Куперс

Внесены изменения в Инструкцию по делопроизводству.

В основном она приведена в соответствие с последними принятыми актами законодательства:

— Законом о нормативных правовых актах;

— Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях;

— Правилами работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций.

Кроме того, были внесены следующие изменения.

1. Скорректирован порядок хранения документов в электронном виде (далее — ДЭВ) <*>.

ДЭВ по-прежнему после их подписания подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе. При этом определено, что если в архиве организации не созданы условия для хранения ДЭВ с сохранением их целостности, то необходимо хранить идентичные по содержанию документы на бумажном носителе, оформленные и подписанные в установленном порядке.

Если создать бумажный оригинал ДЭВ невозможно, следует создать и заверить копию данного документа. В таком случае хранению в течение установленных сроков подлежит копия ДЭВ на бумажном носителе.

Если же АС ДОУ (иная информационная система организации) в течение установленных сроков хранения обеспечивает целостность ДЭВ, указанных в приложении 20 к Инструкции по делопроизводству, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется.

На заметку
Организация вправе разработать аналогичный перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения. Однако сроки хранения данных документов не должны иметь дополнительных условий выделения их к уничтожению, в том числе отметок: «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми».

При наличии идентичных по содержанию ДЭВ и документов на бумажном носителе ДЭВ хранятся до минования надобности.

2. Утверждена форма письма в электронном виде.

Данную форму необходимо соблюдать при отправке писем по электронной почте или информационным системам электронного документооборота <*>. Установлено, что в шапке документа должны быть отражены на двух языках (белорусском и русском) следующие сведения <*>:

— наименование вышестоящей организации;

— наименование организации;

— почтовый адрес;

— коммуникационные данные;

— коммерческие данные.

Кроме того, определено, что в реквизите «Адресат» обязательно необходимо указывать адрес электронной почты.

3. Уточнена форма итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

Напомним, что данная запись оформляется по окончании делопроизводственного года в конце сводной номенклатуры дел <*>. Теперь в данной записи дела следует подразделять на несколько видов:

— электронные дела;

— гибридные дела;

— информационные ресурсы <*>.

4. Дана возможность изменять формы журналов регистрации документов.

Они по-прежнему ведутся согласно приложениям 8 и 9 к Инструкции по делопроизводству. Однако теперь при необходимости данные журналы могут быть дополнены графами «Расписка в получении», «Вид документа», «Срок получения ответа» и др. <*>.

На заметку
Напомним, что, как и ранее, вести журнальную форму регистрации документов допускается только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год).

5. Скорректирован перечень копий документов, которые вправе заверять организация.

В него внесли документы, включаемые в состав личных дел <*>. Отметим, что на практике наниматели при включении в личное дело заверяли, например, копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке и др.

Вышеперечисленные изменения вступили в силу 22 марта 2019 г.

Постановление Минюста от 13.03.2019 N 39