Куперс

Бухучет и анализ

К каким затратам относятся командировочные расходы

Л. П. Фомичева, налоговый консультант

От цели командировки зависит бухгалтерский учет расходов на нее. Командировочные могут включаться в стоимость приобретенных ценностей, а могут списываться непосредственно на расходы. В налоговом учете организация может не включать командировочные в стоимость ТМЦ, а списывать сразу на затраты как косвенные расходы.

Порой у организации появляется реальная возможность выбирать, по какой статье расходов ей учитывать затраты на командировки. Это происходит в тех случаях, когда работник направляется для приобретения основного средства или нематериального актива. А ведь от выбранного варианта будет зависеть, как скоро организация спишет командировочные на расходы и в каком размере.

Покупка ОС и НМА

Налоговый кодекс предлагает вариантность учета командировочных расходов при приобретении ОС и НМА. Первый вариант — их можно включить в стоимость этих активов и списывать на уменьшение налогооблагаемой прибыли через амортизационные отчисления в течение срока полезного использования ОС или НМА. Второй вариант – списать как прочие расходы в том периоде, в котором работник был командирован и произвел соответствующие траты. Отметим, что во втором случае организация сможет учесть суточные только в пределах норм (100 рублей по командировкам в пределах РФ, норма установлена постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 93). Но, несмотря на это ограничение, учитывать командировочные расходы как прочие для организации частенько гораздо выгоднее, поскольку она может их списать как косвенные в текущем отчетном (налоговом) периоде (п. 2 ст. 318 НК РФ).

Впрочем, нужно обязательно иметь в виду следующий факт. «При всем богатстве выбора» МНС России альтернативы не предоставляет. Те специалисты ведомства, к которым мы обратились, чтобы узнать официальную позицию по этому вопросу, не считают, что кодекс позволяет организациям выбирать, как им учитывать расходы на командировки, связанные с приобретением основных средств и нематериальных активов. По их мнению, такие расходы на командировки увеличивают стоимость основных средств и нематериальных активов в налоговом учете, впрочем, также как и в бухгалтерском.

Но мы здесь не можем согласиться с налоговиками. Приведем свои аргументы. С одной стороны, расходы на командировку, связанную с приобретением ОС или НМА формируют их первоначальную стоимость (п. 1, 3 ст. 257 НК РФ). С другой стороны, в статье 264 среди прочих указаны все командировочные расходы и нет исключений для расходов по поездкам, связанным с приобретением ОС и НМА. Делаем вывод: налогоплательщик вправе выбирать вариант учета.

Конечно, не каждому бухгалтеру захочется спорить с налоговиками. Но этого спора можно и избежать. Только для этого не обязательно включать командировочные расходы в стоимость основных средств и нематериальных активов в налоговом учете. Можно просто «правильно» оформить первичные документы. Если в приказе (командировочном удостоверении) не будет явно указано, что работник едет за оборудованием, а указано, что он едет решать производственные вопросы (или что-то в этом роде), то командировочные можно будет учесть в том периоде, когда они произведены.

При таком оформлении документов командировочные расходы и в бухгалтерском учете не будут включаться в стоимость основных средств и нематериальных активов, а будут учитываться в том, периоде, к которому они относятся.

***

Рассмотрим отражение в учете одних и тех же сверхнормативных командировочных расходов в зависимости от целей командировки на примере.

Пример.

Организация возместила работнику затраты по командировке:

— суточные в размере 1000 руб. (500 руб. х 2 дн.).

Организация учитывает доходы и расходы в целях налогообложения прибыли методом начисления.

Если в приказе руководителя говорится, что работник направлен в командировку для решения производственных вопросов (например, проведения переговоров), то бухгалтер делает следующие записи:

Дебет 26 Кредит 71

– 2500 руб. (1500 + 1000) – отражены затраты по командировке, связанные с текущей деятельностью, в том числе сверхнормативные суточные;

Дебет 19 Кредит 71

— 300 руб. – учтен НДС по командировочным расходам.

Расходы на найм жилого помещения учитываются при исчислении налога на прибыль в полной сумме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Уплаченный НДС по этим расходам принимается к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ):

Дебет 68 Кредит 19

— 300 руб. — принят к вычету НДС по командировочным расходам.

Суточные за два дня нахождения в командировке в пределах норм (100 руб. х 2 дн. = 200 руб.) будут учтены при налогообложении прибыли. Суточные сверх норм, в нашем примере 800 руб. (1000 – 200), не учитываются при налогообложении прибыли.

Сверхнормативные суточные (800 руб.) бухгалтер включит в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ). Единым социальным налогом суточные не облагаются в полном объеме (п. 1 ст. 238, п. 3 ст. 236 НК РФ).

Расходы по найму жилого помещения (1500 руб.) не облагаются налогом на доходы физических лиц и ЕСН в полном объеме (п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 238 НК РФ).

Если в приказе руководителя зафиксировано, что работник ездил в командировку для покупки основного средства, тогда затраты по такой командировке, в том числе суточные в полном объеме, включаются в первоначальную «бухгалтерскую» стоимость основного средства (п. 8 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»).

В учете будут сделаны записи:

Дебет 08 Кредит 71

— 2500 руб. (1500 + 1000) – отражены затраты по командировке, связанные с приобретением объекта основных средств;

Дебет 19 Кредит 71

— 300 руб. – отражен НДС по командировочным расходам;

Дебет 01 Кредит 08

— 2500 руб. – учтены в первоначальной стоимости основного средства затраты по командировке;

Дебет 68 Кредит 19

— 300 руб. – принят к вычету НДС основному средству после ввода объекта в эксплуатацию.

В налоговом учете сумма сверхнормативных суточных 800 рублей будет включена в стоимость ОС как и в бухучете. В отличие от первого варианта учета в примере, эта сумма будет учтена при налогообложении прибыли, хотя и постепенно (как и все другие расходы на командировку).

Другие цели командировок

Когда цель командировки — не приобретение основного средства или НМА, Налоговый кодекс не предоставляет возможность выбирать, как учитывать командировочные. Они учитываются как прочие расходы. При этом бухгалтерский и налоговый учет в некоторых случаях совместить нельзя.

Покупка товаров для перепродажи. Если работник командируется для приобретения товаров (для осуществления торговых операций), то командировочные расходы в налоговом учете считаются издержками обращения текущего отчетного (налогового) периода и относятся к косвенным расходам, то есть списываются в текущем месяце (ст. 320 НК РФ). А покупная стоимость товаров для целей налогообложения прибыли формируется исходя из цены приобретения, в которую включаются расходы, предусмотренные договором поставки, купли-продажи. Она списывается только при реализации товаров в соответствии с подпунктом 3 пункта 1 статьи 268 НК РФ.

В бухгалтерском учете расходы на командировку, связанную с приобретением товаров, включаются в стоимость этих товаров (п. 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденного приказом Минфина России от 09.06.01 № 44н).

Решение вопросов, связанных с работой объекта обслуживающего производства (хозяйства). В этом случае командировочные расходы увеличат расходы по содержанию указанных объектов. В бухгалтерском учете они будут отражены на счете 29 «Обслуживающие производства и хозяйства».

В налоговом учете эти расходы будут учитываться отдельно, поскольку налоговая база по деятельности, связанной с использованием объектов обслуживающих производств и хозяйств, определяется отдельно (ст. 275.1 НК РФ).

Новое в деятельности организации. Если деловая поездка работника связана с открытием нового производства, новых направлений работы, или командировка связана с продвижением на рынок новых видов услуг, товаров, продукции и т. п., то командировочные расходы в бухгалтерском учете относятся на расходы будущих периодов. Впоследствии они равномерно списываются на счета учета затрат и т.п.

В налоговом учете такие расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль того периода, к которому они относятся, если организация учитывает доходы и расходы методом начисления (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Текущая производственная деятельность. Если цель командировки связана непосредственно с производством продукции, работ, услуг (если цель командировки не относится к указанным выше), то расходы на нее для целей налогообложения прибыли учитываются как прочие. Суточные принимаются в пределах норм (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В бухгалтерском учете организация отражает на счетах учета затрат суточные в полном объеме.

Л.Н. Усольцева, эксперт «УНП»
Опубликовано в «Учет. Налоги. Право» 34/2002

Тип документа: Расчет

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 6,3 кб

Скачать образец документа

Примечания. 1. При выезде в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них.

2. В случае предоставления командированному оплаченного или бесплатного жилого помещения представителем организации делается соответствующая отметка с указанием дней, которая скрепляется подписью и печатью. То же, если не обеспечивался.

  • Расчет: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Расчет» по всему сайту
  • «Расчет на командировочные расходы».doc
  • Скачано документов

Занесено в базу

Внесены исправления в

  • Договоры
  • Все документы
  • Календарь праздников и выходных на 2019 год
  • Регистрация малого бизнеса полезно
  • Как самостоятельно составить договор
  • Таблица кодов ОКВЭД

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции «скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Что относится к расходам на командировку

Большинство обязанностей наемного работника подлежат выполнению непосредственно на его основном месте труда. Однако часто встречаются ситуации, при которых требуется отправить сотрудника в другую местность. Например для сдачи отчетности в вышестоящее ведомство, на прохождение переподготовки или для заключения договора. Независимо от целей командирования затраты на командировочные расходы должны быть оплачены работодателем, а затем отражены в бухучете организации.

Что положено по закону (ст. 168 ТК РФ):

  1. Рабочее место, как и должность сотрудника, будут сохранены за ним на весь период отсутствия — пребывания в командировке.
  2. Средняя заработная плата за все дни пребывания в служебной поездке. Напомним, что дни простоя, дни отбытия и прибытия, а также дни пребывания в пути подлежат оплате.
  3. Траты на проезд и проживание. Работодатель обязан за свой счет оплатить арендованное жилье, а также транспортные издержки работника.
  4. Издержки, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием специалиста вне дома, то есть вне основного места жительства. Такие затраты еще называют суточными.
  5. Прочие расходы. Например, приобретение учебных пособий или дополнительных расходных материалов. Однако такие траты должны быть согласованы с руководством отдельно. В противном случае сотруднику ничего не возместят.

Лимит на командировочные расходы в 2019 году

Продолжительное время в российском законодательстве действовали лимитированные нормы на расходы в командировках. То есть работнику рассчитывался аванс на траты в поездке, исходя из действующих лимитов. Получить возмещение за перерасходованные средства не представлялось возможным.

В настоящее время такие лимиты упразднены. Они сохранились лишь для отдельных государственных служащих федерального уровня. Следовательно, организации теперь самостоятельно определяют предельные суммы.

Напомним, что такие ограничения устанавливаются не только на суточные издержки. То есть в период финансового кризиса большинство организаций ввели лимиты и на проживание, и на проезд, что не позволяет сотрудникам производить необоснованные траты.

В то же время в НК РФ установлен лимит налогообложения суточных. Так, для командировочных расходов за границу действует предел в 2500 рублей в сутки, для поездок по нашей стране — 700 рублей в день. То есть суммы, превышающие указанные ограничения, должны быть включены в базу для исчисления НДФЛ и страховых взносов.

Выдаем аванс на командировку

Перед отправкой в командировку работнику следует выплатить аванс. Затребуйте с подчиненного заявление на получение денег. То есть письменное обращение на имя директора организации, в котором необходимо прописать цели и назначения планируемых затрат.

Пример: заявление на командировочные расходы

Если работник желает получить наличными деньгами аванс на командировочные расходы, счет указывать не нужно.

Отметим, что заявление перед предоставлением руководителю должен проверить ответственный бухгалтер. Работник бухгалтерии должен проконтролировать правильность расчетов по количеству дней, по установленным в учреждении пределам и прочим условиям.

Затем руководитель визирует заявление. На основании документа можно сразу выдать денежные средства либо составить приказ.

Как рассчитать командировочные расходы

Обычно в учреждениях бюджетной сферы установлены строгие лимиты на командировочные расходы за границу или по стране. А это значит, что запросить большой аванс не выйдет. Определим, как посчитать, сколько причитается работнику?

В первую очередь обратитесь в бухгалтерию, уточните, утверждены ли ограничения или лимиты по таким расходам. Далее действуйте по обстоятельствам.

Вариант № 1. Лимиты утверждены

Если в учреждении лимиты на расходы по командировкам закреплены в отдельных локальных актах, то попросите предоставить данную информацию. Исчисляйте сумму запрашиваемого аванса по формуле:

Транспортные издержки редко бывают лимитированы, так как билеты (проезд) оплачиваются по факту. Однако следует учитывать, что работодатель вправе отказать в возмещении трат на проезд на определенных видах транспорта. Например, поездка на такси, когда имеются регулярные рейсы (поезд, автобус). Также могут отказать в оплате места повышенной комфортности (билет бизнес или первого класса).

Сотрудника командируют в Тверь на 11 дней. В учреждении установлены следующие лимиты:

  • суточные — 200 рублей в сутки;
  • проживание — 700 рублей в сутки;
  • проезд по факту.

Следовательно, специалист вправе претендовать на:

Суточные — 2200 (11 × 200 руб.), проживание — 7000 (10 × 700) и 2000 за билеты по фактической стоимости (1000 в один конец).

Вариант № 2. Лимитов нет

Если в учреждении не предусмотрены ограничения по ком. расходам, смету можно составить на большую сумму. Однако не стоит уходить от реальности. Все равно затраты придется подтвердить документально. К тому же гостиничный номер класса «люкс» и перелет бизнес-классом вряд ли оплатят за счет бюджетных денег.

Как правильно спланировать затраты:

  1. Уточните стоимость билетов (поезд, автобус, самолет, иное). Включите в смету командировочных расходов оптимальный вариант проезда к месту назначения.
  2. Забронируйте место в гостинице. При оформлении брони сразу уточните стоимость за сутки. Именно эту цену учитывайте в подсчетах.
  3. Суточные. Размер таких издержек следует согласовать с руководством. Напомним, что ограничений в законодательстве нет. Однако если сумма превышает 700 рублей в день в поездках по России и 2500 рублей в день для заграничных командировок, то разница подлежит налогообложению (НДФЛ и страховыми взносами).

Если этого не сделать, то некоторые затраты учреждения могут признать нецелевыми. В итоге руководителя оштрафуют и заставят вернуть деньги в бюджет. При утверждении нормативов руководствуйтесь рекомендациями и распоряжениями вышестоящих министерств и ведомств.

Какие документы нужны для командировки

Допустим, заявление на выдачу аванса подотчет одобрено. Что делать дальше?

В первую очередь составьте приказ о направлении специалиста в служебную поездку. В распорядительном акте необходимо указать не только Ф.И.О. и должность работника, но и период командирования, место назначения, цель поездки. Допустимо указать дополнительные сведения о служебном задании. Например, прописать в приказе «направлен для сдачи годовой бухгалтерской отчетности в Министерство образования».

Используйте унифицированную форму приказа № Т-9 (ОКУД 0301022), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Применение унифицированной формы приказа не обязательно. Учреждение вправе применять бланк, разработанный самостоятельно. Однако независимо от выбранной формы документа, его необходимо закрепить в учетной политике.

Пример заполнения унифицированного документа

Помимо распоряжения о направлении в служебную поездку и выплаты аванса на командировочные расходы, работодатель должен выдать служебное задание. Этот документ содержит перечень обязанностей, которые работник обязан выполнить в поездке. Однако формирование служебного задания не является обязательным. Вполне достаточно перечислить обязанности и цели поездки в приказе.

Еще пару лет назад подтвердить командировочные расходы можно было только специальным документом — командировочным удостоверением. Остальные чеки и квитанции считались второстепенными документами. В настоящее время законодательные нормы изменились. Теперь выписывать специальное удостоверение не требуется. Но многие учреждения продолжают выдавать отмененный бланк. Почему?

Во-первых, действие бланка сохранилось. Чиновники лишь определили, что теперь документ стал необязательным. Однако его можно выдавать на усмотрение руководства компании. Во-вторых, удостоверение позволяет подтвердить суточные расходы. В-третьих, бланк позволяет проставить отметки принимающей стороны. То есть подтвердить, что сотрудник прибыл в место назначения.

Бланк удостоверения можно разработать свой либо использовать унифицированную форму № Т-10 (ОКУД 0301024), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004.

Как отчитаться за командировочные расходы

Понесенные расходы в командировке должен компенсировать работодатель. Конечно, в пределах установленной нормы, с соблюдением целесообразности и обоснованности, а также при наличии подтверждающих документов. Итак, как подтвердить конкретный вид затрат:

  1. Транспорт. Для данной категории затрат подтверждающими документами являются билеты, чеки и квитанции такси, электронные квитанции (например, при оформлении электронного билета).
  2. Жилье. Подтвердить наем жилья может квитанция из гостиницы либо договор найма жилого помещения. Отметим, что при аренде жилища у сторонних лиц необходимо проверить правильность составления договора аренды. Также вам должны выдать на руки чек, квиток или расписку о получении денег в счет оплаты аренды жилья. Неверно оформленные документы не могут быть приняты к учету.
  3. Суточные. Подтвердить данную категорию командировочных расходов специальным документом не получится. Раньше для этого использовалось удостоверение, теперь применять этот бланк не обязательно. Подтвердить количество дней можно по билетам.
  4. Прочие затраты. Чтобы получить возмещение за иные виды трат в поездке, приложите чеки, товарные чеки, квитанции, накладные и иные документы. Отметим, что такие издержки следует заранее согласовать с начальством. В противном случае в их оплате вам могут отказать.

Если вы получили деньги на ком. расходы авансом, то есть подотчет, то по возвращении необходимо заполнить авансовый отчет. К нему приложить все подтверждающие чеки, билеты и квитки и сдать в бухгалтерию.

Бухгалтер проверит авансовый отчет, проконтролирует подлинность и правильность заполнения подтверждающих документов. По итогам проверки будут проведены окончательные расчеты. Излишки придется вернуть, а перерасход должны доплатить.

Особенности бухучета

В бухгалтерском учете бюджетного учреждения расходы на командировки следует отражать на соответствующем счете:

  • для отражения суточных — 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам», по КВР 112 и КОСГУ 212;
  • для отражения иных затрат — по субсчету 0 208 26 000, по КВР 112 и КОСГУ 226.

Новые положения действуют с 2019 года (Приказы Минфина № 132н и № 209н).

Однако если оплату жилья осуществляет сама организация, например между учреждением и гостиницей заключен договор на оказание услуг, то такие затраты отражают на счете 0 302 26 000. А если оплата гостиницы проводится по договору между организацией и гостиницей, но подотчетными деньгами через сотрудника, такие затраты отражаем на счете 0 208 26 000.

Аналогичный порядок предусмотрен и для покупки билетов. Так, к примеру, если работник сам купил билет на поезд (автобус, самолет), то командировочные расходы на транспорт отражаем на счете 0 208 26 000, по КВР 112. Если учреждение заключило договор с транспортной компанией и перечислило деньги за билет с расчетного счета, затраты отражайте на 0 302 22 000, используйте КВР 244. Но если по такому договору заплатил работник подотчетными деньгами, то отразите операцию на 0 208 22 000, КВР 244, КОСГУ 222.

Расходы на командировку: составляем проводки

Аванс на командировочные расходы выдан из кассы учреждения

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Сотрудник отправляется в загранкомандировку в г.Бишкек. В приказе написано, что все расходы, включая суточные в размере 100%, относятся на счет Организации. Нужно ли более подробно расписывать приказ или прикладывать смету расходов?

Ответ

Воспользуйтесь сервисами Системы Госфинансы:

Расчет нормы ГСМ

Узнайте верный КБК

Учетная политика для госсектора

Основные средства: ОКОФ и амортизационные группы

Составление сметы расходов перед командировкой законодательством не установлено.

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Но учреждение может составить смету в рамках внутреннего документооборота.

Цель командировки должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку. В нем также можно указать и дополнительную информацию.

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить: оплату проезда; расходы на наем жилья; суточные; другие расходы, произведенные с разрешения, или ведома администрации организации.

То есть, учреждение обязано возместить расходы (на основании подтверждающих документов, за исключением – суточных) без составления сметы расходов.

Для начала напомним, что для налога на прибыль расходы учитываются на день утверждения авансового отчета. При этом НДС по расходам принимается к вычету при условии, что по ним есть счет-фактура. Расходы на выплату средней заработной платы за период нахождения в командировке относят в состав расходов на оплату труда. Остальные траты во время служебной поездки НК РФ требует считать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Как отразить командировочные расходы в бухучете? Правильный порядок таков:

  • операция, когда выдается аванс на командировку, сопровождается проводкой Дт 71 Кт 50 (51);
  • когда бухгалтер хочет указать, что командировочные расходы (счет) учтены, проводка должна быть: Дт 26 (08, 20, 23, 44) Кт 71.

Вопросы и ответы

Как рассчитывать в смете командировочные расходу при выезде бригады монтажников, наладчиков на объект в другой город. В локальной смете на СМР затраты на командировочные не учитываются. Составляется отдельный расчет в текущем уровне. Согласно п.9.6. МДС81-35.2004 затраты, связанные с командированием рабочих для выполнения строительных, монтажных и специальных строительных работ определяются расчетами на основании ПОС, исходя из постановления Правительства Российской Федерации от 02.10.02 №729. Если перевозка работников осуществляется собственным или арендованным транспортом строительной организации, затраты на проезд в командировочные расходы не включаются, а учитываются как затраты по перевозке автомобильным транспортом работников строительных и монтажных организаций, определяются расчетами на основе ПОС с учетом обосновывающих данных транспортных предприятий. В составе командировочных расходов учитываются затраты на проезд до строящегося объекта и обратно и проживание, т.е. плата за гостиницу или арендованную квартиру, а также суточные. Сначала следует определить потребное количество рабочих, выполняющих ту или иную работу. Эту величину можно определить, опираясь на данные их сметной трудоемкости, которые приводятся в локальных сметах вне зависимости от того, как они составлялись, – по единич¬ным расценкам или ресурсным методом в текущих ценах.
Например, при бюджетном финансировании: Расчет № 1
затрат на командировочные расходы, не учтенных нормами накладных расходов
для работников, выполняющих пусконаладочные работы. Наименование стройки:
Наименование объекта:
Основание: 1. Затраты на командирование работников, руб Вышестоящий огран проверяет наши документы по договору с ИП по ремонту. ИП из г. Новочеркасска. В смете наш контрагент Ремонтник отдельной строкой после табличной части с «Наимнованием работ. ” указывает помимо всего прочего КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ (Тс+Тм)/8*500 = 20 687 р. Вышестоящий орган говорит, что включение командировочных расходов в смету неправомерно, но не сопровождает свое замечание указанием на какой либо нормативный акт. Подскажите – на какой нормативный законодательный акт нам сослаться, чтобы доказать нашу правоту по включению в смету командировочных расходов или ссылку на нормативный документ запрещающий это – чтобы мы могли согласиться с проверяющими, и принять это как нашу ошибку?

Сошлитесь на выигранный конкурс, по проведению данных работ, либо на исключительность данного подрядчика. Федеральный закон от 06.05.1999 N 97-ФЗ «О конкурсах на размещение заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд» О КОНКУРСАХ НА РАЗМЕЩЕНИЕ ЗАКАЗОВ НА ПОСТАВКИ ТОВАРОВ, ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ, ОКАЗАНИЕ УСЛУГ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ НУЖД.

Вообще, командировочные расходы входят в смету. Пример: Постановление Госстроя России от 05.03.2004 N 15/1 (ред. от 16.06.2014) «Об утверждении и введении в действие Методики определения стоимости строительной продукции на территории Российской Федерации».

Добрый день, Наталья! Еще в 2007 году Минфин РФ сообщил, что в соответствии с положениями ст. 166–168 ТК РФ и ст. 255 НК РФ российская организация вправе возмещать затраты по командировкам только для штатных работников, с которыми организация заключила трудовые договоры. Учитывая, что специалисты, приезжающие, например, на монтаж и наладку оборудования, не состоят в трудовых отношениях с организацией, то расходы на их питание и проживание не могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций (письмо от 16.10.2007 г. № 03-03-06/1/723). Налоговики, как правило, отказывают налогоплательщикам в учете для целей налогообложения прибыли расходов на возмещение командировочных расходов исполнителя (подрядчика).

Если ваш вопрос касается строительства то в локальной смете на затраты командировочные не учитываются. Составляется отдельный расчет. Поскольку в соответствии с условием договора подряда командировочные расходы оплачиваются по факту, то есть данная часть цены договора является переменной. Постановление Госстроя России от 05.03.2004 N 15/1 (ред. от 16.06.2014) «Об утверждении и введении в действие Методики определения стоимости строительной продукции на территории Российской Федерации» (вместе с «МДС 81-35.2004. «)

Командировочные расходы по смете выдаёт программа, это общее понятие для всех, это трудозатраты, которые всегда отображаются в смете, что может вам подтвердить любой сметчик. Приказ Минфина России от 20.11.2007 N 112 н (ред. от 23.03.2018) «Об Общих требованиях к порядку составления, утверждения и ведения бюджетных смет казенных учреждений» (Зарегистрировано в Минюсте России 14.12.2007 N 10750)

Пункт 2 статьи 153 НК РФ устанавливает следующее правило для определения налоговой базы по НДС: выручка от реализации товаров (работ, услуг) определяется исходя из всех доходов налогоплательщика, связанных с расчетами по оплате указанных товаров (работ, услуг), полученных им в денежной и (или) натуральной формах, включая оплату ценными бумагами. При этом имеют место еще положения подпункта 2 пункта 1 статьи 162 НК РФ, предписывающие включать в налоговую базу по НДС любые получаемые налогоплательщиком денежные средства, если их получение связано с расчетами по оплате товаров (работ, услуг). С учетом вышеизложенного, контролирующие органы придерживаются мнения, что средства, полученные подрядчиком от заказчика в счет возмещения расходов, должны рассматриваться в составе выручки подрядчика от выполнения услуг и подлежат включению в налоговую базу по НДС. Так Минфин России в Письме от 19.09.2003 № 04-03-11/75 указал, что суммы компенсаций командировочных расходов, получаемые организацией в соответствии с условиями договора, следует включать в налоговую базу по НДС независимо оттого, что в заключенных договорах данные расходы указаны отдельно от стоимости выполняемых ремонтных работ. С такой точкой зрения соглашается и ряд специалистов. В обоснование они указывают, что установление в договоре обязанности заказчика возместить исполнителю расходы, связанные с командировками, свидетельствует лишь о том, что часть цены услуги является не фиксированной (прямо прописанной в договоре), а переменной, зависящей от фактически понесенного вашей организацией расхода на командировки. Следовательно, обе суммы являются выручкой организации-исполнителя от оказания услуг по договору. Поэтому налоговая база по НДС в рассматриваемой ситуации состоит из стоимости выполненных работ (без НДС) и сумма компенсации затрат организации-подрядчика (без НДС). Исходя из изложенного в договоре можете указать командировочные и данные расходы налогом не облагаются т к это не доход от выполненной работы а затраты оплачиваемые заказчиком.

Учет и налогообложение операций, связанных с командировками, зависит, в частности, от порядка расчетов с командированными работниками, вида и суммы расходов, а также наличия правильно оформленных и вовремя представленных документов. Рассмотрим правила учета и налогообложения расходов на командировки в пределах Украины.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете расходы на командировку, как и любые другие расходы предприятия, могут относиться к прямым, общепроизводственным, административным, сбытовым или прочим расходам. При этом расходы на командировку работников:

  • цехов, участков и других подобных подразделений включаются в общепроизводственные расходы (п. 15.1 П(С)БУ 16 «Расходы») и отражаются на одноименном счете 91;
  • аппарата управления и другого общехозяйственного персонала – в административные расходы (п. 18 П(С)БУ 16) и отражаются на одноименном счете 92;
  • службы сбыта – в сбытовые расходы (п. 19 П(С)БУ 16) и отражаются на одноименном счете 93.

Если командировка непосредственно связана с производством продукции, выполнением работ, оказанием услуг, то расходы на нее можно отнести к составу себестоимости произведенных и реализованных товаров (работ, услуг) (п. 13 П(С)БУ 16) и учитывать на счете 23 «Производство». В качестве примера можно привести расходы на командировку водителей предприятия, занимающегося грузоперевозками.

Основанием для отражения командировочных расходов в учете является приказ руководителя и Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной Приказом Минфина Украины от 28.09.15 г. № 841 (далее – Отчет), с прилагаемыми к нему документами (см. таблицу на следующей странице). Срок подачи Отчета зависит от того, в каком виде был выдан аванс на командировку:

1) если работнику выдали аванс наличными, то Отчет следует подать до окончания пятого банковского дня, следующего за днем завершения командировки (пп. 170.9.2 Налогового кодекса Украины, далее — НК);

2) при использовании в командировке специальных платежных средств (платежных карточек) Отчет необходимо сдать в бухгалтерию до окончания (пп. 170.9.3 НК):

  • третьего банковского дня после завершения командировки – если в командировке работник снимал с карточки наличные;
  • десятого банковского дня после завершения командировки – если карточка использовалась им только для безналичных расчетов. Работодатель может продлить этот срок до 20 банковских дней при наличии уважительных причин (в случае расхождений между документами, представленными работником, и данными банковской выписки по картсчету).

При этом излишне израсходованные средства возвращаются в кассу или зачисляются на банковский счет выдавшего такие средства предприятия до или во время подачи Отчета.

Налог на прибыль

Объект обложения налогом на прибыль определяется как финансовый результат до налогообложения (бухгалтерская прибыль или убыток), отраженный в финотчетности предприятия по правилам П(С)БУ или МСФО, скорректированный (в сторону увеличения или уменьшения) на разницы, предусмотренные НК (пп. 134.1.1 НК).

Разницы, связанные с командировочными расходами, НК не установлены. Поэтому расходы на командировки, отраженные в бухгалтерском учете, учитываются и для целей обложения налогом на прибыль. Этот вывод касается как предприятий, годовой доход которых превышает 20 млн грн. (они рассчитывают разницы), так и предприятий с годовым доходом не превышающим 20 млн грн. (разницы не определяют).

НДФЛ

Расходы, которые не облагаются НДФЛ

1. Расходы, произведенные в командировке.

Суммы, полученные физлицом на командировку, в пределах размеров, установленных п. 170.9 НК, не включаются в месячный налогооблагаемый доход работника (пп. 165.1.11 НК).

Однако, чтобы не облагать НДФЛ командировочные, необходимо соблюдать основное правило: командировка должна быть связана с хозяйственной деятельностью работодателя/командирующей стороны. При этом согласно пп. «а» пп. 170.9.1 НК хозяйственность поездки можно подтвердить, в частности (но не исключительно):

  • приглашением принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью работодателя/командирующей стороны;
  • заключенным договором или контрактом;
  • другими документами, удостоверяющими желание установить гражданско-правовые отношения (например, протоколом о намерениях);
  • документами, свидетельствующими об участии командированного в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, которые проводятся по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью работодателя/командирующей стороны.

Кроме того, в пп. «а» пп. 170.9.1 НК перечислены документы, которые должен представить командированный для того, чтобы такие расходы не попали в его налогооблагаемый доход (см. таблицу).

Командировочные расходы и их документальное подтверждение для необложения НДФЛ

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/20070-0


п / п

Вид командировочных (возмещаемых) расходов

Документальное подтверждение

1

Расходы на проезд (в т. ч. перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) до места командировки и обратно, а также по месту командировки (в т. ч. на арендованном транспорте)

Транспортные билеты или счета (багажные квитанции), включая электронные билеты, при наличии посадочного талона и документа об оплате по всем видам транспорта (в т. ч. чартерных рейсов)

2

Оплата стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенные в такие счета расходы на питание или бытовые услуги (стирку, чистку, глажку одежды, ремонт обуви), расходы на бронирование мест для проживания

Счета*, полученные в гостиницах или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию физического лица, квитанции, чеки, товарные чеки

3

Расходы на наем других жилых помещений

Договор найма (аренды) жилья (для конкретной командировки)**, акт оказанных услуг

4

Оплата телефонных переговоров

Счета, квитанции

5

Расходы на обязательное страхование и другие расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки (в т. ч. налоги и сборы)

Страховые полисы и т. д. (например, для расходов на парковку автомобиля – квитанции об оплате)

* Счет является обязательным документом для всех лиц, предоставляющих услуги по проживанию. Поэтому если, к примеру, предприниматель-единщик, которому принадлежит гостиница, выпишет командированному только товарный чек, то во избежание включения стоимости проживания в облагаемый НДФЛ доход рекомендуем потребовать от него и счет. Отметим, что форма гостиничного счета № 4-г рекомендована Приказом Госстроя Украины от 13.10.2000 г. № 230 к применению всем гостиничным хозяйствам Украины независимо от их подчинения и формы собственности.
** Жилое помещение может арендоваться не только на срок командировки физлица. Договор найма (аренды) жилья может быть заключен на достаточно долгий период, чтобы «приютить» в квартире любого работника, направленного в командировку в населенный пункт с арендованной квартирой. В этом случае предприятие будет нести расходы на аренду жилья, которые нельзя связать с конкретной командировкой. Их следует рассматривать как обычные (не командировочные) расходы, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия.

СИТУАЦИЯ 1
Работник предприятия был направлен в командировку для встречи с представителями потенциального контрагента, от которого предприятие получило приглашение. Работнику выдали под отчет определенную сумму. По независящим от командированного причинам встреча не состоялась, и задание руководителя не было выполнено. Однако средства были израсходованы, и работник в срок представил Отчет. Каков порядок налогообложения таких подотчетных сумм?

Поездка работника подтверждена документами, которые отражают ее связь с хозяйственной деятельностью предприятия (есть приглашение потенциального контрагента). Следовательно, вся израсходованная им сумма не облагается НДФЛ.

Кроме того, рекомендуем попросить у несостоявшегося партнера письмо с пояснением причин, по которым его представители не прибыли на встречу.

Отметим, что с позиции налога на прибыль данная ситуация не является проблематичной, поскольку НК не содержит ограничений на включение в расходы даже нехозяйственных расходов. Поэтому вся потраченная на поездку сумма будет участвовать в определении финансового результата, а значит, и объекта обложения налогом на прибыль.

СИТУАЦИЯ 2
Предприятие оплатило билеты на автобус для поездки работника в командировку по безналичному расчету. После возвращения из командировки выяснилось, что работник потерял посадочный документ на автобус в один конец. Однако он вовремя отчитался об использовании выданных ему средств и приложил к Отчету документы, соответствующие требованиям пп. «а» пп. 170.9.1 НК (счет гостиницы, билеты на городской транспорт и др.). Из этих документов следует, что он успешно выполнил задание. Нужно ли облагать НДФЛ стоимость билета (без утерянного посадочного документа)?

По нашему мнению, стоимость билета не следует включать в налогооблагаемый доход работника. Считаем, что наличие посадочного документа как обязательного атрибута необходимо для подтверждения расходов только по полученным под отчет деньгам. В данном случае работник не получал деньги на приобретение билета, его оплатило по безналичному расчету предприятие. Поэтому, на наш взгляд, никакой «угрозы» со стороны НДФЛ для работника нет.

Расходы на приобретение билета считаются расходами предприятия, связанными с командировкой. Для их подтверждения достаточно выписки банка и распечатки электронного билета с указанным маршрутом.

2. Суточные расходы.

Не включаются в налогооблагаемый доход физлица и подлежат возмещению суточные расходы (расходы на питание и финансирование личных потребностей) в законодательно установленных размерах. Такие расходы не нуждаются в документальном подтверждении (пп. «а» пп. 170.9.1 НК).

При командировке в пределах Украины сумма суточных определяется согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам (например, транспортным билетам, подтверждающим отъезд или приезд работника) по формуле

Сумма суточных = Размер суточных х Количество дней в командировке.

По общему правилу суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке, включая дни прибытия и выбытия, выходные, праздничные и нерабочие дни, а также время пребывания в пути вместе с вынужденными остановками (п. 4 разд. II Инструкции, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59, далее – Инструкция № 59).

Суточные рассчитываются по нормам, установленным на предприятии для командировок по Украине. При этом не облагаемый НДФЛ размер суточных для таких командировок составляет не более 0,2 минимальной зарплаты, установленной на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день командировки. В 2016 году эта величина составляет 275,60 грн. (1 378 грн. х 0,2).

Если предприятие финансируется из бюджета, то суточные не могут превышать предельную величину, установленную Кабмином (Постановление КМУ от 02.02.11 г. № 98, далее – Постановление № 98).

Расходы, которые облагаются НДФЛ

Сумма излишне израсходованных денежных средств, полученных физлицом на командировку и не возвращенных в установленный срок, включается в месячный налогооблагаемый доход физлица. Такая сумма определяется по правилам п. 170.9 НК (пп. 164.2.11 НК).

Рассмотрим, какие средства признаются излишне израсходованными. Кстати, узнать о том, как именно работник потратил выданные ему средства, бухгалтер может только после получения Отчета.

Излишне израсходованными средства будут считаться, если работник:

  • указал в Отчете, что потратил выданные ему деньги на цели, не указанные в пп. «а» пп. 170.9.1 НК;
  • не подтвердил документально часть возмещаемых расходов;
  • указал в Отчете сумму суточных, превышающую норму, даже если такая сумма согласована с руководством и указана в Положении о командировках, которое самостоятельно разработано и утверждено на предприятии.

Таким образом, в налогооблагаемый доход работника включаются средства, полученные им на командировку, если:

  • такие средства являются излишне израсходованными и не возвращены в установленные законодательским сроки;
  • поездка не связана с хоздеятельностью предприятия (нет документального подтверждения такой связи), а средства потрачены.

База обложения НДФЛ определяется с помощью коэффициента (К), который установлен п. 164.5 НК и рассчитывается по формуле

К = 100 : (100 — Сн),

где Сн – ставка налога.

В 2016 году общая ставка налога составляет 18 %, соответственно К = 1,2195.

СИТУАЦИЯ 3
Работнику предприятия были выданы под отчет деньги на командировку в сумме 2 000 грн. Из Отчета видно, что сумма в размере 500 грн. документально не подтверждена. Эту сумму работник не вернул. Как рассчитать налоги, подлежащие уплате работником?

В данной ситуации 500 грн. считаются излишне израсходованной суммой. Поэтому бухгалтер должен включить ее в месячный налогооблагаемый доход работника и при начислении НДФЛ применить повышающий коэффициент (в расчете военного сбора такой коэффициент не участвует – см. ниже).

Определим сумму удержаний из дохода работника в размере 500 грн. исходя из того, что база для удержания НДФЛ составляет 609,75 грн. (500 грн. х 1,2195):

  • НДФЛ:

609,75 грн. х 18 % = 109,76 грн.;

  • военный сбор:

500 грн. х 1,5 % = 7,50 грн.

Общая сумма удержаний – 117,26 грн. (109,76 грн. + 7,50 грн.).

Предприятие удерживает налог из дохода командированного работника (после налогообложения) за соответствующий месяц, а при недостаточности дохода – за счет доходов следующих месяцев до полной уплаты налога (пп. «б» пп. 170.9.1 НК).

Отметим, что помимо излишне израсходованных сумм в налогооблагаемый доход командированного включаются:

  • стоимость алкогольных напитков и табачных изделий;
  • суммы чаевых, за исключением случаев, когда чаевые включаются в счет согласно законам страны пребывания;
  • плата за зрелищные мероприятия.

ЕСВ

Расходы на командировку (как облагаемые, так и не облагаемые НДФЛ) не относятся к расходам на оплату труда, а значит, не являются объектом для начисления ЕСВ (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона Украины от 08.07.10 г. № 2464-VI; п. 3.15 Инструкции, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 13.01.04 г. № 5; п. 6 Перечня, утвержденного постановлением КМУ от от 22.12.10 г. № 1170).

Военный сбор

Сумма командировочных расходов, облагаемая НДФЛ, подлежит обложению военным сбором. При этом применять повышающий коэффициент, предусмотренный п. 164.5 НК, не нужно. Ведь такой коэффициент установлен только для исчисления НДФЛ (пп. 1.2 п. 161 подразд. 10 разд. XX НК). Этот вывод подтвержден ГФС в Письме от 27.11.15 г. № 25405/6/99-99-17-02-01-15.

ПРИМЕР
Работникам предприятия, осуществляющего транспортные перевозки, за свой счет оплачивал ремонт автомобилей непосредственно во время командировки – в пути.

В данном случае в учете следует отражать расходы двух видов: расходы на командировки основных производственных рабочих (прямые расходы) и расходы на ремонт автомобиля (общепроизводственные расходы либо расходы на сбыт – в зависимости от целей поездки).

Расходы (и командировочные, и некомандировочные) отражаются в учете, если после возвращения из командировки работник представляет в бухгалтерию:

Отчет (это могут быть два отдельных отчета – на командировочные расходы и на ремонтные работы);

документы, подтверждающие расходы на техобслуживание и ремонт (акты, наряд-заказы). Такие документы должны быть оформлены на предприятие, где работает командированный.

В бухгалтерском учете операции отражаются так:

(грн.)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх