Куперс

ГОСТ 7.50-90 СИБИД. Консервация документов. Общие требования

ГОСТ 7.50-90
Группа Т62

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР
СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ
И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ

КОНСЕРВАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Общие требования

System of standards on information, librarianship
and publishing. Document conservation.
General requirements

ОКСТУ 0007

Дата введения 1991-01-01

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ

1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Министерством культуры СССР
РАЗРАБОТЧИКИ

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ постановлением Государственного комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартам от 27.02.90 № 305

3. Срок первой проверки — I кв. 1996 г.
Периодичность проверки — 1 раз в 5 лет

4. Взамен ГОСТ 7.50-84

5. ССЫЛОЧНЫЕ И НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ:

Обозначения НТД, на который дана ссылка	Номер пункта, приложения
ГОСТ 12.1.004-85	Приложение 1
ГОСТ 12.1.005-88	Приложение 3, 4
ГОСТ 12.1.007-76	Приложение 3, 4
ГОСТ 12.1.008-76	Приложение 3, 4
ГОСТ 12.1.014-84
ГОСТ 12.4.011-87	Приложение 3
ГОСТ 7.48-90	Вводная часть
ГОСТ 1562-69	Приложение 5
ГОСТ 1625-75	Приложение 3
ГОСТ 1908-88	Приложение 5
ГОСТ 3252-80	Приложение 5
ГОСТ 3479-85	Приложение 5
ГОСТ 5773-76	Приложение 1
ГОСТ 6416-75	Приложение 2
ГОСТ 7950-77	Приложение 5
ГОСТ 9254-77	Приложение 1
ГОСТ 9347-74	Приложение 5
ГОСТ 16617-87	Приложение 2
ГОСТ 20836-75	Приложение 5
ГОСТ 24226-80	Приложение 5
ГОСТ 24311-80	Приложение 5
СТ СЭВ 2944-81	Приложение 2

Стандарт устанавливает общие требования к консервации документов, в том числе к режиму хранения, технологическим процессам стабилизации и реставрации и используемым при этом материалам.
Стандарт распространяется на документы, выполненные на бумаге, коже, пергамене, кроме документов, входящих в состав Государственного архивного фонда СССР.
Стандарт обязателен для библиотек всех типов и видов, органов научно-технической информации, имеющих фонды документов постоянного (бессрочного) хранения.
Термины и определения — по ГОСТ 7.48.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Консервацию документов выполняют дифференцированно, в соответствии с их культурно-исторической значимостью, природой носителя информации и экономической целесообразностью.

1.2. Консервация документов обеспечивает их сохранность посредством режима хранения, стабилизации и реставрации.

2. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Режим хранения документов обеспечивает поддержание нормативных параметров светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режима. Требования к помещениям и размещению документов приведены в приложении 1.

2.2. Световой режим

2.2.1. Документы хранят в темноте или при освещении рассеянным светом. Не допускается освещение документов прямыми солнечными лучами.

2.2.2. Норма освещенности на поверхности документов при хранении не более 75 лк, при экспонировании в момент осмотра — не более 150 лк.

2.2.3. Источники света должны обеспечивать оптическое излучение, у которого длина волны не менее 400 и не более 760 нм.

2.2.4. Соблюдение норм по пп. 2.2.1-2.2.3 обеспечивают использованием светильников в закрытом исполнении и применением светозащитных устройств различных типов.

2.2.5. Расстояние от светильников до поверхности документов, стеллажей, шкафов должно быть не менее 0,5 м.

2.2.6. При экспонировании не допускается устанавливать световые приборы внутри витрин.
В свободное от посетителей время витрины закрывают светонепроницаемыми шторами.

2.2.7. Конструкция светильников должна быть пожаробезопасной и предохранять лампы от выпадения и механического повреждения.

2.3. Температурно-влажностный режим

2.3.2. Температурно-влажностный режим регулируют с помощью систем кондиционирования воздуха или отопительно-вентиляционных средств. Кратность обмена воздуха в 1 ч: приток — 1, вытяжка — 1.

2.3.3. В помещениях, приспособленных под хранилища и не оборудованных системами кондиционирования воздуха или приточно-вытяжной вентиляцией, температуру и влажность воздуха нормализуют рациональным проветриванием, отоплением и применением технических средств, руководствуясь показаниями контрольно-измерительных приборов.
Средства измерения и регулирования температурно-влажностного режима приведены в приложении 2.

2.3.4. Температуру и влажность воздуха контролируют и регистрируют два-три раза в неделю в одно и то же время суток, при нарушениях режима — ежедневно.

2.3.5. Измерительные приборы размещают на стеллажах в главных проходах в каждой комнате и на каждом ярусе, вдали от отопительной и вентиляционных систем на расстоянии (1,4±0,1) м от пола.

2.3.6. Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю, температуру и влажность воздуха контролируют самопишущими приборами.

