Куперс

Бухучет и анализ

Е1 евфрат плюсы и минусы

Понятие «облачного документооборота» для ресторанного бизнеса

В целях комфортного веде́ния бизнеса для предпринимателей, связанных с рынком HoReCa, создан специальный облачный документооборот. Теперь легко заменить рутинный обмен документацией по электронной почте — работой в частном «облаке».

Облачный документооборот – это методика обмена электронными файлами, которая реализуется через защищённый канал связи в качестве интернет-услуги с помощью программного обеспечения. Особенность обмена заключается в следующем: информация, настройки, необходимые документы и программы хранятся на серверах производителя сервиса. Данные расположены в «облаке» и доступны при подключении через интернет.

Удобство таких технологий обеспечено предоставлением клиенту компьютерных мощностей в виде сервиса с удалённым доступом on-line. Пользователь обретает полноценную систему электронного документооборота (СЭД), не затрачивая денежных средств на создание инфраструктуры и установку ПО.

Предприниматели, развивающие бизнес в нише общественного питания, будут заинтересованы во внедрении подобной платформы. Облачный документооборот для ресторанов — выгодная альтернатива бумажной волоките. Система создана для мобильных и современных пользователей.

Преимущества и недостатки СЭД

Плюсы

Перевод системы оборота документов в облачный сервис предоставляет ряд преимуществ:

  • экономия на дорогостоящей инфраструктуре (серверном оборудовании, установке ПО и других элементов IT);
  • масштабируемость (аренда вспомогательных мощностей в электронной базе);
  • открытость (on-line-доступ к данным, из-за пластичности «облачных» решений);
  • круглосуточная техподдержка (при необходимости полное восстановление или обновление информации).

Минусы

Электронный документооборот — прогрессивная, но не совершенная система. В удалённых дата-центрах надёжный уровень защиты данных, тем не менее использование СЭД связано с существенными рисками.

Риск утечки сведений.

При передаче документации на хранение и перенос в «облака», необходимо удостовериться, что возможность потери данных минимизирована. Не стоит целиком пропускать информацию через недостоверный источник, а лучше самостоятельно перенести документы в базу.

Утрата информации в результате разрыва соединения с сервером.

В самый неподходящий момент случаются непредвиденные разрывы соединения с «облачным» сервером. И если работу сервера, принадлежащего компании, можно экстренно восстановить при помощи системного администратора, то в случае с «облаком», остаётся обратиться в службу поддержки и терпеливо ждать решения проблемы.

Причины для перехода на ЭДО в ресторанном бизнесе

Предприятиям, относящим себя к миру ресторанного бизнеса, ЭДО необходим для оптимизации бизнес-процессов, связанных с оформлением юридической документации. Обмен деловыми бумагами с партнёрами происходит в ускоренных темпах, а трудовые издержки сокращаются. При использовании системы «облачного документооборота», нагрузка на сотрудников уменьшается на 95%.

СЭД для сетей ресторанов и кафе актуализирует информацию в учётной базе клиента, контролирует закупочные цены, исполняет требования государства по обороту алкоголя и помогает пользователям усовершенствовать работу, сокращая затраты.

Факторы использования «облачного документооборота» в сегменте HoReCa:

  • первичные бухгалтерские документы поставщиков сразу попадают в базу товарного учёта (iiko);
  • отсутствие ручного ввода исключает появление ошибок, в результате чего повышается оперативность работы;
  • подтверждение товарных накладных доступно с любого устройства связи, в том числе со смартфона;
  • быстрое развёртывание системы;
  • наличие бесплатного тестирования;
  • оперативное обновление изменений и поправок в законодательстве;
  • полная бесплатная поддержка ЕГАИС.

Системы Электронного Документооборота

eDocLib

Ведущий разработчик программ для управления документооборотом (ЭОС) представил обновлённый вариант web-ориентированной ECM платформы «eDocLib 2.4.»

Система документооборота поддерживает:

  • оперативную обработку информации;
  • сотрудничество пользователей с партнёрами в режиме on-line;
  • согласование бизнес-процессов и корпоративной деятельности;
  • создание интернет-порталов и нахождение информации в совместных хранилищах.

В инструментарий ECM-системы «eDocLib 2.4» добавлена конфигурация, обеспечивающая автоматизацию оборота документации — «eDocLib документооборот».

СЭД осуществляет весь цикл регулирования этого процесса:

  • разработка проекта документооборота;
  • общественное рассмотрение;
  • регистрация файлов;
  • маршрутизация;
  • контроль за исполнением задач;
  • поиск и формирование отчётов;
  • списание в дело и ликвидация.

Конфигурация поддерживает облачный документооборот, но может использоваться и для привычного обмена документами.

DocsVision

Современная платформа для обработки деловой документации, созданная для упрощения документооборота компаний-партнёров. В основе разработок — технологии .Net и web-сервисов.

Функциональные возможности СЭД:

  • создание электронного реестра;
  • регистрация бумажной документации и распознавание текстов;
  • автоматизация канцелярии;
  • обеспечение согласования и утверждения документации;
  • контроль исполнения задач;
  • интеграция бизнес-процессов с приложениями.

В основе СЭД лежит модульный принцип, состоящий из таких компонентов:

  • программная платформа;
  • интегрированные расширения «Делопроизводство» и «Управление процессами»;
  • разработка приложений на базе системы;
  • программный шлюз «DocsVision-Axapta».

Диадок

Сервис «Диадок» поддерживает функцию документооборота первичными бухгалтерскими документами, включая электронные счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные и прочие. Обмен происходит с налоговыми органами и судами.

Настройка системы обмена файлов через «Диадок» требует наличия сертификата электронной подписи. Позволительно использовать ключ, созданный для подписи отчётности в инспекции Федеральной налоговой службы «ИФНС».

Сервис облачного документооборота «Диадок» завоевал популярность среди клиентов, его использует уже более миллиона компаний. Так что будет легко настроить процесс обмена данными со своими постоянными партнёрами по бизнесу.

Преимущество системы — возможность перевода в электронный вид любых финансовых и юридических бумаг. Однако СЭД не полностью защищает документарий от несанкционированного доступа, ведь платформа настроена таким образом, что подписывать файлы можно и с планшета или с телефона, а это небезопасно. Требуется повышенное внимание и осторожность, во избежание утери конфиденциальных данных.

Битрикс24

Отечественный сервис «Битрикс24» ориентирован на управление персоналом и повышение эффективности взаимодействия с клиентами. Разработчики этой платформы предлагают две версии: «облачную» или «локальную».

Система электронного документооборота решает комплекс функциональных задач.

  • Отслеживание рабочего времени. Инструмент, контролирующий время нахождения на рабочем месте. Доступна фильтрация по различным фильтрам (времени авторизации и выхода из базы).
  • Контроль исполнения задач. «Битрикс24» — полезный помощник в тайм-менеджменте. Пользователь может поставить задачу в два клика на определённую дату и время. Сервис позволяет проследить скорость и качество работы отдельного сотрудника или всей компании.
  • Система анализа показателей эффективности KPI. Инструмент применяется для оценки текущего положения дел в компании. Обеспечивает разработку реалистичной стратегии дальнейшего развития, на основе рассчитанных показателей эффективности сотрудников за отчётный период.
  • Воронка продаж. Сервис наглядно демонстрирует текущее состояние сделок на разных этапах выполнения. Гораздо комфортнее визуально видеть, какой процент задач близится к завершению, а каким сделкам необходимо уделить должное внимание. Это помогает при планировании рабочего времени и ожидаемого денежного потока от ведения бизнеса.

4easyCM

Продукт предназначен для усовершенствования документооборота с подрядчиками, ориентирован преимущественно на зарубежную аудиторию.

Решаемые функциональные задачи:

  • безопасное хранение материалов;
  • техническая поддержка при возникновении мелких, но не менее существенных проблем в текущей работе;
  • регистрация значительного объёма документации в «облаке» при заключении масштабных сделок;
  • помощь в управлении глобальными проектами.

DIRECTUM

«DIRECTUM» – сервис «облачного документооборота» для универсального управления делопроизводством. Цель использования «электронного помощника» заключается в увеличении результативности работы персонала.

Программа принадлежит к разделу ECM-систем и обрабатывает информацию в её каждом жизненном цикле. Платформа организует и контролирует рабочие задачи на базе WorkFlow: фильтрация заказов, организация совещаний, регистрация этапов продаж и прочих процедур.

Функционал «облачного» сервиса не просто реализует хранение и обмен значительного объёма документов и данных, но и контролирует следующие трудоёмкие процессы:

  • поддержание разных вариантов организации удалённой работы сотрудников;
  • организация управления проектной деятельностью;
  • поддержка процессов закупки товаров и услуг на основе организации конкурсов и тендеров;
  • предлагает 3 вида хранилищ: для оперативного доступа, для архивного хранения и для хранения объёмных данных;
  • взаимодействие платформы с локальными информационными системами и организация целостной инфраструктуры.

CompanyMedia

«CompanyMedia» — это совокупность «облачных систем», упрощающих делопроизводство, документооборот и бизнес-процессы в точном соотношении с общепринятыми нормами.

Платформа предоставляет пользователям следующие функциональные инструменты:

  • подготовка и согласование деловой информации;
  • регистрация всех форм документации, входящей и исходящей корреспонденции;
  • формирование поручений и возможность регистрации ответов на них по всем типам документации;
  • сканирование любого объёма документации, создание и ведение электронных архивов;
  • информационная поддержка пользователей;
  • обслуживание проектов;
  • учёт рабочего времени;
  • организация совещаний, администрирование;
  • координация взаимодействия пользователей и службы поддержки.

Обработка документов системой «облачного документооборота» сокращает время на её прохождение по многочисленным структурным подразделениям. Это позволяет повысить качество управленческих решений, за счёт полноты и своевременности предоставляемой информации.

EMC Documentum 7.0

«EMC Documentum 7.0» — программа для реализации тактики перехода к «облачному документообороту» и архиву. Передовые компании используют её в качестве платформы для электронного обмена документацией.

Система предоставляет комплект инструментов управления документооборотом, обеспечивая клиентам возможность работать продуктивно за счёт рационального использования информационных данных.

Функциональность программы «EMC Documentum» исполнена в таких направлениях:

  • поддержка целостности данных;
  • эксплуатация приложений в целях координации бизнес-процессов;
  • обеспечение возможности распределённой деятельности;
  • гарантия безопасности и конфиденциальности данных;
  • предоставление упорядоченного доступа к документации;
  • соответствие техническим стандартам;
  • взаимодействие с другими информационными базами;
  • неуязвимость, стабильность и высокая продуктивность;
  • профессиональная техподдержка.

Е1 Евфрат

СЭД «Е1 Евфрат» реализует бесперебойную работу со сложными схемами информационных потоков в организациях. Настройка программы проходит в соответствии с требованиями положений и инструкций по обороту служебной документации.

Платформа реализует массу функциональных возможностей, которыми она обязана обладать для достижения первостепенной задачи и облегчения процессов функционирования делопроизводства. В отличие от других «облачных» систем, «Е1 Евфрат» предлагает такие функции, как:

  • распознавание реквизитов с отсканированного файла и перенос их в соответствующие поля регистрационно-контрольной карты;
  • сжатие размера файлов в 10 раз.

Программный продукт координирует целый жизненный цикл электронной документации в рамках бизнес-процессов компаний:

  • ввод и регистрация данных;
  • работа с электронными файлами документов;
  • контроль исполнения задач;
  • движение документов при помощи технологии Workflow;
  • рассылка и архивирование данных;
  • локальная почта.

7 ДОК

Главный отечественный поставщик программ автоматизации оборота документов и делопроизводства, ECM-платформ — «Электронные офисные системы» и ОАО «Ростелеком» разработали облачный сервис электронного документооборота «7 ДОК».

Решение основано на нормах российского документооборота с возможностью автоматизации государственных и муниципальных услуг посредством системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Основные функции программы.

  • Интеграция с MS Outlook и цифровой подписью.
  • Массовое сканирование.
  • Автоматизированное рабочее место на платформе iOS.
  • Редакция маршрутов движения файлов документации.
  • Импорт и экспорт данных.
  • Группировка при помощи классификатора заявок граждан.
  • Обмен информацией и передача полномочий между пользователями продукта.

Преимущества:

  • гибкая настройка программного продукта;
  • отсутствие необходимости в локальной инфраструктуре и инвестициях;
  • выгодное использование денежных средств на информатизацию;
  • интуитивно доступный пользовательский интерфейс;
  • удобство внедрения и обучения пользователей;
  • адаптация функционала без доработок.

Оставить заявку на подключение можно по форме ниже

Нет единой платформы, совмещающей в себе полный перечень необходимых функций и инструментов для организации работы с электронными файлами. Пользователи вправе выбирать из многообразия программных продуктов ту, которая подойдёт под их специфику работы.

Проблемы выбора и внедрения систем автоматизации делопроизводства


С.Л. Кузнецов,
руководитель Научно-информационного центра Горбачев-Фонда
В последние годы все больше организаций приходят к пониманию необходимости внедрения современных автоматизированных систем делопроизводства, Во многом это вызвано тем, что от организации работы делопроизводственной службы зависит важнейшая обслуживающая функция — информационно-документационное обеспечение работы управленческого аппарата, что непосредственным образом влияет на качество работы самого управленческого аппарата в целом.

Реализация все повышающихся требований к оперативности, точности информационно-документационного обеспечения, оперативности доставки информации и документов в любую точку, любому сотруднику, а также тематические подборки документов возможны только при использовании современных автоматизированных систем работы с документами, систем электронного делопроизводства (СЭД), часто не совсем точно называемых системами электронного документооборота.

Так как история внедрения систем автоматизации делопроизводства в нашей стране насчитывает уже второе десятилетие, это позволяет обобщить основные ошибки, которые допускают организации на этапе выбора и внедрения систем автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ).

Автоматизация делопроизводства — не самоцель

Общая задача автоматизации -повышение эффективности информационно-документационного обеспечения, работы службы ДОУ и управленческого аппарата в целом. Механический перенос имеющихся, часто неоптимальных, запутанных технологий работы с документами на компьютеры приведет лишь к тому, что вы получите те же запутанные технологии, только в компьютере. Поэтому первым этапом всегда должна быть оптимизация имеющегося делопроизводства. К сожалению, очень немногие компании, поставляющие программное обеспечение в этой сфере, имеют свои собственные консалтинговые подразделения, которые могут оказать услуги по оптимизации делопроизводства. Как правило, эту работу — анализ, разработку инструкций по делопроизводству организации, должностных инструкций сотрудников, схем согласования документов и т.п. — приходится выполнять службе ДОУ самостоятельно. Кроме того, все делопроизводственные технологии являются отражением управленческих бизнес-процессов. Именно поэтому, поскольку в организациях, на предприятиях одной сферы деятельности могут кардинально различаться управленческие процедуры, система автоматизации ДОУ также в каждом случае будет настраиваться совсем по-разному.

«Системы электронного документооборота и делопроизводства формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и их обработка. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным, и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария», — независимый ERP-портал ERP online.

Каковы перспективы?

Очень важно продумать перспективы внедрения систем автоматизации ДОУ. Не редкость ситуации, когда автоматизация начинается с установки системы на 3-4 компьютера канцелярии, затем приходят к выводу о целесообразности установки системы секретарям структурных подразделений и только потом, как говорится, «пощупав» систему руками в эксплуатации, понимают, что современная система автоматизации ДОУ должна быть на компьютере каждого сотрудника, работающего с документами. Следовательно, очень важно, чтобы система была хорошо масштабируемой, с возможностью переноса на различные аппаратно-программные платформы.

Роль IT-службы

Поскольку речь идет о системе, обеспечивающей хранение и коллективный доступ ко всем документам организации, на первый план выступает вопрос информационной безопасности. Если при бумажном делопроизводстве есть риск копирования или утери отдельного документа, максимум — одного дела, то в автоматизированных системах важно не допустить ситуацию копирования или утери всей базы данных по всем документам организации. Поэтому при внедрении СЭД IT-служба организации совместно с поставщиками программного обеспечения должна подготовить необходимый пакет документов, детально прописывающий регламенты работы с системой. Во-первых, это идентификация пользователей в системе. Например, могут использоваться биометрические средства идентификации или аппаратные ключи, освобождающие пользователя от необходимости ввода пароля при доступе к системе и подписании документов ЭЦП. Это отдельная статья расходов, но при этом существенно повышается надежность идентификации, так как пользователи имеют обыкновение забывать пароли, записывать их и т.п. Кроме того, существенным преимуществом современных СЭД является возможность удаленного доступа к документам через Интернет. Однако в этом случае особенно актуальна защита от несанкционированного доступа, шифрование трафика, использование доступа через https и т.п. Повышенные требования к защите документов организации связаны также с тем, что часть документов любой организации -это документы по личному составу, к защите которых предъявляются повышенные требования в связи с принятием Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных». Следует продумать учет доступа к документам, ограничение доступа к резервным копиям, при необходимости — шифрование баз данных, защиту баз данных от несанкционированного копирования и т.п. Отдельную проблему представляет распространение ноутбуков со средствами беспроводного доступа (Wi-Fi) и беспроводных локальных сетей.

Также при выборе СЭД необходимо учитывать, что в любом случае придется учить пользователей системы, администраторов, поэтому важно наличие учебных курсов, подробной справочной документации на русском языке по выбранному программному продукту.

Объем данной статьи не позволяет подробно остановиться на всех аспектах выбора системы автоматизации делопроизводств. Хотелось бы назвать такие важные факторы, как распространенность системы, гарантирующая быстрое устранение возникающих проблем, долговременная техническая поддержка. Важно использование распространенной платформы, легкость экспорта (импорта) базы по всем документам организации, обеспечивающей интеграцию с другим программным обеспечением, а в перспективе — возможность организации безбумажного делопроизводства и передачи электронных документов постоянного срока хранения в государственные архивы. В целом самое главное — детально продумать все аспекты внедрения и дальнейшего использования СЭД. Чем детальнее все продумано, тем легче и безболезненнее пройдет внедрение системы.

КОММЕНТАРИЙ ЭКСПЕРТА
Борис Борисенко,
эксперт

Внедрение систем, обсуждаемых в статье С.Л. Кузнецова, становится все более актуальным. Если раньше активно использовались в основном системы типа «банк — клиент», то сейчас сфера применения таких систем значительно расширилась.

После принятия решения разместить в организации СЭД необходимо четко определить цели этого размещения. Зачастую требуются именно системы электронного документооборота (для заверения подписью документов в электронном виде и проверки этой подписи), а не предоставляющие гораздо больше возможностей системы электронного делопроизводства. Лишние опции могут усложнить понимание системы пользователями, а также работу с ней.

Помимо этого следует учесть возможности расширения СЭД при подключении новых сотрудников (необязательно других отделов; например, в случае увеличения штата).

При выборе СЭД нужно учитывать сложность использования программного продукта, так как у сотрудников много прямых обязанностей и без кропотливого изучения системы. Возможно, стоит обойтись более простыми СЭД со вспомогательной инструкцией.

Конечно, еще раз хотелось бы отметить необходимость обязательного наличия защиты СЭД, в каком бы виде, упрощенном или наиболее полном, эта система ни использовалась. Кроме аспектов, приведенных в статье С.Л. Кузнецова, можно упомянуть согласованность политик безопасности и совместимость параметров алгоритмов создания ЭЦП в случае документооборота между различными организациями.

1 декабря 2011 года компания «ИнтерТраст» сообщила о старте проекта «CompanyMedia – строим открыто!».

Вот здесь можно прочитать подробности об инициативе http://www.intertrust.ru/news/news_comp/616/

Основная идея инициативы – не только открытый диалог и обсуждение наиболее важных задач в области современных технологий электронного документооборота, нахождение вариантов их решения, но и представление практического их воплощения на примере реальной СЭД.

Кратко и емко проблемы и возможные варианты их решения сформулированы в презентации: http://www.intertrust.ru/res/5768701084ef1aa94ca4e2.pdf

В качестве площадки для реализации найденных идей и решений руководство компании «ИнтерТраст» предложило использовать разрабатываемую сейчас новую версию широко известной на российском рынке системы электронного документооборота CompanyMedia.

В рамках инициативы компания «ИнтерТраст» практически в режиме реального времени будет делиться с участниками промежуточными итогами создания новой версии CompanyMedia, своими планами, находками, сомнениями, ошибками и достигнутыми результатами. В форме диалогов разработчиков с заказчиками, журналистами и другими экспертами будут обсуждаться ключевые аспекты создания современной СЭД: от архитектурных решений, характеристик интерфейса до технологий и методов защиты информации, нормативно-методологического обеспечения и пр. Интересные находки, подсказанные собеседниками, будут приняты во внимание в будущих версиях CompanyMedia. Пожалуй, впервые на российском рынке пользователи СЭД и все желающие смогут поделиться своими соображениями относительно того, какой должна быть современная СЭД, и, возможно, увидеть реализацию своих идей.

Первое из серии публичных мероприятий «CompanyMedia – строим открыто!» было посвящено тому, каким должен быть интерфейс современной СЭД (как учитывать интересы разных групп пользователей – руководителей, рядовых сотрудников, — каковы особенности интерфейса мобильных приложений и пр.).

Чтобы обсуждение имело практическую направленность, участникам «бизнес завтрака» был представлен дизайн нового полнофункционального web-интерфейса CompanyMedia 4, совместно разработанный специалистами «ИнтерТраст» и студии Артемия Лебедева.

Продолжение следует. 🙂

Математические структуры и моделирование 2008, вып. 18, с. 116-125

УДК 338

СРАВНИТЕЛЬНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ ПРОМЫШЛЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ ГОРОДА

ОМСКА

Н.С. Иванова

В данной статье сравнивается ряд систем электронного документооборота, действующих на российских предприятиях, на примере промышленных предприятий города Омска.

В настоящее время в современных условиях компании вынуждены прибегать к внедрению информационных систем с целью увеличения скорости и эффективности бизнес-процессов. В мире разработаны различные классы информационных систем (ERP, ERP II, CPM/BPM, CRM, SCM, ECM и т.д.), каждая система решает свои задачи.

Главная проблема любого российского предприятия — это отсутствие единой системы электронного документооборота. Вследствие чего происходит следующее: увеличение штата; проблемная работа с версиями документов; постоянный контроль за исполнением того или иного поручения; увеличение срока поиска информации в архивах.

Все присутствующие на российском рынке системы управления документами можно разделить на несколько классификационных групп, каждая из которых ориентирована на решение специфических задач и занимает свою нишу в рамках организации документооборота и делопроизводства. Их отличия обусловлены способами реализации задач делопроизводства, что объясняется особенностями используемых концепций и моделей процессов, положенных в основу разработок.

Существует мнение, что в настоящее время только около 30 % всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном — в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70 %) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске . Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных архивов). Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако несомненно,

Copyright © 2008 Н.С. Иванова. Омский государственный университет. E-mail: tasha178@yandex.ru

что электронная форма хранения документов будет преобладать. При этом под термином «электронный документ» в рассматриваемом контексте обычно понимается текстовый файл, документ MS Word, электронная таблица MS Excel, графический файл, несколько взаимосвязанных файлов разных форматов (так называемый составной документ) и др.

В настоящее время на большинстве российских предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть и при преобладании электронной формы хранения документов они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 1980-е гг.) .

Следует сказать, что в настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS), решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств: систем групповой работы (Lotus, Novell GroupWise и MS Exchange); систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем); специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).

Основная масса внедренных продуктов на территории России написана нашими соотечественниками на основе иностранных платформ. Что, собственно, и неудивительно, т.к. подходы к ведению документооборота в России отличаются от западных стандартов, хотя и не противоречат им. Прежде чем перейти к детальному рассмотрению систем и компаний, предлагаем вашему вниманию таблицы 1-2, демонстрирующие общую ситуацию на рынке систем электронного документооборота (СЭД) в России .

Таблица 1. Процентное отношение внедренных СЭД в РФ

Евфрат 6% Directum 3%

Босс-референт 6% Documentum 4%

DIS 3% Эффект-офис 2%

Optima 9% NauDoc 2%

Landocs 2% Ган-док 3%

Дело 50% Кодекс: Документооборот 4%

Company& Office Media 2% Остальные 4%

Пожалуй, в каждом конкретном случае нужно исходить из особенностей целей и задач, которые ставит предприятие при внедрении системы управления документооборотом. Но, как правило, есть основные моменты, на которые опираются разработчики систем электронного документооборота:

Таблица 2. Структура спроса на СЭД в РФ

Госудрственный сектор 43% Другое 3%

Машиностроение 2% Металлургия 2%

Нефтегазовая и хим. пром. 7% НИИ, образование 5%

Пищевая пром. 2% Строительство 2%

Телекоммуникации 4% Топливно-энергетический комплекс 5%

Торговля 3% Транспортные компании 2%

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Услуги 6% Финансы, банки, страхование 14%

Таблица 3. Сравнение по стоимости

Наименование системы электронного документооборота Стоимость лицензий для одновременной работы 50 пользователей, использующих полный функционал системы, руб. Стоимость внедрения, руб./час Стоимость обучения, руб./час Стоимость технической поддержки за 1 год, руб. Стоимость обновления системы, руб. Стоимость заказных доработок, руб./час Всего, руб.

ЛОЦМАН 595000 15000 1520 89250 116280 25800 8565300

SERCH 618800 0 1500 81600 185640 15500 903040

LOTUS 935000 0 2500 186320 72110 4250 1200180

— практическая неограниченность размера электронного архива;

— встроенная поддержка полнотекстовой индексации;

— поддержка версий и подверсий документов;

— возможность хранения документов в архиве в исходном формате;

— защищенность данных;

— возможность ведения журналов действий пользователей.

В связи с этим в течение полугода исследовались три крупных промышленных предприятия (ФГУП ОмПО «Иртыш», ЗАО «Релеро», холдинговая компания «Три Эф») с различными программными продуктами электронного документооборота, но с одинаковыми проблемами внедрения и работы с ними. Что позволяет считать, что любая система электронного документооборота — это только «костяк» или основа для начала ведения документооборота и каждую систему необходимо дорабатывать и адаптировать к конкретному предприятию путем написания и внедрения ряда модулей.

Рассмотрим вышесказанное более подробно и попробуем сравнить системы электронного документооборота на уровне разработок конструкторской и тех-

LOTUS SERCH ЛОЦМАН Наименование системы электронного документооборота

Файл любого расширения Файл любого расширения Файл + текстовые поля на карточке + дополнительные атрибуты Что представляет собой обрабатываемый «электронный документ» в СЭД?

СУБД MS SQL Server, Oracle 9i, IBM DB2 Database СУБД MS SQL Server и/или InterBase СУБД Oracle или MS SQL Server Что выступает в качестве хранилища документов?

Системная библиотека шаблонов та же СУБД MS SQL Server и/или файловые каталоги не обозначено хранилища шаблонов документов Что выступает в качестве хранилища шаблонов документов?

БД 1С: Архив MS SQL Server и/или файловые каталоги та же Oracle 9i та же Что выступает в качестве хранилища архивных документов?

(+) (+) (+) Наличие механизмов автоматического архивирования

(+) CryptoPRO (-) встраиваимая опция (+) нет данных Если используются ЭЦП, то какие именно?

LOTUS SERCH ЛОЦМАН Наименование системы электронного документооборота

з 3 з Создания новых сущностей: Номенклатура дел

з 3 Создания новых сущностей: Номенклатура проектов

3 3 Создания новых сущностей: Типы клиентов /контрагентов

з 3 3 Варианты ввода документов в СЭД: Создание

3 3 Варианты ввода документов в СЭД: Прикрепление

з 3 3 Варианты ввода документов в СЭД: Сканирование

LOTUS SERCH ЛОЦМАН Наименование системы

to д к о ё 3 ^ Я 3 * Я ъ ё 3 ^ я На что именно накладывается ЭЦП?

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

з 3 з Авторизация по паролю

з \Vindows- авторизация

з 3 3 Создания новых сущностей: Организационная структура

з 3 3 Создания новых сущностей: Типы документарных карточек

з 3 3 Создания новых сущностей: Типы карточек задач /поручений /распоряжений

£

ол

и

К

а р

to о

ш

О

£

Ё

tn о to Sc

Sc td

CD Ö

£

Sc *

%

1 §

о S

о H

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

03 ^

CD *

О

Й

in о

о

Таблица 7.

Наименование системы электронного документооборота Ведение секретного делопроизводства (грифы секретности) Автоматическое сохранение всех редакций документа Возможность «отката» к любой ранней редакции документа Многостадийность обработки документов Многостадийность обработки задач /Поручений /Распоряжений Наличие «жестких» маршрутов

ЛОЦМАН (+) (-) (-) (+) Не начат Исполнен Прекращен Удален (+) Не начато Готово Исполнено Прекращено Удалено (+)

SERCH (+) (+) (+) (+) (-) не обозначена многостадийность обработки (+)

LOTUS (-) (+) (+) (+) (-) не обозначена многостадийность обработки (+)

Таблица 8.

Наименование системы электронного документооборота Уведомления по эл. почте Возможность настройки пользовательских уведомлений Механизм контроля документов и задач Фильтрация и реквизитный поиск по различным полям Встроенный механизм поиска в прикрепленных файлах Учет места хранения оригиналов документов

ЛОЦМАН (+) (+) (+) (+) (+) Встроенная собственная разработка (+)

LOTUS (-) (+) (+) (+) (-) Стороннее ПО: ABBYY: Retrieval & Morphology 4.0 Engine (+)

Таблица 9.

Наименование системы электронного документооборота Учет перемещения оригиналов документов с места на место Механизм формирования отчетности о рабочем времени пользователя Режим работы заместителей: доступ к документам замещаемого Режим работы заместителей: уведомления по документам замещаемого Механизм отчетности: текстовый редактор Механизмы отчетности: табличный редактор

ЛОЦМАН (+) (-) (-) (-) (+) встроенный редактор (+) встроенный редактор

SERCH (+) (-) (-) (-) (+) встроенный редактор (+) встроенный редактор, внешний редактор: MS EXCEL

LOTUS (+) (-) (-) (-) (+) внешний редактор: MS Word WordPad встроенный редактор: Crystal Reports (+) внешний редактор: MS Excel

Таблица 10.

Наименование системы электронного документооборота Возможности интеграции с другим ПО (каким именно) Механизмы автоматического импорта документов Механизмы автоматического импорта шаблонов документов Администрирование доступа к функциям Администрирование доступа к документам /задачам /поручениям /распоряжениям Возможности интеграции с почтовыми клиентами (какими именно)

ЛОЦМАН (+) Microsoft Office (-) (-) (+) (+) (+) Microsoft Outlook Microsoft Express

SERCH (+) Microsoft Office (+) (+) (+) (+) Ролевое администр ирование (+) Microsoft Outlook

нологической документаций.

Перечисленные предприятия находятся на территории города Омска и занимаются выпуском промышленной продукции.

Системы электронного документооборота:

— ФГУП ОмПО «Иртыш» — система «Лоцман PLM»;

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

— ЗАО «Релеро» — система «Serch»;

— Холдинговая компания «Три Эф» — система «Lotus — домино».

Рассмотрим стоимость лицензий СЭД и работ по внедрению и техническому

сопровождению в каждом конкретном случае.

При исследовании функциональности систем электронного документооборота была предпринята попытка оценить эффективность работы системы не только качественно, но и количественно. Для этого были использованы наиболее объективные критерии функциональности . Все критерии рассмотрим в таблицах 4-10. Если система удовлетворяет критерию, ставим плюс, если нет — минус. Некоторые ячейки таблиц сопровождаются комментариями.

Анализируя таблицы 3 — 10, можно смело сказать, что исследуемые три системы электронного документооборота являются современными и оснащены практически всеми функциями. Однако, проведя опрос административного аппарата предприятий, можно сделать вывод, что исследуемые системы хоть и внедрены на крупнейших трех промышленных предприятиях Омска, но до конца не адаптированы. И несмотря на то что предприятия разные по своей структуре и значимости, они сталкиваются с необходимостью решить следующие задачи:

— не хватает подпрограммы документоучета. Вопрос состоит в том, что любой инженерно-технический работник может создать канцелярский документ типа: извещение; служебная записка; техническое решение; акт и т.д. Все исследуемые предприятия имеют большой штат инженерно-технических работников. Поэтому очень трудно отследить нумерацию, создание и аннулирование этих документов;

— проблемы с передачей файлов в архив. Разработчик часто создает документ, минуя файл-сервер;

— проблемы защиты и внедрения ЭЦП и т.п.

Разработанный нами модуль «Документоучет», который без особых трудностей адаптируется в описанных выше системах документооборота, решает эти проблемы.

Описание модуля мы дадим в следующей статье.

ЛИТЕРАТУРА

1. Российские предприятия задумались об автоматизации //Логинфо. N. 5. 2001.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх