Куперс

Бухучет и анализ

Электронные архивы

16.01.2014 Электронные, или компьютеризированные библиотеки — современное, эффективное, надежное решение проблемы хранения библиотечных фондов. Электронные библиотеки обладают рядом неоспоримых преимуществ перед классическими бумажными книгохранилищами. В частности, все фонды сохраняются в исходном виде неограниченно долго, нужные издания отыскиваются практически мгновенно, с их электронными копиями может работать любое количество пользователей, и т.д.

Актуальность перевода документации в электронный вид сегодня достаточно высока. Множество компаний до сих пор хранят бумажные архивы документов, которые занимают очень много места, не обеспечивают сохранность и конфиденциальность информации (необходимо дорогостоящее оборудование для создания специальных условий), превращают поиск материалов в трудоемкий и долгий процесс. Поэтому во всем мире наблюдается интенсивная оцифровка и виртуализация крупнейших библиотек, архивов, фондов и пр. Немаловажно и то, что достаточно быстро (в том числе в России) развивается правовая и юридическая база электронного документооборота.

система электронной библиотеки

Создание электронной библиотеки — задача технически сложная. Наша многолетняя практика показывает: организации, которые пытаются решить ее собственными силами (например, привлекая полупрофессиональных программистов со стороны или энтузиастов-любителей из числа штатных сотрудников), быстро отказываются от такого пути. Необходима командная профессиональная работа, промышленное специальное оборудование, масштабное, хорошо продуманное и отлаженное программное обеспечение.

Программный комплекс E-Arch, – лидирующая на рынке разработка отечественной компании «Редокс», – отвечает всем требованиям, позволяет в кратчайшие сроки осуществить переход на электронное хранение и управление документами и, что очень важно, обобщает опыт нескольких лет успешного внедрения на предприятиях различного масштаба, вида деятельности и формы собственности. Эта уникальная разработка обладает рядом преимуществ:

  • простота и интуитивная понятность интерфейса, легкость и гибкость в настройке;
  • быстрый поиск и многопользовательский доступ к любому материалу;
  • легкая наполняемость;
  • надежность хранения, защита от намеренного или случайного искажения/уничтожения оригиналов;
  • полная конфиденциальность хранения;
  • неограниченный объем и срок хранения.

Таким образом, переход на электронную форму библиотек решает множество вопросов. В качестве примера достаточно привести крупнейшие электронные библиотеки российского Интернета.

  1. Электронный ресурс на Book-online.com.ua – содержит огромный и постоянно обновляемый фонд литературных произведений в любых жанрах.
  2. RoyalLib.ru – предлагает удобное онлайн-чтение и бесплатную загрузку в разных текстовых форматах.
  3. Bookz.ru – располагает более чем 100 000 текстов различной тематики. Работая с 2003 года, библиотека пользуется большой популярностью и обновляется силами самих читателей.
  4. Библиотека М. Мошкова – является одной из старейших в Интернете. Функционирует с 1994 года и обладает лаконичным интерфейсом.
  5. Библиотека «Альдебаран» – располагает около 85 тысяч разножанровых текстов. Пополняется усилиями своих читателей. Предлагает как чтение онлайн, так и скачивание в любом удобном для вас варианте.

Популярность вышеприведенных ресурсов обусловлена не только программами для создания электронных библиотек, но и привлечением большого количества участников, так как основное время и ресурсы при создании электронных архивов уходит именно на оцифровку (сканирование) материалов.

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – новая разработка компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – это тиражируемый («коробочный») продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел.

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – это:

  • Удобный интерфейс
  • Архив электронных документов
  • Web-доступ
  • Поточное сканирование
  • Современные технологические решения
  • Полное соответствие требованиям действующих стандартов в области архивного дела, а также правилам и приемам, используемым в практике отечественных предприятий
  • Гибкость и масштабируемость:
    • настраиваемая схема классификации дел и документов в соответствии с потребностями конкретного пользователя
    • возможность структурированного описания любого документа организации
  • Постоянное развитие и техническая поддержка
  • Интеграция с системой «ДЕЛО»

По заключению специалистов Росархива «бесспорным достоинством системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» является ее построение, основанное на действующей законодательной и нормативно-правовой базе по делопроизводству и архивному делу, а также соблюдение традиционных, проверенных временем правил работы отечественных архивов».

