К списку публикаций 26.04.2018г. 
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТРЕБОВАНИЙ ГОСТ 19 и 34 СЕРИИ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ ДОКУМЕНТАЦИИ В IT-ПРОЕКТАХ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СТРУКТУР
Введение
Современный мир невозможно себе представить без средств автоматизации, которые со стремительной скоростью повсеместно внедряются в коммерческих и государственных структурах, что обеспечивает более эффективную работу бизнеса и государственного сектора. Внедрение тех или иных средств автоматизации как правило, предполагает разработку документации на различных стадиях, таких как: формирования требований к информационной системе; на стадии технического проекта; стадии разработки рабочей документации.
При этом, бывают ситуации, когда разработчики документации и заказчик не всегда имеют одинаковое представление о количестве, структуре и содержании разрабатываемых документов. Это приводит к тому, что результаты работ не устраивают заказчика, приходится дополнительно тратить ресурсы на доработку документов. Использование требований ГОСТ при разработке документации позволяет избежать подобных ситуаций, т.к. несмотря на бытующее мнение об отставании стандартов от современных технологий, ГОСТ предоставляет четкую структуру разрабатываемой документации, обладает свойствами полноты и непротиворечивости, а также снимает спорные вопросы между исполнителем и заказчиком к результатам работ. Тем более, что в большинстве государственных организаций разработка документации по ГОСТ является обязательным условием. Далее мы попробуем разобраться в тонкостях разработки документации по требованиям ГОСТ.
При разработке автоматизированных систем (АС) по ГОСТ 34 в IT-проектах для госструктур зачастую возникает вопрос: по каким ГОСТам оформлять документацию? В ГОСТ 34 нет явных указаний на то, по каким стандартам оформлять конкретные документы, разрабатываемые в рамках создания АС, кроме требований к оформлению ТЗ. Попробуем выяснить, какие ГОСТы используются при оформлении документов в случае отсутствия точных указаний в государственном контракте или конкурсном техническом задании (ТЗ). Данный материал в первую очередь, предназначен для IT-специалистов, желающих разобраться, как оформляются документы в IT-проектах по требованиям ГОСТ.
Определение стандартов оформления документации
Оформление документов в ГОСТ 34 зависит от вида документа (конструкторский или программный), и стадии создания АС, на которой готовится документ.
Перечень документов, разрабатываемых на различных стадиях создания АС приведен в ГОСТ 34.201-89 «Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем». В нем приведены следующие требования:
- На стадии «Техническое задание» разрабатывают ТЗ на создание АС по ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы»;
- Виды программных документов, разрабатываемых на различных стадиях создания АС определяются по ГОСТ 19.101-77 «Единая система программной документации. Виды программ и программных документов». К ним относятся различные руководства, например, руководство пользователя.
- Виды конструкторских документов, разрабатываемых на различных стадиях создания АС определяются по ГОСТ 2.102-2013 «Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов». Например, к ним относятся ведомости эскизного и технического проекта, ведомость покупных изделий, пояснительные записки к эскизному, техническому проектам.
Теперь разберем подробнее, как определить стандарты оформления в различных проектах.
Оформление ТЗ
С ТЗ всё достаточно ясно: в ГОСТ 34.602-89 приведен стандарт его оформления: п.3.2. гласит, что «ТЗ на АС оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 2.105 на листах формата А4 по ГОСТ 2.301 без рамки, основной надписи и дополнительных граф к ней».
Оформление программной документации
С программными документами, разрабатываемыми в рамках ИТ-проекта, также есть чёткое указание использовать ГОСТ 19 серии в части оформления: вышеприведённый ГОСТ 19.101-77 входит в серию ГОСТов 19-й серии «Единая система программной документации» (ЕСПД). ЕСПД — комплекс государственных стандартов Российской Федерации, устанавливающих взаимосвязанные правила разработки, оформления и обращения программ и программной документации.
Документация в ЕСПД оформляется по ГОСТ 19.104-78 «Единая система программной документации. Основные надписи», ГОСТ 19.105-78 «Единая система программной документации. Общие требования к программным документам», ГОСТ 19.106-78 «Единая система программной документации. Требования к программным документам, выполненным печатным способом».
Оформление конструкторской документации
Теперь рассмотрим ГОСТ 2.102-2013. Этот стандарт входит в серию ГОСТов 2-й серии «Единая система конструкторской документации» (ЕСКД). ЕСКД — межгосударственный комплекс стандартов, устанавливающих взаимосвязанные нормы и правила по разработке, оформлению и обращению конструкторской документации, разрабатываемой и применяемой на всех стадиях жизненного цикла изделия (при проектировании, изготовлении, эксплуатации, ремонте и др.)
