Куперс

Согласно РБК, в 2016 году в России закрылось более 4 тысяч агентств недвижимости. Одновременно в стране замедлился темп регистрации новых риэлторских агентств. Мы составили список фатальных ошибок руководителей агентств недвижимости и советы экспертов, как правильно управлять компанией, чтобы их избежать или исправить.

I. Нет выстроенной бизнес-модели
II. Нет разделения функций
III. В агентстве не выстроены бизнес-процессы
IV. Не используются современные технологии
V. Неэффективно используется маркетинговый бюджет
VI. Нет борьбы с «текучкой»
VII. Вы лично занимаетесь продажами

Нет выстроенной бизнес-модели

Бизнес-модель – это структурный документ, который описывает, как и за счет чего компания собирается конкурировать на рынке, чтобы получать прибыль. Если ее нет, то это означает, что вы живете «от сделки до сделки» и не знаете, что будет завтра.

Александр Кузин, руководитель консалт-агентства «Рокеткон», для ЦИАН:
— Ключевые ошибки при построении бизнес-модели агентства – отсутствие списка главных партнеров (банки, застройщики, страховщики), списка ресурсов компании и методик взаимодействия с клиентами. Эти три компонента – основа любого бизнеса. Если они не прописаны, то компания погружается в хаос.

Проанализируйте свое агентство и ответьте на главные вопросы, необходимые для построения его бизнес-модели. Эти вопросы составили эксперты в разработке бизнес-стратегий Ив Пинье и Александр Остервальдер в книге «Построение бизнес-моделей. Настольная книга стратега и новатора» :

• Для каких клиентов предназначены ваши услуги?
• Что они несут клиентам?
• Какими путями клиенты получат ваши услуги?
• Как и какие отношения создаются и поддерживаются с клиентами?
• Как и за что платит клиент?
• Какие ресурсы нужны для реализации предыдущих пунктов?
• Что необходимо делать, чтобы все это заработало?
• Кто ваши ключевые партнеры?
• Когда, кому и за что платит ваша компания?

Внимательно проанализируйте: если какой-то из ответов носит общий характер или в нем нет конкретики — это слабое место вашего агентства. Доработайте его.

Например. Если вы не смогли точно, с указанием конкретных компаний, сотрудников и партнеров, ответить на последний вопрос, значит вы не контролируете свои расходы. А если нет четкого представления, как компания налаживает отношения с клиентами, значит агенты работают «как придется».

Читать по теме
Чтобы сменить «как придется» на «как надо», директор должен серьезно потрудиться. Забирайте себе наш чек-лист по управлению персоналом и учите агентов работать, как стрелки на часах.

Назад к содержанию

Нет разделения функций

Бизнес-тренер Наталья Кузьминова в своем блоге указывает на два главных минуса агента-«мастера на все руки».

1. Опытный агент не успевает заключать много сделок из-за моря рутинной работы, которую можно передать менее квалифицированным сотрудникам. К тому же это экономичнее: их час работы стоит меньше, чем час работы агента, который может принести компании большую прибыль со сделок.
2. Новички работают наравне с опытными агентами и делают ошибки. Если бы в компании было разделение обязанностей, то они сначала занимались бы документами или «холодными» звонками, постепенно увеличивая свои навыки.

Отсутствие разделения труда в агентствах недвижимости — массовая проблема российских агентств. Во многом это обусловлено относительной молодостью отрасли в нашей стране.

Николай Девятов, глава Devyatov Consulting Group, на своем сайте:
— Продавец должен продавать. Проблема российского риэлтерского бизнеса в том, что он работает по модели 90-х годов. Здесь агент «тащит» на себе все: и рекламу размещает, и созванивается, и сделку проводит. Такой подход давно изжил себя.

Если агентство небольшое и затраты на организацию штатной структуры для вас непосильны, то отдавайте задачи на аутсорсинг или фрилансерам. Например, для съемки объектов можно нанять фотографов, для обзвона клиентов — телемаркетологов, для оформления бумаг — юристов.

Читать по теме
Разделение обязанностей — это «цветочки». «Ягодки» кроются в ненормированном графике риэлторов! Мы собрали 5 советов, как можно все успеть и не сойти с ума.

Назад к содержанию

В агентстве не выстроены бизнес-процессы

Бизнес-тренер по недвижимости Николай Девятов уверен: если во внедрении бизнес-процессов не заинтересован сам руководитель, то у агентства нет шансов на успех.

Если сотрудники действуют не по конкретным инструкциям, а по наитию, то это сказывается на всей цепочке продаж: от увеличения сроков на каждый этап сделки до падения уровня сервиса. В итоге компания проигрывает конкурентам и уходит с рынка.

Александр Кузин, руководитель консалт-агентства «Рокеткон», для ЦИАН:
— 4 из 5 руководителей агентств недвижимости на вопрос «Как в вашей компании выстроены бизнес-процессы?» пожимают плечами. В таких компаниях нет четкой структуры, не расписаны должностные обязанности и функции отделов. Необходимо сесть и прописать все бизнес-процессы до единого. Это будет первым шагом к тому, что бизнес начнет работать на вас, а не вы на бизнес».

Чтобы понять, как эффективно управлять компанией, пропишите все бизнес-процессы. Чтобы ни одного из них не упустить, портал rzbpm.ru советует последовательно записать ответы на ключевые вопросы:

1. Чем начинается и заканчивается бизнес-процесс?
2. Какова его связь с другими бизнес-процессами? Какой информацией обмениваются эти бизнес-процессы?
3. Какие операции и в каком порядке выполняются в течение бизнес-процесса?
4. Кто в компании выполняет операции в процессе?
5. Какие документы появляются на протяжении выполнения бизнес-процесса?
6. С помощью чего выполняются задачи бизнес-процесса?
7. Какие показатели эффективности отслеживаются на каждом из этапов?

Допустим, в агентстве разделены обязанности между сотрудниками. Для примера возьмем типичную сделку по покупке квартиры и ответим на эти вопросы. У нас получится список из основных бизнес-процессов, которые совершают сотрудники на первых этапах сделки.

1. «Холодный» звонок; передача ключей новому собственнику.
2. После разговора с клиентом телемаркетолог передает информацию о нем агенту.
3. Для назначения встречи с потенциальным клиентом:
   • поиск его объявления о продаже объекта и получение контактных данных,
   • первый контакт (звонок),
   • согласование удобного времени встречи.
4. За первый контакт отвечает телемаркетолог, за проведение встречи — агент и т.д.
5. После первого контакта: заполненная карточка клиента в CRM-системе; после встречи — договор и т.д.
6. Поиск клиентов осуществляется на сайтах недвижимости; информация заносится в CRM и т.д.
7. У агентов — количество клиентов, перешедших после встречи на следующий этап воронки продаж; у телемаркетологов — процент клиентов, согласившихся на встречу с агентом и т.д.

Для удобства можно расположить ответы в виде схемы, как в источнике. Но главное — они лягут в основу бизнес-процессов вашей компании и помогут составить должностные инструкции для сотрудников.

Читать по теме
Если у вас еще совсем молодая компания, то не торопитесь набирать риэлторов в штат, а бизнес-процессы «завяжите» на фрилансерах. Как еще можно сэкономить при открытии агентства недвижимости, читайте в блоге.

Назад к содержанию

Не используются современные технологии

Слабое использование CRM-систем в российском риэлторском бизнесе отмечается в исследовании Tadviser. Согласно ему, на долю агентств недвижимости приходится всего 4% от всех внедренных CRM-проектов.

А зря, ведь при помощи такой системы можно решить многие проблемы руководителя. Например, облачная система SalesapCRM помогает эффективно управлять агентством недвижимости:

• Следит за выполнением задач и напоминает сотрудникам о дедлайнах;
• Сама переводит сделки на следующий этап при наступлении определенных условий: менеджеры не забудут сменить этап, а у руководителя всегда будет актуальная информация;
• Составит любые отчеты: от количества и суммы закрытых сделок до загрузки агентов. Руководитель в любой момент может выставить нужные фильтры и получить объективную статистику по сумме сделок, количеству звонков, встреч и т.д.
• Позволит управлять финансами агентства. Руководитель видит все выставленные счета и проведенные оплаты, без дополнительных запросов контролирует размер дебиторской задолженности.

Вы риэлтор, и вам надоело тратить время на рутину?

Внедрите S2!

Автоматическая выгрузка объявлений, парсинг объектов, создание документов по шаблону, запись звонков и отправка sms.

Читать по теме
Чтобы выбрать подходящую CRM для агентства, надо ее протестировать и проверить как минимум по 10 позициям.

Назад к содержанию

Неэффективно используется маркетинговый бюджет

По данным Calltouch, 60% звонков риэлторы получают благодаря контекстной рекламе Яндекс и Google. Данные исследования говорят, что в среднем по индустрии один такой звонок обходится агентствам недвижимости в 4500-6000 рублей. Учитывая довольно большую конверсию, на первый взгляд это недорого.

Так выглядит в поисковой выдаче контекстная реклама недвижимости

Но фишка в другом: контекстная реклама должна вести потенциального клиента на страницу сайта агентства с детальной рекламой того объекта, который фигурировал в рекламе.

Александр Кузин, руководитель консалт-агентства «Рокеткон», для ЦИАН:
— Многие компании ведут весь свой трафик с контекстной рекламы не на лендинг с конкретным предложением по запросу, а на порталы со всем списком своих объектов. Клиент, попадая на такой сайт, не знает, куда звонить и что ему в этой компании могут предложить, и быстро уходит. Это просто спуск бюджета через решето.

Читать по теме
Чтобы больше не сливать рекламный бюджет, узнайте, где и как правильно рекламировать недвижимость. А еще в блоге мы делимся секретами, как сделать продающий сайт агентства недвижимости.

Назад к содержанию

Нет борьбы с «текучкой»

«Коммерсант» пишет, что текучка в риэлтерской сфере составляет более 80% в год. Такие же цифры приводит и риэлтор Анетта Шершевская в своем блоге: к концу года «выживших» остается 10-20% от числа пришедших в его начале.

Виктор Крючков, директор агентства недвижимости «Наш Крым»:
— В том, что риэлтор быстро увольняется, виноват сам руководитель: еще на собеседовании надо выяснить, чего он хочет достичь в карьере, достаточна ли его мотивация, коммуникабельность, обучаемость, мышление. Нужно обучать, мотивировать, давать ориентиры для движения вперед. Если условия были созданы, но человек уходит — нет смысла его удерживать.

На риэлторов не учат в ВУЗах, значит вы должны учить их сами. Вкладывайте в человеческий капитал, в обучение на тренингах, курсах, программах повышения квалификациикак стажеров и опытных агентов.

При приеме новичков введите первоначальный фильтр. Например, наличие экономического образования. Ведь даже базовые знания облегчат адаптацию. А еще эксперты советуют подключать научный подход, чтобы при первой же встрече определить мотивацию и способности соискателя.

Читать по теме
Работа с недвижимостью — нервная и нестабильная, поэтому текучка в 50% в этой сфере считается нормой. Но когда цифра ползет вверх, то с этим надо бороться правильно.

Назад к содержанию

Вы лично занимаетесь продажами

Бизнес-тренер Борис Жалило в своей «Книге директора по сбыту» утверждает, что руководитель не должен продавать сам. Его задача — определить цели, дать подчиненным все, что нужно для их достижения, и проконтролировать результат.

Как руководить компанией, если личные продажи руководителя агентства недвижимости не дают ему сфокусироваться на управлении бизнесом? Занятый клиентами и продажами, он теряет навык стратегического мышления. Это рано или поздно приводит к деградации компании.

Константин Назаров, управляющий партнер Art Estate для Magenta.today:
— Когда руководитель продает лично — это уже не бизнес, а самозанятость. Чтобы ваша компания была конкурентоспособной, нужно собрать и удержать команду сильных специалистов. Они должны руководствоваться имеющимися в компании бизнес-процессами и давать стабильно высокие результаты.

Если у вас есть функции, связанные с личными продажами, то делегируйте их агентам, а сами сосредоточьтесь на развитии компании и управлении командой.

Создание и четкое соблюдение инструкций лежат в основе грамотного управления агентством. Но что делать, если имеющиеся инструкции не работают? Просить помощи у специалистов. Компания SalesapCRM проводит бесплатный аудит по заявкам. Вы просто заполняете форму ниже и ждете обратного звонка. Опытный бизнес-аналитик проверит ваше агентство по 50-ти показателям, распознает слабые места и подскажет, что нужно изменить для того, чтобы наладить грамотное руководство.

Назад к содержанию

Юрий Токмин

Закажите бесплатный аудит бизнеса

по пятибалльной шкале

Отправить оценку

Внедрение процессного подхода к управлению предприятием подразумевает представление всех работ компании в виде взаимосвязанных бизнес-процессов, а также постоянный мониторинг и совершенствование деятельности организации.

Для чего компании создавать собственную модель деятельности? С нашей точки зрения можно выделить несколько основных причин:

• Регламентация ответственности за выполняемые работы среди персонала;
• Создание базы знаний о деятельности предприятия;
• Оптимизация процессов с точки зрения стоимости и времени выполнения;
• Разработка системы показателей, внедрение системы контроллинга;
• Разработка системы мотивации персонала (KPI);
• Реструктуризация предприятия, открытие новых направлений деятельности;
• Подготовка к сертификации по стандарту ISO 9001:2008;

Модель предприятия в системе Fox Manager состоит из:

Также в системе есть дополнительные справочники, которые используются при построении модели: поставщики, ресурсы, ПО/базы данных, объекты и многое другое. Следует помнить, что связующим звеном для всех справочников и других данных являются графические схемы процессов, поэтому так важно уметь грамотно определить ключевые бизнес-процессы, их границы, а также входы и выходы.

Прежде всего, мы рекомендуем определить направления деятельности компании (категории процессов), которые будут служить отправной точкой для построения процессной модели. Существуют несколько способов это сделать, наиболее простой из них – это формировать направления деятельности исходя из организационной структуры. В этом случае 1 подразделение = 1 направлению деятельности, например:

Подразделение	Направление деятельности (категория процессов)
Производственный цех	Производство продукции
Отдел маркетинга	Продвижение товара
Отдел сбыта	Продажа товара;

Для больших предприятий имеет смысл дополнительно дробить категории процессов на несколько подкатегорий, например, если предприятие специализируется на выпуске нескольких товаров, то категория «Производство продукции» может включать в себя подкатегории «Производство чая», «Производство кофе» и т.д.

К недостаткам описанного метода можно отнести сложности выявления процессов, которые охватывают всю деятельность предприятия («кросс-функциональных» или «сквозных» процессов), а также возможные ошибки в случае, если организационная структура предприятия изначально была сформирована неоптимальным способом (деятельность отделов пересекается или дублируется). Тем не менее, методика формирования процессной модели исходя из организационной структуры, является наиболее простой и подходит для большинства предприятий, а возможные ошибки и трудности могут быть устранены при помощи встроенного в систему анализа процессной модели.

Небольшое отступление:
При формировании модели «с нуля» можно пойти стандартным «академически верным» способом и начать описание модели с бизнес-процессов, и лишь затем приступать к формированию организационной структуры. Программный продукт позволяет формировать модель и таким способом, однако нам кажется, что для действующих предприятий он не является оптимальным в плане затраченных усилий, ведь намного проще подкорректировать имеющуюся структуру управления, чем начинать с чистого листа.

После выделения основных направлений деятельности и создания соответствующих категорий можно приступать к описанию бизнес-процессов нижнего уровня. Именно на этом уровне мы определяем последовательность работ, назначаем ответственность за выполняемые функции, устанавливаем требования к срокам и документируем деятельность сотрудников.

Процессы нижнего уровня также необходимо выделять корректно. Бизнес-процессы нижнего уровня состоят из взаимосвязанных функций, например:

Функция – это конкретное действие, которое выполняет Ваш персонал. Если функция выполняется в несколько этапов, требует дополнительных пояснений, и Вы не можете однозначно определить ответственного за её выполнение, то, скорее всего Вы пытаетесь описать процесс слишком укрупнённо. Попробуйте разбить такую функцию на несколько самостоятельных функций или оформите её в виде отдельного бизнес-процесса со своим набором функций. В приведенном выше примере практически каждую функцию при желании можно описать в виде отдельного процесса вплоть до простейших действий: «взять ручку», «поставить подпись» и т.д., вопрос лишь в рациональности – описывайте процесс насколько подробно, насколько это требуется для понимания сотрудниками, не стремитесь усложнять модель там, где этого не требуется.

По завершении работ Вы будете иметь готовую многоуровневую модель деятельности предприятия, где на верхних уровнях схематически отображаются логические связи между процессами, а на нижнем уровне описаны потоки работ. Хотим обратить Ваше внимание, что программа Fox Manager имеет одно ключевое преимущество перед другими системами бизнес-моделирования: по мере создания бизнес-процессов и описания их взаимодействий программа будет сама формировать верхний уровень процессной модели. Вы можете быть уверены, что схемы процессов верхнего уровня всегда актуальны и отображают реальные взаимодействия в бизнес-процессах нижнего уровня, а у пользователя больше нет необходимости выполнять двойную работу по описанию деятельности предприятия на нескольких уровнях.

Как распорядиться с имеющейся моделью решать Вам. Программа позволяет автоматически формировать из неё регламентирующие документы: должностные инструкции, положения о подразделении, рабочие инструкции, регламенты процессов и т.д. Также Вы можете формировать собственную базу знаний и базу документов предприятия. При помощи параметров контроля Вы сможете следить за эффективностью выполнения поставленных целей и задач. Модуль аудитов поможет при сертификации, а модуль анализа позволит оценить время и стоимость выполнения процессов, выявить дублирование ответственности и устранить «узкие места» в работе предприятия.

Создание бизнес-модели не ограничивается составлением бизнес-плана или определением ниши для продукта. В первую очередь, нужно продумать, как именно вы будете создавать устойчивую ценность для клиентов.

Определите свою аудиторию

Выбор слишком широкой аудитории будет мешать вам сосредоточиться на пользователях, которые действительно нуждаются в вашем продукте или услуге. Гораздо правильнее будет сузить свою аудиторию до двух-трех типов покупателей. Распишите демографический свойства каждого типа, общие для них задачи и решения, которые предложит ваша компания. К примеру, ритейлер Home Depot мог работать для всех групп населения или предложить продукт для среднестатистического покупателя, но главной целевой аудиторией магазина стали домовладельцы и строители.

Налаживайте бизнес-процессы

Прежде чем запускать свой бизнес, нужно разобраться во всех действиях, необходимых для работы вашей бизнес-модели. Чтобы выделить ключевые бизнес-процессы, сперва нужно определить ключевой аспект вашего предложения. Вы отвечаете за обеспечение услуги, доставку продукта или консультации? В случае моего бизнеса, Ticketbis, онлайн-платформы для торговли билетами, в список ключевых бизнес-процессов входят маркетинг и контроль за доставкой.

Ведите учет ключевых ресурсов

Без чего ваша компания не сможет поддерживать свою работу, находить новых клиентов и достигать поставленных целей? Перечислите главные ресурсы, которые позволят бизнес-модели обеспечить потребности компании. Одни из самых распространенных видов ресурсов: веб-сайт, капитал, склады, интеллектуальная собственность и контакты клиентов.

Создайте убедительное ценностное предложение

Чем ваша компания будет выгодно выделяться на фоне конкурентов? Вы предлагаете инновационный сервис, революционный продукт или новую вариацию всем привычного продукта? В основе ценностного предложения должно лежать четкое понимание того, что предлагает компания и в чем она лучше конкурентов. Когда вы определите несколько предложений, свяжите их с системой доставки продукта или сервиса, чтобы понять, удастся ли вашей компании сохранить свою привлекательность для клиентов в течение долгого времени.

Определите ключевых бизнес-партнеров

Ни одна компания не сможет правильно функционировать и добиваться результата без ключевых партнеров, которые будут вносить свой вклад в общее дело. При создании бизнес-модели выберите партнеров среди поставщиков, стратегических союзников и рекламных партнеров. На примере уже упомянутого Home Depot такими партнерами могут стать поставщики древесины, оптовые продавцы деталей для ремонта и логистические компании.

Продумайте стратегию создания спроса

При традиционном подходе к запуску компании вам потребуется стратегия, которая позволит привлекать внимание к вашему бизнесу, создавать лиды и приводить к закрытию сделок. Как клиенты будут вас находить? Что они будут делать, когда узнают о вас? Подробная стратегия генерации спроса позволит имитировать весь процесс взаимодействия с клиентом и выявить главные мотивирующие факторы.

Выделите ресурсы на инновационное развитие

Во время запуска компании и разработки бизнес-модели ваш бизнес-план основывается на множестве предположений. В конце концов, вы не знаете, подходит ли ваш продукт нуждам клиентов, пока они не станут за него платить. По этой причине важно оставить задел для будущих инноваций. Думать, что ваш бизнес-план останется неизменным на долгое время – это непозволительная ошибка. Не бойтесь менять свой план на ходу при необходимости.

Позаботьтесь об этих семи элементах заранее, и ваш бизнес-план будет достаточно надежен, чтобы обеспечить успешную работу компании.