Куперс

Бухучет и анализ

Архивовед

История Российского государственного архива экономики (РГАЭ), ранее – Центрального государственного архива народного хозяйства (ЦГАНХ) СССР, не только хорошо изучена, но и добротно документирована. Источниковую базу подобных исследований составляют, прежде всего, архив архива за 1961–1991 гг. (Ф. 470) и 1992–2003 гг. (Ф. 1019), личный фонд В.В. Цаплина, возглавлявшего архив в 1977–1990 гг. (Ф. 777), коллекция документов ветеранов ЦГАНХ СССР (Ф. 632), документы текущего делопроизводства РГАЭ. Значительный комплекс документов о ЦГАНХ СССР–РГАЭ, в том числе наблюдательные дела, сосредоточен в архивном фонде Главного архивного управления при Совете министров СССР (ГАРФ. Ф. Р-5325). Приказы, переписка, отчеты о деятельности архива. протоколы и стенограммы совещаний с участием его руководителей позволяют выделить позицию архива но ключевым вопросам архивного дела. Реализацию постановления Совета министров СССР, закрепившего изменения в сети центральных государственных архивов СССР, раскрывают материалы архивного фонда ЦГАОР СССР (Ф. Р-5142). Здесь же сохранился первый персональный список коллектива ЦГАНХ СССР, отражено состояние советского архивного дела в конце 1950-х – начале 1960-х гг.

Все права на материалы, размещенные на портале KudaPostupat.by, принадлежат источникам, ссылкой на которые сопровождается публикация материала. Цитирование материалов, права на которые принадлежат третьим лицам, производится на портале исключительно в рамках, установленных Законом РБ «Об авторском праве и смежных правах» на условиях, установленных правообладателями.

Информация, опубликованная на портале с разрешения других правообладателей ( в соответствии с размещенными в материалах ссылками), может быть использована только с письменного согласия соответствующих правообладателей, если иное не установлено самим правообладателем.

Любое копирование, перепечатка или последующее распространение информации, в том числе с использованием компьютерных средств, без письменного разрешения строго запрещено.

Авторские права на материалы KudaPostupat.by без специальной гиперссылки «Источник» принадлежат ИП Бовтрукевич И.М. Копирование, цитирование и последующее распространение таких материалов допускается без каких-либо ограничений, однако с обязательной активной гиперссылкой на KudaPostupat.by.

За нарушение данного правила наступает ответственность, предусмотренная соответствующим законодательством РБ.

3.1.1. Учет работы с организациями

Кроме списков источников комплектования архивы обязательно формируют и ведут наблюдательные дела.

Наблюдательное дело формируется и ведется на каждый государственный орган, орган местного самоуправления и организацию, которые являются источником комплектования данного архива.

В наблюдательное дело включаются документы, характеризующие, во-первых, правовой статус и деятельность организации; во-вторых, порядок работы с архивными документами (работу архива или архивохранилища) и, в-третьих, организацию документов в делопроизводстве.

Документы, характеризующие организацию:

— копии нормативных и распорядительных документов о создании организации, изменениях ее наименования и подчиненности, реорганизации и ликвидации;

— справки об изменениях в структуре и форме собственности организации;

— выписки из протоколов заседаний ЭПК федерального архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела о включении организации в Список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива и об исключении из него, экспертные заключения, справки.

Документы, характеризующие работу архива организации, постановку делопроизводства в организации:

— карточка учета работы с организацией (находится в картотеке);

— копии распорядительных документов руководителя организации о назначении ответственного за делопроизводство и архив, о создании и составе экспертной комиссии (ЭК) организации, других распорядительных документов, касающихся архивного дела и делопроизводства организации;

— положение об архиве;

— положение об ЭК организации;

— планы работы ЭК организации;

— переписка о согласовании номенклатуры дел;

— инструкция по делопроизводству;

— справки, акты, предписания по результатам проверок делопроизводства и архива организации;

— акты организации об утратах документов постоянного срока хранения, документов по личному составу, акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, документы о причинах утраты и мерах по розыску документов (после приема документов организации на постоянное хранение в архив указанные документы помещаются в дело фонда);

— документы о ведении делопроизводства и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации в организации (докладные записки в адрес руководства организации и вышестоящего органа, протоколы совещаний при руководстве и др.).

По мере необходимости в наблюдательное дело включаются дополнительные документы (вносятся дополнения). Это могут быть акты приема-передачи документов при смене форм собственности; заключения о документах организации, прекратившей хозяйственную деятельность или изменившей форму собственности, или прошедшей реорганизацию.

Наблюдательное дело должно быть оформлено как любое дело, к нему составляется внутренняя опись.

Кроме этого архив может создавать и вести учетно-справочные картотеки и базы данных. Такой справочный материал помогает вести учет работ архива с организациями.

Карточки учета работы с организациями – источниками комплектования (в составе учетно-справочной картотеки), как правило, содержат четыре блока сведений:

а) об организации;

б) о ее нормативно-методических документах по работе делопроизводственной и архивной служб;

в) о проведенных проверках;

г) об упорядочении и передаче дел в государственный или муниципальный архив.

Сведения об организации должны отражать ее название, ранг, масштаб деятельности, форму собственности. Указываются также адреса самой организации и ее архива или архивохранилища. Кроме этого приводятся названия, даты и №№ документов об образовании, реорганизации или ликвидации организации, а также данные о руководстве организации, архива (или архивной службы) и экспертного органа: Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или экспертной комиссии (ЭК).

Сведения о нормативно-методических документах по работе делопроизводственной и архивной служб содержат не только названия документов, но и фактические данные об их утверждении в организации и согласовании с архивом.

Здесь же целесообразно дать аналогичные данные о плане-графике рассмотрения описей на ЭПК архива и плане-графике передачи дел в архив.

Сведения о проведенных проверках должны содержать не только указание на даты и лиц, осуществлявших проверку, но предложения по итогам проверок и результаты (кратко) реализации этих предложений.

Данные об упорядочении и передаче дел в архив отражают порядок утверждения описей на ЭПК архива, в том числе согласования описей дел по личному составу, а также собственно передачи дел в архив. Все данные содержат сведения о том, сколько дел и за какие годы включено в описи и передано в архив.

Важным моментом является отметка в конце такой карточки о передаче дел в архив и месте хранения дел по личному составу (например, после ликвидации организации).

В настоящее время ведутся базы данных по учету имеющихся источников и возможных источников комплектования архива электронными документами. Базы данных по учету источников комплектования архива электронными документами должны включать в себя сведения о составе применяемых в организациях программных комплексов и автоматизированных информационных систем.

Одной из услуг, профессионально оказываемых нашими специалистами, является аудит архива предприятия. Суть услуги заключается в оптимизации и проверке наличия и состояния хранящихся в архиве дел.

Целесообразность аудита архива

Целесообразность аудита архива для защиты долгосрочных интересов компании, ее клиентов и персонала не вызывает ни малейших сомнений — так же, как не вызывает сомнений необходимость профессионального подхода к выполнению такого аудита. Именно такой подход мы предлагаем своим клиентам, специалисты которой имеют большой опыт выполнения аудита архивов, принадлежащих предприятиям разных форм собственности.

Этапы работ по аудиту архива:

На первом этапе работы архивистами выполняется предварительный осмотр архива, в ходе которого производится оценка объема предстоящей работы и ее согласование с заказчиком. Важную роль на данном этапе играет критерий существенности, грамотное применение которого способно свести к минимуму временные и финансовые затраты.

Инвентаризация архива

В ходе последующей инвентаризации определяется количество дел, входящих в архив, их разнесение по категориям в соответствии с перечнем типовых документов и номенклатурой дел. Отбираются дела, находящиеся в неудовлетворительном состоянии, составляется акт на их уничтожение. Производятся сортировка дел по срокам их хранения и экспертиза ценности документов, входящих в дела архива, с составлением соответствующего заключения о результатах экспертизы.

Отбор по срокам хранения

На следующих этапах аудита архива производится отбор документов постоянного, длительного и временного сроков хранения, в ходе которого составляются соответствующие описи. Систематизируются документы по личному составу (приказы о приеме, увольнении, перемещении, ведомости по начислению заработной платы, трудовые контракты, ряд других).

Типовой отчет

  • общий объем архивных единиц хранения;
  • количество формируемых архивных единиц в год;
  • основные группы документов и процессы их формирования, движения, учета и хранения;
  • приблизительный объем документов к уничтожению;
  • оценка текущего состояния документов;
  • оценка условий хранения документов;
  • заключение по выявленным рискам и нарушениям;
  • пути оптимизации корпоративного архива.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы сэкономим Вам деньги на содержание документов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх