Куперс

Кому поручить ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство — это целый комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство-2019: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.

Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и целая кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.

Манохова С. В., редактор журнала

Журнал «Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения» № 3/2018

Эта статья рассчитана в основном на новичков в кадровом деле, однако и «старожилы» могут почерпнуть из нее что-то полезное. Какие локальные нормативные акты по учету персонала должны быть утверждены в учреждении? Как грамотно их оформлять? Есть ли установленные правила нумерации изданных приказов? На названные и другие вопросы – ответы далее.

Основы делопроизводства.

Документы кадрового учета условно можно разделить на несколько групп.

По порядку применения выделяются две категории:

• обязательные для применения во всех организациях (как правило, преду­смотренные трудовым законодательством) документы;

• рекомендованные.

По типу документов:

• локальные нормативные акты;

• документы, используемые для оформления трудовых отношений.

Примерное представление о том, какие документы должны оформлять работники кадровой службы, можно получить, прочитав соответствующие разделы Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93. Приведем выдержки из данного документа.

Код	Наименование формы
Документация по распорядительной деятельности организации
	Должностная инструкция
	Положение о структурном подразделении
	Правила внутреннего трудового распорядка
	Структура и штатная численность
	Штатное расписание
Документация по приему на работу
	Приказ о приеме на работу
Документация по переводу на другую работу
	Заявление о переводе на другую работу
	Приказ о переводе на другую работу
Документация по увольнению с работы
	Заявление об увольнении
	Приказ об увольнении
Документация по оформлению отпусков
	График отпусков
	Заявление о предоставлении отпуска
	Приказ о предоставлении отпуска
Документация по оформлению поощрений
	Представление о поощрении
	Приказ о поощрении
Документация по оформлению дисциплинарных взысканий
	Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
	Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины
	Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
Документация по учету труда и его оплаты
	Учетная карточка научного работника Т-4
	Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы Т-12
	Табель учета использования рабочего времени Т-13
	Расчетно-платежная ведомость Т-49
	Расчетная ведомость Т-51
	Платежная ведомость Т-53
	Лицевой счет Т-54
	Лицевой счет Т-54а
	Журнал учета федеральным государственным органом работников, выезжающих в служебные командировки ТК-1 (гос)
	Журнал учета федеральным государственным органом работников, приезжающих в служебные командировки
	Табель учета использования рабочего времени

Формы первичных учетных документов, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями, утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Примечание:

С 1 января 2013 года формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Организация может разрабатывать формы документов самостоятельно.

Итак, организация может утверждать и вводить во внутренний документооборот свои документы. Требования к их заполнению (в том числе состав реквизитов, правила их оформления, схемы расположения на листе и пр.) определены:

• в настоящее время – ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• с 1 июля 2018 года – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Как показывает практика, даже не все опытные кадровики знают о существовании этих стандартов. Тем не менее правила, изложенные в них, распространяются на такие организационно-распорядительные документы:

Далее в статье, опираясь на положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, расскажем, как грамотно составить тот или иной документ кадрового учета (если организация не использует унифицированные формы).

Общие требования к созданию документов.

1. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов левое поле на лицевой стороне листа и правое поле на оборотной стороне листа должны быть равны по ширине.

3. Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

• Times New Roman № 13, 14;

• Arial № 12, 13;

• Verdana № 12, 13;

• Calibri № 14; и приближенные к ним.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

1. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

2. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 интервала.

Интервал между буквами в словах обычный, интервал между словами – один пробел.

1. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов должна быть не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов – не более 12 см.

1. Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Ключевой вывод:

Требования, описанные в данном разделе статьи, применяются ко всем создаваемым организацией документам (в том числе в электронной форме), а не только документам кадрового учета. Следование указанным правилам считается хорошим тоном.

Реквизиты документа.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определен порядок оформления и расположения на листе следующих реквизитов документов:

№	Реквизит	№	Реквизит
	Герб РФ, герб субъекта РФ (муниципального образования)		Гриф утверждения документа
	Эмблема		Заголовок к тексту
	Товарный знак (знак обслуживания)		Текст документа
	Код формы документа		Отметка о приложении
	Наименование организации – автора документа		Гриф согласования документа
	Наименование структурного подразделения – автора документа		Виза
	Наименование должности лица – автора документа		Подпись
	Справочные данные об организации		Отметка об электронной подписи
	Наименование вида документа		Печать
	Дата документа		Отметка об исполнителе
	Регистрационный номер документа		Отметка о заверении копии
	Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа		Отметка о поступлении документа
	Место составления (издания) документа		Резолюция
	Гриф ограничения доступа к документу		Отметка о контроле
	Адресат		Отметка о направлении документа в дело

Остановимся на некоторых из них подробнее. Например, эмблема организации (реквизит 02) должна помещаться по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Наименование организации – автора документа (реквизит 05) на бланке должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах. Под на­именованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено уставом (положением). Над наименованием организации – автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Естественно, не все 30 реквизитов обязательно будут присутствовать в создаваемом учреждением документе. В частности:

Наименование структурного подразделения – автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) (реквизит 06)	Используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) (указывается под наименованием организации)
Наименование должности лица – автора документа (в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность) (реквизит 07)	Используется в бланках должностных лиц (располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта РФ, муниципального образования)

Справочные данные об организации (реквизит 08) указываются в бланках писем. Данный реквизит включает в себя почтовый адрес, адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом, номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес. В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются также код организации по ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП.

Наименование вида документа (реквизит 09) («ПОСТАНОВЛЕНИЕ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ», «ПРИКАЗ» и т. д.) указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, и располагается под реквизитами автора документа.

Дата документа (реквизит 10) соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Допускается использование одного из двух способов проставления даты:

• арабскими цифрами, разделенными точкой, – «05.06.2016»;

• словесно-цифровым способом, например «5 июня 2016 г.».

Регистрационный номер документа (реквизит 11) – это цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который по усмотрению организации может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

Часто у новичков возникает вопрос: как нумеровать кадровые приказы и распоряжения, издаваемые организацией? Как видим, строгих законодательных требований по этому поводу нет. Соответственно организация может выбрать любой из предложенных вариантов:

сквозная нумерация с добавлением литеры «К» (кадры);

Для справки:

Чтобы сохранялся больший порядок при ведении кадровой документации, желательно вести журнал учета выпущенных приказов.

Место составления (издания) документа (реквизит 13) указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением («Москва», «Нижний Новгород» и т. д.). Этот реквизит ставится во всех документах, за исключением:

• случаев, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения;

• служебных писем;

• докладных, служебных записок;

• других внутренних информационно-справочных документов.

Реквизит 15 «Адресат» используется при оформлении служебных писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть:

• организация;

• структурное подразделение организации;

• должностное или физическое лицо.

Этот реквизит проставляется:

• в верхней правой части документа – на бланке с угловым расположением реквизитов;

• справа под реквизитами бланка – при продольном расположении реквизитов бланка.

Строки реквизита «Адресат» выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (его заместителю) организации указываются в дательном падеже наименование должности, включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Вариант 1:

Руководителю Государственного
бюджетного учреждения здравоохранения
Нижегородской области
«Городская клиническая больница № 25»
Иванову М. О.

Вариант 2:

Руководителю Государственного
бюджетного учреждения здравоохранения
Нижегородской области
«Городская клиническая больница № 25»
Иванову М. О.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Гриф утверждения (реквизит 16) проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты.

УТВЕРЖДЕНО
приказом МБОУ СОШ № 8
от 5 апреля 2015 г. № 82

Заголовок к тексту (реквизит 17) – это краткое содержание документа. Заголовок формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «О чем?», например:

• приказ о создании аттестационной комиссии;

• приказ об утверждении штатного расписания;

• приказ об увольнении.

Заголовок оформляется под реквизитами бланка, как правило, слева. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает четырех-пяти строк.

Текст документа (реквизит 18) может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Применяются следующие способы изложения текста.

Наименование документов	Способ изложения текста
Приказы	От первого лица единственного числа («приказываю»)
Документы коллегиальных и совещательных органов	От третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»)
Протоколы	От третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»)
Положения, инструкции, акты, справки	От третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»)
Совместные документы	От первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)
Деловые (служебные) письма	От первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»); от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке

Гриф согласования документа (реквизит 20) проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Он включает:

• слово «СОГЛАСОВАНО»;

• наименование должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации);

• его собственноручную подпись;

• инициалы, фамилию;

• дату согласования.

Способов проставления названного реквизита несколько. Отметка «СОГЛАСОВАНО» может ставиться:

• на первом листе документа (если документ имеет титульный лист – на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

• на последнем листе документа под текстом;

• на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Отметка об исполнителе (реквизит 25) включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона, может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Названный реквизит оформляется:

• на лицевой стороне последнего листа документа начиная от границы левого поля;

• при отсутствии места – на оборотной стороне внизу слева;

• (допустимо) как нижний колонтитул (шрифтом меньшего размера).

Например: «Иванова Раиса Михайловна, Контрольное управление, специалист отдела кадров, +7 (495) 924-45-67, Ivanovar@gov.ru».

От редакции:

Об оформлении не упомянутых нами реквизитов документов читайте в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Образцы бланков документов – в приложении «В» к названному госстандарту.

* * *

Не во всех государственных (муниципальных) учреждениях есть должность делопроизводителя, поэтому обязанность по разработке форм первичной учетной и кадровой документации нередко ложится на работников бухгалтерской и кадровой службы. В данной статье мы рассказали об основных правилах оформления организационно-распорядительной документации.

Кадровое делопроизводство для чайников

Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

1. Локальные нормативные акты.
2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.

К первой категории (для всех организаций) относятся:

• штатное расписание,
• положение об оплате труда,
• правила внутреннего трудового распорядка,
• график отпусков,
• положение о защите персональных данных работников.

Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:

• график сменности,
• положение о нормах выработки и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).

Вторая категория — более многочисленная — включает:

• документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
• документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
• личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

• Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
• Какова текучесть кадров?
• Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

Ведение кадрового делопроизводства

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

Образец регламента по кадровому делопроизводству

скачать

Кадровое делопроизводство в 2020 году

ВАЖНО! ГОСТ Р 6.30-2003, по которому ранее оформлялась документация, перестал действовать с 1 июля 2020 года. Ему на смену пришел ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Теперь разрешено для печати документов использовать двустороннюю печать (сохраним леса!). Есть и другие изменения.

Веду кадровый учет для организаций и ИП.Для организаций и предпринимателей, которые состоят на обслуживании по бухгалтерскому учету, кадровый учет входит в основную услугу. Так же выполняю разовую работу по организации кадрового учета, восстановлению запущенного или ведению учета в течение какого-то периода. При необходмости консультирую по вопросам кадрового учета и делопроизводства.

Что входит в понятие кадрового учета для малых предприятий и ИП.

Кадровый учет и делопроизводство — это комплекс методов и процессов, связанных с учетом штатных и внештатных сотрудников компании, с документооборотом по трудовой деятельности сотрудников. Этот механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от организационно-правовой формы и штатной численности.

При приеме на работу нового сотрудника, согласно ТК РФ, делаются копии следующих документов:

• паспорт РФ с отметкой о прописке или регистрации
• военный билет
• пенсионное страховое свидетельство
• ИНН
• медицинский страховой полис
• диплом или свидетельство об образовании

Все копии остаются в отделе кадров, а подлинники работодатель имеет право потребовать в любое время для ознакомления с ними. Трудовую книжку заводят в отделе кадров или, если она уже имеется у сотрудника, то он обязан предоставить ее в отдел кадров. Трудовая книжка является основным документом о деятельности сотрудника и его трудовом стаже и оформляется работодателем в течение первых пяти рабочих дней, согласно статье 66 ТК РФ. Кроме трудовой книжки в отделе кадров с сотрудником организации заключают трудовой договор не позднее трех рабочих дней с момента допуска его к работе. В трудовом договоре должны быть указаны условия труда, размер заработной платы, возможные доплаты и надбавки.

Обобщая существующую практику по кадровому учету, можно предложить следующий перечень документов по кадровому учету для предприятий малого бизнеса с небольшой численностью работников, как правило, до 30-50 человек:

• штатное расписание
• правила внутреннего трудового распорядка
• должностные инструкции на каждого работника
• приказы по личному составу
• приказы о поощрениях, командировках, отпусках
• приказы по основной деятельности предприятия
• личная карточка на каждого работника
• трудовой договор на каждого работника
• график отпусков
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
• коллективный договор между работодателем и работниками

С отдельными сотрудниками могут быть заключены договоры о неразглашении коммерческой тайны или договоры о материальной ответственности.

Кризисное время для многих предприятий диктует необходимость проведения мер, направленных на сокращение издержек:

• сокращение численности персонала
• ликвидация структурных подразделений
• сокращение расходов на персонал
• сокращение рабочего дня, рабочей недели сотрудников

Все это требует точности и соответствия требованиям ТК РФ.

В малых предприятиях зачастую вопросы кадрового делопроизводства ложатся на сотрудников, не имеющих опыта в данном деле. Типовые договора и стандартные шаблоны документов частично могут помочь в делопроизводстве, но они могут не отражать последние изменения законодательства. Если у Вас есть сложности, вопросы по кадровому учету, который ведется в Вашей организации, можно воспользоваться консультациями. Консультация может быть по телефону, по электронной почте, по скайпу или же лично.

Стоимость ведения кадрового учета, а так же организация, восстановление делопроизводства можно посмотреть в разделе цены.