Куперс

Бухучет и анализ

Если нет данных в архиве для пенсии

подтверждение стажа работы

Сегодня не редко, когда граждане, выходящие на пенсию по старости, сталкиваются с проблемой подтверждения стажа работы, проходившей в период девяностых годов прошлого века. В то бурное десятилетие, в истории нашей страны происходило кардинальное изменение всего устройства нашего общества, в том числе и в сфере труда. Предприятия меняли своих собственников, многие закрывались и открывались новые. Некоторые работодатели при закрытии своего предприятия исчезали вместе со всей документацией связанной с деятельностью предприятия оставляя своих работников без возможности подтвердить свой трудовой стаж на этом предприятии. Как же подтвердить стаж работы, если организация ликвидирована, а в архивах нет документов этого предприятия?

Основным документом, подтверждающим трудовой стаж гражданина, пока еще является Трудовая книжка. И если все записи в ней оформлены правильно, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек №69 от 10.10.2003, разработанной Министерство труда, то обычно ни каких проблем не возникает.

Но, к сожалению иногда записи в трудовой книжке имеют ошибки и неточности: не заверенные исправления или исправления заверены не теми печатями, отдельные записи выполнены различным цветом чернил или в записи присутствуют фрагменты текста, внесенные разными почерками, записи не заверены печатью организации или заверены не той печатью, или печати не читаются, или нет подписи работодателя.

В этом случае гражданину придется подтверждать периоды работы, вызывающие сомнение у работников пенсионного фонда, соответствующими справками из архивов работодателя или, если предприятие ликвидировано, из других архивов, куда работодатель, закрывающий свое предприятие обязан сдать архив своего закрываемого предприятия.

Нужно сразу же отметить, смысл начинать поиск утраченных сведений о каком-то периоде вашей работы будет только тогда, если вы точно знаете, что в этот период вы получали «белую» зарплату. Потому что при «черной» зарплате, распространенной в девяностых годах, работодатель не производил обязательные страховые платежи в пенсионный фонд, а это означает отсутствие у вас страхового стажа работы за этот период.

Куда обращаться за справкой, если предприятие находится в другом регионе страны или оно ликвидировано?

Если предприятие находится в другом регионе, для получения справки, подтверждающей период работы, ехать к месту, где располагалась организация, не требуется. Достаточно отправить на это предприятие запрос о справке, по почте, заказным письмом с уведомлением о вручении или по электронной почте, предварительно позвонив на это предприятие. Адреса, телефоны и электронную почту любого гражданского предприятия сегодня можно легко узнать через любой интернет-поисковик.

Составить запрос очень просто. В заявлении в свободной форме напишите свою просьбу подтвердить факт вашей работы на предприятии в конкретный период времени и предоставлении сведений о вашей ежемесячной зарплате в этот период. В запросе обязательно укажите полное ФИО (если фамилия изменилась — укажите информацию о ее смене), дату вашего рождения и, для женщин, даты рождения детей, обратный адрес. Укажите наименования предприятия, на котором вы работали и вашу должность. Приложите ксерокопию (или скан) вашей трудовой книжки.
Форму заявления в муниципальный архив можно посмотреть <здесь>.

Если предприятие ликвидировано, но у него остался правопреемник, справку о периодах работы должен выдавать правопреемник. Наличие правопреемника у ликвидированного предприятия нужно узнавать в налоговой инспекции по месту бывшего расположения ликвидированного предприятия. Если правопреемник отсутствует, тогда нужные сведения вам придется разыскивать в архивах, для этого необходимо знать кому подчинялось ликвидированное предприятие:

— если предприятие было федерального подчинения, тогда нужно обращаться в федеральные архивы;
— если регионального подчинения, то в госархив соответствующего региона;
— если муниципального подчинение, то в архиве муниципалитета.

Что делать, если сведения о деятельности предприятии отсутствуют в архиве?

Если предприятие ликвидировано и никаких документов о ее деятельности в архивах нет, подтвердить свою работу на этом предприятии гражданин может только свидетельскими показаниями.

Согласно главе V «Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий» (утвержденных постановлением Правительства РФ 2.10.2014 г. №1015), если архивы предприятия утрачены в связи со стихийным бедствием и восстановить их не возможно или они утрачены по иным причинам, не по вине работника, периоды работы гражданина на этом предприятии могут устанавливаться на основании показаний не менее двух свидетелей, которые знают гражданина по совместной работе в этот период. Свидетели должны иметь документы, подтверждающие их работу у данного работодателя в период совместной работы с гражданином, за которого они свидетельствуют.

Для этого гражданин должен написать заявление в орган пенсионного фонда по месту своего жительства с просьбой установить период работы по свидетельским показаниям, с указанием ФИО и адреса свидетелей. К заявлению приложить справку из архива об отсутствии у них документов (части документов) ликвидированного предприятия, на котором работал гражданин.

Само установление периодов работы гражданина, на основании свидетельских показаний, производится решением органа местного отделения ПФР по месту жительства свидетелей на основании их свидетельских личных показаний или, заверенных в установленном порядке, письменных показаний.
При этом длительность периода работы гражданина на предприятии, устанавливаемого на основании свидетельских показаний, не может быть больше половины страхового стажа, необходимого гражданину для назначения ему пенсии.

Начиная с 1 января 2002 года, Пенсионный фонд РФ ввел индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц. С тех пор все сведения о трудовой деятельности гражданина, работающего по трудовому договору, накапливаются на его индивидуальном счету и поэтому потерять эти сведения гражданин уже не сможет. В будущем планируется полностью отказаться от трудовой книжки.

Если у вас остались вопросы, тогда на нашем сайте вы можете задать свой вопрос, рассказав вашу конкретную ситуацию, наши адвокаты проанализируют ее и бесплатно вас проконсультируют, форма справа внизу ➥

Граждане, выходящие на пенсию, часто сталкиваются с проблемой подтверждения стажа работы за 90-е годы прошлого века. Предприятия меняли собственников, многие закрывались и открывались новые. Были ситуации, когда работодатели исчезали вместе со всей документацией предприятия, оставляя своих работников без возможности подтвердить стаж работы и заработок, которые требуются для назначения пенсии. Что делать человеку, если трудовая книжка утеряна, предприятие ликвидировано, а отыскать документы в архивах шансов практически нет?

Консультации по этим вопросам дала Евгения Очертарова, главный специалист–эксперт отдела оценки пенсионных прав застрахованных лиц ОПФР по Бурятии.

📌 Реклама Отключить

Трудовая книжка и ИЛС

Какие периоды работы включаются в страховой стаж при назначении пенсии? И так ли важна сегодня трудовая книжка?

С 2015 года при назначении пенсии периоды работы как до регистрации, так после регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования устанавливается по сведениям индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Вся информация хранится в Федеральной базе данных ПФР. До даты регистрации сведения о стаже были представлены работодателями по форме СЗВ-К на всех работающих граждан.

По законодательству в страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись гражданином, при условии, что за эти периоды уплачивались страховые взносы в ПФР. К уплате страховых взносов приравниваются взносы на государственное соцстрахование до 1991 года, уплата ЕСН и ЕНВД до 2002 года.

Таким образом, полноту представленной информации о периодах работы и суммах уплаченных страховых взносов за каждый период работы граждане могут увидеть и проверить в выписке из ИЛС в Личном кабинете на сайте ПФР.

Если человек понимает, что выписка содержит неполные сведения о трудовой деятельности, как можно восстановить пробелы?

Если в выписке указаны неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица, то их можно внести на основании подтверждающих документов.

В этом случае во внимание принимается трудовая книжка, которая является документом, подтверждающим периоды работы до даты регистрации в системе ОПС.

Если все записи в ней оформлены правильно, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, то никаких проблем с учетом стажа не возникнет.

При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные записи или отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение стажа принимаются справки от работодателя либо из архивного учреждения.

Это могут быть выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

Следует отметить, смысл начинать поиск утраченных документов о каком-то периоде вашей работы будет только тогда, если вы точно знаете, что в этот период вы получали «белую» зарплату. Потому что при «серой» зарплате, распространенной в девяностых годах, работодатель не платил обязательные страховые платежи в ПФР, а это означает отсутствие у вас страхового стажа работы за этот период. Такие обстоятельства могут привести к назначению пенсии в меньшем размере, чем тот, на который рассчитывал заявитель.

