Куперс

Программа курса

Инспектор по кадрам(кадровик) или менеджер кадрового делопроизводства очень важный и необходимый в любой крупной или не очень организации. Кадровое делопроизводство сложная часть работы. Кадровые документы образуют собой одну систему, которая способна хорошо работать только при полном согласовании всех ее элементов. Основными составляющими кадрового делопроизводства являются создание и сопровождение документации, касающейся управления персоналом, смены кадров, а также учет времени работы персонала и расчет с ним.

Обучение кадровиков на курсе «Зарплата и кадры в 1С (Кадровое делопроизводство с 1С:Бухгалтерия 8.3)» включает в себя основные профессиональные вопросы, среди которых:

• трудовое законодательство Украины и выполнение его требований со стороны кадровой службы;
• особенности заключения, изменения и прекращения трудовых договоров с сотрудниками;
• делопроизводство в кадровой службе, особенности оформления и хранения документов, ведения и работы с архивами;
• локальные документы компании и особенности их оформления, работа с документами с учетом требований, которые законодательство предъявляет к защите персональных данных;
• пенсионное обеспечение и обязательное социальное страхование сотрудников – правовая база, которой они регулируются и ответственность кадровой службы;
• особенности проверки кадровых документов, выявление;
• учет и ведение кадров в 1С:Бухгалтерия 8.2/8.3.

На данном курсе вы научитесь вести кадровый учет на предприятии и работать в программе 1С

По окончании курса слушатель будет уметь:

• Вести кадровый учет на предприятии
• Вести кадровый учет предприятия в 1С
• Делать расчет заработной платы персонала в 1С
• Выполнять кадровые отчеты и в 1С

Преподаватель курса — Юрчишина Екатерина. Работает в УЦ «Успех» с 2008 года. Является преподавателем компьютерных курсов, курсов по 1С:Бухгалтерии, кассир, учт и ведение кадров, делопроизводство, скоропечатания.

Курсы в «Успех» это:

• Практикующие педагоги: получаете только актуальные знания
• Удобный график, возможность заниматься в удобном режиме
• Занятия проводятся в наших современных компьютерных классах, оснащенных всем необходимым оборудованием

Программа курса «Кадровое делопроизводство» (Кадровик-практик с изучением 1С)

Кадровая политика организации.
Цели. Основные положения.

Кадровые службы.
Структура и численность. Положение о кадровой службе.

Внутренние организационно-нормативные документы.
Документы, регламентирующие работу кадровой службы.

Коллективный договор.
Процедура заключения, ответственность за нарушение законодательства о коллективных договорах.

Правила внутреннего трудового распорядка.
Понятие и содержание.

Штатное расписание предприятия.
Понятие и содержание

Должностные инструкции.
Понятие и содержание должностной инструкции. Классификатор профессий.

Трудовой договор.
Приём на работу с новыми требованиями закона о реформировании социального страхования и легализации оплаты труда.

Приём на работу.
Понятие трудового договора. Стороны трудового договора. Виды трудовых договоров.
Процедура приёма соискателя на работу. Процедура приёма соискателя на работу, (учётные документы персонала, личные дела сотрудников. Испытательный срок. Контрактная форма договора.
Приём на работу совместителей. Отличия совместительства от совмещения.
Приём на работу иностранных граждан.
Трудоустройство инвалидов на предприятии:
Норматив рабочих мест для трудоустройства инвалидов.

Прекращение трудового договора.
Мобилизационные изменения в трудовом законодательстве.
(Увольнение работников во время мобилизации (алгоритм восстановления, выплата среднего заработка с момента увольнения). Порядок оформления. Компенсация среднего заработка мобилизованных за счет средств Государственного бюджета Украины.
Подготовка и оформление документов при расторжении трудового договора; трудовых споров в комиссиях по трудовым спорам.

Документальное оформление движения персонала и его учёт.
Кадровая отчётность.

Зарплата и управление персоналом в 1С:Бухгалтерия 8.3

Начальное заполнение информационной базы. Настройка параметров учета в 1С:Зарплата и управление персоналом

• Заполнение классификаторов и справочников
• Ввод сведений об организации, подразделениях
• Производственный календарь
• Стандартные графики работы, сменные графики работы
• Штатное расписание

Регламентированный кадровый учет организации в 1С

• Сведения о работниках организации (физ лица, сотрудники)
• Прием на работу, кадровое перемещение, увольнение, договора, классификатор профессий
• График отпусков организации, очередной ежегодный отпуск (остатки отпусков, учебный и по уходу за ребенком)
• Отчет по отпускам
• Командировки
• Отсутствие на работе, возврат на работу
• Больничные листы.
• Запланированные кадровые перестановки
• Табель использования рабочего времени.

Кадровые отчеты. Воинский и персонифицированный учет ведения в 1С:Зарплата и управление персоналом

• Настройка и формирование кадровых отчетов
• Личная карточка П-2
• Воинский учет
• Подготовка отчетности по персонифицированному учету.

Расчет зарплаты в 1С

• Порядок расчета зарплаты;
• Настройка видов расчета;
• Ввод плановых (длительных) начислений и удержаний;
• Ввод разовых документов — премии, единовременные пособия ФСС, разовые начисления и удержания, оплата праздничных и сверхурочных и т.д.
• Ввод расчетных документов-отклонений — начислений по отпускам, больничным листам, простоям, командировкам, отпускам по уходу за ребенком, неоплачиваемым невыходам, взаимосвязь с кадровыми документами-отклонениями;
• Окончательный расчет зарплаты;
• Выплата зарплаты через кассу и через банк;
• Отчеты по заработной плате;
• Расчет «зарплатных» налогов: НДФЛ и ЕСВ.

Цель:
организационно-правовое обеспечение работы кадровых служб.

Для кого:
для руководителей, работников кадровых служб, лиц, ответственных за ведения кадровой работы, частных предпринимателей, менеджеров и директоров HR.

По окончанию:
слушатели будут иметь знания с трудового законодательства Украины и регламентирующих документов, организации работы кадровой службы на предприятии, кадровое делопроизводство.

Вот так у нас проходят занятия и выпуски групп:

Основы КДП — что важно знать

Работники, впервые столкнувшиеся с этой аббревиатурой, могут задаться вопросом: что такое восстановление КДП. Этим термином кадровики называют процесс, направленный на исправление ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства. Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.

После того как мы разобрались с тем, КДП — что это в кадрах, рассмотрим ситуации, когда восстановление кадрового делопроизводства необходимо:

• в организации отсутствует специалист по ведению кадрового делопроизводства;
• грядет проверка деятельности фирмы контролирующими органами;
• если нередко возникают трудовые споры с работниками и т. д.

Если на вашем предприятии имеют место быть подобные явления, стоит задуматься о том, как исправить ситуацию и как восстановить КДП.

Шаг 1. Восстанавливаем КДП: основные документы

Для восстановления КДП придется провести аудит состояния дел. Вначале определим перечень основных документов. В каждой организации, сколько бы работников в ней ни было, должны быть:

• штатное расписание (в случае приема сотрудников на определенные должности);
• правила внутреннего трудового распорядка;
• трудовые договоры, допсоглашения к ним;
• приказы о приеме, увольнении, перемещениях, отпусках;
• личные карточки Т-2;
• трудовые книжки на всех работников;
• журнал учета движения трудовых книжек;
• график отпусков;
• табели учета рабочего времени;
• положение об обработке персональных данных работников.

Этот не полный список, но то основное, с чего можно начать восстановление КДП. Когда этот этап будет окончен, перечень расширится, но об этом позже.

Шаг 2. Анализируем имеющиеся документы

Эта задача вроде бы несложная — собрать все, что имеется, рассортировать по видам и сравнить со списком. Но это если большинство документов есть в наличии. Когда бумаг много, но трудно понять, чего не хватает, можно поступить так: чтобы систематизировать собранную информацию, составьте таблицу со списком работников и отмечайте, что имеется на каждого из них, а чего нет. По мере восстановления в таблице можно делать пометки: так объем сделанной работы будет заметен, так же как и оставшиеся пробелы. Актуальный список сотрудников можно взять у бухгалтера по расчету заработной платы.

Начать разумно со штатной расстановки, а если она не составлялась, сделать ее можно, имея список отделов с фамилиями и должностями. Наверняка он есть у руководства или главного бухгалтера.

Шаг 3. Восстанавливаем историю трудовых отношений

Отсутствие трудовых договоров — частое явление в компаниях, пренебрегающих КДП. Что уж говорить об изменениях к ним. И даты приемов на работу, и изменения условий обычно известны бухгалтерии. Зачастую учет ведется в 1С или другой аналогичной программе, которая позволяет сформировать отчет с датами начала работы. Кадровые изменения также можно отследить в этой программе. Определите, какие изменения должны были оформляться дополнительным соглашением, и что из этого было составлено. Внесите все данные в таблицу и сравните с тем, что есть в наличии.

Если трудового договора нет

Его необходимо заключить. В зависимости от ситуации, в компании вариантов может быть два:

1. Генеральный директор не менялся, и можно восстановить договоры задним числом.
2. Руководство сменилось, и взять подпись директора за прошедший период негде.

В обоих вариантах начать процедуру лучше так: составить письменное уведомление сотруднику о том, что с ним не был заключен трудовой договор при приеме на работу и необходимо это сделать.

Если руководство сменилось, порядок действий таков: договор составляется текущей датой, указывается реальная дата начала работы (пусть даже несколько лет назад) и действующий оклад, подписывает его действующий директор. Прикладываем уведомление о необходимости заключить договор, оно объяснит несовпадение дат.

Если договор есть, но нет изменений к нему

Исходим из соображений целесообразности. Для сотрудника, работающего многие годы, за которые неоднократно сменилось руководство, сделать все допсоглашения вряд ли получится. Поэтому восстанавливаем с того момента, с которого это не вызывает трудностей, так, чтобы текущие условия были согласованы и с работником, и с гендиректором. В компании, не менявшей руководителей, восстанавливаем все по максимуму.

Шаг 4. Восстанавливаем Т-2 и кадровые приказы

Личные карточки по форме Т-2 — обязательный кадровый документ. Удобнее всего их распечатывать из вспомогательных кадровых и бухгалтерских программ, эта форма там имеется. Но чтобы личные данные были полными, их нужно вначале туда внести. Поэтому нужно проверить заполнение уже имеющихся форм и определить, чего не хватает по каждому сотруднику. Распечатать Т-2 на каждого работающего имеет смысл потому, что в ней отражаются все отпуска, прием и переводы за весь период работы. Подписывая договоры, ознакомьте работников под подпись также и с Т-2.

В имеющиеся в наличии формы Т-2 просто допишите вручную недостающую информацию.

Перечень кадровых приказов отражается в журнале, он может быть и электронным. Удобнее отслеживать их наличие, разделив на виды. Не забудьте, что приказы на отпуск хранятся 3 года, более ранние восстанавливать не нужно. А вот прием и увольнение нужно возродить полностью. Там, где подписи взять уже невозможно, подшейте в дело неподписанный приказ с пометкой «восстановлено». Если и работник, и руководитель работают, предложите им бумаги на подпись.

Шаг 5. Уведомляем работников

Собирать подписи под распоряжениями с давно прошедшей датой непросто: это вызывает много вопросов, а иногда и недовольство коллектива. Поэтому издаем приказ о проведении кадрового аудита и приведении КДП к нормам ТК РФ за весь период работы организации. Знакомим с содержанием приказа всех сотрудников лично или через руководителей. Разъясняем, что точность и правильность всех договоров и приказов — в интересах работников. Так они смогут подтвердить свой стаж, зарплату и профессиональные навыки.

Заодно можно попросить всех принести недостающие документы: трудовые книжки, дипломы об образовании, свидетельства о рождении детей и т. д.

Конечно, начинать шаг 5 нужно, когда все документы для подписей готовы.

Шаг 6. Смотрим, в каком состоянии трудовые книжки

Для начала нужно выяснить, есть ли в компании совместители, на которых трудовые книжки не ведутся. На всех остальных трудовые книжки должны быть в наличии, и в них должны быть внесены записи о работе и переводах (постоянных). Кроме этого, проверьте наличие журнала учета движения трудовых книжек и записи в нем. От того, в каком это все состоянии, зависит порядок ваших действий. Бывает, что в журнале запись имеется, а самой книжки нет. Возможно, она утеряна, а возможно, просто выдана на руки в нарушение всех правил. Это предстоит выяснить по каждому случаю. Еще одна нередкая ситуация — требовалось завести новую трудовую, а бланки закончились. Время шло, а вопрос так и не был доведен до конца. В результате новый кадровик разыскивает несуществующий документ.

Журнал учета трудовых книжек — обязательный регистр. Если он не велся или имеет нестандартную форму, не опломбирован, стоит завести новый. В него переносятся данные на всех работающих сотрудников с датами их приема. В старом журнале делается пометка «данные перенесены в журнал установленной формы» с датой и подписью кадрового работника.

Шаг 7. Создаем или корректируем штатное расписание, графики отпусков, табели

Все указанные документы можно восстановить в любое время, сложность заключается лишь в сборе подписей в графике отпусков.

Делать множество изменений к старому штатному расписанию не имеет смысла, так что составляем актуальное, утверждаем приказом.

График отпусков за прошедший год составляем по факту использованных отпусков, данные о них есть у бухгалтера, который выплачивал отпускные. За предыдущие годы воссоздавать графики отпусков не нужно, так как хранятся они всего 1 год. За текущий год утверждаем от середины декабря прошлого года, вносим даты прошедших и планируемых отпусков.

Табели учета рабочего времени иногда делает бухгалтер. Если они не распечатывались, нужно сделать это. Программа 1С позволяет формировать табели за любой период.

Шаг 8. Принимаем локальные нормативные акты

К обязательным ЛНА относятся Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о премировании, если премии когда-либо выплачивались.

Правила трудового распорядка можно взять типовые, дополнив текст особенностями организации. Обязательно нужно ознакомить с ними всех сотрудников под подпись. Не будет нарушением, если вы сделаете это текущей датой, важно, что требование закона выполнено.

Положение о премировании лучше обсудить с руководством и главным бухгалтером. Подготовьте стандартный текст и попросите внести коррективы. С этим документом также нужно ознакомить всех работников.

Стоит проверить также наличие Положения о защите персональных данных. Если его нет, нужно его разработать, приложить согласие сотрудников на обработку таких данных и подписать с каждым сотрудником.

Шаг 9. Как быть с уже уволенными

Эта ситуация всегда вызывает затруднения: работники уже уволились, а их бумаги оформлены неправильно, подписей нет и взять их теперь негде. Как быть? Самый логичный путь — заархивировать все в том виде, в котором есть. Как правило, проверяющие интересуются работающим персоналом, и старые ошибки не будут выявлены. На случай, если пробелы всплывут, составьте акт о передаче дел и о том, в каком состоянии они передавались. Или издайте приказ о восстановлении КДП. Так вы снимете с себя ответственность за те нарушения, что были допущены до начала вашей работы в организации.

Шаг 10. Расширяем список

Когда самое важное уже сделано, можно заняться и остальными делами. Проверьте наличие документов по направлению охраны труда и воинскому учету:

1. На кого возлагались эти обязанности.
2. Была ли проведена специальная оценка по условиям труда.
3. Есть ли вредность на предприятии.
4. Ведутся ли журналы учета кадровых документов.
5. Есть ли приказы на командировки.
6. Менялись ли фамилии у сотрудниц.
7. Правильно ли оформлены документы на декретниц.

Особое мнение

Евгений Полубояров Эксперт по кадровому аудиту, соучредитель компании «КАДРИУМ» Я бы отметил два главных фактора риска плохого ведения КДП в компании: 1. Плановые и внеплановые проверки Государственной инспекции труда. Общая сумма административных штрафов, взысканных Государственной инспекцией труда в городе Москве за 9 месяцев 2018 года с юридических и должностных лиц, увеличилась на 13 %, по сравнению с аналогичным периодом 2017 года и составила 176 млн 784 тыс. руб. (информация взята с сайта ГИТ города Москвы). В регионах цифры, конечно, скромнее, но тоже весьма значительные. Так, в Саратовской области за 11 месяцев 2018 года общая сумма наложенных штрафов составила 46 млн рублей. 2. Трудовые споры с работниками. Основные материалы при рассмотрении споров работников и работодателей в суде — это кадровые документы. Неграмотное оформление приема на работу и несоблюдение процедур наложения административного взыскания или увольнения делает компанию уязвимой в суде и заканчивается восстановлением работника, оплатой вынужденного простоя, морального ущерба и штрафов.