Куперс

В последнее время все больше крупных организаций и предприятий переходят на ведение документооборота в цифровом виде. Конечно, это очень удобно и позволяет сэкономить значительное количество времени. Но при этом возникает серьезный вопрос: какова юридическая сила электронного документа?

От бумажного к электронному документообороту

В 2001 году вступил в силу Федеральный закон, регулирующий применение электронно-цифровой подписи. С этого момента многие организации изменили формат ведения документооборота: из бумажного в цифровой или смешанный. Однако этот закон имеет узкую направленность: он сконцентрирован на юридической силе ЭП в документах и приравнивает ее к собственноручной. При этом общего законодательного акта, который регулировал бы ЭД, в нашей стране пока нет.

В документообороте используется так много видов документов, что прописать каждый из них в законе весьма проблематично. Потому на сегодняшний день цифровой документооборот регулируется косвенно, с помощью нескольких различных законодательных актов. Один из них – Гражданский кодекс РФ, в частности, статья 160. Она предусматривает возможность подписывать документы не только собственноручной подписью, но и любой другой, которая предусмотрена российским законодательством, в том числе и электронно-цифровой.

Юридическая сила бумажного и электронного документов на сегодняшний день признается равной только в тех случаях, когда соблюдены все необходимые реквизиты.

Реквизиты, определяющие юридическую силу

Правовое регулирование деятельности с электронными документами обеспечивается за следующих реквизитов.

• наименование вида документа (кроме писем);
• порядковый номер;
• наименование организации,
• дата регистрации;
• место разработки и подписания;
• электронно-цифровая подпись (на бумажном носителе – это обычная подпись).

Они же придают юридическую силу и документу и на бумажном носителе.

Получить электронно-цифровую подпись можно только в удостоверяющем центре, который зарегистрирован в УФО. Такая подпись эквивалентна собственноручной и обладает аналогичной юридической силой.

Защита корреспонденции

Сам по себе отчет, заявка или распоряжение в электронном виде юридической силы не имеет, так как нет гарантии, что в процессе обработки документ не будет изменен. Кроме того, должным образом не может быть обеспечена конфиденциальность передаваемой информации. Поэтому, имеют ли электронные документы юридическую силу, можно определить по ряду моментов:

• наличие электронно-цифровой подписи, которая получена в установленном законодательством порядке;
• применение электронно-цифровой подписи только сертифицированными средствами телекоммуникаций;
• наличие соглашения между сторонами о применении электронно-цифровой подписи или регламента, в котором прописаны порядок ведения ЭД и применения электронно-цифровой подписи.

Только при соблюдении этих условий можно гарантировать юридическую силу электронного документооборота.

Частные случаи

Не секрет, что значительная часть переписки между коллегами или клиентами осуществляется путем обмена сообщениями по e-mail. Этого может быть вполне достаточно для решения важных вопросов или уточнения информации. Однако в некоторых случаях требуется не просто отправить письмо по электронной почте, но и придать ему статус официального. Возникает вопрос, в данном случае является ли электронное письмо официальным документом.

Большинство крупных российских предприятий и организаций однозначно будут трактовать письмо как официальное. Однако для того, чтобы такое письмо действительно имело статус официального, требуется наличие на нем вышеуказанных реквизитов. Естественно, необходимую юридическую силу такому сообщению придаст наличие электронно-цифровой подписи.

В случае отсутствия таковой могут возникнуть некоторые сомнения в подлинности. Например, Гражданско-процессуальный кодекс делает оговорку, что в качестве доказательств по разбирательствам берутся и цифровые, но требуется их проверка на подлинность. И здесь может возникнуть проблема с установкой личности отправителя. Поэтому двухстороннее соглашение с организацией, с которой ведется электронная переписка, в данном случае было бы очень желательной мерой.

Практические рекомендации

Во избежание судебных разбирательств рекомендуется ведение журнала регистрации корреспонденции, факсов и электронных писем. Это не обязательно, но будет служить дополнительной гарантией прохождения того или иного сообщения. Кроме того, в некоторых организациях применяют смешанную форму документооборота, при которой подписанные бумаги хранятся в архиве, а в работе применяется их оцифрованная версия. Такой подход надежно защитит вашу организацию от различных юридических казусов.

Также надо учесть, что в законодательстве прописано ограничение: электронно-цифровая подпись признается аналогичной собственноручной только в случае, если законодательство не предусматривает наличие того или иного документа в бумажном виде. То есть когда электронно-цифровую подпись невозможно заменить собственноручной.

Что дальше?

Перспектива развития цифрового документооборота ясна. Наличие законодательного акта, который бы четко регулировал электронный документооборот, облегчило бы юридические взаимоотношения, а потому в ближайшие годы продолжится активная разработка соответствующего международного и российского законодательства.

Технический прогресс выдвигает новые вызовы, требующие менять традиционные формы работы. В скором времени на электронный документооборот перейдет большинство предприятий социальной сферы, включая образование и здравоохранение. А потому ответом на этот вызов станут законодательно закрепленные нормы верификации цифровых документов.

Конвенция ООН об использовании электронных сообщений в международных договорах

Принята резолюцией 60/21 Генеральной Ассамблеи от 23 ноября 2005 года

Государства-участники настоящей Конвенции,

вновь подтверждая свою убежденность в том, что международная торговля на основе равенства и взаимной выгоды является важным элементом в деле содействия развитию дружественных отношений между государствами,

отмечая, что расширение использования электронных сообщений повышает эффективность коммерческой деятельности, укрепляет торговые связи, открывает доступ к новым возможностям для ранее удаленных сторон и рынков и играет тем самым основополагающую роль в содействии торговле и экономическому развитию как на национальном, так и на международном уровнях,

учитывая, что проблемы, возникающие ввиду неопределенности в отношении правового значения использования электронных сообщений в международных договорах, представляют собой препятствие для международной торговли,

будучи убеждены в том, что принятие единообразных правил, направленных на устранение барьеров использованию электронных сообщений в международных договорах, в том числе барьеров, которые могут возникать в результате действия существующих документов в области права международной торговли, повысит правовую определенность и коммерческую предсказуемость применительно к международным договорам и поможет государствам получить доступ к современным каналам торговли,

полагая, что единообразные правила должны основываться на уважении свободы выбора сторонами соответствующих информационных носителей и технологий с учетом принципов технологической нейтральности и функциональной эквивалентности в той мере, в которой избранные сторонами средства отвечают цели соответствующих норм права,

стремясь обеспечить общее решение для устранения правовых барьеров использованию электронных сообщений таким образом, который был бы приемлемым для государств с различными правовыми, социальными и экономическими системами,

согласились о нижеследующем:

Глава I. Сфера применения

Статья 1
Сфера применения

1. Настоящая Конвенция применяется к использованию электронных сообщений в связи с заключением или исполнением договоров между сторонами, коммерческие предприятия которых находятся в разных государствах.

2. То обстоятельство, что коммерческие предприятия сторон находятся в разных государствах, не принимается во внимание, если это не вытекает ни из договора, ни из имевших место до или в момент его заключения деловых отношений или обмена информацией между сторонами.

3. Ни государственная принадлежность сторон, ни их гражданский или торговый статус, ни гражданский или торговый характер договора не принимаются во внимание при определении применимости настоящей Конвенции.

Статья 2
Исключения

1. Настоящая Конвенция не применяется к электронным сообщениям, относящимся к любому из следующего:

а) договорам, заключенным в личных, семейных или домашних целях;

b) i) сделкам на регулируемом фондовом рынке; ii) сделкам с иностранной валютой; iii) межбанковским платежным системам, межбанковским платежным соглашениям или расчетно-клиринговым системам для ценных бумаг или других финансовых активов или инструментов; iv) передаче обеспечительных прав в ценных бумагах или других финансовых активах или инструментах, хранящихся у посредника, или их продаже или ссуде, или владению ими, или соглашению об их обратной покупке.

2. Настоящая Конвенция не применяется к переводным и простым векселям, транспортным накладным, коносаментам, складским распискам или любым оборотным документам или инструментам, которые дают предъявителю или бенефициару право потребовать поставки товаров или платежа денежной суммы.

Статья 3
Автономия сторон

Стороны могут исключать применение настоящей Конвенции либо отступать от любого из ее положений или изменять его действие.

Глава II. Общие положения

Статья 4
Определения

Для целей настоящей Конвенции:

a) «сообщение» означает любое заявление, декларацию, требование, уведомление или просьбу, включая оферту и акцепт оферты, которые сторонам требуется сделать или которые они решают сделать в связи с заключением или исполнением договора;

b) «электронное сообщение» означает любое сообщение, которое стороны передают с помощью сообщений данных;

c) «сообщение данных» означает информацию, подготовленную, отправленную, полученную или хранимую с помощью электронных, магнитных, оптических или аналогичных средств, включая электронный обмен данными, электронную почту, телеграмму, телекс или телефакс, но не ограничиваясь ими;

d) «составитель» электронного сообщения означает какую-либо сторону, которой или от имени которой электронное сообщение было отправлено или подготовлено до хранения, если таковое имело место, за исключением стороны, действующей в качестве посредника в отношении этого электронного сообщения;

е) «адресат» электронного сообщения означает какую-либо сторону, которая, согласно намерению составителя, должна получить электронное сообщение, за исключением стороны, действующей в качестве посредника в отношении этого электронного сообщения;

f) «информационная система» означает систему для подготовки, отправления, получения, хранения или иной обработки сообщений данных;

g) «автоматизированная система сообщений» означает компьютерную программу или электронные или другие автоматизированные средства, используемые для инициирования какой-либо операции или ответа на сообщения данных или действия, полностью или частично, без просмотра или вмешательства со стороны какого-либо физического лица всякий раз, когда этой системой инициируется какая-либо операция или готовится какой-либо ответ;

h) «коммерческое предприятие» означает любое место, в котором сторона сохраняет не носящее временного характера предприятие для осуществления иной экономической деятельности, чем временное предоставление товаров или услуг из конкретного места.

Статья 5
Толкование

1. При толковании настоящей Конвенции надлежит учитывать ее международный характер и необходимость содействовать достижению единообразия в ее применении, а также соблюдению добросовестности в международной торговле.

2. Вопросы, относящиеся к предмету регулирования настоящей Конвенции, которые прямо в ней не разрешены, подлежат разрешению в соответствии с общими принципами, на которых она основана, а при отсутствии таких принципов — в соответствии с правом, применимым в силу норм международного частного права.

Статья 6
Местонахождение сторон

1. Для целей настоящей Конвенции коммерческим предприятием какой-либо стороны считается место, указанное этой стороной, если только другая сторона не докажет, что сторона, сделавшая такое указание, не имеет коммерческого предприятия в этом месте.

2. Если какая-либо сторона не указала коммерческого предприятия и имеет более одного коммерческого предприятия, коммерческим предприятием для целей настоящей Конвенции является то, которое с учетом обстоятельств, известных сторонам или предполагавшихся ими в любое время до или в момент заключения договора, имеет наиболее тесную связь с этим договором.

3. Если физическое лицо не имеет коммерческого предприятия, принимается во внимание его обычное местожительство.

4. Какое-либо местонахождение не является коммерческим предприятием лишь в силу того, что в этом месте: а) находятся оборудование и технические средства, поддерживающие информационную систему, используемую какой-либо стороной в связи с заключением договора; или b) эта информационная система может быть доступна для других сторон.

5. То обстоятельство, что какая-либо сторона использует доменное имя или адрес электронной почты, связанное с какой-либо конкретной страной, не создает само по себе презумпции, что ее коммерческое предприятие находится в этой стране.

Cтатья 7
Требования в отношении информации

Ничто в настоящей Конвенции не затрагивает применения любой нормы права, которая может требовать от сторон раскрытия данных о себе, о своих коммерческих предприятиях или иной информации, и не освобождает стороны от юридических последствий неточных, неполных или ложных заявлений, сделанных в этой связи.

Глава III. Использование электронных сообщений в международных договорах

Статья 8
Признание юридической силы электронных сообщений

1. Сообщение или договор не могут быть лишены действительности или исковой силы на том лишь основании, что они составлены в форме электронного сообщения.

2. Ничто в настоящей Конвенции не требует от какой-либо стороны использовать или принимать электронные сообщения, однако ее согласие на это может быть выведено из поведения этой стороны.

Статья 9
Требования в отношении формы

1. Ничто в настоящей Конвенции не требует, чтобы сообщение или договор составлялись или подтверждались в какой-либо конкретной форме.

2. В случаях, когда законодательство требует, чтобы сообщение или договор были представлены в письменной форме, или предусматривает наступление определенных последствий в случае отсутствия письменной формы, это требование считается выполненным путем представления электронного сообщения, если содержащаяся в нем информация является доступной для ее последующего использования.

3. В случаях, когда законодательство требует, чтобы сообщение или договор были подписаны стороной, или предусматривает наступление определенных последствий в случае отсутствия подписи, это требование считается выполненным в отношении электронного сообщения, если:

а) использован какой-либо способ для идентификации этой стороны и указания намерения этой стороны в отношении информации, содержащейся в электронном сообщении; и

b) этот способ:

i) либо является настолько надежным, насколько это соответствует цели, для которой электронное сообщение было подготовлено или передано, с учетом всех обстоятельств, включая любые соответствующие договоренности;

ii) либо, как это фактически продемонстрировано на основании самого способа или с помощью дополнительных доказательств, позволил выполнить функции, описанные в подпункте а, выше.

4. В случаях, когда законодательство требует, чтобы сообщение или договор предоставлялись или сохранялись в их подлинной форме, или предусматривает наступление определенных последствий в случае отсутствия подлинной формы, это требование считается выполненным в отношении электронного сообщения, если:

а) имеются надежные доказательства целостности содержащейся в нем информации с момента, когда оно было впервые подготовлено в его окончательной форме в виде электронного сообщения или в каком-либо ином виде; и

b) при необходимости предоставления содержащейся в нем информации, эта информация может быть продемонстрирована лицу, которому она должна быть предоставлена.

5. Для целей пункта 4 а:

а) критерием оценки целостности является сохранение информации в полном и неизмененном виде, без учета добавления любых индоссаментов и любых изменений, происходящих в обычном процессе передачи, хранения и демонстрации; и

b) требуемая степень надежности оценивается с учетом цели, для которой информация была подготовлена, и всех соответствующих обстоятельств.

Статья 10
Время и место отправления и получения электронных сообщений

1. Временем отправления электронного сообщения является момент, когда оно покидает информационную систему, находящуюся под контролем составителя или стороны, которая отправила его от имени составителя, или, если электронное сообщение не покинуло информационную систему, находящуюся под контролем составителя или стороны, которая отправила его от имени составителя, — момент получения электронного сообщения.

2. Временем получения электронного сообщения является момент, когда создается возможность для его извлечения адресатом по электронному адресу, указанному адресатом. Временем получения электронного сообщения по другому электронному адресу адресата является момент, когда создается возможность для его извлечения адресатом по этому адресу и адресату становится известно о том, что электронное сообщение было отправлено по этому адресу. Считается, что возможность извлечения электронного сообщения адресатом создается в тот момент, когда оно поступает на электронный адрес адресата.

3. Электронное сообщение считается отправленным в месте нахождения коммерческого предприятия составителя и считается полученным в месте нахождения коммерческого предприятия адресата, как они определяются в соответствии со статьей 6.

4. Пункт 2 настоящей статьи применяется независимо от того, что место, в котором находится информационная система, поддерживающая электронный адрес, может отличаться от места, в котором электронное сообщение считается полученным в соответствии с пунктом 3 настоящей статьи.

Статья 11
Приглашения представлять оферты

Предложение заключить договор, сделанное посредством одного или нескольких электронных сообщений, которое адресовано не одной или нескольким конкретным сторонам, а является общедоступным для сторон, использующих информационные системы, включая предложения, в которых используются интерактивные прикладные средства для размещения заказов через такие информационные системы, следует считать приглашением представлять оферты, если только в нем ясно не указывается намерение стороны, делающей предложение, считать себя связанной в случае акцепта.

Статья 12
Использование автоматизированных систем сообщений для заключения договора

Договор, заключенный в результате взаимодействия автоматизированной системы сообщений и какого-либо физического лица или в результате взаимодействия автоматизированных систем сообщений, не может быть лишен действительности или исковой силы на том лишь основании, что никакое физическое лицо не осуществляло просмотра или вмешательства в отношении каждой отдельной операции, выполненной автоматизированными системами сообщений, или заключенного в результате договора.

Статья 13
Доступность условий договора

Ничто в настоящей Конвенции не затрагивает применения любой нормы права, которая может требовать от стороны, оговаривающей некоторые или все условия договора посредством обмена электронными сообщениями, предоставить каким-либо конкретным образом в распоряжение другой стороны те электронные сообщения, которые содержат условия договора, и не освобождает сторону от юридических последствий невыполнения этого требования.

Статья 14
Ошибки в электронных сообщениях

1. В случаях, когда какое-либо физическое лицо допускает ошибку при вводе информации в электронное сообщение, являющееся предметом обмена с автоматизированной системой сообщений другой стороны, и эта автоматизированная система сообщений не предоставляет этому лицу возможности исправить ошибку, такое лицо или сторона, от имени которой действовало это лицо, имеет право отозвать ту часть электронного сообщения, в которой была допущена ошибка при вводе информации, если:

a) это лицо или сторона, от имени которой действовало это лицо, уведомляет другую сторону об ошибке в кратчайший возможный срок после обнаружения ошибки и указывает, что в электронном сообщении им была сделана ошибка; и

b) это лицо или сторона, от имени которой действовало это лицо, не использовали полученные от другой стороны товары или услуги, если таковые имеются, и не получали от них никакой материальной выгоды или стоимости.

2. Ничто в настоящей статье не затрагивает применения любой нормы права, которая может регулировать последствия любых ошибок, кроме как это предусматривается в пункте 1.

Глава IV. Заключительные положения

Статья 15
Депозитарий

Депозитарием настоящей Конвенции назначается Генеральный секретарь Организации Объединенных Наций.

Статья 16
Подписание, ратификация, принятие или утверждение

1. Настоящая Конвенция открыта для подписания всеми государствами в Центральных учреждениях Организации Объединенных Наций в Нью-Йорке с 16 января 2006 года по 16 января 2008 года.

2. Настоящая Конвенция подлежит ратификации, принятию или утверждению подписавшими ее государствами.

3. Настоящая Конвенция открыта для присоединения для всех не подписавших ее государств с даты ее открытия для подписания.

4. Ратификационные грамоты или документы о принятии, утверждении или присоединении сдаются на хранение Генеральному секретарю Организации Объединенных Наций.

Статья 17
Участие региональных организаций экономической интеграции

1. Региональная организация экономической интеграции, учрежденная суверенными государствами и обладающая компетенцией в отношении некоторых вопросов, регулируемых настоящей Конвенцией, может также подписать, ратифицировать, принять или утвердить настоящую Конвенцию или присоединиться к ней. В этом случае региональная организация экономической интеграции имеет права и несет обязательства Договаривающегося государства в той мере, в которой эта организация обладает компетенцией в отношении вопросов, регулируемых настоящей Конвенцией. В случаях, когда для настоящей Конвенции имеет значение число Договаривающихся государств, региональная организация экономической интеграции не считается Договаривающимся государством в дополнение к ее государствам-членам, которые являются Договаривающимися государствами.

2. Региональная организация экономической интеграции в момент подписания, ратификации, принятия, утверждения или присоединения делает заявление депозитарию с указанием вопросов, которые регулируются настоящей Конвенцией и в отношении которых этой организации передана компетенция ее государствами-членами. Региональная организация экономической интеграции незамедлительно уведомляет депозитария о любых изменениях в распределении компетенции, указанном в заявлении, сделанном в соответствии с настоящим пунктом, в том числе о новых передачах компетенции.

3. Любая ссылка на «Договаривающееся государство» или «Договаривающиеся государства» в настоящей Конвенции относится в равной степени к региональной организации экономической интеграции, когда этого требует контекст.

4. Настоящая Конвенция не имеет преимущественной силы в случае коллизии с любыми нормами какой-либо региональной организации экономической интеграции, применяемыми в отношении сторон, соответствующие коммерческие предприятия которых находятся в государствах-членах любой такой организации, как это указывается в заявлении, сделанном в соответствии со статьей 21.

Статья 18
Последствия для внутригосударственных территориальных единиц

1. Если Договаривающееся государство имеет две или более территориальные единицы, в которых применяются различные системы права по вопросам, являющимся предметом регулирования настоящей Конвенции, то оно может в момент подписания, ратификации, принятия, утверждения или присоединения заявить, что действие настоящей Конвенции распространяется на все его территориальные единицы или только на одну или несколько из них, и может изменить свое заявление путем представления другого заявления в любое время.

2. Эти заявления доводятся до сведения депозитария, и в них должны прямо указываться территориальные единицы, на которые распространяется действие Конвенции.

3. Если в силу заявления, сделанного в соответствии c настоящей статьей, действие настоящей Конвенции распространяется на одну или несколько территориальных единиц, но не на все территориальные единицы Договаривающегося государства, и если коммерческое предприятие стороны находится в этом государстве, то для целей настоящей Конвенции считается, что это коммерческое предприятие не находится в Договаривающемся государстве, если только оно не находится в пределах территориальной единицы, на которую распространяется действие настоящей Конвенции.

4. Если Договаривающееся государство не делает никакого заявления в соответствии с пунктом 1 настоящей статьи, действие настоящей Конвенции распространяется на все территориальные единицы этого государства.

Статья 19
Заявления о сфере применения

1. Любое Договаривающееся государство может заявить в соответствии со статьей 21, что оно будет применять настоящую Конвенцию только в случаях, когда:

а) государства, упомянутые в пункте 1 статьи 1, являются Договаривающимися государствами настоящей Конвенции; или

b) стороны договорились о ее применении.

2. Любое Договаривающееся государство может исключить из сферы применения настоящей Конвенции вопросы, которые оно указывает в заявлении, сделанном в соответствии со статьей 21.

Статья 20
Обмен сообщениями согласно другим международным конвенциям

1. Положения настоящей Конвенции применяются к использованию электронных сообщений в связи с заключением или исполнением договора, к которому применяется любая из нижеследующих международных конвенций, договаривающимся государством которых является или может стать Договаривающееся государство настоящей Конвенции:

• Конвенция о признании и приведении в исполнение иностранных арбитражных решений (Нью-Йорк, 10 июня 1958 года);
• Конвенция об исковой давности в международной купле-продаже товаров (Нью-Йорк, 14 июня 1974 года) и Протокол к ней (Вена, 11 апреля 1980 года);
• Конвенция Организации Объединенных Наций о договорах международной купли-продажи товаров (Вена, 11 апреля 1980 года);
• Конвенция Организации Объединенных Наций об ответственности операторов транспортных терминалов в международной торговле (Вена, 19 апреля 1991 года);
• Конвенция Организации Объединенных Наций о независимых гарантиях и резервных аккредитивах (Нью-Йорк, 11 декабря 1995 года);
• Конвенция Организации Объединенных Наций об уступке дебиторской задолженности в международной торговле (Нью-Йорк, 12 декабря 2001 года).

2. Положения настоящей Конвенции применяются далее к электронным сообщениям в связи с заключением или исполнением договора, к которому применяется другая международная конвенция, договор или соглашение, которые прямо не упомянуты в пункте 1 настоящей статьи и договаривающимся государством которых является или может стать Договаривающееся государство настоящей Конвенции, если только это государство не заявило в соответствии со статьей 21, что оно не будет связано настоящим пунктом.

3. Государство, которое делает заявление согласно пункту 2 настоящей статьи, может также заявить, что оно, тем не менее, будет применять положения настоящей Конвенции к использованию электронных сообщений в связи с заключением или исполнением любого договора, к которому применяется указанная международная конвенция, договор или соглашение, договаривающимся государством которых является или может стать это государство.

4. Любое государство может заявить, что оно не будет применять положения настоящей Конвенции к использованию электронных сообщений в связи с заключением или исполнением договора, к которому применяется любая международная конвенция, договор или соглашение, которые указаны в заявлении этого государства и договаривающимся государством которых является или может стать это государство, включая любую из конвенций, упомянутых в пункте 1 настоящей статьи, даже если такое государство не исключило применения пункта 2 настоящей статьи путем заявления, сделанного в соответствии со статьей 21.

Статья 21
Процедура и последствия заявлений

1. Заявления в соответствии с пунктом 4 статьи 17, пунктами 1 и 2 статьи 19 и пунктами 2, 3 и 4 статьи 20 могут быть сделаны в любой момент. Заявления, сделанные в момент подписания, подлежат подтверждению при ратификации, принятии или утверждении.

2. Заявления и их подтверждения должны делаться в письменной форме и официально сообщаться депозитарию.

3. Заявление вступает в силу одновременно со вступлением в силу настоящей Конвенции в отношении соответствующего государства. Однако заявление, официальное уведомление о котором депозитарий получает после такого вступления в силу, вступает в силу в первый день месяца по истечении шести месяцев после даты его получения депозитарием.

4. Любое государство, сделавшее заявление согласно настоящей Конвенции, может в любое время изменить это заявление или отказаться от него путем официального уведомления в письменной форме на имя депозитария. Такое изменение или такой отказ вступает в силу в первый день месяца по истечении шести месяцев после даты получения этого уведомления депозитарием.

Статья 22
Оговорки

Согласно настоящей Конвенции никакие оговорки не допускаются.

Статья 23
Вступление в силу

1. Настоящая Конвенция вступает в силу в первый день месяца по истечении шести месяцев после даты сдачи на хранение третьей ратификационной грамоты или документа о принятии, утверждении или присоединении.

2. Если государство ратифицирует, принимает или утверждает настоящую Конвенцию или присоединяется к ней после сдачи на хранение третьей ратификационной грамоты или документа о принятии, утверждении или присоединении, настоящая Конвенция вступает в силу для этого государства в первый день месяца по истечении шести месяцев после даты сдачи на хранение его ратификационной грамоты или документа о принятии, утверждении или присоединении.

Статья 24
Момент начала применения

Настоящая Конвенция и любое заявление применяются только к электронным сообщениям, которые сделаны после даты вступления Конвенции или заявления в силу в отношении каждого Договаривающегося государства.

Статья 25
Денонсация

1. Договаривающееся государство может денонсировать настоящую Конвенцию путем официального уведомления в письменной форме на имя депозитария.

2. Денонсация вступает в силу в первый день месяца по истечении двенадцати месяцев после получения уведомления депозитарием. Если в уведомлении указан более длительный срок для вступления денонсации в силу, то денонсация вступает в силу по истечении такого более длительного срока после получения уведомления депозитарием.

СОВЕРШЕНО в Нью-Йорке дня месяца 2005 года в единственном экземпляре, тексты которого на английском, арабском, испанском, китайском, русском и французском языках являются равно аутентичными.

В УДОСТОВЕРЕНИЕ ЧЕГО нижеподписавшиеся полномочные представители, должным образом уполномоченные своими правительствами, подписали настоящую Конвенцию.

База знанийАналитика

Несколько последних публикаций экспертов Synerdocs были посвящены электронным документам в судах и развитию системы электронного правосудия. В настоящей статье хотелось бы подвести некоторый итог и поднять вопрос о будущем электронного правосудия в России. А оно, как вы понимаете, напрямую связано с электронными документами.

Ранее мы разобрали теоретические вопросы, относящиеся к электронному документообороту, а также практику представления электронных документов (далее – ЭД) в суд и их оценку судами на допустимость в качестве письменных доказательств по делу (статьи: «Как подать электронные документы в арбитражный суд? Руководство к действию», «Как сейчас следует подавать электронные документы в суд? Таблица требований», «Чек-лист для проверки электронного документа на юридическую значимость»).

Возможно, именно семантика слова «письменный» все еще влияет на понимание электронного документа работниками судов. Тем не менее, можно выделить три этапа развития электронного правосудия, связанных с ЭД.

Этап 1. Электронный документ – это образ бумажного

Не нужно напоминать, что ранее информации в электронной форме не доверяли совсем. Компьютеры помогали создавать документы технически, но юридической силой обладала только бумага. И именно поэтому первым этапом на пути к широкому использованию ЭД можно назвать работу с образом бумажного документа.

Федеральный закон от 27.07.2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» – основополагающий в сфере применения информационных технологий. Однако определение электронного документа было включено в него только в 2010 году (правки внес Федеральный закон от 27.07.2010 года №227-ФЗ). До этого указанный ФЗ содержал только понятия электронного сообщения и документированной информации:

10) электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

11) документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

11.1) электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

Таким образом, ЭД определен как некоторая сущность с реквизитами, что опять же приближает его к понятию бумажного аналога, который по своей природе должен иметь ряд обязательных реквизитов.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 года №1185-ст)

В случае с бумажными документами реквизиты имеют отношение к его оформлению, такой подход долгое время переносили и продолжают переносить в работу с ЭД.

Разное понимание природы электронного документа – одно из основных препятствий для повсеместного использования ЭДО. И это в полной мере отражается на деятельности судов, которые все еще воспринимают ЭД как образ документа, созданного на бумаге.

Этап 2. Электронный документ как самостоятельная сущность

С началом применения электронной подписи, санкционированной на законодательном уровне, начался новый этап применения ЭД. С этого момента мы можем говорить о юридически значимых документах, которые подписаны электронной подписью (при соблюдении иных требований к ним). Подтверждение тому – статьи 160 и 434 Гражданского кодекса РФ, а также нормы Федерального закона «Об электронной подписи».

Помимо этого, напомню, что в 2017 году суд произвел разделение понятий «электронный документ» и «электронный образ документа» (Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2016 года №252):

Электронный документ – документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации;

Электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе) – переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе, заверенная в соответствии с Порядком подачи документов простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью.

Такое нововведение отразило готовность судов не только различать образ документа, созданного на бумаге от непосредственно электронного, но и по-разному подходить к работе с ними.

Сейчас стало очевидным следующее препятствие к широкому использованию ЭДО: ограничение применения данных в качестве электронных документов. Отмечу, что существующая Система межведомственного электронного взаимодействия (далее – СМЭВ) помогает государственным и муниципальным органам работать быстрее и повышает качество оказываемых услуг. Однако она используется не повсеместно, поэтому можно говорить, что внедрение подобной технологии в максимальное количество госучреждений (в том числе и в суды) повысило бы эффективность взаимодействия с ними. И примеры этому уже есть:

1. Использование ЕСИА для организации работы в системах «Мой арбитр» и «Правосудие».
2. Организация прямого взаимодействия с ФССП России для передачи исполнительных листов в электронной форме (источник: Суды будут выдавать электронные исполнительные листы). Законопроект подготовлен Министерством юстиции России.
3. Использование московскими судами общей юрисдикции Комплексной информационной системы судов общей юрисдикции (далее – КИС СОЮ). Система имеет интеграцию с несколькими ведомствами, состав которых планируют расширять. Это позволяет судам оперативно получать необходимую информацию. Решение о масштабировании системы пока не принято.

Этап 3. Электронный документ как любая информация в электронной форме

Третий этап подразумевает использование массивов данных в электронной форме в качестве электронных документов. Например, подключив суды к СМЭВ, можно исключить необходимость представления некоторых документов участниками судебных разбирательств.

Конечно, в случае использования СМЭВ данные будут проверенными. И именно вопрос надежности источника получаемой информации станет главенствующим при переходе на работу с электронными данными. То есть владелец определенной информационной системы должен гарантировать, что предоставляемая им информация достоверна. В данном направлении ведутся разработки различных технологий аутентичности информации, поэтому и законодательство не должно отставать.

Отмечу, что взаимодействие арбитражных судов со СМЭВ все еще не налажено, хотя Извещение о проведении открытого аукциона было опубликовано в 2013 году.

***

Я кратко рассмотрела, как понимание сути электронного документа влияет на его использование судами, а также показала возможности дальнейшего развития ЭДО в судебной системе.

Все признают необходимость развития электронного правосудия в России, но для этого важен прогрессивный взгляд на электронные документы и их использование. Любые попытки перенести правила работы с бумажными документами в информационные технологии не только не развивают отрасль, но прямо стагнируют ее.

Включение в деятельность судов работы с данными могло бы изменить понимание электронных документов в принципе и помочь перейти на новый этап использования ЭДО. Еще одной важной задачей будет являться правильная интеграция уже существующих систем, помогающих в деятельности судебных органов.

Движение в сторону решения обозначенных вопросов уже намечается в рамках Федеральной целевой программы «Развитие судебной системы России на 2013-2020 годы» (источник: Электронное правосудие от Верховного суда: промежуточные итоги).

Ульяна Коровкина, аналитик Synerdocs

Решение для перевода бумажных документов в электронный вид

В зависимости от предполагаемых сценариев работы с электронными образами, оцифровка документов может быть сопряжена с распознаванием текста (для организации полнотекстового поиска по документам) и извлечением определенного набора структурированных данных (для их последующей аналитической обработки, построения сводных отчетов и т.п.).

Решение «Поточное сканирование»

Компания ЭОС разработала решение «Поточное сканирование», которое позволяет эффективно организовать перевод бумажных документов в электронный вид. Высокая скорость достигается в результате автоматизации процесса сканирования и применения технологии параллельных вычислений при распознавании текста.

Применение «Поточного сканирования» позволяет загружать в сканер одновременно пачку документов и запускать сканирование одной кнопкой. При этом каждый документ автоматически идентифицируется в системе и прикрепляется к соответствующей регистрационной карточке.

Возможности и преимущества:

• распознавание текста (OCR);

• сканирование одной кнопкой;

• высокая скорость;

• интеграция с любыми системами;

• простая система лицензирования;

• возможность ручного контроля;

• работа с поточными сканерами;

• работа со штрих-кодами;

• API-интерфейс и подробная документация.

Интеграция с системами ДЕЛО, eDocLib и EOS for SharePoint, а также с любыми СЭД сторонних производителей. Для распознавания текста и извлечения структурированных данных в решениях ЭОС применяются технологии, реализованные в продуктах ABBYY FIneReader и ABBYY FlexiCapture.

В процессе поэтапного перехода от бумажного документооборота к электронному зачастую возникает необходимость переводить в электронный вид значительные объемы бумажной документации. Сделать этот процесс максимально эффективным поможет модуль «Поточное сканирование».

Для массового сканирования и регистрации бумажных документов на каждом из них (на первом или на отдельном чистом листе) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. Он содержит уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки.

В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. Полученные в заданном формате результаты сканирования автоматически прикрепляются к соответствующим регистрационным карточкам.

Для автоматического заполнения полей регистрационных карточек информацией, содержащейся в бумажном документе, могут быть использованы программные продукты компании ABBYY, например ABBYY FlexiCapture.

ABBYY FlexiCapture позволяет выделять необходимые значимые поля из неструктурированного текста. Например, из бумажных договоров с помощью этой технологии можно автоматически выделять наименования контрагентов, сумму сделки и т.п.

Электронные документы в системе электронного документооборота создаются следующими способами:

• вручную, набором текста с клавиатуры компьютера и созданием графических и прочих нетекстовых материалов средствами компьютерной техники;

• манипулированием структурированными данными, хранящимися в информационной системе организации;

• получением по калам связи;

• сканированием документов с последующим распознаванием текста;

• применением программ голосового ввода текста.

(Пояснить способы получения документов)

Сканирование документа является сравнительно новым способом получения копии документа, быстро ставшего привычным для множества пользователей. Сканирование протекает в два этапа: сначала создается электронная копия образа документа как графического объекта, а потом, в случае необходимости, происходит распознавание текста. После первого этапа документ можно хранить как графический объект и распечатывать на принтере. После второго этапа документ хранится в виде текста и внедренных в него нетекстовых объектов и после несложной обработки может быть помещен в базу данных.

Современные технологии позволяют создавать документы с помощью систем распознавания речи. Для русскоязычных документов такие системы являются достаточно редкими. Для англоязычных документов системы распознавания речи появились на рынке Российской Федерации даже в виде контрафаксной продукции.

4.4. Сканирование документов

Как уже указывалось выше, сканирование документов протекает в два этапа: получение графического образа документа и распознавание текста. Программное обеспечение для сканирования документов поставляется вместе со сканерами, однако наилучшее распознавание текста на сегодняшний день обеспечивают специализированные системы распознавания текста, в частности FineReader, которые интегрируют в себя и систему управления фирменным программным обеспечением сканера.

Рассмотрим процесс сканирования на примере программного обеспечения сканера PrecisionscanPro3.1 фирмыHewlett-Packardи упоминавшейся выше системы распознавания текстаFineReader. Интерфейс программного средстваPrecisionscanPro3.1 включает традиционные меню команд и панель управления. Меню команд включает в себя команды настройки сканера и управления процессом сканирования. Кроме того, в окне имеется две панели. На первой из них помещены пошаговые инструкции, на второй – макет просканированного листа (белый прямоугольник).

Окно программного средства FineReader3bсодержит меню команд, панели управления рабочее поле, на котором в процессе сканирования появляются окна «Изображение», «Параметры распознавания», «Текст» и безымянное, занимающее всю ширину нижней части окна. После нажатия кнопки «Scan&Read» запускается система управления сканером, возврат из которого в средуFineReaderвыполняется по команде «Вернуться в…»).

Вначале необходимо провести пробное сканирование и выделить сканируемый фрагмент документа, затем нажать кнопку «Вернуться в…» и произвести окончательное сканирование. В рабочей области окна Fine Reader появятся окна «Изображение» и «Параметры распознавания». Нажатием кнопки «ОК» запускается процесс распознавания, в результате которого образ документа в окне «Изображение», содержащий данные разных типов, разобьется на множество блоков, содержащих однородные данные. Откроются окна «Текст» и безымянное. В первом из них будет представлен результат распознавания, а во втором – увеличенный образ документа. Перед началом процесса распознавания командой меню «Редактор» можно установить правильное положение изображения.

Можно сохранять в файл как графический образ документа для его последующей обработки, так и результат распознавания текста в формате *.rtf, воспринимаемом всеми текстовыми редакторами. При желании можно распознавать документ по отдельным блокам.