Документация в ЕСКД оформляется по нескольким стандартам. Наиболее часто используемыми из них (применительно к ИТ-сфере) являются ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» и ГОСТ 2.106-96 «Единая система конструкторской документации. Текстовые документы».
На первый взгляд из ГОСТ 34 серии непонятно, как оформлять документацию на АС. Нередко в рамках ИТ-проекта, особенно для государственных заказчиков, в ТЗ бывают требования по оформлению документации согласно ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ 2.106-96. Но следует ли оформлять документы по этим ГОСТам в случае, если в явном виде требования к оформлению отсутствуют?
Как правильно оформить?
В ГОСТ 2-й серии приведены требования к назначению каждого стандарта и обозначена отрасль его применения: ГОСТ 2.102-2013 – стандарт устанавливает виды и комплектность конструкторских документов на изделия всех отраслей промышленности.
Если ГОСТ 2.102-2013 распространяется на изделия всех отраслей, в том числе и ИТ-сферу, давайте разберёмся, а что является конструкторским документом?
Согласно ГОСТ 2.001-2013 «Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Общие положения»:
А) «3.1.2 конструкторский документ: Документ, который в отдельности или в совокупности с другими документами определяет конструкцию изделия и имеет содержательную и реквизитную части, в том числе установленные подписи»
Б) «3.1.5 конструкторская документация: Совокупность конструкторских документов, содержащих данные, необходимые для проектирования (разработки), изготовления, контроля, приемки, поставки, эксплуатации, ремонта, модернизации, утилизации изделия»
На этом можно было бы и остановиться, логически сопоставив требования к составу документов нашего ИТ-проекта с положениями, приведенными выше, и определив, относится ли каждый из документов к конструкторским или нет и выполнив оформление по стандартам ГОСТ 2-й серии.
Основные ГОСТы 2-й серии для ИТ-проекта в части оформления
Теперь посмотрим на основные ГОСТы 2-й серии, наиболее часто применяемые для оформления документов в ИТ-проекте. Как правило, в части оформления используют:
ГОСТ 2.105-95 – стандарт устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства;
ГОСТ 2.106-96 – стандарт устанавливает формы и правила выполнения конструкторских документов изделий машиностроения и приборостроения.
У читателя может возникнуть вопрос, можем ли мы применять эти ГОСТы для АС, если они предназначены для изделий машиностроения и приборостроения?
Согласно определению «Большой Советской энциклопедии», «Приборостроение -отрасль машиностроения, выпускающая средства измерения, анализа, обработки и представления информации, устройства регулирования, автоматические и автоматизированные системы управления; область науки и техники, разрабатывающая средства автоматизации и системы управления», то есть всё, что нужно по нашей теме современных информационных технологий.
Кроме этого, если заглянуть в ГОСТ 34.003-90 «Автоматизированные системы. Термины и определения», этот стандарт определяет АС как «систему, состоящую из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующую информационную технологию выполнения установленных функций».
Таким образом, АС относится к отрасли приборостроения и, следовательно, конструкторские документы АС оформляются по ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ 2.106-96.
Теперь давайте рассмотрим основные моменты оформления проектной документации по ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ 2.106-96.
Основные моменты при оформлении по ГОСТ 2. 105
Рассмотрим основные параметры оформления по ГОСТ 2-й серии.
Согласно ГОСТ 2.105-95 расстояние от рамки формы до границ текста в начале и в конце строк должно быть не менее 3 мм. Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки должно быть не менее 10 мм. Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти ударам пишущей машинки (15 — 17 мм).
В ГОСТ 2.105-95 не определены параметры для оформления текста в электронном виде: название шрифта, высота шрифта, межстрочный интервал. Поэтому параметры оформления документов в электронном виде это, как правило, предмет договоренности с заказчиком.
В начале работы по оформлению в электронном виде определяются параметры для форматирования:
- Формат абзацев текста – используемый шрифт, высота шрифта, размер межстрочного интервала;
- Формат для каждого заголовка по уровням (1, 2, 3) – используемый шрифт, высота шрифта, отступ в см, размер межстрочного интервала;
Таблица — используемый шрифт текста, межстрочный интервал, толщина границ таблицы, ширина таблицы, отступ в ячейке, название размещается над таблицей. Форматирование названия Таблицы выполняется таким же образом, как у основного текста документа. По ГОСТ 2.105-95 высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм. Высота шрифта строк таблицы также может быть согласована с заказчиком.
Иллюстрации в документе следует располагать по центру. Название размещается непосредственно под иллюстрацией. Форматирование названия – как у текста документа.
Правила оформления таблиц
Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а при необходимости, в приложении к документу.
Таблицы, за исключением таблиц приложений, нумеруют арабскими цифрами сквозной нумерацией. Например: «Таблица 1».
Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например: «Таблица В.1».
Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой. Например, в разделе 4 номер будет «Таблица 4.3».
Название таблицы должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название состоит из слова «Таблица», номера таблицы и текста. В ГОСТ 2.105-95 не определено использование в названии таблицы дефиса или тире. На практике может использоваться тире, по аналогии использования в названии рисунка тире. Например, «Таблица 5 – Выполняемые работы, содержание и сроки». Точка в конце названия не ставится. Название размещают над таблицей слева.
В ГОСТ 2.105-95 в п.п 4.4.3 приведено следущее требование: «На все таблицы документа должны быть приведены ссылки в тексте документа, при ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера». На практике слово «таблица» склоняется в тексте по правилам русского языка. Например: «Краткое описание назначения и основных характеристик подсистем ИС МП второй очереди представлено в таблице 1».
Если таблица размещается на нескольких страницах, следует отобразить ее заголовок в начале каждой страницы.
В ГОСТ 2.105-95 есть необязательное требование в п.4.4.7: «если в конце страницы таблица прерывается и ее продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу, допускается не проводить.». На практике нижнюю горизонтальную линию, проводят, так ее отсутствие ухудшает восприятие таблицы пользователем.
Правила оформления иллюстраций
К иллюстрациям относятся графические изображения (схемы, графики, фотографии, рисунки).
Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, нумеруются арабскими цифрами, при этом нумерация сквозная. Например: «Рисунок 3».
Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например: «Рисунок В.6».
Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например, в разделе 5 номер будет «Рисунок 5.2».
Допускается не нумеровать мелкие иллюстрации (мелкие рисунки), размещенные непосредственно в тексте и на которые в дальнейшем по тексту нет ссылок.
Требования ГОСТ 2.105-95 к расположению: «иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его».
Название пишется под иллюстрацией в формате «Рисунок 1 – Детали прибора».
Интересный факт: если ошибку в бумажном документе замазать и поверх написать исправление черными чернилами, это будет по ГОСТу. ГОСТ 2.105-95 допускает исправления документов в бумажном виде. Об этом гласит п.3.7: «Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графика) машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью рукописным способом. Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста (графика) не допускаются».
То есть, если вы что-то распечатали и нашли ошибку, то её можно исправить вручную приведенным выше способом.
Оформление по ГОСТ 2. 106-96
ГОСТ 2.106-96 устанавливает формы и правила выполнения конструкторских документов. Для каждого типа документа в ГОСТ 2.106-96 приведен шаблон оформления рамок документа.
ГОСТ 2.106-96 определяет не только форму рамок, но и основную надпись в рамке. Пример из ГОСТ 2.106-96: «ПЗ составляют на формах 9 и 9а приложения А, а необходимые схемы, таблицы и чертежи в бумажной форме допускается выполнять на листах любых форматов, установленных ГОСТ 2.301, при этом основную надпись и дополнительные графы к ней выполняют в соответствии с требованиями ГОСТ 2.104 (форма 2а)».
Резюме
В дополнение к вышесказанному можно сказать, что при разработке АС по ГОСТ 34 в IT-проектах для государственных структур в случае отсутствия точных указаний в государственном контракте или конкурсном ТЗ программная и конструкторская документация должна оформляться по следующим ГОСТам:
- Программные документы, разрабатываемые на различных стадиях создания АС оформляются по ГОСТ 19.104-78, ГОСТ 19.105-78, ГОСТ 19.106-78;
- Конструкторские документы, разрабатываемые на различных стадиях создания АС оформляются по ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ 2.106-96. При этом требования к содержанию регламентируются РД 50.34-698-90.
Необходимо проверять ГОСТы на актуальность и использовать последнюю редакцию стандартов, поскольку они, хотя и редко, но всё же обновляются. Надеюсь, статья поможет вам лучше ориентироваться в требованиях ГОСТ, а в случае необходимости вы всегда можете обратиться к специалистам.
К списку публикаций