Куперс

Как правильно сшить документы

2. Устройства для прошивки документов

Сотрудники кадровых служб должны прошивать:
• приказы личного и общего состава,
• штатное расписание.
Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
• авансовыми отчетами,
• накладными,
• счетами-фактурами,
• путевыми листами,
• кассовыми книгами,
• оборотными ведомостями,
• актами выполнения работ,
• ведомостями на заработную плату, если она
выдается на руки.

4. Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

На сегодняшний день не существует
единого стандарта, который точно бы
объяснял, как правильно прошивать
документы в различных структурах,
однако некоторые регламенты все же
имеются.
Рекомендации по сшиву различных
документов указаны в «Делопроизводстве
и
архивном
деле»,
утвержденном
Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а
также в приказе Министерства культуры
РФ № 536 от 2005 года, утверждающем
типовую
инструкцию
по
делопроизводству,
Инструкции
Центрального банка России, Методических
разъяснениях по порядку заполнения
отдельных
форм
документов,
утвержденных Приказом Министерства по
налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р

Кроме того, требования к прошиванию
бумаг разрабатывались и отраслевыми
ведомствами (например, Министерством
по налогам и сборам).
Существует несколько вариантов того, как
правильно подшить документы нитками,
ведь эту процедуру можно выполнить как
в две дырки, так и в три, четыре и даже
пять.

5. Прошивка бумаг в 2 дырки

Это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при
оформлении бумаг, не имеющих особой важности. Однако и в этом случае у
некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы
выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2
дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:
1. Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе
два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но
в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
2. Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы
ее концы оказались с тыльной стороны бумаг. Затем свяжите концы нити
между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее
вырезать из белой плотной бумаги. Он должен хорошо скрывать узел, но не
закрывать его полностью.
На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются
данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый
простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более
сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

6. Прошивка бумаг в три дырки

• Пронумеровать листы, так как
после сшивания изменить что-то
будет невозможно.
• Как и в предыдущем случае,
чтобы сшить документы, нужно
проколоть бумагу (дырокол, шило,
игла), только в этом варианте
следует рассчитать расстояние на
3 дырки (оно не должно
превышать 3 см).
• После того как в листах появятся
отверстия, переверните документ
и пропустите нитку в среднюю
дырку
(ее
кончик
должен
показаться из первого листа),
оставив с тыльной стороны не
менее 7 см.

7. Продолжение…

• Теперь с лицевой стороны бумаг

необходимо проткнуть верхнее
отверстие и направить иглу с
ниткой в нижний прокол с
тыльной стороны.
• Как только она окажется сверху,
ее вновь пропускают через
середину, добиваясь появления с
тыльной стороны.
• На этом этапе вы может отрезать
нить, оставив от нее 7 см, и
связать ее с уже имеющимся
остатком.
• На
полученный
узелочек
наклеивается
небольшой
прямоугольный
листочек,
на
котором
будет
отмечаться
количество
листов
и
заверительная подпись.

8. Прошивка документов в 4 дырки

Цифрами указана
последовательность
действий
Процесс
проходит
практически
аналогично
предыдущему
варианту,
только расстояние между соседними
отверстиями должно составлять около 1,5
см.
В этом случае сшивание начинается со
второго отверстия сверху (с тыльной
стороны), после чего нить пропускается
через самое верхнее отверстие, и иголка
выводится опять во второе сверху.
Далее нить заводят в третью дырку, а
затем (с тыльной стороны в четвертую).
В конце процесса иголка продевается в
третье отверстие с лицевой стороны, и
после выведения нитки завязывается
узелок.
Сверху на него клеится уже упомянутый
небольшой прямоугольник.
5
4и
6
2и
3
1

9. Прошивка документов в 5 дырок

Пять отверстий используют в основном для
сшивания бухгалтерских документов, так как в
конечном итоге их толщина оказывается намного
большей, чем у обычных документов.
Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, на
которую только способна прошивка.
Отверстия должны располагаться с левой стороны
на расстоянии 5 см друг от друга.
Сложив все листы в правильном порядке и
пронумеровав их, можно зажать документы в
специальном прессе и с помощью дрели с тонким
сверлом проделать нужные отверстия: два из
которых должны располагаться по краям
(отступив от них не менее 2 см), одно по центру и
еще два — между центром и крайними
отверстиями.
Чтобы не повредить листы бумаги, необходимо
использовать картонную обложку.
Когда отверстия будут готовы, остается только
сшить стопку документов, используя для этого
капроновую нить и большую иголку, именуемую в
народе цыганской.

10. Продолжение…

Схема подшивки документов в архив в этом случае выглядит так: С
тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее
отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).
Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы
можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.
Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое
верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова
«ныряет» вниз через второе сверху отверстие.
Таким образом, один край уже готов. Теперь, придерживая нитку у
среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с
тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на
исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.
Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку
просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется
наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.
Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два
хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части
нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из

него бумаги можно будет только после этой процедуры).
Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и
наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая,
отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей.
Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают
клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого
на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с
информацией о нумерации и прошивке.
На боковой части такой книги можно наклеить листочек с
названием: например, «Книга продаж за 2016 год».
Продолжение…

11. Особенности прошивки документов

Необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы,
отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист
тщательно подсоединенных друг к другу документов.
Номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда
римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию),
причем опись не нумеруется.
Если требуется обложка, то для нее подбирают специальный
картон с надписью «Дело», который может быть самых
разных размеров и качества. Для прошивания обычных
документов нередко используют обычный сшиватель для
документов формата А4.
Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на
которых проставляются в первую очередь, а следом за ним
нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии.
Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка,
то ее просто зачеркивают одной линией и дальше
продолжают нумерацию. При этом лист обязательно следует
заверить надписью «Исправленному верить», поставив
подпись и печать ответственного лица.
Если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но
вам необходимо добавить какое-то дополнение (например,
образец заполненного заявления), то его нужно будет
подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело
и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации
возможно применение литерной нумерации. Проще говоря,
на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней
добавляется буква (16а, 17б…).

12. Как заверить прошитые документы

Заверение бумаг — последний этап перед
их подачей на проверку или на хранение.
Заверением
называют
подпись
уполномоченного лица, которое отвечает
за передачу указанных бумаг в налоговую
инспекцию, архив или другие инстанции.
Выполнить эту задачу может лишь
руководитель
учреждения
или
предприятия
либо
уполномоченный
составитель, в обязанности которого входит
указание на стикере своей должности и
расшифровки подписи. Кроме того, нужную
отметку может поставить и частный
предприниматель, но в любом случае
лучше,
чтобы
подпись
стояла
одновременно и на стикере, и на листе.
Подписывая
прошитые
документы,
управляющий
берет
на
себя
ответственность за их содержимое или
назначает ответственным за достоверность
другого сотрудника путем подписания
соответствующего приказа.

Иван Иванов

Как сшивать документы нитками:

1. Удалить все скобки и скрепки.
2. Систематизировать стопку для сшивания.
3. Пронумеровать каждый лист.
4. Выровнять бумаги.
5. Подготовить обложку.
6. Сделать отверстия и прошить.
7. Закрепить наклейкой, поставить подписи руководителя и исполнителя и заверить все печатью.

Какие нормативы применяют

Сшивать рабочие бумаги необходимо для их систематизации. В компаниях и учреждениях сшивают ту документацию, которую требуется передать в архив. Прошитые бумаги удобно хранить и по запросу представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Есть определенные нормативные указания, регулирующие, как правильно прошить документы по ГОСТу в 2020 году:

Какую документацию сшивают

Прошивать документы обязаны многие структурные подразделения. Делопроизводители систематизируют входящую и исходящую документацию. Сотрудники кадровой службы по итогам календарного года сшивают:

• приказы по основной деятельности;
• приказы по личному составу;
• внутреннюю переписку.

Бухгалтеры сшивают:

• авансовые отчеты;
• оборотные ведомости по материальным средствам;
• накладные;
• счета-фактуры;
• акты выполненных работ;
• путевые листы;
• кассовую книгу;
• ведомости на получение заработной платы (если зарплату выдают сотрудникам на руки).

Сшивайте документацию одним из этих способов:

• скрепите степлером;
• сшейте нитками;
• используйте специальное оборудование.

Самым надежным вариантом является сшивание дел нитками — такие бумаги не подменят.

Каковы правила оформления

Есть общий порядок сшива бумаг. Несколько предварительных шагов, чтобы правильно подшить документы, независимо от используемого инструмента:

1. Отсортируйте регистры по дате.
2. Прислоните бумаги друг к другу, выровняйте по краям.
3. Пронумеруйте каждый лист — сверху справа поставьте арабские цифры. Начинайте с цифры 1.
4. Подготовьте опись (ее не нумеруют).
5. Вложите бумаги в картонную обложку надлежащего размера. Подойдет папка с надписью «Дело».

Основные требования к секретарю-делопроизводителю пропишите в должностной инструкции. А если вам потребуются правила заполнения журнала трудовых договоров, прочитайте статью «Журнал регистрации трудовых договоров».

Для прошивания стандартных регистров используется обычный скоросшиватель формата А4. Нумеруются не только бумаги, но и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем. Если вы допустили ошибку, зачеркните ее одной чертой и продолжите нумерацию. Заверьте лист подписью: «Исправленному верить», поставьте подпись ответственного лица и скрепите печатью.

Как сшивать нитками — пошаговая инструкция

Перед началом процедуры удалите все скрепки и скобы от степлера. Систематизируйте бумаги по датам или по значимости и пронумеруйте каждый лист. Если дело состоит из множества листов, то соедините все специальными скрепками и приступайте к прошиванию. Приготовьте необходимые инструменты и материалы. Вам понадобятся:

1. Нитки. Лучше использовать капроновые.
2. Иголка. Размер подбирают в зависимости от толщины сшиваемых регистров.
3. Бумажный клей.
4. Лист чистой бумаги.
5. Картонный или бумажный скоросшиватель.

Соблюдайте установленный порядок — инструкцию пошагово, как правильно сшивать документы ниткой с фото и пояснениями:

Шаг 1. Удалить скрепки, скобы.

Шаг 2. Аккуратно и ровно разложите листы, проверьте нумерацию.

Шаг 3. В зависимости от толщины получившейся пачки возьмите шило или иголку и, отступив от края, сделайте сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5 — 3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие сделайте по центру.

Шаг 4. Возьмите нитку длиной 70 — 80 сантиметров (длина зависит от толщины стопки).

Шаг 5. Вденьте иголку снизу с тыльной стороны бумаги в центральное отверстие.

Шаг 6. Проведите сверху в крайнее верхнее отверстие.

Шаг 7. Затем через обратную сторону в крайнее нижнее отверстие.

Шаг 8. Вернитесь в центральное отверстие через лицевую сторону.

Шаг 9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если сшивается папка с большим количеством листов, то сшейте бумаги несколько раз — для их закрепления.

Шаг 10. Завяжите узел на обороте. Получается остаток длиной не менее 8 сантиметров.

Шаг 11. На получившийся узел наклейте отрезок бумаги в виде прямоугольника. На нем заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов. Директор____Фамилия И.О.» (или иную должность руководителя по уставной документации).

На прошитом документе поставьте подпись и печать: одна часть подписи и печати попадет на лист бумаги, другая — на тыльную сторону документации.

Если вам требуется прошить большое количество листов одновременно, сделайте не менее 4 отверстий. Крепкий сшив — это гарантия надежности при хранении документа. Посмотрите видеоинструкцию о том, как прошить журнал нитками упрощенным способом прошивки.

Кто и как заверяет

Документы подписывает руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель (или уполномоченное им лицо). Важно, чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на сшитом документе. Подпись на сшиве означает, что руководитель берет на себя обязательства за их содержимое.

Особенности оформления бухгалтерской документации

Для прошивания бухгалтерской документации делают 5 отверстий — толщина дел бухгалтерии немного больше. Сшивать бухгалтерские документы вправе только уполномоченный сотрудник (зачастую это сам бухгалтер). Вот основные правила, как сшить договор нитками (порядок распространяется и на другие регистры бухгалтерии).

1. Пронумеруйте бумаги простым карандашом.
2. Составьте опись документов. Включите в опись такие разделы: наименование, дата составления, перечень регистров, подпись ответственного сотрудника.
3. Сделайте отверстия.
4. Прошейте нитками.
5. Закрепите наклейкой, поставьте подпись руководителя и исполнителя и печать учреждения.

Особенности подготовки документов на сдачу в архив

Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Первичная подготовка и схема прошивки документов включают:

1. Систематизацию бумаг.
2. Нумерацию.
3. Сшив бумаг по назначению.
4. Заполнение описи.
5. Оформление обложки.

Сшитая указанным образом документация хранится не менее 25 лет. Если же документы надлежит хранить в архиве меньше 10 лет, воспользуйтесь упрощенной схемой прошивки. В таком случае разрешают не проводить:

• систематизацию;
• нумерацию;
• сшив нитками (оставьте бумаги в скоросшивателе).

Порядок прошивания ничем не отличается —пошаговая инструкция, как правильно прошить журнал нитками и сдать дело в архив:

1. Если в деле, подлежащем сшиву, более 250 листов, разделите его на несколько томов.
2. Прошейте каждый том.
3. Если планируете хранить журналы более 25 лет, при подготовке к прошиванию приложите к делу дополнительную картонную обложку. Она защищает документы и нитки от излишнего трения.
4. Сделайте отверстия. Проденьте нитки и плотно закрепите. Следите, чтобы текст оставался читаем.
5. Пронумеруйте простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использовать шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

Лист формата А3 нумеруется как один лист, подшивается за левый край и сворачивается. Если один лист подшивают за середину, его нумеруют как два листа. Фотографии или картинки, схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. В первую очередь нумеруют конверты отдельно от их бумажных вложений. Если дело составляется из нескольких томов, то каждый том получает отдельный номер. Обложку оформляют так:

1. Укажите название организации в именительном падеже. Если во время хранения изменилось название учреждения, укажите обновленное, корректное. Старое название поставьте в скобки, новое — под ним.
2. Пропишите наименование структурного подразделения
3. Обозначьте наименование дела. Помимо названия, определите и тему дела (акты, накладные, приказы и проч).
4. Отметьте период (год), к которому принадлежат бумаги — дату первого и последнего документа, календарный год (например, приказы по основной деятельности за 2020 год).
5. Закрепите срок хранения дела — постоянный или определенный.

При нумерации листов в деле опись не учитывается. Дела указываются по степени значимости: устав, протоколы, планы. Посмотрите видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив:

Подготовка для сдачи в налоговую

При регистрации в качестве юридического лица (индивидуального предпринимателя) и при внесении изменений в сведения Федеральной налоговой службы требуемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

Сейчас налоговая принимает документы в обычном виде, без сшива — из Методических рекомендаций ФНС этот пункт исключен. У организаций и ИП есть выбор: сдавать документы в скрепленном или прошитом виде. Но правила делопроизводства никто не отменял, поэтом учредительные документы желательно все же прошивать вручную.

Кто должен прошивать КУДиР

Книгу доходов и расходов ведут ИП на ОСНО, УСН, ЕСХН и патенте, а также организации на УСН. Книгу можно заполнять вручную или с помощью бухгалтерского сервиса, чтобы избежать ошибок при оформлении. После завершения очередного налогового периода — календарного года — распечатайте книгу и прошейте. Пустые разделы также распечатывайте и сшивайте. При отсутствии прибыли, расходов и деятельности вообще — все равно придется сшить нулевую КУДиР.

Прошить книгу может сам ИП или директор организации. Если в компании есть штатный или приходящий бухгалтер, обычно это проделывает он. На последней странице ставится подпись, которая закрепляет прошивку книги, — ее должен поставить владелец бизнеса.

Заверять в налоговой КУДиР не требуется с 2013 года. На каждый налоговый период (год) заводится новая книга.

Какой законодательный акт устанавливает порядок работы с КУДиР

Работу с книгой регламентирует Приказ Минфина России от 22.10.2012 № 135н «Об утверждении форм Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения, и Порядков их заполнения». Вот на что указывает этот документ:

• книгу нужно пронумеровать и прошнуровать;
• на последней странице прошнурованной книги указывают число страниц в ней;
• здесь же заверяют эти данные подписью ИП или директора организации и печатью (при наличии).

Но ни один документ не регламентирует метод сшивания и не дает образец прошивки КУДиР. Хотя, конечно, такая инструкция облегчила бы жизнь всем, кто имеет дело с книгой. В этой ситуации бухгалтеры и предприниматели полагаются на сложившиеся традиции прошивки документов и опираются на нормы Росархива и государственных стандартов. Мы рассказывали о способах прошивки в этой статье.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Как прошить КУДиР

Книгу сшивают, чтобы предотвратить подделывание или изъятие части книги. Именно для этого «хвостик» прошивки заклеивают кусочком бумаги и ставят печать и подпись частично на листе книги, а частично на бумажной наклейке.

Чего делать с книгой нельзя: скреплять листы степлером, склеивать их или соединять с помощью пластиковых держателей, купленных в ближайшем копицентре.

Что понадобится для сшивания книги:

• сама книга (все разделы, включая пустые) — правильно заполненная, распечатанная, с пронумерованными листами;
• прочная и достаточно толстая нитка или тесьма — подойдет даже атласная ленточка любимого цвета;
• игла, шило или дырокол;
• клей для бумаги;
• листок бумаги приблизительно 8×8 см;
• шариковая ручка синего цвета;
• печать (при наличии).

Сшивайте книгу по левому боку или за левый верхний угол. Длина шва не имеет значения. Важно только вывести концы нитки или тесьмы на тыльную сторону документа, связать их и оставить «хвостик» около 10 см, чтобы заклеить его листком бумаги.

Программа заполнит и выведет на печать

Выбрала Контур.Бухгалтерию, потому что в ней удобно и понятно работать тем, кто в бухгалтерии вообще не разбирается. Плюс приемлемая цена. Все отчеты и КУДиР программа заполнит, и выведет на печать, если надо.

Вера Сергеева, директор в ООО «ГринРива» (Санкт-Петербург)

Порядок действий:

1. Нумеруем листы книги, если номер не проставлен при печати.
2. Складываем листы по порядку, делаем отверстия шилом или дыроколом в левом верхнем углу или по левому боку.
3. Протягиваем нитку или тесьму через отверстия, формируем шов и выводим концы на тыльную сторону книги.
4. На тыльной стороне завязываем концы нити или тесьмы, оставляем «хвосты» длиной до 10 см.
5. Сгибаем маленький листок бумаги в соотношении 1:2. Меньшая часть листка закроет шов с лицевой стороны документа, а большая часть закроет шов с узелком с тыльной стороны.
6. Беремся за клей и наклеиваем листок. Концы нитки или тесьмы должны торчать из-под листка.
7. На листке с тыльной стороны документа пишем: «Прошито и пронумеровано N страниц» (обозначьте число страниц в вашей книге).
8. Можно прописать текущую дату.
9. Руководитель ставит подпись, чтобы ее часть была на КУДиР, а часть заходила на наклеенный листок.
10. Точно так же ставим печать, чтобы часть оттиска была на книге, а часть на листке.

Дело сделано. После этого храним книгу в вашем деловом архиве четыре года.

КУДиР легко вести и выводить на печать в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис подходит для организаций на УСН, для ИП на упрощенке и ОСНО, а также для совмещения режимов. Легко ведите бухучет, начисляйте зарплату, платите налоги вовремя и отправляйте отчетность через интернет в нашем сервисе. Первые 14 дней бесплатны для всех новичков.