Поэтому очень важно не ждать наступления пенсионного возраста, а готовиться к выходу на пенсию заранее, до наступления права. В соответствии с действующим законодательством обязанность по предоставлению документов, необходимых для назначения, перерасчета пенсии, возложена на гражданина.

📌 Реклама Отключить

Где взять справку

Куда обращаться за справкой, если предприятие находится в другом регионе или оно ликвидировано?

Если предприятие находится в другом регионе, для получения справки о периодах работы ехать к месту, где располагалась организация, не нужно. Помощь в истребовании нужных документов о стаже или справки о заработной плате вам окажут при необходимости специалисты ПФР. Для этого нужно обратиться в клиентскую службу с заявлением.

Если предприятие ликвидировано, но у него остался правопреемник, справки о стаже и заработке должен выдать правопреемник.

Если правопреемник отсутствует, тогда нужные документы необходимо разыскивать в архивах. В какой архив следует обращаться — эту информацию также вам предоставят специалисты ПФР.

При обращении в архивное учреждение заявителю приходит ответ в виде архивной справки, реже архивной выписки или копии документа. В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные за то время, за которое имеются сведения в документах архива: приводится точное название должности, занимаемой гражданином, и период его работы. В качестве документов, подтверждающих страховой стаж, используются приказы по личному составу, по основной деятельности, лицевые счета и другие документы.

📌 Реклама Отключить

Свидетели

Что делать, если организация ликвидирована, а в архивах нет документов этого предприятия?

В этой ситуации свой период работы на этом предприятии можно подтвердить только свидетельскими показаниями. Сведения о заработной плате свидетельскими показаниями не подтверждаются.

По правилам, если архивы предприятия утрачены не по вине работника, периоды работы гражданина на этом предприятии могут устанавливаться на основании показаний не менее двух свидетелей, которые знают гражданина по совместной работе в этот период.

Свидетели должны иметь документы, подтверждающие их работу у данного работодателя в период совместной работы с гражданином, за которого они свидетельствуют. Для этого гражданин должен написать заявление в орган ПФР по месту своего жительства с просьбой установить период работы по свидетельским показаниям, с указанием ФИО и адреса свидетелей. К заявлению приложить справку из архива об отсутствии у них документов ликвидированного предприятия, на котором работал гражданин. При этом длительность периода работы гражданина на предприятии, устанавливаемого на основании свидетельских показаний, не может быть больше половины страхового стажа, необходимого гражданину для назначения пенсии.

Свидетельскими показаниями могут подтверждаться только периоды работы на территории РФ, имевшие место только до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица. Следовательно, для подтверждения иных периодов (например: военная служба, период ухода за ребенком-инвалидом, период проживания супругов военнослужащих и др.) этот способ неприменим.

Суд

Зачастую, будущим пенсионерам и архивы не могут помочь, потому что, в частности, коммерческие организации в архивы просто документы не передавали. В таких случаях, если смысл обращения в суд?

К сожалению, подобная ситуация встречается довольно часто. Именно в период с 1986 по 1995 годы документы о стаже и заработке работников коммерческих организаций чаще всего не передавались в архивы.

Ситуация усугубляется тем, что законодательных актов о том, как следует поступать работнику в случае отсутствия документов о заработке в архивах, нет.

Предусмотрены лишь процедуры подтверждения страхового стажа. А вот как подтвердить размер заработка — об этом нет нормативных документов. ПФР придерживается твердой позиции, что необходимые сведения о зарплате должны быть представлены работодателем либо архивным учреждением на основании данных лицевого счета, расчетно-платежных ведомостей и пр.

Решить данную проблему довольно сложно. Но в отдельных случаях гражданину рекомендовано обращаться в суд с иском о требовании возмещения причиненного ущерба к должностному лицу (работодателю), не исполнившему свои обязанности по передаче документов в архив в период ликвидации предприятия.

📌 Реклама Отключить

Выдача архивных справок, выписок, копий архивных документов органов местного самоуправления

Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) местной администрацией, должностными лицами, муниципальными служащими местной администрации в ходе предоставления муниципальной услуги. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможность обжалования решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги, в судебном порядке. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителя обязательным.

Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

  • нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
  • нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
  • требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
  • отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
  • отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа
  • не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
  • затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы,
  • не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
  • отказ местной администрации, должностного лица местной администрации
  • в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Прием жалоб в письменной форме осуществляется местной администрацией по адресу и в соответствии с графиком работы.

Жалоба в письменной форме может быть направлена по почте.

В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:

  • оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);
  • оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);
  • копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

В электронной форме в местную администрацию жалоба может быть подана заявителем посредством:

  • официального сайта местной администрации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;
  • федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» или Портала.

При подаче жалоб в электронном виде документы могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя не требуется.

Жалоба рассматривается местной администрацией.

Жалоба может быть подана заявителем через структурные подразделения Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее — МФЦ).

При поступлении жалобы МФЦ обеспечивает ее передачу в местную администрацию в порядке и сроки, которые установлены соглашением о взаимодействии между МФЦ и местной администрацией, но не позднее следующего рабочего дня со дня поступления жалобы.

Жалоба на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги МФЦ рассматривается местной администрацией. При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в местной администрации.

Жалоба должна содержать:

  • наименование местной администрации, должностного лица местной администрации либо муниципального служащего местной администрации, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
  • фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), сведения о месте жительства заявителя — физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя — юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
  • сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Местной администрации, должностного лица местной администрации либо муниципального служащего;
  • доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением
  • и действием (бездействием) местной администрации, должностного лица местной администрации, либо муниципального служащего местной администрации. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Жалоба, поступившая в местную администрацию, подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом местной администрации, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа местной администрации, должностного лица местной администрации в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

По результатам рассмотрения жалобы местная администрация принимает одно из следующих решений:

  • об удовлетворении жалобы, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Местной администрации опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах, не позднее пяти рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации;
  • об отказе в удовлетворении жалобы.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

В ответе по результатам жалобы указываются:

  • наименование местной администрации, рассмотревшей жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) уполномоченного лица местной администрации, приявшего решение по жалобе;
  • номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице местной администрации, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;
  • фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;
  • основания для принятия решения по жалобе;
  • в случае, если жалоба признана обоснованной, — сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги;
  • сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом Местной администрации.

По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью уполномоченного лица, вид которой установлен законодательством Российской Федерации.

Местная администрация отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

  • наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;
  • подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
  • наличие решения по жалобе, принятого ранее в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

Местная администрация вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

  • наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
  • отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.

Зачем требуется архивная справка о подтверждении трудового стажа, образец документа 5 (100%) 3 votes

Для подтверждения стажа зачастую требуется предоставление архивной справки. Что представляет собой документ, как он оформляется и какой имеет срок действия? О том, как подтвердить трудовую занятость за определенный период по справке, вы узнаете из этой статьи.

Что это за документ и зачем он нужен?

Архивная справка о подтверждении стажа — официальный документ, который содержит сведения о трудовой деятельности работника.

Чаще всего данная справка нужна для предоставления в Пенсионный фонд для начисления пенсий, по возрасту или при наличии льготного стажа.

Как правило, одна справка подтверждает стаж у одного работодателя, то есть, чтобы подтвердить весь стаж, имеющейся в трудовой книжке, нужно собрать несколько справок.

Подтверждение стажа может потребоваться в следующих случаях:

  • записи в трудовой книжке содержат помарки и исправления;
  • записи не заверены печатью;
  • записи или оттиски печати написаны неразборчиво или нечитаемые;
  • записи о работе отсутствуют в трудовой книжке;
  • другие вопросы, которые возникают у работников ПФР при оформлении пенсии. Например, при оформлении льготных пенсий из стажа, дающего на это право, могут исключаться отдельные периоды, которые не отражаются в трудовой книжке (отпуска без сохранения оплаты и декретные отпуска).

На фото представлена архивная справка о подтверждении трудового стажа (образец)

В случае возникновения спора она нужна для установления возможности получать государственное обеспечение в судебном порядке.

