Куперс

Порядок создания, организации работы, принятия решений комиссией по урегулированию споров между участниками образовательных отношений и их исполнения

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания первичной профсоюзной организации МАОУ ДОД «ЦДОД» от 08.05.2014 №5

Приложение № 4 УТВЕРЖДЕН приказом директора от 08.05.2014 №161

Порядок создания, организации работы, принятия решений комиссией по урегулированию споров между участниками образовательных отношений и их исполнения

1.Настоящий порядок регламентирует создание, организацию работы, принятие решений комиссией по урегулированию споров между участниками образовательных отношений и их исполнение МАОУ ДОД «ЦДОД»(далее соответственно комиссия, учреждение).
Комиссия в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации», иными нормативными правовыми актами, уставом учреждения, настоящим порядком и другими локальными нормативными актами учреждения.

2.Комиссия создается в целях урегулирования разногласий между участниками образовательных отношений по вопросам реализации права на образование, в том числе в случаях возникновения конфликта интересов педагогического работника, применения локальных нормативных актов, обжалования решений о применении к обучающимся дисциплинарного взыскания.

3.Комиссия состоит из избираемых членов, представляющих:

• родителей (законных представителей) несовершеннолетних обучающихся — 3 человека;
• работников учреждения — 3 человека.

4.Члены комиссии, представляющие родителей (законных представителей) несовершеннолетних обучающихся, избираются на заседании совета родителей (законных представителей) учреждения простым большинством голосов присутствующих на заседании членов совета родителей (законных представителей) учреждения.

5.Члены комиссии, представляющие работников, избираются на общем собрании работников учреждения простым большинством голосов присутствующих на заседании членов общего собрания работников учреждения.

6.Состав комиссии формируется таким образом, чтобы исключить возможность возникновения конфликта интересов, который мог бы повлиять на принимаемые комиссией решения.

7.Комиссия считается сформированной и приступает к работе с момента избирания всего состава комиссии.

8.Комиссия формируется сроком на один год. Состав комиссии утверждается приказом директора учреждения.

9.Учреждение не выплачивает членам комиссии вознаграждение за выполнение ими своих обязанностей.

10.Полномочия члена комиссии могут быть прекращены досрочно:

• по просьбе члена комиссии;
• в случае невозможности исполнения членом комиссии своих обязанностей по состоянию здоровья или по причине его отсутствия в месте нахождения учреждения в течение двух месяцев;
• в случае привлечения члена комиссии к уголовной ответственности.

11.Полномочия члена комиссии, являющегося педагогическим работником и состоящего с учреждением в трудовых отношениях, могут быть также прекращены досрочно в случае прекращения трудовых отношений с учреждением.

12.Вакантные места, образовавшиеся в комиссии, замещаются на оставшийся срок полномочий комиссии.

13.Комиссию возглавляет председатель, избираемый членами комиссии из их числа простым большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии.

14.Директор учреждения не может быть избран председателем комиссии.

15.Комиссия вправе в любое время переизбрать своего председателя простым большинством голосов от общего числа членов комиссии.

16.Председатель комиссии:

• осуществляет общее руководство деятельностью комиссии;
• ведёт заседание комиссии;
• подписывает протокол заседания комиссии.

17.В случае отсутствия председателя комиссии, его функции осуществляет его заместитель, избираемый членами комиссии из их числа простым большинством голосов от общего числа членов комиссии, или один из членов комиссии по решению комиссии.

18.Для ведения текущих дел члены комиссии назначают секретаря комиссии, который отвечает за подготовку заседаний комиссии, ведение протоколов заседаний комиссии и достоверность отражённых в нём сведений, а также за рассылку извещений о месте и сроках проведения заседаний комиссии.

19.Организационной формой работы комиссии являются заседания, которые проводятся по мере необходимости, в связи поступившими в комиссию обращениями от участников образовательных отношений.

20.Обращение в комиссию могут направлять обучающиеся, родители (законные представители) несовершеннолетних обучающихся, педагогические работники и их представители, директор учреждения либо представитель учреждения, действующий на основании доверенности.

21.Срок обращения в комиссию составляет 30 календарных дней со дня, когда участник (участники) образовательных отношений узнал (узнали) или должен был (должны были) узнать о нарушении своего права (своих прав).

22.Комиссия обязана рассмотреть поступившее от участника (участников) образовательных отношений письменное заявление в течение десяти календарных дней со дня его подачи.

23.Заседания комиссии созываются председателем комиссии, а в его отсутствие — заместителем председателя. Правом созыва заседания комиссии обладают также директор учреждения. Комиссия также может созываться по инициативе не менее чем 1/3 членов комиссии.

24.При комиссии могут создаваться подкомиссии. Составы подкомиссий утверждаются комиссией. В подкомиссии могут входить, с их согласия, любые лица, которых комиссия сочтет необходимыми привлечь для обеспечения эффективной работы подкомиссии. Руководитель (председатель) любой подкомиссии является членом комиссии.

25.Заседание комиссии правомочно, если все члены комиссии извещены о времени и месте его проведения и на нем присутствуют не менее половины от общего числа членов комиссии.

26.При отсутствии на заседании комиссии по уважительной причине члена комиссии представленное им в письменной форме мнение учитывается при определении наличия кворума и результатов голосования.

27.Члены комиссии и лица, участвовавшие в ее заседании, не вправе разглашать сведения, ставшие им известными в ходе работы комиссии.

28.При возникновении прямой или косвенной личной заинтересованности члена комиссии, которая может привести к конфликту интересов при рассмотрении вопроса, включенного в повестку дня заседания комиссии, он обязан до начала заседания заявить об этом. В таком случае соответствующий член комиссии не принимает участия в рассмотрении указанного вопроса.

29.В случае если в комиссию поступило обращение на члена комиссии, он не принимает участия в работе комиссии по рассмотрению соответствующего обращения.

30.Комиссия не рассматривает сообщения о преступлениях и административных правонарушениях, а также анонимные обращения, не проводит проверки по фактам нарушения служебной дисциплины.

31.В случае установления комиссией признаков дисциплинарного проступка в действиях (бездействии) обучающего или работника учреждения информация об этом представляется директору учреждения для решения вопроса о применении к обучающемуся, работнику учреждения мер ответственности, предусмотренных законодательством.
В случае установления комиссией факта совершения участником образовательных отношений действия (факта бездействия), содержащего признаки административного правонарушения или состава преступления, председатель комиссии обязан передать информацию о совершении указанного действия (бездействии) и подтверждающие такой факт документы в правоприменительные органы в 3-дневный срок, а при необходимости — немедленно.

32.Решение комиссии принимается открытым голосованием. Решение комиссии считается принятым при условии, что за него проголосовало большинство участвующих в голосовании членов комиссии. В работе комиссии может быть предусмотрен порядок тайного голосования, который устанавливается на заседании комиссии. Решение комиссии оформляется протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии.

33.Член комиссии, не согласный с её решением, вправе в письменной форме изложить своё мнение, которое подлежит обязательному приобщению к протоколу заседания комиссии.

34.Решение комиссии является обязательным для всех участников образовательных отношений в учреждении и подлежит исполнению в сроки, предусмотренные указанным решением.

35.Копии протокола заседания комиссии в 3-дневный срок со дня заседания направляются директору учреждения, полностью или в виде выписок из протокола — заинтересованным лицам.

36.Решение комиссии может быть обжаловано в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

37.Обучающийся, родители (законные представители) несовершеннолетнего обучающегося вправе обжаловать в комиссию меры дисциплинарного взыскания и их применение к обучающемуся. При рассмотрении данного вопроса комиссия может приглашать заинтересованные стороны для получения устных объяснений. Комиссия может пригласить несовершеннолетнего обучающегося для дачи устных объяснений, показаний, при условии, что это не нанесёт психологической травмы ребёнку, и соответствует морально-этическим нормам.

38.По итогам рассмотрения вопроса об обжаловании применения меры дисциплинарного взыскания комиссия принимает одно из следующих решений:
а) признать обоснованность применения меры дисциплинарного взыскания;
б) признать необоснованность применения меры дисциплинарного взыскания. В этом случае вынесенная мера дисциплинарного взыскания подлежит отмене.

39.Заявление о наличии или об отсутствии конфликта интересов педагогического работника рассматривается комиссией в случае, если стороны самостоятельно не урегулировали разногласия при непосредственных переговорах.

40.Председатель комиссии организует ознакомление педагогического работника, в отношении которого рассматривается вопрос об урегулировании конфликта интересов, членов комиссии и других лиц, участвующих в заседании комиссии, с информацией, поступившей в комиссию, и результатами её проверки.

41.Заседание комиссии проводится в присутствии педагогического работника, в отношении которого рассматривается вопрос об урегулировании конфликта интересов. При наличии письменной просьбы педагогического работника о рассмотрении указанного вопроса без его участия заседание комиссии проводится в его отсутствие. В случае неявки педагогического работника или его представителя на заседание комиссии при отсутствии письменной просьбы педагогического работника о рассмотрении указанного вопроса без его участия рассмотрение вопроса откладывается. В случае вторичной неявки педагогического работника или его представителя без уважительных причин комиссия может принять решение о рассмотрении указанного вопроса в отсутствие педагогического работника.

42.По итогам рассмотрения вопроса о наличии или об отсутствии конфликта интересов педагогического работника комиссия принимает одно из следующих решений:

а) установить, что педагогический работник соблюдал требования об урегулировании конфликта интересов;
б) установить, что педагогический работник не соблюдал требования об урегулировании конфликта интересов. В этом случае комиссия рекомендует директору учреждением указать педагогическому работнику на недопустимость нарушения требований урегулирования конфликта интересов либо применить к педагогическому работнику конкретную меру ответственности.

43.Копия протокола заседания комиссии или выписка из него приобщается к личному делу педагогического работника, в отношении которого рассмотрен вопрос о соблюдении требований об урегулировании конфликта интересов.

44.В комиссию принимаются заявления по вопросам применения локальных нормативных актов учреждения.

45.По итогам рассмотрения вопроса применения локальных нормативных актов комиссия принимает одно из следующих решений:

а) установить соблюдение требований локального нормативного акта;
б) установить несоблюдение требований локального нормативного акта. В этом случае директор учреждения обязан принять меры по обеспечению соблюдения требования локального нормативного акта.

46.По итогам рассмотрения вопросов, указанных в пунктах 38, 42, 45 настоящего порядка, при наличии к тому оснований комиссия может принять иное решение, чем это предусмотрено пунктами 38, 42, 45 настоящего порядка. Основания и мотивы принятия такого решения должны быть отражены в протоколе заседания комиссии.

47.Решения комиссии исполняются в установленные ею сроки.

48.Контроль исполнения решения, принятого комиссией по рассматриваемому вопросу, осуществляется членом комиссии, на которого этот контроль возложен комиссией.

49.Для исполнения решений комиссии могут быть подготовлены проекты локальных нормативных актов учреждения, приказов или поручений директора учреждения.

Объект, предмет, цель изучения дисциплины
«Документационное обеспечение управления».
Основы работы с электронным курсом

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Документационное обеспечение управления — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.
Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Кафедра «Экономика, организация и коммерческая деятельность» рада представить Вам новый электронный учебный курс по дисциплине «Документационное обеспечение управления». Основная идея курса — собрать все необходимые материалы для обучения, сделать процесс освоения материала как можно более удобным и приятным. На страницах курса вы найдете не только лекции и задания к практикам с комментариями по их выполнению, но и ссылки на все необходимые нормативно-правовые документы: законы, ГОСТы, Постановления, классификаторы и др. Именно для данной дисциплины доступ к документам принципиально важен, а удобная организация такого доступа, когда из любой темы лекций и практик Вы сразу сможете перейти к тексту нужных документов, делает освоение курса более продуктивным.