Сегодня некоторым компаниям, у которых есть архивная служба или которые хотят создать архив, требуется автоматизация процессов управления ведомственным архивом в соответствии с правилами, утвержденными Росархивом.

Другим компаниям необходимо электронное хранилище документов, обеспечивающее надежное хранение и оперативный доступ.

Третьим необходимо комплексное решение, объединяющее первые два. Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» позволит решить все три задачи, причем независимо от того, какая система документооборота используется в организации.

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ КАК СОВРЕМЕННАЯ ТЕНДЕНЦИЯ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В АРХИВНОМ ХРАНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ

Полотовская К.А.

ФГОУ ВО «Орловский государственный университет им. И.С. Тургенева»

Сегодня в России наблюдается непрерывный рост интереса к системам электронного документооборота. Будучи неразрывно связанными с процедурами управления организацией, документооборот и его автоматизация в значительной степени позволяют структурировать не только управление, но и взаимоотношение с другими организациями. Этим обусловлена актуальность рассматриваемой темы курсовой работы, так как именно электронный архив представляет собой систему хранения документов с четкой структурной организацией, позволяющей обеспечить условия сохранности электронных документов.

Электронный архив – это система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск. Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management).

Он представляет собой информационную систему, специальное программное обеспечение, призванное автоматизировать процедуры управления архивным фондом документов организации в соответствии с требованиями государственного нормативного регулирования и спецификой внутренних процессов компании.

Создание и использование архивов электронных документов (электронных архивов) обеспечивает сохранение значительной части источников отечественной истории новейшего времени, которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не имеют равноценных аналогов на традиционных носителях (это относится, прежде всего, к базам данных, учета ценных бумаг, паспортно-визового контроля, системы «Выборы», а также базам и банкам данных, создаваемым для обработки экономической, демографической, медицинской статистики, данных социологических опросов и др.) .

Электронные архивы, хранящие машиночитаемые документы, находятся в стадии становления. Их появление связано с всеобщей компьютеризацией делопроизводства. В 1993 году на базе архива кино-, фото -, фонодокументов Москвы был создан Центральный архив документов на специальных носителях. В 1996 году была утверждена Программа информатизации архивного дела России (1997-2000), в соответствии с которой планировалось создать правовые, нормативные и методические документы, регулирующие вопросы применения автоматизированных технологий, статуса машиночитаемых документов, стандарты и нормативы описания документов, типовые решения (автоматизированные архивные технологии, общеотраслевые базы данных) и обеспечение их совместимости и преемственности.

Основными направлениями деятельности электронных архивов являются:

  • разработка принципов хранения информации;
  • защита информации;
  • активизация вторичного использования информации;
  • стандартизация критериев описания данных;
  • оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых файлов;
  • регулирование отношений между архивом и разработчиком
  • машиночитаемых данных;
  • реализация информационных услуг и исследовательских проектов.

«Электронный архив» — это:

• Быстрый и легкий доступ к документам

• Длительное хранение без потери качества документов

• Обязательное соблюдение процедур внесения изменений

• Работа с документами, учитывающими все последние обновления и исправления .

  • Выпуск документации высокого качества, независимо от срока хранения

Функции электронного архива:

  • Прием, хранение и формирование архивных дел, происходит путем передачи документации из других информационных систем, оцифровки и ввода в систему архивной документации.
  • Управление документацией, хранящейся в электронном виде и на бумажном носителе.
  • Удобный и быстрый поиск по номенклатурам, атрибутам и тексту документов, и дел.
  • Учет выдачи оригиналов документов и дел.
  • Предоставление доступа к архиву в электронном виде .

Организация электронного архива документов состоит из 3-х основных этапов:

• Сканирование документов

• Ввод данных в карточки поиска

• Верификация и установка программного обеспечения

Зачем нужно создавать электронный архив на предприятии?

• При создании электронного архива документы систематизируются, что способствует стандартизации процессов работы с документами.

• Информация, хранящаяся в бумажном виде, имеет свойства приходить со временем в негодность.

• Документ, выданный из архива для временного пользования, может быть безвозвратно утерян. Неупорядоченная информация, хранящаяся в электронном виде, также может быть потеряна или уничтожена.

Одна из самых важных причин создания электронного архива на предприятии — значительное сокращение времени на поиск и обработку информации. Нужный документ можно найти и распечатать за считанные минуты. При существенных размерах архива экономия времени может быть колоссальной .

С точки зрения безопасности, электронный архив — это надежное хранилище архивных документов и материалов. Информация находится не в общедоступной базе данных, а на выделенном сервере; передача данных осуществляется по защищенному протоколом SSL каналу. Пользователи работают с электронной копией документа, которую могут изменить или удалить, в то время как исходный документ останется в первоначальном виде.

С точки зрения удобства и комфортности использования, электронный архив — это:

• интуитивно понятный интерфейс, позволяющий осуществлять одновременный доступ к документу неограниченному количеству пользователей;

• возможность быстрого поиска необходимой информации;

• доступ с любого устройства, имеющего выход в Интернет;

• четкая иерархическая структура, автоматически обновляющаяся при добавлении, изменении или удалении документов.

В техническом плане электронный архив представляет собой аппаратный комплекс, в который входит центральный сервер, web-сервер, резервный сервер, компьютеры или мобильные устройства, с которых пользователи могут осуществлять доступ к документам, а также оборудование для ввода данных с бумажных носителей (например, сканер) и принтер для печати электронных документов.

В последнее время, говоря об автоматизации работы архивной службы, часто употребляют термин «электронный архив».

Под электронным архивом понимаются база документов на электронных носителях и программные средства, позволяющие осуществлять поиск необходимой информации.

В существовании электронных архивов есть ряд преимуществ. Отметим их:

• связь электронного документа с бумажным источником, которая позволяет в подавляющем большинстве случаев обойтись без доступа к бумажному документу, а в случае необходимости работы с бумажным документом быстро его найти;

• реализация концепции ILM (Information lifecycle management), позволяющей переносить информацию из оперативного хранения в архивное с соответствующей сменой носителя информации для удешевления хранения и повышения надежности хранения;

• распределение прав и процедур доступа согласно корпоративным регламентам.

Электронные архивы позволяют:

• снизить затраты на хранение: большая часть справочных запросов может быть удовлетворена с помощью электронных образов документов, благодаря чему снижаются требования к помещениям, персоналу и другим ресурсам для работы архива;

• значительно сократить потери и повреждения архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках;

• снизить объём копировальных работ благодаря доступу к электронным образам документов;

• значительно упростить перенос документов из оперативного хранения в архивное;

• контролировать цепочку запросов и получения информации, предотвращая несанкционированный доступ и копирование документов .

Таким образом, электронный архив представляет собой систему структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, быстрый и удобный поиск. С точки зрения безопасности — это надежное хранилище архивных документов и материалов. Электронные архивы имеют множество преимуществ, например, они снижают затраты на хранение, контролируют и предотвращают несанкционированный доступ и копирование документов, а также сокращают время обработки запросов и поиск информации.

Список использованных источников:

2. Бурова Е.М. Архивоведение (теория и методика) / под ред. Е.М. Буровой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2012. — C. 260 — 261.

4. Электронный архив — – Режим доступа: http://ensiklopedia.ru. — Дата доступа: 21.11.2015.

5. Электронный архив. — – Режим доступа: http://www.archives.su. — Дата доступа: 10.12.2015.

Операционная деятельность любого банка сопровождается необходимостью формирования, обработки и дальнейшего хранения огромного количества бумажных документов (мемориальные ордера, платежные поручения и т.д.). В 2010 году вступило в силу указание ЦБ РФ от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета», которое позволяет работать с рядом документов в электронном виде.

Бизнес-решение «Акелон: Электронный архив документов дня для банков» направлено на повышение эффективности решения бизнес-задач при переводе документов в электронный вид.

Решаемые задачи

Техническое решение «Электронный архив документов дня для банков» обеспечивает решение следующих бизнес-задач:

  • регистрация и ведение электронного архива документов дня;
  • просмотр образов первичных документов из системы DIRECTUM и документов, записанных на диск;
  • автоматическая подготовка описей по распечатанным документам и по выданным дискам;
  • подготовка к аудиторским проверкам и проверкам Центрального Банка;
  • хранение документов в электронном архиве с единой точкой доступа к ним;
  • оперативный поиск образов документов по реквизитам в оперативном и архивном хранилищах;
  • проверка неизменности записанных файлов на съемных носителях.

Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать Управление кредитования и инвестиций, Управление розничного бизнеса, Управление казначейских операций и Управление валютных операций и международных расчетов. Кроме того, при внедрении бизнес-решения, заинтересованными лицами выступают высшее руководство и архивариус.

Работа с техническим решением

Техническое решение «Акелон: Электронный архив документов дня для банков» позволяет архивировать документы в электронном виде и в дальнейшем использовать их в операционной деятельности.

Основные компоненты решения

Далее более подробно рассмотрим предлагаемую схему работы с документами в электронном виде.

Регистрация и ведение электронного архива документов дня. В течение дня документы формируются в АБС. Информация по всем документам дня из Указания ЦБ, по которым проводили работы, выгружается из АБС в виде xml-файла.

На каждое отделение, дату, срок хранения и вид документа создается отдельный документ и помещается в отдельную временную локальную папку на диске. Кроме выгрузки информации о документах, в АБС формируется и помещается в соответствующую папку отчет «Справка о количестве и итоговых суммах первичных документов по каждому счету».

После формирования xml-файлов, ответственный исполнитель должен запустить утилиту записи документов на CD. Далее, в системе DIRECTUM создается новая запись Документы дня, включающая следующие атрибуты: отделение банка, дата текущего дня, срок хранения документов и т.д.

К созданной записи прикрепляются файлы: xml-файл, созданный в АБС и отчет «Справка о количестве и итоговых суммах первичных документов по каждому счету» из соответствующей локальной папки на диске.

При записи документов на диск запускается сценарий, который записывает на оптический диск xml-файл, отчет «Справка о количестве и итоговых суммах первичных документов по каждому счету». Так же на диск записывается программное обеспечение, при помощи которого можно просмотреть информацию о записанных документах (web-браузер).

При формировании диска ответственный исполнитель, используя отчет, печатает ярлык, содержащий информацию о записанных документах, и передает его с диском в бухгалтерию на утверждение.

После утверждения записанных документов и диска, главный бухгалтер передает его в архив.

Подготовка к аудиторским и проверкам Центрального Банка. Для просмотра печатной формы записанных на диск документов используются шаблоны html-документов. Данное представление позволяет отображать в необходимом виде информацию о документах, которую можно распечатать или использовать для поиска.

Проверка состояния съемных носителей с документами дня проводится не реже 1 раза в год. Для проверки неизменности и целостности записанных данных на диск осуществляется сравнение хеш-функции данных.

Эффекты от внедрения

С помощью технического решения «Акелон: Электронный архив документов дня для банков» упрощается работа с документами за счет хранения и обработки документов в электронном виде и достигается следующий эффект:

Для Управления кредитования и инвестиций, Управления розничного бизнеса, Управления казначейских операций, Управления валютных операция и международных расчетов:

  • сокращение трудоемкости подготовки к аудиторским проверкам и проверкам ЦБ;
  • сокращение затрат времени на получение доступа к документам дня, помещенным в архив;
  • сокращение времени на согласование документов дня;

Для Архивариуса:

  • сокращение трудозатрат на архивирование бумажных документов;
  • сокращение количества запросов по поручениям подразделений;
  • контроль возвращения выданных документов дня;
  • сокращение прироста архивных площадей;

Для Высшего руководства:

  • повышение внутренней безопасности работы с документами дня;
  • повышение эффективности использования рабочего времени сотрудников, работающих с документами дня;
  • сокращение затрат на расходные материалы;
  • сокращение затрат на аренду помещения под архив документов дня.

Казалось бы, задача построения электронного архива документов появилась тогда же, когда на российском рынке появились системы электронного документооборота (СЭД). За прошедшие 20 лет все юридические лица, заинтересованные в построении электронного архива корпоративного контента, давно сделали это. Вроде бы, вопрос должен быть давно решен, но большинство российских вендоров СЭД продолжают отмечать эту бизнес-задачу как тренд рынка СЭД в 2017 и 2018 году. В этой статье Артем Пермяков, директор по перспективному развитию компании DIRECTUM, анализирует эволюцию понятия системы «Электронный архив» и дает общие рекомендации относительно решения задачи построения этой системы в современных условиях.

Как предприятия внедряли электронный архив

Стоит начать с того, какие подходы применялись к созданию архива:

Процессы плюс архив

В большинстве случаев электронный архив шел бесплатным приятным бонусом к автоматизации процессов. Например, предприятие автоматизировало работу с официальной перепиской и теперь документы не только регистрируются, рассматриваются и обрабатываются в СЭД, но и хранятся там постоянно. Любой пользователь в соответствии с правами доступа может обратиться к этому контенту. То есть ставили цель повысить скорость и эффективность процесса, а получали еще и архив. Согласитесь, приятно.

Только хранение

Случаи, когда система внедрялась исключительно для хранения, можно пересчитать по пальцам: для всех всегда было важно автоматизировать взаимодействие и только потом управлять артефактами, которые в рамках этого взаимодействия рождаются. Если взаимодействие по документам организационно-распорядительного характера велось в СЭД, то и хранились они в СЭД, финансовые документы обрабатывались в ERP и там же и хранились. Об объединенном хранилище чаще всего речи не шло.

Хранение электронных копий

Также стоит отметить, что классическая задача электронного архива – это хранение электронных копий бумажного документа. Например, предприятие автоматизировало работу по согласованию приказов и распоряжений. Документы создаются и согласуются в электронном виде, но на последнем этапе появляется утверждающий, который подписывает документ в бумажном виде. Так электронный документ становится неким черновиком, который использовался для принятия решения. В новую версию документа заносится скан-образ подписанного документа, а бумажный оригинал, который и становится основным документом, бережно помещают в дело и хранят на полке в архиве.

Таким образом, можно отметить два ключевых свойства первых электронных архивов – это хранение документов одной системы (в каждой системе собственный архив документов по направлениям деятельности), и хранение исключительно электронных копий документов для доступа к информации. Таким образом, нет ни единого электронного архива, ни управления электронными документами.

Современные предприятия, вставшие на путь цифровой трансформации, задумываются о едином электронном архиве, в котором аккумулировались бы документы из всех информационных систем компании. Более того, теперь речь идет не о хранении копий документов, а о хранении полностью электронных документов, которые были созданы в электронном виде, подписаны электронной подписью и бумажного оригинала не существует в принципе.

Для чего нужна система долговременного хранения документов?

Всё чаще в инфраструктуре информационных систем предприятий появляется новая система – система архивного хранения документов. Для чего нужна отдельная система? Почему бы, например, не оставить всё как есть или отправить все документы на хранение СЭД?

На это есть несколько причин:

● Разгрузка хранилищ других корпоративных систем за счет переноса редко используемых документов в отдельную систему. В информационных системах останутся только оперативные документы, работы по которым не завершены. Это позволит сэкономить на аппаратном обеспечении оперативных систем.

● Организовывать длительное хранение документов с обеспечением целостности и юридической значимости придется только в одной системе. В этой системе будут выполняться регламенты хранения, обеспечиваться юридическая значимость электронных документов (например, за счет механизма перештамповки с целью подтверждения валидности сертификата электронной подписи (ЭП) на момент подписания электронного документа), выполняться гарантированное уничтожение и т.д.

● Обеспечить своевременное уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

● Обеспечить хранение документов в специализированном формате долговременного хранения – в виде zip-контейнеров.

● Снизить стоимость хранения. Меньшие требования к серверному оборудованию и системам хранения за счет более низкой нагрузки на систему.

● Снизить требования к SLA (Service Level Agreement – соглашение об уровне обслуживания) по обслуживанию и восстановлению системы после сбоев.

● Управлять хранением бумажных оригиналов документов будет только одна система.

● Упростить работу архивариусов и делопроизводителей за счет автоматизации их деятельности.

● Повысить оперативность доступа к архивным данным за счет автоматизации регламентов доступа (автоматизация запросов доступа, предоставление копий документов, функция «читального зала» для долговременного архива).

То есть реализовать всю перечисленную выше функциональность необходимо будет только в одной системе, что существенно дешевле, чем реализовывать похожую функциональность в разных системах с разными техническими возможностями и ограничениями, силами разных специалистов и подрядчиков. Остальные системы важно научить только «сдавать» документы.

Функциональность системы хранения

Итак, какой функциональностью должна обладать единая система долговременного архива? В первую очередь она должна поддерживать два логических уровня хранения: назовем их «временный», отвечающий за документальный фонд, и «долговременный», отвечающий за архивный фонд.

Схема работы системы долговременного хранения электронных документов

Временное хранение – это хранение документов, которые относятся к документальному фонду предприятия, но вышли из оперативного употребления. То есть общий срок хранения этих документов не превышает 10 лет и на бумаге такие документы в архив бы не сдавались, а хранились бы в подразделениях или в канцелярии. Тем не менее, объем таких электронных документов значителен и большинство из них практически не используются в работе, но хранить их нужно. Эти документы переносятся в единую систему хранения из оперативных информационных систем по истечении делопроизводственного или финансового года.

Долговременное хранение – это хранение документов, которые относятся к архивному фонду предприятия. То есть общий срок хранения этих документов составляет более 10 лет и на бумаге такие документы сдавались бы в архив предприятия.

На обоих логических уровнях к электронным документам применяются одни и те же принципы хранения:

● Документы хранятся в zip-контейнерах, которые содержат документ в исходном виде, файл в формате pdf, файл отсоединенной ЭП, файл метаданных.

● Документы подлежат хранению в разрезе дел. Для этого система синхронизирует номенклатуру дел с оперативной СЭД.

● Система хранения обеспечивает прием документов из различных информационных систем и автоматически определяет их в дела, даже если система-источник (например, ERP) не знает к какому делу относится документ.

● При приеме документов система проверяет валидность ЭП, целостность контейнера и корректность его состава. При приеме документов система проставляет штамп времени с использованием, например, службы штампов времени (TSP Server).

Служба штампов времени (time stamping authority, TSA) – специализированная компонента информационной системы, обладающая надежным источником точного времени (или синхронизируемая с таковым) и оказывающая услуги по формированию штампов времени, с помощью которых можно доказать факт существования какого-либо электронного документа на определенный момент времени.

● Все документы подлежат регулярным процедурам, таким как проверка целостности и сохранности, перештамповка, контроль сроков хранения.

● По истечении срока хранения документы подлежат уничтожению с выполнением всех обязательных процедур: экспертиза ценности, акты о выделении к уничтожению, акты об уничтожении.

Ключевым отличием двух логических уровней является принцип ответственности за документы. За документы блока «Временное хранение» отвечают подразделения, в дела которых помещены электронные документы. Права доступа достаточно широкие – ими обладают сотрудники ответственных подразделений. То есть эти документы не перешли в зону ответственности сотрудников корпоративного архива.

Ключевая задача блока «Временное хранение» – обеспечение хранения документального фонда в едином централизованном хранилище с обеспечением широкого доступа, поддержкой юридической значимости и сохранности документов.

Логический блок «Долговременное хранение» отличается: здесь хранятся документы сроком хранения от 10 лет, особые процедуры приема документов, учет ведется по специализированным архивным правилам, реализуются пользовательские процедуры – выдача временного доступа по запросам, выдача справок, выписок, архивных копий.

Задача блока «Долговременные хранение» – обеспечение долговременного юридически значимого хранения электронных документов, соблюдение норм архивного делопроизводства и управление доступом к архивному фонду.

Таким образом, ключевыми задачами системы архивного хранения становятся:

● занесение электронных документов в архивную систему в специальном формате долговременного хранения;

● составление графика приема документов на архивное хранение;

● передача и прием документов на архивное хранение;

● обеспечение юридической силы документов в течение всего срока хранения;

● выдача дел и документов из архива во временное пользование;

● доступ в читальный зал с возможностью поиска по делам и документам, запроса прав доступа, архивных справок, выписок и копий;

● контроль сроков хранения и уничтожение документов с истекшим сроком хранения, в том числе без возможности восстановления;

● формирование отчетов для ведения архивной деятельности: сводные описи дел, книгу учета поступления и выбытия документов, различные виды актов, листы фондов и т.д.

Естественно, при внедрении системы архивного хранения возникнет ряд сложностей. В первую очередь необходимо решить вопросы синхронизации номенклатур дел и прав доступа, наладить своевременную выгрузку документов из оперативных систем. Также важно определиться, какие следы остаются в оперативной системе, какие объекты, связанные с документами, удаляются при его переносе.

Юридическая значимость при долговременном хранении

Один из ключевых вопросов, связанных с долговременным хранением, – юридическая значимость документов. На сегодняшний день нет четких методологических указаний и нормативной документации, указывающей, как необходимо обеспечивать эту самую юридическую значимость. В сложившейся ситуации наиболее прозрачным и правильным подходом видится использование службы штампов времени для соответствия требованиям №63-ФЗ «Об электронной подписи».

Про юридическую значимость

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

То есть электронный документ обладает юридической силой если:

● нет ограничений со стороны законодательства, что документ данного вида может существовать только в электронном виде;

● документ оформлен в соответствии с требованиями законодательства или локальными нормативно-правовыми актами (например, наличие обязательных реквизитов и т.д.), в том числе подписан требуемым по законодательству видом ЭП;

● документ подписан лицом, обладающим правом на его подписание.

Юридическая значимость документа – cвойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера (ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения»).

Признание ЭП является одним из вопросов, который может быть поставлен под сомнение. Условия признания зафиксированы в №63-ФЗ «Об электронной подписи». Одним из условий является возможность проверки действительности сертификата электронной подписи на момент подписания или на момент проверки. Срок действия сертификата, как правило, 1 год. Поэтому, если мы рассматриваем длительное хранение документов, то на момент проверки срок действия сертификата скорее всего уже истечет. Возникает вопрос: как подтвердить действительность сертификата на момент подписания?

Однозначного признания проблемы обеспечения юридической значимости при длительном хранении не существует, как и нет единого способа ее решения. В первую очередь, это связано с отсутствием четкой нормативной базы, нехваткой практики организации хранения электронных документов и, соответственно, судебной практики. Часто наличие проблемы обосновывается необходимостью предпринять все возможные меры (возможно где-то даже «перестраховаться») для снижения рисков, которые могут возникнуть при необходимости подтверждения юридической силы.

Существуют и альтернативные взгляды, в которых высказываются сомнения в необходимости проведения каких-либо специальных технических мероприятий, направленных на «поддержание» юридической значимости документа. Или решения этой проблемы исключительно на методическом уровне.

Является ли обеспечение юридической значимости документа задачей электронного архива, или она должна обеспечиваться другими средствами? В явном виде в правилах и рекомендациях по работе архивов нет требований поддержания юридической силы документов, переданных на хранение в архив. При этом в «Основных правилах работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) говорится, что одной из основных задач архива является обеспечение «использования хранящихся в архиве документов». В это понятие включается, в том числе, предоставление документов по запросам граждан, организаций, контролирующих и судебных органов. Это подразумевает, что документы, предоставляемые архивом, должны быть юридически значимыми.

Электронные документы могут передаваться в архив организации на каких-либо носителях или через коммуникационные сети организации из информационных систем, в которых они были созданы (ИС-источники). После чего они размещаются в специализированной информационной системе (долгосрочный электронный архив).

Стоит заметить, что внутренний архив организации не может выступать третьей стороной в спорах. Поэтому нужно обеспечивать юридическую значимость в процессе хранения. Если бы мы передавали документы в какой-либо внешний независимый архив (например, государственный архив или в компанию с услугами внеофисного хранения, или оператору электронного документооборота), то можно было бы говорить о том, что достаточно обеспечить юридическую силу только при передаче.

Чтобы документ был юридически значимым при получении (запросе) из архива, должно соблюдаться два момента:

1. документ должен быть юридически значимым при передаче в архив – это задача информационной системы-источника;

2. юридическая значимость должна быть сохранена в процессе хранения – это работа архивной системы.

Рассмотрим наиболее распространенные варианты решения задачи поддержания юридической значимости документа.

Использование усовершенствованной электронной подписи и перештамповка

Формат усовершенствованной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) предусматривает обязательное включение в реквизиты подписанного документа доказательства момента создания подписи (штамп времени) и действительности сертификата в момент создания подписи. Таким образом, УКЭП позволяет избежать необходимости собирать доказательства действительности сертификата на момент подписания.

Если подписи созданы с помощью сертификатов доверенных (аккредитованных) удостоверяющих центров (УЦ), то для обеспечения доказательств действительности сертификата важно зафиксировать время подписания документа (штамп времени). При этом УЦ может выступать в спорах в качестве «третьей стороны» и при необходимости предоставить информацию о действительности сертификата на момент подписания.

Про усовершенствованную квалифицированную электронную подпись

Формат УКЭП включает в себя:

● Подписываемый документ (может храниться отдельно от всех остальных полей).

● Подписываемые атрибуты.

● Электронную цифровую подпись.

● Штамп времени, полученный на значение ЭП.

● Хэш-коды доказательств подлинности.

● Внешний штамп времени, полученный на все вышеперечисленное.

● Доказательства подлинности (значения сертификатов и информация об отзыве).

Штамп времени и усовершенствованная ЭП обеспечивают юридическую силу, пока действует сертификат УЦ, которыми они были подписаны. Соответственно, после истечения срока действия сертификата надо иметь доказательства того, что сам штамп времени был сформирован в момент, когда сертификат был действителен. Такие рекомендации приведены также в «Концепции хранения и использования электронных документов с обеспечением их юридической силы для финансового рынка«, разработанной ЦБ РФ. Концепция рассмотрена на Подкомиссии по использованию информационных технологий при предоставлении государственных и муниципальных услуг 31 марта 2017:

«Применительно к системам долговременного хранения, механизмы обеспечения юридической силы электронных документов (ЭД) могут базироваться на подходе, включающем следующие процедуры:

● формирование системой-источником и передача в специализированную информационную систему архивной единицы хранения, включающей ЭД, УКЭП, метаданные;

● проверка действительности ЭП на момент подписания ЭД при принятии на хранение с фиксацией результата проверки в метаданных;

● формирование метаданных ЭД, включающих в том числе: сведения об УКЭП и сертификате ключа проверки подписи, а также иные сведения, описывающие действия, совершенные с документом в ходе его подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, идентификационные данные;

● обеспечение аутентичности архивной единицы хранения, включающей ЭД, УКЭП, метаданные;

● обеспечение надежного соответствия и принадлежности документа его метаданным с возможностью проверки этого соответствия и принадлежности на всем периоде хранения документа путем его подписания и метаданных технологической ЭП. В том числе перед прекращением срока действия сертификата технологической ЭП должны быть сформированы метаданные о результате проверки текущей технологической ЭП. После проведения указанных процедур документ должен быть подписан новой технологической ЭП. Образованная таким способом цепочка метаданных, подписанных технологической ЭП, обеспечивает аутентичность данных о проверке достоверности исходной ЭП документа на момент его передачи на хранение».

Таким образом, до истечения срока действия сертификата службы штампов времени (Time Stamping Authority — TSA) документы нужно «перештамповать» с использованием нового сертификата TSA. В результате образуется цепочка электронных подписей, в «конце» которой всегда есть электронная подпись (штамп времени), сформированная с помощью действующего сертификата.

Что нужно учесть, приступая к внедрению

Вопрос нормативной базы для долговременного хранения электронных документов остается открытым. Тем не менее, при внедрении стоит ориентироваться на ряд документов:

1. Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» (ВНИИДАД, 2013 год).

2. ГОСТ Р54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

3. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (приложение к приказу Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526).

4. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. №558).

5. «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. №1182).

Набор решений для обеспечения архивного хранения, представленных на российском рынке СЭД, достаточно широкий. Однако преимущество остается за комплексными решениями, которые:

● Имеют готовые интеграционные сценарии взаимодействия с системами-источниками.

● Обеспечивают хранение электронных документов с поддержкой юридической значимости.

● Позволяют управлять бумажным архивом и хранением электронных копий документов.

● Обеспечивают все обязательные процедуры архивного делопроизводства.

Решения для долговременного хранения документов будут бурно развиваться, т.к. доля электронных документов растет, и рано или поздно 99% документооборота предприятий перейдет в полностью электронный вид, и вопрос хранения будет не просто задачей «ближайших 5 лет», а насущной проблемой, которую придется решать здесь и сейчас.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх