Куперс

Документы теперь нужно оформлять по ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он ввел 4 новых реквизита и изменил требования к 10, которые организации использовали раньше.

В рекомендации – образцы и контрольные точки, чтобы понять, правильные или устаревшие бумаги вам принесли на подпись.

Как оформлять новые реквизиты

С 1 июля проставляйте на документах четыре новых реквизита:

• наименование структурного подразделения – автора документа;
• наименование должности лица – автора документа;
• гриф ограничения доступа к документу;
• отметку об электронной подписи.

Внимание: новый стандарт применяют бюджетные, автономные и казенные организации, государственные органы и коммерческие компании. Исключений нет.

Наименование структурного подразделения и наименование должности лица. Эти реквизиты используйте, если вводите новые виды бланков в школе и детском саду – бланк структурного подразделения и бланк должностного лица. Оба реквизита указывайте под наименованием организации.

Новый реквизит «Наименование структурного подразделения – автора документа»

Новый реквизит «Наименование должности лица – автора документа»

Внимание: наименование структурного подразделения должно соответствовать локальному акту, например положению о структурном подразделении, а наименование должности – приказу о назначении на должность.

Гриф ограничения доступа к документу. Этот реквизит указывайте на документах с информацией, доступ к которой ограничен законом. Отметку о конфиденциальности проставляйте, например, на кадровых документах, поскольку в них есть персональные данные работников. Новый реквизит располагайте в правом верхнем углу документа. В состав реквизита включайте ограничительную надпись – «Конфиденциально», «Персональные данные» и т. п.

Новый реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»

Совет: виды грифов ограничения доступа к документам закрепите в локальных актах школы и детского сада, а виды конфиденциальной информации – в соответствующих перечнях.

Отметка об электронной подписи. Этот реквизит используйте, чтобы визуализировать электронную подпись (ЭП) на электронном документе. Проставлять отметку об ЭП распорядились Минкомсвязь и ФСО приказ от 27.05.2015 № 186/258. Когда электронный документ появляется на мониторе или в виде распечатки на бумаге, в месте, где должна быть подпись, программа воспроизводит отметку об ЭП. Если у вас есть СЭД, обратитесь к разработчикам, чтобы реализовать эту функцию.

Новый реквизит «Отметка об электронной подписи»

Как по-новому оформлять старые реквизиты

Чтобы оформлять документы по ГОСТ Р 7.0.97 — 2016, поправьте в шаблонах 10 реквизитов, которые использовали раньше. Как это сделать, смотрите в таблице.

Что изменить в оформлении реквизитов с 1 июля

Дата документа. Если проставляете дату словесно-цифровым способом, дни с 1-го по 9-е пишите без нуля: 1 июля 2018 г. Ранее в цифрах до 10 впереди добавляли ноль. Оформление даты цифровым способом осталось прежним: 01.07.2018.

Адресат. Если направляете письмо руководителю другой организации, укажите наименование его должности в дательном падеже, а затем фамилию и инициалы. Ранее инициалы проставляли перед фамилией.

Ситуация: где ставить инициалы – до или после фамилии

Гриф утверждения, гриф согласования. Если документ утверждает коллегиальный орган, сначала укажите наименование этого органа, а затем в скобках дату и номер протокола. Старый ГОСТ не требовал добавлять реквизиты протокола. Так же оформляйте реквизит «Гриф согласования документа».

Отметка о приложении. Правила написания слова «Приложение» ужесточились. Если раньше была возможность импровизировать, то теперь все строго. На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу укажите: «Приложение 1» или «Приложение № 1».

В распорядительных документах и локальных актах в тексте при первом упоминании документа-приложения пишите в скобках: (приложение) или (приложение 1). Перед номером приложения можете ставить знак номера: (приложение № 1).

Совет: если приложение – электронный носитель, например, диск или флешка, оформите приложение так: «Приложение: CD в 1 экз.». На вкладыше, в который поместите носитель, укажите наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Подпись. С 1 июля в реквизите «Подпись» нужно указывать ту должность, которую должностное лицо занимает в соответствии с приказом о замещении. До сих пор это нигде не было написано.

Если вместо отсутствующего директора документ подписывает его заместитель, причем в приказе стоит фраза «назначить исполняющим обязанности директора…», то подпись будет выглядеть так:

Подпись исполняющего обязанности на документе

Если же в приказе указано, что на время замещения заместитель останется на своей должности, то и в реквизит «Подпись» войдет его официальная должность, например: заместитель директора по учебно-воспитательной работе.

Печать. Проверьте, как ставите оттиски печати на документе. ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 прямо запрещает захватывать личную подпись. Ставьте печать на свободном от текста месте или на части наименования должности.

Отметка о заверении копии. Если копию документа представляете в другую организацию, дополните реквизит отметкой о месте нахождения подлинника: укажите наименование организации, индекс дела по номенклатуре, год. Старый ГОСТ этого не требовал.

Отметка об исполнителе. Теперь указывают не только фамилию и телефон исполнителя, но и его полные имя и отчество и по желанию – должность, структурное подразделение, электронный адрес.

Отметка о направлении в дело. Отметку оформляйте после того, как завершили работу с документом. Теперь индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещаете документ на хранение, дополняйте указанием года. Не забывайте проставлять должность того, кто оформил отметку, а не только подпись и дату. ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 разрешает дополнить отметку краткими сведениями о характере исполнения документа.

Остальные реквизиты оформляйте по-прежнему, новый ГОСТ их не изменил.

Как по новым правилам печатать текст

Вы можете печатать текст на лицевой и оборотной сторонах листа.

Печатайте текст через один–полтора межстрочных интервала, а многострочные реквизиты – через один межстрочный интервал.

Реквизиты «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельные фрагменты текста можете выделить полужирным шрифтом. При этом нужно руководствоваться инструкцией по делопроизводству вашей организации.

Выравнивайте текст документа по ширине листа – по границам левого и правого полей документа. Для абзацев используйте отступ 1,25 см.

Используйте свободно распространяемые бесплатные шрифты, размеры № 12, 13, 14. Если составляете таблицы, шрифт можете уменьшить.

Внимание: приказом от 14.05.2018 № 244-ст Росстандарт исключил названия шрифтов из ГОСТ Р 7.0.97-2016. Изначально стандарт предписывал пользоваться шрифтами Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri и приближенными к ним.

Вторую и последующие страницы документа нумеруйте. Ставьте номер страницы посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Обязательные реквизиты приказа по новому ГОСТу

Внимание: не укажете место создания или забудете поставить дату – документ признают недействительным. Такие же последствия будут, если работники не поставят визу ознакомления.

В соответствии с новыми требованиями Институт новых технологий в образовании разработал ряд программ, которые помогут сотрудникам образовательных учреждений изучить новые правила оформления документов.

• Организация учета сведений о документах об образовании и о квалификации, документах об обучении, выданных организациями, осуществляющими образовательную деятельность
• Правовое регулирование трудовых отношений и кадрового документооборота в образовательной организации

С полным списком программ профессиональной подготовки и повышения квалификации можно ознакомиться

Обучение в июле может стать не только полезным, но и приятным, так как действует акция «Летний марафон цен», предусматривающий скидки 50% на программы ПП и ПК

Для руководителей образовательных организаций разработаны пакетные предложения. Обучите ваш персонал дистанционно прямо во время летнего отдыха. На сайте ИнТехнО вы можете самостоятельно выбрать любые программы профессиональной переподготовки и повышения квалификации и включить их в выбранный вами пакет.

Выбираем любой пакет всего за 50 000 руб.!

• Пакет «Профессиональный» — это 10 программ профессиональной переподготовки и 5 программ повышения квалификации на ваш выбор.
• Пакет «Профстандарт» — это 5 программ профессиональной переподготовки и 10 программ повышения квалификации на ваш выбор.
• «Бизнес-пакет» — это 2 программы профессиональной переподготовки и 20 программ повышения квалификации на ваш выбор.

На коллективные заявки на обучение по программам профессиональной переподготовки и повышения квалификации предоставляются скидки до 30% на стоимость обучения:

• 10 человек — скидка 10% каждому обучающемуся;
• 20 человек — скидка 20% каждому обучающемуся;
• 30 человек и более — скидка 30%.

По программам повышения квалификации можно пройти Экспресс-обучение за 3 дня, 7 дней или 10 дней (практические семинары, факультативы, удобная форма обучения, индивидуальные сроки обучения и экспресс-доставка диплома сразу после окончания обучения).

Желающие могут пополнить свою методическую копилку универсальными электронными уроками по всем школьным предметам с 1 по 11 класс, тренажёрам и по ВПР, ОГЭ и ЕГЭ, уроками по иностранным языкам, дополнительному образованию, курсами развивающих занятий. Обучаться в дистанционном ЧПОУ «СРШ (колледж) Анны Муратовой» можно в любое время и в любом месте, без дополнительных затрат и не отказываясь от запланированных дел или отдыха.

ГОСТ 7.50-2002
МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ
Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу
КОНСЕРВАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Общие требования
System of standards on information, librarianship and publishing.
Document conservation. General requirements
Издание официальное
МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОВЕТ
ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И СЕРТИФИКАЦИИ
Минск

Дата введения 2003-01-01

Предисловие

1. РАЗРАБОТАН Российской национальной библиотекой, Российской государственной библиотекой, Научной библиотекой Российского государственного гуманитарного университета и Межгосударственным техническим комитетом по стандартизации МТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

ВНЕСЕН Госстандартом России

2. ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол № 2 от 5 марта 2002 г., по переписке)

За принятие проголосовали

Наименование государства	Наименование национального органа по стандартизации
Азербайджанская Республика	Азгосстандарт
Республика Армения	Армгосстандарт
Республика Беларусь	Госстандарт Республики Беларусь
Республика Казахстан	Госстандарт Республики Казахстан
Кыргызская Республика	Кыргызстандарт
Республика Молдова	Молдовастандарт
Российская Федерация	Госстандарт России
Туркменистан	Главгосслужба «Туркменстандартлары»
Республика Узбекистан	Узгосстандарт
Украина	Госстандарт Украины

3. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 5 июня 2002 г. № 232-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 7.50-2002 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 января 2003 г.

4. ВЗАМЕН ГОСТ 7.50-90

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания на территории Российской Федерации без разрешения Госстандарта России.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает общие требования к консервации документов, в том числе к режиму хранения, технологическим процессам стабилизации, реставрации, изготовлению копий и используемым при этом материалам. Настоящий стандарт распространяется на документы, выполненные на бумаге, коже, пергамене. Стандарт предназначен для библиотек всех типов и органов научно-технической информации.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 7.65—92 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению

ГОСТ 12.1.004—91 Система стандартов безопасности труда. Пожарная безопасность. Общие требования

ГОСТ 12.1.008—76 Система стандартов безопасности труда. Биологическая безопасность. Общие требования

ГОСТ 12.1.014—84 Система стандартов безопасности труда. Воздух рабочей зоны. Метод измерения концентраций вредных веществ индикаторными трубками

ГОСТ 12.4.028—76 Система стандартов безопасности труда. Респираторы ШБ-1 «Лепесток». Технические условия

ГОСТ 12.4.041—2001 Система стандартов безопасности труда. Средства индивидуальной защиты органов дыхания фильтрующие. Общие технические требования

ГОСТ 618—73 Фольга алюминиевая для технических целей. Технические условия

ГОСТ 1562—69 Сыромять. Технические условия

ГОСТ 2067—93 Клей костный. Технические условия

ГОСТ 3252—80 Клей мездровый. Технические условия

ГОСТ 4194—88 Картон электроизоляционный для трансформаторов и аппаратов с масляным заполнением. Технические условия

ГОСТ 5773—90 Издания книжные и журнальные. Форматы

ГОСТ 7933—89 Картон для потребительской тары. Общие технические условия

ГОСТ 7950—77 Картон переплетный. Технические условия

ГОСТ 9254—77 Газеты. Размеры

ГОСТ 9347—74 Картон прокладочный и уплотнительные прокладки из него. Технические условия

ГОСТ 9569—79 Бумага парафинированная. Технические условия

ГОСТ 10354—82 Пленка полиэтиленовая. Технические условия

ГОСТ 18992—80 Дисперсия поливинилацетатная гомополимерная грубодисперсная. Технические условия

ГОСТ 20836—75 Кожа техническая. Технические условия

ГОСТ 24311—80 Картон для радиозондов. Технические условия

3. Общие положения

3.1 Консервация документов обеспечивает их сохранность посредством режима хранения, стабилизации, реставрации и изготовления копий.

3.2 Консервацию документов выполняют, устанавливая приоритеты в соответствии с уникальностью, историко-культурной значимостью, состоянием и частотой использования документов.

3.3 Консервацию документов выполняют лица, имеющие специальную подготовку.

4. Режим хранения документов

4.1 Режим хранения документов обеспечивает поддержание нормативных параметров светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов (приложения А—Г).

4.2 Световой режим

4.2.1 Документы хранят в темноте или при освещении рассеянным светом. Не допускается освещение документов прямыми солнечными лучами.

4.2.2 Норма освещенности на поверхности документов при хранении не более 75 лк, при экспонировании в момент осмотра — не более 150 лк.

4.2.3 Источники света должны обеспечивать оптическое излучение с длиной волны не менее 400 и не более 760 нм.

4.2.4 Соблюдение норм по 4.2.1—4.2.3 обеспечивают использованием светильников в закрытом исполнении и применением светозащитных устройств различных типов.

4.2.5 Для освещения следует использовать лампы с фильтром, защищающим от ультрафиолетового излучения и поглощающим тепло, или волоконно-оптические системы освещения.

4.2.6 Расстояние от светильников до поверхности документов не менее 0,5 м.

4.2.7 Конструкция светильников должна быть пожаробезопасной и предохранять лампы от выпадения и механического повреждения.

4.2.8 При экспонировании не допускается устанавливать световые приборы внутри витрин. В отсутствие посетителей витрины закрывают светонепроницаемыми шторами.

4.2.9 Для освещения двух соседних стандартных книжных стеллажей устанавливают отдельный выключатель.

4.2.10 Перед входом в помещение для хранения документов устанавливают выключатель с индикатором, показывающим, что все источники освещения и электрооборудование отключены.

4.3 Температурно-влажностный режим

4.3.1 В хранилище должна осуществляться свободная циркуляция воздуха, исключающая образование застойных зон.

4.3.2 В помещениях для хранения документов постоянно поддерживают температуру воздуха (18 ± 2) °С, относительную влажность 55 % ± 5 %; для документов, выполненных полностью на пергамене и коже, — относительная влажность воздуха 60 % ± 5 %.

4.3.3 Температурно-влажностный режим регулируют с помощью систем кондиционирования воздуха или отопительно-вентиляционных средств. Кратность обмена воздуха в 1 ч: приток— 1,0; вытяжка —1,0.

4.3.4 В помещениях, приспособленных под хранилища, но не оборудованных системами кондиционирования воздуха или приточно-вытяжной вентиляцией, температуру и влажность воздуха нормализуют рациональным проветриванием, отоплением и применением технических средств, руководствуясь показаниями контрольно-измерительных приборов.

4.3.5 Температуру и влажность воздуха контролируют и регистрируют два-три раза в неделю в одно и то же время суток, при нарушениях режима — ежедневно.

4.3.6 Измерительные приборы размещают в главных проходах в каждой комнате и на каждом ярусе, вдали от отопительных и вентиляционных систем на расстоянии (1,4 ± 0,1)м от пола.

4.3.7 Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю.

4.3.8 Документы, перемещаемые из одного помещения в другое с отличающимися параметрами температуры и влажности, проходят акклиматизацию.

4.3.9 Измерительные приборы поверяют в соответствии с техническими требованиями к ним.

4.4 Санитарно-гигиенический режим

4.4.1 Концентрация вредных примесей в воздухе помещений для хранения документов должна соответствовать санитарным нормам, приведенным в таблице 1.

Таблица 1: Предельно допустимая концентрация вредных примесей в воздухе

Наименование примеси	Концентрация, мг/м3
	максимально разовая	среднесуточная
Сернистый ангидрид	0,500	0,05
Двуокись азота	0,085	0,04
Хлор	0,100	0,03
Пыль	0,500	0,15
Сажа	0,150	0,05
Взвешенные вещества	0,500	0,05

4.4.2 Качество воздуха в помещении для хранения документов проверяют регулярно. Методы оценки количества вредных примесей в воздухе помещения для хранения документов по ГОСТ 12.1.014.

4.4.3 В помещениях для хранения документов не допускается наличие предметов, не имеющих отношения к работе с документами.

4.4.4 Вновь поступающие документы обследуют и при необходимости выполняют гигиеническую и (или) дезинфекционную обработку.

4.4.5 Обследование, очистку и временное хранение пораженных документов выполняют в изолированном помещении.

4.4.6 Гигиеническую обработку выполняют не реже одного раза в один-два года. 4.4.7 Микологический и энтомологический надзор осуществляют обследованием фондов два раза в год, а при необходимости — чаще.

4.4.8 Пораженные документы изолируют, подвергают дезинфекции и (или) дезинсекции в специальном помещении (приложение Д).

4.4.9 Дезинфекцию и (или) дезинсекцию фонда выполняют при массовом биологическом поражении документов и (или) при поражении предметов интерьера и конструкционных элементов помещения (приложение Д).

5. Стабилизация и реставрация документов

5.1 Стабилизацию и реставрацию документов выполняют с учетом характера и степени повреждений, условий последующей эксплуатации, максимально сохраняя признаки подлинности документов и не создавая затруднений для использования.

5.2 Сведения о работах по стабилизации и реставрации документов фиксируют в реставрационном паспорте или технологическом журнале.

5.3 Методы и материалы, применяемые при стабилизации и реставрации, должны быть безвредны для документов, обеспечивать обратимость процессов, сохранение эксплуатационных свойств документов. Материалы должны иметь следующее значение рН: бумага — 6,0—8,5; кожа — 4,5—6,0; пергамен — 7,0—8,0; другие материалы — 6,0—8,0 (приложение E).

5.4 Стабилизация документов

5.4.1 Стабилизацию документов на бумаге по отношению к физико-химическим, биологическим и механическим факторам осуществляют индивидуальными и массовыми методами.

5.4.1.1 Стабилизацию документов по отношению к физико-химическим факторам выполняют блокированием ионов металлов комплексообразующими соединениями и нейтрализацией кислотности слабощелочными композициями в жидкой или газовой фазе до 6,0—8,5 рН в зависимости от свойств материалов, использованных для записи текста (изображения), создавая щелочной резерв 1,0 %-3,0%.

5.4.1.2 Стабилизацию документов по отношению к грибным поражениям выполняют, используя антигрибные соединения и обработку, обеспечивающую влагоемкость не более 10,0 %.

5.4.2 Стабилизацию документов на коже и пергамене по отношению к физико-химическим, механическим и биологическим факторам осуществляют индивидуальными методами.

5.4.2.1 Стабилизацию документов на коже по отношению к физико-химическим и механическим факторам выполняют нейтрализацией кислотности слабощелочными композициями (в жидкой среде), блокированием ионов металлов комплексообразующими соединениями до 4,5—6,5 pH, обработкой жирующими композициями для снижения гигроскопичности до 5 % — 6,0 % и влагоотдачи до 4 % — 5,0 %.

5.4.2.2 Стабилизацию документов на пергамене по отношению к физико-химическим и механическим факторам выполняют, повышая влаго- и жиросодержание отдаленным увлажнением и обработкой жировыми эмульсиями.

5.4.2.3 Стабилизацию документов по отношению к грибным поражениям выполняют, используя антигрибные соединения.

5.5 Реставрация документов

5.5.1 Документы реставрируются воссозданием первоначальной формы, очисткой и упрочнением, соблюдая принцип необходимости и достаточности.

5.5.2 Вставки должны соответствовать носителю информации по внешним признакам и материалу, а также должны обеспечивать долговечность документа.

5.5.3 Перед реставрацией методом ламинирования обязательна стабилизация документа по 5.4.1.1, 5.4.1.2.

5.5.4 Документы на пергамене реставрируются восстановлением его влагосодержания методом отдаленного увлажнения.

6. Изготовление копий документов

6.1 Изготовление копий документов осуществляют методами фото-, микро-, ксерокопирования и использованием электронных технологий. Количество экземпляров копий — в соответствии с ГОСТ 7.65.

6.2 Изготовление копий документов методами фото-, микро-, ксерокопирования — не более одного раза.

6.3 Последующее копирование выполняют с копии.

6.4 При копировании недопустимо механическое повреждение документов.

ПРИЛОЖЕНИЕ А (рекомендуемое)
Помещения для хранения документов

A.1 Место для строительства новых зданий библиотек, их оборудование, способ реконструкции и оборудование старых зданий выбирают в соответствии с действующими строительными нормами.

A.1.1 Порядок планово-предупредительного ремонта зданий и помещений для хранения документов должен соответствовать установленным правилам.

А.1.2 Помещения для хранения документов должны быть изолированы от бытовых, производственных, складских, лабораторных помещений и не должны иметь общих с ними вентиляционных ходов.

А.1.3 В помещениях для хранения документов не допускается наличие труб водоснабжения, канализации, а также технологических выводов воды.

А.1.4 Над помещениями для хранения документов, под ними и смежно с ними не допускается располагать помещения, предназначенные для установки вентиляционного оборудования, бойлерные с насосными установками, компрессоры, холодильные и другие машины, являющиеся источниками вибрации.

А.2 Документы хранят в помещениях, оборудованных техническими средствами, обеспечивающими режим хранения документов.

А.2.1 Для приема, временного хранения, акклиматизации и дезинфекции документов используют специально изолированные помещения.

A.3 Здания и помещения оснащают специальными средствами на случай возникновения чрезвычайных ситуаций по ГОСТ 12.1.004.

А.3.1 В каждом помещении для хранения документов следует иметь план оперативной эвакуации персонала и документов на случай чрезвычайных ситуаций.

A.3.2 Здания и помещения для хранения документов оборудуют пожарной и охранной сигнализацией и системой пожаротушения.

А.3.3 Для обеспечения пожарной безопасности должно быть предусмотрено автоматическое отключение системы прнточно-пытяжной вентиляции, кондиционирования воздуха и включение системы дымоудалепия.

A.3.4 Аварийные выходы должны легко открываться изнутри.

А.3.5 Каждое отделение помещения для хранения документов оснащают средствами связи.

А.4 Помещения для хранения документов оборудуют металлическими и (или) деревянными стационарными и (или) передвижными стеллажами с огнебиозащитой, шкафами и сейфами.

А.4.1 Библиотечное оборудование для хранения документов должно иметь безвредное покрытие.

А.4.2 Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы, расстояние до окон и источников тепла — не менее 0,6 м.

А.4.3 Стеллажи и элементы конструкций помещений разделяют проходами. Ширина прохода должна быть, не менее, м: 0,75 — между стеллажами; 1,20 — между торцами стеллажей (главный проход); 0,75 — между стеной и стеллажом, параллельным стене; 0,45 — между стеной и торцом стеллажа.

А.4.4 Расстояние от пола до нижних полок стеллажа должно быть не менее 0,15м, в цокольных этажах — не менее 0,30 м.

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (рекомендуемое)
Размещение документов

Б.1 Документы размещают так, чтобы их можно было легко снять с полки.

Б.1.1 При свободной расстановке используют книгодержатели.

Б. 1.2 При фазовом хранении расстановка и плотность заполнения должны обеспечивать свободное перемещение контейнеров.

Б. 1.3 Расстояние от документа до полки — не менее 0,02 м.

Б.2 Документы хранят в вертикальном или горизонтальном положении на стеллажах, в шкафах и сейфах.

Б.2.1 Переплетенные документы форматом по ГОСТ 5773 хранят в вертикальном положении на нижнем обрезе.

Б.2.2 Газеты размером по ГОСТ 9254 и документы нестандартных размеров, превышающие по высоте 0,41 м, хранят в горизонтальном положении. Высота стопы не более 0,20 м.

Б.2.3 Документы не должны выступать за пределы полок стеллажа.

Б.2.4 На передвижных стеллажах компактного хранения документы размещают по формату. Ширина документа не должна превышать 0,20 м при односторонней расстановке и 0,42 м — при двухсторонней.

Б.3 Документы небольшого объема и (или) формата, а также свитки, документы, не подлежащие подшивке, редкие, пергаменные рукописи хранят в контейнерах разных видов, форм и размеров.

Б.3.1 Контейнеры для хранения документов изготавливают из безвредных материалов.

Б.4 Недопустимо хранить документы в транспортной таре, в штабелях, складывать на полу, подоконниках, лестничных площадках и в других местах, не предназначенных для этих целей.

ПРИЛОЖЕНИЕ В (рекомендуемое)
Планирование действий на случай чрезвычайных ситуаций

B.1 План действий на случай чрезвычайных ситуаций составляет специально созданная рабочая группа, в которую входят представители дирекции и основных служб библиотеки, заведующие фондами. План утверждает директор библиотеки. План систематически корректируют.

В.2 При составлении плана учитывают возможные причины чрезвычайной ситуации, обусловленные особенностями района размещения библиотеки, состоянием и особенностями конструкции здания библиотеки и другими факторами.

В.3 При составлении плана определяют возможности библиотеки самостоятельно справиться с чрезвычайной ситуацией и получения помощи со стороны.

В.4 В плане предусматривают действия: профилактические, подготовительные (при реальной угрозе бедствия), в периоды чрезвычайной ситуации и ликвидации ее последствий.

В.5 План содержит перечень конкретных действий с указанием исполнителей и ответственных лиц, их адреса и телефона.

В.6 В приложении к плану необходимо иметь инструкции по организации работ; поэтажные планы здания библиотеки с указанием местоположения документов приоритетного спасения; перечень материалов и оборудования, необходимых при спасении фондов; перечень организаций и лиц, привлекаемых в случае бедствия со стороны, их адреса и телефоны.

ПРИЛОЖЕНИЕ Г (рекомендуемое)
Средства контроля и поддержания режима хранения документов

Таблица Г.1

Наименование	Назначение, особенности	Страна-изготовитель
1. Термометр-гигрометр типа ART 06 9121)	Измерение температуры и влажности воздуха в помещении и температуры воздуха вне помещения с функцией памяти максимальных и минимальных значений	Швеция
2. Термогигрометр типа ИВА-бА2)	Автономный переносной прибор с выносным датчиком для измерения температуры и влажности воздуха	Россия
3. Термогигрометр типа ИВА-бБ2)	Прибор в щитовом исполнении для измерения температуры и влажности воздуха, совместимый с IBM PC с подключением до 64 приборов	Россия
4. Термогигрограф универсальный (с круглым барабаном)	Мониторинг температуры и влажности воздуха с режимом измерения за одни, семь и тридцать суток	Германия
5. Термогигрометр TESTO-601	Быстродействующий высокоточный прибор для измерения температуры и влажности воздуха с мечевидным датчиком для измерения температуры и влажности плоских поверхностей, с логгером для хранения значений и функцией памяти максимальных и минимальных значений	Германия
6. Измеритель оптического излучения ТКА 01/33)	Измерение общего светового фона, интенсивности ультрафиолетового излучения и доли его в общем световом фоне от различных источников света	Россия
7. Портативный рН-метр со стандартным (для жидкостей) и плоским (для бумаги) электродами	Измерение кислотности бумаги и других материалов	Германия
8. Увлажнитель воздуха типа АН 112-D4)	Увлажнение и одновременное очищение воздуха в помещениях до 350 м3	Германия
9. Осушитель воздуха4):	Осушение воздуха в помещениях до:	Германия
типа 7228 D3	100 м3
типа 7296 D3	200 м3
типа 7340 МЗ	600 м3
10. Централизованная система кондиционирования воздуха	Поддержание постоянной температуры и влажности воздуха в помещении
11. Система приточно-вытяжной вентиляции с регулируемыми параметрами воздуха	Подача в помещение очищенного воздуха с заданными значениями температуры и влажности
12. Пылесос: с водяным фильтром типа «Rainbow» с тканевым фильтром	Очистка воздуха и поверхностей от пыли Очистка поверхностей от пыли	Англия, Германия Россия
1) Поставка через торговое представительство ООО «РУСТЕРМ».
2) Приобретение через ООО «СЕНТЭМ». 3) НПП «ТКА». 4) Увлажнитель и осушитель воздуха используют в комплекте. </TBODY>

ПРИЛОЖЕНИЕ Д (рекомендуемое)
Способы борьбы с биофактором

Д.1 Дезинфекция документов

Д. 1.1 Дезинфекцию документов на бумаге осуществляют:

— фумигацией в герметизированной камере биоцидами, разрешенными к использованию;

— обработкой в электромагнитном поле токов высокой частоты;

— обработкой вручную водными растворами метатина GT, асимасайда PSПС-82, производных полигек-саметиленгуанидина.

Д.1.2 Дезинфекцию документов на коже осуществляют обработкой вручную водным раствором метатина GT или спиртовым раствором тимола; документов на пергамене — спиртовым раствором тимола.

Д.1.3 Дезинфекцию помещений и библиотечного оборудования выполняют водными растворами производных полигексаметиленгуанидина или катамина.

Д.2 Дезиисекция документов

Д.2.1 Дезинсекцию документов осуществляют:

— механическим способом посредством очистки;

— химическим способом фумигацией пара-дихлорбензолом в герметизированной камере.

Д.2.2 Дезинсекцию помещений осуществляют:

— механическим способом посредством очистки пылесосом, использованием приманок и ловушек;

— химическим способом посредством обработки инсектицидами класса синтетических пиретроидов или другими препаратами, разрешенными к использованию в жилых помещениях.

Примечание— Документы не должны иметь непосредственного контакта с инсектицидами.

Д.3 Техника безопасности

Д.3.1 Средства индивидуальной защиты и безопасности по ГОСТ 12.1.008, ГОСТ 12.4.028, ГОСТ 12.4.041.

Д.3.2 Порядок работ по дезинфекции и дезинсекции документов в соответствии с утвержденными инструкциями предприятия-изготовителя.

ПРИЛОЖЕНИЕ Е (рекомендуемое)
Реставрационные материалы, средства стабилизации и оформления документов

E.1 Основные материалы для реставрации и переплета документов

E.1.1 Клей:

— мучной;

— крахмальный;

— костный по ГОСТ 2067;

— мездровый по ГОСТ 3252;

— осетровый;

— пергаменный;

— на основе желатина;

— на основе поливинилового спирта;

— на основе растворимых эфиров целлюлозы;

— дисперсия поливинилацетатная пластифицированная высоковязкая по ГОСТ 18992.

Е.1.2 Бумага:

— реставрационная массой 9—20 г/м2 и 50—90 г/м2;

— форзацная.

Е.1.3 Картон:

— переплетный по ГОСТ 7950;

— прокладочный марки Б по ГОСТ 9347;

— радиозондовый по ГОСТ 24311;

— хром-эрзац по ГОСТ 7933;

— бескислотный для консервации документов.

Е.1.4 Кожа:

— растительного дубления по ГОСТ 20836;

— хромрастительного дубления по ГОСТ 20836;

— сыромять по ГОСТ 1562;

— пергамен.

E.1.5 Переплетный композиционный материал:

— материал переплетный на тканевой основе с нитроцеллюлозным покрытием (ледерин);

— материал переплетный на бумажной основе с поливинилхлоридным покрытием (бумвинил);

— материал переплетный на тканевой основе с крахмально-каолиновым покрытием (коленкор).

E.1.6 Полимерная пленка:

— полиэтиленовая высокого давления по ГОСТ 10354;

— полиэтилентерефталатная с полиэтиленовым подслоем;

— полиамидная с полиэтиленовым подслоем.

E.1.7 Средства письма:

— карандаш чернографитовый со степенью твердости М-2М;

— краски акварельные художественные;

— гуашь художественная.

Е.2 Вспомогательные реставрационные материалы

Е.2.1 Бумага:

— фильтровальная;

— парафинированная по ГОСТ 9569;

— силиконовая.

Е.2.2 Сукно шерстяное и полушерстяное.

Е.2.3 Войлок.

Е.2.4 Сетка синтетическая.

Е.2.5 Пленка полиэтиленовая.

Е.2.6 Стекло органическое листовое.

Е.2.7 Фольга алюминиевая твердая глянцевая по ГОСТ 618.

Е.2.8 Картон электроизоляционный марки Г по ГОСТ 4194.

Е.3 Средства стабилизации документов

Е.3.1 Композиции:

— для нейтрализации — на основе карбонатов кальция, магния, тетрабората натрия;

— для блокирования ионов тяжелых металлов — на основе этилендиаминтетрауксусной кислоты динатриевой соли (трилон Б), диэтилентиаминпентауксусной кислоты динатриевой соли;

— жирующая — на основе копытного масла, вазелинового масла, ланолина.

Е.3.2 Соединения для профилактики поражения микроскопическими грибами:

— метатин GT;

— асимасайд PS-82.

Е.4 Средства для оформления документов

Е.4.1 Тушь черная жидкая.

Е.4.2 Белила титановые.

Е.4.3 Паста чернильная черная.

Правила оформления списка литературы и библиографических ссылок

Обращаем ваше внимание на изменение правил библиографического описания в связи свведением нового

ГОСТаР 7.0.100–2018. Библиографическаязапись. Библиографическое описание: общие требования и правила составления.

Библиографический список — составная часть библиографического аппарата, который содержит библиографическое описание использованных источников и помещается в конце научной работы.

Рекомендуются следующие варианты заглавия списка:

v список использованной литературы;

v список использованных источников и литературы;

v библиографический список;

v библиография

Список литературы по ГОСТу может составляться:

v в алфавитном порядке;

v в хронологическом порядке (в порядке опубликования книги или документов);

v в систематическом порядке (по научным направлениям);

v в порядке цитирования (упоминания в работе).

Независимо от выбранного способа группировки в начало списка, как правило, помещают официальные документы (законы, постановления, указы и т. д.), которые располагаются по юридической силе. Расположение внутри равных по юридической силе документов – по дате принятия, в обратной хронологии:

v Международные нормативные акты.

v Конституция Российской Федерации.

v Нормативно-правовые документы.

o Федеральные конституционные законы.

o Поставления конституционного суда.

o Кодексы

o Федеральные законы

o Законы

o Указы Президента РФ.

o Акты Правительства

§ Постановления.

§ Распоряжения.

v Акты Верховного и Высшего Арбитражного Судов

v Нормативные акты министерств и ведомств

o Постановления.

o Приказы.

o Распоряжения.

o Письма.

v Региональные нормативные акты.

v ГОСТы.

v СНиПы, СП, ЕНИРы, ТУ.

v Книги, учебные пособия, статьи, монографии, электронные источники (CD-диски, ссылки из Интернета).

v Иностранные источники.

