Куперс

ПРОЦЕСС КОММУНИКАЦИЙ И ЭФФЕКТИВНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ  
Управление по критерию производительности, как мы заметили в начале данной главы, это то же самое, что и эффективное управление в любом другом контексте. Обеспечение стабильно высокой производительности касается всех функций системы управления и всех связующих процессов — коммуникаций, принятия решений и обеспечения лидерства. Наиболее важным для руководителей является осознание концепции тесной взаимосвязи всех этих процессов и зависимости оптимального решения от конкретной ситуации.  
Теперь, когда мы представляем себе элементы, предопределяющие успех организации, мы готовы проанализировать функции, которые руководство должно выполнять, чтобы иметь возможность эффективно формулировать цели и достигать их. Мы начнем с вопросов коммуникаций и принятия решений. Как отмечалось при анализе процесса управления, коммуникации и принятие решений относятся к связующим процессам, поскольку связывают функции планирования, организации, мотивации и контроля. В некотором смысле, менеджер в процессе управления занимается тем, что планирует решения, стимулирует выполнение решений и т.д. Мы рассмотрим эти процессы совместно, поскольку принятие решений и коммуникации тесно взаимозависимы. Коммуникации — это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.  
Существует восемь основных этапов разработки эффективной программы продвижения (1) определение целевой контактной аудитории, (2) определение цели коммуникации, (3) создание обращения, (4) выбор каналов коммуникации, (5) определение общего бюджета, выделяемого на продвижение, (6) принятие решения о смешанных средствах продвижения, (7) оценка результатов продвижения, (8) управление осуществлением комплексных маркетинговых коммуникаций и координация этого процесса.  
Управление по критерию производительности, как было отмечено выше, — это эффективное управление (дословно управление по критерию эффективности). Другими словами обеспечение высокой производительности требует эффективного функционирования всей системы управления предприятием с учетом комплексного использования функций планирования, организации, мотивации и контроля, а также связующих процессов (коммуникаций, принятия решений и обеспечение эффективного лидерства). Такое управление базируется на концепции тесной взаимосвязи реализации функций и процессов в конкретной ситуации, при этом реализация оптимального (лучшего) решения определяется конкретными ситуационными факторами внешней среды и внутренних переменных (рис. 14.4).  
С позиций системного подхода информационный менеджмент охватывает планирование, организацию, координацию и контроль информационной деятельности и процессов, а также коммуникации внутри организации с целью улучшения качества и эффективности ее работы, развития организации. Использование методологии информационного менеджмента позволит решить многие вопросы теории и практики управления документацией в современных организациях, которые пока разделены барьерами между профессиональными областями, техникой и технологиями, обусловленными традициями и некачественным менеджментом. Единая методология позволит интегрировать документацию и информацию в общий информационный ресурс и построить эффективно действующую информационную инфраструктуру организации на базе массивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного документационного (информационного) обеспечения процессов управления.  
Координация — это обобщающая функция процесса управления, обеспечивающая его непрерывность и эффективность. Она позволяет согласовывать работу всех звеньев управления путем установления рациональных коммуникаций между ними. Характер коммуникации (межличностные отношения, письменные отчеты, совещания, компьютерные технологии в управлении и т. п.) может быть разнообразным и зависит от координируемых процессов.  
Менеджмент можно рассматривать как науку, имеющую свой предмет изучения природу управленческого труда, причины и следствия, факторы и условия, при которых совместный труд людей становится полезным и эффективным. Изучая менеджмент, мы получаем упорядоченные знания об управлении. Менеджмент как наука управления опирается на свои теории, законы и закономерности целенаправленной деятельности людей в процессе управления. Менеджмент как наука имеет множество научных методов, которые можно использовать в практической деятельности. Они включают количественные расчёты, коммуникационные системы (см. Коммуникации в менеджменте), разнообразные технологии решения проблем, методики анализа и некоторые другие.  
Должен знать нормативные и методические материалы по вопросам социального развития цели, стратегию и кадровую политику предприятия профиль, специализацию и особенности структуры предприятия социологию и психофизиологию труда методы психологического тестирования формы и методы проведения социологических исследований, изучения общественного мнения, профессиональной ориентации и адаптации порядок и методы разработки планов и программ социального развития предприятия организацию управления социальным развитием предприятия социальные требования и нормативы инженерную и социальную психологию методы проведения анализа выполнения социальных программ и определения их экономической эффективности формы и системы оплаты труда, материального и морального стимулирования передовой отечественный и зарубежный опыт управления социальными процессами основы экономики, организации производства, труда и управления основы трудового законодательства средства вычислительной техники, коммуникаций и связи правила и нормы охраны труда.  
Должен знать нормативные и методические материалы по организации, нормированию и оплате труда экономику и организацию труда, производства и управления основы технологии производства методы нормирования труда порядок разработки нормативов по труду показатели по труду, достигнутые в аналогичных видах производств формы и системы оплаты труда, морального и материального стимулирования положения о премировании порядок планирования нормативно-исследовательской работы, пересмотра норм, разработки организационно-технических мероприятий по повышению производительности труда, улучшению организации производства и определения их экономической эффективности методы анализа качества норм, показателей по труду, изучения трудовых процессов, приемов и методов труда порядок проектирования трудовых процессов методы оценки уровня организации труда, производства и управления математические методы, технические средства, применяемые для исследования трудовых процессов, измерения затрат рабочего времени и расчетов норм основы социологии, психологии и физиологии труда основы трудового законодательства передовой отечественный и зарубежный опыт организации, оплаты труда и управления производством средства вычислительной техники, коммуникаций и связи правила и нормы охраны труда.  
Должен знать постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы по вопросам автоматизации и механизации производства перспективы технического развития предприятия производственную и организационную структуру предприятия конструктивные особенности и назначение средств автоматизации и механизации, правила их эксплуатации порядок и методы планирования работ по автоматизации и механизации производства основные требования, предъявляемые к разрабатываемым конструкциям технологию производства продукции предприятия порядок и методы проведения патентных исследований порядок разработки и оформления технической документации методы анализа технического уровня объектов техники и технологии основные требования рациональной организации труда при проектировании и конструировании порядок заключения договоров со сторонними организациями основы технической эстетики и художественного конструирования средства вычислительной техники, коммуникаций и связи методы определения экономической эффективности внедрения средств автоматизации и механизации производства передовой отечественный и зарубежный опыт в области автоматизации и механизации производственных процессов основы экономики, организации производства, труда и управления основы трудового законодательства, правила и нормы охраны труда.  
Коммуникация или процесс передачи информации от человека, группы или организации другому человеку, группе или организации, лежит в основе функционирования любого предприятия и пронизывает все системы управления человеческими ресурсами. Современный руководитель тратит 48 минут каждого часа своего рабочего времени на общение с подчиненными, коллегами, начальством. Таким образом, 80 процентов его времени уходит на коммуникацию и от того настолько она эффективна во многом зависит эффективность работы всей организации.  
В силу своей исключительной роли в обеспечении эффективного функционирования всех организационных процессов коммуникация сама по себе является важнейшим процессом и требует специального изучения и особых методов управления. Коммуникационный процесс (см. Рис. 43) предполагает наличие отправителя информации, получателя информации и процесса обмена информацией.  
При комбинировании нескольких установок в единый централизованно управляемый процесс достигается экономия капитальных вложений, эксплуатационных затрат, резко снижается численность обслуживающего персонала и тем самым повышается производительность труда и эффективность производства. Экономия капитальных вложений достигается в результате сокращения резервуарных парков, трубопроводов, наружных сетей и общестроительных работ. Сокращение численности обслуживающего персонала происходит за счет централизации управления, более компактного расположения оборудования и аппаратов, сокращения резервуарных парков, паропроводов и всех прочих коммуникаций. Помимо этого, достигается экономия пара, электроэнергии, охлаждающей воды за счет осуществления непрерывного потока продуктов на установках и сокращения всех коммуникаций.  
Обучение становится особым видом трудовой деятельности. Оно используется в качестве инструмента доверия персонала к администрации. В тех видах деятельности, в которых конкретные знания быстро обесцениваются и теряют свою актуальность (а управление развитием региона относится именно к таким видам деятельности), главный предмет — это обучение технике решения проблем. Освоению подлежат методы интеллектуального прорыва, синхронизации, управления по результатам при помощи таких приемов, как мозговые атаки, работа в малых группах, техника эффективных коммуникаций, выделение ключевых вопросов, анализ слабых и сильных сторон, выработка стратегических планов. По форме обучение не всегда должно быть традиционным и систематическим. Оно происходит и непосредственно в процессе работы, и в процессе изучения работы сходных организаций, и в общении с коллегами и, конечно же, в рамках семинаров и специальных курсов.  
При разработке бюджета по схеме сверху — вниз первоначальный проект бюджета составляется на верхнем уровне организации и затем направляется вниз по ступеням организационной иерархии для анализа и замечаний. Однако в тех случаях, когда изучение спущенного проекта требует дезагрегирования показателей бюджета, использование этой схемы сопряжено с дополнительными усилиями по скоординированному их разукрупнению, что ставит под сомнение эффективность использования этой схемы. Современный подход к процессу бюджетирования заключается в переходе от цикличности разработки бюджета к непрерывному финансовому планированию сообразно изменяющимся условиям деятельности. При этом коммуникации между уровнями управления чередуются по своей направленности, вследствие чего процесс разработки бюджета приобретает итеративный характер.  
Минцберг обратил внимание на коммуникации как на важнейший элемент обеспечения эффективности управления, рассчитав, что менеджер тратит от 50 до 90% своего времени именно на коммуникации. Он отметил, что не только слово, цифра или другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важнейшим в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.  
Необходимым условием эффективного управления персоналом на предприятии является понимание участниками трудового процесса целей и средств их достижения. Речь идет о формировании механизма, позволяющего работающим на предприятии одинаково эффективно влиять как на разработку планов деятельности, так и на выбор способов и путей реализации составленных планов. Правильное функционирование такого механизма возможно при условии хорошо налаженной системы коммуникаций на предприятии, которая обеспечивает четкое понимание каждым трудящимся своих функций как в личном трудовом процессе, так и в деятельности производственного коллектива в целом. Одновременно важно обеспечить полное и своевременное информирование службы управления персоналом о степени восприятия и выполнения трудовых заданий каждым участником производственного процесса. Иными словами, коммуникации выступают здесь в роли инструмента, с помощью которого служба управления персоналом имеет возможность воздействовать на всех участников трудового процесса.  
Это позволяет сконцентрировать усилия по реализации интегрированного подхода, требующего партнерских отношений между различными группами участников маркетингового процесса, между подразделениями фирмы, а также с внешними организациями. Наиболее эффективно управление маркетинговыми коммуникациями осуществляется в фирмах, использующих интегрированный подход, при котором менеджеры непрерывно поддерживают тесный контакт с клиентами и прочими участниками маркетингового процесса, когда согласуются усилия всех сотрудников независимо от их подчиненности и служебных обязанностей.  
Мотивация является одной из важных функций в системе управления коммуникациями. Потребность в изучении мотивации коммуникативных процессов связана с тем, что имеющийся мотивационный механизм не обеспечивает эффективного использования производственных, маркетинговых и коммерческих ресурсов в условиях перехода к рынку. Рыночные отношения строятся и стимулируются экономическими интересами, поэтому система мотивации должна быть целенаправленной и эффективной, гарантировать результативность коммуникаций, постоянную заинтересованность работника и предприятия в целом в повышении производительности труда и качества продукции.  
Багиев Г. Л. Бренды в системе маркетинговых коммуникаций. Процесс формирования. Метафора и дизайн узнаваемости. Язык взаимопонимания. Управление и жизненный цикл. Оценка ценности и эффективность. СПб. Изд-во СПбГУЭФ, 2004.  
Управление коммерческой фирмой — очень сложный процесс, которой состоит из анализа ситуации, принятия решений, коммуникации, лидерства, мотивации, измерения и контроля. Конечно же, основное внимание мы уделим принятию решений, этому краеугольному камню эффективного управления. Питер Друкер говорил, что конечные продукты деятельности руководителя — решения и действия . Решения, как бы они ни принимались, предваряют любое действие. Мы займемся характеристиками таких решений вне зависимости от того, как они принимаются в организации авторитарным ли руководством, с участием различных представителей коллектива или просто определены заранее.  
Для существования эффективного управления необходимо, чтобы оно было максимально близко к работникам. Должны быть разработаны эффективные коммуникации по вертикали и горизонтали организации во всех направлениях относительно затрагиваемых в процессе сообщения вопросов должны предприниматься конкретные действия. Хорошие коммуникации должны поддерживаться также и со всеми поставщиками и потребителями.  
Межличностные коммуникации связаны с понятиями информация и передача информации . При этом целью межличностных коммуникаций является обмен информацией (сообщениями), в то время как целью технических систем является адресная и качественная передача сообщений, и не имеет значения, информативны эти сообщения или нет. Для межличностных коммуникаций главное — понимание между людьми в процессе обмена сообщениями, в результате чего должна повыситься эффективность управления организациями.  
Коммуникации — также интегрирующая часть процесса исполнения бюджета, предназначенная для того, чтобы сделать все необходимое для выдерживания основной линии развития, получения реальных результатов деятельности, проверки исполнения бюджета, внесения коррекции в бюджет и деятельность подразделений. Для того чтобы коммуникация была успешной, необходима информационная система предприятия, позволяющая обеспечивать менеджеров информацией о том, как работает бюджетная система, а также четко прописанная структура основных и вспомогательных бизнес-процессов организации. Существенно, чтобы имеющие отношение к делу детали (информация) доводились до тех менеджеров, которые отвечают именно за это дело. Для эффективного управления и функционирования в организации должны быть средства, позволяющие информировать менеджеров (в соответствии с их компетенцией) о планах и политике, а также об ограничениях, с которыми им придется сообразовывать свою деятельность. В связи с этим каждый сотрудник должен знать свою роль в реализации ежегодного бюджета организации, а это в свою очередь требует, чтобы его усилия можно было оценить количественно. Через бюджет менеджеры высшего уровня доводят задания до менеджеров низшего уровня, а те — до исполнителей так, чтобы все знали, чего от них ждут, и координировали свою деятельность. Нельзя сказать, что коммуникационный процесс заложен в самом бюджете, он возникает между людьми в процессе разработки и исполнения бюджета и должен быть специфицирован, т.е. в организации должно существовать положение о бюджетировании, регламентирующее взаимодействие составляющих бюджетного процесса.  
Для построения эффективных коммуникационных воздействий производителю необходимо знать как реализуются коммуникации и уметь планировать мероприятия с их использованием в интересах решения своих маркетинговых задач. Изучение коммуникации может проходить на основе модели типового коммуникационного процесса. Именно с такой модели и начинается рассмотрение возможностей производителя в использовании коммуникационных возможности для целей управления и маркетинга.  
В последние пять лет сбалансированная система показателей стала активно использоваться в различных организациях общественной сферы. Эта система вызвала интерес у государственных учреждений, руководства федеральных земель, коммун, социальных организаций. Эти организации видят в сбалансированной системе показателей инструмент успешной реализации стратегии. Во многих организациях сбалансированная система показателей рассматривается как средство коммуникации стратегии и двигатель процесса стратегического управления. Сотрудники различных уровней организационной иерархии при помощи этого инструмента втягиваются в процесс разработки и реализации стратегии. Вопросы стратегического управления в последнее время стали особенно актуальны. В связи с этим особую ценность приобретают эффективная коммуникация разработанной стратегии сотрудникам и аспекты ее реализации. Использование сбалансированной системы показателей позволяет построить организацию, ориентированную на стратегию.  
Задачи курса изучение общеметодологических основ рекламного дела, форм и видов рекламных мероприятий и материалов, теории и практики международного рекламного бизнеса, рекламных коммуникаций в среде Интернет, процессов управления рекламной деятельностью, оценка эффективности рекламы.  
К сожалению, коммуникация не является процессом, происходящим исключительно между отправителем и получателем послания. Существует множество факторов, снижающих чистоту передачи информации и искажающих само послание. Такие факторы называются коммуникационными помехами или шумом (от английского noise). К их числу можно отнести технические характеристики телефонных и радио систем, знание иностранного языка, владение навыками письменной речи, дефекты речи и слуха. Помехи могут возникать на любом из этапов коммуникационного процесса и значительно снижать его эффективность, а следовательно и эффективность управления персоналом организации. Некоторые способы снижения уровня шума в коммуникационных системах будут рассмотрены в четвертом параграфе настоящей главы.  
Корпорации, внедрившие ИМК, используют управление сверху вниз и создание подразделений с перекрестными функциями. Процесс интеграции регулируется с помощью коммуникаций между различными участниками маркетинговых коммуникаций. Андрее Гронштед настаивает на так называемом сквозном подходе, требующем партнерских отношений между различными группами участников маркетингового процесса и между подразделениями фирмы. Он установил, что наиболее эффективно управление маркетинговыми коммуникациями осуществляется в фирмах, использующих именно сквозной подход, при котором менеджеры непрерывно поддерживают тесный контакт с клиентами и прочими участниками маркетингового процесса и где подразделения с пересекающимися функциями позволяют согласовывать усилия всех сотрудников независимо от их подчиненности и служебных обязанностей1.  
Традиционно продавцы обучались упрощенным схемам торгового процесса, как правило, представленным серией последовательных шагов, начинающейся с первого контакта, возбуждения интереса, создания предпочтений, представления конкретного предложения, завершения продажи и поддержания бизнеса. Редко случается, что данная форма процесса действительно встречается в реальности, и хотя она и является полезным обучающим средством, процесс в реалиях не состоит из всех обозначенных ситуаций обмена. Кроме того, и продавцы редко относятся к распространенному типу. Сегодня торговый персонал лучше обучен и квалифицирован, используются команды профессиональных продавцов, а также все чаще применяются прогрессивные технологии. Существуют мелкие и крупные потребители, дополнительные задачи, которые нужно выполнить, например содействие продвижению товара на рынок и оказание услуг, усовершенствование управления поставками при растущем уровне конкуренции между сферами производства, особенно в международном масштабе. Для того чтобы отреагировать на эти изменения, требуется более квалифицированное управление продажами. Растущий объем продаж, сниженные цены и более выгодная состыковка товара и покупателя — это три способа усовершенствовать торговый процесс. На уровне индивидуального продавца работа может быть улучшена сначала путем наращивания объема заказов. Поскольку такое улучшение по определению ограничено, многие исследования в США и Великобритании не считают, что большой объем заказов эквивалентен лучшему исполнению. Во-вторых, многие продавцы также осведомлены о важности контролирования цен и стараются улучшить эту работу, но опять же улучшение ограничено и лимитировано. В-третьих, распределение усилий по продавцам может быть изменено. Обучение может пойти на пользу всем этим трем сферам, но только в третьей сфере можно обнаружить разницу в торговом исполнении. Интересно отметить, что менеджеры по продажам оценивают, что в среднем разница между обычным продавцом и хорошим продавцом составляет приблизительно 20%, так что качество очень значимо (Ingram, 1992).Обучекие должно быть направлено на то, чтобы продавцы подходили к работе осмысленно, а не только упорно. В основном улучшение качества исполнения может быть достигнуто одним из трех способов улучшением содержания обращения, более эффективными коммуникациями и развитием межличностных отношений (см. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СЕТИ).  
Как в рамках реорганизации, так и при непрерывном менеджменте процессов центральная роль отводится лицам, ответственным за процессы. Однако, в отличие от проектов реорганизации, в НМП ответственность за процессы является постоянной задачей.213 От начала и до конца процесса ответственный за процесс заботится о правильном и эффективном выполнении процесса, соблюдении целей процесса и о мерах по его оптимизации214. Основные задачи ответственного за процессы можно описать словами информация, коммуникация, координация, управление и  
Подобно процессу коммуникаций, принятие решений отражается на всех аспектах управления. Принятие решений — часть каждодневной работы управляющего. Как говорит профессор Фрэнк Харрисон «Принятие решений — это интегральная часть управления организацией любого рода. Более чем что-либо другое компетентность в данной области отличает менеджера от неменеджера и, что еще важнее, эффективно работающего менеджера от его неэффективно работающего коллеги»1. В гл. 1 обсуждалась работа профессора Минцберга, который установил, что каждый руководитель играет свою роль в межличностном общении, информационных обменах и принятии решений. В области принятия решений Минцберг выделил четыре роли руководителя — предприниматель, специалист по исправлению нарушений в работе, распределитель ресурсов и специалист по достижению соглашений. Поскольку характер работы менеджера зависит от уровня управления, на котором он находится, существуют различия и в характере решений, принимаемых на разных уровнях. Тем не менее все эти роли в той или иной мере периодически исполняет каждый менеджер.  
Данная глава посвящена коммуникациям — тому, в чем каждый участвует ежедневно, но лишь немногае делают это достаточно согласнованно. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако, как выяснится далее, коммуникации — это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг — это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, — смысл может быть утрачен. Цель данной главы — ознакомить с природой и сложностями коммуникаций, с потенциальными западнями на пути к пониманию сути сообщений, а также с тем, что можно предпринять, чтобы белее эффективно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга.  

Вопрос: Здравствуйте! В сентябре мой сын пойдет в детский сад. В нашем городе в этом году открылись 2 автономных детских сада. И мы попали в один из них по общей очереди.

Подскажите, по каким критериям распределяют места в бюджетных и в автономных ДОУ? За детский сад будем платить около 4000 рублей, а доход нашей семьи 12000 рублей. Правомерно ли это? И существуют какие нибудь льготы для посещения автономных садов?

Ответ подготовила Мария Даниленко:

Автономные детские сады — тема относительно новая и довольно-таки противоречивая. Наряду с явными плюсами есть и свои недостатки. Попробуем разобраться, чем же автономные детские сады отличаются от бюджетных? Отличий несколько. Начнем с плюсов::

• автономный детский сад комплектуется без привязки к месту жительства, т.е. в него принимаются дети со всего города,
• само дошкольное учреждение пользуется правом льготного налогообложения, самостоятельно ищет поставщиков, может привлекать инвестиции со стороны, при том, что деньги из бюджета города выделяются наравне с обычными детскими садами,
• автономный детский сад является более самостоятельной единицой в организации образовательного процесса. Если в муниципальном ДОУ все проводимые мероприятия и занятия четко закреплены программой, принятой на федеральном уровне, то автономное дошкольное учреждение вправе предоставлять ряд дополнительных услуг. Например, могут пригласить нужного специалиста на время для конкретной группы детей или же заказать для воспитанников специальную программу медицинского страхования.

Плюсы и благая цель — улучшить качество предоставляемых услуг — привлекают все больше родителей отдавать своих детей именно в автономные дошкольные учреждения. Это подтверждается статистикой: . средняя посещаемость муниципальных ДОУ — 69-72 процента, автономных — 89 процентов. Тем не менее, перевод многих обычных детских садов в статус автономных вызвало большой резонанс со стороны родителей.

Минусы:

• Хотя плата в муниципальном и автономном детских садах не должна различаться, в последнем она как раз и получается выше и может составлять от 3 000 рублей до 5 000 рублей, т.к. складывается из стандартной родительской платы и стоимости тех самых дополнительных развивающих услуг. Что и говорить, нахождение детей в одной группе может по-разному обойтись родителям, ведь, например, кто-то может посещать занятия вокалом, а кто-то нет.
• Дополнительные услуги носят рекомендательный характер, но, как замечают многие родители, чаще всего предоставляется список альтернативных возможностей (психолог, логопед, рисование, иностранный язык, специальное медицинское сопровождение и т.д.), из которых они обязаны выбрать, например, 4 услуги.

Как и в обычном детском саду, между родителем и автономным дошкольным учреждением заключается договор. Во главе ДОУ находится руководитель и наблюдательный совет, в который могут войти и представители от учредителя (например, администрации города), и общественный представитель, и представитель от детского сада (за исключением заведующей и зама) — они отвечают за внесение дополнений в устав детского сада и утверждения бюджета.

Льготы по поступлению и оплате автономного детского сада могут различаться в разных городах, узнать их, а также встать на очередь в подобное дошкольное учреждение можно в местном управлении образования.

Ниже приведено ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АВТОНОМНОЙ НЕКОММЕРЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ДОШКОЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ:

Приложение N 2
к Постановлению
Администрации Тюменской области
от 20 апреля 2004 г. N 32-пк

I. Общие положения

1.1. Автономной некоммерческой организацией дошкольного образования признается не имеющая членства некоммерческая организация, учрежденная гражданами и (или) юридическими лицами на основе добровольных имущественных взносов в целях предоставления дошкольного образования.

1.2. Деятельность автономной некоммерческой организации дошкольного образования регулируется Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом «О некоммерческих организациях» и уставом организации, разрабатываемым с учетом Закона РФ «Об образовании», настоящего Положения, а также Типового положения о дошкольном образовательном учреждении, утвержденного Правительством РФ.

II. Особенности деятельности автономной некоммерческой организации дошкольного образования

2.1. Автономная некоммерческая организация дошкольного образования может быть создана путем учреждения или в результате реорганизации в форме преобразования муниципальных учреждений дошкольного образования.

2.2. Учредителями автономной некоммерческой организации дошкольного образования могут выступать граждане и (или) юридические лица. Число учредителей не ограничено. При создании автономной некоммерческой организации дошкольного образования путем реорганизации муниципального учреждения учредителями могут выступать работники реорганизуемого учреждения.

2.3. Учредительным документом автономной некоммерческой организации дошкольного образования является устав, утвержденный учредителями.

2.4. Структура, компетенция, порядок формирования и срок полномочий органов управления автономной некоммерческой организации дошкольного образования, порядок принятия ими решений и выступления от имени организации устанавливаются уставом организации.

2.5. Высшим органом управления автономной некоммерческой организации дошкольного образования является коллегиальный орган (правление).
К исключительной компетенции высшего органа управления автономной некоммерческой организации дошкольного образования относится решение следующих вопросов:

• изменение устава организации;
• образование исполнительного органа управления организации и досрочное прекращение его полномочий;
• утверждение программы дошкольного образования, реализуемой организацией;
• утверждение годового отчета и годового бухгалтерского баланса;
• утверждение финансового плана организации и внесение в него изменений;
• определение системы и условий оплаты труда работников организации;
• утверждение тарифов на услуги, предоставляемые организацией, в том числе размера платы за содержание детей;
• создание филиалов и открытие представительств организации;
• реорганизация и ликвидация организации.

Состав высшего органа управления автономной некоммерческой организации дошкольного образования (как правило, не более 5 человек) формируется из числа учредителей организации, представителей муниципального органа управления образованием, профсоюза работников образования. Работники автономной некоммерческой организации дошкольного образования не могут составлять более чем одну треть общего числа членов высшего органа управления организации.

Заседание высшего органа управления автономной некоммерческой организации дошкольного образования правомочно, если на нем присутствует более половины его членов. Решение принимается большинством голосов членов, присутствующих на заседании. Решение по вопросам исключительной компетенции высшего органа управления принимается большинством голосов, составляющим две трети от общего числа его членов.

2.6. Исполнительный орган управления автономной некоммерческой организации дошкольного образования является единоличным (управляющий). Он осуществляет текущее руководство деятельностью организации и подотчетен высшему органу управления организации.

2.7. Источниками формирования имущества автономной некоммерческой организации дошкольного образования являются:

• бюджетные средства, выделяемые организации при получении на конкурсной основе муниципального заказа на предоставление дошкольного образования;
• средства, получаемые в качестве платы за содержание детей, доходы от предоставления дополнительных образовательных услуг, иной предпринимательской деятельности в соответствии с уставом организации;
• регулярные и единовременные поступления от учредителей;
• добровольные имущественные взносы и пожертвования;
• доходы, получаемые от использования имущества, находящегося в собственности организации или переданного ей по иным основаниям;
• другие не запрещенные законом поступления.

Имущество, переданное автономной некоммерческой организации дошкольного образования учредителями, является собственностью организации. Учредители организации не сохраняют прав на имущество, переданное ими в собственность этой организации. Учредители не отвечают по обязательствам организации, а она не отвечает по обязательствам своих учредителей.

2.8. Автономная некоммерческая организация дошкольного образования при получении на конкурсной основе муниципального заказа обеспечивает предоставление бесплатных образовательных услуг в пределах программы дошкольного образования, разрабатываемой в соответствии с требованиями государственного стандарта, и объема выделенных бюджетных средств, рассчитанного в соответствии с нормативом бюджетного финансирования дошкольного образования.
Автономная некоммерческая организация дошкольного образования самостоятельна в установлении размера платы за содержание детей, тарифов на предоставляемые дополнительные образовательные и иные услуги.

2.9. Автономная некоммерческая организация дошкольного образования самостоятельна в определении системы и условий оплаты труда работников организации. При создании организации путем реорганизации муниципального учреждения трудовые отношения с работниками реорганизуемого учреждения с их согласия продолжаются.

2.10. Лицензирование, аттестация и государственная аккредитация автономных некоммерческих организаций дошкольного образования проводятся в соответствии с требованиями действующего законодательства.

2.11. Налогообложение автономных некоммерческих организаций дошкольного образования производится в порядке, установленном налоговым законодательством.

2.12. Реорганизация и ликвидация автономных некоммерческих организаций дошкольного образования осуществляются в соответствии с гражданским законодательством.

III. Особенности экономической поддержки автономной некоммерческой организации дошкольного образования

3.1. Органы государственной власти и органы местного самоуправления в пределах своей компетенции могут оказывать автономным некоммерческим организациям дошкольного образования экономическую поддержку в различных формах, не противоречащих законодательству.

3.2. Органы местного самоуправления оказывают автономным некоммерческим организациям дошкольного образования, как правило созданным путем реорганизации муниципальных учреждений, экономическую поддержку в форме предоставления имущественного комплекса реорганизованного учреждения по договору безвозмездного пользования, заключаемому в соответствии с гражданским законодательством.

3.3. В качестве условий предоставления имущественного комплекса автономной некоммерческой организации дошкольного образования в договоре безвозмездного пользования предусматриваются:

3.3.1. Обязанности организации по целевому использованию переданного имущества, в том числе:

• участие в проводимых органами местного самоуправления конкурсах на обеспечение предоставления дошкольного образования;
• обеспечение содержания и медицинского обслуживания детей;
• установление дифференцированных размеров платы за содержание детей с учетом имущественного положения семьи.

3.3.2. Предоставление имущества на определенный срок (1 — 2 года), по истечении которого в случае достаточной эффективности деятельности организации возможна автоматическая пролонгация договора на неопределенный срок.

3.3.3. Возможность изъятия имущества в случаях:

• использования не в соответствии с договором, то есть нарушения обязанностей по целевому использованию имущества, или ненадлежащего содержания (досрочное расторжение договора);
• неэффективности использования, то есть неполучения организацией по итогам конкурса муниципального заказа на предоставление дошкольного образования более одного раза и неспособности организации за счет собственных доходов обеспечить выполнение своих обязательств (отказ от бессрочного договора).

3.3.4. Возложение на организацию обязанности по содержанию, текущему и капитальному ремонту переданного имущества или с учетом фактического состояния имущества (износа и т.п.), сохранение обязанности по его капитальному ремонту за органами местного самоуправления.

3.3.5. Поступление в собственность организации доходов, полученных в результате использования переданного имущества, включая доходы от предоставляемых услуг и предпринимательской деятельности.

3.3.6. Поступление в собственность организации произведенных ею отделимых улучшений переданного имущества (приобретенного за свой счет оборудования, инвентаря), при этом неотделимые улучшения могут быть произведены организацией лишь с согласия органов местного самоуправления, которые в случае расторжения договора возмещают организации их стоимость.

3.3.7. Правопреемство по договору безвозмездного пользования в случае реорганизации автономной некоммерческой организации дошкольного образования или отчуждения переданного ей имущества из муниципальной собственности.

3.3.8. Прекращение договора безвозмездного пользования и изъятие переданного имущества в случае ликвидации автономной некоммерческой организации дошкольного образования.

3.4. В случае неполучения по итогам конкурса муниципального заказа на обеспечение предоставления дошкольного образования автономной некоммерческой организацией дошкольного образования, созданной путем реорганизации муниципального учреждения, ее деятельность продолжает осуществляться в соответствии с уставными целями и назначением переданного имущества за счет собственных доходов.
При возникновении кредиторской задолженности (по выплате заработной платы, содержанию имущества) организации в соответствии с бюджетным законодательством могут быть предоставлены из местного бюджета целевая субвенция или бюджетный кредит на ее погашение.

Михаил Ларин, академик Международной академии информатизации, директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. С уверенностью можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, «субъектного» и других уровней управления. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.

Основные направления и результаты проводимых работ

В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, носят спорадический, как правило, некоординируемый характер, в основном, по следующим направлениям:

• разработка единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией (ВНИИДАД — Росархив). Разработан вариант ГСДОУ и других нормативно-методических документов; финансируется Миннауки;
• стандартизация и унификация документов (Росстандарт, Росархив, Роскомстатин, отраслевые министерства и ведомства); финансируется бюджетом министерств и ведомств;
• разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Работа проводится по федеральной целевой программе «Реформирование статистики в 1997-2002 гг.» Центром экономической конъюнктуры при Правительстве РФ;
• обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа. В стадии разработки и утверждения находится соответствующая федеральная целевая программа. Эти работы в определенной степени координируются (ФАПСИ и др. общегосударственные органы);
• разработки, связанные с реализацией «Концепции формирования единого информационного пространства и соответствующих государственных информационных ресурсов», одобренной решением Президента Российской Федерации от 23 ноября 1995 г. NП-1694, и «Концепции формирования единого информационного пространства стран СНГ», утвержденной Советом Глав Правительств СНГ 18 октября 1996 г.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации», (20 февраля 1995 г. N24-ФЗ) предусматривает поручением Правительству РФ приведение в соответствие с законом действующих нормативно-правовых актов и принятие других актов, обеспечивающих его реализацию. В связи с принятием закона об информатизации, а также коренными изменениями социально-экономической ситуации в стране, остро назревшей необходимостью становится обновление всего комплекса нормативного и методического обеспечения организации работы с документированной информацией на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления. Проведенные в 1996-1997-2002 гг. по инициативе Аппарата Администрации Президента РФ, при участии ВНИИДАД и других научных учреждений, исследования состояния документационного обеспечения органов управления РФ, связанные с разработкой концепции дальнейшего совершенствования ДОУ, в достаточной мере отразили:

• несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, являющееся результатом, в первую очередь, неопределенности организационно-правового статуса данной функции, ее недооценки;
• несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках, не выходящих преимущественно за пределы начала 90-х годов;
• отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации, при отсутствии требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения документированной информации по «вертикали» и «горизонтали»;
• несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления;
• недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.

Не надо думать, что данные проблемы являются исключительно российскими проблемами. Весь деловой мир озабочен схожими проблемами. Например, английское исследование 1996 г. показало, что почти половина обследованных британских учреждений имеют большие проблемы в сфере информации и документации. В этих учреждениях плохо налажена система поиска нужной документации. 77,6% руководителей разного ранга признались, что они ищут информацию самостоятельно, и лишь 18% обращаются за помощью к помощникам и секретарям. Вряд ли эта ситуацию иллюстрирует эффективное управление. Утрата реального знания нормативных требований к организации документационных процессов, выработанных в 70-80 годах, принципиальные изменения взаимоотношения центра и субъектов Федерации, изменение форм и методов управленческой деятельности, значительное обновление кадрового состава аппарата управления ставят перед необходимостью принятия решения правительственного уровня о соответствующей комплексной целевой программе. Комплексная целевая программа должна обеспечить:

• повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;
• установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления, с учетом различий форм собственности, их уровней и используемых технологий;
• унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;
• разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;
• реализацию права на информацию юридических и физических лиц;
• повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений ДОУ и архивного дела.

Важнейшим результатом работ по программе должно стать, кроме решения собственно документоведческих проблем, также регламентация порядка лицензирования и сертификации систем ДОУ, автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа к информационным ресурсам. Целесообразно наделение соответствующими функциями Росархива. Разработка и реализация комплексной целевой программы потребует сравнительно небольших затрат на проведение научно-исследовательских и проектно-конструкторских работ, к которым могут быть привлечены организации Росстандарта, Минтруда РФ, Минобразования и Миннауки РФ, Федеральной архивной службы России, Российской Академии наук и ряда других организаций, имеющих значительный опыт сотрудничества с Росархивом в разработке соответствующих нормативов. Координацию работ по подготовке и организации выполнения комплексной целевой программы представляется целесообразным возложить на Федеральную архивную службу России и ее головной Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Внедрение результатов разработок комплексной программы, единых норм и правил оганизации работы с документацией в условиях современных информационных технологий позволят существенно повысить качество и эффективность ДОУ на всех уровнях управления, будет способствовать повышению качества комплектования архивного фонда РФ.

Основные проблемы ДОУ и направления их решения

Необходимость закона о документации

Основополагающую роль в решении проблем ДОУ должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документировние, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего.

Необходимость государственных правовых актов

Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Прежде всего это разработанный ВНИИДАД проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией — информационному менеджменту. Базовые положения ГСДОУ в сфере автоматизации документирования, документооборота, информационно-поисковых систем (ИПС), хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий на основе использования российских и международных классификаторов информации, в определенных условиях, позволят совместить применяемые в разных ведомствах аппаратно-программные средства документирования и обработки документной информации, будут способствовать информатизации организаций, территорий, отраслей. Важнейшим из условий активного использования ГСДОУ является придание ей возможно более высокого юридического статуса с одновременным возложением ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов, в данном случае на Росархив и его подведомственные организации.

Необходимость стандартов

Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30-97. «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов». Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций. Спрашивается, не страдаем ли мы желанием в силу своего «исторического» пристрастия к бюрократии и администрированию, склонностью к централизации, взять под государственный контроль сферу административной документации? Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к опыту других стран. В Соединенных Штатах Америки с 1976 г. действует Закон по управлению федеральной документацией. Термин «Управление документацией» означает планирование, контроль, руководство, организацию, обучение, выдвижение по службе и другие административно-управляющие действия, предполагающие создание документов, их хранение, использование и возможность распоряжения документами. В 1980 г. — принят «Закон о сокращении работы с документами», направленный на создание единой правовой основы в этой области административной деятельности. В системе Национального архива США действует мощное подразделение, которое ведает вопросами управления документацией. Возьмем более близкие нам европейские примеры.

Англия: с 1985 г. действует правительственная программа по совершенствованию управления документацией. При кабинете министров действует второй административный отдел, который совместно с Государственным архивом Великобритании при соответствующей финансовой поддержке Правительства занимается вопросами управления документацией на современном технико-технологическом уровне. В Германии, где, как мы знаем, федерализм возведен в принцип государственного устройства, 21.06.95 правительство одобрило централизованную систему делопроизводства на основании общих правил порядка работы федеральных министерств. Немецкие документоведы и архивисты расценивают этот факт как свою большую победу, которая потребовала долговременных усилий сотрудников и руководителей Бундесархива. Причем этот правовой акт не первый в истории Германии. С 1926 г. действовал «имперский закон о всеобщем порядке делопроизводства», а в 1958 г. был создан «Закон об общем порядке работы федеральных министерств». Интересно, что разработчики современной системы делопроизводства в федеральных министерствах ФРГ одной из главных ее задач поставили создание единых номенклатур дел федеральных министерств и противодействие соблазну через средства современной вычислительной техники отказаться от строгих систематизирующих схем группировки и шифровки документов. Данный перечень мог бы быть продолжен другими примерами из законодательства, например, Чешской республики, где в закон об архивном деле 1994/1997-2002 гг. четко записана обязанность всех организаций, независимо от формы собственности, содержать в порядке документацию, заботиться о ее учете и хранении. Похожая норма записана в аналогичном законодательном акте Белоруссии и др. стран. Можно вспомнить также и опыт Австралии, где впервые в мире в 1996 г. принят Национальный стандарт по управлению документами, в котором содержатся рекомендации по работе с традиционными документами на бумажной основе и с современными электронными документами.

Машинопечатные документы

Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и практически не регламентируются общегосударственными нормами. По-прежнему важной задачей остается сопряжение аппаратно-программной среды, редакторских программных и других средств документирования и обработки документной информации. Cогласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального государственного внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного ДОУ. Нерешенность, в частности, вопросов электронного юридического атрибутирования документов препятствует организации электронного документирования, документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа. Конечно, мы не можем обойти вниманием проблему электронных, а вернее машиночитаемых документов.

Прежде всего, почему эта проблема так волнует нас как специалистов? Конечно, играет свою роль элемент новизны; как всякое новое, электронный документ и новые информационные технологии, сам компьютер, воспринимаются как вещи, оказывающие серьезное влияние на изменение технологий работы и необходимость их освоения. Не все работники в равной степени готовы к изменениям и приветствуют их; отсюда — повышенное внимание к теме. Далее. К сожалению, рассматривая проблему, подавляющее большинство участников дискуссии забывает об истории научно-технического прогресса. Мы пользуемся в работе телефоном, телеграфом, телетайпом, радиосвязью, телевидением, факсимильными аппаратами, кабельными сетями, спутниковой связью и т.п., зачастую не задумываясь о том, что в свое время каждое из этих технологических достижений обладало не меньшим количеством разного рода проблем, осложняющих их внедрение в практику. Предыдущие технические достижения сыграли огромную роль в развитии управления с точки зрения техники и технологий, так же произойдет и с электронными документами. Вместе с тем, нельзя не сказать и об особенностях обсуждаемого предмета. Специфика машиночитаемых данных состоит в том, что мы не можем их воспринимать в том физическом виде, в каком они хранятся на носителе. Электронные документы очень сильно зависят от технологии, формата и стандарта, в рамках которых они создаются. Только пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде (в распечатанном виде, на экране монитора и т.п.). Отсюда и терминологические разногласия, наблюдаемые как в среде ученых, так и в среде специалистов и практиков. В одном случае под электронным документом понимается машинный носитель информации, в другом — отдельный файл на этом носителе, в третьем — распечатка на бумаге, в четвертом — некая «матрица в памяти компьютера». Во многих случаях за документ принимается изображение на экране, в том числе полученное по электронной почте, из Интернета и других сетей. Не следует упускать из виду, что в рассматриваемом термине имеет значение не только первое слово «Электронный», но и «документ». Понятие документа уже достаточно определено и, несмотря на варианты, имеет ряд общих обязательных составляющих: закрепление информации на носителе, возможность сохранения и передачи во времени и на расстояние, возможность служить доказательством. Поэтому, прежде, чем заниматься технико-технологическими проблемами электронных документов, следует решить терминологические проблемы, проблемы правового характера по отношению к машиночитаемым документом. Следующий шаг — стандартизация и унификация новых информационных технологий. И все это требует серьезной научной проработки, специальной постановки научной темы в общегосударственном масштабе, как это сделано в странах ЕС, других развитых государствах.

Автоматизация ДОУ

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются. К сожалению, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Последние опубликованные обзоры заслуживают одобрения, хотя и критериальный ряд, и оценочные показатели, и применяемая терминология с точки зрения теории и практики документоведения не оптимальны. Ни одна из участвующих в сравнительном анализе систем не тестируется на соответствие действующим стандартам и правилам документооборота, не сопоставляются затраты на внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и косвенными выгодами (не говоря уже об экономическом эффекте). Очевидно, что этой работой следует заниматься независимым экспертам, например ВНИИДАД, для более квалифицированной оценки достоинств или недостатков той или иной АСУД.

Принципы разработки и критерии выбора АСУД

Попытаемся рассмотреть основные тенденции в разработках АСУД. Прежде всего отметим, что для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации. Вторая характеристика системы — специализированная это система или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями она может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ? В третьих, важное значение для потребителя имеет стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота. При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:

1. сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.);
2. территориальные органы управления (администрации городов, субъектов федерации, муниципалитетаи т.п.);
3. коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.

Разумеется, вышеприведенная систематизация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названых групп потребителей существует целый ряд предложений. Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки компаний «Электронные офисные системы», «Весть», «Анкей», «Ланит» и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании «Гранит-Центр», НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено потребителям третьей категории организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм «Интертраст», «АйТи», «Оптима», «Центринвестсофт» и других. Одним из продуктов, отвечающим практически всем требованиям делопроизводственной практики, является система Дело-96 и ее последующие модификации, разработанные компанией «Электронные офисные системы». Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого рода системам. Несколько другой подход к проектированию АСУД выбрали специалисты Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают системы документационного обеспечения управления. Первым продуктом компании этого направления стала система документационного обеспечения «Office Media». Комплект баз данных «Office Media» работает в среде Lotes Notes и обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями системы могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие. Новым словом компании Inter Trust является недавно разработанная так называемая «корпоративная система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства». Еще одним примером АСУД можно назвать разработку Государственного научно-производственного предприятия «Гранит-Центр» системы автоматизированного документооборота и делопроизводства организации «Гран-Док», которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления. Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации. Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.

Требования к системе управления документации

Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации. Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Организационное и кадровое обеспечение

Актуальной остается задача организационного и кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы ДОУ. В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов (программ). Целесообразно создание базового центра повышения квалификации при ВНИИДАД, а также укрепить профессиональное объединение документоведов в секции документоведения и делопроизводства Российского общества историков-архивистов.

Роль госархива

Первостепенным является также вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние управленческой документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, в том числе за счет более точного определения компетенции и полномочий Росархива по координации научно-исследовательских работ в области ДОУ, а также иных федеральных органов власти по отношению к упорядочиванию собственной документации; соблюдению действующих нормативов; обеспечению своевременной передачи документов постоянного срока хранения в государственные архивы, обеспечению соответствующего нормативам управления документацией в учреждениях и предприятиях своей системы.

Опубликовано: «АКДИ Экономика и жизнь» 5 ноября 2002 г.