
Передана сумма арендного платежа арендодателю	76 (73)	50 (51)
Удержан НДФЛ с оплаты за аренду автомобиля, если он взят у физического лица (например, сотрудника)	73	68.НДФЛ
Автомобиля снят с учета и возвращен хозяину		001
Бухгалтерские проводки у арендодателя
Передан автомобиль в аренду	01.Аренда	01.1
Начислена плата для арендатора, если это данная операция не является обычным видом деятельности	76	91.1
Начислена плата, если сдача авто в аренду – это обычный вид деятельности арендодателя	76	90.1
Начислен НДС к уплате в бюджет	91.2 (90.2)	68.НДС
Поступление оплаты от арендатора	51	76

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Бухучет аренды автомобиля без экипажа у сотрудника

Важно: наймодатель при аренде ТС без экипажа оплачивает только расходы на техосмотр, все остальные платежи происходят за счет арендатора.

К таким платежам относятся:

• Арендная стоимость;
• Затраты, связанные с восстановлением;
• Заправка авто;
• Страхование машины;
• Оплата парковочного места.

Все эти платежи причисляются к расходам и учитываются при вычислении налогов с доходов. Кроме прочего эти платежи должны иметь подтверждение в качестве платежных документов, чтобы их доступно было использовать в бухгалтерском учете и принять к уменьшению налогооблагаемой базы в налоговом учете

Бухгалтерский учет операций по аренде с проводками рассмотрен выше, ниже предлагаем рассмотреть пример, когда владелец автомобиля – сотрудник организации.

Пример бухучета аренды ТС без экипажа у сотрудника

Предприятием арендован автомобиль без экипажа у сотрудника на 1 месяц стоимостью 500 000 рублей.

При этом наниматель несет полностью все обязательные расходы, среди которых:

• Арендная плата – 10 000 рублей;
• ГСМ – 600 рублей.

Со всех этих платежей выполняются соответствующие отчисления, что имеет отражение в бухучете.

Арендатором выполняются следующие бухгалтерские проводки:

Сумма	Бухгалтерская операция	Дебет	Кредит
500000	Машина сотрудника принята к учету на забалансовый счет	001
10000	Начислена плата за пользование ТС сотрудника	26	73
1300	Удержан НДФЛ с дохода сотрудника в виде арендной платы	73	68
8700	Арендная плата выдана сотруднику из кассы за минусом подоходного налога	73	50
508,5	Учтен ГСМ (по стоимости без налога)	10	60
91,5	Высчитан НДС по топливу	19	60
91,5	Принят НДС к вычету	68	19
508,5	Топливо списано	26	10
508,5	Учтены расходы	90	26
500000	Автомобиль возвращен сотруднику		001

Налоговый учет аренды автомобиля без экипажа

НДС по арендованному ТС без экипажа

Налог, входящий в стоимость арендной платы, арендатор можно учесть при налоговом учете (принять к вычету), если:

• арендодатель предоставил счет-фактуры с выделенным НДС, оформленную согласно действующим стандартам;
• ТС используется в операциях, сопровождающихся начислением добавленного налога;
• имеется документ о получении в аренду автомобиля – например, акт приема-передачи.

В данном случае речь идет только о случаях, когда арендодатель не является физическим лицом без ИП.

Налог на прибыль по арендованному ТС без экипажа

Если в налоговом учете фирма арендатор применяет метод начисления (он прописан в налоговой политике), то арендные платежи включают в прочие расходы по производству и реализации, согласно пп.10 п.1 ст.264.

Данный расход признается в налоговом учете в последний день отчетного периода для налога на прибыль.

НДФЛ по арендованному автомобилю без экипажа

Если владелец транспортного средства – физическое лицо (сотрудник), то организация или ИП, арендовавшие транспорт у него, являются налоговыми агентами. Получаемый физическим лицом доход в размере арендной платы облагается НДФЛ по ставке 13%. Обязанность по удержанию и перечислению подоходного налога ложится на арендатора, при этом не важно, является ли арендодатель сотрудником организации или нет.

Налоговый учет при аренде автомобиля с экипажем

Владелец авто, сдающий его с экипажем, должен самостоятельно обслуживать транспорт, так как по факту он начинает работать на предприятие.

Важно: предприятие оплачивает только аренду и текущие расходы, к примеру такие, как покупка ГСМ для возможности эксплуатации транспорта.

В дальнейшем эти траты учитываются при расчете налогооблагаемой базы.

С целью отражения в налоговом учете подобного арендования необходимо учитывать такие факты:

Зачет НДС происходит в том же порядке, что и при аренда ТС без экипажа;

Если наймодатель – физическое лицо, зачет НДФЛ происходит по ставке 13%, в том же порядке, что и при найме средств без экипажа.

Если владелец машины – ИП или организация, то с оплаты труда водителя арендатор НДФЛ не должен удерживать.

Что касается налога на прибыль, то если владелец ТС – организация или ИП, то расходы учитываются на последнее число отчетного периода в том же порядке, что указан выше.

Если владелец – физическое лицо, например, сотрудник, то по мнению Минфина арендную плату можно поделить на 2 составляющие – за аренду автомобиля и за услуги водителя. Та часть, что платится за транспортное средство учитывается в налоге на прибыль, как указано выше – на последний день каждого отчетного периода в составе прочих расходов. Та часть, что полагается за услуги вождения и обслуживания ТС, признается:

• расходом на оплату труда ежемесячно при методе начисления, если владелец машины не является сотрудником организации4
• прочим расходом по реализации и производству, если владелец – сотрудник, который оказывает услуги во внерабочее время.

Страховые взносы нужно начислять только в случае, когда автомобиль арендуется у физического лица. Если арендодатель – организация или ИП, то обязанности по отчислению взносов за водителя у арендатора не возникает.

Расходы в виде страховых взносов включаются в состав прочих расходов на дату начисления.

Бухучет и бухгалтерские проводки при ремонте автомобиля и арендатора и арендодателя смотрите .