Куперс

Чеки – вещь не долговечная. Однако они являются бухгалтерскими документами, а значит, их нужно сохранить, причем, на определенный срок.

Нормативный срок хранения документов, относящихся к контрольно-кассовой технике, согласно постановлению Правительства РФ от 23.06.2007 г. N 470, составляет не менее пяти лет с даты окончания их использования. Исключение составляют использованные кассовые чеки и копии товарных чеков. Они хранятся у материально-ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.

Однако это тоже срок. А чеки, выбиваемые современными кассовыми аппаратами, со временем выцветают. На них уже не видно ни даты, ни суммы, ни какой-либо еще информации.

В детстве, чтобы прочитать информацию на кассовом чеке, мы подносили его к лампочке. От нагревания на нем проступали заветные буквы и цифры. Понятно, что такой метод налоговой инспекции или бухгалтерии не предъявишь. Но проблему выцветших чеков можно решить при помощи ксерокопирования.
Ксерокопии тоже могут подтвердить расходы. Для этого копии чеков должны быть заверены подписью должностного лица, а также печатью организации. Оригиналы, пусть даже выцветшие, нужно хранить вместе с ними.

Но чеки это еще полбеды. На такой же кассовой ленте печатаются Z-отчеты. Они, согласно положению по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждено постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 г. N 745), в отличие от чеков должны храниться не менее пяти лет, как и все первичные документы.

За пять лет Z-отчет может выцвести. Поэтому ему также можно ксерокопировать. Однако он должен храниться вместе со справкой-отчетом кассира-операциониста по унифицированной форме N КМ-6 о выручке за смену, так как, по сути, является приложением к ней. Обычно Z-отчеты прикрепляются к обратной стороне справки. Однако правила документооборота кассовых документов все равно нужно отразить в учетной политике организации.

При этом кассовый чек первичным документов не является, а Z-отчет как раз таковым считаются. В случае налоговой проверки оштрафовать могут как раз за отсутствие первичных документов. Но даже при этом в законе есть лазейка – величина штрафа за отсутствие первичных документов, если они не привели в занижению налоговой базы, не должна превысить 5 тысяч рублей. То есть Z-отчет может отсутствовать (например, если не «дожил» до проверки с момента печати), главное, что у организации все было в порядке с уплатой налогов и бухгалтерской отчетностью.

Может ли предприятие хранить у себя чеки при расчете наличными деньгами?

Правила хранения чеков ККМ, как и прочих первичных документов и регистров бухгалтерского учета, установлены п. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Однако хранить у себя сами кассовые чеки при расчете наличными деньгами предприятие не сможет. Ведь согласно п. 1 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ они должны выдаваться покупателю в момент расчета за товар или услугу.

Поэтому вопрос о том, как хранить чеки ККМ получателю денег, здесь даже не возникает.

На предприятии может храниться отчет о закрытии смены, снятый в конце дня. Он сдается в бухгалтерию предприятия или старшему кассиру (если на предприятии несколько касс). А еще у продавца сохраняется информация о пробитых чеках в фискальном накопителе ККТ. Его нужно хранить в течение 5 лет с даты окончания использования.

А вот «входящие» чеки (приложенные, например, к авансовым отчетам сотрудников) бухгалтерия хранить обязана, поскольку они подтверждают расходы фирмы для целей бухгалтерского и налогового учета.

Как хранить чеки, если услуги оказаны самозанятым? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Должно ли предприятие сохранять чеки при эквайринге?

Эквайринг — это расчет с применением пластиковой платежной карты. В этом случае предприятие выдает покупателю слип-чек. После этого кассир печатает и оставляет себе еще один слип-чек. Эти чеки являются подтверждением транзакции или отказа в ней. Если для проведения транзакции не требуется введение пароля, то слип-чек должен быть подписан покупателем и кассиром. Эти слип-чеки и нужно хранить в течение всего установленного договором эквайринга срока.

В конце рабочего дня предприятие связывается с банком-эквайером и передает ему электронный отчет, сформированный POS-терминалом и отражающий каждую прошедшую операцию.

Кроме этого, согласно п. 2 ст. 5 закона № 54-ФЗ, при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа продавец должен вводить информацию о сумме расчета в контрольно-кассовую технику.

О применении онлайн-касс при эквайринге узнайте .

Как следует хранить слип-чеки и кассовые документы в бухгалтерии?

Порядок хранения чеков в законодательстве не прописан, поэтому предприятие может утвердить его самостоятельно, руководствуясь соображениями:

• сохранности документов;
• недопущения несанкционированного доступа посторонних лиц;
• невозможности внесения исправлений;
• полной читаемости всей информации, указанной в чеке, по истечении 6 месяцев со дня операции (п. 8 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ).

Рекомендуем вам делать заверенные руководителем ксерокопии чеков, поскольку со временем они выцветают и информацию на них прочесть крайне тяжело.

Согласно п. 277 раздела 4.1 приказа Росархива России от 20.12.2019 № 236 кассовые документы должны храниться в бухгалтерии не менее 5 лет.

Срок хранения документов, составленных в рамках договора эквайринга (в частности, слип-чеков), определяется в самом договоре. Он, как правило, равен 5 годам.

Полный перечень видов бухгалтерских документов и сроков их хранения вы найдете .

Согласно ст. 15.11 КоАП РФ несоблюдение правил хранения первичных документов признается грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной наложения на ответственное лицо штрафа в размере от 5000 до 10 000 руб.

А каков порядок ликвидации документов, срок хранения которых уже истек, вы узнаете из статьи «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

Обязанность хранить первичку, в том числе чеки ККМ, возложена на хозсубъекта законодательством. Бухгалтерия должна обеспечить сохранность и читаемость чеков.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

• Об авторе
• Недавние публикации

Специалист по РКО 🛈Алена недавно публиковал (посмотреть все)

Представим обычную ситуацию: покупатель пришёл в магазин, чтобы купить утюг. Подходит к кассе и сообщает, что желает расплатиться картой. Сотрудник магазина выдаёт ему два чека: кассовый и слип 🛈 (чек эквайринга). Первый выдаётся по требованию 54-ФЗ. Это аналог договора купли-продажи, который свидетельствует о совершении сделки. Чек эквайринга – информация о безналичной оплате услуг. Обязанность кассира выдать оба документа. Наличие эквайринга не освобождает от обязанности использовать онлайн-кассу.

Зачем нужен чек эквайринга

При проведении любой операции по карте, будь то продажа или возврат, касса или терминал печатают два чека: один отдаётся покупателю, другой остаётся на торговой точке. Покупатель может с ним поступить на своё усмотрение, а вот кассир обязан сохранить.

Банк или платёжная система в любое время могут запросить слип, чтобы проверить детали платежа и исключить мошенничество со стороны торговой точки и покупателя. Также держатель карты может оспорить операцию. Например, когда карта была украдена. В этом случае банк тоже может запросить слип.

Другие случаи, когда может потребоваться слип:

• отмена покупки в день проведения платежа;
• сверка итогов 🛈;
• решение споров с покупателем;
• проверка не авторизованных платежей.

Информация в чеке по эквайрингу

Обязательная информация, которая должна присутствовать в слипе, устанавливается банком и прописывается в договоре или приложении к нему.

Примерный список обязательных пунктов:

• дата и время платежа;
• наименование и реквизиты продавца;
• номер терминала;
• последние четыре цифры карты;
• наименование платёжной системы;
• имя покупателя;
• сумма;
• статус операции;
• код авторизации;
• номер чека.

Подпись клиента не требуется:

• если введён пин-код, кроме оплаты по картам стандарта UnionPay с магнитной полосой;
• бесконтактная оплата менее 1000 рублей.

В остальных случаях надо ориентироваться на чек: если есть место для подписи клиента, то она обязательная.

Сколько надо хранить чек эквайринга

Многие банки срок хранения слипов прописывают в договоре. Чаще всего это 3 года. Если подобного пункта нет, то надо ориентироваться на законодательство.

В п. 362 приказа Минкультуры России №558 первичные кассовые документы хранятся 5 лет. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Например, платёж совершён 7 июня 2019 года. Дата хранения слипов начинается с 1 января 2020 года. Утилизировать их можно 1 января 2025 года.

Как хранить чек эквайринга

Ни в одном нормативном документе нет рекомендаций по хранению чеков по эквайрингу. Получается, что каждая торговая точка решает этот вопрос самостоятельно: раскладывает по коробкам из-под бумаги или сваливает в пакет. Главное – чтобы было удобно.

Храня документы, стоит помнить, что слипы печатаются на термоленте, поэтому текст может стереться от высокой температуры или трения.

Чтобы искать документы было удобнее, лучше складывать все чеки за один день в хронологическом порядке в один файл и объединять их по месяцам.

Сверка платежей

Каждый день Z-отчёт закрывает смену. В числе прочего, в нём отображается информация по безналичным оплатам. Чтобы убедиться, что все платежи корректно прошли по кассе, необходимо сверить количество и суммы на слипах и в z-отчётах. Если есть расхождения, то надо искать причину: потерян чек, он не распечатался или платёж не авторизовался.

В проблемных ситуациях в середине рабочего дня можно снять Х-отчёт и сверить суммы платежей. Это полезно сделать, если есть сомнения: прошёл платёж или нет.

Сдача отчётности по эквайрингу

Каждый день, не позднее 23:59 надо делать сверку итогов – снимать z-отчёт. Банк получает итоги и перечисляет вознаграждение. Если сверки итогов не будет, то банк не гарантирует выплату денег в срок. Бумажные чеки в банк предоставлять не нужно, если нет запроса. Исключение – авторизация голосом.

Список выгодных банков для подключения эквайринга