Как оформляется заявление?

Заявление пишут на имя руководителя предприятия или начальника, архива города или другого муниципального образования. Указываются следующие сведения:

  • наименование организации, ИП или архива;
  • ФИО работника, дата его рождения, адрес регистрации, телефон для связи;
  • дата начала и окончания его трудовой занятости;
  • название документа – заявление;
  • прошение о выдаче архивной справки на имя сотрудника, работающего в определенный период в должности;
  • назначение документа – для предоставления в Пенсионный фонд для подтверждения трудового стажа и размера отчислений;
  • дата составления заявления и подпись лично гражданина.

Образец документа должен содержать всю указанную информацию.

Справка выдается по заявлению работника. При обращении к работодателю заявление пишется в свободной форме.

Образец заявления работодателю для получения архивной справки о трудовом стаже

Бланк, используемый в государственных архивах можно увидеть в Методических рекомендациях по исполнению запросов социально — правового характера, приложение 3.

Если организация утеряла документы о стаже, либо не сдала их в архив при ликвидации, то доказывать рабочий стаж придется через суд.

Подать заявление в Госархив можно не только лично, но через единый портал государственных услуг.

Где и как получить?

Справка выдается действующим предприятием или запрашивается в архивах личных дел, которые организуются после ликвидации предприятия.

Запрос может отправляться:

  1. Гражданином, занятым ранее по трудовому договору, лично.
  2. На основании определения суда, выданному по ходатайству участника судебного процесса по восстановлению трудового стажа или назначения пенсии.
  3. Юридическим лицом касаемо сотрудника.

Запрос о трудовом стаже от юридического лица (образец)

Документ может запрашиваться на основании решения суда. В этом случае акт передается в уполномоченные учреждения — предприятию-работодателю или архив — участником судебного процесса либо отправляется по почте.

При составлении заявления в архив или требования к суду следует правильно указать период, за который нужны сведения об отчислениях в Пенсионный фонд.

Когда должны сделать справку, законом четко не установлено, однако следует принимать во внимание разумный срок.

Срок выдачи справки также зависит от места обращения за ней:

  • Работодатель должен выдать необходимый документ в течение трех дней после регистрации заявления гражданина;
  • У государственного архива на эту работу есть 30 дней.

Общая схема обработки запроса архивами РФНа практике срок выдачи архивной справки составляет 10-30 дней с момента получения запроса.

Структура документа

Законодательством утверждена архивная справка о подтверждении трудового стажа. Образец можно найти в Основных Правилах работы архивов организаций, приложение № 42. Но работодатели могут разработать и свою форму.

В акте отражаются сведения:

  • полное и сокращенное наименование-организации или индивидуального предпринимателя, адрес нахождения (можно использовать официальный бланк компании, где есть все реквизиты);
  • ФИО работника, дата его рождения, адрес регистрации;
  • занимаемая должность;
  • период трудовой занятости;
  • размер заработной платы с разбивкой по месяцам и годам;
  • объем отчислений в пенсионный фонд.

Бывшему работнику по его желанию может быть выдано несколько экземпляров справки. Количество обращений также не регламентировано.

Образец архивной справки о трудовом стаже от работодателя

Этих сведений достаточно для установления права гражданина на получение пенсии по старости.

Срок действия архивной справки

Период действия документа в законодательстве не установлен. Для подтверждения трудового стажа справка может использоваться до момента смерти гражданина, в отношении которого были проведены отчисления в ПФ РФ.

Не смотря на то, что архивная справка о подтверждении трудового стажа не имеет срока годности, ее могут признать недействительной, если она содержит исправления и помарки. Либо в документе отсутствуют обязательные для справки реквизиты.

Законодательная база

При выдаче сведении о стаже работника необходимо руководствоваться следующими законодательными актами:

  • Приказ Минтруда и соцзащиты за № 958н от 28.11.2014 – устанавливает, что справка о подтверждении периодов работы относится к документам, которые используют для исчисления пенсионного стажа.
  • Статья 62 ТК РФ – обязывает работодателя выдавать работнику сведения, связанные с его трудовой деятельностью;
  • Основные Правила работы архивов организаций — регламентируют порядок выдачи, содержание и оформление архивных справок о стаже.

Как правильно подать запрос в архив в соответствии с законодательством Российской Федерации

В жизни каждого может возникнуть потребность обращения к архивным документам. Граждане пишут запросы в случае необходимости восстановления документов, воссоздания исторических событий, установление родства или научные исследования. Несомненным плюсом является повсеместное развитие сети архивов на территории Российской Федерации. Наряду с Государственными, у которых документальная база является самой богатой, существуют и частные.

Необходимость подачи заявлений обусловлено сложным устройством архивов. Тысячи фондов, коллекций документов, фотоматериала и прочих источников усложняют поиск нужной информации. Поэтому следует как можно конкретнее описать запрос. Чем больше укажете известных вам фактов, тем быстрее сотрудник ответит на запрос.

Особенности составления

Архивы России делятся на типы:

  • государственные;
  • муниципальные;
  • ведомственные;
  • архивы организаций;
  • частные.

Все граждане РФ могут обратиться в любую организацию за помощью, главное знать, как правильно подать заявление.

Виды запросов:

  • социально-правовой – для разъяснения фактов, необходимых при соблюдении прав и интересов физических лиц или компаний. Относятся запросы физических и юридических лиц, консульские (от иностранных граждан, служебные);
  • генеалогический – для разъяснения и уточнения фактов биографии предков, с целью описания генеалогии рода, семьи;
  • тематический – делается с целью получения документов по отдельному факту истории или жизни человека. Такие запросы характерны для исследовательской деятельности.

Для начала нужно определить, к какой из категорий подходит вопрос, в каком архиве может находиться интересующая информация.

Подать заявление можно:

  • у регистратора или в МФЦ (обязательно наличие паспорта);
  • письмом по Почте России;
  • электронным или через портал Государственных услуг.

Современные технологии и наличие Единого Государственного портала позволяют отправлять заявления, не выходя из дома, упрощая работу с архивами городов России.

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ, заявление должно быть зарегистрировано в день его поступления. Со дня регистрации до получения ответа заявителем может пройти 30 дней. В отдельных случаях, если сотрудникам не хватило времени для формирования ответного письма, допускается продление срока после письменного оповещения заявителя.

Возможны ситуации ошибочного направления, когда граждане выбрали неверный архив. Сотрудники получившее письмо имеют право перенаправить запрос по нужному адресу, уведомив об этом заявителя, указав название организации в которую перенаправили запрос и дату.

В письменном ответе на запрос могут содержаться копии документов, переписанный текст (в тех случаях, когда копию сделать невозможно), выписки, заключения и архивные справки.

Как правильно написать запрос (образец)

Форма написания заявления – свободная. Состоит в соблюдении нескольких правил:

  • в шапке — полное название архива и ФИО директора, ниже — ФИО, адрес с индексом и телефон заявителя. Для составления запроса от организации — полное название организации и телефон заявителя. Ниже по центру — «Заявление»;
  • в тексте подробно изложить суть вопроса с указанием всех известных дат, событий и фактов. Уточнить территориальные рамки. Писать по сути, без лирических отступлений, не пропуская то, что поможет в поиске необходимой информации;
  • указать с какой целью делается запрос;
  • адрес для направления ответа;
  • дата и подпись, в случаях заявления от организации требуется печать.

Генеалогический

При составлении генеалогического запроса, необходимо указать полностью ФИО человека, про которого хотите узнать, год, место рождения и всю известную вам информацию.

В Государственный архив Российской Федерации

Роговой Л. А.

от Иванова И.И.

682922, г. Хабаровск,

ул. Ленина, дом 107, кв. 1.

+7ХХХХХХХХХХ.

Заявление

Прошу предоставить информацию о составе семьи переселенцев Петрова Ильи Трофимовича 1900 г.р. Прибывших Приамурский край село Семеновка в 1928 году из Саратовкой губернии села Новопокровка. Также прошу выдать всю имеющуюся о них информацию.

Запрос осуществляется с целью составления родословной Иванова И.И.

Ответ прошу направить по адресу: 682922, г. Хабаровск, ул. Ленина, дом 107, кв. 1. aaa@mail.ru

Сотрудники предоставят всю имеющуюся информацию, возможно без подробного описания. Но во многих архивах можно заказать родословную. Такая услуга будет платной. Цена устанавливается внутренними актами и зависит от объема проделанной работы.

Социально-правовой

Подавая заявление на социально-правовой запрос, необходимо прикрепить отсканированную копию трудовой книжки, паспорта и указать информацию о смене фамилии, если менялась.

В Архивный отдел администрации МО Приморского края

от Иванова В. А.

690000 г. Владивосток,

ул. Победы, дом 100, кв. 200.

+7ХХХХХХХХХХ

Заявление

Прошу подтвердить стаж работы в Администрации Хасанского района с 10.02.1993 г. по 30.01.2001 г. Иванова Владимира Алексеевича 1960 года рождения в должности юриста.

Для предоставления в Межрайонную Налоговую инспекцию.

Ответ прошу направить по адресу: 690000 г. Владивосток, ул. Победы, дом 100, кв. 200. bbb@mail.ru

Тематический

Тематический запрос составляется в свободной форме с указанием всех фактов, которые вы считаете важными.

В ГКУ Центральный архив Новгородской области

Петрову И.В.

от Соколова Я.С.

173020 г. Новгород,

ул. Ленина, дом 69, кв. 20.

+7ХХХХХХХХХХ

Заявление

Прошу предоставить список князей управляющих Новгородской губернией с 1770 по 1800 гг.

Для написания научно-исследовательской работы.

Ответ прошу направить по адресу: 173020 г. Новгород, ул. Ленина, дом 69, кв. 20. ggg@mai.ru

Документы для скачивания (бесплатно)

Как подать

Благодаря интернету система подачи заявлений в государственные архивы упростилась. Раньше обращение регистрировали при личном визите и наличии паспорта. Или отправив письмо почтой, что затягивало рабочий процесс.

С развитием сети МФЦ подать заявление можно в любом отделении центра. При посещении не забудьте взять с собой паспорт. В терминале выберете соответствующую услугу для постановки в очередь. Сотрудники подскажут вам как правильно действовать. Услуга предоставляется бесплатно. Но сроки регистрации и получения ответа увеличатся.

Сейчас же, наиболее распространенный способ — отправление электронных писем. Он является самым быстрым и надежным на данный момент. Обязательно укажите тему письма, для того чтобы сотрудники быстро направили запрос в работу в соответствующий отдел. К письму прикрепите заявление.

Второй способ, с использованием портала Госуслуг, менее популярен. Но является самым надежным. Действителен только для граждан, прошедших подтверждение учетной записи. Во вкладке «Каталог услуг» необходимо выбрать соответствующий орган и услугу, далее заполнить все предложенные формы и отправить запрос.

Если возникает сложность в посещении архива расположенного в другом городе, то можно воспользоваться интернетом. На официальном сайте узнайте физический и электронный адрес. И отправьте запрос одним из удобных для вас способом.

Предлагаем вашему вниманию видео, на котором рассказывается о том, как и куда подавать запрос в архив.

Нормативная регламентация

Все архивы Российской Федерации действуют на основе Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ. Устанавливает систему хранения и предоставления документов, выписок и информации.

Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ запрещает разглашение данных без личного согласия. Поэтому вы можете быть спокойны за сохранение тайны. За это же отвечает Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ.

Информация предоставляется бесплатно, это регулирует Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27.07.2010 N 210-ФЗ. Единственное за что администрация архива может выставить цену – обработка информации и составление нового исследовательского труда сотрудниками на основе запрашиваемых документов.

Помимо законодательных актов существуют внутренние приказы, уставы и постановления, регулирующие работу сотрудников. Правила работы архивов организаций составленные Коллегией Росархива регламентируют работу мелких архивов.

Общий принцип работы архивов это доступность и открытость. Созданы они были для сохранения важных документов с целью предоставления их гражданам по запросу. Однако, существуют ограничения к доступу некоторых материалов с установленным сроком секретности. Это могут быть документы Архива МВД, Вооруженных сил или именные коллекции знаменитых людей переданные родственниками.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх