Куперс

Многие компании, работающие в сфере грузоперевозок, или активно пользующиеся собственным автопарком, сталкиваются с большими топливными расходами. Снизить их, оптимизировать их и обеспечить полный контроль позволяет использование топливных карт. Плюсы такого решения очевидны, так как подобные льготные предложения от сетей АЗС и сторонних процессинговых операторов дают возможность снизить расходы на горюче-смазочные материалы, минимизировать вероятность воровства топлива со стороны водителей, а также упрощают бухгалтерию. Но сложности остаются. В основном они связаны с разрывом по срокам между фактической заправкой (приобретением бензина или дизтоплива) и поступлением отчетных документов от поставщика ГСМ и иных сопутствующих услуг (если таковые предусмотрены).

Особенности использования топливной карты

Карта на ГСМ в отличие от аналогичного банковского инструмента (дебетового или кредитового) не является платежным средством, а представляет собой технический инструмент для сбора и оформления строгой отчетности предприятия по топливным расходам. Существует несколько основных типов карточек с различными способами учета и расхода топлива:

• Лимитированные. Имеет определенный лимит по топливу, который прописан в договоре. Держатель или его представитель может заправляться в течение лимитированного срока на определенное количество ГСМ. Например, не более 20 литров в сутки. По истечению срока лимит возобновляется.
• Нелимитированные. Не имеют ограничения на литраж топлива в рамках общего внесенного количества ГСМ. Владелец или его представитель могут заправляться в любое время без каких-то ограничений – главное, не превышать общее количество литров на топливной карте.
• Литровые. Здесь лимит устанавливается в литрах определенного вида топлива – без учета от его фактической рыночной стоимости на сегодняшний день (момент покупки/забора).
• Денежные. Расход определяется в зависимости от денежной суммы, находящейся на счету. В случае достижения нулевого баланса или иной установленной суммы, пользовании инструментом блокируется до последующего пополнения.

Выбор конкретной топливной карты и ее возможностей полностью в руках владельца или руководителя предприятия.

В зависимости от типа и вида инструмента учет топливных карт осуществляется по-разному и требует обязательного знания определенных нюансов.

Приобретение и оформление топливной карты

Для покупки и подписания договора можно обратиться в офис сети АЗС или процессинговой компании, которая предоставляет топливную карту. Некоторые организации делают это бесплатно, но предусматривают договором штрафные санкции за досрочное прекращение соглашения. Обычно заключается классический договор поставки, но с некоторыми нюансами. Топливо будет предоставляться компании клиента путем выборки его на автозаправочных станциях поставщика. Днем поставки и моментом перехода прав на ГСМ от поставщика к клиенту считается момент заправки. При этом стоимость топливной карты и иные платежи от клиента (например, за горючее, если предусматривается авансовый платеж, а не последующее пополнение счета) расцениваются как предоплата за услуги и ГСМ.

В зависимости от того, на каких условиях оформляется договор, в бухгалтерии он может быть оформлен по-разному:

• Приобретение с условием возврата. Топливная карта при этом передается клиенту под залог и остается собственностью эмиттера – компании, выпустившей ее. Поэтому учитывать расход следует отдельно от собственного имущества компании. В случае прекращения соглашения или досрочного разрыва договора карточка возвращается оператору или АЗС, а бывший держатель получает обратно ее залоговую стоимость.
• Приобретение за фиксированную плату. В таком случае потраченные деньги за вычетом 20% НДС списываются на затраты предприятия. Стоимость топливной карты лучше учитывать не на балансовых счетах, а сумму НДС отразить в отчетности отдельным пунктом.

Также необходимо осуществлять налоговый контроль этих приобретений, кроме случаев, когда соглашение предоставляется эмиттером безвозмездно или под залог, ведь компания-держатель в этом случае фактически не получает никакой экономической выгоды. При покупке карточки ее налоговый контроль производится вместе с другими затратами.

Работа с картами

Обычно топливные карты выдаются и закрепляются за водителями или руководителями. Но по закону они также при этом не получают какой-то экономической выгоды (денег). Поэтому бухгалтерский учет здесь также не осуществляется.

В качестве альтернативы и для контроля рекомендуется завести журнал учета с информацией о пользователе. Карточку при этом он может получать с началом смены и сдавать по ее окончании. Также можно предусмотреть другой порядок пользования – в зависимости от финансовой политики предприятия и характера учета расходов на горючее.

Бухучет расходов на топливо

Отслеживание любых топливных операций возлагается на эмиттера карты. При этом держатель, руководитель компании или непосредственный пользователь может получать полную информацию с выпиской за оговоренный в договоре отчетный период. Параллельно этому обычно ведется контроль в соответствии с информацией пользователя (водителя), взятой из путевых листов и чеков с АЗС.

По окончанию отчетного периода (обычно, в конце месяца) компания, выпустившая топливную карту, представляет клиенту отчетные документы:

• Счет-фактуру.
• Акт приема-передачи с указанием наименования и объема фактически забранного топлива.
• Полный отчет по операциям – поступление денежных средств и заправки топливом.

В качестве контрольного документа (а также при наличии расхождений в расчетах) сторонами может быть составлен акт сверки по топливным расходам.

Расходы на топливо по топливным картам относятся к обычным расходам предприятия, а потому могут учитываться для уменьшения базы налогообложения, если это предусмотрено выбранной налоговой системой. Для этого владелец предприятия должен предоставить в налоговые органы соответствующие документы:

• Обоснование затрат в пределах существующих норм и рыночных цен на ГСМ.
• Подтверждение затрат на бензин и дизельное топливо.
• Доказательства приобретения ГСМ для предприятия с целью получения им прибыли.

Любые затраты сверх установленных норм расхода ГСМ также учитываются, но не принимаются в налоговый расчет и не могут учитываться для снижения базы налогообложения.

Рекомендации по учету топлива при работе с топливными картами

Существует ряд нюансов и полезных рекомендаций, которые облегчат подсчет расхода ГСМ и затрат на топливо в бухгалтерской сфере. Поэтому перед началом работ с топливным картам необходимо позаботиться о следующих аспектах:

• Стоимость карты должна учитываться на забалансовых счетах предприятия, а бухгалтеру необходимо открывать отдельный счет и субсчет для учета отдельно ГСМ и карточки.
• На предприятии должна быть Учетная политика с указанием информации о порядке постановки карточки на баланс, методике учета расходов на заготовку и хранение ГСМ, наименовании и местоположении складов хранения, стоимости прихода и списания топлива и т.д.
• В Учетной политике должны быть указаны нормы расхода ГСМ и метод расчета затрат и налогов. Нормы расхода топлива должны соответствовать нормативным документам Минтранса.
• Полностью обдумать и утвердить документооборот, например, бланк путевого листа и другие необходимые для контроля и отчета документы.
• Рекомендуется осуществлять контроль и составлять отчеты о расходовании горюче-смазочных материалов сверх установленной соответствующим приказом на предприятии нормы.
• Необходимо оформить и вести журнал учета, где будет отслеживаться поступление, списание, движение, передача и другие действия по карточкам.
• Рекомендуется проводить ежемесячную проверку расходов на предмет соответствия отчета поставщика и внутреннего документооборота.

Таким образом, работа с топливными картами должна быть тщательно подготовлена и организована. Только в этом случае можно гарантировать отсутствие ошибок и неточностей, которые могут стать проблемой при составлении финансовой отчетности предприятия и уплате налогов.

С другой стороны, работа с карточками на топливо позволяет существенно упростить бухучет на предприятии, так как дает возможность полностью отказаться от использования наличных средств в этой сфере. В свою очередь это положительно сказывается на расходах организации, ее налоговых затратах, потерях на нечистоплотности и мошеннических действиях водителей. Кроме того, при правильной организации работы и контроля, карты на ГСМ – это упрощение бух.учета и возможность снизить соответствующую статью расходов.

Топливная карта — друг бизнеса

В этой статье речь пойдёт об удобном способе безналичной оплаты и проверенном инструменте для контроля над расходами на ГСМ. Обязательно к прочтению для тех, у кого свой бизнес, связанный с перевозками (курьерские службы, грузоперевозки, такси и пр.).

Топливные карты появились в США в двадцатых годах прошлого века. Они давали возможность держателям заправлять автомобили в кредит. Их начали выпускать нефтяные компании, которые имели свои сети АЗС. В наши дни они либо принадлежат отдельным сетям АЗС, либо выпускаются сторонними сервисными компаниями.

Топливная карта «ЕДИНАЯ»: как это работает

Итак, такие карты представляют собой пластиковый носитель с чипом, который содержит информацию о держателе (фамилия, имя), лимите топлива, который можно приобрести (в рублях или литрах), и типе доступного горюче-смазочного материала. Компания заказывает их выпуск для своих сотрудников (кстати, это бесплатно) и далее получает доступ ко всем транзакциям, связанным с АЗС: где, кто, когда и на какую сумму заправил транспортное средство.
Самой известной компанией, выпускающей топливные карты для юридических лиц в России и на территории СНГ, является «МАСТЕРС». Она была основана в 2005 году. Среди клиентов — крупные федеральные государственные предприятия: ФГУП «Почта России», ФСИН России. Сеть обслуживаемых АЗС включает более 13 000 станций проверенных брендов: «Лукойл», «Газпром», «Роснефть» и пр. Да-да, с единой топливной картой не грозит перепробег в поисках АЗС определённой компании — здесь десятки лучших сетей АЗС в одной карте. Ещё один плюс — серьёзная экономия места в холдере для карт. 🙂
Вот список остальных преимуществ:

существенная экономия средств при покупке топлива (до 30%);

абсолютно прозрачные условия (Плата за транзакции и скрытые платежи? Нет, спасибо!);

безналичный расчёт, что исключает перерасход и нецелевое использование средств, возможные махинации;

целый набор полезных сервисов (АЗС локатор с маршрутами и актуальными ценами на топливо, круглосуточная оперативная служба поддержки, SMS-уведомления, личный кабинет и мобильное приложение);

возможность моментально заблокировать карту через личный кабинет и службу поддержки в случае потери или кражи;

помощь профессионалов в оптимизации расходов на топливо, подробная аналитика.

Почему покупать бензин по топливным картам «ЕДИНАЯ» так выгодно?

Выгода складывается из двух пунктов. Во-первых, перечисленные преимущества (отсутствие перепробега, жёсткий контроль расходов), по оценкам специалистов, помогают экономить до 12% на стоимости топлива.

Во-вторых, «МАСТЕРС» ежемесячно предоставляет развёрнутые отчёты по топливным расходам вашей компании. Это здорово упрощает бухгалтерскую и налоговую отчётность. Дело в том, что в счёт-фактурах стоимость топлива указана с учётом НДС. Получается, что можно вычесть этот налог из финальной суммы с налогооблагаемой базы — 20%.

Таким образом, топливные карты АЗС помогают хорошо сэкономить и держать расходы под контролем.

Компания ППР предлагает удобный и безопасный способ оплаты горюче-смазочных материалов для корпоративных клиентов посредством топливных карт. Это дает возможность вести точный учет ГСМ, исключить несанкционированной заправки топлива.

Топливная карта представляет собой современную систему расчетов на АЗС за приобретенное топливо. Покупка бензина осуществляется безналичным способом. В основе топливных карт лежит такая же технология, как и в банковской системе, только расчет ведется не в денежном эквиваленте, а в литрах горючего.

Учет топлива: преимущества топливных карт

Топливные карты – это очень удобный вид расчета как для крупных предприятий, так и для частных пользователей. Физические лица могут расплатиться за горючее и получить кэшбек или бонусы. Отпадает необходимость носить с собой наличные. Им важно иметь дополнительную скидку или бонусы на следующую заправку, бензин получается со скидкой, но это зависит от АЗС и вида карточки.

Гораздо очевиднее преимущества для юридических лиц:

• позволяют полностью контролировать расчеты за приобретенное количество бензина. Сделать это можно в онлайн-кабинете. Каждый руководитель сможет просчитать, сколько водитель тратит топлива.
• удобная система оплаты. Можно заправиться по топливным картам на любой АЗС страны тем горючим, которое необходимо. Больше нет опасений потери наличных. Современная система полностью решает проблемы с заправкой.
• экономически выгодно. Покупка карт на топливо позволяет возвращать НДС и тем самым сократить расход собственных средств на заправку автотранспорта компании.
• включение стоимости топлива в расчет себестоимости.
• экономия средств за счет бонусов и скидок. Этот момент на сегодня также является важным, ведь при сложной экономической ситуации в стране каждая копейка на счету.
• >полная информационная поддержка персонального менеджера, помощь в оформлении топливных карт. Ни одна компания не останется без внимания. Профессиональный подход работников позволит быстро и на выгодных условиях подписать договор и получить карточки.

Но самое главное, это осуществлять полный контроль, как используется бензин работниками предприятия. Отчет можно получать в личном кабинете, такая документация будет иметь информацию, кто, где и сколько заправился. При использовании топливных карт водителю не так легко будет скрыть перерасход ГСМ.

Доступная схема приобретения топливных карт

Для приобретения топливных карт, первым делом подписывают договор, в котором будут указаны все моменты сотрудничества. После получения, организация зачисляет на нее средства, позволяющие приобретать топливо. Но на саму карту заходят не деньги, а литры. Также многие корпорации используют два вида карт, один из которых – это виртуальный склад топлива, на котором хранится все топливо предприятия. Другой вид – это персональные продукты. По необходимости управляющий основным складом перечисляет на второстепенную карту требуемое количество бензина определенного вида. Все просто и доступно, ведь система разработана специально для удовлетворения потребительских целей предприятия.

Талоны или карты для заправки автомобиля

Талоны широко используются уже много десятилетий. Но стоить заметить, что правового статуса они не имеют. Использование талонов как способа расчета на заправочной станции не имеет законодательной базы. По своим возможностям талоны на топливо и не могут считаться средством оплаты, ведь на счет АЗС сначала перечисляется предоплата, а потом на эти деньги приобретаются талоны. Талон является простым документом, подтверждающий право на предварительно оплаченное топливо, которое хранится на АЗС.

Для покупки бензина посредством талонов компания заключает прямое соглашение о таком сотрудничестве, в котором указывает вид топлива, его стоимость и количество, а также прилагает перечень тех заправочных станций, где можно заправиться по талонам.

Талоны выдаются водителю, и он самостоятельно их отоваривает. Как показывает практика, это не обеспечивает надлежащий контроль за расходом топлива. Они существенно ограничены в возможностях приобретения, чего не скажешь о топливных картах, которые на сегодня являются лучшим вариантом удобной заправки, высокоточного контроля за расходованием ГСМ.

Бухгалтерский учет топливных карт

Представляя собой пластиковую карточку, этот вид является информационным носителем о количестве топлива. Также она может программироваться на определенную сумму денег, которые можно потратить за указанное время. Использование и учет бензина по топливным картам осуществляются на законных основаниях, не противоречит действующему законодательству. Это говорится в письме Государственного департамента автотранспорта.

Топливные карты следует хранить в бухгалтерии и выдавать согласно приказу руководителя. Основная же топлиная карта, так называемый топливный склад, никому не выдается. Это собственность предприятия. С нее дистанционным методом перебрасываются средства на покупку бензина. Они зачисляются на персональную карту в виде литров. В случае использования одним и тем же лицом ее можно закрепить за ним, прописав это в приказе.

Движение карточек на предприятии обычно фиксируют в специальной таблице (журнале). Он может быть составлен в произвольной форме. Как правило, указывают номер карты, дату выдачи, фамилию водителя, за которым она закреплена. А так же остаток бензина на момент использования, дату возврата и остаток топлива в момент сдачи информационного носителя. Но разработать журнал выдачи каждое предприятие может самостоятельно. Указав именно те данные, которые необходимы ему для учета. Простой учет топлива обеспечивает востребованность на предприятии.

В момент приобретения водитель получает два чека и возвращает их в бухгалтерию предприятия. В конце недели или месяца по запросу компании предоставляется расшифровка, где видно, как покупался бензин по карте. Предприятие при таком подходе имеет все возможности вести точный график затрат.

В бухгалтерском учете этот вид носителя может отображаться в зависимости от того, является ли она собственностью компании или нет. При таком виде договора топливную карту отображают как малоценный предмет.

Если карта не является собственностью компании, а остается во владении АЗС, то она в бухгалтерском учете не отображается. За нее поставщик получает залоговую стоимость, которая возвращается по истечении срока договора. Эти моменты должны быть указаны в соглашении, которое заключается между компанией-потребителем и АЗС. Само же топливо в бухгалтерском учете показывается так же, как и горючее, приобретенное по талонам. Расходы на топливо отражаются в составе «Материальные затраты». Ведется количественно-суммовой бухгалтерский учет ГСМ. Не учитывая первоначальную стоимость ГСМ и НДС, бухгалтер приходует расходованное топливо по количеству, маркам и стоимости.

Виды карт

Топливные карты в первую очередь различаются по виду самого топлива, то есть они выдаются под конкретное горючее. Такая карта имеет узкое направление, так как заправиться по ней можно только тем топливом, которому она соответствует. Такой подход позволяет осуществлять полный контроль над заправкой, ведь водитель сможет приобрести только то горючее, которое необходимо рабочему автомобилю.

Также топливные карты могут различаться по региону действия:

• межрегиональные. Позволяют осуществлять заправку на любых АЗС, которые поддерживают современную оплату топлива. Как правило, это все заправочные станции страны. Водитель сможет купить бензин на любой АЗС, где бы он ни находился. Такой подход удобен для работников, которые по роду деятельности колесят дорогами страны. Им просто необходимо быстро заправиться в удобном для них месте;
• региональные. Такие топливные карты позволяют заправиться лишь в определенном регионе. Они предназначены для водителей, которые обеспечивают жизнедеятельность организации и по роду своей работы не осуществляют дальних переездов.

Современный подход в учете топлива осуществляют именно карты на топливо. На сегодня они являются лучшим средством контроля, как используется бензин. Они позволяют не только экономить расходы. Это сегодня является важным для любого предприятия. Осуществляется точный контроль над процессом заправки. Подход позволяет проводить заправку автомобиля дистанционным методом. На карту перечисляются уже литры конкретного топлива.

Защита пин-кодом такая же как и у обычной карты, что помогает обезопасить расходование топлива для непроизводственных целей. В случае утери осуществляется блокировка информации.

Учитывая все преимущества этого способа приобретения топлива, можно с уверенностью заявить, что топливная карточка является самым выигрышным способом во всех аспектах. Предоставление постоянных скидок и бонусов на приобретение ГСМ способствует накоплению дополнительных литров. Естественно, это не так важно, когда масштабы предприятия небольшие. Но вот для тех организаций, которые имеют солидный работающий автопарк, такой подход жизненно важен, ведь он помогает существенно сэкономить средства на приобретении ГСМ.

Пройдет совсем немного времени, и талоны на топливо канут в лету. Технологичные и продвинутые компании уже сегодня высоко оценили использование топливных карт при ведении своей деятельности, полностью отказавшись от талонов. Ведь топливные карты – это просто, удобно и доступно.