Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций Атлант-право
Задать свой вопрос 27.06.2019
Вопрос:
С сотрудника нерезидента в 2018 году ошибочно излишне удержали НДФЛ. Каков порядок возврата излишне удержанного НДФЛ? И как это отразить в справке 2-НДФЛ и 6-НДФЛ? Сотрудник продолжает работать. Как поступить, если сотрудник уволен?
Ответ:
Порядок возврата излишне удержанного НДФЛ и заполнения отчетности по НДФЛ зависит от причины возникновения переплаты по налогу.
В общем случае возврат излишне удержанного налога производится налоговым агентом на основании письменного заявления физлица, независимо от того, что с ним прекращены трудовые отношения. Если же переплата образовалась в связи с пересчетом налога по причине приобретения физлицом статуса налогового резидента РФ по итогам года, сумма налога возвращается в другом порядке — через налоговые органы на основании представленной физлицом налоговой декларации 3-НДФЛ.
Обоснование:
На основании п.1 ст.231 НК РФ по общему правилу излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма налога подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика.
Налоговый агент обязан сообщить налогоплательщику о каждом ставшем известным ему факте излишнего удержания налога и сумме излишне удержанного налога в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта.
Возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы налога производится налоговым агентом за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджетную систему РФ в счет предстоящих платежей как по указанному налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам, с доходов которых налоговый агент производит удержание такого налога, в течение трех месяцев со дня получения налоговым агентом соответствующего заявления налогоплательщика.
Возврат налогоплательщику излишне удержанных сумм налога производится налоговым агентом в безналичной форме путем перечисления денежных средств на счет налогоплательщика в банке, указанный в его заявлении.
Таким образом, в общем случае при излишнем удержании НДФЛ порядок действий следующий:
1. Организация — налоговый агент в течение 10 дней сообщает об обнаруженном факте излишнего удержания НДФЛ физлицу. Специальной формы такого сообщения нет, оно составляется в произвольной форме. Направить это сообщение можно любым способом, в бумажной или электронной форме. Но лучше предварительно согласовать способ направления сообщения непосредственно с физлицом (п.1 Письма Минфина России от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112).
2. Физлицо пишет на имя организации заявление с просьбой вернуть НДФЛ. Заявление тоже составляется в произвольной форме (вы можете самостоятельно разработать образец заявления и приложить его форму к сообщению об излишне удержанном НДФЛ, направленному физлицу). В заявлении рекомендуется, в частности, указать:
· Ф.И.О. лица, которое обращается за возвратом;
· наименование налогового агента, которому подается заявление;
· размер излишне удержанного НДФЛ;
· номер счета и другие банковские реквизиты для перечисления налога;
· подпись заявителя.
Кстати, физлицо вправе представить заявление в течение трех лет с даты перечисления излишне удержанного налога (п. 7 ст. 78 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.03.2017 N 03-04-05/11548). Если этот срок пропущен, вы не обязаны возвращать ему налог.
3. Организация — налоговый агент производит возврат налога в течение 3 месяцев со дня получения заявления на счет физлица, указанный в заявлении. Возврат налога производится за счет уменьшения предстоящих платежей по этому же налогу. То есть вместо перечисления НДФЛ в бюджет нужно перечислить сумму излишне удержанного налога физлицу. Причем не важно, с чьих доходов удержан этот налог: с доходов физлица, которому необходимо его вернуть, или с доходов других лиц (п. 1 ст. 231 НК РФ). Для возврата также не имеет значения, какие именно доходы выплачивает агент и по какой ставке они облагаются налогом (Письмо Минфина России от 05.12.2012 N 03-04-06/4-342).
При этом по мнению Минфина (Письмо от 24.12.2012 N 03-04-05/6-1430), прекращение трудовых отношений между налогоплательщиком и организацией — источником выплаты доходов, с которых налог излишне удержан, а также период, в котором производится возврат излишне удержанного налога, не влияют на порядок применения норм ст. 231 НК РФ.
Таким образом, приведенный порядок возврата НДФЛ распространяется как на физлиц, являющихся работниками организации, так и на уволенных физлиц. При этом факт окончания налогового периода значения не имеет.
Что касается отчетности по НДФЛ, то если справка 2-НДФЛ за период, когда налог был излишне удержан, уже представлена в налоговые органы, необходимо подать корректирующую справку 2-НДФЛ за этот же период (п. 1.18 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ, Письмо ФНС России от 26.10.2016 N БС-4-11/20366@). При этом отражать сумму излишне удержанного и возвращенного налога в корректирующей справке не нужно (Письмо ФНС России от 13.08.2014 N ПА-4-11/15988). То есть, ее надо заполнить так, как если бы вы изначально все верно удержали.
Обращаем Ваше внимание: описанный общий порядок возврата излишне удержанного НДФЛ не распространяется на случаи пересчета НДФЛ в связи с приобретением физлицом статуса налогового резидента РФ по итогу налогового периода. В этом случае действует п.1.1 ст.231 НК РФ, на основании которого возврат суммы налога налогоплательщику в связи с перерасчетом по итогу налогового периода в соответствии с приобретенным им статусом налогового резидента РФ производится налоговым органом, в котором он был поставлен на учет по месту жительства (месту пребывания), при подаче налогоплательщиком налоговой декларации по окончании указанного налогового периода, а также документов, подтверждающих статус налогового резидента РФ в этом налоговом периоде, в порядке, установленном ст.78 НК РФ.
Таким образом, если необходимость возврата НДФЛ возникла в связи с изменением налогового статуса физлица, возврат налога производится налоговыми органами на основании декларации 3-НДФЛ, представленной самим физлицом. При этом речь идет о той сумме налога, которая нарастающим итогом с начала года не была зачтена налоговыми агентом. Напомним, если статус физлица изменился в середине года, налоговый агент до окончания года производит зачет излишне удержанного с начала года налога в счет уплаты текущих платежей, а возврату налоговыми органами подлежит та часть налога, которая не была зачтена налоговым агентом до конца года (см., например, Письмо Минфина России от 26.09.2017 N 03-04-06/62126).
В данном случае сумму излишне удержанного по итогам налогового периода НДФЛ необходимо отразить в поле «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» справки 2-НДФЛ (п.4.9 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).
Но в отличие от справок 2-НДФЛ, в расчете 6-НДФЛ не показываются ни сумма перечисленного налога, ни переплата. Переплата будет отражена только в карточке расчетов с бюджетом по НДФЛ (КРСБ), которую ИФНС открывает на каждого налогового агента. Если в течение года вы никому из работников налог не возвращали (не заполняли строку 090), а в бюджет НДФЛ перечисляли вовремя и в полной сумме, тогда у вас строка 070 должна быть равна данным КРСБ «уплачено НДФЛ с начала налогового периода» (п. 2.1 Письма ФНС от 10.03.2016 N БС-4-11/3852@ «О направлении Контрольных соотношений»).
Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций Атлант-право
Задать свой вопрос
22 Октября 2019 Налоговому агенту, возвращающему физлицу НДФЛ, излишне удержанный в прошлом году (в частности, когда излишек образовался из-за перерасчета), придется сдать уточненный расчет 6-НДФЛ. 
Источник: Письмо ФНС от 02.10.2019 № БС-4-11/20039
ФНС напоминает, что сумма возвращенного налога отражается в 6-НДФЛ именно в том периоде, когда был произведен возврат. Т.е. если, например, в январе 2020 года налоговый агент будет возвращать физлицу излишне удержанный налог с дохода, полученного в 2019 году, возвращенную сумму следует отразить по строке 090 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом» раздела 1 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2020 года. Обратите внимание, что по разделу 2 эта сумма проходить не будет.
При этом Налоговая служба считает, что в данной ситуации налоговый агент обязан представить уточненный 6-НДФЛ за соответствующий период 2019 года. В уточненке нужно будет откорректировать только раздел 1 (раздел 2 остается неизменным). Вероятно, в уточненном расчете по строке 040 «Сумма исчисленного налога» нужно будет отразить итоговую сумму налога (т.е. получившуюся после перерасчета), а по строке 070 «Сумма удержанного налога» — сумму налога, который был на самом деле удержан. Таким образом, налоговики сразу увидят, откуда взялась возвращенная впоследствии сумма налога.
Интересно, что ранее московские налоговики считали, что уточненный 6-НДФЛ при возврате излишне удержанного налога сдавать не требуется (Письмо УФНС по г. Москве от 30.06.2017 № 20-15/098896@).
- Как вернуть излишне удержанный НДФЛ налогоплательщику
Если вы как налоговый агент удержали с физлица НДФЛ в сумме большей, чем нужно, вы обязаны вернуть ему излишне взятый налог.
Процедура возврата сводится к следующему — надо сообщить налогоплательщику об излишнем удержании и после получения от него заявления перечислить ему эту сумму в безналичной форме. Главное — уложиться в три месяца со дня подачи заявления, иначе придется начислить проценты за просрочку.
Если средств для возврата излишне удержанного НДФЛ у вас недостаточно, необходимую сумму вам вернет налоговый орган.
Средства для возврата вы можете взять за счет уменьшения будущих платежей по НДФЛ, а если их не хватит — получить из бюджета.
Готовое решение: Как вернуть излишне удержанный НДФЛ налогоплательщику (КонсультантПлюс, 2018) {КонсультантПлюс}
- Технология возврата
Итак, правильно оформленное заявление получено. Теперь надо перечислить работнику деньги. На это Налоговый кодекс РФ отводит работодателю целых три месяца, указывая при этом, что деньги можно взять из текущих платежей по НДФЛ. Причем необязательно у этого конкретного сотрудника — средства для возврата можно взять из общей суммы НДФЛ, удержанного данным налоговым агентом. Это позволяет произвести возврат как в ситуациях, когда работнику выплат в ближайшие месяцы не будет, так и в случаях, когда сумма НДФЛ, подлежащая удержанию у работника, меньше возвращаемой.
При таком варианте возврата налога уведомлять о произведенной операции налоговую инспекцию не нужно (Письмо Минфина России от 18.10.2013 N 03-04-06/43608: налоговые агенты не обязаны сообщать налоговикам о возврате физлицам излишне удержанного НДФЛ). Таким образом, алгоритм возврата прост: излишне удержанная сумма налога изымается из очередного платежа в бюджет и перечисляется на счет, указанный в заявлении работника. Понятно, что всю документацию по этой операции нужно подшить и хранить на случай возникновения претензий у налоговиков.
Этот вариант подходит к большинству случаев. Однако у небольших компаний может быть ситуация, когда налога к уплате в бюджет нет. В таком случае Налоговый кодекс РФ предусматривает механизм возврата НДФЛ из бюджета на счет налогового агента для выплаты его сотруднику. Такой возврат проводится так же, как и возврат любого другого налога, — по заявлению налогового агента (ст. 78 НК РФ). К заявлению требуется приложить выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджет. Кстати, в описанном случае допускается возможность компенсации излишне удержанной суммы за счет средств агента и уже последующего получения агентом этой суммы из бюджета. То есть, несмотря на то что НК РФ отводит на возврат денег работнику три месяца (и возврат НДФЛ из бюджета в порядке ст. 78 НК РФ в эти сроки должен уложиться), работодатель может пойти навстречу сотруднику и выплатить ему деньги раньше, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета.
Обратите внимание! НДФЛ всегда возвращается только путем безналичного перечисления, даже если заработную плату (иной доход, с которого был излишне удержан налог) сотрудник получает наличными в кассе.
Статья: Как вернуть излишне удержанный НДФЛ («Практическая бухгалтерия», 2018, N 10) {КонсультантПлюс}
- Вычеты — только с момента приема на работу
Если налогоплательщик начал работать не с первого месяца налогового периода, вычеты, предусмотренные пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ, предоставляются по этому месту работы с учетом дохода, полученного с начала налогового периода по другому месту работы, в котором налогоплательщику предоставлялись налоговые вычеты. Сумма полученного дохода подтверждается справкой о полученных налогоплательщиком доходах, выданной налоговым агентом в соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ. Таким образом, стандартные налоговые вычеты предоставляются налоговым агентом с месяца поступления налогоплательщика на работу и в отношении доходов, полученных в данной организации.
В ситуации, когда до поступления на работу налогоплательщик имел доходы, облагаемые по ставке 13%, по окончании налогового периода в соответствии с п. 4 ст. 218 НК РФ перерасчет налоговой базы с учетом предоставленных налоговым агентом стандартных налоговых вычетов может сделать налоговая инспекция. Для этого налогоплательщик должен представить налоговую декларацию и подтверждающие документы.
Статья: Вычеты на детей: возможны варианты (Дедич Т.) («Новая бухгалтерия», 2013, N 11) {КонсультантПлюс}
- Вопрос: 1. С какого момента возможно предоставлять стандартный налоговый вычет по НДФЛ работнику, который работает в организации с начала календарного года, но написал заявление и представил подтверждающие документы позже (например, в апреле)?
… Если налогоплательщик имеет право на получение стандартного налогового вычета, в частности, работает у налогового агента с начала года и на его обеспечении находится ребенок, то налоговый агент вправе предоставить налоговый вычет с начала года независимо от месяца, в котором налогоплательщиком подано заявление на получение вычета, с приложением к нему необходимых документов…
{Вопрос: …1. С какого момента возможно предоставлять стандартный налоговый вычет по НДФЛ работнику, который работает в организации с начала календарного года, но написал заявление и представил подтверждающие документы позже? 2. Необходимо ли отражать при заполнении справки по форме N 2-НДФЛ суммы, которые не подлежат налогообложению НДФЛ: государственные пособия, пособия по беременности и родам; суммы компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей; суммы единовременных выплат, осуществляемых работодателями членам семьи умершего работника, бывшего работника, вышедшего на пенсию; суммы компенсационных выплат на возмещение расходов, связанных с депутатской деятельностью? (Письмо Минфина России от 18.04.2012 N 03-04-06/8-118) {КонсультантПлюс}}