Куперс

В нынешнее бурное время жизненно необходимой есть возможность организации быстро реагировать на постоянные изменения. Именно этот показатель сильно зависит от совершенства бизнес-процессов организации и степени их автоматизации.

Электронный документооборот — это механизм для работы с электронными документами, технологический подход, который повышает эффективность работы органов государственной и местной власти. Гарантией успешности работы всегда есть эффективная работа государственных служащих. Вчерашние методы по обработке информации не только являются не эффективными, а и в дальнейшем не смогут качественно обслуживать потребности граждан страны. Сегодня нужно иметь доступ к информации и сократить время на решение поставленных задач, которые никак не связаны с обслуживанием населения. Автоматический контроль за выполнением работ с документами значительно повышает качество работы сотрудников, сокращает сроки подготовки документов, даёт возможность лучшего их прогнозирования и управления. Также нет необходимости вручную размножать документы, следить за их перемещением внутри организации. Все это уменьшает трудовые затраты деловодов.

Для того, чтоб систематизировать и соединить в одно целое информацию, облегчить ее анализ и написание отчетов, необходимо использовать систему электронного делопроизводства, хранилища информации. В работе с большим количеством данных возникает проблема быстрого эффективного принятия решения, чтобы ее избежать нужно применять технологии получения информации из данных. А все это возможно лишь в той системе, которая базируется на основе электронного документооборота.

Безбумажные технологии обработки информации делают легким процесс управления знаниями. Они обеспечивают автоматизированный обмен информацией и получают из всех источников только необходимое.

Система электронного делопроизводства способствует появлению новой организационной культуры, ведь она облегчает работу государственных служащих, делает ее интересной, значимой. С помощью информационных технологий они не только выполняют внутренние задачи, но и решают более широкий круг государственных проблем. Благодаря таким технологиям органы могут повысить уровень взаимодействия с населением, относиться к ним как к клиентам, отвечая на их запросы.

К системе электронного оборота документов предъявляются следующие требования:

Масштабоёмкость необходима для того, чтобы система могла наращивать свои мощности, поддерживать большое количество пользователей. В системе должны быть интегрированные модули. Модульность нужна, если пользователь использует спектр задач уже, чем все компоненты системы документооборота. Также система должна открыть интерфейс для будущей обработки с другими распределенными системами.

Для эффективного внедрения электронного документооборота в организациях необходимо знать о нескольких стандартных ошибках с целью их предотвращения. Чаще всего компании допускают ошибки, когда отказываются от консультаций специалистов, экономят на проекте.

Можно сказать, что документооборот — это система, которая материализует такие процессы как сбор, обработка, хранение информации, принятие решений и контроль. Как элемент электронного управления эта интегрированная система значительно улучшит положение предприятий и государства, поэтому ее роль чрезвычайно важна.

На предприятиях, в учреждениях, организациях есть специально созданные службы для помощи администрации в решении поставленных задач, при этом они занимаются подготовкой, доставкой документов до исполнителей. Такими службами в учреждениях является бухгалтерия, архив, отдел кадров и другие.

Электронные документы должны храниться на электронных носителях, которые обеспечили бы их сохранность. Срок хранения электронного документа должен быть таким, как и для бумажных документов.

При внедрении автоматизированной системы ожидаются следующие результаты: возможность эффективного управления документами, так как деятельность на всех уровнях является прозрачной; отсутствует многократное преобразование информации; коммерческая информация авторизованная, из-за чего повышается ответственность работников за свои действия, возможность проведения внутренних расследований, оценить деятельность структурных единиц организации; исключение из оборота бумажных документов.

Решение по автоматизации делопроизводства дает возможность разветвленному предприятию выполнять свои функции в единой информационной среде. Это обеспечивается, если на предприятии создана актуальная центральная база данных, которая обновляет информацию из баз данных управлений. Все документы вводятся в базу один раз и уже после того как сохранились, они есть доступны для других подсистем.

Используя электронный документооборот обеспечиваются следующие преимущества: совершенствуются управленческие, бизнес процессы; уменьшается вероятность потерь документов; присутствует связь электронного и бумажного архивов, экономится время на обработку документов; улучшается исполнительская дисциплина; ускоряется поиск документов, информация дополнительно защищена; документ регистрируется один раз; есть возможность одновременно выполнять различные операции;

Эксперты утверждают, что мы отстаем в плане внедрения системы электронного оборота документов от стран Западной Европы почти на пять лет. Их опыт показывает нам, что при массовом внедрении будет возникать и спрос на все продукты: от самых простых до самых сложных. У нас, наверное, в ближайшее время будут применять существующие системы, не надеясь на их дальнейшее развитие.

Развитие электронного оборота документов в Украине сегодня имеет особое значение, ведь документооборот является важной составляющей в процессе принятия управленческих решений. Самой сложной сферой внедрения информационных систем является документооборот государственных подразделений. А это большая проблема для нашего государства, потому что документооборот это система, которая регистрирует информацию, передает ее работникам организации, осуществляет контроль.

Подытоживая вышеизложенный материал, можно сказать, что тенденция развития программных автоматизированных систем заключается в их универсализации. Разрабатывая информационные системы, ученые не будут обращать внимания на узко ориентированные сферы деятельности. В будущем программное обеспечение будет представлять собой не банковские или бухгалтерские программы, а корпоративные системы. Очень выражена тенденция к децентрализации при хранении информации, а точнее сказать будущие системы — это корпоративные сети. Сделаны они, как автоматизированные системы документооборота, представленные трехуровневой структурой и как системы, делающие возможным оборот документов в глобальном автоматизированном пространстве.

Другие материалы по теме:
автоматизация, контроль, информация, предприятие, документ

ИНСТРУКЦИЯ

по работе с механизмом согласования

электронных документов в Web интерфейсе

системы электронного документооборота CompanyMedia

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения 3

1.1. Назначение 3

1.2. Область применения 3

1.3. Термины, сокращения, определения 3

2. Жизненный цикл документа в СЭД (основные этапы и участники) 4

2.1. Участники этапов жизненного цикла документа в СЭД 4

2.2. Этапы жизненного цикла документа в СЭД 4

2.3. Назначение (содержание) этапов жизненного цикла документа в СЭД 6

3. Пошаговое руководство по работе с документами в Web интерфейсе СЭД 7

3.1. Начало работы в Web интерфейсе СЭД 7

3.2. Пошаговое выполнение этапа «Создание проекта документа» в Web интерфейсе СЭД 8

3.2.1. Заполнение реквизитов создаваемого проекта документа 8

3.2.2. Заполнение содержания создаваемого проекта документа 13

3.2.3. Сохранение созданного проекта документа в системе электронного документооборота 15

3.3. Пошаговое выполнение этапа «Отправка на согласование/Согласование проекта документа» в Web интерфейсе СЭД 15

3.4. Пошаговое выполнение этапа «Отправка на подписание/Подписание проекта документа» в Web интерфейсе СЭД 21

1. Общие положения

1.1. Назначение

Настоящая инструкция предназначена для определения порядка работы с документами в электронном виде с использованием Web интерфейса системы электронного документооборота CompanyMedia.

1.2. Область применения

Требования настоящей инструкции должны знать и использовать в своей работе все пользователи Web интерфейса системы электронного документооборота CompanyMedia.

1.3. Термины, сокращения, определения

Таблица 1

Термин	Сокращение	Определение термина
Документооборот		это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив, служит для обеспечения деятельности организации
Система электронного документооборота	СЭД	инструмент для автоматизации документооборота в организации
Жизненный цикл документа в СЭД		электронный регламент работы, полностью определяющий кто, в какой последовательности и как будет работать с документом
Внутренние документы	ВнД	документы, созданные в организации и не предназначенные для выхода за ее пределы, образуют внутренний документооборот организации
Входящие документы	ВхД	документы, поступившие в организацию из других (сторонних) организаций, являются составной частью внешнего документооборота организации
Исходящие документы	ИсхД	документы, предназначенные для отправки в другие (сторонние) организации, являются составной частью внешнего документооборота организации
Организационно-распорядительные документы	ОРД	документы организационного и распорядительного характера, обеспечивающие и регулирующие деятельность организации, ее подразделений и должностных лиц, являются составной частью как внешнего, так и внутреннего документооборота

2. Жизненный цикл документа в СЭД (основные этапы и участники)

2.1. Участники этапов жизненного цикла документа в СЭД

Роль в системе	Роль вне системы	Функциональные возможности в системе
Исполнитель	Работник организации, непосредственный составитель документа, владеющий сутью изложенного в нем вопроса	Создание проекта документа/отправка на согласование/отправка на подписание/отправка на регистрацию
Подписывающий (Подпись)	Работник организации, от имени которого издается/подписывается документ	Подписание проекта документа/отказ в подписи проекта документа
Согласующий	Работник организации, осуществляющий визирование проекта документа	Согласование проекта документа/отправка на промежуточное согласование
Адресат	Работник, в адрес которого направляется документ	Выдача резолюции по документу
Делопроизводитель (регистратор)	Работник организации, осуществляющий регистрацию проекта документа	Регистрация проекта документа

2.2. Этапы жизненного цикла документа в СЭД

Этапы жизненного цикла	Ответственные за этапы жизненного цикла	Обязательный этап жизненного цикла	Описание действий в Web интерфейсе СЭД Company Media	Статус документа
Создание проекта документа	Исполнитель	Да	1. Нажать «Создать/ Выбрать нужный документ из списка». 2.Заполнить реквизиты проекта документа. 3.Вложить файл содержания. 4.Сохранить документ.	Проект документа
Этапы жизненного цикла	Ответственные за этапы жизненного цикла	Обязательный этап жизненного цикла	Описание действий в Web интерфейсе СЭД Company Media	Статус документа
Отправка на согласование/ Согласование проекта документа	Исполнитель/ Согласующий	Нет, запускается по необходимости	Отправка на согласование: 1.Открыть проект документа. 2. Нажать «Отправить/ На согласование». 3.Заполнить лист согласования. 4.Нажать «Начать согласование». Согласование: 1.Открыть уведомление/задачу. 2.Выбрать вариант ответа. 3. Отправить.	Проект документа
Отправка на подписание/ Подписание проекта документа	Исполнитель/ Подписывающий	Нет, запускается по необходимости (в случае, если документ подписывается в электронном виде)	Отправка на подпись: 1.Открыть проект документа. 2.Нажать «Отправить/ На подпись». Подписание: 1.Открыть уведомление/задачу. 2.Нажать «Подписать/ Отказать» 3.При отказе ввести комментарий.	Проект документа
Отправка документа на регистрацию	Исполнитель	Да	1.Открыть проект документа. 2.Нажать «Отправить/ На регистрацию».	Проект документа
Регистрация документа	Делопроизводитель (регистратор)	Да		Документ (наличие № и подписи)
Этапы жизненного цикла	Ответственные за этапы жизненного цикла	Обязательный этап жизненного цикла	Описание действий в Web интерфейсе СЭД Company Media	Статус документа
Получение/ отправка на исполнение	Адресат	Да/Нет, запускается по необходимости	1.Открыть уведомление — документ получен, далее согласно содержанию документа	Документ (наличие № и подписи)

2.3. Назначение (содержание) этапов жизненного цикла документа в СЭД

Создание проекта документа – выполняется Исполнителем при получении задания на создание документа. Создается проект документа, содержащий необходимые реквизиты и содержание.

Согласование проекта документа – инициируется Исполнителем (по необходимости), представляет собой сбор виз по проекту документа перед отправкой на подпись работнику организации, от имени которого издается/подписывается документ. Согласующий визирует проект документа: при положительном визировании проект документа передается на подпись (по необходимости – в случае, если проект документа подписывается в электронном виде), при отрицательном визировании проект документа возвращается Исполнителю. Исполнитель устраняет замечания и отправляет проект документа на повторное согласование.

Если согласование проекта документа не предусмотрено или согласующий и подписывающий одно лицо, то документ может передаваться сразу на подпись.

Подписание проекта документа — инициируется Исполнителем, выполняется в случае, если проект документа подписывается в электронном виде. Подписывающий получает проект документа либо с листом согласования, либо без него, и может либо подписать проект документа (в данном случае секция «содержание» блокируется от изменений и документ перейдет на следующий этап), либо отказать с вводом комментария, тогда проект документа вернется Исполнителю на доработку. Исполнитель после устранения замечаний может отправить проект документа повторно на подпись.

В случае подписания проекта документа на бумаге Исполнитель распечатывает проект документа и лист согласования (по необходимости) и передает на подпись в бумажном виде.

Отправка на регистрацию/регистрация – инициируется Исполнителем по факту получения подписанного проекта документа (как в системе, так и вне ее). Делопроизводитель (регистратор) получает проект документа и либо регистрирует его (документу присваивается номер, для адресата документа формируется уведомление), либо отказывает в регистрации, указав причину, Исполнитель может устранить причину и отправить на регистрацию повторно.

В случае если подписание проекта документа было вне системы, Исполнитель отправляет проект документа на регистрацию и передает оригинал проекта документа с подписью, Делопроизводитель (регистратор) открывает проект документа, сканирует оригинал и регистрирует документ.

Получение/ отправка на исполнение — адресату формируется уведомление, на своем рабочем месте (РМ) адресат получает уведомление и далее работа с документом осуществляется в соответствие с его содержанием.

3. Пошаговое руководство по работе с документами в Web интерфейсе СЭД

3.1. Начало работы в Web интерфейсе СЭД

Для входа в систему электронного документооборота необходимо:

Рисунок 1. Вход в Web интерфейс СЭД CompanyMedia

• в окне входа в Web интерфейсе СЭД CompanyMedia необходимо ввести имя пользователя, пароль и нажать кнопку «Вход». При этом откроется окно Web интерфейса системы электронного документооборота (Рисунок 2).

Рисунок 2. Web интерфейс системы электронного документооборота

3.2. Пошаговое выполнение этапа «Создание проекта документа» в Web интерфейсе СЭД

3.2.1. Заполнение реквизитов создаваемого проекта документа

Для того, чтобы открыть РКК для создаваемого проекта документа необходимо нажать кнопку «Создать/Выбрать нужный документ из списка». Например, внутренний документ (Рисунок 3).

Рисунок 3. Открытие РКК для создаваемого проекта документа

Откроется окно регистрационно-контрольной карточки. Автоматически окно РКК открывается на закладке «Реквизиты» (Рисунок 4). Закладка «Реквизиты» включает в себя основные и дополнительные реквизиты, которые необходимо заполнить.

Рисунок 4. Интерфейс формы РКК закладки «Реквизиты»

Заполнение Основных реквизитов создаваемого проекта документа в СЭД:

Наименование реквизита	Назначение реквизита	Обязательное поле	Правила заполнения
«Тематика»	Определяет тему содержания документа, дает возможность уточнить информацию в поле «Заголовок» проекта документа	Нет	1-ый способ: необходимо нажать на стрелочку справа поля, из раскрывшегося списка основных тем и направлений, по которым ведется переписка, выбрать нужную тематику. 2-ой способ: прямым вводом текста с клавиатуры в поле. Примечание: если в Web интерфейсе СЭД справочник поля «Тематика» не заполнен администратором системы, то данное поле использовать не представляется возможным.
«Вид документа»	Определяет вид документа (служебная записка, приказ и т.д.)	Да	1-ый способ: необходимо нажать на стрелочку справа поля, из раскрывшегося списка выбрать нужный вид документа (служебная записка, приказ и т.д.) 2-ой способ: прямым вводом текста с клавиатуры в поле. Примечание: при создании новой РКК поле «Вид документа» заполняется автоматически значением, указанным для РКК предыдущего проекта документа. Изменить значение поля при этом можно, воспользовавшись как 1-ым, так и 2-ым способом.
«Дата документа»	Определяет дату создания РКК проекта документа в электронном виде	Да	Заполняется автоматически. Примечание: если возникла необходимость изменить дату, то это можно сделать двумя способами: 1-ый способ: выбор даты по кнопке «Календарь» справа поля. 2-ой способ: прямым вводом даты с клавиатуры в поле.
Наименование реквизита	Назначение реквизита	Обязательное поле	Правила заполнения
«Подпись»	Определяет ФИО, работника организации, от имени которого издается/подписывается документ (подписывающий)	Да, если документ будет подписываться в электронном виде	Для заполнения полей «Подпись», «Другие подписи», «Адресаты» применяется кнопка «Добавить». Возможны два варианта поиска сотрудников ( в зависимости от настроекWeb интерфейса СЭД CompanyMedia): 1-ый способ: из общего списка (отмечено маркером поле «Все»): раскрывается список сотрудников, для быстрого поиска задается ключевое значение в поле поиска, напротив фамилии сотрудников, которых необходимо выбрать, устанавливаются галочки, по окончании выбора сотрудников нажимается кнопка «Готово». 2-ой способ: по иерархии (отмечено маркером поле «Иерархия»): из списка путем проставления галочек выбрать необходимый орган власти, отдел, фамилию сотрудника из указанного отдела, для быстрого поиска задается ключевое значение в поле поиска, по окончании выбора сотрудников нажимается кнопка «Готово».
«Другие подписи»	Определяет ФИО, работников организации, от имени которых издается/подписывается документ	Нет, при необходимости, в зависимости от вида документа
«Адресаты»	Определяет ФИО работников, в адрес которых направляется документ после регистрации	Нет, при необходимости, в зависимости от вида документа
«Исполнители»	Определяет ФИО работников, которые подготовили документ	Да	Заполняется автоматически. Примечание: если возникла необходимость изменить значение поля, нужно нажать кнопку «Добавить» справа поля и заполнить по аналогии с полями «Подпись», «Другие подписи», «Исполнители», «Адресаты».

Заполнение дополнительных реквизитов проекта документа в СЭД (Рисунок 5):

Наименование реквизита	Назначение реквизита	Обязательный реквизит	Правила заполнения
«Место регистрации»	Определяет порядок присвоения номера при регистрации проекта документа	Да	Заполняется автоматически. Примечание: — по умолчанию в это поле вносится структурное подразделение, в котором создается проект документа; — заполняется автоматически после внесения данных в поле «Подпись»; — изменить поле можно нажав на кнопку «Добавить».
«Количество листов»	Определяет количество листов создаваемого проекта документа	Да	Заполняется прямым вводом с клавиатуры.
«Количество экземпляров»	Определяет количество экземпляров создаваемого проекта документа	Да
«Количество приложений»	Определяет количество приложений к создаваемому проекту документа	Да
«Листов приложений»	Определяет количество листов приложений к создаваемому проекту документа	Да
«Комментарий»	Дает возможность Исполнителю оставить свои комментарии к создаваемому проекту документа	По необходимости

Заполнение заголовка создаваемого проекта документа в СЭД:

Наименование реквизита	Назначение реквизита	Обязательное поле	Правила заполнения
«Заголовок» (Рисунок 6)	Краткое изложение темы документа	Да	Прямым вводом текста с клавиатуры. Примечание: в случае, если документ не имеет заголовка в соответствии с государственным стандартом, то рекомендуется вводить в поле «Заголовок» краткое содержание документа.

Рисунок 5. Интерфейс формы РКК закладки «Реквизиты» (дополнительные реквизиты)

Рисунок 6. Заполнение заголовка документа

3.2.2. Заполнение содержания создаваемого проекта документа

После того, как закладка «Реквизиты» создаваемого проекта документа заполнена, переходим на закладку регистрационно-контрольной карточки «Содержание».

Заполнение содержания создаваемого проекта документа (Рисунок 7):

Наименование закладки РКК	Назначение закладки РКК	Обязательная закладка	Правила заполнения
«Содержание»	Дает возможность прикрепить электронный образ создаваемого проекта документа	Да	1-ый способ: прямым вводом с клавиатуры в поле «Текст» 2-ой способ: присоединением электронного образа проекта документа через кнопку «Действия», из раскрывшегося списка необходимо выбрать нужное действие: «Из файловой системы» — дает возможность прикрепить ранее созданный и сохраненный на рабочем месте Исполнителя проект документа в электронном виде; «Сканировать» — дает возможность прикрепить электронный образ проекта документа, отсканировав бумажный вариант документа; «Копировать всё» — дает возможность прикрепить электронный образ проекта документа вместе с его приложениями; «Вставить» — позволяет вставить электронный образ документа из буфера обмена Примечание: после вложения электронного образа документа в поле «Текст» появится ярлык, по которому вложенный электронный образ документа будет доступен Исполнителю для просмотра и редактирования (Рисунок 8).

Рисунок 7. Присоединение электронного образа документа в закладке РКК «Содержание» через кнопку «Действия»

Рисунок 8. Ярлык для доступа к электронному образу документа

3.2.3. Сохранение созданного проекта документа в системе электронного документооборота

После того как закладки РКК «Содержание» и «Реквизиты» заполнены проект документа необходимо сохранить в СЭД. Это завершающий шаг в формировании РКК проекта документа. После сохранения проекта документа в СЭД над ним можно будет производить другие необходимые действия жизненного цикла по согласованию, подписанию, регистрации и т.д. Для сохранения проекта документа необходимо нажать кнопку «Сохранить» (Рисунок 9).

Рисунок 9. Сохранение созданного проекта документа в СЭД

Проект электронного документа создан.

3.3. Пошаговое выполнение этапа «Отправка на согласование/Согласование проекта документа» в Web интерфейсе СЭД

Созданный и сохраненный в СЭД проект документа при необходимости может быть направлен на согласование одному или нескольким лицам, в том числе, в другие подразделения. На согласование может быть направлен только неподписанный проект документа. Web интерфейс СЭД CompanyMedia дает возможность использовать три сценария согласования проектов документов: последовательный, параллельный, комбинированный. Для данного проекта документа одновременно может быть запущен только один процесс согласования: система блокирует создание второго листа согласования по проекту документа, если первый процесс согласования не завершен. С начала процесса согласования и до его завершения параметры согласования не подлежат изменению, чтобы их изменить, необходимо приостановить процесс, в любой момент времени инициатор процесса согласования может прекратить процесс (Рисунок 10).

Рисунок 10. Приостановление/Прекращение согласования

Для отправки проекта документа на согласование необходимо нажать на кнопку «Отправить/На согласование». При этом открывается закладка «Жизненный цикл» в представлении «Согласование» РКК проекта документа (Рисунок 11).

Рисунок 11. Создание листа согласования.

Создание листа согласования проекта документа в СЭД (Рисунок 11), отправка на согласование:

Наименование полей листа согласования	Правила заполнения				Назначение полей листа согласования	Обязательное поле листа согласования
	Последовательное	Параллельное		Комбинированное
«Тип согласования»	1-ый способ: нажать на стрелочку справа поля, из раскрывающегося списка выбрать нужный сценарий согласования. 2-ой способ: в случае, если в организации принят определенный порядок согласования данного документа, целесообразно применить шаблон согласования, при котором сценарий согласования задается автоматически. Нажать на кнопку «Применить шаблон».				Определяет сценарий согласования проекта документа	Да
«Ваш комментарий участникам»	Нажать на ссылку «Ваш комментарий участникам», раскроется окно ввода комментария, текст комментария вводится прямым вводом с клавиатуры.				Позволяет оставить комментарий по содержанию проекта документа для участников согласования проекта документа	Нет, при необходимости
«Добавить участников»	Нажать кнопку «Добавить участников», выбрать из раскрывшегося списка ФИО работника (выбор осуществляется аналогично заполнению полей РКК «Подписи», «Адресаты»). Примечание: участников согласования необходимо строго в том порядке, в котором они должны согласовывать документ, для этого процесс согласования разбивается на этапы.		Аналогично последовательному согласованию. Примечание: участников согласования можно вносить в любом порядке, они одновременно получат уведомления о необходимости согласовать проект документа.	Аналогично последовательному. Примечание: процесс согласования разбивается на этапы, важна последовательность этапов, участников внутри этапа можно вносить в любом порядке.	Определяет маршрут согласования, участников согласования проекта документа (ФИО согласующих лиц)	Да
Наименование полей листа согласования	Правила заполнения				Назначение полей листа согласования	Обязательное поле листа согласования
	Последовательное		Параллельное	Комбинированное
«Длительность»	Прямым вводом с клавиатуры. Примечание: для каждого участника согласования устанавливается свой срок согласования.		Прямым вводом с клавиатуры. Примечание: для всех участников согласования будет установлен общий срок согласования.	Прямым вводом с клавиатуры. Примечание: для каждого этапа согласования указывается свой срок согласования.	Позволяет задать сроки согласования для каждого участника согласования проекта документа	Нет, при необходимости
«Параметры»	Нажать на ссылку «Параметры», раскроется ссылка (Рисунок 12), нажав на которую раскроется список возможных действий в ситуации «если просрочено» и в ситуации «если не согласовано». Примечание: при последовательном и комбинированном согласовании для каждого участника (этапа) согласования задаются свои параметры.				Позволяет настроить действия системы при просроченном согласовании или при отрицательной визе участника согласования	Да
«Начать согласование»	Нажать на кнопку «На согласование». Запускается процесс согласования. Ход согласования отражается на закладке «Жизненный цикл».				Запускает процесс согласования проекта документа, участникам согласования формируются уведомления	Да
Особенности разных типов согласования	Проект документа согласуется в последовательном порядке, начиная с первого участника, доступ к листу согласования каждый последующий согласующий получает лишь после того, как визу наложил предыдущий участник согласования.		Проект документа направляется одновременно всем участникам процесса согласования, процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу.	По сути, данный тип согласования содержит в себе элементы параллельного и последовательного типов согласования. Процесс согласования разбит на этапы. Процесс согласования идет последовательно от этапа к этапу, начиная с первого этапа. Внутри этапов согласование –
Наименование полей листа согласования	Правила заполнения				Назначение полей листа согласования	Обязательное поле листа согласования
	Последовательное		Параллельное	Комбинированное
	Процесс согласования заканчивается, когда последний участник поставил свою визу.			параллельное, то есть на каждом этапе согласования может быть несколько согласующих, что отличает данный вид согласования от последовательного согласования.

Рисунок 12. Заполнение параметров согласования

После того, как процесс согласования запущен, системой формируется уведомление «На согласование», которое поступает участникам согласования (Согласующим) в порядке, который определяется выбранным сценарием согласования при формировании листа согласования. В закладке РКК «Жизненный цикл» у участников согласования будет отображаться кнопка «Визировать».

Участники согласования могут накладывать на проект документа визы трех видов: согласен, согласен с замечаниями, не согласен.

Согласование (визирование) проекта документа (Рисунок 13):

Наименование полей (кнопок)	Правила заполнения	Назначение полей (кнопок)	Обязательное поле (кнопка)
«Визировать»	Нажать кнопку «Визировать», становятся доступны три варианта решения «Согласовано», Согласовано с замечаниями», «Не согласовано».	Служит для проставления визы участником согласования	Да
«Согласовано»	Установить маркер в поле «Согласовано». При этом доступно поле «Комментарий» для ввода комментария к проекту документа (если необходимо).	Отражает положительное решение участника согласования.	Нет, в зависимости от решения участника согласования
«Согласовано с замечаниями»	Установить маркер в поле «Согласовано с замечаниями». При этом становится доступной ссылка «Копировать содержание».	Отражает наличие у участника согласования замечаний к проекту документа.	Нет, в зависимости от решения участника согласования
«Копировать содержание»	Нажать на ссылку «Копировать содержание», появляется доступ к редактированию копии проекта документа, можно внести изменения в проект документа, а в поле «Комментарий» нужно указать перечень поправок.	Дает возможность участнику согласования отразить свои замечания, предложения, изменения к проекту документа.	Нет, в зависимости от решения участника согласования
«Не согласовано»	Установить маркер в поле «Не согласовано».	Отражает несогласие участника согласования с проектом документа.	Нет, в зависимости от решения участника согласования
«Отправить»	Нажать кнопку «Отправить».	Подтверждение визы.	Да

Рисунок 13. Согласование (визирование) документа

3.4. Пошаговое выполнение этапа «Отправка на подписание/Подписание проекта документа» в Web интерфейсе СЭД

После того, как документ согласован, но не отправлен на подпись у инициатора проекта документа (Исполнителя) есть возможность отозвать документ с подписи, нажав кнопку «Отозвать с подписи» (Рисунок 14).

Рисунок 14. Отзыв с подписи

Для того, чтобы отправить проект документа на подпись нужно открыть РКК проекта документа, нажать кнопку «Отправить/На подпись».

Рисунок 15. Отправка на подпись проекта документа

При отправке документа на подпись, система формирует уведомление о направлении документа на подпись руководителю или замещающему его лицу (Подписывающему), а также в РКК проекта документа становятся доступными кнопки «Подписать» и «Отказать в подписи» (Рисунок 16).

Рисунок 16. Подписание документа

При отказе в подписи необходимо нажать кнопку «Отказать в подписи» и указать причину в специально открывающемся для этого окне, в заключение нажать кнопку ОК.

Чтобы зафиксировать факт подписания документа нужно нажать кнопку «Подписать», система выведет уведомление об успешном подписании документа, в заключение нажать на кнопку ОК.

Рисунок 17. Уведомление о подписании документа.

После подписания документа в РКК появляется статус «Подписано». Системой будут сформированы уведомления о подписании документа Исполнителям, а также Делопроизводителю подразделения – места регистрации (указывается при заполнении дополнительных реквизитов РКК).

Наряду с увеличением объемов обязательной электронной отчетности в контролирующие органы, с каждым днем все большее количество документов приобретают обязательную электронную форму, все большее число контрагентов хотят обмениваться юридически значимой информацией только посредством электронных потоков. Чтобы оставаться конкурентным и перспективным участником рынка, а также не потерять ключевые преимущества для стабильного и долгосрочного развития, современной компании необходимо своевременно отвечать подобным запросам окружающей среды.

Поэтому неудивительно, что одним из важнейших элементов цифровой экономики бизнеса стал электронный документооборот: внутренний – для управления документными потоками и повышения качества управления, и внешний – для оперативного гарантированного обмена юридически значимой информацией с контрагентами и контролирующими органами.

Рис.1 Преимущества ЭДО

Понятие электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) – автоматизированная (построенная на основе программы или сервиса) многопользовательская система, поддерживающая процесс управления организацией. При этом предполагается, что процесс управления сопровождается человеко-читаемыми документами, являющиеся, по сути, инструкциями для сотрудников организации, необходимыми к исполнению.

Рис.2 Электронный документооборот

Электронный документ – это данные, представленные в электронном виде, при этом пригодные для восприятия человеком с помощью ПК или мобильного устройства, для обмена по телекоммуникационным каналам связи и обработки на электронных устройствах.

Электронная подпись (ЭП) – реквизит электронного документа для его защиты от подделок и визирования. В ЭДО можно пользоваться всеми видами подписей:

1. Простой – для писем и спецификаций (разрабатывается посредством кодов и паролей);
2. Усиленной неквалифицированной – для документов с идентификацией подписанта (разрабатывается посредством криптографического преобразования данных с применением ключа электронной подписи);
3. Усиленная квалифицированная – выдается удостоверяющими центрами, имеющими специальную аккредитацию в части средств криптозащиты, сертифицированных ФСБ, для визирования счетов-фактур и отчетности в контролирующие органы и фонды. То есть этот вид не является обязательным для внутреннего ЭДО, например, для обмена документами с дочерними предприятиями, с филиалами и структурными подразделениями.

Электронный документ, подписанный ЭП, приравнивается к аналоговому документу на бумаге с подписью от руки.

Плюсы и минусы внутрикорпоративного электронного документооборота

Чтобы организовать внешний электронный документооборот, для начала следует создать и запустить внутренний с использованием современных систем электронного документооборота.

При подготовке к внедрению подобной системы необходимо тщательно оценить все возможные риски, плюсы и минусы такого проекта.

Основным минусом при внедрении системы остается человеческий фактор – сотрудников необходимо убедить в преимуществах новой системы, чтобы избежать внутреннего саботажа. Далее их ждет квалифицированное обучение работе в системе, что тоже может вызвать негативные реакции.

Работа в такой системе потребует создания компетентной службы поддержки и сопровождения, способной оперативно отвечать на все вопросы пользователей и быстро устранять возникающие проблемы в работе с системой, а также содержания в актуальном состоянии эксплуатационной документации – регламентов, инструкций, памяток. Это значит, что в компании придется провести процесс перевода уже существующих бумажных документов в электронный вид.

Внедрение электронного документооборота внутри организации на базе 1С

Для нивелирования этих недостатков необходимо правильно спланировать внедрение системы, подготовить и обучить команду проекта, привлечь профессиональных аналитиков и методологов систем электронного документооборота, а также обеспечить работоспособные и отказоустойчивые IT-ландшафт и каналы связи.

Только грамотно спланированный проект может стать успешным. В противном случае будут возникать неоправданно большие расходы на исправление допущенных ошибок, система не будет работать и станет источником постоянных проблем и внутренних конфликтов.

Успешный проект перехода на внутренний ЭДО даст компании неоспоримые преимущества: до 30% времени (данные по проекту 2019 года), используя ЭДО, экономит сотрудник на согласование и поиск информации и документов, в 3 раза снижаются затраты на расходные материалы, до 25% повышается производительность труда и до 80% – сокращается стоимость хранения документов. Бесплатная
консультация
эксперта Наталья Севорина Консультант-аналитик 1С Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Достоинства кадрового ЭДО

Кадровый документооборот – неотъемлемая, очень объемная и законодательно регламентированная часть внутреннего документооборота любой организации. Ошибки в этих документах или процессах их обработки могут стать причиной больших штрафов и санкций со стороны контролирующих органов.

Кадровый документооборот в электронной форме позволит минимизировать основные риски в этой сфере, обеспечить требуемый уровень конфиденциальности и, наряду с этим, доступности необходимой информации.

При помощи кадрового документооборота можно:

• Вести личные карточки сотрудников;
• Оформлять все без исключения перемещения персонала;
• Вести архив записей об уволенных сотрудниках;
• Организовать кадровый резерв;
• Вести формы штатного расписания и справочника должностей;
• Легко выводить на печать любые отчетные формы.

Внедрим кадровый ЭДО в соответствии с законодательством РФ

Этапы создания системы внешнего ЭДО

Процесс построения системы электронного документооборота в рамках любой, отдельно взятой организации начинается с изменений в учетной политике и выпуске соответствующего приказа.

Далее следует заключить соглашения с каждым контрагентом, с которым планируется наладить обмен. Соглашение должно содержать правила создания, передачи и хранения документов, полный список документов на обмен, а также какой из трех вариантов подписи, установленных ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», будет использоваться.

После заключения договоров с контрагентами и оператором ЭДО система готова к работе: вы формируете, подписываете и отправляете документ по защищенным каналам связи, оператор ЭДО передает документ (возможно, через роуминг), контрагент получает его, проверяет и проводит документ.

Рис.3 Этапы внедрения ЭДО

Преимущества ЭДО между организациями

Электронный документооборот между организациями представляет собой совокупность процессов по совместной передаче, получению, хранению и использованию документов. Важным этапом этого процесса является гарантийная проверка целостности документа и подтверждение факта его получения квалифицированными операторами ЭДО.

Преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным неоспоримы:

• Сокращение времени на обработку документа в десятки раз, сокращение затрат на канцелярию и отправку/доставку документов, а также на оплату труда сотрудников канцелярии и архивариусов;
• Исключены потери документов;
• Возможность быстро подготовить пул необходимых документов к налоговой проверке или любым другим мероприятиям;
• Своевременная доставка и получение документов. Длительный обмен документами исключен, документ «не опоздает» к оговоренному сроку;
• Снижение налоговых рисков: моментальная, подтвержденная отправка документов по налоговым обязательствам исключает штрафы и пени;
• Ускорение расчетов и платежей;
• «Прозрачная» работа с документами – в системе зафиксированы все действия с документом. Легкий доступ к любому документу;
• Повышение исполнительской дисциплины – предоставление документов в указанные сроки, согласование и т. д.

Быстро внедрим ЭДО любой сложности: любая отрасль, любой размер бизнеса

Удобен ли обмен документами в электронном виде с ПФР, ФСС, налоговой

Электронный документооборот с контролирующими органами является прогрессивной и перспективной возможностью передачи данных, закрепленной законодательно. Удобно ли обмениваться электронными документами с контролирующими органами? Ответ однозначный – да, удобно, быстро, с возможностью контроля процесса.

На законодательном уровне принимаются решения о том, что все новые и новые отчеты теперь можно сдавать только в электронном виде. Очевидным преимуществом здесь можно указать то, что бухгалтерам больше не надо ехать в территориальные контролирующие органы, стоять в очередях, рискуя не податься в срок и тратя деньги на дорогу. Через оператора ЭДО по защищенным каналам связи любой бухгалтер непосредственно со своего рабочего места может передать необходимый документ инспектору ФСС, ПФР, ФСН и т.д. «одним нажатием клавиши». При этом можно оперативно исправлять ошибки, если таковые будут обнаружены проверяющим инспектором в предоставленных документах. Все это гарантирует точность учета, четкий контроль документооборота и конфиденциальность.

На сегодняшний день существует множество сервисов, обеспечивающих такой обмен электронной отчетностью, и один из самых удобных и востребованных из них является сервис 1С-Отчетность.

Есть ли недостатки у ЭДО?

Плюсы электронного документооборота мы обсудили, теперь о недостатках, обусловленных, в первую очередь, тем, что данные системы все еще переживают стадию бурного развития, и правила работы в таких системах только формируются.

• Вероятность повреждения базы данных или файловых хранилищ. Предотвратить это можно правильно настроенным планом резервного копирования данных.

Рис.4 Система электронного документооборота

• Сложность адаптации и обучения возрастных сотрудников работе в системе преодолевается четкими указаниями руководства и наличием постоянной поддержки специалистов.
• Стоимость. Цена СЭД для малых предприятий колеблется в пределах 500-10000 долларов, поэтому, прежде чем решаться на внедрение, следует взвесить все за и против.
• Эффективность ЭДО снижается в случае отсутствия такового у контрагентов организации. Этот вопрос решиться со временем.
• Преимущества от системы в компактных офисах без дополнительных рабочих подразделений и помещений не так заметны, но они остаются.
• Необходимость дублирования электронных документов в бумажном виде при работе с некоторыми контрагентами. Но скорость поиска и сохранность документа в системе сильно облегчает этот процесс.
• Отсутствие прямого роуминга между всеми операторами ЭДО. Например, если вы используете оператора, входящего в Хаб 1С (Калуга Астрал, Линк-сервис, Тензор, ЭТП ГПБ, Удостоверяющий центр), а ваш контрагент подключен к Контур.Диадок, то роуминг придется настраивать «руками». Такая настройка роуминга может в среднем занимать 5-6 дней, а проверять статус настройки надо будет самостоятельно, автоматически он не отображается. Если у вас много контрагентов и они часто меняются, то отсутствие автоматического роуминга между рядом часто используемых операторов может оказаться серьезной проблемой.

Перечисленные недостатки во многом обусловлены частичным отсутствием необходимых правовых норм и пока слабой степенью проникновения ЭДО в бизнес-среду. Но тенденции рынка свидетельствуют о том, что уже совсем скоро без полноценно функционирующего ЭДО невозможно будет себе представить современную развивающуюся компанию.

К тому же уже сейчас появились технологии, которые позволяют нивелировать ряд недостатков использования ЭДО. Специалисты компанииWiseAdvice разработали технологию WA:ЭДО, которая позволяет настраивать автоматический роуминг с различными операторами ЭДО благодаря прямой интеграции с 1С-ЭДО и Контур.Диадок. При этом технология предоставляет ряд дополнительных возможностей, включая работу с документами в едином интерфейсе и отправку исходящих наиболее дешевым маршрутом. Технология доступна в качестве сервиса, к которому можно просто и быстро подключиться, и в качестве корпоративного внедрения на территории заказчика.

Внедрим простой, удобный и дешевый ЭДО без роуминга в кратчайшие сроки

Самым значимым критерием оценки преимуществ от внедрения электронных систем документооборота является экономический эффект. Есть различные способы оценки этого критерия, но все они однозначно указывают на несомненную экономическую эффективность таких внедрений. Например, по данным фирмы 1С документооборот из 110 тысяч документов в бумажном виде потребует затрат, составляющих в сумме более 6 миллионов рублей, а электронный оборот того же количества документов потребует чуть более 300 000. Такая значительная разница только подтверждает тот факт, что цифровые технологии давно заняли место в ряду основных конкурентных преимуществ бизнеса, поддерживая глобальные векторы развития бизнес-среды компаний разного масштаба и направлений деятельности.