Куперс

УТВЕРЖДЕНО
Приказом Председателя
Арбитражного суда
Свердловской области
от 26.06.2003 N 8

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ АРБИТРАЖНОГО СУДА
СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Документы Арбитражного суда Свердловской области, имеющие историческое, экономическое, научное и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, 15лет, в соответствии с Положением об архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента РФ от 17 марта 1994г N552, и Областным законом об архивном фонде Свердловской области и архивах, принятым 7 июля 1995г, хранятся в архиве Арбитражного суда Свердловской области.

1.2. Арбитражный суд Свердловской области обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда РФ, образующихся в процессе деятельности, и в соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральной архивной службой России (Росархивом), обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся Арбитражным судом Свердловской области и за его счет.

За утрату и порчу документов Архивного фонда РФ должностные лица Арбитражного суда Свердловской области несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Арбитражном суде Свердловской области для хранения документов Архивного фонда РФ, судебных дел, дел по личному составу их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создан архив.

Руководство Арбитражного суда Свердловской области обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами согласно штатному расписанию.

1.4. Архив Арбитражного суда Свердловской области входит в состав Канцелярии суда как структурное подразделение, возглавляемое заведующим архивом.

1.5. В своей деятельности архив Арбитражного суда Свердловской области руководствуется законодательством Российской Федерации, Законодательством Свердловской области, приказами и указаниями руководства Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, нормативными и методическими документами Государственной архивной службы России, других организаций Государственной архивной службы России, приказами и распоряжениями Председателя Арбитражного суда Свердловской области и настоящим положением.

1.6. Положение об архиве Арбитражного суда Свердловской области разработано на основании Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Роскомархива от 18.08.92 N176, Положения об архиве Высшего Арбитражного Суда РФ, утвержденного приказом Высшего Арбитражного Суда РФ от 16.09.98 N35.

1.7. Архив работает по планам, утвержденным руководством Арбитражного суда Свердловской области или Канцелярии, и отчитывается перед ними в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство суда.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет Государственный архив административных органов Свердловской области.

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ В АРХИВ СУДА

2.1. Законченные делопроизводством документы Арбитражного суда Свердловской области постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы по личному составу.

2.2. Судебно-арбитражные дела Арбитражного суда Свердловской области постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу госарбитража при Свердловском облисполкоме.

2.4. Научно-справочный аппарат к документам архива.3

3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве судебных составов и структурных подразделений.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее чем через 2-3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы судебных составов и структурных подразделений, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом и Инструкцией по делопроизводству арбитражного суда Свердловской области.

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с государственными архивами Свердловской области графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Правительства Свердловской области и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение.

3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 4 года после завершения делопроизводством сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии арбитражного суда Свердловской области и экспертно- проверочной комиссии Управления архивами Правительства Свердловской области.

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов.

3.2.5. Организует периодическую (не реже 1 раза в 5 лет) проверку наличия дел в архиве.

3.2.6. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам на уровне требований, обеспечивающих его преемственность научно-справочным аппаратам государственных архивов Свердловской области.

3.2.7. Организует использование документов, а именно: информирует руководство и работников Арбитражного суда Свердловской области о составе и содержании документов архива, выдает в установленном порядке документы или копии документов в целях служебного4 и научного использования для работы в помещении архива, исполняет запросы организаций, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.8. Проводит экспертизу ценности документов в архиве, представляет на рассмотрение экспертной комиссии акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков хранения, участвует в работе экспертной комиссии Арбитражного суда Свердловской области.

3.2.9. Оказывает методическую помощь службам делопроизводства в судебных составах и структурных подразделениях Арбитражного суда Свердловской области в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел, а также подготовку дел к передаче в архив суда.

3.2.10. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации специалистов по делопроизводству арбитражного суда.

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в государственные архивы Свердловской области документы Архивного фонда РФ.

3.2.12. Ежегодно представляет в Государственный архив административных органов Свердловской области сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.13. Участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве в Арбитражном суде Свердловской области.

4. ПРАВА АРХИВА

4.1. Для выполнения своих задач и функций архив имеет право:

• контролировать выполнение установленных правил работы с документами в судебных составах и структурных подразделениях арбитражного суда,
• запрашивать у судебных составов и структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива по обеспечению выполнения всех возложенных на него задач и функций.
• требовать у судебных составов и структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ

5.1. Заведующий архивом несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач и осуществление его функций.

5.2. Обязанности и права работников архива определяются должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.

М.М. Сичкарева, аппарат правительства Пермского края, главный специалист

• Ведение дела фонда

• Акты учета документов

Согласно п. 3.5. Правил,1 в архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с названными Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно. Из новых правил исчезло определение системы учетных документов, хотя оно достаточно емкое и сформулировано доступно для понимания. Итак, Правила-2002 для системы учетных документов архива давало вот такое определение: «комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации».

Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

• книга учета поступления и выбытия дел, документов;
• список фондов;
• лист фонда;
• опись дел, документов;
• реестр описей.

В правила 2002 года, помимо перечисленных документов, входили еще и такие документы: паспорт архивохранилища, опись особо ценных дел, книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования, опись страхового фонда, лист-заверитель дела, дело фонда.

Особую значимость для учета архивных дел, на наш взгляд, представляет дело фонда. Хотя о нем в новых Правилах сказано совсем мало. Разберем состав документов дела фонда подробнее.

Дело фонда — особенный источник информации об архивных документах, который содержит сведения о приеме-передаче дел на хранение, об уничтожении дел, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния дел фонда, исторические справки к фонду, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, в общем, все те документы, которые отражают работу с архивом. Документы архивного учета необходимо формировать в дело фонда, это позволит избежать утраты этих документов. В итоге дело фонда — это единственный документ, который содержит документы, подтверждающие действия, направленные на изменение судьбы документов (прием, передача, уничтожение).

Порядок ведения дела фонда.

1. Дело фонда ведется на каждый фонд.

2. Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации.

3. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

4. Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления.

5. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись.

6. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

7. Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда.

8. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.

Как правило, дело фонда представлено актами приема-передачи дел и актами об уничтожении дел. Акты обязательно должны быть подписаны уполномоченными лицами: составителем акта, специалистом, ответственным за ведомственный архив. На акте имеется гриф утверждения руководителем с датой и оригинальной подписью. Данные документы представляют собой юридическую значимость, т. к. являются документами — основаниями для определения юридической судьбы архивных документов.

К оформлению подобных документов нельзя подходить формально. Все реквизиты документа должны быть заполнены, при необходимости можно внести дополнительные записи и примечания об особенностях документов, включенных в акт, т. к. данная информация носит длительный характер и позволяет в будущем установить обстоятельства, при которых документы были переданы на хранение или уничтожены. Например, акты о выделении документов к уничтожению содержат гриф согласования экспертной комиссией, о чем составляется соответствующий протокол, копию которого можно приложить к акту и подшить в дело фонда. Акты приема-передачи дел на архивное хранение в качестве приложения могут содержать пояснительную записку к передаваемым делам, что также немаловажно, т. к. в будущем это позволит выяснить, почему дела были сформированы так, а не иначе, или в чем особенности этих дел.

Пример 1. Акт приема-передачи дела на государственное хранение

АКТ

15.03.2016 № 1

Г. Пермь, ул. Ленина, 63

приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив

В связи с обнаружением дела № 01-108 «План экономического и социального развития организации» (фонд № 3589), найденное при проверке наличия и состояния дел, хранящихся в ведомственном архиве ООО «Проектный институт» передает, а КГБУ «Государственный архив Пермского края» принимает на государственное хранение дело за 2008 год.

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов
		План экономического и социального развития организации на 2008 год

Итого принято 1 (одна) ед. хранения.

Передачу произвели:	Прием произвели:
Ведущий специалист _______________/Е.М. Иванова/ подпись	«должность» подпись
«_____»______________2016 г.	«_____»______________2016 г.

Пример 2. Акт о выделении документов к уничтожению

ООО «Проектный институт»

УТВЕРЖДАЮ директор __________________/ О.И. Смирнов / «_____» «____________» 2016 г.

АКТ

20.05.2016 № 1

г. Пермь

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению за 2010 г.

На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2000) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда «ООО «Проектный институт» № 3589

№	Заголовок дела	Дата дела или крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи	Количество дел	Сроки хранения дела	примечание
	Переписка по основным направлениям деятельности		Оп. 1			5 лет ЭПК Ст. 12
	Документы (справки, отчеты, сведения) о складском хранении имущества, товарно-материальных ценностей		Оп. 1			5 лет Ст. 404	*проведена ревизия 12.06.2012
	Документы (информации, справки, сводки, докладные записки) по оперативной отраслевой деятельности организации		Оп. 1			5 лет ЭПК Ст. 40

Итого 3 (три) дела за 2010 год.

Описи дел постоянного хранения за 2010 год утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК КГУ «Государственный архив Пермского края» (протокол от 12.01.2010 № 8)

Ведущий специалист

_______________ Е.М. Иванова

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от 15.04.2016 № 1

Документы в количестве 3 (три) дела, весом 10 кг сданы в ООО «Пламя» на переработку по приемо-сдаточной накладной от 20.04.2016 № 12

Ведущий специалист

_______________ Е.М. Иванова

Редким, но интересным актом приема-передачи, является акт об изъятии оригинала документа из дела и передача его в судебную инстанцию. При оформлении подобного акта необходимо указать ряд реквизитов: от кого поступил запрос, его дата и номер, с какой целью изымается документ, реквизиты самого оригинала документа, отметку о лицах, которые передали и приняли документ. При изъятии документа из дела необходимо сделать его копию, заверить и приложить к ней оригинал запроса-основания, а также копию акта приема-передачи, все эти документы подшить в дело, откуда был изъят оригинал документа. Замечу, что далеко не всегда возможно выдать оригинал документа третьим лицам. Зависит это прежде всего от исторической и практической значимости документа.

Пример 3. Акт о выдаче материалов из архивного дела.

АКТ

о выдаче материалов дела № 01-39

«Переписка по вопросам работы промышленного и топливно-энергетического комплекса»

20.02.2016 № 1

г. Пермь, ул. Куйбышева, 14

Аппарат Правительства

Пермского края

614 006

Основание:

запрос от Агентства по управлению имуществом Пермского края № СЭД-Ивн31-15-118 от 20.02.2016 о предоставлении оригинала входящего документа № СЭД-01-39-170 от 18.08.2010 с целью предоставления в суд.

№ п/п	Ед. хр. №	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Количество листов	Примечание
	Том 1	Переписка по вопросам работы промышленного и топливно-энергетического комплекса Документ № СЭД-01-39-170 от 18.08.2010

Всего выдается: 2 листа (оригинала) дела.

Выдал Ведущий специалист _______________/Е.М. Иванова/ «____» __________________2016 г.

Принял Ведущий специалист _________________/А.И. Петрова/ «____» __________________2016 г.

Акт приема-передачи дел по подведомственности или по профильной принадлежности. Подобный акт составляется при структурных изменениях организации/учреждения. Например, при передаче полномочий от одного органа государственной власти другому, либо разделении одного органа государственной власти на два с переводом части сотрудников, или при создании/ликвидации подразделения/филиала коммерческой структуры. Если имеет место перевод служащих, то, соответственно, составляется акт приема-передачи лицевых счетов и личных дел по подведомственности. Определятся перечень управленческих документов, независимо от сроков их хранения подлежащих передаче в пользование либо на хранение. Если дела не завершены в делопроизводственном году (например, целевые программы, проекты), то такие документы могут быть переданы в пользование до их завершения, а затем, после их научно-технической обработки, поставлены на учет и приняты на архивное хранение.

Пример 4. Акт приема-передачи дел по подведомственности или по профильной принадлежности

УТВЕРЖДАЮ Руководитель	УТВЕРЖДАЮ Руководитель
________________/С.В. Пирогов/	__________________/П.С. Уткин/
«_____»________________20___ г М.П.	«_____»____________________20___ г М.П.

АКТ

28 03 2016 № _______1_______

Место составления

Приема-передачи документов на хранение в ведомственный архив

организации

<Организация А> передает, а <Организация Б> принимает на хранение дело за 20__ год, переданное для работы в <Организацию С>.

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов

Итого принято 1 (одна) ед. хранения.

Передачу произвели:	Прием произвели:
	Ведущий специалист _______________/Е.М. Иванова/
	«_____»______________2016 г.

Акт проверки наличия и состояния дел фонда составляется при смене лица, ответственного за архив, при переезде, при ликвидации или реорганизации, а также 1 раз в 5 лет. В документе фиксируется информация о количественном и качественном составе документов фонда. Чаще всего акт проверки наличия и состояния дел фонда не составляется. Причин тому может быть несколько: некомпетентность сотрудников, слабое руководство, несоблюдение порядка создания ликвидационных комиссий и пр.

Пример 5. Акт проверки наличия и состояния дел фонда.

АКТ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ ФОНДА

<Организация А>

ФОНД № ____

АКТ № 1

дата

адрес нахождения архива

Фонд ___

Основание: смена лица, ответственного за архив

Проверка проводилась с 21 июня по 30 июня 2010 г.

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям

в том числе по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения:

1. Всего не оказалось в наличии ноль дел, в том числе по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения ноль дел

2. Имеют литерные номера:

• Неучтенные в итоговых записях описей ноль дел,

• Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ноль дел.

1. Пропущено номеров:

   • Неучтенные в итоговых записях описей ноль дел,

   • Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ноль дел.

2. Неправильно подложенных дел, относящихся к другим фондам, ноль дел.

3. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)

1. Имеет не включённых в описи дел:

• По личному составу: пятьдесят два дела

• По лицевым счетам: сорок восемь

• Постоянного срока хранения: сто девяносто девять дел

• По личным делам: ноль

1. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии:

• По личному составу: сто шестьдесят семь дел

• По лицевым счетам: девяносто семь дел

• Постоянного срока хранения: сто девяносто девять дел

• По личным делам: двести тринадцать

из них:

• требующих дезинфекции 0 дел,

• требующих дезинсекции 0 дел,

• требующих реставрации 0 дел,

• требующих переплета и подшивки 0 дел,

• требующих восстановления затухающих текстов 0 дел,

• неисправимо поврежденных 0 дел,

• требующих технической обработки 0 дел,

• выдано во временное пользование 0 дел.

1. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

1. В ходе осмотра помещения архива были выявлены нарушения режима хранения документов: установлена повышенная влажность воздуха – 73 % (при норме 50-55%); отсутствует отопительная и вентиляционная системы, что затрудняет воздухообмен в помещении без окон. Также заметно длительное отсутствие влажной уборки (на полу и полках пыль).

2. В ходе осмотра помещения архива и дел были выявлены нарушения в размещении документов в хранилище: не систематизированы и не разложены по коробкам дела постоянного срока хранения за 2005, 2006, 2007 гг.; дела по лицевым счетам работников хозяйственной службы с 1991 по 2004 гг.; дела по личному составу за 2006, 2007 гг.

3. Наличие стихийно расположенной бухгалтерской документации.

1. Также выявлено отсутствие реестра описей; описей дел по личному составу за 2006 (19 дел), 2007 (23 дела) гг.; описи дел постоянного срока хранения за 2006 (95 дел), 2007 (95 дел), за 2005 год (9 дел), описи дел по лицевым счетам работников хозяйственной службы с 1991 по 2004 гг. (48 дел).

1. Обнаружены дела по личному составу с 1994 по 1998 гг., прошитые, но не включенные в опись дела не имеют индексов. Также обнаружено одно дело по личному составу за 1988 год – приказы горисполкома.

Проверку провели:

Ведущий специалист Е.М. Иванова

Руководитель секретариат Н.И. Седова

Также в дело фонда могут быть включены акты: акт возврата документов собственнику, акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, акт о неисправимых повреждениях документов.

Исторические справки к фондам раскрывают особенности государственного устройства, которые влияют на состав документов фонда (например, структура органа власти), т. е. внешние проявления общественной жизни: реформы, социальные явления и пр. Данный документ необходим для установления исторической действительности, фактов, которые сформировали особенности комплектования фонда. Исторические справки носят описательный характер, могут содержать указания на нормативно-распорядительные документы по вопросам архивного дела, об изменениях в структуре органа, о реорганизации или ликвидации и др.

Итак, документы архивного учета — это связующее звено между архивным документом как материальным носителем информации и конкретными действиями, направленными на его создание, учет, хранение и использование.

Приложение 1. Титульный лист дела фонда

ООО «Проектный институт»

Дело № 01-34

ДЕЛО ФОНДА

(Исторические справки и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и др. документы, отражающие работу с фондом)

Начато: 01.01.2012

Окончено: 31.12.2012

На 80 листах

Хранить: постоянно

Ст. 246

Приложение 2. Внутренняя опись на документы дела фонда

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

Документов ед. хр. №______________________

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов ед. хр.	Примечание
			Акт № 1 О приеме-передаче об изменении административно-территориального деления
			Акт № 1/1 приема-передачи карточек паспортов сельских и поселковых Советов народных депутатов области и фотодокументов
			Акт приема-передачи дел
			Акт приема-передачи дел на временное хранение до составления сводной описи дел постоянного срока хранения на 2000 год сектора актов губернатора области общего отдела аппарата администрации области в архив аппарата администрации
			Акт приема-передачи дел на временное до истечения срока хранения канцелярии общего отдела аппарата администрации области за 2001 год в архив администрации области

Итого 5 (пять) документов.

Количество листов внутренней описи 1 (один)

Ведущий специалист Е.М. Иванова

1 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).