2.4. Санитарно-гигиенический режим

2.4.1. Концентрация вредных примесей в воздухе помещений для хранения документов должна соответствовать санитарным нормам, установленным Министерством здравоохранения СССР, и приведена в таблице:

Наименование примеси	Концентрация, мг/м
	максимально разовая	средне- суточная
Сернистый ангидрид	0,5	0,05
Двуокись азота	0,085	0,04
Хлор	0,1	0,03
Пыль	0,5	0,15
Сажа	0,15	0,05
Взвешенные вещества	0,5	0,05

Методы оценки количества вредных примесей в воздухе помещения для хранения документов — по ГОСТ 12.1.014.

2.4.2. В помещениях для хранения документов не допускается наличие предметов, не имеющих отношения к работе с документами.

2.4.3. Гигиеническую обработку проводят не реже одного раза в один-два года.

2.4.4. Микологический и энтомологический надзор осуществляют регулярно, контролируя состояние документов и помещений.

2.4.5. Пораженные документы изолируют, удаляют из помещения и подвергают дезинфекции и (или) дезинсекции в специальном помещении. Способы борьбы с биофактором приведены в приложении 3.

2.4.6. Дезинфекцию и (или) дезинсекцию фонда проводят при массовом биологическом поражении документов и (или) при поражении предметов интерьера и конструкционных элементов помещения.

3. СТАБИЛИЗАЦИЯ И РЕСТАВРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Стабилизацию и реставрацию документов выполняют с учетом характера и степени повреждений, условий последующей эксплуатации, сохраняя признаки подлинности документов и не создавая затруднений для использования. Виды повреждений документов и методы их устранения приведены в приложении 4.

3.2. Сведения о работах по стабилизации и реставрации документов фиксируют в технологическом паспорте.

3.3. Методы и материалы, применяемые при стабилизации и реставрации, должны быть безвредны для документов, обеспечивать обратимость процессов, сохранение и (или) улучшение эксплуатационных свойств документов. Материалы должны иметь рН: бумага — 6,0-8,5; кожа — 4,5-6,0; пepгaмeн — 7,0-8,0; другие материалы — 6,0-8,0. Реставрационные материалы, средства стабилизации и оформления документов приведены в приложении 5.

3.4. Стабилизация документов

3.4.1. Стабилизацию документов на бумаге по отношению к физико-химическим, биологическим и механическим факторам осуществляют индивидуальными и массовыми методами.

3.4.1.1. Стабилизацию документов по отношению к физико-химическим факторам проводят блокированием ионов металлов комплексообразующими соединениями и нейтрализацией кислотности слабощелочными композициями в жидкой или газовой фазе до рН 6,0-8,5 в зависимости от свойств материалов, использованных для записи текста (изображения), создавая щелочной резерв 1-3%.

3.4.1.2. Стабилизацию документов по отношению к грибным поражениям проводят, используя антигрибные соединения и обработку, обеспечивающую влагоемкость не более 10%.

3.4.2. Стабилизацию документов на коже и пергамене по отношению к физико-химическим, механическим и биологическим факторам осуществляют индивидуальными методами.

3.4.2.1. Стабилизацию документов на коже по отношению к физико-химическим и механическим факторам проводят нейтрализацией кислотности слабощелочными композициями (в жидкой среде), блокированием ионов металлов комплексообразующими соединениями до рН 4,5-6,5, обработкой жирующими композициями для снижения гигроскопичности до 5,0-6,0% и влагоотдачи до 4,1-5,0%.

3.4.2.2. Стабилизацию документов на пергамене по отношению к физико-химическим и механическим факторам проводят, повышая влаго- и жиросодержание обработкой жировыми эмульсиями.

3.4.2.3. Стабилизацию документов по отношению к грибным поражениям проводят, используя антигрибные соединения.

3.5. Реставрация документов

3.5.1. Документы реставрируют воссозданием первоначальной формы, очисткой и упрочнением.

3.5.2. Документы реставрируют с минимальным увеличением объема и массы документа.

3.5.3. Вставки должны соответствовать носителю информации по внешним признакам и материалу, а также обеспечивать долговечность документа.

3.5.4. Перед реставрацией методом ламинирования обязательна стабилизация документа по пп. 3.4.1.1, 3.4.1.2.

3.5.5. Документы на пергамене реставрируют восстановлением его влагосодержания методом отдаленного увлажнения.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 (обязательное). ТРЕБОВАНИЯ К ПОМЕЩЕНИЯМ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ИХ РАЗМЕЩЕНИЮ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Обязательное

1. Помещения для хранения документов

1.1. Документы хранят в помещениях, оборудованных техническими средствами, обеспечивающими режим хранения документов.

1.1.1. Место для строительства новых зданий библиотек, их оборудование, способ реконструкции и оборудование старых зданий выбирают в соответствии с действующими строительными нормами.

1.1.2. Порядок проведения планово-предупредительного ремонта зданий и помещений для хранения документов должен соответствовать установленным правилам.

1.2. Помещения для хранения документов должны быть изолированы от бытовых, производственных, складских, лабораторных помещений и не должны иметь общих с ними вентиляционных ходов.

1.2.1. В помещениях хранилищ не допускаются трубы водоснабжения и канализации, а также технологические выводы воды.

1.2.2. Над помещениями для хранения документов, под ними и смежно с ними не допускается располагать помещения, предназначенные для установки вентиляционного оборудования, бойлерные с насосными установками компрессоры, холодильные и другие машины, производящие вибрацию.

1.2.3. Для приема, временного хранения, акклиматизации и дезинфекции документов должны быть специально изолированные помещения.

1.3. Здания и помещения для хранения документов оборудуют пожарной и охранной сигнализацией и системой пожаротушения.

1.3.1. Пожарная безопасность — по ГОСТ 12.1.004.

1.3.2. Для обеспечения пожарной безопасности должно быть предусмотрено автоматическое отключение системы приточно-вытяжной вентиляции, кондиционирования воздуха и включение системы дымоудаления.

1.4. В каждом помещении для хранения вывешивают план оперативной эвакуации документов и персонала на случай аварий и стихийных бедствий, а также утвержденный список лиц, ответственных за эвакуацию.

1.5. Помещения для хранения документов оборудуют сейфами и шкафами металлическими и (или) деревянными с огнебиозащитой, стационарными и (или) передвижными стеллажами.

1.5.1. Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы, так чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.

1.5.2. Стеллажи и элементы конструкций помещений разделяют проходами. Ширина прохода должна быть не менее:

1.6. Расстояние от пола до нижних полок стеллажа должно быть не менее 0,15 м, в цокольных этажах — не менее 0,30 м.

2. Размещение документов

2.1. Документы хранят в вертикальном или горизонтальном положении.

2.1.1. Документы размещают так, чтобы их можно было легко снять с полки, держа пальцами за крышки переплета. При свободной расстановке в библиотеках используют книгодержатели, при хранении в коробках их расстановка и плотность заполнения должны обеспечивать свободное перемещение коробок и работу с документами.

2.1.2. Документы размещают так, чтобы расстояние от документа до последующей полки было не менее 0,02 м.

2.1.3. Переплетенные документы форматом по ГОСТ 5773 хранят в вертикальном положении на нижнем обрезе, газеты размером по ГОСТ 9254 и документы нестандартных размеров, превышающие по высоте 0,41 м, хранят в горизонтальном положении.

2.1.4. Документы небольшого объема и (или) формата, а также свитки, документы, не подлежащие подшивке, хранят в контейнерах разных видов, форм и размеров, изготовленных из бумаги, картона, дерева, синтетических и других безвредных для документов материалов.

2.1.5. Пергаменные рукописи, редкие книги с пергаменными и кожаными переплетами хранят в специально изготовленных контейнерах.

2.2. Документы не должны выступать за пределы полок стеллажа.

2.2.1. На передвижных стеллажах компактного хранения документы размещают по формату. Ширина документа не должна превышать 0,20 м при односторонней расстановке и 0,42 м — при двухсторонней.

2.3. Не допускается хранить документы в транспортной таре, в штабелях, складывать на полу, подоконниках, лестничных площадках и других не предназначенных для этих целей местах.

2.4. При обработке документов и оформлении контейнеров используют средства письма, приведенные в приложении 5.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 (рекомендуемое). СРЕДСТВА ИЗМЕРЕНИЯ И РЕГУЛИРОВАНИЯ ТЕМПЕРАТУРНО-ВЛАЖНОСТНОГО РЕЖИМА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Рекомендуемое

1. Термометры стеклянные технические — по СТ СЭВ 2944.

2. Термографы метеорологические М-16А — по ГОСТ 6416.

3. Психрометры аспирационные МВ-4В — по ТУ 25-1607.054.

4. Гигрометры волосные метеорологические М-19.

5. Гигрометры М-68.

6. Гигрографы метеорологические М-21.

7. Гигрографы М-32.

8. Электроприборы отопительные бытовые — по ГОСТ 16617.

9. Кондиционеры бытовые автономные, применяющиеся в служебных и жилых помещениях.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3 (рекомендуемое). СПОСОБЫ БОРЬБЫ С БИОФАКТОРОМ

ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Рекомендуемое

1. Средства дезинфекции

1.1. Дезинфекцию документов на бумаге методом фумигации выполняют в хранилищах документов, герметизированных камерах любого типа, ручным способом.

1.1.1. Дезинфекцию документов в хранилищах выполняют парогазовой смесью на основе формальдегида, для получения которой используют формалин по ГОСТ 1625.

1.1.2. Дезинфекцию документов в камере выполняют парогазовой смесью на основе формальдегида (п. 1.1.1).

1.1.3. Дезинфекцию документов ручным способом выполняют прокладыванием между листами документа фильтровальной бумаги, пропитанной раствором формалина или тимола.

1.2. Дезинфекцию документов на коже и пергамене выполняют ручным способом раствором тимола.

2. Средства дезинсекции

2.1. Дезинсекцию документов выполняют в камере парами парадихлорбензола.

2.2. Дезинсекцию помещений проводят средствами, рекомендованными для бытовых целей.

3. Средства индивидуальной защиты и безопасности труда — по ГОСТ 12.4.011, ГОСТ 12.1.005, ГОСТ 12.1.007, ГОСТ 12.1.008.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4 (рекомендуемое). ВИДЫ ПОВРЕЖДЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ И МЕТОДЫ ИХ УСТРАНЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Рекомендуемое

Вид повреждения	Методы стабилизации и реставрации
1. Выпадение строчных мест	Нейтрализация кислотности, восполнение
2. Деформация	Увлажнение или отдаленное увлажнение с последующим прессованием
3. Изменение цвета носителя информации	Промывка водой, отбеливание, введение буферных соединений
4. Износ, разрушение	Упрочняющая пропитка, импрегнирование, наслоение реставрационных материалов, дублирование, ламинирование, инкапсулирование
5. Нарушение красочного слоя	Стабилизация упрочняющими композициями и прессованием
6. Утрата части листа	Восполнение ручным способом или доливкой
7. Общее или частичное загрязнение, пятна	Промывка водой, механическая, ферментная, химическая очистка
8. Пигментация	Очистка химическая, ферментная
9. Разрывы	Соединение встык, внахлест, упрочнение
10. Сцементирование листов	Для бумаги: отделение листов механическое, водными компрессами, в органических растворителях, в растворах ферментных препаратов, обработка в поле токов высокой частоты.
	Для пергамена: отделение листов механическое и отдаленным увлажнением
	Примечание. Требования безопасности труда по ГОСТ 12.1.005, ГОСТ 12.1.007 и ГОСТ 12.1.008

ПРИЛОЖЕНИЕ 5 (рекомендуемое). РЕСТАВРАЦИОННЫЕ МАТЕРИАЛЫ, СРЕДСТВА СТАБИЛИЗАЦИИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Рекомендуемое

1. Реставрационные материалы

1.1. Клей:
мучной;
крахмальный;
мездровый — по ГОСТ 3252 (класс «Экстра»);
пергаменный;
на основе растворимых эфиров целлюлозы;
на основе поливинилового спирта;
на основе поливинилацетата.
Примечание. Не допускается использовать необратимые клеи и ленту с липким покрытием.

1.2. Бумага:
реставрационная тонкая;
хлопковая длинноволокнистая;
папиросная — по ГОСТ 3479;
конденсаторная — по ГОСТ 1908.

1.3. Картон:
переплетный — по ГОСТ 7950;
прокладочный — по ГОСТ 9347;
для радиозондов — по ГОСТ 24311.

1.4. Кожа:
растительного дубления — по ГОСТ 20836;
хромрастительного дубления — по ГОСТ 20836;
сыромятная — по ГОСТ 1562;
пергамен.

2. Средства стабилизации документов

2.1. Композиции для нейтрализации на основе карбонатов кальция, магния, бикарбоната натрия, тетрабората натрия, лактата калия.

2.2. Композиции для блокирования ионов металла на основе трилона Б диэтилентриаминпентаацетата.

2.3. Жирующие композиции на основе копытного и вазелинового масел, ланолина, синтетических жиров.

2.4. Упрочняющие композиции на основе натриевой соли карбоксиметилцеллюлозы, фторлона Н-6, желатина.

2.5. Антигрибные соединения: метиловый эфир -оксибензойной кислоты, полигексаметиленгуанидин гидрохлорид, -диоксидифенилметан, тимол, формалин, (алкил) полибензилпиридиний хлорид.

3. Средства письма

3.1. Карандаш чернографитовый степени твердости М-2М.

3.2. Белила титановые.

3.3. Краска темперная поливинилацетатная художественная.

3.4. Тушь черная жидкая.

3.5. Пасты чернильные — по ГОСТ 24226.
Текст документа сверен по:
официальное издание
Госстандарт СССР —
М.: Издательство стандартов, 1990

Архив на предприятии: организация хранения документов

В прошлом номере журнала мы рассказывали о порядке работы с архивными документами — начиная с проведения экспертизы ценности документов и заканчивая подготовкой дел для передачи их в архив.

Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении. Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение.

ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА

Итак, где же в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также условия хранения документов?

Требования к зданиям, в которых размещается архив

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух.

При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Оснащение архивохранилища

Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон.

Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы, применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция. Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:

• обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3;

• поддерживать стабильный температурно-влажностный режим;

• производить очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;

• отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища (пункт 2.11.1.2 Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009))зависит от размеров и параметров оборудования, предназначенного для хранения архивных документов, но не должна быть менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и не выше 4 м.

В архивохранилище запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции.

Только после проведения соответствующей экспертизы в приспособленных зданиях или помещениях организации осуществляется размещение архива.

Данная экспертиза необходима для определения огнестойкости зданий или помещений архива, долговечности основных конструкций и прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем.

Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарноэпидемиологических и других специальных служб.

По итогам проведенной экспертизы должен быть составлен акт.

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

Документы не всегда хранятся в самой организации. Часть из них передается в государственный (муниципальный) архив после заключения соответствующего договора между сторонами.

Согласно п. 9.9 Основных правил документы передаются в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения описям дел.

Передача дел проводится поединично. На каждом экземпляре описи делаются пометки о приеме документов в государственный архив, оформляется акт приема-передачи дел.

В случае первичной передачи документов в государственный архив организация должна передать историческую справку на архивный фонд организации. В дальнейшем при передачах документов дается дополнение к исторической справке об изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов (если таковые имели место быть).

В случае обнаружения при передаче расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел также оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение. В прилагаемой к акту справке организации указываются причины их отсутствия.

Архив организации также несет ответственность за розыск документов.

В случае отсутствия документов, если меры по их розыску не дали результатов, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Непосредственно перед передачей архивных документов организации на постоянное хранение в государственный архив, совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научнотехнической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

При обнаружении ошибок, дефектов, недочетов также составляется соответствующий акт. Далее производится устранение обнаруженных дефектов силами организации (п. 9.10 Основных правил).

С архивными документами организация передает в государственный архив три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Все вышеописанные процедуры организации хранения архивных документов подразумевают наличие в организации специалистов соответствующего уровня квалификации и образования.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил. Для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации.

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

• организация работы архива;

• ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325 Уголовного кодекса РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.

Архивариусу необходимо периодически проходить инструктаж, и в некоторых случаях (например, введение новых методов организации работы, таких как электронные базы данных архивных документов) — стажировку.

КСТАТИ. Инструктаж архивариуса в организации осуществляется руководителем архивного отдела либо лицом, исполняющим такие функции. Стажировка же может быть проведена в рамках обучающего семинара по соответствующей тематике в образовательном учреждении, оказывающем данный вид услуг.

Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Архив предприятия может функционировать на правах:

1) самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения;

2) структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

Основными задачами архивариуса организации являются:

1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

2) учет и обеспечение сохранности документов;

3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4) использование хранящихся в архиве документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архивариус осуществляет следующие функции:

1) ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;

2) прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;

3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4) создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;

5) организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;

6) организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;

7) участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

8) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;

9) работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;

10) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;

11) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации;

12) участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

СОВЕТ. Рекомендуется составить должностные инструкции и указать виды работ, возлагаемых на архивариуса, в соответствии с его основными задачами и функциями.

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕТОВ

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации (п. 3.7.25 Основных правил).

Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника — представителя структурного подразделения.

Так как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но и их использование, необходимо разработать и принять регламент выдачи документов из архива. Данная процедура должна осуществляться по заявкам сотрудников организации.

Например, правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации.

Непосредственно выдача оформляется требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям.

Срок выдачи документов во временное пользование не должен превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев — для временного пользования другими организациями.

Отметим, что организация архивного хранения документов в организации необходима еще и в силу того, что существует ряд контролирующих органов, уполномоченных проводить соответствующие проверки.

КОНТРОЛЬ РАБОТЫ АРХИВОВ

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации (ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; в ред. от 27.07.2010).

Таким образом, архив организации могут проверять:

1) Налоговая инспекция РФ;

2) Пенсионный фонд РФ.

В итоге по закону юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ»Об архивном деле в Российской Федерации» несут гражданскоправовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В заключение хотелось бы отметить, что на сегодняшний день непроработанными в большинстве современных организаций остаются вопросы обеспечения сохранности документов, в частности создания материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу, утрату, хищение документов. Для эффективной работы архивов необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению внутри организации, наиболее оптимальным температурно-влажностным режимам хранения документов с разными носителями информации, по обеспечению пожарной безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному размещению документов для обеспечения быстрого к ним доступа.

Действующее законодательство содержит требования об обеспечении сохранности бухгалтерских документов в течение определенных сроков, а также устанавливает ответственность за их несоблюдение. О том, как правильно организовать архивное хранение данных документов, расскажет эта статья.

Требования законов и подзаконных актов

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность и иные документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, подлежат хранению в течение не менее пяти лет после истечения периода, к которому они относятся, или после последнего периода использования данных документов для составления отчетности. Конкретные сроки хранения, в частности, устанавливаются нормативными актами в области организации государственного архивного дела. 📌 Реклама Отключить

При этом ответственность за отсутствие документов в целях ведения бухгалтерского учета предусмотрена ст. 15.11 КоАП РФ (при условии, что в результате их отсутствия имеет место искажение любой строки формы бухгалтерской отчетности или занижение суммы налога (сбора) не менее чем на 10%).

Для целей налогообложения обязанность налогоплательщиков по обеспечению сохранности документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, установлена пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Отсутствие нужных документов для целей исчисления и уплаты налогов может повлечь за собой привлечение организации к ответственности по п. 1 или 2 ст. 120 НК РФ, а в случае занижения налоговой базы – по п. 3 ст. 120, ст. 122 или 123 НК РФ.

📌 Реклама Отключить

При этом о необходимости документов, подтверждающих нарушение прав организации, для целей их отстаивания, например, в суде и говорить не приходится.

Также стоит отметить, что в настоящее время, помимо обязанности обеспечить хранение документов в течение установленных сроков, для организаций, кроме государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек, организаций РАН, на федеральном уровне не определены требования к порядку хранения документов. То есть вопрос организации хранения документов решается в каждом учреждении самостоятельно.

Варианты организации хранения документов

Возможны три основных варианта организации хранения документов:

1. Передать все документы на хранение в специализированную организацию-архив по договору хранения (ст. 886 ГК РФ). Но данные услуги могут стоить недешево. Кроме того, в таком случае имеется риск утраты документов, если контрагента недобросовестен.

📌 Реклама Отключить

2. Организовать хранение всех документов внутри организации. Но в организации далеко не всегда имеются свободные площади, и не все организации могут обеспечить подходящие условия хранения документов.

3. Часть документов передать по договору хранения в надежный архив (особенно документы с длительными сроками хранения), а часть – хранить самостоятельно.

Если с вопросом передачи документов на хранение в специализированную организацию все более или менее понятно, то порядок организации безопасного хранения документов внутри компании вызывает много вопросов. Можно создать внутренний архив, удовлетворяющий всем нормативным требованиям, установленным для специализированных архивов. Но можно пойти другим путем и определить минимальные требования к условиям хранения документов с целью нахождения оптимального соотношения рисков утраты документов и затрат на организацию их хранения.

📌 Реклама Отключить

В результате анализа нормативных требований к условиям хранения документов можно, в случае если учреждение не является архивом, выделить некоторые рекомендации к организации их хранения, систематизированные следующим образом.

Требования к условиям хранения. В качестве основных источников опасности для документов выделяются огонь, вода, прочие физические и химические воздействия.

Нейтрализовать данные воздействия можно путем установления следующих требований к условиям хранения:

1) в местах хранения должна быть оборудована противопожарная сигнализация;

2) стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в местах хранения таким образом, чтобы расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) было более высоты нижнего уровня двери входа в архивохранилище, что необходимо для снижения вероятности порчи документов при его подтоплении. Хранить документы на полу или подоконниках не допускается;

📌 Реклама Отключить

3) в местах хранения должна присутствовать естественная или искусственная вентиляция с целью обеспечения нормального уровня влажности воздуха, а также снижения концентрации вредных веществ;

4) хранение архивных документов должно осуществляться в темноте с целью исключения их выгорания. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, стеллажах закрытого типа;

5) в местах хранения не реже одного раза в год должны проводиться влажная уборка и обеспыливание пылесосами или влажными материалами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок) без использования химических средств, агрессивных в отношении бумаги;

6) в местах хранения запрещаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение;

📌 Реклама Отключить

7) в местах хранения не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла с целью исключения тепло- и влагообмена с документами.

Организация учета архивных документов. Обеспечить безопасное хранение документов – хорошо, конечно. Но это не ведет ни к какой практической пользе, если в определенный момент времени вы не сможете найти нужный документ. Таким образом, встает вопрос о том, как обеспечить учет документов в месте их хранения минимальными средствами, чтобы иметь возможность отыскать необходимый документ в любой момент времени.

С этой целью нужно обозначить отдельные площади хранения документов определенными кодами, а также обеспечить ведение журналов регистрации документов и посещений архива.

📌 Реклама Отключить

Если планируется хранить документы в отдельных помещениях, то стеллажи и шкафы нумеруются слева направо от входа, а если они располагаются параллельно стене с входом в несколько рядов, то нумерация осуществляется сначала по каждому ряду в направлении от входа (рис. 1, позиция I). Полки в стеллажах и шкафах нумеруются сверху вниз. Отсеки в стеллажах и шкафах нумеруются по направлению удаленности от входа (рис. 1, позиция II) (см. рис. на стр. ).

Нумерация стеллажей (шкафов) производится буквами русского алфавита. При достижении буквы Я нумерация продолжается таким образом: АА, АБ и т. д.

Нумерация полок осуществляется латинскими цифрами: I, II и т. д.

Рис. 1. I – схема нумерации стеллажей (шкафов) в месте хранения, II – схема нумерации полок и отсеков для хранения в стеллаже (шкафу).

📌 Реклама Отключить

Нумерация отсеков на полках производится арабскими цифрами: 1, 2 и т. д.

Нумерация наносится непосредственно на стеллажи, шкафы или их элементы водоустойчивой краской, чернилами, маркерами или на таблички, надежно прикрепляемые к элементам стеллажей и шкафов.

Учет архивных документов осуществляется в книге учета поступлений и выбытий архивных документов, открываемой на каждое место хранения. Для целей облегчения поиска в архиве необходимых документов данная книга должна содержать следующие графы:

• наименования документов. Если в организации возможно образование документов с одинаковыми наименованиями разными подразделениями (должностными лицами), для удобства их дальнейшего поиска разрешается включение в наименования документов или выделение в качестве отдельной графы наименования подразделения или должности лица, от которых документы передаются на хранение;
• период, к которому относятся документы;
• момент времени, до которого нужно обеспечить хранение;
• код места хранения документов (например, Г-III-2);
• дату принятия документа на хранение;
• дату выбытия документа;
• подпись лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения;
• комментарий.

В данной книге отражаются записи о передаче документов на архивное хранение и безвозвратном выбытии документов из места хранения (в последнем случае заполняется графа «Дата выбытия документа», которая содержится в записи, сделанной в момент поступления документа на хранение). В графе «Комментарий» отражается информация, которая может быть полезной по усмотрению лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения (например, в случае изъятия документов следует указать лиц, изъявших документы). 📌 Реклама Отключить

Книга учета поступлений и выбытий архивных документов делится на разделы таким образом, чтобы в одном разделе книги содержались документы одного наименования (одного подразделения, работника) с целью облегчения их поиска. Также допускается для каждого наименования документов (подразделения, работника) заводить отдельную книгу учета поступлений и выбытий архивных документов. В результате становится возможным определить место расположения нужного документа.

Книга учета поступлений и выбытий архивных документов хранится у лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения.

Если вы заметили, в книге учета поступлений и выбытий архивных документов не содержится информация о временном изъятии документов из архива, а также о лицах, которые имели доступ к архивным документам. При этом в случае отсутствия необходимого документа в месте его хранения данная информация была бы очень полезна для установления его реального местонахождения. Для такой цели имеет смысл организовать ведение учета посещений места хранения документов в журнале посещений, содержащем следующие графы:

📌 Реклама Отключить

1. дату посещения;
2. фамилию, имя и отчество посетителя;
3. наименования временно изъятых документов. Если в организации возможно образование документов с одинаковыми наименованиями разными подразделениями (должностными лицами), для удобства их дальнейшего поиска разрешается включение в наименования документов или выделение в качестве отдельной графы наименования подразделения или должности лица, к которым относятся временно изъятые документы;
4. период времени, к которому относятся временно изъятые документы;
5. код места хранения временно изъятых документов;
6. дату возврата документов;
7. подпись посетителя. Заполняется с целью подтверждения посетителем своего посещения и временного выноса указанных документов;
8. подпись лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения. Заполняется с целью контроля за соответствием данных, указанных посетителем, фактическим обстоятельствам;
9. комментарий. Посетитель или лицо, ответственное за организацию хранения документов в месте хранения, может оставить информацию, которую сочтет нужной (например, о предполагаемом сроке возврата временно полученных документов).

В случае временного выноса архивных документов заполняются соответствующие графы о наименованиях изъятых документов, периоде времени, к которому они относятся, коде места их хранения. При возврате этих документов делается отметка о дате возврата в записи о посещении места хранения для временного выноса документов, произведенной ранее. Таким образом, при временном выносе каких‑либо документов из данного журнала становится возможным определить лицо, у которого должны находиться временно изъятые документы. 📌 Реклама Отключить

В случае посещения места хранения для пополнения его новыми архивными документами или их безвозвратного изъятия журнал не заполняется.

Журнал посещений и ключи от места хранения документов должны храниться у лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения, с целью исключения доступа к архиву посторонних лиц без соответствующих полномочий.

Передача документов в архив. В целях исключения возможных недоразумений в отношениях с работниками рекомендуем включить в их трудовые договоры (должностные инструкции или коллективные договоры) обязанности по передаче документов, оконченных делопроизводством, в архив.

При этом в целях обеспечения архивного хранения документы должны быть определенным образом сгруппированы (сшиты, переплетены или иным образом надежно соединены (объединены)) и на них водоустойчивой краской, чернилами, маркерами должны быть указаны:

📌 Реклама Отключить

• наименования документов (в соответствии с действующей номенклатурой дел, если она имеется);
• наименование подразделения или должности работника, передающего документы (в случае необходимости в данной информации);
• период времени, к которому относятся документы;
• момент времени, до которого требуется обеспечить сохранность документов.

* * *

Универсального решения в отношении того, как организовать хранение документов, не существует. При любом способе организации их хранения возникают риски утраты документов, которые нужно анализировать в каждом конкретном случае. Самый простой способ – передать документы на хранение в специализированный архив, но и этот способ таит в себе определенные риски, к тому же за такие услуги придется платить.

📌 Реклама Отключить

В статье мы рассмотрели в качестве варианта хранения документов организацию системы их хранения с возможностью поиска документов собственными силами с минимальными затратами хоть в отдельном помещении, хоть в рабочей зоне.

При этом также отметим, что остались нерассмотренными документы в электронной форме, переход на которые позволяет организовать их хранение в компьютерной базе данных. Данный переход, как представляется, и будет задавать основной вектор развития архивного дела, что позволит снизить затраты на хранение документов. Ну а пока в организации не произошла полная замена бумажных документов на электронные, предлагаем организовать ведение журналов регистрации документов и посещений архива в электронном виде, что автоматизирует получение отчетов на основании информации, содержащейся в них.

📌 Реклама Отключить Статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете». Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Пункт 5 ст. 14 Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19.

Расстояние между стеллажами по ГОСТ

Расстояние между стеллажами на складе регламентируется ГОСТ Р 55525-2013, СН 426-82 и другими действующими нормативами, стандартами. Жесткие требования предъявляются к организации складского производства из соображений безопасности для персонала, пожарной безопасности. Несоблюдение требований и норм приведет к наложению штрафных санкций со стороны надзорных органов.

Назначение проходов

Проходы между стеллажами необходимы:

• Для эффективного использования свободного пространства на складе.

• Свободного доступа персонала к металлической складской мебели.

• Обеспечения достаточной ширины для проезда складской техники (тележек, штабелеров и пр.).

Требования к расстоянию

Минимальное расстояние между рядами стеллажей в складских комплексах с двусторонним проездом спецтехники должно соответствовать двойной ширине погрузчиков или другой техники с учетом запасной ширины 0,9 м. К другим нормам относятся:

• Через каждые 10 штабелей должен быть предусмотрен смотровой проход шириной 1 м.

• Если ширина склада превышает 10 м, то необходимо организовать коридор по центру шириной не менее 2,5 м.

• Расстояние между стеной с отопительными приборами и стеллажной конструкцией должно быть не менее 0,2 м (исключение – хранение товаров и грузов, для которых не разрешается близкое размещение от отопительных приборов)

Требования к минимальному расстоянию для стеллажей с фронтальной загрузкой зависит от типа конструкций: широкопроходной – до 3,7 м, узкопроходной – от 1,5 м. Отдельные нормативы предусмотрены для архивного хранения документов. Просвет между установленными секциями – не менее 1,2 м, расстояние от стены до стенки мебели – 0,45 м. Данные правила установлены в соответствии с требованиями пожарной безопасности.

Требования по просвету между рядами и расстоянием от стеллажной конструкции до стены, у которой расположены отопительные приборы, различаются и по характеру складируемых грузов. Например, при хранении аккумуляторных батарей расстояние до стены должно быть минимум 0,75 м.

При соблюдении рекомендаций и нормативов по размещению складских конструкций обеспечивается безопасная работа персонала и эффективное использование свободного пространства.

Уточнить интересующие особенности схемы размещения складской мебели и приобрести стеллажи и мезонины в Москве, Рязани, Твери, Калуге, Туле, Владимире, Ярославле можно в компании «ГТС Складские системы». Обращайтесь!

7.Оборудование архивохранилищ

Оборудование архивохранилищ: *

применяются металлические и деревянные стеллажи после их соответствующей противопожарной обработки, кроме них используются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками; *

оборудование располагается с учетом особенностей помещения, стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами; *

не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла, не ближе полуметра от них.

При установке стеллажей выдерживаются следующие нормы: *

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см; *

расстояние (проход) между стеллажами — 75 см; *

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными ей, — 75 см; *

расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) — 45 см; *

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см; *

высота стеллажа — 220—240 см; *

ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок или связок с делами — 35-40 см; *

ширина одностороннего стеллажа при вертикальном хранении коробок или связок с делами — 25—30 см; *

расстояние между полками по высоте — 35—40 см; *

при высоте архивохранилища от 4 м стеллажи устанавливаются в два яруса и снабжаются стационарной лестницей с перилами; *

документы размещаются на стеллажах с использованием первичных средств защиты, коробок, папок, футляров.

Размещение документов в архивохранилище: *

документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск; *

документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен располагаться с учетом резервного места для новых поступлений; *

документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, документы личного состава также хранятся отдельно; *

обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имеющие в оформлении драгметаллы документы; *

учетные документы хранятся отдельно от документов архива; *

в ведомственном архиве документы постоянного хранения хранятся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, краткосрочного хранения — без связок по годам хранения; *

при хранении коробок и связок на стеллажах зазор между их верхом и полкой стеллажа не должен превышать 5 см; *

коробки и связки документов не должны выступать за пределы стеллажей; *

связки документов формируются не более 20 см толщиной; *

коробки и связки располагаются на стеллажах вертикально или горизонтально в зависимости от условий хранения, дела выше 40 см хранятся вертикально, коробки и связки — горизонтально; *

коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указываются название и номер фонда, номер описи, первая и последняя в коробке или связке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи.

Ведение топографических указателей: *

помещения архива, стеллажи, полки нумеруются, при этом помещения — буквами, стеллажи и полки — цифрами; *

нумерация комнат производится от входа слева направо; *

нумерация стеллажей и полок производится от входа в хранилище слева направо; *

нумерация стеллажных полок производится в пределах каждого стеллажа слева направо сверху вниз; *

односторонние стеллажи нумеруются от входа в хранилище слева направо, двухсторонние — вкруговую; *

в целях закрепления места хранения и поиска документов составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели; *

постеллажная карточка определяет место хранения документов, поскольку составляется на каждый стеллаж, карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах одного хранилища; *

пофондовая карточка определяет место хранения фондов, поскольку ее основным реквизитом является номер фонда с последующей ссылкой на место его хранения, карточки располагаются по номерам фондов в пределах архива; *

в совокупности постеллажные и пофондовые карточки являются единым топографическим указателем, определяющим место хранения документов фонда.