Содержание
Присвоение номера трудовому договору производится работодателем, составляющим документ. Нумерация носит хронологический порядок и может обнуляться с начала календарного года. Присвоение номера производится при регистрации документа в журнале учета договоров, ведущихся отдельно от форм хозяйственного назначения. Книги учета позволяют исключить дублирование номеров, обеспечивают простоту поиска нужного документа и контроль сроков действия для форм со ограниченным сроком действия.
Потребность в нумерации трудовых контрактов
В состав обязательных реквизитов трудовых договоров, указанных в ст. 57 ТК РФ, наличие номера не входит. Применяется нумерация трудовых договоров и дополнительных соглашений из соображений целесообразности – удобства поиска и систематизации данных в учете. В практике встречаются номера простых двузначных или дробных чисел, буквенно-цифровых сочетаний.
Нумерация трудовых договоров используется лицами:
- Для внесения данных о договоре с работником в приказ о приеме на работу и трудовую книжку.
- При составлении дополнительного соглашения к трудовому контракту.
- Для ссылки на документ в сопроводительном письме при выдаче копии договора.
- При составлении перечня копий документов для представления документа в судебные органы.
- При передаче документов в архив в порядке нормального документооборота или после ликвидации предприятия.
Указание в реквизитах аббревиатуры «б/н» не является удобным для учета данных. Наиболее распространенным в применении является вариант использования порядкового номера договора с указанием месяца и года составления документа. В ряде случаев в номере имеется индекс «К», указывающий на кадровую принадлежность договора. На предприятиях с большим количеством работников и текучестью кадров разрабатывается более сложная система нумерации.
Присвоение номера дополнительным соглашениям
Для соответствия требованиям законодательства изменение любого из условий труда подтверждается дополнительным соглашением. Документ составляется для корректировки условий, характера работ, пролонгации срока и является неотъемлемой частью основного договора. Изменения, вносимые в первоначальные положения трудового договора, могут быть достаточно существенны и полностью изменять условия или гарантии, предоставляемые работодателем.
Законодательством не запрещено присваивать отдельный уникальный номер дополнительным соглашениям к контрактам, но на практике часто применяют другой вариант идентификации. В доп соглашении к трудовому договору нумерацию часто заменяет ссылка на основной документ. В преамбуле к тексту документа вносится запись: «Дополнительное соглашение к трудовому договору № … от …. «.
При составлении соглашения должно быть соблюдено условие о наличии даты документа – обязательного реквизита, придающего юридическую силу деловой бумаге. Дополнительное соглашение должно быть обозначено в порядке, позволяющем идентифицировать его принадлежность к основному документу и даты начала действия.
Учет соглашений к трудовым контрактам
Вне зависимости от наличия номера данные о соглашении вносятся в книгу учета в строке записи основного договора или в порядке хронологии. Учет соглашений ведется в журнале с указанием даты составления и параметров трудового контракта, неотъемлемой частью которого выступает дополнительный документ. В ряде случаев предприятия для записи соглашений отводят вторую половину книги регистрации. Учет по нумерации дополнительных соглашений к трудовому договору ведется в случаях присвоения номера при большом количестве изменений контракта.
Ведение журнала учета не является обязательным требованием кадрового документооборота, но обеспечивает достоверный учет данных и архивацию. Дополнительное соглашение хранится одновременно с основным договором с исполнением сроков, обязательных для архивации форм, подтверждающих трудоустройство и получение вознаграждения.
Важные моменты регистрации соглашений
В отличие от хозяйственных договоров в журнале учета трудовых контрактов фиксируется факт выдачи документа работнику. При возникновении спорных ситуаций важным моментом для урегулирования вопроса служит получение работником на руки экземпляра соглашения. Отметка о вручении, сделанная работником собственноручно в журнале регистрации, создает возможность для упрощения разрешения трудовых споров.
Регистрация дополнительных соглашений позволяет определить даты изменений условий труда и отдыха. Решение, нужно ли регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору, каждое предприятие принимает самостоятельно из расчета принципа целесообразности. Для упрощения учета, исключения трудовых споров регистрация дополнительных соглашений – оптимальное условие документооборота.
Нумерация трудовых договоров
По закону прием на работу оформляют приказом работодателя, который должен быть издан на основе заключенного с работником трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Трудовой кодекс требует обязательно оформлять письменный трудовой договор, признавая его основным документом, который удостоверяет трудовые отношения между работником и работодателем.
Статья 57 Трудового кодекса регламентирует содержание трудового договора.
Номер трудового договора не относится к обязательным сведениям.
Однако унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, предусматривали нумерацию трудовых договоров.
Ведь, прежде всего, нумерация нужна для упорядочения договоров с точки зрения надлежащего делопроизводства и идентификация договоров.
Обязательные сведения трудового договора
Действующими нормативными правовыми актами не регламентирована процедура нумерации трудовых договоров.
Как правило, на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих год его заключения.
Например, трудовому договору, заключенному в январе 2020 г., может быть присвоен номер 1-20/01.
Допсоглашения
Дополнительное соглашение к трудовому договору, как правило, имеет нумерацию, начинающуюся с № 1, к каждому трудовому договору.
Конкретный порядок нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.
Такие разъяснения представил Минтруд России в письме от 28 апреля 2020 года № 14-2/В-519.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Дополнительные условия трудового договора
Типовая форма трудового договора
Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Яндекс Дзен!
Подписаться
Минтруд рассказал, как нумеровать трудовые договоры
Номер трудового договора не относится к обязательным сведениям, который должен содержать договор. В то же время для надлежащего делопроизводства работодателю не стоит отказываться от нумерации. О том, какую систему нумерации используют на практике коммерческие организации, Минтруд рассказал в письме от 21.03.18 № 14-2/В-191.
Напомним, что содержание трудового договора регламентировано статьей 57 Трудового кодекса. Согласно этой норме, обязательными являются такие реквизиты, как место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда, режим рабочего времени и времени отдыха. Номер трудового договора к обязательным сведениям не относится, отмечают авторы письма. Ранее унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1) предусматривали нумерацию трудовых договоров. Но, как известно, с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными к применению.
Вместе с тем, отмечают авторы письма, основной смысл нумерации трудовых договоров — упорядочение таких договоров с точки зрения надлежащего делопроизводства и идентификация договоров. Действующими нормативными правовыми актами порядок нумерации не регламентирован. Поэтому организация вправе разработать его самостоятельно. На практике, как правило, используется следующая система. Номер трудового договора состоит из порядкового номера договора и цифр, обозначающих (месяц) год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в марте 2018 года, присваивается номер 16/03 (16 — это номер договора, а 03 — месяц его заключения).
Материал предоставлен порталом «Бухгалтерия Онлайн»