Куперс

Как оформить первичные документы при транспортных перевозках – вебинар в Школе бухгалтера. Ведущая Ольга Букина расскажет про путевой лист (когда необходим, а когда без него можно обойтись), универсальный передаточный документ, что такое «товарно-транспортная накладная» и пр.

1. Какие документы нужны для перевозки груза

Здесь все зависит от ситуации, от того продавец вы или покупатель, или транспортная компания. К примеру, если вы продавец и продаете товары с базы, то у вас должны быть оформлены: договор с покупателем, товарно-транспортная накладная на груз, транспортная накладная, счет-фактура (для плательщика НДС).

Транспортные компании при перевозке должны оформить: путевой лист, договор с клиентом, транспортную накладную, товарно-транспортную накладную на груз, акт, счет-фактуру (для плательщика НДС). Однако товарно-транспортная накладная, жизненно важная для покупателя товара, не является критичной для перевозчика, который подтверждает свои доходы и без нее.

2. Нужен ли путевой лист на автомобиль?

Часто бухгалтеры путают, когда путевой лист нужно оформлять, а когда нет.

Путевые листы при аренде автомобиля

Например, нужен ли путевой лист при аренде личного автомобиля у работника? По договору аренды путевой лист нужен вне зависимости от того, у кого машина арендована. В соответствии п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (утв. Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ) «запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство». Автомобиль в аренде и используется — значит, путевой лист должен составляться.

Нужен ли путевой лист при использовании такси в командировке?

Этот вопрос комментирует Ольга Букина, ведущая вебинара «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках»

«Путевой лист оформляется только в том случае, если организация использует собственный либо арендованный автомобиль. Такси — автомобиль, принадлежащий сторонним хозяйствующим субъектам, они оформляют путевой лист на этот автомобиль в своем учете, но никому его не выдают. Для подтверждения расходов командированного необходим чек (желательно) или бланк строгой отчетности».

Обязательные реквизиты на первичных документах

Перечень реквизитов первичного учетного документа является закрытым и установлен в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, а также их подписи.

Однако, у организаций возникает много вопросов относительно реквизитов документа. Например: «Является ли печать организации обязательным реквизитом в ТТН со стороны грузополучателя?»

Печать не является обязательным реквизитом. Следовательно, ни с какой стороны проставление печати не является обязательным. Поэтому, если в тексте договора о печати на документах нет ни слова, то вся «первичка» будет действительна и без нее. Главное, чтобы на документе стояли подписи.

Как учитывать расходы на ГСМ?

Для обоснования расходов на ГСМ, кроме путевого листа, необходимо обоснование маршрута. Например, договор о поставке товара по определенному адресу. Или заказ (заявка). Несмотря на то, что в путевом листе отсутствует маршрут как обязательный реквизит, без него налоговики могут не признать расходы на ГСМ. Обоснованием послужит также транспортная накладная. Что касается запчастей, то это материалы, которые могут быть отнесены на расходы независимо от момента их реального отпуска (нужны накладная и доказательство оплаты). Беспроблемным вариантом является и такой, при котором затраты оформляются как услуги автосервиса.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Заявка на поставку товара – документ, который обычно требуется в тех случаях, когда компания-заказчик бронирует партию товара на складе у предприятия-поставщика для дальнейшего своевременного получения.

Составление заявки может быть как единовременным, так и регулярным. Заявка не является самостоятельным документом, а служит приложением к договору купли-продажи, поставки и т.п. Чаще всего условия и сроки подачи заявки регламентируются в основном договоре.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявки на поставку товара .docСкачать образец заявки на поставку товара .doc

На какие товары можно формировать заявку

Заявку можно формировать на любые открытые поставщиком к бронированию виды товаров по желанию заказчика:

• стройматериалы,
• канцелярские принадлежности,
• хозяйственные товары,
• мебель,
• технику,
• оборудование и т.д.

Порядок получения товара

Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста.

1. Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы.
2. Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
3. После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут).

При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.

Плюсы и минусы заявки

Заявка является документом, фиксирующим желание заказчика получить конкретный товар в определенный период.

Позитивный момент

Ее основное преимущество заключается в том, что она гарантирует то, что как только необходимая продукция появится на складе поставщика, она будет забронирована под этого конкретного заказчика.

Негативный момент

Правда при этом, если вдруг возникнет необходимость заменить этот товар на какой-то другой, не указанный в документе, могут возникнуть сложности, как и в случае отказа заказчика от ранее отправленной заявки.

Можно ли отказаться от заявки на поставку товара

Закон предусматривает право отказаться от заявки на поставку товара в некоторых ситуациях, например, при попадании заказчика в сложные материальные условия, не позволяющие выполнить ранее достигнутые договоренности с поставщиком. Правда, при этом у заказчика должны быть доказательства своего бедственного положения.

В большинстве же случаев, если желание отказаться от заявки ничем не обосновано, это будет считаться нарушением условий сделки (договора).

Отказ от составленной, отправленной и принятой по всем правилам заявки неправомерен и поставщик вправе обратиться в судебную инстанцию за восстановлением справедливости.

Кто составляет заявку

Непосредственно формированием заявки может заниматься любой работник предприятия-заказчика, в полномочия которого по должностной инструкции входит данная функция: бухгалтер, экспедитор, логист и т.д. На предприятиях малого сектора экономики составлением заявки занимаются сами директоры.

Образец заявки на поставку товара

На сегодня не существует унифицированного бланка заявки на поставку товара, так что предприятия и организации имеют возможность писать ее в произвольном виде, исходя из собственного видения данного документа и потребностей компании, или заполнять шаблон документа, разработанный и утвержденный внутри фирмы.

Правда, при формировании заявки следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.

Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно.

1. В «шапку» вписываются:
   • название той фирмы, которой она адресована,
   • название компании–заказчика,
   • дата, номер и место составления документа,
   • данные о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилия-имя-отчество и номер телефона.
2. Далее в документ нужно внести:
   • наименование заказываемых товарно-материальных ценностей,
   • их количество,
   • размер,
   • вес,
   • тару,
   • прочие специфические характеристики (чем подробнее и тщательнее эти сведения будут прописаны, тем лучше).

   При большом объеме товара эту часть бланка рекомендуется оформлять в виде таблицы.

3. Также в заявку при необходимости можно внести условия поставки, в частности, требования к упаковке, транспортировке, конкретную дату или период и т.п.

При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.

На что обратить внимание при оформлении заявки

Как к содержательной части заявки, так и к ее оформлению, никаких особенных требований не предъявляется: ее можно писать на фирменном бланке предприятия, или на обыкновенном листе форматов А4, А5, от руки или напечатав на компьютере.

Важно лишь, чтобы заявка содержала «живую» подпись представителя компании – заказчика (директора или иного работника, обладающего правом подписи подобного рода бумаг).

Заверять бланк печатью организации особой необходимости сейчас нет: с 2016 года юридические лица освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах организации).

Заявка составляется обычно в двух экземплярах, один из которых отправляется поставщику, второй остается у заказчика. Отправленная копия должна быть зарегистрирована в журнале учета исходящей документации.

ДОКУМЕНТ, лат., письменный акт, служащий свидетельством какого-либо решения, сделки или действия; деловая бумага, относящаяся к канцелярскому производству.

Малый энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона

Акт

Требования, предъявляемые к оформлению актов выполненных работ, оказанных услуг.

Акт передачи оборудования, комплектующих и технической документации

Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение

Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение

Акт контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей

Акт общей формы Форма ГУ-23 Коммерческий акт Форма ГУ-22 и др.

Акт о приемке выполненных работ (форма N КС-2)

Акт приемки законченного строительством объекта (форма N КС-11)

Акт о превышении транспортным средством установленных ограничений по общей массе и (или) нагрузке на ось

Акт экспертизы. Акт сюрвейерского осмотра (Survey report) Дефектовочная ведомость

Акт о задержке (простое) транспортных средств, предоставленных под погрузку или выгрузку

Коммерческий акт (форма N КЭ-44)

Ведомость

Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией

Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения

Сопроводительная ведомость Приложение N 8 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом

Доверенность

Доверенность форма М-2 и М-2а, См. данную форму в редакторе MS-Word

Общая (генеральная) доверенность на управление и распоряжение имуществом

Письмо-поручение об отправке груза через транспортно – экспедиционную компанию

Договор

Внешнеторговый контракт

Международный лизинг. Модельный договор

Договор поставки продукции

Договор перевозки груза

Договор транспортной экспедиции

Договор транспортной экспедиции

Трудовой договор с работником

Трудовой договор с логистом

Договор аренды транспортного средства без экипажа

Договор аренды транспортного средства с экипажем

Агентский договор

Агентский договор на перевозку автотранспортом экспортных и импортных грузов

Договор комиссии

Договор купли-продажи автомобиля ч/л

Договор о полной материальной ответственности

Договор об ответственном хранении

Договор складского хранения (хранение на товарном складе)

Договор хранения

Договор на техническое обслуживание воздушных судов

Заявка

Заявка на перевозку груза (приложение к договору)

Заявка на перевозку грузов железнодорожным транспортом (Форма ГУ-12)

Заявка на сопровождение автомобилем ДПС автотранспортного средства, перевозящего крупногабаритный и тяжеловесный груз

Заявление

Исковое заявление о взыскании стоимости недостающих товаров

Исковое заявление о взыскании суммы штрафных санкций и процентов в связи с неисполнением договора на поставку продукции

Заявление на получение разрешения для перевозки крупногабаритного и (или) тяжеловесного груза по дорогам общего пользования

Заявление на согласование маршрута перевозки опасного груза автомобильным транспортом

Заявление для получения пропуска сроком действия не более 1 года, г. Москва

Квитанция

Заказ — квитанция ОКУД 0751001

Квитанция разных сборов ОКУД 0751002

Накладная

Универсальный передаточный документ (УПД)

Универсальный корректировочный документ (УКД)

Транспортная накладная (в редакции постановления Правительства РФ от 30 декабря 2011 г. N 1208) Ms-Word

Транспортная накладная (в редакции постановления Правительства РФ от 30 декабря 2011 г. N 1208) MS-Excel

Транспортная накладная Приложение N 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом

ЗАКАЗ-НАРЯД (в редакции постановления Правительства РФ от 30 декабря 2011 г. N 1208)

ЗАКАЗ-НАРЯД Приложение N 5 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом

Авианакладная AIR WAYBILL (AWB)

Типовая форма международной транспортной накладной (CMR)

Товарно-транспортная накладная Типовая межотраслевая форма N 1-Т

Транспортная железнодорожная накладная

Накладная СМГС

Товарная накладная ТОРГ-12 См. данную форму в редакторе Excel

Накладная на передачу готовой продукции в места хранения

Накладная прямого смешанного железнодорожно-водного сообщения (Форма ГУ-7)

Накладная на перевозку сухогрузов во внутреннем водном и в прямом внутреннем водном сообщениях (Форма ГУ-1)

Претензия

Претензия о возмещении причиненного ущерба, причиненного недостачей, выявленной при приемке груза (товара) по количеству

Претензия об уплате неустойки за недопоставку (просрочку поставки) продукции

Приказ

Приказ О введении Инструкции по делопроизводству

Приказ Об установлении размера и выплате компенсации за использование личного легкового автомобиля в служебных целях

Путевой лист

Путевой лист грузового автомобиля Типовая межотраслевая форма N 4-c

Путевой лист грузового автомобиля Типовая межотраслевая форма 4-П

Путевой лист легкового автомобиля Типовая межотраслевая форма N 3

Путевой лист специального автомобиля Типовая межотраслевая форма N 3 спец.

Путевой лист легкового такси Типовая межотраслевая форма N 4

Путевой лист автобуса необщего пользования Типовая межотраслевая форма N 6 (спец)

Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя

Путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя

Путевой лист для промышленного напольного безрельсового колесного транспортного средства

Складская карточка

Карточка учета материалов Типовая межотраслевая форма N М-17

Карточка количественно-стоимостного учета Унифицированная форма N ТОРГ-28

Партионная карта Унифицированная форма N МХ-10

Экспедиторские документы

Поручение экспедитору (утв. Приказом Минтранса РФ от 11 февраля 2008 г. N 23)

Экспедиторская расписка (утв. Приказом Минтранса РФ от 11 февраля 2008 г. N 23)

Складская расписка (утв. Приказом Минтранса РФ от 11 февраля 2008 г. N 23)

Поручение экспедитору

Интермодальное весовое свидетельство отправителя

Декларация отправителя о перевозке опасных грузов

Складская расписка

Экспедиторская расписка

Экспедиторский сертификат перевозки

Мультимодальный транспортный коносамент

Мультимодальная транспортная накладная

И т.д.

ГОСТ Р 6.30-2003

Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Федеральный закон от 21 ноября 1996 № 129-ФЗ

О бухгалтерском учете

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете

Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР

Постановление Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835

О первичных учетных документах

Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. N 20

Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации

Постановление Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. N 85

Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности

Постановление Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. N 55

Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет»

Справка к товарно-транспортной накладной на этиловый спирт, алкогольную и спиртосодержащую продукцию

Справка, прилагаемая к грузовой таможенной декларации

Экспортная декларация ЕХ-1 (Форма (EX1), Export declaration (EX1)) в формате .xls, (все листы)

Информационная карта, подлежащая представлению в ООН с целью классификации или реклассификации веществ

Маршрутный лист на согласование маршрута перевозки опасного груза автомобильным транспортом

Паспорт склада взрывчатых материалов

Журнал учета мероприятий по контролю предприятия органами государственного контроля (надзора)

Форма уведомления о начале осуществления предпринимательской деятельности

Согласие на обработку персональных данных