Куперс

На определенную категорию работников наниматели обязаны вести личные дела, которые представляют собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Проще говоря, это папка с кадровыми документами, расположенными в установленной последовательности и хронологическом порядке. И если вложить в папку эти документы не составляет никакого труда, то оформить ее по всем правилам можно только при условии, что вы знаете эти правила.

Основным нормативным правовым актом, регламентирующим работу с личными делами работников, является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция).

На кого ведутся личные дела

Инструкция (пункт 2) требует вести личные дела «на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством». Так как вести личные дела на рабочих законодательство не требует, а научные работники и госслужащие работниками наших читателей не являются, остаются руководители и специалисты.

Относятся ли ваши работники к руководителям или специалистам, можно определить по квалификационным справочникам должностей служащих, в частности по выпуску 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденному постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.12.1999 № 159. Чтобы избавить вас от необходимости поиска этого справочника, приведем из него выдержки, которые могут иметь отношение к малому бизнесу.

Руководители: директор (генеральный директор, заведующий, начальник, управляющий); главный бухгалтер; главный инженер; заведующий складом; заведующий хозяйством; заведующий экспедицией; заместитель руководителя организации по информационным технологиям; мастер; мастер участка; менеджер; менеджер отдела планирования производства и маркетинга; менеджер отдела сбыта; менеджер по внешнеэкономическим связям; менеджер по информационным технологиям; менеджер по персоналу; менеджер по рекламе; начальник (заведующий, руководитель); начальник гаража; начальник (заведующий) мастерской; начальник отдела кадров; начальник отдела маркетинга; начальник отдела цен и тарифов; начальник охраны объекта (участка); начальник хозяйственного отдела; начальник цеха (участка); руководитель проекта.

Специалисты: администратор; администратор баз данных; администратор сервера (веб-, файл-, почтового и др.); администратор сетей (администратор системный); аудитор; бизнес-аналитик; бухгалтер; воспитатель; главный специалист по защите информации; диспетчер; документовед; инженер; инженер-механик (механик); инженер по защите информации; инженер по нормированию труда; инженер по организации труда; инженер по охране окружающей среды (эколог); инженер по охране труда; инженер по пожарной безопасности; инженер-программист (программист); инженер-системотехник; инженер-технолог (технолог); инженер-электрик (электрик); инженер-электроник (электроник); инженер-энергетик (энергетик); инспектор; инспектор по кадрам; инспектор по контролю за исполнением поручений; инструктор; лаборант; маркетолог; мастер мебельного производства; оценщик интеллектуальной собственности; оценщик недвижимости; переводчик; помощник руководителя организации; программист системный; секретарь-референт; системный аналитик; специалист; специалист по дилерской деятельности; специалист по внешнеэкономической деятельности; специалист по защите информации; специалист по организации закупок; специалист по кадрам; специалист по маркетингу; специалист по налоговому планированию; специалист по поисковому продвижению веб-сайта; специалист по рекламной коммуникации; специалист по сертификации; специалист по сопровождению программного обеспечения; специалист по таможенному декларированию; техник; техник по учету; техник-программист; техник-теплотехник; художник; художник-конструктор (дизайнер); художник — проектировщик рекламы; экономист; юрисконсульт.

Если у вас в штатном расписании есть такие должности, то на этих работников нужно вести личные дела.

Кстати, заводятся личные дела и на совместителей.

Кто отвечает за личные дела

Формированием, ведением и оперативным хранением личных дел должна заниматься кадровая служба (специалист по кадрам). Функция руководителя организации — контролировать оформление и хранение личных дел, приказом назначая не реже одного раза в 5 лет комиссию по проверке наличия и состояния личных дел (пункты 3, 4 и 22 Инструкции).

Когда заводится личное дело и как ведется его учет

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения) о приеме на работу (назначении на должность) (пункт 5 Инструкции). На работников, с которыми заключаются гражданско-правовые договоры (например, договоры подряда), личные дела заводить не требуется.

Если же работники трудятся у нанимателя уже давно, а завести личные дела он решит только сейчас, то их можно оформить реальной датой, с которой будет вестись дело. Эта дата должна быть указана при постановке дела на учет в журнале (книге) учета личных дел (приложение 5 к Инструкции; см. пример заполнения). Кстати, дата приема работника, а также дата соответствующего приказа к дате постановки личного дела на учет в этом журнале никакого отношения не имеют.

Пример заполнения

Журнал (книга) учета личных дел

№ личного дела	Фамилия, имя, отчество работника	Дата постановки на учет	Отметка о снятии с учета
	Трещенко Александр Степанович
	Юхневич Тамара Олеговна		31.01.2017 Подпись
	Зайченко Анна Валерьевна
…
	Анисимов Петр Емельянович

Как оформляется личное дело

Начинается личное дело с обложки, которая оформляется так:

ООО «Владомир»

Личное дело № 7

Анисимов Петр Емельянович

Начато: 06.02.2017

Окончено:

На листах

Хранить 75 лет

После обложки на отдельном листе идет внутренняя опись документов (приложение 1 к Инструкции), а затем вкладываются сами докумен­ты. Перечень включаемых в личное дело доку­ментов и последовательность их расположения в деле установлены пунктом 6 Инструкции (см. пример заполнения внутренней описи далее).

Пример заполнения

Внутренняя опись документов личного дела № 7

Анисимов Петр Емельянович

(фамилия, имя, отчество)

№ п/п	Название и заголовок документа	Дата документа	Индекс доку­мента	Номера листов дела	Дата включения документа в личное дело	Примечание
	Дополнение к личному листку по учету кадров
	Личный листок по учету кадров
	Автобиография			3–4
	Копия диплома об окончании БГУ
	Заявление о приеме на работу
	Копия приказа о приеме на работу

Итого _____________________________________ документов*

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи* _____________________________

(цифрами и прописью)

* Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.

Формы личного листка по учету кадров и дополнения к личному листку по учету кадров приводятся соответственно в приложениях 2 и 3, а пояснения, как эти формы заполняются, — в пунктах 11 и 13 Инструкции.

Какие сведения должен указать работник в автобиографии, сказано в пункте 14 Инструкции.

Копии документов об образовании, о повышении квалификации, переподготовке, а также копию приказа о приеме на работу можно сделать на ксероксе и заверить в установленном порядке (пункт 15 Инструкции). В данном случае такой порядок предусмотрен пунктом 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4: для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

В личные дела некоторых категорий работников вкладываются дополнительные документы, в частности:

•  копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
•  договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц).

Какими документами пополняются личные дела

Внутреннюю опись нужно делать «с запасом», так как впоследствии она будет пополняться по мере внесения в дело новых документов. Такими документами являются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника, в частности: списки научных трудов и изобретений; заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника; копии (выписки) приказов (распоряжений, решений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. п.

Трудовой договор (контракт) включается в личное дело по решению кадровой службы (специалиста по кадрам).

Заметим, что одним из критериев, по которым те или иные документы включаются в личные дела, является срок их хранения. В пункте 9 Инструкции прямо сказано, что «в личное дело не включаются: копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания); справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы; другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно». Отсюда можно сделать вывод, что в личные дела должны включаться только документы долгосрочного хранения (свыше 10 лет). Объясняется это тем, что в таких документах содержится информация, необходимая для подтверждения стажа работы, размера заработной платы, а также другие социально значимые сведения, которые могут быть использованы для удовлетворения законных прав и интересов граждан.

Поэтому не нужно включать в личные дела, например, приказы о предоставлении отпусков или о командировании работников, срок хранения которых составляет 3 года после проведения налоговой проверки.

Как хранятся личные дела

Срок хранения личных дел руководителей организаций — постоянно, работников организаций — 75 лет после увольнения (пункт 638 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140). Отметим, что личные дела работников в указанном перечне сопровождаются отметкой «ЭПК», которая означает, что срок их хранения после проведения экспертизы их ценности может продлеваться и они могут подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

Журналы (книги) учета личных дел и личные карточки работников должны храниться 75 лет (пункты 640 и 639 того же перечня).

После того как работник уволится и в личное дело будет включена копия приказа об увольнении, в дело вносится итоговая запись, и дело остается на хранении у нанимателя.

Если у работника изменилась фамилия

В списке документов, которые включаются в состав личного дела, есть приказ об изменении фамилии. В таком приказе может быть указано:

«1. Изменить в учетных и иных документах (наименование организации) фамилию (наименование должности, профессии) Пуришевой Полины Николаевны на фамилию Забродская Полина Николаевна.

1. Изменения в учетные и иные документы внести с 27.02.2017.

Основание: свидетельство о заключении брака от _____________ № ____.

Директор (ИП) (подпись; инициалы, фамилия)

С приказом ознакомлена: (подпись) П. Н. Забродская 24.02.2017″.

На основании приказа изменения вносятся в трудовую книжку: на титульном листе прежняя фамилия зачеркивается, а над ней записывается новая; на оборотной стороне титула делается ссылка на соответствующий документ (например, свидетельство о заключении брака), ставятся подпись нанимателя (должностного лица) и печать (пункт 51 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40).

В личное дело работника подшивается копия приказа об изменении фамилии, вносится соответствующая запись в подпункт 2.4 дополнения к личному листку по учету кадров, а на обложке личного дела старая фамилия берется в скобки, а новая записывается над ней.

Пример заполнения

Личный листок по учету кадров

1. Фамилия Анисимов имя Петр отчество Емельянович 2. Пол муж. 3. Число, месяц и год рождения 25.04.1973 4. Место рождения Минск 5. Гражданство Республика Беларусь 6. Образование высшее

Место для фотокарточки

Наименование учебного заведения и его местонахождение	Факультет или отделение	Год поступления	Год окончания. Если не окончил, то с какого курса ушел	Какую специальность получил, № диплома или удостоверения
Минский государственный	Механико-			Механик
университет	математический			Диплом ТВ-I № 045637
им. В. И. Ленина

1. Какими языками владеете белорусским, русским, английским — владею свободно, польским, французским — читаю и могу объясняться

(владеете свободно, читаете и можете объясняться, читаете со словарем)

1. Ученая степень, ученое звание не имею
2. Какие имеете научные труды и изобретения не имею
3. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу, учебу, стажировку за границей).

При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

Число, месяц и год		Должность с указанием учреждения, организации, предприятия	Местонахождение учреждения, организации, предприятия
приема (назначения, избрания), перевода	увольнения
		Служба в Советской армии	Минск
		Начальник цеха ОАО «Ремпромстройналадка»	Минск

1. Участие в выборных законодательных и представительных органах.

Местонахождение выборного органа	Название выборного органа	В качестве кого избран	Число, месяц, год
			избрания	выбытия
Не участвовал

1. Участие в профессиональном союзе не состою

(членом какого профсоюза состоите, с какого времени)

1. Какие имеете правительственные награды и почетные звания не имею
2. Отношение к воинской обязанности и воинское звание военнообязанный, рядовой

Военно-учетная специальность по действительному названию

1. Семейное положение женат; жена — Анисимова Наталья Ивановна, 08.11.1975 г.р.; сын — Анисимов

(перечислить членов семьи с указанием возраста)

1. Дополнительные сведения (указывается по согласованию анкетируемого и нанимателя):

1. Место жительства: ул. Дежкина, д. 13, корп. 1, кв. 154, 220000, Минск

Телефон 220-20-20

Кем выдан Советским РУВД Минска

Дата выдачи 06.05.1989

Личный номер 325041973А017РВ8

(дата заполнения) (личная подпись)

(Работник, заполняющий личный листок, обязан о всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т. п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его личное дело.)

Ирина Дрозд

Шаг 1: раскладываем личное дело

Раскладывая личное дело при подготовке к хранению, удалите из него копии личных документов работника: паспорта, военного билета, выписок со СНИЛС и ИНН, диплома, свидетельств о браке и рождении детей и др. Все это немедленно уничтожьте, следуя порядку, установленному в организации. Также уберите дублетные экземпляры копий приказов, черновики с расчетами выплат и т.д. Если в личном деле есть личная карточка, отложите ее. Личные карточки уволенных работников следует подшивать отдельно.

Когда в деле не осталось лишних бумаг, приступайте к раскладке.

Сначала сформируйте блок документов о приеме на работу. Как правило, он довольно объемный. В Методических рекомендациях отмечают, что первой в личном деле должна лежать заверенная копия приказа о приеме на работу. За ней последуют:

• заявление работника о приеме на работу (как основание к приказу о приеме);
• подлинник трудового договора;
• подлинники дополнительных соглашений к трудовому договору (если есть) в хронологическом порядке;
• согласие на обработку персональных данных;
• лист ознакомления с локальными нормативными актами;
• должностная инструкция.

В день приема работник мог подписать множество документов: договор о материальной ответственности, обязательство о неразглашении коммерческой тайны, акт о приеме документов и материальных ценностей. Этот список зависит от организации и от должности работника. Главное, что все эти документы датированы одним днем – днем приема на работу.

Затем вложите документы о медицинском осмотре, которые работник предъявлял при поступлении на работу. Возможно, есть документы и других медосмотров. Поместите их в дело в общем хронологическом порядке.

Основной блок документов личного дела составляют копии приказов по личному составу и подлинники заявлений – основания к ним. Расположите их в простом хронологическом порядке: сначала – копия приказа, затем – основание.

Кроме приказов, в деле могут быть уведомления работнику (например, о переименовании должности), предложения вакансий, направленные по разным поводам. Основной принцип размещения этих документов тот же: хронология. Если два разных документа датированы одним днем, помещайте их в дело в порядке издания: сначала – предложение вакансий, затем – копию приказа о переводе и заявление как основание к нему, после них – экземпляр должностной инструкции по новой должности.

Если в организации остались невостребованные личные документы работника (сертификаты об обучении, трудовая книжка, свидетельства и т.д.), вложите каждый такой документ в конверт и подшейте в конце личного дела. При нумерации страниц сначала присвойте номер конверту, затем – каждой странице его содержимого. К конверту подклейте полоску бумаги, за которую он будет вшит в дело, – это позволит не проколоть личный документ. Не вносите конверт в опись, отметьте его в таблице «Особенности физического состояния и формирования дела» листа-заверителя.

Предпоследним документом личного дела должен быть документ, послуживший основанием для увольнения работника – заявление об увольнении по собственному желанию, соглашение сторон и др. Последним – заверенная копия приказа о расторжении трудового договора.

После раскладки пронумеруйте листы личного дела. Ставьте номер простым карандашом в верхнем правом углу документа.

Что такое личное дело

Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и продвижении по службе. В обязательном порядке дела ведутся только на госслужащих (см. Федеральный закон №79-ФЗ от 27.07.2004, Указ Президента №609 от 30.05.2005), сколько и где хранятся личные дела сотрудников — определено на уровне законодательства. В отношении сотрудников прочих организаций такие документы ведутся по решению и желанию руководства. Но если принято решение вести их, то хранить бумаги придется с учетом нормативных актов для государственных компаний.

Состав

Дело, или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия. Какие документы надо собирать на работников, в каком виде их систематизировать и как хранить личные дела сотрудников в организации, определяет работодатель. Как правило, сюда входят:

• анкета;
• заявление о приеме на работу (для работников коммерческих предприятий это документ факультативный, а для госслужащих его писать обязательно в соответствии с п. 2 ст. 26 Федерального закона №79-ФЗ от 27.07.2004);
• копии паспортов, дипломов, военных билетов и т.д.

Для госслужащих список содержания дела регламентируется п. 16 Положения, утвержденного Указом Президента РФ №609 от 30.05.2005.

Все документы, которые подшиваются в дела, учитываются по внутренней описи.

Образец описи

Хранение и учет

Дела хранятся как в сейфах, так и в специальных запирающихся шкафах. Единственное требование — доступ третьих лиц к содержанию этих хранилищ запрещен. Документы в сейфах располагают по номерам, в небольших организациях — в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.

Отвечая на вопрос, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, отметим, что это определено законодательно: в коммерческих организациях бумаги, содержащие персональные данные хранятся 75 лет (см. Перечень, утвержденный Приказом Росархива №236 от 20.12.2019), потом уничтожаются.

Для госслужащих порядок иной. Пока человек работает, бумаги с его персональными данными находятся в отделе кадров, после увольнения их переместят в отдельный шкаф (для уволенных) и продержат там еще 10 лет. В соответствии со ст. 22.1 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» №125-ФЗ от 22.10.2004, личное дело сотрудника после увольнения хранится:

• 75 лет — законченные делопроизводством до 01.01.2013;
• 50 лет — законченные делопроизводством после 01.01.2013.

По истечении срока хранения бумаги уничтожают — в порядке, предусмотренном в организации.

Если в какой-либо период человек опять устроится в госорганы, сведения по нему поднимут и отправят новому работодателю по его письменному запросу.

Архивация и решение вопроса, где должны храниться личные дела сотрудников, возложены на сотрудников отдела кадров, специально уполномоченных на это приказом руководителя организации (даже в кадрах не все готовят дела к архивации).

Порядок ведения дел

Документы учета персональных данных работников ведут сотрудники отдела кадров, это их прямая обязанность. Порядок регламентируется внутренней документацией.

Образец приказа о наделении полномочиями по обработке персональных данных

После подписания приказа о приеме на работу начинают формировать дело, дополняя его документами по мере поступления до момента увольнения.

Первым подшивают дополнение к листку по учету кадров.

Дополнение к анкете по учету кадров

Затем подшивают персональные данные (анкета, копия паспорта, СНИЛС, ИНН и т.д.) и прилагают сведения о работе. Все страницы нумеруются, а сведения обо всех документах отражаются во внутренней описи, лежащей сверху.

Так брошюруется отдельная папка, на титульном листе которой указывают:

• название организации;
• номер (если ведется нумерация);
• Ф.И.О. сотрудника;
• дата начала ведения (дата издания приказа о приеме);
• дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
• срок хранения личных дел уволенных сотрудников (прописывается при закрытии дела);
• количество листов самого дела (данную графу заполняют, отправляя дела в архив).

Доступ к персональным данным

Разрешение на доступ к этим документам регламентируется приказом руководителя организации. Сам сотрудник организации имеет возможность получить любую информацию из своего дела.

Обязанность кадровика — не реже одного раза в год знакомить с личным делом государственного служащего, для коммерческих организаций такого требования не установлено. Факт знакомства с содержанием фиксируется личной подписью и датой ознакомления в карточке, прилагаемой к делу гражданского служащего.

Образец листа ознакомления

Ответственность за распространение персональных данных

Важно помнить, что работа с персональными данными без письменного согласия работника, если эти действия не содержат уголовно наказуемых деяний, влечет за собой наложение штрафа (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ):

• на граждан — от 3000 до 5000 руб.;
• должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб.;
• юридических лиц — от 15 000 до 75 000 руб.

За разглашение персональных данных предусмотрена ответственность в виде увольнения для виновных лиц (см. пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ).

Кадровые документы подлежат длительному сроку хранения согласно закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета. Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива.

Законодательная база для оформления

Хорошее документальное управление даст нам конкурентные преимущества, среди которых мы можем выделить. Снизить уровень неопределенности при принятии эффективных решений в ежедневном управлении нашей компанией. Экономия времени и расходов на персонал по неопознанной документации осуществляется четко и недвусмысленно. Оптимизируйте пространство на наших объектах. Имейте четкие указания относительно документов или записей, которые необходимо сохранить, и тех, которые могут быть уничтожены, потому что они не нужны. Четко определите уровень доступности. Недвусмысленно идентифицировать устаревшие копии и документы, а также оригинальные документы.

• Всегда располагайте документами, создаваемыми и управляемыми нашей компанией.
• Быстрый доступ к необходимой вам информации.
• Экономия затрат при обслуживании и управлении документацией.

Некоторые из наиболее важных инструментов, которые помогают хорошему управлению файлами.

Формировать сведения о персонале необходимо с учетом параграфов закона № 152-ФЗ в редакции от 29.07.2017. То есть, состав личного дела работника 2017 год ограничил конкретными целями – выполнением обязанностей по трудовому контракту. Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя.

Это помогает нам идентифицировать все документальные серии и унифицировать критерии классификации. Жизненный цикл документа: это документ, отражающий все серии, которые составляют наш архив, а также его документальную траекторию. Письменные и обновленные процедуры классификации и управления, очистки, передачи и т.д. инвентарь с серией и файлами, которые составляют наш файл, и которые указывают их местоположение.

• Это не должно быть сложно.
• Не слишком много уровней.

В более поздних статьях мы попытаемся более подробно изучить эти четыре инструмента.

Местонахождение документов должно быть организовано так, чтобы доступ посторонних лиц к нему был ограничен. Запрещается рассказывать не только конкретную информацию, но и то, что входит в личное дело работника предприятия. За нарушение конфиденциальности, кроме увольнения за проступок (ст. 81 ТК), применят административное, материальное, уголовное наказание. Наличие приказа о защите персональных данных, подписанных обязательств о не разглашении, правильности хранения сведений о том, какие документы входят в личное дело сотрудника (в электронном, бумажном виде), проверяет государственная инспекция по труду. Плановый контроль проводится раз в три года.

В следующем тексте мы отправим вам комментарии по проекту директивы. Учитывая важность этих комментариев, мы не считаем возможным их урегулировать и включить некоторые предложения в коллективный договор для принятия проекта директивы. Когда дело доходит до подачи предложения, было бы полезно, если бы текст первоначальной директивы сравнивался с настоящим предложением. Авторы отзывов сэкономили бы драгоценное время и не комментировали проблемы, которые могут быть функциональными и, возможно, доказанными. В предложении о директиве в Приложении 1 приводится ряд операционных профессий, но нет профессий, которые регулируются и контролируются этими профессиями. Эти начальники должны проходить те же, если не более требовательные, оценки, поскольку они управляют большим числом сотрудников и имеют право изучать их работу. не Директива нет такой профессии в проекте не имеет такой вариант, Директива не даже упоминать, если обязательное психологическое обследование, в какой степени старшие сотрудники на всех уровнях имеют возможность управлять и принимать решения, способностью исполнять свои решения или изменять их были то, что они не требуют и сотрудников, в результате сложных испытаний в результате может быть причинен психологический вред. Таким образом, можно только посмотреть, как давление таких лидеров сможет выжить и как они могут выдержать такое давление. То же самое касается органов контроля всех уровней. В частности, они должны вести себя в своих контролируемых органах, чтобы они могли пройти такие оценки. Но как они не связаны с ним? Тем не менее, они имеют право заказать обзор или контрольный экзамен, не зная, что это значит, потому что они не подлежат аналогичному рассмотрению. Кто обеспечит оценку того же профессионального качества внешними поставщиками? В конце концов, большая часть работы и деятельности в настоящее время осуществляется подрядчиком, и так часто бывает, что бок рабочих сотрудников, одна из которых регулярно психологически изученных, так как он является государственной организацией, а второй является работником контракта, часто человек обязан поставить компанию по торговой лицензии. Не гарантируется связь, когда руководящие принципы представления работника психической инвалидности в — нужно некоторое время осуществляет оккупацию, в то время как в результате чего долгосрочные недееспособности, которая устанавливает последствия в соответствии с Трудовым кодексом и коллективным договорам. Это необходимо разработать и недвусмысленно зафиксировать в коллективном соглашении. Только тогда можно принять эту директиву. До таких отношений работодатель рискует долговременным судебным разбирательством относительно того, поставлена ​​ли такая недееспособность в соответствии с Трудовым кодексом. Он рискует, даже если он этого не сделает. Несчастные случаи на работе, их компенсации и тому подобные. Дело в том, что при оценке той же работы, чтобы избежать индивидуальных подходов различных подходов различных психологов, а поместить понятие базовой психологической типологии некоторых профессий, так что если кто-то способны. Способ, которым профессия влияет на психику сотрудника, должен быть предметом серьезных исследований, а не просто проверять, подходит ли сотрудник, или нет. Комментарии к конкретным положениям Директивы.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются. Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.

Пример

Справка о состоянии здоровья замерщика пластиковых окон не требуется, а перечень документов в личном деле работника гальванического цеха содержит периодические медицинские заключения (вредное производство, контроль профессиональных заболеваний).

Статья 2: Не ясно и недвусмысленно заявлено, что умственная неспособность работника выполнять работу по сути является потерей медицинской пригодности для выполнения такой работы. Исправление: Сотрудники с годами рождения, заканчивающиеся на 8, присутствуют дважды. Это смесь субъективных подозрений и объективной определенности. Стоит стоять на том же основании. Подозрение, по определению, является наименее подходящей основой для обязательного суждения.

К статье. Увеличивается ли расширение до другой профессии или другой — продолжение и расширение — оценка? Редактируйте заголовок и текст в прямом направлении. Для сотрудников нет ни малейшей причины не давать результаты оценки и передавать их начальнику.

Какие документы подшиваются в личное дело работника обязательно при приеме и увольнении:

• Копия приказа о назначении;
• Заявления о предоставлении вычетов по налогу на доходы физических лиц;
• Личная карточка (форма Т-2) или листок;
• Копии дипломов, аттестатов, свидетельств об образовании, квалификации;
• Трудовой договор;
• Соглашения о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой информации;
• Справка о сумме заработной платы с предыдущих мест работы для исчисления пособий по нетрудоспособности;

Дополнять список документов в личном деле работника могут копии:

Должно быть определено, как долго психологическая оценка. путь. часть личного файла сотрудника. Статья 6, соотв. 2 и 3: работник должен иметь право запросить проверку его или ее оценки, и никто не может решить, иметь такое право или нет, разрешить или нет. Ни один психолог не может рассмотреть решение психолога. Должно быть экспертное рабочее место, комиссионный экзамен или другая объективная форма, чем друг Пепа, который рассмотрит решение Лойзо. Напротив, необходимо создать аналогию судебного пересмотра, а не надеяться на объективное саморегуляцию или взять в качестве объективного одного и того же примера, состоящего из друзей и коллег психологов.

• ИНН, СНИЛС, паспорта, военного билета;
• Приказов о перемещении, повышении, поощрении, взыскании;
• Свидетельств о рождении детей;
• Заявлений и приказов на отпуска всех видов;
• Трудовой книжки;
• Свидетельств, справок из органов ЗАГС об изменении персональных данных.

Копии заверяются сотрудником, ответственным за кадровое делопроизводство, надписью: «Копия верна» и указанием должности, фамилии и инициалов.

Оценка обзора и обзора выводов оценки является причинами, которые не упоминаются или не объясняются в тексте Директивы, соответственно. различен. Несомненно, некоторая необходимая информация для заинтересованных работодателей связана с профессиональной карьерой правомочного лица. Вышеупомянутый вопрос ставит вопрос о том, не является ли сбор работодателем данных о живом, семейном и финансовом положении сотрудников не нарушает их личных прав и положений Закона о защите личных данных. Во-вторых, содержание ст. 23 с. 1 п. 2 Закона о защите личных данных, согласно которому обработка данных допустима только в том случае, если это необходимо для выполнения права или исполнения обязательства, вытекающего из закона.

Из оригиналов в состав документов личного дела работника входят:

• Характеристики с предыдущих мест работы;
• Анкета, заполненная при соискании должности;
• Должностная инструкция;
• Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;
• Дополнительные соглашения к трудовому контракту;
• Докладные записки, объяснительные.

Порядок расположения документов в личном деле работника

При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.

Ввиду вышесказанного, когда правила работодателя требуют представления определенных документов или информации, такие данные становятся необходимыми для осуществления права в значении искусства. 23 с. 1 пункт 2 Закона об охране персональных данных. Обмен данными является добровольным, что означает, что работник может отказаться предоставить указанную информацию. Однако, поскольку работодатель обязан следовать социальным критериям, неспособность раскрывать данные лицом, имеющим право, может привести к непредставлению льгот.

Отсутствие информации о жизненных, семейных и финансовых ситуациях на практике приводит к ситуации, когда работодатель не может предоставить льготы. Архивная статья Эта статья старше 12 месяцев. Работодатель имеет право контролировать работу своих подчиненных. Однако при принятии решения о проведении мониторинга следует помнить, что в трудовом законодательстве, к сожалению, нет правил, которые бы непосредственно регулировали мониторинг подчиненной работы. Поэтому важно обеспечить неприкосновенность частной жизни сотрудников.

При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.

Пример

Трудовой контракт заключен 01.02.2017 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2017 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок.

Работодатель может контролировать и оценивать подчиненного, в то время как Трудовой кодекс налагает на него обязательство уважать их достоинство и другие личные права. Поэтому, принимая решение о любой форме мониторинга, необходимо обеспечить, чтобы они не нарушались.

Согласно ст. Статья 23 Гражданского кодекса, в частности, личное имущество человека. Здоровье, свобода, уважение, свобода совести, имя или псевдоним, имидж, секрет переписки, неприкосновенность квартиры, научное творчество, артистичность, изобретательность и рационализация. Как вы можете видеть в приведенном выше определении, нет права на неприкосновенность частной жизни. Однако в прецедентном праве признается, что каталог, упомянутый в статье, является открытым и включает личные вещи, относящиеся к сфере семейной жизни, частной жизни и сфере интимности.

Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.

Образец

Внутренняя опись личного дела № 4

кассира ООО «Нарва»

Иванушкиной Елены Алексеевны

	Дата документа	Номер документа Основной закон также гарантирует свободу и защиту секретности общения. Важно помнить, что это право широко понимается. Речь идет не только о тайне переписки, но и о праве держаться в секрете, например, о том, что общение между людьми вообще имело место. С другой стороны, время, затраченное на работу, должно быть посвящено работодателю. Поэтому свобода общения в часы, когда сотрудники подлежат исполнению обязанностей, может быть ограничена. Это будет иметь особое значение с точки зрения использования сотрудниками средств связи в Интернете. Более того, согласно Конституции, работник имеет право раскрыть свои данные только в той степени, в какой он это пожелает. Обязательство раскрывать конкретные данные может подчиняться только закону. Поскольку работодатель обязан предоставлять такие условия труда, когда личные права работника не нарушаются, он должен сообщить им о применимых правилах и методах мониторинга. Правила могут включать.	Наименование документа	Номера листов дела	Примечание
			Трудовой договор		Оригинал
			Приказ о приеме на работу
			Соглашение о материальной ответственности Требования к оформлению документов В коллективном договоре, в правилах занятости. . Или каким-либо другим способом, как это было сделано на рабочем месте. Также важно установить такой объем и методы контроля, чтобы они были адекватными в отношении цели, намеченной работодателем. Нарушение принципа адекватности может привести к нарушению личных прав работника. Хранение папки с документами Теперь давайте рассмотрим конкретные случаи наиболее распространенных форм подчиненного мониторинга. В этом отношении, к сожалению, нет прецедентного права, которое помогло бы определить неуместность решения. Нельзя контролировать сотрудников, устанавливая камеры захвата изображений. Тем не менее, он признает, что есть несколько правил, которые работодатели должны помнить. Поэтому будьте уверены, что.		Оригинал
			Допсоглашение о переводе на место работы по другому адресу		Оригинал
			Заявление о предоставлении очередного отпуска		Оригинал

По реестру видно, какие документы хранятся в личном деле работника, в каком виде и в какой последовательности. Форма описи не имеет унифицированного шаблона, разрабатывается и утверждается на предприятии локальным актом. После таблицы на каждом листе указываются сведения о заполнителе.

Что должно лежать в личном деле сотрудника, кроме персональных сведений

Количество документов, касающихся трудовой деятельности персонала, неограниченно и может составлять несколько десятков листов. Для быстрого получения сведений в состав личного дела работника в 2017 г. можно включить личную карточку (Т-2 для коммерческих предприятий) или личный листок по учету кадров.

Форма Т-2 установлена Госкомстатом, но предприятиям предоставлено право самостоятельной разработки документа. По унифицированному формату карточка содержит все сведения, необходимые для полного ознакомления с квалификацией, трудовой деятельностью персонала. Основанием для заполнения граф служит личное дело сотрудника и документы в нем. Со слов записывается только состав семьи.

При приеме на работу указываются паспортные данные, номера ИНН и СНИЛС, сведения о квалификации и образовании, дополнительная информация. Правильность содержимого заверяется подписью работника. В процессе трудового периода карточку формируют на основании того, что входит в личное дело сотрудника – приказы, копии аттестационных свидетельств, справки.

Для контроля за поступлением, выдачей и возвратом личных дел заводится журнал учета. Перемещения сопровождаются обязательной проверкой по описи того, из чего состоит личное дело сотрудника.

Давайте разберемся, как должно выглядеть личное дело работника, можно ли эти папочки так назвать и обязательно ли вести настоящие личные дела работодателям.

Шаг 2. Оформляем личный листок по учету кадров и помещаем его в дело

Личный листок по учету кадров разрабатывается в произвольной форме работодателем. Личный листок заполняется работником от руки, без сокращений, исправлений и помарок. Кадровик, принимая от работника заполненный личный листок, проверяет полноту заполнения и правильность указанных сведений, соответствие личным документам.

Шаг 3. Оформляем дополнение к личному листку по учету кадров и помещаем его в дело

Дополнение к личному листку по учету кадров для внесения последующих изменений в сведения о работнике Вы также можете разработать самостоятельно. Дополнение к личному листку заполняется кадровиком и помещается в дело первым документом, после внутренней описи документов личного дела.

Шаг 4. Оформляем автобиографию и помещаем ее в дело

В автобиографии содержится краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности работника. Автобиографию составляет и пишет работник в произвольной форме, как правило, от руки, без исправлений и помарок.

В автобиографию включают следующую информацию:

• фамилия, имя, отчество,
• дата и место рождения,
• сведения о родителях,
• полученное образование,
• с какого времени началась трудовая деятельность,
• участие в общественной работе и выборных органах,
• отношение к воинской обязанности,
• наличие правительственных наград, поощрений,
• сведения о составе семьи,
• домашний адрес и телефон,
• дата составления биографии,
• подпись работника.

Шаг 5. Помещаем в личное дело заверенные копии документов работника

Копии документов работника, включаемые в состав личного дела, должны быть заверены, то есть иметь отметку о заверении:

Шаг 6. Регистрируем личное дело

В целях обеспечения сохранности личных дел их обязательно регистрируют в Книге учета личных дел, разрабатываемой по усмотрению работодателя. После первичного оформления личное дело ведется кадровиком до момента увольнения работника. Потом личное дело необходимо оформить для архивного хранения. Срок хранения личных дел — 75 лет с года увольнения работника. А для личных дел руководителей организаций установлен срок хранения — постоянно.

Как называть папочки с ксерокопиями личных документов?

Если Вы не придерживаетесь никаких правил ведения личных дел: не ведете опись документов дела, не оформляете листок по учету кадров и автобиографию, не регистрируете дела, у Вас вообще не прописаны правила ведения личных дел, — то не называйте свои папочки с ксерокопиями и трудовым договором этим громким названием.

В номенклатуре дел эти папочки назовите «Трудовые договоры, заключенные с работниками». Вместе с трудовыми договорами пусть хранятся и ксерокопии личных документов.

Когда документы по личному составу оформляются на длительное хранение, ксерокопии уничтожаются, т.к. не подлежат хранению в составе кадровой документации. А вот если они находятся в составе личных дел, то хранятся вместе с остальными документами дела согласно описи.