Куперс

06.12.2017

Компания, не получившая от своего бывшего руководителя документы, связанные с ее деятельностью, вправе не только потребовать их передачи, но и взыскать в судебном порядке судебный штраф за просрочку такой передачи по день фактического исполнения. Такая возможность является действенным инструментом к понуждению экс-руководителей к возврату документов в компанию.

Смена директора и передача документов новому руководителю

В процессе деятельности любой компании образуется значимый объем документации, как обязательной в силу требований закона, так и не обязательной.

По общему правилу обеспечить наличие и хранение обязательных в силу закона документов должен исполнительный орган компании (далее – «директор»), поскольку именно он в силу закона осуществляет руководство текущей деятельностью юридического лица, а без таких документов невозможно осуществлять свои полномочия. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации.

Отдельно следует отметить, что, например, ведение и хранение бухгалтерской документации директор может передать главному бухгалтеру компании, впрочем, оставаясь при этом ответственным за организацию ведения бухгалтерского учета и хранение бухгалтерских документов.

Таким образом, если директор не осуществляет непосредственного хранения бухгалтерской документации, а только организует ее хранение, то испрашивать такую документацию у директора можно только в случае, если непосредственно на него была возложена обязанность по хранению бухгалтерской документации.

Для осуществления своих полномочий директор имеет доступ ко всей документации, связанной с деятельностью компании, и как его исполнительный орган отвечает за сохранность документов.

Руководитель при осуществлении им прав и исполнении обязанностей должен действовать в интересах компании добросовестно и разумно. Данное правило распространяется и на момент прекращения полномочий руководителя, ведь юридическому лицу (и, соответственно, новому директору) для продолжения нормального функционирования объективно необходимы документы, находящиеся у теперь уже бывшего руководителя.

Какие документы директор должен хранить и сколько

Компания (в лице директора) обязана обеспечить хранение:

• документов, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Например, общество с ограниченной ответственностью обязано бессрочно с момента своего создания вести список участников общества, а первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность -минимум 5 лет;
• документов, предусмотренных уставом компании;
• документов, предусмотренные внутренними документами компании, решениями общего собрания участников (акционеров), совета директоров (наблюдательного совета) компании и ее исполнительных органов.

А утеря обязательных документов или их порча влечет для директора обязанность по их восстановлению.

Спорным оставался вопрос о периоде времени, за который могут быть истребованы документы у бывшего директора.

Неоднократно суды ограничивали максимально возможный период пятью годами, обосновывая свои решения тем, что именно такой срок определен законом для хранения первичных учетных документов и бухгалтерской отчетности. В качестве дополнительного довода звучало и отсутствие возможных в таком случае налоговых претензий по документам старше такого срока, и отсутствие ценности для общества по причине истечения сроков их хранения.

Однако высшая судебная инстанция страны – Верховный суд РФ – определила, что общество обязано хранить документы, связанные с его деятельностью, за весь период осуществления такой деятельности, и принимать меры к возврату или восстановлению (при наличии такой возможности) отсутствующих документов.

Внутренними регламентами компании могут быть предусмотрены сроки хранения и процедура уничтожения документов компании, если законодательством императивно не предусмотрен больший срок хранения для данного вида документов. Такие внутренние положения в компании утверждаются соответствующим органом управления. Как правило, это обще собрание участников (акционеров) либо совет директоров.

Истребования документов у бывшего директора и их передача

После прекращения своих полномочий теперь уже бывший директор обязан передать вновь избранному руководителю компании имеющуюся у него документацию компании. Если этого не происходит, то следует направить ему письменное требование о предоставлении документов.

При этом новый руководитель не должен доказывать наличие у бывшего директора тех истребуемых документов, которые компания обязана иметь и хранить в силу требований закона. Данный вывод подтверждается судебной практикой.

В отношении же остальных документов будет действовать иное правило – новый руководитель должен будет доказать, что запрошенные им документы, во-первых, существовали и, во-вторых, находились у бывшего директора в период исполнения им своих полномочий либо передавались ему. Например, акт приема-передачи электронных ключей от банковского счета (новый директор может получить копию такого документа в обслуживающем банке), электронные базы данных (аналогичный документ от контрагента), выписки движения средств по банковским счетам и т.п.

Факт передачи документов от бывшего директора новому руководителю желательно зафиксировать письменно (актом либо иным аналогичным документом). А наиболее значимые документы во избежание последующих разночтений и споров желательно описать как по основному содержанию, так и по количеству листов. Если же запрашиваемые документы находятся у третьих лиц и об этом имеются соответствующие доказательства, то обязать бывшего директора их вернуть будет невозможно (например, документы находятся у следственных органов после выемки, о чем имеются соответствующие процессуальные документы; либо документы находятся в организации, с которой у компании заключен договор на ведение бухгалтерского учета, и они ей переданы по акту). Новый руководитель будет требовать документы уже от этих лиц.

Бывший директор документы не передал. Ответные действия компании.

В случае, когда бывший директор проигнорировал требование нового руководителя общества о передаче документации общества, получать документы придется с помощью судебного решения.

В суде бывший директор должен будет:

• Либо представить доказательства передачи документации новому руководителю компании (либо доказательства попытки их передачи и отказа нового руководителя от их принятия);
• Либо доказательства и правовые основания, в силу которых документы были утеряны или уничтожены, переданы на хранение, либо выбыли из его владения помимо его воли (например, в результате выемки уполномоченными органами власти).

В противном случае будет действовать презумпция вины бывшего директора. И суды прямо указывают, что при отказе директора от дачи пояснений или их явной неполноты, он не может быть освобожден от обязанности доказывания.

Штраф за непередачу документов.

Судебные споры по делам об истребовании документов у бывших руководителей юридических лиц относятся к корпоративным спорам и рассматриваются арбитражными судами.

Законом не предусмотрен порядок и сроки передачи документов бывшим директором новому. При таких обстоятельствах суды идут по аналогии и берут в расчет срок, установленный законом для самой компании как срок предоставления документов и информацию о деятельности компании по требованию ее участника (акционера). К примеру, для обществ с ограниченной ответственностью это 5 рабочих дней, для акционерных обществ – 7 рабочих дней.

Чтобы понудить ответчика по делу (бывшего директора) к своевременному исполнению решения суда, компания-истец вправе одновременно с заявлением об истребовании документов просить суд установить для бывшего директора денежный штраф за неисполнение в срок судебного решения о передаче документов, указав конкретную сумму в самом иске.

Конкретный размер судебной неустойки определяется судом на основе принципов справедливости, соразмерности нарушения и негативных последствий от такого нарушения, а также недопустимости извлечения выгоды из незаконного или недобросовестного поведения недобросовестного ответчика.

Иными словами, в результате присуждения такого штрафа исполнение судебного решения должно оказаться для бывшего директора более выгодным, чем неисполнение решения суда.

Заявление о взыскании судебной неустойки может быть рассмотрено как в ходе основного дела, так и уже после вынесения решения суда, если ответчик его не исполняет (однако, в последнем случае неустойка не будет начисляться за период, предшествующий подаче такого заявления). При этом уплата судебной неустойки не прекращает основного обязательства по передаче документации компании.

Варианты судебной неустойки могут быть различными и определяются самой компанией-истцом при подаче соответствующего заявления в суд. Это и твердая денежная сумма, взыскиваемая единовременно (штраф), и неустойка, взыскиваемая за определенный период (например, день, неделя, месяц, квартал и т.п.). Однако более эффективным представляется использование прогрессивной шкалы с увеличением суммы в каждый последующий период неисполнения бывшим директором-ответчиком судебного решения (например, за первую неделю неисполнения судебного решения — одна сумма, за вторую неделю неисполнения — сумма в большем размере и т.д.).

Судебная практика еще не выработала сколь-нибудь значимые принципы определения размера такого штрафа. В ряде случаев присужденная неустойка явно недостаточна для стимулирования бывшего директора к немедленному исполнению решения (например, 100 рублей за каждый день просрочки, но не более 50 000 рублей). Но это, скорее, следствие как новизны самой нормы о судебной неустойке, так и обстоятельств конкретного дела. Ведь уже имеются и другие решения, в которых суд присуждает размер неустойки, проигнорировать которую уже явно сложно (например, 100 тысяч рублей за первую неделю просрочки, 200 тысяч рублей за вторую и так далее по 100 тысяч рублей сверх предыдущей суммы за каждую последующую неделю).

Что это значит для бизнеса?

Компания и ее участники (акционеры) имеют действенный юридический механизм влияния на бывших директоров и иных членов органов управления при удержании ими значимой для компании документации;
Данный механизм имеет законодательное обоснование, подтвержден судебным опытом и может быть использован на практике.

Помощь консультанта:

Специалисты юридической фирмы «Клифф» готовы:

• Предоставить дополнительную информацию и консультации по вопросам взаимодействия с органами управления обществами, включая бывших директоров;
• Разработать внутренние процедуры и документы, связанные с оборотом корпоративной и иной важной документации компании;
• Представить интересы клиента в переговорах либо в суде в деле об истребовании документации от бывших руководителей компании.

Для получения дополнительной информации обращайтесь к специалистам Корпоративной практики.

В настоящей статье мы рассматриваем две самых распространенных формы коммерческих организаций – общество с ограниченной ответственность и акционерное общество.

Исполнительным органом юридического может быть как единоличный исполнительный орган, так и коллегиальный исполнительный орган, либо управляющий (п.1 ст.42 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Абз.2 п.1 ст. 31.1 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» либо с 01.07.2009, если общество создано до этой даты (дата введения в действие главы III.1 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», который предусмотрена обязанность по ведению списка участников).

Помимо перечисленных выше случаев, например, Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

Норма введена в 2015 году.

Постановление Арбитражного суда Московского округа от 12.03.2015 № Ф05-11278/2012 по делу № А41-20499/11. Впрочем, отметим, что данное решение вынесено по иной категории дел (не за непредоставление документов бывшим директором).

Об авторе:

Владимир Данилевский,
Старший юрист корпоративной практики

Центральный районный суд г. Новосибирска (Новосибирская область) — Административное 54RS0№-82
Дело №
Поступило в суд 22.01.2020

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
по делу об административном правонарушении
28 февраля 2020 года
Судья Центрального районного суда Стебихова М.В.,
При секретаре Копцевой Д.Е.,
рассмотрев дело об административном правонарушении, предусмотренном ст. 17.7 Кодекса РФ об административных правонарушениях в отношении ООО Микрокредитная компания «Агора», ИНН 5210001698, ОГРН 1145254000693, адрес: 630112, , эт. 18, оф.5,
установил:
Согласно протоколу по делу об административном правонарушении №-АП от ДД.ММ.ГГГГ, составленного начальником отдела правового обеспечения и работы с обращениями граждан УФССП по Удмуртской Республике, ООО Микрокредитная компания «Агора», в нарушение требований ст. 26.10 КоАП РФ в срок до 23 час. 59 мин. ДД.ММ.ГГГГ не представило в УФССП России по истребуемые сведения для разрешения дела об административном правонарушении, возбужденного определением от ДД.ММ.ГГГГ №-АР, чем совершил административное правонарушение, ответственность за которое предусмотрена ст. 17.7 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Представитель ООО Микрокредитная компания «Агора» К. А.С., действующая на основании доверенности, вину в совершении административного правонарушения признала, дала пояснения, данные в письменном отзыве, просила применить ст. 2.9 Кодекса РФ об административных правонарушениях, либо заменить наказание на предупреждение в соответствии со ст. 4.1.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Выслушав пояснения, исследовав письменные доказательства по делу, судья приходит к следующим выводам.
Как установлено из материалов дела, ДД.ММ.ГГГГ в отношении ООО МКК «Агора» было возбуждено дело об административном правонарушении по ч. 1 ст. 14.57 Кодекса РФ об административных правонарушениях по факту обращения И.Е.А. о поступлении звонков и смс-сообщений от ООО «Примоколлект» с требованием погасить задолженность перед ООО МКК «Агора», назначено проведение административного расследования, в рамках которого ДД.ММ.ГГГГ было вынесено определение об истребовании сведений у ООО МКК «Агора» о наличии/отсутствии у И. Е.А. задолженности перед ООО МКК «Агора», о заключенных договорах в отношении заемщика И. Е.А., о датах, времени и способах взаимодействия с И. Е.А., об источнике получения информации о телефоне заявителя.
Указанное определение было направлено в адрес ООО МКК «Агора» посредством почтовой связи, согласно сведениям с сайта «Почты России» получено адресатом ДД.ММ.ГГГГ.
В соответствии со ст. 26.10 Кодекса РФ об административных правонарушениях судья, орган, должностное лицо, в производстве которых находится дело об административном правонарушении, вправе вынести определение об истребовании сведений, необходимых для разрешения дела, в том числе сведений (информации), необходимых для расчета размера административного штрафа. Истребуемые сведения должны быть направлены в трехдневный срок со дня получения определения, а при совершении административного правонарушения, влекущего административный арест либо административное выдворение, незамедлительно. При невозможности представления указанных сведений организация обязана в трехдневный срок уведомить об этом в письменной форме судью, орган, должностное лицо, вынесших определение.
Согласно данному определению от ДД.ММ.ГГГГ ООО МКК «Агора» предлагалось в трехдневный срок со дня получения определения, предварительно направив на электронную почту УФССП России по Удмуртской Республике, предоставить в УФССП России по Удмуртской Республике истребуемые документы, при невозможности их предоставления уведомить об этом должностное лицо, вынесшее определение, в письменной форме в трехдневный срок с указанием причин непредставления, предварительно направив на электронную почту УФССП России по Удмуртской Республике.
Таким образом, ООО МКК «Агора» должно было представить истребуемые документы или уведомление о невозможности их предоставления в срок до 23 час. 59 мин. ДД.ММ.ГГГГ.
Между тем, в указанный срок ответ дан не был, из пояснений представителя ООО МКК «Агора» следует, что ДД.ММ.ГГГГ был дан ответ УФССП России по Удмуртской Республике, ДД.ММ.ГГГГ направлен в адрес Управления, это связано с тем, что сотрудник, которому было поручено исполнение определения, ушел в отпуск, а в последующем уволился.
Согласно ч. 2 ст. 2.1. Кодекса РФ об административных правонарушениях юридическое лицо признается виновным в совершении административного правонарушения, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, за нарушение которых настоящим Кодексом или законами субъекта Российской Федерации предусмотрена административная ответственность, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению.
Таким образом, судья полагает, что представленными материалами подтверждается, что ООО Микрокредитная компания «Агора», в нарушение требований ст. 26.10 Кодекса РФ об административных правонарушениях в срок до 23 час. 59 мин. ДД.ММ.ГГГГ не представило в УФССП России по истребуемые сведения для разрешения дела об административном правонарушении, возбужденного определением от ДД.ММ.ГГГГ №-АР, чем совершил административное правонарушение, ответственность за которое предусмотрена ст. 17.7 Кодекса РФ об административных правонарушениях по признаку — умышленное невыполнение требований должностного лица, осуществляющего производство по делу об административном правонарушении.

В материалах дела отсутствуют доказательства подтверждающие, что у ООО МКК «Агора» отсутствовала возможность исполнения определения должностного лица УФССП России по Удмуртской Республике от ДД.ММ.ГГГГ в срок, установленный в ст. 26.10 Кодекса РФ об административных правонарушениях, уход ответственного за исполнение определения сотрудника в отпуск, к таковым не относится.
Виновность ООО МКК «Агора» подтверждается совокупностью собранных доказательств: определением о возбуждении дела об административном правонарушении, определением об истребовании сведений, почтовыми реестрами, протоколом по делу об административном правонарушении, а также иными материалами дела, а также, виновность ООО МКК «Агора» не оспаривалась.
При назначении административного наказания судья учитывает характер совершенного административного правонарушения, имущественное и финансовое положение юридического лица, обстоятельства, смягчающие административную ответственность, и обстоятельства, отягчающие административную ответственность.
В качестве смягчающего вину обстоятельства судья учитывает признание вины, отягчающих обстоятельств не установлено.
Представителем ООО МКК «Агора» заявлено ходатайство о назначении наказания в виде предупреждения на основании ст. 4.1.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Согласно ч. 1 ст. 4.1.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, являющимся субъектами малого и среднего предпринимательства лицам, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, и юридическим лицам, а также их работникам за впервые совершенное административное правонарушение, выявленное в ходе осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля, в случаях, если назначение административного наказания в виде предупреждения не предусмотрено соответствующей статьей раздела II настоящего Кодекса или закона субъекта Российской Федерации об административных правонарушениях, административное наказание в виде административного штрафа подлежит замене на предупреждение при наличии обстоятельств, предусмотренных частью 2 статьи 3.4 настоящего Кодекса, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи.
Между тем, условий для применения ст. 4.1.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях в настоящем случае не имеется, поскольку совершенное административное правонарушение не было выявлено в ходе осуществления государственного или муниципального контроля.
Ссылка на малозначительность совершенного правонарушения судьей отклоняется.
В соответствии со ст. 2.9 Кодекса РФ об административных правонарушениях, при малозначительности совершенного административного правонарушения судья, орган, должностное лицо, уполномоченные решить дело об административном правонарушении, могут освободить лицо, совершившее административное правонарушение, от административной ответственности и ограничиться устным замечанием.
Как разъяснено в пункте 21 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от ДД.ММ.ГГГГ N 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» малозначительным административным правонарушением является действие или бездействие, хотя формально и содержащее признаки состава административного правонарушения, но с учетом характера совершенного правонарушения и роли правонарушителя, размера вреда и тяжести наступивших последствий не представляющее существенного нарушения охраняемых общественных правоотношений.
Между тем, угроза охраняемым общественным отношениям заключается не только в наступлении негативных последствий правонарушения, но и в пренебрежительном отношении ООО МКК «Агора» к обязанности по исполнению определения должностного лица в рамках возбужденного дела об административном правонарушении.
На основании изложенного, основания для признания правонарушения малозначительным, отсутствуют.
Санкция ст. 17.7 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусматривает ответственность для юридических лиц в виде штрафа — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей либо административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
Учитывая обстоятельства дела, наличие смягчающего наказание обстоятельства и отсутствие отягчающих обстоятельств, судья полагает возможным назначить наказание в пределах минимальной санкции статьи – 50000 руб.
На основании изложенного, руководствуясь ст. ст. 29.9, 29.10, Кодекса РФ об административных правонарушениях, судья

П О С Т А Н О В И Л :
Признать ООО Микрокредитная компания «Агора» виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 17.7 Кодекса РФ об административных правонарушениях и подвергнуть его наказанию в виде административного штрафа в размере 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей.
Получатель штрафа: УФК по Удмуртской Республике (Управление Федеральной службы судебных приставов по Удмуртской Республике), л/счет администратора 04131785120, Счет 40№ Отделение-НБ , БИК 049401001, ИНН 1835062680, КПП 184101001, ОКТМО 94701000, УИН 32№, КБК 32№ «денежные взыскания (штрафы) за нарушение законодательства РФ о суде и судоустройстве. Назначение платежа: административный штраф по постановлению №.
Постановление может быть обжаловано в Новосибирский областной суд в 10-ти дневный срок со дня получения его копии путем подачи жалобы через суд, вынесший постановление.
Судья Стебихова М.В.

Суд:

Центральный районный суд г. Новосибирска (Новосибирская область)

Судьи дела:

Стебихова Мария Владимировна (судья)

Истребование документов применяется в рамках камеральной, выездной проверки, вне рамок проверок, при проведении дополнительных мероприятий налогового контроля.

Перечень случаев, когда налоговый орган вправе истребовать документы, постоянно расширяется. При этом для налогоплательщика исполнение требования — это довольно затратная процедура: необходимо найти оригиналы документов, изготовить копии, заверить, отправить их в налоговый орган. Истребованию документов у налогоплательщика посвящено интервью с экспертом.
Как требование о представлении документов вручается налогоплательщику?
Требование может передаваться лицу, которому оно адресовано, или его представителю непосредственно под расписку, направляться по почте заказным письмом или передаваться в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (далее — ТКС) через оператора электронного документооборота (пункт 4 статьи 31 НК РФ).
При вручении требования налогоплательщику под расписку, непосредственно в требовании указывается дата вручения.
В какой последовательности применяются указанные варианты направления требования?
Лица, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчёт) в электронной форме, должны обеспечить получение требования от налогового органа в электронной форме по ТКС через оператора электронного документооборота.
Порядок направления требования о представлении документов (информации) в электронном виде (далее — Порядок) утверждён приказом ФНС России № ММВ-7-2/168@ от 17 февраля 2011 года.
Исходя из указанного Порядка, если требование направлено в электронном виде, но фактически не открыто (не прочитано) налогоплательщиком, а квитанция о приёме не сформирована и не направлена в адрес налогового органа, такое требование не может считаться полученным налогоплательщиком.
В подобном случае налоговый орган, на основании пункта 19 Порядка, должен направить налогоплательщику требование в бумажном виде.
Иная последовательность способов передачи документов может быть прямо предусмотрена НК РФ. Например, в случае нахождения должностного лица налогового органа, проводящего налоговую проверку, на территории налогоплательщика требование о представлении документов передаётся руководителю (уполномоченному представителю) организации лично под расписку (пункт 1 статьи 93 НК РФ).
По смыслу указанной нормы, при проведении проверки на территории (в помещении) налогоплательщика, а не по месту нахождения налогового органа, требование должно быть вручено налогоплательщику лично проверяющим лицом во время его нахождения у налогоплательщика.
Только если указанным способом требование о представлении документов передать невозможно, оно направляется в порядке, установленном пунктом 4 статьи 31 НК РФ.
На что нужно обратить внимание при получении документов от налоговой инспекции по почте?
При направлении документов по почте они направляются налогоплательщику — российской организации (её филиалу, представительству) — по адресу места её нахождения (места нахождения ее филиала, представительства), содержащемуся в ЕГРЮЛ (пункт 5 статьи 31 НК РФ).
Определить иной адрес для целей получения от налогового органа почтовой корреспонденции организация не может.
С другой стороны, адресат юридически значимого сообщения, своевременно получивший и установивший его содержание, не вправе ссылаться на то, что сообщение было направлено по неверному адресу или в ненадлежащей форме. Так сказано в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса РФ» от 23 июня 2015 года.
При направлении налоговым органом документа по почте заказным письмом датой его получения считается шестой день со дня отправки заказного письма.
Факт приёма к отправке корреспонденции подтверждается списком внутренних почтовых отправлений, принятым к отправке почтовым отделением, с оттиском печати почтового отделения, обработанным и разосланным получателям (Постановление ФАС Центрального округа по делу № А14-8583/2011 от 21 ноября 2012 года, Определением ВАС РФ № ВАС-17644/12 от 25 декабря 2012 года отказано в передаче дела для пересмотра в порядке надзора).

А если налогоплательщик не получил направленное почтой требование?
Если документы по требованию налогового органа не будут представлены, то налоговый орган составит акт об обнаружении фактов, свидетельствующих о налоговом правонарушении.
Сообщения, доставленные по адресам, указанным соответственно в ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей) или в ЕГРЮЛ (для организаций), считаются полученными, даже если соответствующее лицо фактически не проживает (не находится) по указанному адресу (пункт 3 статьи 54 ГК РФ).
Одного только заявления о неполучении требования будет недостаточно для вывода о незаконности решения налоговой инспекции.
Налогоплательщику при рассмотрении спора рекомендуется указать уважительные причины неполучения им требования о представлении документов (информации), обстоятельства, которые не зависели от волеизъявления самого налогоплательщика.
В каких случаях полученное требование можно обжаловать?
Согласно пункту 1 статьи 93 НК РФ истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы вправе должностное лицо налогового органа, проводящее проверку.
Обратим внимание, что на практике налоговые органы истребуют документы о налогоплательщике, направляя ему требования в порядке статьи 93.1 НК РФ, в которых в качестве основания указывают истребование документов по конкретной сделке.
Может быть оставлено без исполнения по существу с направлением в налоговый орган соответствующего письма требование:
направленное:

• до проверки;
• в рамках т.н. предпроверочного анализа;
• в периоде приостановления выездной налоговой проверки;
• после окончания налоговой проверки.

о представлении документов:

• не относящихся к предмету или периоду проверки;
• срок хранения которых истёк;
• составление которых не предусмотрено законодательством (документы в виде сопоставительных таблиц, в которых отражены различия между налоговыми базами разных налогов, налоговым и бухгалтерским учётом, прогнозы поступлений, производственных планов, деловая переписка);
• истребуемых повторно;
• количество которых чрезмерно.

Что должно содержаться в требовании о представлении документов?
Форма требования о представлении документов (информации) утверждена приложением № 15 к Приказу ФНС России № ММВ-7-2/189@ от 8 мая 2015 года.
Требование о представлении документов должно включать наименование необходимых для проверки документов, период, к которому они относятся, при наличии — реквизиты, иные признаки, индивидуализирующие истребуемые документы.
Если полученное требование налогоплательщику непонятно, есть обоснованные затруднения в идентификации документов или информации, то рекомендуется направить в налоговый орган письмо о том, что исполнение требования (полностью или в соответствующей части) не представляется возможным и просить уточнить содержание требования, конкретизировать вид документа или состав истребуемой информации.
Что даст налогоплательщику такое уточнение?
Подобная тактика «исполнения» требования не позволит налоговому органу в ряде случаев направить новое требование в связи с отсутствием оснований (окончанием налоговой проверки, завершением дополнительных мероприятий налогового контроля).
Обращение в налоговый орган за разъяснениями по вопросу содержания и количества истребуемых документов снижает риск привлечения к ответственности в случае, если документы по «непонятному» требованию не будут представлены (будут представлены с пропуском срока).
Как исчисляется срок исполнения требования о представлении документов?
Срок исполнения требования, по общему правилу, 10 рабочих дней. Исчисление срока начинается со дня получения требования. При этом срок исчисляется в рабочих днях (пункт 6 статьи 6.1 НК РФ).
Если последний день срока выпадает на нерабочий день, днём окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.
В правоприменительной практике выработан определённый подход к вопросу о взаимосвязи начала исчисления указанного срока и фактической даты получения требования при его направлении по почте.
При получении требования в пределах отведённых шести дней срок представления документов исчисляется с даты фактического получения требования (определения ВАС РФ № ВАС-2652/12 от 23 марта 2012 года и № ВАС-6232/13 от 24 мая 2013 года).
В случае получения требования после истечения шести дней с даты направления заказного письма срок представления истребуемых документов начинается течь с седьмого дня отправки заказного письма. Тем самым срок представления документов соответствующим образом сокращается.
Предусмотрена ли возможность продления срока исполнения требования?
Налогоплательщику в каждом случае получения требования можно рекомендовать в течение дня, следующего за днём его получения, направлять в налоговый орган уведомление о невозможности исполнения требования.
Следует привести разумный срок, когда истребуемые документы могут быть представлены. Форма и формат уведомления утверждены Приказом ФНС России№ ММВ-7-2/34@ от 25 января 2017 года.
Форма содержит примерный перечень причин невозможности представления запрошенных документов в установленный срок:

• большое количество истребуемых документов;
• нахождение части документов в обособленных подразделениях организации, архиве;
• одновременное получение нескольких требований;
• технические и кадровые сложности изготовления заверенных копий и т.п.

Кому направляется указанное уведомление?
В случае проведения проверки на территории налогоплательщика уведомление о невозможности представления документов может быть передано проверяющему должностному лицу под подпись.
Если проверка изначально проводится по месту нахождения налогового органа или приостановлена, то есть проверяющие не находятся на территории налогоплательщика, то уведомление о невозможности представления документов передаётся непосредственно в налоговый орган, руководитель (заместитель руководителя) которого принял решение о проведении проверки.
Положения статьи 93 НК РФ не предусматривают каких-либо особенностей, если требование о представлении документов было подписано включённым в состав проверяющей группы должностным лицом иного налогового органа, чем тот, который принял решение о проведении проверки.
В такой ситуации при невозможности вручить уведомление проверяющему должностному лицу, следует адресовать его в налоговый орган, руководитель (заместитель руководителя) которого принял решение о проведении проверки.
Запрашивать продление срока представления запрашиваемых документов можно также и в случае, если исполнение требования приходится на период приостановления проведения выездной налоговой проверки.
Как направляется уведомление?
Предусмотрены специальные способы направления уведомления для налогоплательщиков, обязанных в силу пункта 3 статьи 80 НК РФ представлять налоговые декларации в электронной форме.
Такие лица могут представить уведомление о невозможности представления документов в налоговый орган лично или через представителя либо передать в электронной форме по ТКС.
Уведомление может быть направлено по почте заказным письмом только лицами, на которых не возложена обязанность по представлению налоговой декларации в электронной форме.
При этом обратим внимание на противоречие в пункте 3 статьи 93 НК РФ: в абзаце втором предусмотрено письменное уведомление о невозможности представления документов в установленные сроки, что ставит под сомнение предусмотренную в третьем абзаце возможность передачи указанного уведомления в электронной форме.
Предположим, налоговый орган не продлил срок исполнения требования, а налогоплательщик в отведённый срок не уложился. Применяется ли в данном случае ответственность?
Налоговый орган в течение двух дней рассматривает уведомление налогоплательщика о невозможности представления документов и принимает решение либо о продлении, либо об отказе в продлении срока представления. На практике нередко налоговый орган не принимает никакого решения.
Направление уведомления о продлении срока представления документов само по себе не является основанием для неисполнения требования в первоначально установленный срок.
Должен ли налогоплательщик сообщать об отсутствии истребуемых документов и если должен, то в течение какого срока?
Налогоплательщик должен в любом случае направить ответ на полученное требование. По мнению ФНС РФ, отражённому в письме № ЕД-4-2/12104@ от 23 июня 2017 года, ответ о невозможности представления в установленный срок документов по причине их отсутствия (утрачены; не поступали (не составлялись)) должен направляться в течение дня, следующего за днём получения требования.
Однако данная позиция представляется расширительным толкованием НК РФ. Положения Приказа ФНС России № ММВ-7-2/34@ от 25 января 2017 года, которым утверждены форма и формат уведомления о невозможности представления в установленные сроки документов (информации), не могут являться основанием для привлечения налогоплательщика к ответственности.
Специальный срок для направления ответа, в котором указывалось бы на отсутствие истребуемых документов, а также форма такого ответа пунктом 3 статьи 93 НК РФ не предусмотрена. Иными словами, соответствующий ответ может быть направлен в течение 10 дней со дня получения требования.
Можно ли в ответ на требование представить подлинники документов?
НК РФ не предусмотрено исполнение требования о представлении документов посредством выдачи подлинников документов.
Выемка подлинников документов регламентируется статьёй 94 НК РФ.

Вместе с тем, если запрашиваемые документы представлены в виде оригиналов в установленный срок, основания для привлечения налогоплательщика к ответственности по статье 126 НК РФ за неисполнение требования отсутствуют.
Но исполнять требование подобным образом не нужно.
Из пункта 5 статьи 93 НК РФ следует, что документы, ранее представленные в налоговый орган в виде подлинников, должны быть возвращены проверяемому лицу. При этом НК РФ не содержит срока возврата таких документов.
После возврата подлинников налоговый орган вправе вновь их истребовать у налогоплательщика — запрет на повторное истребование документов в данном случае не применяется.
Что означает представление документов в виде заверенных копий?
Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Согласно пункту 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» (утверждён постановлением Госстандарта России № 65-ст от 3 марта 2003 года) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись:

• «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• дата заверения.

Помимо изложенного, Минфин рекомендует представлять копии документов с сопроводительным письмом и описью представляемых документов (письмо № 03-02-РЗ/39142 от 7 августа 2014 года).
Можно заверять документы факсимиле?
Нет, заверенные таким образом документы не будут рассмотрены налоговым органом как надлежащие копии (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа № Ф03-5752/2014 от 19 января 2015 года).
Нужно ли заверять копии документов печатью?
Согласно ГОСТу допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
C 7 апреля 2015 года статья 2 Федерального закона № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 года (в редакции ФЗ № 82-ФЗ от 6 апреля 2015 года) закрепляет право общества иметь печать.
Обязанность общества использовать печать может быть предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.
Аналогичный подход отражён и в Федеральном законе № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 года.
Таким образом, если правом иметь печать общество не воспользовалось, то изготовление копий документов может проводиться без заверения их печатью.
С 7 апреля 2015 года документы, представляемые в налоговые органы, принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них (письмо ФНС России № БС-4-17/13706 от 5 августа 2015 года).
Как заверить документ, в котором больше одной страницы?
Изготовленную копию многостраничного документа целесообразно прошить, пронумеровать и заверить в целом.
Для этого на оборотной стороне последнего листа помимо прочих реквизитов надлежит поставить надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано _____ листов» (количество листов указывается словами).
Из копий заверенных документов можно сформировать подшивку. При этом должна сохраниться возможность свободного чтения текста документа, возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке.
Рекомендуется заверять копию каждого документа, а не подшивку. Только в этом случае соответствующие документы допустимо использовать в качестве подтверждения обстоятельств по делу о налоговом правонарушении (постановление ФАС Московского округа № КА-А41/11390-09 от 5 ноября 2009 года).
В случае представления незаверенных копий или заверения только последней страницы подшивки документов налогоплательщик может столкнуться с тем, что налоговый орган составит акт об обнаруженном правонарушении, предусмотренном статьёй 126 НК РФ, повторно запросит документы (особенно если в представленных незаверенных копиях им найдены ошибки).
Но отметим, что Минфином выпущено письмо № 03-02-РЗ/62336 от 29 октября 2015 года, из которого можно сделать вывод о допустимости представления документов в виде сшива документов.
Кроме того, есть примеры судебных актов, в которых признавалось, что действия налогоплательщика по своевременному представлению подшивки документов не образуют состава правонарушения, так как не являются отказом от представления документов (непредставлением документов).
Такой подход отражён, в частности, в постановлении ФАС Центрального округа по делу № А54-8663/2012 от 1 ноября 2013 года и постановлении ФАС Западно-Сибирского округа по делу № А75-10184/2011 от 24 августа 2012 года.
По нашему мнению, представление документов в виде сшива, заверенного на последнем листе, возможно при исполнении требования в порядке статьи 93.1 НК РФ.
При представлении документов по требованию, направленному на основании статьи 93 НК РФ, целесообразно заверять копию каждого документа отдельно.
Как представляются копии документов на бумажном носителе?
Способами представления истребуемых документов являются личное представление, представление через представителя, направление документов по почте заказным письмом.
В случае истребования документов в ходе проверки, которая проводится на территории налогоплательщика, может ли налогоплательщик, изготовив копии, предоставить их в распоряжение налогового органа на своей территории?
Такого способа исполнения требования НК РФ не содержит. Судебная практика исходит из системного толкования статей 89 и 93 НК РФ: истребованные документы должны быть представлены по месту проведения проверки.
Данное условие выполняется:

• при проведении проверки на территории налогоплательщика;
• при представлении документов по месту проведения проверки, где согласно статье 89 НК РФ должны находиться должностные лица налогового органа;
• при получении инспекцией письма налогоплательщика о готовности истребуемых документов.

При наличии этих обстоятельств обязанность проверяемого лица обеспечить налоговому органу возможность своевременного получения документов исполнена (постановление ФАС Волго-Вятского округа по делу № А29-4831/2012 от 18 февраля 2013 года, постановление ФАС Московского округа № А40-78313/12-91-433 от 5 июня 2013 года).
Но информирование налогового органа о подготовке копий документов и их нахождении на территории налогоплательщика не является надлежащим исполнением требования о представлении документов, если проверка приостановлена (определение Верховного Суда № 304-КГ14-7880 от 9 февраля 2015 года).
В письме ФНС РФ № ЕД-4-2/13892@ от 7 августа 2015 года сказано, что в период приостановления проверки налогоплательщик должен представить документы в тот налоговый орган, который указан в требовании о представлении документов (информации).
Обязательно ли представлять на бумаге документы, которые были составлены в электронном виде?
Если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган по ТКС в порядке, установленном Приказом ФНС России № ММВ-7-2/168@ от 17 февраля 2011 года.
Представление документов в электронной форме по неустановленным форматам и (или) на магнитных носителях информации НК РФ не предусмотрено (письмо ФНС России № ЕД-4-2/15669 от 7 сентября 2015 года).
Когда истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронной форме не по установленным ФНС форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании оригинала документа электронной подписью.
Возможность представления документов в xml-формате установлена для следующих документов:

• счёт-фактура, корректировочный счёт-фактура, журнал учёта полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок, дополнительный лист книги покупок, книга продаж, дополнительный лист книги продаж (форматы утверждены Приказами ФНС РФ № ММВ-7-6/93@ от 4 марта 2015 года, № ММВ-7-15/189@ от 13 апреля 2016 года, № ММВ-7-15/155@ от 24 марта 2016 года);
• документ о передаче товаров при торговых операциях (формат утверждён Приказом ФНС России № ММВ-7-10/551@ от 30 ноября 2015 года);
• документ о передаче результатов работ, документ об оказании услуг (формат утверждён приказом ФНС России № ММВ-7-10/552@ от 30 ноября 2015 года);
• акт приёмки-сдачи работ (услуг), товарная накладная (ТОРГ-12), счёт-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передачи имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счёт-фактуру, корректировочный счёт-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счёт-фактуру.

Какие документы могут быть представлены в виде сканированных образов?
Перечень указанных документов, которые могут быть направлены в налоговый орган по ТКС в виде скан-образов, в том числе с использованием pdf-формата, приведён в Приказе ФНС России № ММВ-7-6/465@ от 29 июня 2012 года.
В одном комплекте документов могут быть направлены и xml-файлы и скан-образы (письмо ФНС России № ЕД-4-15/24784 от 23 декабря 2016 года).
Документы, представляемые в электронной форме по ТКС, должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.

Направить в налоговый орган в ответ на требование о представлении документов скан-образы иных документов налогоплательщик не вправе (письмо ФНС России № ЕД-4-15/21002 от 3 ноября 2016 года).
Вместе с тем, приём документов, представляемых в рамках статьи 93 НК РФ, может осуществляться налоговой инспекцией в виде скан-образов по ТКС в электронной форме с использованием типа документооборота «Обращение».
Какая ответственность за неисполнение требования?
Непредставление налогоплательщиком (плательщиком сбора, плательщиком страховых взносов, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечёт взыскание штрафа по статье 126 НК РФ в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
При этом для возможности привлечения к ответственности в случаях представления документов в ненадлежащей форме и (или) ненадлежащим способом, факт непредставления запрашиваемых документов может быть зафиксирован налоговым органом при условии возврата налогоплательщику указанных документов.
При обнаружении фактов неисполнения требования должностным лицом налогового органа в течение 10 дней со дня выявления нарушения должен быть составлен акт, подписываемый этим должностным лицом и лицом, совершившим такое нарушение (пункт 1 статьи 101.4 НК РФ).
Как рассчитывается сумма штрафа?
Документ рассматривается как отдельный независимо от формы его выражения (бумажный или электронный).
Каждый непредставленный документ должен быть отдельно поименован в акте об обнаруженном правонарушении и решении налогового органа.
Когда в требовании отсутствует конкретный перечень истребуемых документов и не указывается их количество, то оснований для привлечения к ответственности нет (Постановление Президиума ВАС РФ № 15333/07 от 8 апреля 2008 года).
По смыслу пункта 1 статьи 126 НК РФ штраф взыскивается исходя из истребованных (указанных в требовании) и не представленных (несвоевременно представленных) документов и не может определяться расчётным путём.
Налогоплательщик не может быть привлечён к ответственности, если число не представленных им документов с достоверностью не определено налоговым органом.
Установление размера штрафа исходя из предположительного наличия у налогоплательщика хотя бы одного из числа запрошенных видов документов недопустимо (Определение Верховного Суда РФ № 302-КГ15-19180 от 4 февраля 2016 года).
Неуказание в требовании количества и реквизитов истребуемых документов защищает налогоплательщика от ответственности?
Отсутствие в требовании количества, реквизитов документов не всегда может служить основанием для освобождения от ответственности, поскольку указанными сведениями обладает сам налогоплательщик, а не налоговый орган. И, в частности, налогоплательщик не может не знать о количестве счетов-фактур, подлежащих представлению, так как самостоятельно ведёт книгу покупок, в которой они отражаются (Определение Верховного Суда РФ № 305-КГ17-6715 от 14 июня 2017 года).
В спорных ситуациях налоговый орган может определить размер штрафа по числу непредставленных документов, объединённых родовыми признаками (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа № Ф02-5551/2015 от 9 октября 2015 года).
Такими группами могут выступать счета-фактуры полученные, счета-фактуры выставленные, договоры с контрагентом, первичные документы.
При подготовке возражений к акту, которым предлагается привлечь к ответственности по статье 126 НК РФ, и отсутствии обстоятельств, исключающих ответственность, рекомендуется заявлять о наличии смягчающих обстоятельств. К ним относятся любые обстоятельства, которые судом или налоговым органом, рассматривающим дело, могут быть признаны смягчающими ответственность (статья 112 НК РФ).
В качестве смягчающих обстоятельств можно указать основания для продления срока исполнения требования, например, направление уведомления с ходатайством о продлении срока представления документов, а также непродолжительный период просрочки исполнения требования.