Куперс

Многочисленные офисные здания, гостиницы и крупные учебные заведения располагают большим количеством помещений, не подлежащих опечатыванию, а закрывающихся на ключ. Для того чтобы в комнаты не проникли посторонние, все запирающие устройства в обязательном порядке должны сдаваться под охрану. Также это делается на случай болезни сотрудника, отвечающего за комплект, срабатывания сигнализации и прочих непредвиденных обстоятельств.

Существуют определенные правила хранения ключей, которые нужно знать и соблюдать каждому сотруднику. Рассмотрим их подробнее.

Офисные здания и гостиницы

Регламент хранения ключей в офисных зданиях и отелях предписывает наличие специальной ключницы со стеклянной панелью. С ее помощью можно быстро определить, сдан комплект или нет. Ответственным за сохранность лицом в гостинице выступает дежурный администратор, в офисном помещении – вахтер или охранник.

Правила хранения и выдачи ключей в гостинице практически не отличаются от офисного варианта. Процедура выдачи комплектов от отельного номера выглядит следующим образом:

1. Регистрация постояльцев.
2. Ознакомление с внутренним распорядком.
3. Оплата за первые сутки.
4. Выдача ключей.
5. Проведение гостей и доставка багажа в номер.

В офисном здании регистрироваться не нужно, достаточно предъявить пропуск. Внутренний распорядок уже знаком, оплата не требуется, но выдача запирающих приспособлений происходит под роспись и только определенному установленному лицу.

Также предусмотрены некоторые условия:

• все комплекты должны иметь бирки с номером комнаты;
• их следует оставлять на вахте или рецепции, покидая пределы здания, не забыв при этом запереть помещение;
• запрещено передавать комплект посторонним.

Инструкция по хранению ключей прописана для каждого учреждения отдельно, поскольку она составляется, исходя из индивидуальных особенностей и типа деятельности. Ответственность за ее выполнение несет дежурный администратор и руководство.

Правила и инструкции для помещений со спецоборудованием

Правила хранения и выдачи ключей от электроустановок определяются специальным распоряжением руководящего состава. Комплект, обеспечивающий доступ в определенное помещение, должен находиться на учете у ответственного лица, в роли которого может выступать один из руководителей технического персонала.

Все запирающие приспособления следует пронумеровать и хранить в специальном пенале или тубусе. Не менее важно наличие запасного комплекта, который также необходимо изготовить.

Инструкция о порядке хранения и выдачи ключей от помещений с электрооборудованием включает в себя следующие пункты:

• все двери в помещениях должны быть закрыты;
• выдача запирающих приспособлений производится под расписку лицам, имеющим право доступа по специальному распоряжению и ответственным за обеспечение безопасности работ;
• ключи должны ежедневно возвращаться под охрану в конце рабочей смены;
• каждая выдача и сдача комплектов в обязательном порядке заносится в журнал учета.

Если правила хранения и выдачи ключей от электроустановок были нарушены, и это привело к серьезным последствиям, например, повреждению оборудования, ответственность за случившееся несет лицо, допустившее нарушение. Порядок начисления и размер взыскания прописаны в дополнении к инструкции или в специальном распоряжении руководства.

При соблюдении всех правил, вероятность несанкционированного проникновения посторонних лиц в помещения сводится к минимуму. Но в случае систематических нарушений или отсутствия установленного порядка процедуры сдачи комплекта, возможность порчи оборудования значительно возрастает.

ООО «Серёга и Ко»

ПРИКАЗ

г. Москва

О порядке хранения и выдачи ключей от электроустановок.

Руководствуясь «Межотраслевыми правиами по охране труда (Правила безопасности) при эксплуатации электроустановок»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ключи от электроустановок должны быть пронумерованы, храниться в запираемом ящике:

— у оперативного персонала – рабочий комплект;

— у ответственного за электрохозяйство — запасной комплект.

2. Ключи выдавать под расписку:

— работникам имеющим право единоличного осмотра – от всех помещений.

— при допуске для работ в электроустановках по наряду-допуску – допускающему из числа оперативного (оперативно-ремонтного) персонала, ответственному руководителю и производителю работ, наблюдающему – от помещений, в которых предстоит работать.

3. Ключи подлежат возврату ежедневно по окончании осмотра или работы.

4. Выдачу и возврат ключей учитывать записью в оперативном журнале.

5. Инспектору по кадрам Михайловой О. А. ознакомить настоящим приказом под роспись ответственных лиц до 12.03.2010г.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Чтобы удостоверить факт передачи ключей от какого–либо помещения, стороны, принимающие участие в этом процессе, должны оформить особый акт.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи ключей от помещения .docСкачать образец акта приема-передачи ключей от помещения .doc

В каких ситуациях без документа не обойтись

Акт может сопровождать передачу ключей от разных объектов, которыми могут быть:

1. Квартиры во вновь построенном доме – тогда документ оформляется между юридической компанией-застройщиком и физическим лицом-собственником квартиры.
2. Если речь идет о зданиях, сооружениях и т.д., то акт формируется обычно между двумя организациями.
3. В некоторых случаях, документ может быть составлен и внутри какой-либо одной компании, например, когда передаются ключи от офиса, склада, торговой точки и т.п. от одного ответственного сотрудника другому.

Таким образом, практически всегда акт не является самостоятельным документом, а сопровождает какой-либо договор: аренды, покупки, продажи, залога и т.д. или же относится ко внутрикорпоративным бумагам, удостоверяющим передачу имущества предприятия между сотрудниками.

Для чего нужен документ

С того момента, как ключи переходят из одних рук в другие, ответственность за имущество, находящееся внутри помещения, равно как и за само помещение (здание, сооружение), несет тот, кому они были переданы.

Данный акт в основном нужен для четкого разграничения прав и обязательств по обеспечению целостности и сохранности товарно-материальных ценностей.

В случае причинения какого-либо материального урона охраняемому объекту, компенсация может быть взыскана с того, кто принял ключи по акту приема-передачи.

Кто должен подготовить акт

В формировании акта всегда участвуют две стороны. В качестве первой выступает лицо, передающее ключи, в качестве второй – принимающее их. Обычно акт составляет тот, кто ключи отдает, но, в любом случае, акт должен быть удостоверен подписями обеих сторон – только при соблюдении этого условия данный документ обретет легитимность и юридическую силу.

Общие моменты составления акта

Если вам понадобилось составить акт приема-передачи ключей, прочитайте наши рекомендации и посмотрите приведенный ниже его образец.

Сегодня нет стандартного образца акта приема-передачи ключей. Это означает, что его можно писать в произвольном виде, или, если в организации есть разработанный шаблон документа – по его форме. Главное, соблюсти несколько простых правил:

1. Акт должен иметь определенную структуру, в которую входят так называемая «шапка», основная часть и заключение.
2. Он должен в обязательном порядке включать подписи обеих сторон. При этом, если один из субъектов, участвующих в формировании акта, действует по доверенности, информацию об этом тоже нужно внести в акт, указав ее дату составления и другие идентификационные данные.
3. Если при приеме-передаче были свидетели, сведения о них надо включить в документ в следующем виде: ФИО, выписка из паспорта, адрес местожительства и подпись.

Как только акт будет подписан всеми присутствовавшими сторонами, ответственность за ключи, а также безопасность помещения, к которому они относятся, и находящиеся внутри него ценности переходит к принимающему лицу.

Заверять готовый бланк печатью строгой необходимости нет, поскольку с недавних пор требование к организациям и предприятиям об обязательном использовании штемпельных изделий для визирования бумаг отменено. Проштамповать акт надо только тогда, когда применение штампов указано в локальных нормативных документах компании.

Акт может быть сформирован на обычном листе любого удобного формата (но общепринятый – А4) или на фирменном бланке организации с оттиском реквизитов. Он может быть написан от руки или напечатан – эти факторы в определении законности документа роли не играют.

Создается акт всегда минимум в двух экземплярах. Один из них остается у лица, ранее ответственного за ее хранение ключей, второй передается новому ответственному лицу. Свидетелям, если таковые присутствовали при составлении акта, надо отдать заверенные копии.

Сколько времени хранить готовый бланк

По завершении всех формальностей, когда ключи перейдут от одной стороны к другой, информацию об акте надо внести в специальный журнал учета документации. После этого бумагу нужно передать в архив компании на хранение. Здесь он должен находиться в протяжении периода, длительность которого устанавливается либо законом, либо внутренними нормами предприятия.

Образец документа

Здесь приведен пример акта приема-передачи ключей от одной компании другой по договору аренды помещения.
Сначала указываются:

• название документа (с кратким обозначением смысла);
• номер (по необходимости);
• место (населенный пункт, в котором работает компания);
• дата составления акта.

Затем, в основной части удостоверяется факт приема-передачи ключей. Тут надо написать:

• полное наименование предприятий, участвующих в данном процессе, лиц, которые их представляют (должности, ФИО);
• причину, ставшую основанием для процедуры приема-передачи;
• название и адрес объекта, ключи от которого передаются;
• номер и дата исполняемого договора.

При необходимости в акт можно внести и другие сведения (например, о количестве ключей и их копий, их принадлежности к той или иной двери/замку, состояние объекта и т.д.). Если к акту прилагаются какие-то дополнительные бумаги, информацию об этом также нужно отразить в бланке.

В заключение под актом должны поставить свои подписи представители обеих организаций и все прочие присутствовавшие при процедуре передачи лица.

Учебное пособие

Профессия «лифтер»

Положение о порядке хранения и учета и выдачи ключей от помещений и шкафов, в которых размещено оборудование лифта, и специальных ключей для отпирания дверей шахт лифтов разрабатывается в соответствии с требованиями ПУБЭЛ.

Двери в помещение, где расположено оборудование лифтов (двери шкафов, где размещено оборудование лифтов), должны быть заперты на замок, а подходы к ним освещены и свободны.

В машинном (блочном) помещении запрещается хранить предметы, не относящиеся к эксплуатации лифта.

Категорически запрещается доступ в машинное (блочное) помещение посторонних лиц и неаттестованного персонала.

Ключи от дверей помещений (шкафов), где расположено оборудование лифтов, и специальные ключи для отпирания дверей шахт лифтов должны храниться в помещении охраны (на вахте, в кабинете и др.) на стенде (в сейфе, специальном шкафу и др.).

Ответственное лицо за хранение и учет выдачи ключей назначается приказом по предприятию.

Ключи могут выдаваться только обслуживающему лифты персоналу, допущенному приказом к самостоятельной работе на лифтах:

• лифтеру и оператору перед началом их работы на лифтах;
• электромеханику (лицу, ответственному за исправное состояние лифта);
• прорабу или мастеру специализированной организации (лицу, ответственному за организацию ремонтов и технического обслуживания лифтов);
• электромеханику аварийной службы (при предъявлении удостоверения);
• лицу, ответственному за организацию эксплуатации лифтов (пред ставителю владельца).

Лица, получившие ключи, обязаны расписаться за их получение в специальном журнале, где лица, выдавшие их, должны указать дату и время выдачи ключей. По окончании работы ключи должны быть сданы, о чем делается отметка в специальном журнале.