В разделе «Лекции» Вы сможете ознакомиться с тезисами лекционных занятий, достаточно выбрать номер и формулировку темы: либо из общего списка в разделе, либо из выпадающего меню, размещенного на странице каждой лекции — это позволит быстро перемещаться по темам.

В разделе «Практики» представлены все материалы для проведения практических занятий: по пунктам изложены все задания и даны ссылки на необходимые документы. Для быстрого перехода также можно использовать верхнее меню, расположенное на странице каждой практики.

В разделах «Нормативные документы» и «Бланки и формы» собраны все документы, необходимые для изучения курса: здесь Вы можете быстро найти нужный документ, указав, к какой группе он относится: Законы, Классификаторы, Постановления и прочее.

В разделе «Литература» представлен список основной и дополнительной литературы, включая и нормативные документы, также с возможностью быстрого доступ к их просмотру.

Раздел «Глоссарий» предназначен для ознакомления с основными определениями и понятиям дисциплины.

Раздел «Контрольный блок» включает в себя задания для самостоятельного выполнения, вопросы к экзамену и зачету, тестовые задания.

Удачной и приятной Вам работы!

Авторы курса: к.э.н., доцент Шнякина Ю.Р., ассистент Торгушина Е.В.

Программная реализация курса: Савина Т.В.

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Современное общество — общество инновационное. Скорость обмена информацией, ее накопление и обработка, на сегодняшний день являются повседневными явлениями, которые распространены во всех сферах взаимодействия людей. И если учитывать то, что все члены общества так или иначе, но задействованы в процессе работы с информацией, становится ясно, что в сфере управления проблемы ее обработки, сохранения и формирования документационный базы, являются первостепенными.

А потому, можно с уверенностью говорить о том, что тема «Оценка современного состояния документационного обеспечения управления (ДОУ)» является крайне актуальной. Во-первых, успешности и систематизированность работы с документами на предприятии или в какой-либо организации, это залог успешности и перспективности. Во-вторых, организованность документооборота влияет на работоспособность административного аппарата, а так же взаимодействия работников и работодателей. В-третьих, если нарушить систему документооборота, можно столкнуться с проблемой несвоевременного исполнения целей и задач, а так же возможны сбои в денежном оснащении и соблюдении различных норм культуры труда.

Это и многое другое подчеркивает необходимость изучения выбранной темы, а так же важно и то, что на современном этапе — компьютеризации документооборота, нужно изучать не только вопросы систематизиции документов и информации, но так же изучения новых технологий, систем программирования и кодирования информации. В настоящее время знание ДОУ, владение современными компьютерными технологиями, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня стало неотъемлемым признаком профессионализма, а профессия менеджера стала престижной.

В тоже время, именно по тому, что инновационные технологии распространяются с невероятной скоростью, для изучения выбранной темы информации недостаточно. И это не смотря на то, что по теме «Документационное обеспечение» опубликовано множество работ, как отечественных, так и зарубежных специалистов. Это и учебная и методическая литература, статьи в научных журналах и электронных ресурсах, а так же данные различных международных конференций по ДОУ.

Целью данной работы является изучение особенностей современного состояния документационного обеспечения управления. В соответствие с выбранной целью, необходимо раскрыть следующие задачи:

— раскрыть сущность и содержание документационного обеспечения управления;

— описать нормативное регулирование документационного обеспечения управления, на современном этапе развития;

— охарактеризовать особенности реализации документационного обеспечения управления сегодня;

— перечислить методы, способы и организационные решения совершенствования документационного обеспечения управления в современных организациях.

1. Теоретические основы документационного обеспечения управления

1.1 Сущность и содержание документационного обеспечения управления

Важнейшим достижением человечества считается письмо. Оно зародилось примерно 7 тыс. назад в государствах Древнего Востока. Первоначально письменность была нужна для экономических расчетов и контроля системы распределения.

Именно с этого и начинается история развития делопроизводства и документооборота, хотя самого слова «документ» на тот момент еще не существовало.

В документоведении документ — средство закрепления информации различным способом на специальном материале о фактах, событиях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
В источниковедении документ — объект, специально предназначенный для передачи информации.

Если документоведение ставит своей первоочередной задачей улучшение качества документа как инструмента управления и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом развитии, то другие научные дисциплины рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.

ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» вносит изменения в термин «документ»: «документ — средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека». В этом определении дано развернутое понятие информации:

1. Документ является результатом сознательной человеческой деятельности. Закрепление информации выполняется при прямом участии человека в создании документа, или при косвенном участии, когда информация закрепляется техническими средствами, созданными человеком.

2. Информация, закрепленная сознательно, не может быть выражена без слов или каких-либо знаков и символов, т.к. она является мысленным отображением действительности.

В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы — системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

Сегодня документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д.

Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения.

Успешное управление организацией предполагает наличие необходимой информации о целях, задачах, состоянии и обеспеченности этой организации ресурсами, а также об условиях, влияющих на возможность выполнения задач и достижение целей. Однако эта информация, как правило, имеет очень широкий спектр как по важности, объему, так и по необходимости ее документирования, т.е. закрепления информации на материальном носителе (бумаге, магнитном носителе и т.п.). Поэтому документационное обеспечение как наиболее важный вид информационного обеспечения управления имеет двоякую цель, а именно документальное закрепление соответствующей информации, а также своевременное и полное обеспечение работы органов управления необходимой документацией.

Содержание документационного обеспечения управленческой деятельности определяется, с одной стороны, решаемыми при его организации и осуществлении задачами и, с другой стороны, соответствующими мероприятиями в процессе деятельности органов управления.

Основными задачами документационного обеспечения управления, согласно его предназначению и целям, являются:

— документальное закрепление управленческой информации, подлежащей учету и хранению;

— предоставление органам управления необходимой документации согласно их функциям и задачам;

— организация и осуществление движения документов (документооборота) в управленческом процессе.

Применительно к этим основным задачам, а также к другим задачам, возникающим при осуществлении документационного обеспечения управления, выполняется комплекс последовательных мероприятий, а именно:

— разработка документов, закрепляющих управленческую информацию;

— рассылка документов в организации и их учет;

— доведение документов до органов управления и должностных лиц;

— продвижение документов по инстанциям и исполнителям;

— контроль исполнения документов;

— хранение документов как текущее (оперативное) в течение их производства, так и архивное.

Несомненно, что документационное обеспечение управления должно организовываться и осуществляться на основе принципов управленческой деятельности, трансформируемых с учетом целей, задач и специфики документационного обеспечения этой деятельности. Оно должно строиться на общих принципах, т.е. на принципе обеспечения его оперативности и своевременности при одновременном соблюдении принципа адекватности и достоверности документируемой информации; принципе оптимальности (рациональности) документированной информации, подкрепляющем и дополняющем два вышеназванных. Все вместе они определяют основу документационного обеспечения управленческой деятельности в той ее части, которая и является синонимом управления.

Несколько другую область управленческой деятельности, а именно работу с документами, определяют принцип стандартизации и унификации документированной информации и принцип ее учета и сохранности.

Перечисленные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности не исчерпывают всей их совокупности, кроме них выделяют и другие, специальные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности, например, принципы построения информационно-справочной работы в организации, организации регистрации документов и другие, которые рассматриваются в соответствующих параграфах данного пособия. В своей совокупности эти принципы определяют, как, каким образом осуществлять документационное обеспечение управленческой деятельности, чтобы достигались его цели и выполнялись его задачи; их выполнение на практике позволяет судить о качественной стороне документационного обеспечения. На основе этих принципов сформулированы основные требования к организации и осуществлению документационного обеспечения управления.

Говоря о делопроизводстве на сегодняшний день, необходимо иметь в виду, что любое общество современного мира, полностью кодифицировано, а следовательно, все делопроизводство постепенно переходит на электронный формат. Конечно же, многие документы, созданные в электронном формате, имеют бумажные аналоги, но это не означает, что первоначальная система хранения наиболее приемлема, нежели современные примеры. Мало того, ряд аналитиков считает, что в последующие годы бумажные аналоги документов уйдут в прошлое, их заменят мобильные версии компьютеров, которые можно будет использовать и в качестве листа, на котором можно расписаться или что-то написать (в ряде зарубежных организаций уже созданы планшеты с такими функциями и они активно используются в работе предприятий). Следовательно, кодирование и хранение информации в электронном формате — наиболее перспективное направление в делопроизводстве, как на предприятии и в системе управления, так и в области работы с народонаселением.

И, наконец, не вызывает сомнения такое требование к документационному обеспечению управления деятельности, как создание условий для организации работы с документами, их текущего учета и хранения, а также архивирования, что в достаточной мере должно обеспечиваться унификацией и стандартизацией документов в системе документационного обеспечения управления.

Таким образом, подводя итог можно сказать, что процесс формирования делопроизводства и основы документооборота основываясь на ряде принципов служит определенной цели — созданию четкой системы работы с документами, а так же обеспечения процесса управления и функционирования организации.

1.2 Нормативное регулирование документационного обеспечения управления

Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую различную информацию о протекающих процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вне общества и независимо от него документ не может ни возникнуть, ни существовать.

В жизни любого человека документы играют огромную роль. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы.

Итак, как уже отмечалось ранее, документ-это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования.

Деловой стиль- это совокупность языковых средств, функция которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной и юридической деятельности.

В ГОСТе 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (М., 1983), в определение термина «документ» внесены поправки: «Документ — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и в пространстве». Словарная конструкция «материальный объект с информацией» дополняет и уточняет семантическое значении термина.

В начале 70-х годов в архивоведении вводится понятие «документная информация», которое наиболее точно отражает все виды документной информации, в том числе и архивной: «под документной информацией следует понимать социальную (то есть на уровне человеческого мышления создаваемую) информацию, или переработанные на этом уровне (могущие быть переработанными) виды и формы биологической информации, информации неживой и искусственной природы — зафиксированные на материальных носителях с целью переработки и хранения».

Таким образом, в ходе анализа определения «документ», можно выделить три основных подхода к данному термину:

1. документ — материальный объект.

2. документ — носитель информации.

3. документ — документированная информация.

С точки зрения документоведения обозначение «документа» считается материальный объект с зафиксированной на нем информации в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Такой подход к документу описал Поль Отле в «Трактате о документации». В СССР сторонниками данного термина стали специалисты по информатике, которые в 60-е годы дали ряд дефиниций документа. В данном случае речь идет об информационных процессах, о передаче информации от одного субъекта другому. Впервые в кратком словаре архивной терминологии и ГОСТе 16487-70, в понятии «документ» обозначена замена словосочетания «материальный объект» на «материальный носитель», «носитель», «специальный материал». В последнее время в определении документа происходит перенос смысловой нагрузки с материальной составляющей на информационную. Законодательным путем введено в практику понятие «документированная информация (документ)». «В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация «закрепляется» на материальном носителе или даже «привязывается» к нему и тем самым, обособляется от создателя информации… документированная информация… есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить её к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности».

Итак, Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.

Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:

1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

3. Государственная система документационного обеспечения управления;

4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

6. Государственные стандарты и документацию;

7. Унифицированные системы документации;

8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.

До недавнего времени государственное регулирование делопроизводства осуществляла Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.

Из действующих на сегодняшний день законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:

Законодательные акты РФ:

1. Конституция РФ;

2. Гражданский кодекс РФ;

3. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208-ФЗ от 26.12.1995;

4. Федеральный закон от 08 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изменениями от 11 июля, 31 декабря 1998 г., 21 марта 2002 г., 29 декабря 2004 г.);

5. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ;

6. Федеральный закон «О стандартизации» № 5154-1 от 10 июля 1993 г.;

7. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г.;

8. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 25.03.2011 № 63-ФЗ;

9. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации;

10. Закон РФ «О языках народов Российской Федерации». № 1807-1 от 25 октября 1991 г.;

11. Положение «Об Архивном фонде РФ». Указ Президента РФ 17.12.1994 № 552;

12. Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ» 16.07.2003 № 03 — 33/пс.

Нормативные и методические документы:

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

3. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов;

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;

5. Основные правила работы ведомственных архивов;

6. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ;

7. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию;

8. Основные правила работы архивов организации;

9. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления;

10. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93;

11. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения;

12. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Поэтому квалифицированный секретарь, так же как и документовед, должен знать, что ст.№ 51 и последующие статьи главы 4 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица. При этом дальнейшее развитие этих положений Гражданского кодекса РФ было фундаментально изложено в соответствующих Федеральных законах: «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Работу с документами ограниченного доступа регламентируют:

— Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485 «О государственной тайне»;

— Указ Президента Российской федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений отнесенных к государственной тайне» (с изменениями от 24 января 1998 г.);

— Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

— Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;

— Постановление Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности».

Таким образом, говоря о нормативно-правовой базе, необходимо понимать, что документов регламентирующих делопроизводство довольно много, все они так или иначе направлены на удовлетворение системы управления и взаимодействия организаций, связанных с документами и их обработкой. А так как на сегодняшний день не существует ни одной организации, которая смогла бы существовать без документов, то развитие нормативной базы вопрос повседневности.

2. Пути совершенствования документационного обеспечения управления в современных организациях

2.1 Особенности реализации документационного обеспечения управления сегодня

Итак, все документы полифункциональны. Кроме того, с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, говоря о применяемых нормативных документах в процессе документооборота в России и мире важно учитывать тот момент, что в соответствие с направлением самих компаний, а так же интересами всех стран и народов необходимо прийти к единым нормам стандартизации ведения делопроизводства во всем мире.

И конечно же важно и то, что каждое предприятие создает так же и свои документы по внутреннему обеспечению делооборота и систематизации документов:

При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки — адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица).

Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений.

Таким образом, можно сказать, что особенности документообработки и делопроизводства, зависят в первую очередь от самой организации, от прилежания и квалификации сотрудников, от того, как идет процесс приема и обработки информации. Так как перед всеми организациями стоят одни и те же задачи, но они по разному строят свои системы управления документооборотом. Кроме того, существуют различные методы и способы организации документационного обеспечения управления, они так же накладывают свою специфику на делооборот.

2.2 Методы, способы и организационные решения совершенствования документационного обеспечения управления в современных организациях

Итак, ДОУ — это особая система, от которой зависит само существование предприятия или организации и совершенствование данной системы — основная задача, как государства, так и частников, которые создают и организуют деятельность и документооборот организаций.

Перед организацией, стремящейся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существует серьезная задача — совершенствование работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения управления предприятия (ДОУ).

Для решения этой задачи необходимо руководствоваться существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов.

Что требует применения определенных методов: монографический метод, обобщение, изучение документов, непосредственное наблюдение, фотография рабочего дня, графический, статистический. Выбор метода определяется, с одной стороны, целью исследования, с другой — характером и условиями изучаемого рабочего времени.

В основу всей методики проектирования документационного обеспечения управления должно быть положено сначала определение цели, а затем — механизм ее достижения.

Системность самого подхода проявляется в следующем:

— не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется не полной;

— выявить и взаимосвязать применительно к этим задачам всю систему функций, прав и ответственности по вертикали;

— исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления;

— обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управлении документационным обеспечением.

Мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения управления должны привести к:

— сокращению сроков прохождения и исполнения документов;

— исключению потерь документов;

— оптимизации процесса согласования документов;

— централизованному хранению текстов документов, подготовленных в

— электронной форме, и их графических образов;

— контролю прохождения документов в подразделениях предприятия с

— момента их получения или создания до завершения исполнения;

— своевременному информированию сотрудников и руководства

— о поступивших и создаваемых документах;

— контролю исполнительской дисциплины.

Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

Процесс разработки и внедрения проекта состоит из трех стадий: предпроектная подготовка, проектирование и внедрение.

Таким образом, подводя итог, необходимо подчеркнуть, что организация, какого бы плана она ни была, всегда должна планировать все системы, от которых зависит ее работа, конкурентоспособность, будущее на рынке и прч. и конечно же, на территории РФ фактически будет сложно пользоваться опытом зарубежных стран, так как отношение к документам и самому делопроизводству в нашей стране, не достаточно ответственное и это в очередной раз подчеркивает необходимость преобразований в вопросе документационного обеспечения управления.

Заключение

документационный управленческий деловой языковой

Подводя итог проведенной работе можно сделать следующие выводы:

— процесс формирования делопроизводства и основы документооборота основываясь на ряде принципов служит определенной цели — созданию четкой системы работы с документами, а так же обеспечения процесса управления и функционирования организации;

— говоря о нормативно-правовой базе, необходимо понимать, что документов регламентирующих делопроизводство довольно много, все они так или иначе направлены на удовлетворение системы управления и взаимодействия организаций, связанных с документами и их обработкой. А так как на сегодняшний день не существует ни одной организации, которая смогла бы существовать без документов, то развитие нормативной базы вопрос повседневности;

— особенности документообработки и делопроизводства, зависят в первую очередь от самой организации, от прилежания и квалификации сотрудников, от того, как идет процесс приема и обработки информации. Так как перед всеми организациями стоят одни и те же задачи, но они по разному строят свои системы управления документооборотом. Кроме того, существуют различные методы и способы организации документационного обеспечения управления, они так же накладывают свою специфику на делооборот;

— в то же время, организация, какого бы плана она ни была, всегда должна планировать все системы, от которых зависит ее работа, конкурентоспособность, будущее на рынке и прч.

Итак, в результате эволюции, понятие документа приходит к его современному, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98 официальному толкованию: «документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Практически каждый документ полифункционален. Например, жалованная грамота содержит информационную, культурную, коммуникативную, социальную, управленческую, правовую и функцию исторического источника; дневник — информационную, культурную, социальную, исторического источника; аттестат зрелости — информационную, культурную, социальную, правовую, исторического источника.

Кроме того, с течением времени соотношение между функциями документа и задачами документооборота изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.

И конечно же, на территории РФ фактически будет сложно пользоваться опытом зарубежных стран, так как отношение к документам и самому делопроизводству в нашей стране, не достаточно ответственное и это в очередной раз подчеркивает необходимость преобразований в вопросе документационного обеспечения управления.

Список литературы

1. Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами / И.Ю. Байкова — М.: Эксмо, 2010.

4. Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие./ Томск. гос. ун-т. — М.: АСТ: Восток-Запад, 2006.

Размещено на Allbest.ru

…

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Делопроизводство

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термины «делопроизводство” и «документационное обеспечение управления” (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – «документационное обеспечение управления” подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами” входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

• документирование деятельности;
• организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

Три источника и три составные части ДОУ

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).

1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация архива документов.