Куперс

С 1 июля заверяйте копии кадровых документов по новым правилам. Вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация».

Обновите инструкцию по кадровому делопроизводству

Пропишите в инструкции по кадровым документам, что с 1 июля копии заверяете по правилам нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Изменения внесите приказом руководителя (см. образец).

По-новому заверяйте копии для сторонних пользователей

Новый ГОСТ предусматривает два варианта заверительных надписей. Какую из них поставить, зависит от того, кому нужна копия — внутренним или внешним пользователям. Вот как будет выглядеть заверительная подпись:

· Внутренним — «Верно», должность лица, который ее заверяет, его подпись с расшифровкой и дата заверения.

📌 Реклама

· Другой организации — «Верно», должность лица, который ее заверяет, его подпись с расшифровкой, дата заверения и место хранения подлинника: «Подлинник документа находится в ООО «Компания” в деле № ____ за ____ год».

Т.е. теперь на копиях для сторонних организаций дополнительно указывайте место хранения подлинника. Копии для внутреннего пользования заверяйте по старым правилам

Подлинник трудовой книжки на руки вы можете выдать только при увольнении или для обращения в ПФР для назначения и пересчета пенсии (ст. 62 ТК). В других случаях давайте работникам заверенные копии или выписки. На копии трудовой для внешних пользователей укажите номер дела и год. Вот образец записи.

Если трудовые книжки не включили в номенклатуру дел как одно дело, то в отметке о месте хранения трудовой достаточно вписать, что он находится в отделе кадров.

Трудовое законодательство предусматривает обязанность работодателя выдавать работнику документы, связанные с работой, и их копии (ст. 62 ТК РФ). Эти документы выдаются работодателем на основании заявления работника. А как написать заявление на выдачу трудовой книжки (копии)?

Трудовая книжка: выдаем оригинал, копию или выписку

Если работник не увольняется, то оригинал трудовой книжки работодатель обязан выдать ему, только если трудовая книжка понадобилась такому работнику для представления в органы социального страхования (обеспечения). В иных случаях работодатель может подготовить для работника или копию трудовой книжки, или выписку из нее. Копия трудовой книжки обычно требуется банком, если гражданин хочет взять кредит.

Оригинал, копия трудовой книжки или выписка из нее представляются работнику на основании его заявления. Выдать такие документы работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). За нарушение срока выдачи трудовой книжки, ее копии или выписки из нее (в случае, если работник пожалуется в трудинспекцию) работодатель и его должностные лица могут быть привлечены к следующей ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• предупреждение или штраф на должностных лиц, а также работодателя-ИП в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
• штраф на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей.

Копия трудовой книжки или выписка из нее представляется работодателем работнику бесплатно.

Составляем заявление на выдачу копии трудовой книжки

Заявление для выдачи трудовой книжки на руки, копии трудовой книжки или выписки из нее составляется в произвольном виде. Если запрашивается оригинал трудовой книжки, необходимо указать причину и место последующего представления трудовой книжки. Важно помнить, что при получении на руки оригинала трудовой книжки работник обязан будет не позднее 3 рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

Также важно помнить, что работодатель несет ответственность за учет и хранение трудовых книжек (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ). Поэтому при выдаче оригинала трудовой книжки работодателю нужно документально подтвердить такой факт. Например, сделать отметку в книге учета движения трудовых книжек или получить от работника расписку о получении оригинала трудовой книжки. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, например, работник свою трудовую книжку потеряет.

Приведем заполненный образец заявления на выдачу трудовой книжки (копии).

Добавить в «Нужное»

Обновление: 20 июля 2020 г.

Иногда работники обращаются в бухгалтерии организации, где они работают, с просьбой выдать им копию трудовой книжки. Для чего может понадобиться этот документ? Как оформить копию трудовой книжки? И нужно ли хранить копии трудовых книжек работников после увольнения?

Для чего нужна копия трудовой книжки

Работник может попросить копию трудовой книжки для самых разных целей:

• для получения кредита в банке;
• для предъявления будущему работодателю при поиске новой работы;
• для оформления субсидий и льгот в органах соцзащиты населения:
• для каких-либо судебных разбирательств и т.д.

Срок выдачи копии трудовой книжки

Если работник подал письменное заявление с просьбой выдать ему копию трудовой книжки, то такую копию необходимо сделать и передать ему в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225).

Срок действия копии трудовой книжки законодательством не установлен. Нужно понимать, что копия подтверждает содержание трудовой книжки лишь на момент ее изготовления. Уже на следующий день в трудовую книжку могут быть внесены дополнительные записи. Как правило, организация или орган, требующие представления копии трудовой книжки, сами ограничивают срок действия копии трудовой книжки (например, один месяц с момента заверения).

Как заверить копию трудовой книжки

Сделайте копии нужных работнику страниц трудовой книжки. Далее можно либо сшить эти страницы и заверить сразу всю подшивку. Либо заверить каждую страницу отдельно.

Заверение делается следующим образом (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст):

• слово «Верно» или «Копия верна»;
• наименование должности лица, заверившего копию;
• его подпись;
• расшифровка подписи (ф.и.о.);
• дата заверения.

Если копия трудовой книжки выдается для представления в другую организацию, необходимо дополнительно указать место хранения подлинника трудовой книжки (то есть указать наименование организации, в которой хранится трудовая книжка) и заверить эту запись печатью организации при ее наличии.

Также для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Можно ли выдать вместо копии саму трудовую книжку

Если работник не увольняется, то отдать ему трудовую книжку можно только в одной ситуации – если он оформляет пенсию. Тогда он вправе получить трудовую книжку в течение 3 рабочих дней с момента подачи в бухгалтерию письменного заявления. Но, поскольку за сохранность трудовой книжки отвечает работодатель, важно получить с работника расписку, что он получил трудовую книжку на руки (ст. 62 ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225).

Нужно ли хранить копии трудовых книжек после увольнения сотрудника

Теоретически копия трудовой книжки может понадобиться, например, для подтверждения страхового стажа уволившегося работника при проверке правильности начисления ему соцстраховского пособия. Верховный суд неоднократно приходил к выводу, что законодательством не предусмотрена обязанность работодателя хранить копии трудовых книжек. На момент обращения в ФСС за средствами на выплату пособия организации, как правило, представляют все необходимые подтверждающие документы. И если на тот момент претензий к работодателю не было, то и впоследствии их быть не должно (Определение ВС от 08.11.2017 N 302-КГ17-16190).

С 2020 г. начался переход на электронные трудовые книжки. В разделе «Статьи» на нашем сайте вы найдете множество полезных материалом, посвященных электронным трудовым книжкам. Например, о внедрение электронной трудовой книжки.

На сегодняшний день в РФ существует два вида действующих заграничных паспортов – старого и нового образца. Загранпаспорт старого образца действует 5 лет с момента получения, а загранпаспорт нового образца, или другими словами, биометрический паспорт, действует 10 лет с момента получения.

Помощь в оформлении загранпаспорта

Для оформления загранпаспорта Вам понадобятся следующие документы:

Загранпаспорт старого образца

Перечень документов, необходимых для оформления общегражданского загранпаспорта лицам, достигшим совершеннолетия:

• Заявление – анкета (), заполненная на одном листе с двух сторон, в 2-х экземплярах, которые необходимо заверить по месту работы печатью организации, с указанием фамилии, имени, отчества и телефона, должностного лица, заверившего заявление — анкету;
• Паспорт и копию паспорта гражданина РФ (страницы, несущие информацию);
• Квитанцию об уплате государственной пошлины в размере 2000 рублей ();
• 4 фотографии установленного образца (3,5х4,5). Рекомендуем фотографироваться в светлой одежде;
• Ранее полученный заграничный паспорт (если имеется);
• Военный билет с отметкой об окончании прохождения военной службы, либо соответствующая справка военного комиссариата по месту регистрации (только для лиц мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет);

Перечень документов, необходимых для оформления общегражданского загранпаспорта несовершеннолетним:

• Заявление – анкета ();
• Паспорт и копию паспорта родителя, законного представителя;
• 4 фотографии установленного образца (3,5х4,5);
• Квитанция об уплате государственной пошлины () в размере 1000 рублей с момента рождения до 14 лет;
• Квитанция об уплате государственной пошлины в размере 2000 рублей с 14 до 18 лет;
• Паспорт гражданина Российской Федерации ребенка с 14 до 18 лет;
• Свидетельство о рождении и его копия детям с момента рождения до 18 лет;
• На детей, рожденных до 01.07.2002 года необходимо предоставить вкладыш (либо штамп в свидетельстве о рождении) о принадлежности к гражданству Российской Федерации и их копии.

Загранпаспорт нового образца

Перечень документов, необходимых для оформления общегражданского загранпаспорта лицам, достигшим совершеннолетия:

• Анкета-заявление () в двух экземплярах;
• Ксерокопия паспорта гражданина Российской Федерации (страницы, несущие информацию);
• Квитанция об оплате госпошлины 5000 руб. ();
• Для неработающих граждан копия трудовой книжки;
• Военный билет с отметкой об окончании прохождения военной службы, либо соответствующая справка военного комиссариата по месту регистрации (только для лиц мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет);
• Ранее выданный заграничный паспорт.

Фотографии предоставлять не требуется. Вас сфотографирует сотрудник миграционной службы.

Перечень документов, необходимых для оформления общегражданского загранпаспорта для детей от 14 до 18 лет:

• Анкета-заявление для несовершеннолетних () в двух экземплярах;
• Паспорт и копия паспорта (страницы, несущие информацию) ребенка;
• Паспорт и копию паспорта заявителя — законного представителя;
• Оригинал и копия свидетельства о рождении. Свидетельство о рождении ребенка обязательно, даже если ребенок документирован паспортом гражданина РФ;
• Квитанция об оплате госпошлины 5000 руб. ();
• Вкладыш к свидетельству о рождении, подтверждающий гражданство ребёнка.

Перечень документов, необходимых для оформления общегражданского загранпаспорта для детей в возрасте до 14 лет:

• Анкета-заявление для детей до 14 лет () в двух экземплярах;
• Паспорт и копию паспорта заявителя — законного представителя (страницы, несущие информацию);
• Оригинал и копия свидетельства о рождении. Свидетельство о рождении ребенка обязательно, даже если ребенок документирован паспортом гражданина РФ;
• Квитанция об оплате госпошлины 2500 руб. ();
• Вкладыш к свидетельству о рождении, подтверждающий гражданство ребёнка.

Помощь в оформлении загранпаспорта

Пошаговая инструкция по заполнению анкеты

Форма для печати представляет собой файл с расширением PDF. Для открытия файла используется программа Adobe Reader (). При открытии файла открывается форма, соответствующая бумажному бланку. Все поля формы заполняются заглавными буквами. Анкета печатается на одном листе с оборотом, в двух экземплярах при 100% масштабе.

Обращаем Ваше внимание, что при невозможности внесения сведений о трудовой деятельности за последние 10 лет по причине заполнения в заявлении всех граф, заявитель предоставляет приложение (дополнительно заполняется еще одна анкета) к заявлению о выдаче паспорта с продолжением его трудовой деятельности.

Анкета заполняется заглавными буквами.

Пункт 1. Фамилия, имя, отчество. Как правильно заполнить пункт «если ранее имели другие фамилию, имя, отчество, укажите их, когда меняли их и где»?

Фамилия, имя, отчество заполняются полностью. Например:

ИВАНОВ ИВАН ИВАНОВИЧ

Если Вы поменяли фамилию, указываете прежнюю фамилию (без имени и отчества – если они не менялись), год, когда фамилия была изменена и место, где был выдан документ о смене фамилии. Например:

ИВАНОВА, 2004, ЗАГС СОВЕТСКОГО Р-НА Г. ЧЕЛЯБИНКА

То же касается смены имени или отчества.

Если фамилия, имя и отчество не менялись, то в этой графе пишем НЕТ

Пункт 2. Число, месяц, год рождения.

Заполняется цифрами, без указания сокращения «г.» после года. Например:

Пункт 3. Пол.

Заполняется полностью

МУЖСКОЙ

Однако, сокращения МУЖ или М допускаются.

Пункт 4. Место рождения.

Место рождения указывается согласно российскому паспорту. Например:

РОССИЯ, ЧЕЛЯБИНСКАЯ ОБЛАСТЬ, ЧЕЛЯБИНСК

или

РОССИЯ, ЧЕЛЯБИНСКАЯ ОБЛАСТЬ, С. ДОЛГОДЕРЕВЕНСКОЕ

Пункт 5. Место жительства (регистрации).

Указывается индекс, страна, область, город (населенный пункт), улица, дом, квартира по прописке. Например:

454091, РОССИЯ, ЧЕЛЯБИНСКАЯ ОБЛАСТЬ, ЧЕЛЯБИНСК, ЦВИЛЛИНГА, 51А, КВ. 314

Желательно указать номер домашнего телефона с кодом города или номер мобильного.

Пункт 6. Гражданство.

Пишется – РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ. Сокращение РФ допустимо.

Во второй строке, если у Вас нет гражданства другой страны, пишите НЕТ. Если есть другое гражданство, укажите страну. Например, США.

Пункт 7. Основной документ, удостоверяющий личность (паспорт) гражданина Российской Федерации.

Указываете в соответствующих графах серию паспорта (4 цифры), его номер (6 цифр), дату выдачи и наименование органа, выдавшего паспорт. Например:

1111 123456 «01» ЯНВАРЯ 2012 УФМС РОССИИ ПО ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ В СОВЕТСКОМ Р-НЕ Г. ЧЕЛЯБИНСКА

Пункт 8. Цель получения паспорта.

Если Вы получаете паспорт для того, чтобы ездить на отдых или в командировки в другие страны, то указываете:

ДЛЯ ВРЕМЕННЫХ ВЫЕЗДОВ

В большинстве случаев указывается именно этот вариант. Но если Вы планируете постоянно проживать в другой стране, то уточняете страну и пишите, например:

ДЛЯ ПРОЖИВАНИЯ В США

Пункт 9. Получение паспорта.

Если вы получаете загранпаспорт в первый раз – пишете:

ПЕРВИЧНОЕ

Если у вас уже был загранпаспорт (не имеет значения, действующий он или срок его действия уже закончился) — пишете

ВЗАМЕН ИСПОЛЬЗОВАННОГО

Если паспорт испорчен, то:

ВЗАМЕН ИСПОРЧЕННОГО

Если получаетевторой паспорт в дополнение к имеющемуся, то указываете:

В ДОПОЛНЕНИЕ К ИМЕЮЩЕМУСЯ

Если паспорт потеряли –

ВЗАМЕН УТРАЧЕННОГО

Пункт 10. Были ли на Вас за период работы (учебы, службы) оформлен допуск к сведениям особой важности или совершенно секретным сведениям, отнесенным к государственной тайне?

Если у Вас никогда не было допуска к секретным сведениям, то пишете НЕТ.

Если на Вас была оформлена форма допуска, необходимо писать — какая форма допуска была, в каком году и какое учреждение ее оформляло. Скрывать данный факт не рекомендуется, поскольку все данные проверяются компетентными органами. В случае обнаружения, что Вы утаили данную информацию – загранпаспорт не выдадут, более того, придется объяснять причину, по которой Вы скрыли информацию.

Имеете ли Вы договорные, контрактные обязательства, препятствующие выезду за границу?

Если никаких обязательств нет, то указываете НЕТ.

Если с Вами был заключен договор, согласно которому Ваше право на выезд ограничено в связи с допуском к сведениям особой важности, а так же к совершенно секретным сведениям, составляющим государственную тайну, то в этом случае Вы не сможете получить загранпаспорт. Срок этого ограничения должен быть указан в договоре. Однако, срок ограничения может быть продлен Межведомственной комиссией по защите государственной тайны.

Пункт 11. Не призваны ли Вы на военную службу или не направлены ли на альтернативную гражданскую службу? (для мужчин в возрасте от 18 до 27 лет)

Если не призваны и не проходите службу, пишете НЕТ.

Если вы проходите службу, то пишете:

ПРИЗВАН(А)

Пункт 12. Не осуждены ли Вы за совершение преступления либо привлечены в качестве обвиняемого?

Если ничего подобного с Вами не случалось, пишете НЕТ.

Если Вы были осуждены (неважно: на условный срок, или предписан штраф или еще что-то), то дополнительно к пакету документов необходимо представить справку о снятии судимости, уплате штрафа и т.д..

Если Вы в данный момент находитесь под следствием, давали подписку о невыезде или осуждены, то оформление загранпаспорта — НЕВОЗМОЖНО!

Пункт 13. Не уклоняетесь ли Вы от исполнения обязательств, наложенных судом?

Если не уклоняетесь, пишете НЕТ. Других вариантов нет. Если уклоняетесь – оформление паспорта невозможно.

Пункт 14. Сведения о трудовой деятельности за последние 10 лет.

Для того, чтобы верно заполнить этот пункт, отнимаете 10 лет от года, в котором заполняете анкету, и вычисляете ту временную точку/, от которой необходимо начать описание. Например, Вы заполняете анкету в 2012 году, значит начать нужно с 2002 года.

Если 10 лет назад Вы еще не работали, то указываете, что Вы учились. Пишете месяц и год начала учебы, а также месяц и год окончания. Во второй графе пишете МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ, УЧАЩИЙСЯ, и номер школы. В третьей графе пишете адрес школы – область, населенный пункт, улица, дом. Например:

09. 1995 — 06.2005

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ, УЧАЩИЙСЯ, МОУ СОШ № 1

ЧЕЛЯБИНСКАЯ ОБЛАСТЬ, Г. ЧЕЛЯБИНСК, УЛ. ДОВАТОРА, 1

То же касается и обучения в ВУЗе. Только вместо «учащийся» пишете – СТУДЕНТ, и наименование ВУЗа пишете полностью. Например,

ЧЕЛЯБИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Трудовую деятельность оформляете идентично учебной:

07. 2007 — 06.2011

ПРОДАВЕЦ-КОНСУЛЬТАНТ, ОАО «АЛЬФА»

ЧЕЛЯБИНСКАЯ ОБЛАСТЬ, Г. ЧЕЛЯБИНСК, УЛ. ДОВАТОРА, 2

Если не работали более месяца, то необходимо писать дату с какого по какое не работали, во втором столбце «ВРЕМЕННО НЕ РАБОТАЛ(А)» и свой адрес прописки на тот момент. Например:

06. 2011 — 09.2011

ВРЕМЕННО НЕ РАБОТАЛ

ЧЕЛЯБИНСКАЯ ОБЛАСТЬ, ЧЕЛЯБИНСК, ЦВИЛЛИНГА, 51А, КВ. 314

Если в процессе работы в одной организации у вас было несколько должностей, нужно перечислить их все через запятую. Например:

07. 2007 — 06.2011

ПРОДАВЕЦ-КОНСУЛЬТАНТ, НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА ПРОДАЖ, ОАО «АЛЬФА»

ЧЕЛЯБИНСКАЯ ОБЛАСТЬ, Г. ЧЕЛЯБИНСК, УЛ. ДОВАТОРА, 2

Последнюю запись оформляете следующим образом: в графе «месяц и год увольнения» пишем «Н/В» (по настоящее время). Например:

09. 2011 – Н/В

ДИРЕКТОР, ОАО «СИГМА»

ЧЕЛЯБИНСКАЯ ОБЛАСТЬ, Г. ЧЕЛЯБИНСК, УЛ. ДОВАТОРА, 3

Если за этот десятилетний период вы отбывали наказание в местах заключения, пишите период с какого по какое отбывали наказание, название учреждения, где отбывали и его адрес.

Анкета заверяется по месту нынешней работы любым руководителем. В специальной графе сразу после таблицы со сведениями о трудовой деятельности ставится число, когда анкета заверяется, подпись заверяющего с расшифровкой (фамилия и инициалы) и телефон, по которому можно связаться с заверяющим. Также ставится печать организации, где Вы работаете.

Анкету нельзя заверить самому себе, поэтому даже если вы руководитель, найдите другого человека, кто вам ее заверит (главбух, начальник отдела кадров, начальник отдела и т.д.).

Учащиеся техникумов, колледжа, студенты ВУЗов заверяют анкету по месту учебы — в деканате, отделе кадров или ректорате.

Если вы не работаете или пенсионер, то анкету нигде заверять не надо, но к комплекту документов необходимо приложить оригинал трудовой книжки.

Пункт 15. Имею паспорт заграничный.

Если у Вас на руках есть действующий заграничный паспорт, то необходимо указать его данные – серию, номер, когда и кем выдан.

Если паспорт у Вас есть, но дата окончания срока действия уже прошла, то указывать данные не обязательно.

Если Вы подаете заявление на первичную выдачу загранпаспорта, то просто оставляете пункт 15 незаполненным.

Далее ставите дату подачи заявления в УФМС и свою подпись без расшифровки в специальном окошке.

Помощь в оформлении загранпаспорта