Библиографическое описание

Элементы библиографического описания приводятся в строго установленной последовательности и отделяются друг от друга условными разделительными знаками. До и после условных знаков ставится пробел в один печатный знак. Исключение составляют (.) и (,). В этом случае пробелы применяют только после них.

Схема описания книги:

Примеры библиографического описания

Книги под фамилией автора (авторов)

Описание начинается с фамилии автора, если авторов не более трех. В библиографических списках перед инициалами запятую можно опускать.

Один автор

Федоров, Д. И. Эффективное использование ротационного плуга с эллиптическими лопастями для основной обработки почвы. Теория и эксперимент : монография / Д. И. Федоров. – Чебоксары : Политех, 2019. – 159 с. – ISBN 978-5-907096-40-01

Два автора

Три автора

Книги под заглавием

Описание начинается с заглавия книги, если она написана четырьмя и более авторами.

Четыре автора

Имена всех авторов приводятся за косой чертой

Пять авторов и более

При наличии информации о пяти и более авторах приводят имена первых трех и в квадратных скобках сокращение «».

Сборники

Инновации в образовательном процессе : сборник трудов Всероссийской научно-практической конференции, посвященной 155-летию со дня рождения А. Н. Крылова. Вып. 16 / Чебоксарский институт (филиал) Московского политехнического университета. – Чебоксары: Политех, 2018. – 215 с.

Методические указания

Авторы

Волков, О. Г. Проектная деятельность : методические указания к выполнению курсового проекта для студентов подготовки 08.03.01 «Строительство» / О. Г. Волков. – Чебоксары: Политех, 2017. – 28 с.

Составители

Инициалы и фамилии одного или двух составителей приводят за косой чертой.

При наличии информации о трех и более составителях приводят инициалы и фамилию первого составителя и в квадратных скобках сокращение «».

Ценообразование и сметное дело в строительстве: методические указания к выполнению курсовой работы / составители И. В. Петрова и О. Б. Рахматуллина. – Чебоксары: ЧИ (ф) МПУ, 2017. – 28 с.

Статьи

Порядок приведения авторов в статьях такой же, как в книгах.

Один автор

Два или три автора

Неделько, А. Ю. Ориентация потребителя на здоровое питание: обзор литературы и разработка модели согласования интересов участников рынка / А. Ю. Неделько, О. А. Третьяк // Российский журнал менеджмента. – 2019. – Т. 17, № 2. – С. 203–232.

Четыре автора

Пять авторов и более

Оценка влияния эксцентриситета продольной силы на обеспеченность несущей способности сжатых железобетонных элементов / М. Г. Плюснин, В. И. Морозов, В. М. Попов // Промышленное и гражданское строительство. – 2019. – № 6. – С. 29–34.

Статья из сборника

Сергеева, О. Ю. Вклад академика А. Н. Крылова в систему инженерного образования / О. Ю. Сергеева // Инновации в образовательном процессе: сборник трудов Всероссийской научно-практической конференции, посвященной 155-летию со дня рождения А. Н. Крылова. – Чебоксары, 2018. – Вып. 16. – С. 22–24.

Нормативные акты

Жилищный кодекс Российской Федерации: Федеральный закон № 188-ФЗ: : (с изменениями и дополнениями). – Доступ из справ.-правовой системы Гарант. – Текст: электронный.

Уголовный кодекс Российской Федерации. Официальный текст: текст Кодекса приводится по состоянию на 23 сентября 2013 г. – Москва: Омега-Л, 2013. – 193 с.

Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации: Федеральный закон № 131-ФЗ: . – Москва: Проспект; Санкт-Петербург: Кодекс, 2017. – 158 с.

О бухгалтерском учете: Федеральный закон № 402-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2011. – № 50. – С. 18331–18347.

О ветеранах труда Чувашской Республики: закон Чувашской Республики № 90 от 31 декабря 2015 г.: (редакция от 20.12.2016). – Доступ из справ.-правовой системы КонсультантПлюс. – Текст: электронный.

Патенты

ГОСТы

ГОСТ 24291–90. Электрическая часть электростанции и электрической сети. Термины и определения: утвержден и введен в действие Постановлением Государственного комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартам от 27.12.90 N 3403: дата введения 1992-01-01. – URL: http://www.techhap.ru/gost/285640.html (дата обращения: 24.10.2019). – Текст: электронный.

Электронные ресурсы:

Этот раздел в новом ГОСТе существенно изменен. Перед электронным адресом приводится аббревиатура URL. После адреса обязательно указывать дату обращения к ресурсу.

Примечание: «Режим доступа» осталось только для указания особенностей доступа к ресурсам (по подписке, в локальной сети и т. п.).

Сайты в сети интернет

История России, всемирная история: сайт. – URL: http://www.istorya.ru (дата обращения: 15.10.2019). – Текст: электронный.

Статьи с сайтов

Книги из ЭБС

Возможны 2 варианта описания изданий.

Или

Книги из Электронной библиотеки ЧИ (ф) МПУ

Примечания:

1 Согласно новому ГОСТу Р 7.0.100–2018 ISBN является обязательным элементом. Для студенческой работы — на усмотрение преподавателя

2 В ГОСТ Р 7.0.100–2018 отменен элемент «Общее обозначение материала» (, и т. п.) Для аналогичных сведений в ГОСТе введена новая 9-я область описания «Область вида содержания и средства доступа». Для обозначения каждого элемента области используют специальные термины. Например, электронные книги в этой области обозначены: Текст: электронный.( Применение этой области в списках литературы не является обязательным).

Библиографические ссылки

Библиографическая ссылка — совокупность библиографических сведений о цитируемом, рассматриваемом или упоминаемом в тексте документа другом документе. Библиографическая ссылка является частью справочного аппарата документа и служит источником библиографической информации о документах — объектах ссылки.

Ссылки составляют по ГОСТу Р 7.05–2008 «Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления»

По месту расположения в документе различают библиографические ссылки:

• внутритекстовые, помещенные в тексте документа;
• подстрочные, вынесенные из текста вниз полосы документа (в сноску);
• затекстовые, вынесенные за текст документа или его части (в выноску).

Внутритекстовые ссылки. Внутритекстовая библиографическая ссылка содержит сведения об объекте ссылки, не включенные в текст документа. Внутритекстовую ссылку заключают в круглые скобки. Например: (Экономика машиностроительного производства / Зайцев В. А. .— М.: Изд-во МГИУ, 2007). После использования ссылки, цитаты и т. п. в круглых скобках указываются лишь выходные данные и номер страницы. Например: Культура Западной Европы в эпоху Раннего и Классического Средневековья подробно рассмотрена в книге «Культурология. История мировой культуры” под ред. А. Н. Марковой (М., 1998).

Подстрочные ссылки располагаются в конце каждой страницы. В этом случае для связи с текстом используются знаки в виде звездочки или цифры. Например: В тексте: Дошедшие до нас памятники, чаще всего представлены летописными сводами*

В сноске: ____________

* Культурология. История мировой культуры. М., 1998.° C. 199. или

* Культурология. История мировой культуры.— М., 1998.— С. 199.

Повторяющиеся сведения. Если в повторяющихся библиографических записях совпадают сведения, то во 2-ой и последних записях их заменяют словами «То же”, «Там же”.

Затекстовые ссылки оформляются как перечень библиографических записей, помещенных после текста документа или его составной части. Связь библиографического списка с текстом может осуществляться по номерам записей в списке. Такие номера в тексте работы заключаются в квадратные скобки, через запятую указываются страницы, где расположена цитата. Цифры в них указывают, под каким номером следует в библиографическом списке искать нужный документ. Например:

При подготовке рекомендации использовались следующие стандарты:

ГОСТ Р 7.0.100–2018 Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления»

ГОСТ 7.0.12 — 2011 Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на русском языке. Общие требования и правила

ГОСТ Р 7.05 — 2008 Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления

Правила оформления списка литературы

Обращаем ваше внимание на изменение правил библиографического описания в связи свведением новогоГОСТаР 7.0.100–2018. Библиографическаязапись. Библиографическое описание: общие требования и правила составления.

Библиографический список — составная часть библиографического аппарата, который содержит библиографическое описание использованных источников и помещается в конце научной работы.

Рекомендуются следующие варианты заглавия списка:

v список использованной литературы;

v список использованных источников и литературы;

v библиографический список;

v библиография

Список литературы по ГОСТу может составляться:

v в алфавитном порядке;

v в хронологическом порядке (в порядке опубликования книги или документов);

v в систематическом порядке (по научным направлениям);

v в порядке цитирования (упоминания в работе).

Независимо от выбранного способа группировки в начало списка, как правило, помещают официальные документы (законы, постановления, указы и т. д.), которые располагаются по юридической силе. Расположение внутри равных по юридической силе документов – по дате принятия, в обратной хронологии:

v Международные нормативные акты.

v Конституция Российской Федерации.

v Нормативно-правовые документы.

o Федеральные конституционные законы.

o Поставления конституционного суда.

o Кодексы

o Федеральные законы

o Законы

o Указы Президента РФ.

o Акты Правительства

§ Постановления.

§ Распоряжения.

v Акты Верховного и Высшего Арбитражного Судов

v Нормативные акты министерств и ведомств

o Постановления.

o Приказы.

o Распоряжения.

o Письма.

v Региональные нормативные акты.

v ГОСТы.

v СНиПы, СП, ЕНИРы, ТУ.

v Книги, учебные пособия, статьи, монографии, электронные источники (CD-диски, ссылки из Интернета).

v Иностранные источники.

Элементы библиографического описания приводятся в строго установленной последовательности и отделяются друг от друга условными разделительными знаками. До и после условных знаков ставится пробел в один печатный знак. Исключение составляют (.) и (,). В этом случае пробелы применяют только после них.

Схема описания книги:

Примеры библиографического описания

Описание начинается с фамилии автора, если авторов не более трех. В библиографических списках перед инициалами запятую можно опускать.

Один автор

Федоров, Д. И. Эффективное использование ротационного плуга с эллиптическими лопастями для основной обработки почвы. Теория и эксперимент : монография / Д. И. Федоров. – Чебоксары : Политех, 2019. – 159 с. – ISBN 978-5-907096-40-01

Два автора

Три автора

Описание начинается с заглавия книги, если она написана четырьмя и более авторами.

Четыре автора

Имена всех авторов приводятся за косой чертой

Пять авторов и более

При наличии информации о пяти и более авторах приводят имена первых трех и в квадратных скобках сокращение «».

Инновации в образовательном процессе : сборник трудов Всероссийской научно-практической конференции, посвященной 155-летию со дня рождения А. Н. Крылова. Вып. 16 / Чебоксарский институт (филиал) Московского политехнического университета. – Чебоксары: Политех, 2018. – 215 с.

Авторы

Волков, О. Г. Проектная деятельность : методические указания к выполнению курсового проекта для студентов подготовки 08.03.01 «Строительство» / О. Г. Волков. – Чебоксары: Политех, 2017. – 28 с.

Составители

Инициалы и фамилии одного или двух составителей приводят за косой чертой.

При наличии информации о трех и более составителях приводят инициалы и фамилию первого составителя и в квадратных скобках сокращение «».

Ценообразование и сметное дело в строительстве: методические указания к выполнению курсовой работы / составители И. В. Петрова и О. Б. Рахматуллина. – Чебоксары: ЧИ (ф) МПУ, 2017. – 28 с.

Один автор

Два или три автора

Неделько, А. Ю. Ориентация потребителя на здоровое питание: обзор литературы и разработка модели согласования интересов участников рынка / А. Ю. Неделько, О. А. Третьяк // Российский журнал менеджмента. – 2019. – Т. 17, № 2. – С. 203–232.

Четыре автора

Пять авторов и более

Оценка влияния эксцентриситета продольной силы на обеспеченность несущей способности сжатых железобетонных элементов / М. Г. Плюснин, В. И. Морозов, В. М. Попов // Промышленное и гражданское строительство. – 2019. – № 6. – С. 29–34.

Сергеева, О. Ю. Вклад академика А. Н. Крылова в систему инженерного образования / О. Ю. Сергеева // Инновации в образовательном процессе: сборник трудов Всероссийской научно-практической конференции, посвященной 155-летию со дня рождения А. Н. Крылова. – Чебоксары, 2018. – Вып. 16. – С. 22–24.

Жилищный кодекс Российской Федерации: Федеральный закон № 188-ФЗ: : (с изменениями и дополнениями). – Доступ из справ.-правовой системы Гарант. – Текст: электронный.

Уголовный кодекс Российской Федерации. Официальный текст: текст Кодекса приводится по состоянию на 23 сентября 2013 г. – Москва: Омега-Л, 2013. – 193 с.

Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации: Федеральный закон № 131-ФЗ: . – Москва: Проспект; Санкт-Петербург: Кодекс, 2017. – 158 с.

О бухгалтерском учете: Федеральный закон № 402-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2011. – № 50. – С. 18331–18347.

О ветеранах труда Чувашской Республики: закон Чувашской Республики № 90 от 31 декабря 2015 г.: (редакция от 20.12.2016). – Доступ из справ.-правовой системы КонсультантПлюс. – Текст: электронный.

ГОСТ 24291–90. Электрическая часть электростанции и электрической сети. Термины и определения: утвержден и введен в действие Постановлением Государственного комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартам от 27.12.90 N 3403: дата введения 1992-01-01. – URL: http://www.techhap.ru/gost/285640.html (дата обращения: 24.10.2019). – Текст: электронный.

Электронные ресурсы:

Этот раздел в новом ГОСТе существенно изменен. Перед электронным адресом приводится аббревиатура URL. После адреса обязательно указывать дату обращения к ресурсу.

Примечание: «Режим доступа» осталось только для указания особенностей доступа к ресурсам (по подписке, в локальной сети и т. п.).

История России, всемирная история: сайт. – URL: http://www.istorya.ru (дата обращения: 15.10.2019). – Текст: электронный.

Статьи с сайтов

Книги из ЭБС

Возможны 2 варианта описания изданий.

Или

Книги из Электронной библиотеки ЧИ (ф) МПУ

Примечания:

1 Согласно новому ГОСТу Р 7.0.100–2018 ISBN является обязательным элементом. Для студенческой работы — на усмотрение преподавателя

2 В ГОСТ Р 7.0.100–2018 отменен элемент «Общее обозначение материала» (, и т. п.) Для аналогичных сведений в ГОСТе введена новая 9-я область описания «Область вида содержания и средства доступа». Для обозначения каждого элемента области используют специальные термины. Например, электронные книги в этой области обозначены: Текст: электронный.( Применение этой области в списках литературы не является обязательным).

Библиографические ссылки

Библиографическая ссылка — совокупность библиографических сведений о цитируемом, рассматриваемом или упоминаемом в тексте документа другом документе. Библиографическая ссылка является частью справочного аппарата документа и служит источником библиографической информации о документах — объектах ссылки.

Ссылки составляют по ГОСТу Р 7.05–2008 «Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления»

По месту расположения в документе различают библиографические ссылки:

• внутритекстовые, помещенные в тексте документа;
• подстрочные, вынесенные из текста вниз полосы документа (в сноску);
• затекстовые, вынесенные за текст документа или его части (в выноску).

Внутритекстовые ссылки. Внутритекстовая библиографическая ссылка содержит сведения об объекте ссылки, не включенные в текст документа. Внутритекстовую ссылку заключают в круглые скобки. Например: (Экономика машиностроительного производства / Зайцев В. А. .— М.: Изд-во МГИУ, 2007). После использования ссылки, цитаты и т. п. в круглых скобках указываются лишь выходные данные и номер страницы. Например: Культура Западной Европы в эпоху Раннего и Классического Средневековья подробно рассмотрена в книге «Культурология. История мировой культуры” под ред. А. Н. Марковой (М., 1998).

Подстрочные ссылки располагаются в конце каждой страницы. В этом случае для связи с текстом используются знаки в виде звездочки или цифры. Например: В тексте: Дошедшие до нас памятники, чаще всего представлены летописными сводами*

В сноске: ____________

* Культурология. История мировой культуры. М., 1998.° C. 199. или

* Культурология. История мировой культуры.— М., 1998.— С. 199.

Повторяющиеся сведения. Если в повторяющихся библиографических записях совпадают сведения, то во 2-ой и последних записях их заменяют словами «То же”, «Там же”.

Затекстовые ссылки оформляются как перечень библиографических записей, помещенных после текста документа или его составной части. Связь библиографического списка с текстом может осуществляться по номерам записей в списке. Такие номера в тексте работы заключаются в квадратные скобки, через запятую указываются страницы, где расположена цитата. Цифры в них указывают, под каким номером следует в библиографическом списке искать нужный документ. Например:

При подготовке рекомендации использовались следующие стандарты:

q ГОСТ Р 7.0.100–2018 Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления»

q ГОСТ 7.0.12 — 2011 Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на русском языке. Общие требования и правила

q ГОСТ Р 7.05 — 2008 Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

Выдача копий и их заверение

Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями от 08.12.2003). В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.

В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.».

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства. Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу. Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания: «Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов».

Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.

Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан.

Нотариальное заверение копий документов

В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ).

Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.

Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях:

— если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке;

— если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.

В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения. Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы. Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы.

При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление. В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.

Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.

Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.

Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования, кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.

Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу. Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол.

Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.

При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.

Дубликат

Кроме понятий «подлинник», «копия», «заверенная копия» в делопроизводстве используется также понятие «дубликат документа». Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность. Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц. Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.

Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия __________».

С 1 июля 2018 начинает действовать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 взамен ГОСТ Р 6.30-2003. Установлены новые требования к копиям документов. Как заверить копию по новым правилам? Рассмотрим требования ГОСТ.

Подтверждением соответствия копии или выписки из документа его подлиннику является отметка о заверении и печать организации. (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Отметка о заверении копии

Проставляется под реквизитом «подпись» и включает:

• слово «Верно»
• наименование должности лица, заверившего копию
• его собственноручную подпись
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию)
• дату заверения копии (выписки из документа)
• надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (если копия выдается для представления в другую организацию)

Печать

Как известно, с 7 апреля 2015 ООО и АО не обязаны иметь печать. В связи с этим печать организации ставится при наличии. Если печать есть, проставление печати обязательно, так как согласно ГОСТу печать заверяет подлинность подписи должностного лица.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» — «Место печати». (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Соответственно на заверенной копии документа печать не должна перекрывать подпись лица, заверившего копию.

Как заверить копию с 1 июля 2018 по новому ГОСТ

Указанный порядок заверения копий следует применять и для всех копий кадровых документов.

Копия трудовой книжки будет выглядеть следующим образом:

Запрета на то, чтобы печать заходила на наименование должности новый ГОСТ не содержит.
Поэтому оттиск печати может заходить на наименование должности.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп:

Печать организации работодателя проставляется, не перекрывая собственноручную подпись лица, заверившего копию трудовой книжки.

Копии для налоговой

Важно учитывать, что требования нового ГОСТ являются рекомендуемыми, о чем указано в 4 абз. раздела 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Правила заверения копий для налоговой отдельно описаны в письмах Минфина и ФНС:

• Письмо ФНС России от 02.10.2012 № АС-4-2/16459 (про применение штрафов за непредставление или представление незаверенных копий документов)
• Письмо Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 «О представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе»

Требования указанных писем частично противоречат положениям нового ГОСТ.

По действующим указаниям Минфина «Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».

В то время как заверить копию по новому ГОСТу следует так, чтобы оттиск печати не заходил на подпись лица, заверившего копию.

При этом, письмо ФНС содержит отсылки к ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого с 1 июля 2018 будет применяться новый ГОСТ.

Поэтому до тех пор, пока не утверждены новые правила* заверения копий документов и их сшивов для налоговой, целесообразно руководствоваться действующими правилами из Письма Минфина и ФНС с учетом требований нового ГОСТ.

С 1 июля 2018 при заверении копий документов для налоговой следует также указать и место хранения подлинников.

*Для справки:
В настоящее время обсуждается проект новых правил заверения копии документов для налоговой.
В данном проекте отсутствует требование о проставлении печати на сшиве копий документов. Достаточным для заверения будет собственноручная подпись лица, удостоверившего подлинность документов и отметки о заверении. При этом требований о том, что в отметке о заверении должно содержаться указание места хранения оригиналов в проекте нет.

АКТУАЛЬНО

ОНЛАЙН КАССЫ:
Кто обязан применять онлайн кассу с 1 июля 2018?
Отсрочка онлайн касс до 1 июля 2019
Кто вправе не применять никакую ККТ?
Чек онлайн кассы и его обязательные реквизиты
Ответственность за неприменение онлайн кассы

читайте в статье Онлайн кассы с 1 июля 2018