Куперс

Любой руководитель, за редким исключением, старается планировать деятельность своей копании. Для этого составляются планы развития, продаж, для планирования расходов – сметы затрат, если компания ведет проектный учет – рассчитываются экономические показатели проектов.

Все эти документы, выраженные в суммовых значениях, составляют основу бюджетов компании. Среди основных бюджетов компании можно выделить три:

• Бюджет доходов и расходов (БДР)
• Бюджет движения денежных средств (БДДС)
• Бюджет по балансовому листу (бюджетный баланс, ББЛ)

Бюджетирование – процесс в организации по разработке бюджетов, их составления и согласования (бюджетный процесс), формирование отчетов по анализу план-фактных отклонений.

Многие компании автоматизируют если не весь процесс бюджетирования, то этап формирования бюджетов предприятия и подготовки отчетов по бюджетам. В качестве программного продукта автоматизации составления бюджетов и их анализа может использоваться Excel.

Бюджетирование в Excel заключается в разработке различных форм бюджетов в виде отдельных листов и связывании этих данных при помощи формул Excel и макросов. Формы бюджетов, в том числе бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств, должны отвечать потребностям финансового менеджмента в компании и принятым в компании регламентам бюджетирования.

Использование Excel в качестве платформы автоматизации процесса планирования бюджета компании оправдано, так как его очень легко настроить на специфику практически любого предприятия, вне зависимости от его отраслевой принадлежности, размеров и организационной структуры.

Однако ведение бюджета в Excel имеет множество недостатков:

• однопользовательский режим;
• отсутствие возможности согласования функциональных бюджетов;
• нет разграничения доступа к информации;
• сложность консолидации и т.д.

Пример БДДС и БДР в Excel

Бюджет движения денежных средств (БДДС) – документ, в котором собраны все движения денежных средств (безналичные и наличные), произведена группировка денежных потоков по их целям, представлена информация о планируемых в компании свободных денежных средствах.

Планирование денежных потоков состоит из следующих блоков:

• План остатков денежных средств на начало месяца.
• План поступления денежных средств от основной деятельности (выручка от продаж, бонусы от поставщиков, доходы от субаренды помещений и др.).
• План операционных расходов, который состоит из двух частей:
  • план оплат поставщикам за товар;
  • план оплат по прочим расходам по операционной деятельности.
• План потока по финансовой деятельности: сальдо между кредитами к получению и гашению минус проценты по кредитам к уплате.
• План потока по инвестиционной деятельности: разница между доходами от продажи основных средств и платежами по приобретению и ремонту основных средств.

Помимо прямого способа (разнесение по статьям движений денежных средств) раздел операционной деятельности БДДС может быть составлен косвенным методом. При формировании таблицы БДДС этим методом операционный денежный поток рассчитывается на основании БДР с учетом неденежных поправок (амортизация, изменения кредиторской и дебиторской задолженности и пр.). Данный метод показывает, как связаны денежные потоки с финансовыми показателями фирмы.

В результате мы получаем плановый чистый поток за рассматриваемый период и прогноз остатка денежных средств на конец периода.

Если в результате планирования на конец периода прогнозируются отрицательные денежные остатки, бюджет подвергается корректировке за счет сокращения плана оплат, либо увеличения плана привлечения финансирования. Для повышения удобства анализа бюджета можно добавить в БДДС дополнительные таблицы с расшифровкой информации о текущей задолженности перед поставщиками, плановыми постоянными затратами, а также прогнозной задолженностью на конец месяца с учетом заложенных в бюджет сумм оплат.

Бюджет доходов и расходов (БДР) – демонстрирует планируемые финансовые результаты деятельности предприятия. В нет отражаются выручка компании, ее прямые и операционные расходы, налоги, прочие доходы и расходы (включая проценты по кредитным ресурсам и т.д.), прибыль от деятельности (рассчитанная с учетом применяемой системы, например, РСБУ или МСФО), а также налог на прибыль и чистая прибыль.

БДР можно формировать по-разному, например, по рассматриваемым периодам времени (недели, месяцы, годы) либо по ЦФО (центрам финансовой ответственности). В качестве ЦФО могут выступать отдельные магазины, офисы, проекты и другие структурные подразделения компании.

Составные части бюджета доходов и расходов принято разделять на две части:

• доходная;
• расходная.

Доходная

В нее включается следующее:

• прибыль от продажи основной продукции, отток которой запланирован в бюджетной фазе;
• прибыль от других типов реализации какой-либо продукции;
• прибыль, полученная от внереализационных доходов. Сюда включается и полученная денежная сумма от займов, которые были предоставлены другим организациям. Также прибыль может поступить от смены курса валюты.

Расходная часть состоит из показателей:

• производственных затрат. Берутся эти данные из затрат, связанных с производственным бюджетом;
• расходов, связанных с коммерцией и управлением;
• расходов на прочие нужды. Сюда включаются процентные выплаты по взятому кредиту и т.д.

Доходную часть бизнеса в БДР можно представить по видам (например, розничная торговля, оптовая торговля, оказание транспортных услуг и т.д.).

Расходную часть распределяют, в основном, по статьям бюджета доходов и расходов предприятия. Такое разделение позволяет проводить анализ бюджета доходов и расходов по видам затрат:

• Производственные/Административные/Коммерческие
• Основные/Накладные
• Прямые/Косвенные
• Переменные/Постоянные

Идеального шаблона бюджета движения денежных средств организации и БДР в природе не существует. Подготовленный нашими специалистами образец бюджета организации в Excel поможет получить общее представление о том, как выглядят подобные отчеты.

Развитие бюджетирования компании в Excel

При ведении управленческого учета необходимо собирать данные из разных подразделений компании. Эти данные «вырастают» в десятки, а чаще – сотни таблиц с большим количеством закладок в файле Excel. Программа просто технически не способна обработать такой объем данных, она не справляется с таким количеством связей в формулах Excel и таблицах.

Если говорить про бюджетирование, то вносить корректировки в бюджет с помощью Excel и поддерживать их актуальность очень сложно, а точнее, практически невозможно. Если в бюджете что-то меняется, если внести в таблицу правку, то впоследствии крайне затруднительно понять, почему изменилась какая-то цифра, откуда она вообще взялась.

Использовать таблицы Excel для бюджетирования можно рекомендовать только некрупным фирмам. Средним и крупным компаниям вести бюджет затрат в Эксель весьма проблематично.

Существует ли альтернатива Excel для бюджетирования?

По мере роста объема бизнеса и усложнения бюджетной модели многие компании начинают использовать специализированные средства для формирования бюджетов, так как эти программы предусматривают более широкий функционал работы с бюджетами и заметно упрощают получение данных из различных систем. В качестве программного продукта, повышающего эффективность работы с бюджетами, используются системы на базе 1С, например, «WA: Финансист».

Подсистема бюджетирования «WA: Финансист» включает в себя механизмы, с помощью которых пользователи могут самостоятельно настраивать структуру бюджетов, их взаимосвязи, способы получения фактических данных и данные для расчетов.

Система поддерживает использование внешних данных как для расчетов плановых показателей или формирования отчетов, так и для отражения фактических данных на регистрах бюджетирования.

С помощью программы «WA: Финансист» можно автоматизировать все этапы бюджетного процесса:

• разработка бюджетной модели;
• формирование бюджетов компании и отдельных ЦФО;
• согласование бюджетов и их корректировок;
• отражение фактических данных по статьям бюджетирования;
• контроль за исполнением бюджета;
• план-факт анализ показателей с помощью развитых инструментов формирования отчетности;
• формирование решений по управлению бизнесом.

Модуль системы «Бюджетирование» включает следующие бизнес-процессы:

• Моделирование – разработка бюджетной модели;
• Основной бюджетный процесс – регистрация плановых показателей подразделениями. Утверждение бюджетов. Корректировка планов и согласование корректировок;
• Подсистема взаимодействия с источниками данных – настройка получения данных из внешних источников (как частный случай – обращение к данным системы).
• Отчеты системы – набор аналитических отчетов.

Формирование бюджета в системы происходит с помощью специального документа «Бюджет». Работа с данным документом максимально приближена к формату в Excel, что позволяет финансистам вводить данные по бюджету доходов и расходов и бюджету движения денежных средств в привычном виде. Получение факта возможно из внешних учетных систем и отражается в программе с помощью документа «Учет фактических данных по бюджетам».

Для связанных статей бюджетов (между БДР и БДДС) реализован механизм зависимых оборотов, который в автоматическом режиме формирует движения по статьям в одном бюджете на основании движений по другой с помощью документа «Регистрация зависимостей оборотов по статьям».

Корректировки бюджетов отражаются в отдельных документах «Корректировка бюджета», что позволяет отслеживать внесенные изменения с помощью отчетов.

В системе доступен широкий спектр отчетов для анализа плановых и фактических данных для эффективного контроля деятельности предприятия. Мы предлагаем услуги автоматизации бюджетирования и аутсорсинга управленческого учета.

Внедрение системы управленческого учета в партнерстве с 1С Франчайзи WiseAdvice с последующей работой в выбранной конфигурации.

Заказать услугу

Многие предприниматели и руководители компаний хотят получить ответ на вопросы о том, насколько эффективно будет работает компания, есть ли резервы для развития, какие изменения в компании отразятся на ее финансовых показателях?

Для планирования развития многие компании используют бюджетный подход, который позволяет отразить в финансовых показателях все предстоящие изменения в компании, плана ее развития.

Бюджетирование используется во многих организациях, не зависимо от их размера. При этом использование бюджетов в малом бизнесе тоже востребовано, так как при отсутствии автоматизированных систем управленческого учета, периодическое, в общем случае – ежегодное, составление бюджетов компании позволяет оценить адекватность развития компании по сравнению с внешней средой и внутренними изменениями в компании.

Наиболее часто используемые бюджеты в малом и среднем бизнесе – Бюджет доходов и расходов (БДР) и Бюджет движения денежных средств (БДДС).

Что такое БДР и БДДС?

БДР и БДДС – это основные финансовые документы, которые помогают контролировать эффективность работы предприятия и управлять его финансовыми ресурсами. Эти формы универсальны, обладают гибкой структурой и подходят для любых организаций. Их можно адаптировать под специфику организации и конкретные цели и задачи менеджеров.

БДР – Бюджет доходов и расходов.

Как следует из названия – этот бюджет содержит расчет и планирование доходов и расходов предприятия. Одним из основных принципов составления БДР является то, что суммы доходов и расходов должны указываться по мере их актирования, а не поступления денег. Результатом формирования БДР является оценка рентабельности (прибыли) компании. БДР состоит из доходной и расходной частей, которые могут декомпозироваться по различным аналитикам. Для полноценного построения управленческой отчетности используют следующие аналитики:

• Статьи доходов и расходов (затрат)
• ЦФУ (центры финансового учета)

В качестве ЦФУ, в зависимости от целей составления бюджетов, руководители различных уровней могут выделять следующие объекты:

• Сегменты бизнеса, направления деятельности
• Проекты
• Элементы организационной структуры (подразделения организации, компании холдинга, ЦФО)
• Группы номенклатуры

Принято, что общий бюджет содержит полный перечень статей, часть которых может использоваться в конкретном ЦФУ. Часто для формирования доходной БДР используется всего несколько статей (по аналогии с бухгалтерским учетом) – «Выручка от реализации товаров/услуг», «Внереализационный доход». «Внереализационный доход» может в свою очередь делиться на «Доход от инвестиционной деятельности», «Доход от финансовой деятельности», «Прочий доход»

При этом расходы в БДР имеют более глубокую детализацию по статьям затрат, и в зависимости от того, какую информацию необходимо получить, могут быть сгруппированы в группы:

• Производственные/Непроизводственные
• Основные/Накладные
• Прямые/Косвенные
• Переменные/Постоянные

Пример составления БДР:

Статьи доходов и расходов

Выручка от продаж

Основная

Прочая

Себестоимость продаж

Материалы

Оплата субподрядчиков

Оплата труда основного персонала (ОП)

Налоги по оплате труда ОП

Амортизация по средствам производства

Налоги, включаемые в себестоимость

Маржинальная прибыль

Административно управленческие расходы

Оплата труда административного персонала (АП)

Налоги по оплате труда АП

Аренда

Почтовые расходы и мобильная связь

РКО

Прочие расходы

Остальные налоги

Остальная амортизация

Расходы на продажу

Внереализационные доходы

Операционная прибыль

Проценты полученные

Проценты уплаченные

Прибыль до налогообложения

Налог на прибыль

Чистая прибыль

В приведенном примере в зависимости от ЦФО часть затрат по одним и тем же статьям выделена в себестоимость, часть в прочие расходы (административно управленческие расходы). Такое разделение позволяет точнее оценить формирование маржинальной (валовой) прибыли.

БДДС – Бюджет движения денежных средств.

БДДС отражает будущие притоки и оттоки денежных средств компании. Структура БДДС состоит из нескольких разделов:

1. Операционная деятельность
2. Инвестиционная деятельность
3. Финансовая деятельность

Денежный поток от операционной деятельности показывает фактическую работу компании и оплату налогов.

Инвестиционная деятельность – показывает вложения в бизнес: покупка и ремонт оборудования, новое строительство, создание программ и сайтов, либо продажу активов компании.

Финансовая деятельность – расчеты по кредитам и займам. Если он положительный компания привлекает средства, чтобы покрыть отрицательный денежный поток по остальным видам деятельности.

Такой подход позволяет определить насколько обеспечена операционная деятельность компании денежными средствами, если их недостаточно, то компания должна привлечь дополнительные денежные средства с помощью привлечения кредита или выпуска акций.

Аналогично Бюджету доходов и расходов, БДДС можно формировать по тем же аналитикам:

• Статьи движения денежных средств
• ЦФУ

Однако, статьи движения денежных средств могут не совпадать со статьями доходов и расходов, так как основной задачей составления БДДС является управление текущими денежными потоками фирмы, а часть затрат из БДР не имеет денежного выражения (например, амортизация)

Пример составления БДДС:

Денежные средства на начало периода

Операционная деятельность

Поступления

По основной деятельности

По прочей деятельности

Внереализационные доходы

Выбытия

Оплата поставщикам

Оплата субподрядчиков

Оплата труда

Налоги по оплате труда

Аренда

Почтовые расходы и мобильная связь

РКО

Расходы на рекламу

Прочие расходы

Налоги и сборы

Налог на прибыль

НДС

Акцизы

Прочие налоги

Дивиденды (выплаты акционерам, в т.ч. налоги)

Итого приток/отток по операционной деятельности (1)

Инвестиционная деятельность

Поступления

Выбытие

Итого приток/отток по инвестиционной деятельности (2)

Финансовая деятельность

Поступления

Выбытие

Итого приток/отток по финансовой деятельности (3)

Итого приток/отток денежных средств (1+2+3)

Денежные средства на конец периода

Чем отличается БДР от БДДС?

Являясь основными документами финансового планирования, БДР и БДДС отражают изменения финансовых ресурсов компании, однако, они имеют различия из-за того, что эти бюджеты отличаются целями их формирования. БДР формируется с целью планирования прибыли, а БДДС для распределения денежных потоков. При этом БДДС и БДР имеют одинаковые статьи, но некоторые статьи присутствуют только в БДР, а некоторые только в БДДС.

В таблице приведены основные различающиеся статьи БДР и БДДС:

Статья	БДР	БДДС
Амортизация	+
Ввод в эксплуатацию основных средств	+
Списание материалов на себестоимость продукции	+
Переоценка ТМЦ	+
Брак на производстве, порча ТМЦ, недостачи по инвентаризации	+
Курсовые разницы	+
НДС и другие косвенные налоги		+
Кредиты (займы)		+
Приобретение основных средств		+
Инвестиции		+

Стоит отметить, что формирование БДР и БДДС происходит различными способами БДР формируется методом начисления, а БДДС – кассовым методом.

Принципы составления БДР и БДДС

Отдельно стоит отметить различия в составлении документов: БДДС часто составляться на год с разбивкой по месяцам, и может корректироваться в зависимости от текущего состояния с указанием плановых и фактических данных. Форма БДР совпадает с формой «Отчет о прибылях и убытках» бухгалтерии, но имеет более детализированные статьи.

Формирование БДР

Подготовку БДР и БДДС обычно начинают с Бюджета доходов и расходов, так как структура маржинальной прибыли напрямую формируется из текущих договоров с заказчиками и подрядчиками (поставщиками). Договоры с заказчиками формируют план продаж, в котором учитываются не только текущие работы, но формируется прогноз по реализации компании на бюджетный период (год) с учетом сезонности и коэффициентов роста. Одновременно с формированием доходной части можно сформировать постоянные затраты из расходной части на основании статистических данных. Основные постоянные затраты:

• Аренда, коммунальные платежи и прочее
• Зарплата административного персонала (в том числе налоги)
• Зарплата производственного персонала (в том числе налоги)
• Амортизация

После подготовки Плана продаж составляется бюджет переменных затрат, которые могут выполнить запланированный объем реализации. В качестве основных переменных затрат могут выступать следующие:

• Затраты на материалы, субподрядные организации
• Расходы, связанные с доставкой, страхованием, хранением ТМЦ
• Расходы на рекламу
• Командировочные расходы

К этим расходам необходимо добавить переменные административные затраты:

• Услуги бухгалтерского сопровождения, аудиторские услуги
• Расходы на содержание подразделений компании
• Прочие расходы (штрафы, пени, курсовые разницы и другие)

Этапы формирования БДР могут быть представлены на схеме:

Формирование БДДС

БДДС показывает все финансовые поступления и исходящие перечисления, а также фиксирует остаток денежных средств на момент начала и конца периода. Бюджет движения денежных средств состоит из нескольких разделов:

1. Операционная деятельность (ОД)
2. Инвестиционная деятельность (ИД)
3. Финансовая деятельность (ФД)

Подготовка БДДС начинается после формирования БДР. Этапы формирования БДДС могут быть следующие:

• Установить минимальный необходимый остаток денежных средств, который позволит функционировать компании с учетом возможной потребности денежных средств при непредвиденных обстоятельствах
• Формирование раздела операционной деятельности и определение результирующего потока по операционной деятельности
• Полученный результирующий поток по операционной деятельности позволяет определить суммы, которые можно направить на инвестиции, если поток положительный, если поток от ОД отрицательный, компании необходимо привлекать денежные средства с помощью кредита или другим способом.
• Формирование раздела инвестиционной деятельности и определение результирующего потока, который учитывает сумму продажи основных средств, необходимые затраты на капитальный ремонт, приобретение основных средств, долгосрочные инвестиции.
• После расчета суммы денежного потока от ОД и ИД формируется раздел по финансовой деятельности – компания может разместить в финансовых инструментах излишек денежных средств для получения дополнительного дохода, так же указываются выплата процентов, возврат кредитов,
• Рассчитывается результирующий денежный поток и остатки денежных средств на конец периода.

Обращаем внимание, что раздел операционной деятельности БДДС может быть составлен 2 методами:

• Прямой
• Косвенный

Прямой метод.

При прямом методе БДДС формируется путем разнесения движений денежных средств по статьям поступлений и выплат и представляет конкретные денежные потоки, которые формирует результирующий операционный поток. Порядок определения потока от операционной деятельности прямым способом следующий:

• На основании договоров, включенных в План продаж, и графиков оплаты в них определяется поступление денежных средств. Так же на этом этапе учитывается погашения дебиторской задолженности по операционной деятельности.
• Затем составляется план выплат на основании прогноза прямых затрат компании (оплата поставщикам/подрядчикам, ФОТ сотрудников и пр.), накладных расходов (аренда, ФОТ управляющего персонала, налоги, реклама)

Косвенный метод.

Операционный денежный поток рассчитывается на основании БДР с учетом неденежных поправок. Данный метод показывает, как связаны денежные потоки с финансовыми показателями фирмы. Основные виды неденежных поправок:

• Амортизация
• Изменения балансовой стоимости внеоборотных активов
• Изменение краткосрочной кредиторской и дебиторской задолженности
• Изменение оборотных активов (запасов и материалов)

Не зависимо от того какой метод используется в компании, необходимо чтобы бюджет был реалистичным, выполняемым и учитывал возможность возникновения кассовых разрывов. На основании составленного БДДС можно сформировать Платежный календарь. Использование актуализированного платежного календаря позволит учитывать реальную ситуацию и избегать кассовых разрывов.

Автоматизация составления БДР и БДДС

Подготовка БДР и БДДС является сложным процессом, основывающимся на определенных правилах и взаимозависящих показателей. В качестве инструмента автоматизации формирования бюджетов может использоваться «WA: Финансист».

«WA: Финансист» — программа для БДДС и БДР, успешно внедряется и используется на предприятиях в Москве и других регионах России с 2007 года. В нем реализована полная модель, которая позволяет эффективно управлять денежными ресурсами компании. Сводный БДДС и БДР формируется на основе планов отдельных ЦФО. Система представляет собой пример эффективных решений в области автоматизации процессов.

Система имеет удобный механизм согласования, который позволяет контролировать процесс и утверждать бюджеты на каждом из этапов. Исполнение обеспечивается подсистемами:

• оперативного планирования
• отражения фактического исполнения бюджетов
• формирования отчетности

Решение «WA: Финансист» имеет обширный программный функционал, который позволяет:

• организовать удобный и качественный процесс управления денежными потоками
• формирование зависимых оборотов по статьям планирования
• управлять системой формирования и согласования заявок
• оперативно формировать «Платежный календарь» и осуществлять платежи в соответствии с ним
• корректно подготавливать банковские и кассовые документы, гибко взаимодействовать с учетными системами и клиент-банком
• настраивать выходные печатные формы.

Система «WA: Финансист» позволяет автоматизировать процесс управления денежными ресурсами и повысить его качество. Она является гибким инструментом, настраиваемым под любые задачи предприятий в Москве или других регионах РФ, вне зависимости от специфики и масштаба их деятельности. Сочетает в себе апробированную методологию и современный программный инструмент.

Связаться с экспертом

Для реальной экономики очень важно отсутствие «дыр» в текущем планировании денежных средств, то есть должны быть своевременно оплачены все счета, вовремя выдана зарплата. Для этого предприятие стремится ускорить процесс получения выручки от клиентов и заказчиков. Бюджет движения денежных средств помогает финансовой службе предприятия принять решение о финансировании текущей деятельности (если образуются кассовые разрывы) или изъятии денежных средств из оборота.

Финансирование достигается путем переговоров с контрагентами об ускорении оплаты, с банками о краткосрочном кредитовании, с поставщиками об отсрочке платежа. Изъять деньги из оборота можно следующими путями: депозиты в банках с целью получения процентов, предоставление отсрочек контрагентам с целью улучшения партнерских отношений, вывод средств с предприятия с целью вложения в ценные бумаги, расширение производства и т. д. Также денежные средства могут быть просто аккумулированы с целью создания «подушки», что особенно актуально на заре внедрения планирования на предприятии, когда планы значительно отличаются от фактической ситуации.

Структура бюджета движения денежных средств похожа на структуру Отчета о движении денежных средств на предприятии (Форма № 4). Однако это не регламентированная, а управленческая форма, поэтому она имеет некоторые отличия.

В настоящей статье мы рассматриваем особенности планирования движения денежных средств в строительной отрасли.

Первая особенность строительства — в объектном учете, то есть в ведении нескольких (порой не связанных друг с другом) объектов. Вторая особенность заключается в том, что строительная компания может строить для себя (когда объект строительства переходит в собственность) и для заказчика. И третья особенность — строительная компания часто привлекает подрядчиков на работы или часть работ, что также накладывает отпечаток на планирование и бюджетирование.

В табл. 1 представлен бюджет движения денежных средств строительной компании. В данной статье мы не будем делать различий между организацией-подрядчиком и организацией-заказчиком, так как принципы поступления денежных средств одни и те же.

Таблица 1. Структура бюджета движения денежных средств строительной компании

Показатель	Значение
Cash flow от операционной деятельности
Поступления:
авансы к получению
поступления от сданных форм КС-2, КС-3, продажи объектов
в том числе по объектам
объект 1
объект 2
Расходования:
оплата труда
оплата услуг подрядных организаций
другие расходы
затраты на материалы и комплектующие
постоянные издержки
налоги
расходы по процентам
лизинговые платежи
в том числе по объектам
объект 1
объект 2
Cash flow от инвестиционной деятельности
Поступления:
Приобретение основных средств
Прочие капиталовложения
Расходования:
Продажа основных средств
Прочие поступления
Cash flow от финансовой деятельности
Поступления:
Получение займов
Продажа акций и других ценных бумаг
Расходования:
Покупка акций
Возврат кредитов
Суммарный денежный поток
Денежные средства на начало периода
Денежные средства на конец периода

Бюджет движения денежных средств состоит из трех больших частей: операционной деятельности, инвестиционной и финансовой деятельности.

Операционная деятельность — строительство объектов и их реализация (сдача заказчику). В операционной деятельности существуют расходования и поступления денежных средств.

Инвестиционная деятельность — долгосрочные вложения и поступления от приобретения основных средств и прочих капиталовложений. Данная часть плана является стратегически важной, так как без инвестиций развития компании не будет (мы говорим именно о качественном развитии, связанном с обновлением оборудования).

Финансовая деятельность — самая важная часть для «увязки» бюджета. Это связано с тем, что планирование первой части обеспечивается силами множества подразделений предприятия, не согласованных друг с другом. Инвестиционную деятельность планируют руководство и производственные подразделения. Финансовую деятельность планируют бухгалтерия предприятия, финансовый отдел и ПЭО. Но после сведения данных в табл. 1 может получиться так, что поток от текущей деятельности будет неблагоприятным. Это не значит, что он отрицательный. В БДДС присутствует две строки: остаток денежных средств на начало и на конец периода. Поэтому при излишнем остатке собственники предприятия могут принять решение о досрочном гашении кредита или инвестировании средств в основной капитал, а при недостатке (отрицательном остатке на конец месяца) — обратиться за дополнительным финансированием.

При планировании движения денежных средств, помимо увязки бюджета в целом, важно учитывать один аспект. Поток от операционной деятельности должен быть положительным. На этой части бюджета предприятие зарабатывает свою прибыль. В производственной деятельности (в строительстве тоже, с некоторыми ограничениями) предприятие каждый месяц должно аккумулировать прибыль. Поток от инвестиционной деятельности должен быть отрицательным, то есть предприятие должно инвестировать свои денежные средства в покупку нового оборудования. Поток от финансовой деятельности уравновешивает остальные два вида деятельности.

Обратите внимание! Если у предприятия поток от операционной деятельности отрицательный, а поток от инвестиционной деятельности положительный, это тревожный знак. Это может быть связано с тем, что предприятие финансирует текущую деятельность за счет продажи основных средств. Понятно, что такое предприятие в будущем не может ждать успех.

Таким образом, планирование движения денежных средств позволяет компании еще и двигаться в стратегически важном направлении. Можно добавить, что план доходов и расходов не покажет нам такой полной картины, как БДДС, потому что инвестиции в объекты основных средств являются не расходами, а затратами (то есть не уменьшают налогооблагаемую прибыль). А если составлять только бюджет доходов и расходов, то операций приобретения основных средств вообще не будет видно (если процесс планирования грамотно построен с точки зрения бухучета).

Теперь рассмотрим подробно, как планируется бюджет движения денежных средств. Как правило, данный бюджет составляется на год с разбивкой на кварталы и месяцы.

Составлением на год занимаются, как правило, руководство или собственники, так как они устанавливают стратегические приоритеты компании. Кроме того, составление БДДС на год не столь информативно,как на более короткий период, так как этот бюджет служит не для эффективности работы предприятия, а для обеспечения его финансирования. Поэтому рассмотрим только процесс составления на короткий промежуток времени — квартал или месяц (так называемая корректировка БДДС перед началом месяца).

Процесс планирования движения денежных средств на месяц состоит из нескольких этапов.

1 этап — определение прогноза на текущий месяц. Обычно проводится в 20–25 числах месяца. В процессе этапа собираются уточняющие данные от подразделений с целью определения остатка денежных средств в кассе и на счетах на конец месяца (текущего). Эта сумма в бюджете движения денежных средств на следующий месяц будет остатком на начало.

2 этап — сбор информации от подразделений о выплатах и поступлениях в планируемом месяце.

От сметного отдела поступают планируемые поступления за закрытые формы отчетности (если компания — подрядчик), от отдела продаж — планируемые поступления за реализованные объекты, от производственного участка, снабженцев — данные о планируемых оплатах по счетам подрядчикам за выполненные работы и поставленные материалы, от бухгалтерии — прогнозируемые выплаты по налогам. Выплаты работникам по заработной плате могут прогнозироваться как кадрами (штатное расписание ведут они), так и бухгалтерией (на основании предыдущих периодов). Часто прогнозированием зарплаты занимается ПЭО, что обусловлено высокой загруженностью бухгалтерии и простотой расчетов оплаты труда работникам.

Желательно планируемые поступления и выплаты формировать с разбивкой по неделям, а то и по дням. Это делается для того, чтобы избежать кассовых разрывов не только в конце месяца, но и в течение всего периода. Как правило, такой метод планирования помогает нестабильным компаниям либо таким компаниям, где финансово-экономическое планирование еще сырое.

Также от производственных подразделений поступают согласованные с руководством компании планируемые оплаты поставок оборудования (инвестиции), а от финансового отдела (бухгалтерии) — планируемые выплаты по кредитам.

3 этап — сведение бюджета движения денежных средств. Этим процессом занимается ПЭО. Желательно автоматизировать процесс в MS Excel, используя макросы или консолидацию. Важно, чтобы к следующему этапу у ПЭО в одной информационной системе был общий БДДС, а также заявки всех подразделений в читаемом виде. Для каждой статьи затрат можно определить свои коды (они могут быть уникальные либо в соответствии с РСБУ).

4 этап — обсуждение бюджета движения денежных средств на бюджетном комитете. В компаниях (особенно молодых) может не быть бюджетного комитета, тогда обсуждение происходит между всеми участниками процесса составления БДДС и руководством предприятия.

На это совещание ПЭО выносит бюджет движения денежных средств с разбивкой по дням, неделям. При требовании каждая статья затрат может быть разбита по подразделениям. Это обеспечивается путем применения программных средств, в частности функции Excel «Промежуточные итоги». Пример этого бюджета с разбивкой по неделям представлен в табл. 2. Рассматриваемая компания планируетв начале месяца поступления денежных средств от заказчика, а в конце месяца — от продажи собственных объектов.

Таблица 2. Пример бюджета движения денежных средств для строительной компании (тыс. руб.)

Таким образом, несмотря на то, что суммарный денежный поток компании положительный, в определенные временные промежутки наблюдается «кассовый разрыв», то есть отрицательный остаток денежных средств (см. рисунок).

Кассовые разрывы на предприятии

Видя такую картину, бюджетный комитет может принять решение о дополнительном финансировании, ускорении получения денежных средств от продажи объектов. По информации отдела продаж, они смогут ускорить получение денежных средств на неделю. Но этого не хватит. Остальную часть руководство решает взять в банке. Тогда БДДС будет следующим (табл. 3).

Таблица 3. Скорректированный бюджет движения денежных средств

Мы видим, что в целом поток не изменился, просто ускорилось поступление денежных средств на предприятии (изменения выделены курсивом).

Такой бюджет движения денежных средств можно принимать за основу и руководство к действию всеми подразделениями.

Вкратце остановимся на контроле движения денежных средств. При наличии такого плана все платежные поручения должны подписываться начальником ПЭО, так как его отдел должен контролировать оплату в пределах плана. Как только ПЭО видит превышение платежей либо неполучение выручки (кредитов), он подает сигнал финансовому директору для принятия решения или поиска виновных. Это может быть отдел продаж, отдел производства, а также бухгалтерия, которая неправильно рассчитала налоги.

При зрелой системе планирования на предприятии за неправильный расчет применяются депремирования, а за соответствие факта плану — дополнительное вознаграждение.

Процесс внедрения планирования движения денежных средств включает следующие этапы.

1 этап — планирование без автоматизации. На этом этапе планирование осуществляется путем передачи записок подразделениям с данными, сведением их в одну систему в ПЭО и распечатыванием руководству. Длительность данного этапа наибольшая, так как в процессе его реализации определяется, какие виды планов составлять, кто за что отвечает, какие должны быть сроки. Как правило, он длится около трех-четырех месяцев, в зависимости от размера предприятия и заинтересованности генерального директора и подразделений во внедрении планирования.

На данном этапе происходят различные консультации между генеральным директором, главным бухгалтером (хотя он не должен быть замешан в этом процессе) и начальником ПЭО. При этом генеральный директор хочет понять, как эффективно работает предприятие, какая прибыль или убыток, сколько у него денег и кто кому должен. Бывают случаи, когда составляется бюджет, в котором есть элементы как БДДС, бюджета доходов и расходов, так и бюджета по балансовом листу. Такой бюджет никогда не будет сходиться, его нельзя будет автоматизировать, нельзя также будет организовать ответственность за то, что он не выполняется потому что при нехватке денежных средств могут сказать: зато прибыль есть, и наоборот. Поэтому при внедрении планирования ДДС важно отделить мух от котлет. Надо отдельно внедрять каждый из трех бюджетов, но в процессе они, естественно, должны быть связаны.

2 этап — автоматизированное планирование. На этом этапе создается информационная система для сбора показателей от подразделений, ее консолидации. Доставка информации до руководства также автоматизирована. На данном этапе могут быть даже исключены заседания бюджетного комитета, так как руководство может решить самостоятельно, какие подразделения могут увеличить денежный поток. На данном этапе при помощи службы информатизации предприятия автоматизируется процесс составления планов. Его можно решить при помощи стандартных офисных приложений, например MS Excel и MS Outlook. В зависимости от размера предприятия на данный этап может быть затрачено до двух месяцев.

На этапе автоматизации также необходимо обеспечить связанность бюджетов. Основные статьи БДДС должны переплетаться с двумя другими бюджетами, например, остатки на расчетном счете и кассе в бюджете по балансовому листу должны равняться остаткам в бюджете движения денежных средств.

В целом после прохождения двух этапов, как правило, развитие планирования движения денежных средств заканчивается, так как считается, что «и так все работает». Но на третьем этапе закладывается мотивация, что особенно важно для четкого исполнения планов.

3 этап — формализованное планирование. На данном этапе разрабатывается регламент планирования, который включает в себя следующее:

· подразделения, задействованные в планировании;

· сроки подготовки информации;

· различные варианты развития (если необходимо);

· процесс составления и утверждения планов;

· ответственность за выполнение плана.

Обычно на внедрение такого относительно простого элемента планирования, как планирование движения денежных средств, уходит до полугода.

Последнее, о чем хотелось бы сказать — воля генерального директора при внедрении планирования движения денежных средств. От того, насколько он будет заинтересован в таком внедрении, целиком зависит успех внедрения. Потому что производственные подразделения предприятия не охотно идут на планирование, им кажется, что оно отнимает много времени, при этом оно ни к чему, и все равно невозможно все спланировать. В этом случае генеральный директор должен показать, насколько важно планирование для развития предприятия и указать на то, что при правильной организации планирования все предприятия успешно решают эту задачу.

От ПЭО при планировании требуется грамотно составлять форматы управленческих таблиц, прописывать регламенты и участвовать в автоматизации планирования, а после его внедрения — в поддержании системы планирования в рабочем режиме.

При этом важно запомнить одно золотое правило: чем меньше создается таблиц для планирования, тем лучше. Все громоздкие расчеты лучше держать в пределах кабинета ПЭО.

Главным показателем, отражающим эффективность работы компании, является прибыль. Но, как показал кризис 2008 года, у компании могут быть достаточно высокие показатели прибыльности, но если при этом у неё недостаточно денежных средств, чтобы расплачиваться по текущим обязательствам, это может привести к краху бизнеса.

Сейчас уже не осталось управленцев, которые бы не осознали важность планирования движения денежных средств и проведения анализа движения денежных потоков. И одним из самых эффективных инструментов для решения данных задач является бюджет движения денежных средств (БДДС).

Управление ликвидностью и платежеспособностью – это то, ради чего в первую очередь предприятия формируют бюджет. Поскольку организациям жизненно важно избегать дефицита денежных средств с одной стороны, с другой стороны так же важно эффективно управлять излишками денежных средств.

В результате внедрения бюджета в организации повышается общая платежная дисциплина, а также эффективность использования денежных средств.

Например, не редки случаи, когда после анализа исполнения бюджета выясняется, что часть авансовых платежей при работе с поставщиками не являются обоснованными какими-то специальными условиями работы (например, скидками за предоплату) и их можно избежать, просто проведя соответствующие переговоры с поставщиками. Сотрудники, отвечающие за закупки, заинтересованы в выполнении своих обязанностей, а именно: обеспечении предприятия сырьем и материалами. Поэтому им в определенной мере выгодно иметь хорошие отношения с поставщиками, что объясняет их согласие работать по договорам с предоплатой, даже когда в этом нет острой необходимости.

Изменение всего лишь одного этого пункта может привести к значительному увеличению ликвидности в компании.

Так после внедрения бюджета в одной известной производственной компании, выяснилось, что треть платежей, которых со слов снабженцев нужно было проводить авансом, оказалось возможно закрывать после поставки материалов в течение 2 месяцев, что было подтверждено поставщиками.

Чем сложнее структура бизнеса и внутреннего финансирования, чем большее количество видов деятельности присутствует в нем, тем выше необходимость составления бюджета на предприятие.

БДДС помогает менеджменту организации проанализировать:

• основные источник поступления и расходования денег;
• масштаб зависимости от внешних источников финансирования;
• причины возникновения кассовых разрывов;
• какие проекты и центры финансовой ответственности компании генерируют положительный денежный поток, а какие отрицательный;
• насколько сильно и почему отличаются показатели бюджета доходов и расходов (БДР) и бюджета движения денежных средств.

Как и отчет о движении денежных средств, формируемый бухгалтерской службой, БДДС формируется одним из 2 способов: прямым и косвенным. Отличие же стандартной бухгалтерской отчетной формы от бюджетной заключается в целевой направленности данных отчетных форм. Бюджет движения денежных средств является, прежде всего, инструментом планирования, анализа и контроля, что находит свое отражение в:

• более высокой аналитической детализации;
• отражением не денежных расчетов;
• формированием скользящих бюджетов путем внесения корректировок;
• расчетом целевых остатков денежных средств.

В бюджете движения денежных средств, составленным прямым методом, денежные потоки рассчитываются по статьям поступлений и выплат.

В том случае, если бюджет составляется косвенным методом, то денежные потоки рассчитываются с участием показателей других бюджетов (бюджет по балансовому листу и бюджет доходов и расходов).

БИТ.ФИНАНС с легкостью составляет БДДС как прямым, так и косвенным методом

Попробовать программу БЕСПЛАТНО

При выборе того или иного способа составления бюджета важно понимать, какую задачу должен решать анализ БДДС.

БДДС, составленный прямым методом.

Традиционно статьи движения денежных средств делятся на 3 группы:

• от основной деятельности;
• от инвестиционной деятельности;
• от финансовой деятельности.

Пример документа «Форма ввода бюджета» программного продукта БИТ.ФИНАНС по заполнению бюджета, сформированного прямым методом.

Как правило, у компании, основной стратегией которой является развитие в долгосрочной перспективе, можно наблюдать отрицательный денежный поток от инвестиционной деятельности. Это связано, в первую очередь, с потребностью наращивания активов, которая возникает в условиях постоянного развития.

Скорее всего, денежный поток от финансовой деятельности так же будет отрицательным, поскольку активное развитие требует привлечения заемных средств. Но если проводить в БДДС анализ за длительный период, включающий получение займа и все выплаты по его погашению, то поток в конечном итоге будет нулевым.

Получается, что у развивающейся компании при отрицательных потоках от инвестиционной и финансовой деятельности, должен быть положительный поток от основной деятельности, который покроет отрицательные потоки по другим видам деятельности.

Постоянный отрицательный поток – это серьезный индикатор проблем бизнеса.

Таким образом, бюджет составляется прямым способом и помогает обеспечивать бездифицитность бюджета и определяться с направлениями вложения свободных денежных средств.

БДДС, составленный косвенным методом

Пример макета отчета БДДС, сформированного косвенным методом, из программного продукта БИТ.ФИНАНС

Как правило, данный метод составления бюджета используют для того, чтобы определить, как связаны между собой денежные потоки и финансовые результаты компании.

Данный метод составления БДДС осложняется тем, что в нем используются показатели других бюджетов (ББЛ и БДР).

В частности, из бюджета доходов и расходов при составлении бюджета косвенным методом берутся значения показателей нераспределенной прибыли, амортизационных начислений и расходов по дивидендам. Из прогнозного баланса для составления бюджета используется информация об изменении статей активов и пассивов.

Составление бюджета движения денежных средств косвенным методом отвечает на вопрос, как связана прибыль и движения денежных средств.

Попробовать программу БЕСПЛАТНО

Инструменты для анализа БДДС

Для минимизации ошибок и ускорения процесса составления отчетности по исполнению бюджетов рекомендуется использовать специально предназначенными для данных целей бизнес-приложениями. В данной части статьи мы рассмотрим инструменты, предназначенные для БДДС-анализа, которые реализованы в программном продукте БИТ.ФИНАНС.

1. План-фактный анализ

Программный продукт БИТ.ФИНАНС интегрируется во все популярные учетные системы на платформе «1С:Предприятие 8» такие, как «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Комплексная автоматизация 8», «1С:Управление производственным предприятием 8» и т.д. Таким образом, обеспечивается задача сбора фактических данных по бюджетам онлайн. То есть, при проведении платежных документов бухгалтерской службой, фактические данные сразу же отражаются в факте по бюджетам. Причем отражение выполняется по той управленческой аналитике, в разрезе которой ведется бюджетное планирование.

Для сравнения и анализа плановых (в соответствии с бюджетом) и фактических (в соответствии с реальными хозяйственными операциями) данных в программном продукте БИТ.ФИНАНС предназначен набор отчетов, среди которых наибольшей популярностью пользуются такие отчеты, как «План-фактный» анализ по бюджету» и «План-фактный анализ универсальный̆»

Отчет «План-фактный анализ по бюджету» позволяет проанализировать:

• суммы отклонений плановых данных от фактических в разрезе статей планирования;
• исполнение бюджетов по ЦФО;
• прибыльность проектов и направлений деятельности.

Так же непосредственно из отчета система позволяет попасть в первичный бухгалтерский документ, в котором отражено движение денежных средств, и при наличии соответствующих прав у пользователя заполнить или скорректировать управленческую аналитику.

Для сравнения нескольких сценариев с одним «эталонным» сценарием (например, сравнение нескольких плановых сценариев со сценарием «ФАКТ») предназначен отчет «План-фактный анализ универсальный».

Помимо того, что данный отчет позволяет сравнивать неограниченное количество сценариев планирования, он так же позволяет сравнить между собой данные разных лет.

2. Анализ внутригрупповых оборотов

Анализ внутригрупповых оборотов является важной задачей для холдинговых структур. Для данных целей в БИТ.ФИНАНС предназначен отчет «Сверка ВГО».

В отчете выводится организация, ЦФО, собственный̆ контрагент, статья оборотов, сумма оборотов по доходным статьям (Доход), сумма оборотов по расходным статьям (Расход), отклонение (разница Доход-Расход). При отсутствии расхождений по отражению внутригрупповых операций у компаний Группы итоговая сумма в колонке «Доход» равна итоговой сумме в колонке «Расход». В итоговой̆ строке по колонке «Отклонение» должен получиться ноль.

По двойному щелчку правой кнопкой мыши на ячейке можно расшифровать сумму ячейки по различным аналитикам и регистратору (документу, сформировавшему оборот по бюджету).

3. Коэффициентный анализ

В системе БИТ.ФИНАНС реализован набор инструментов для проведения коэффициентного анализа.

Прежде всего, для данных целей служит инструмент, который называется «Панель KPI (Dashboards)». На ней в виде индикаторов, графиков, диаграмм отображаются ключевые показатели эффективности (KPI), а также прочая информация, требующая мониторинга.

Для мониторинга ключевых показателей пользователи БИТ.ФИНАНС так же могут использовать бесплатное мобильное приложение «Индикаторы». Данное приложение позволяет оперативно контролировать состояние бизнеса, отслеживать расходы и поступления, а также другие ключевые показатели, независимо от местоположения пользователя.