Куперс

Рубрика Word

И еще статьи о Ворде:

• Знак табуляции в ворде
• Как уменьшить расстояние между абзацами в ворде?
• Где линейка в ворде?
• Как в Ворде сделать шрифт больше 72 или меньше 8?

Не всегда текст в документе Word набирается заново. Довольно часто много информации черпается из других источников, например, из книг или из интернета. Вставленный из других источников текст кроме неподходящего форматирования может содержать также множество лишних знаков, к примеру, знаков абзацев.

Проблема лишних абзацев в основном появляется при копировании текста из обычного текстового документа, в котором каждая строка заканчивается знаком абзаца. Ручное удаление лишних абзацев задача довольно сложная, особенно, если текста на несколько страниц, и мы рассмотрим, как убрать абзацы в Ворде автоматически.

Для автоматического удаления лишних абзацев в Word мы будем пользоваться автозаменой, и первым делом удалим установленные в подряд несколько абзацев. Знак абзаца, это непечатаемый и невидимый символ, и чтобы его увидеть в документе, необходимо включить показ скрытых символов и знаков. Для этого на вкладке «Главная» в разделе «Абзац» находим соответствующий значок и нажимаем на него.

Для удаления установленных в подряд нескольких абзацев на вкладке «Главная» выбираем меню «Заменить» или нажимаем комбинацию клавиш «Ctrl + H». В появившемся окошке «Найти и заменить» нажимаем кнопку «Больше» слева внизу для отображения дополнительных настроек. Затем устанавливаем курсор в графе «Найти:», заходим в меню внизу «Специальный:» и выбираем в списке «Знак абзаца».

Нам необходимо в графе «Найти:» установить два таких знака, а в графе «Заменить на:» один знак абзаца. Таким образом мы будем искать два знака абзаца и менять их на один. Для замены сразу всех совпадений в документе нажимаем «Заменить все» и повторяем процедуру, пока Ворд не перестанет находить совпадения.

Теперь у нас могут остаться просто лишние абзацы, разделявшие в текстовом документе строки. Для их удаления выделяем участок текста, который мы ходим объединить в один абзац, и заходим в меню «Заменить». В графе «Найти:» указываем один знак абзаца, а в графе «Заменить на:» вводим пробел и производим замену.

Такое автоматическое удаление лишних абзацев значительно ускорит процесс корректировки текста, но все же потребует значительного времени при большом объеме текста.

4.3.3. Элементарные операции над текстом

Ввод текста

При запуске программы Word она отображает на экране свободную область для редактирования, в которой можно набрать свой текст, чтобы создать новый документ. Можно также загрузить имеющийся документ Word и внести в него изменения. Если вы запустили программу Word, используя главное меню Windows и подменю Документы (Documents), то после запуска в ней будет открыт выбранный вами документ.

Открыть — означает, переслать файл документа с диска в оперативную; память.

Набранный вами текст отображается в области редактирования. Мигающая вертикальная черта (которая называется текстовым курсором или курсором ввода) показывает, где появится следующий символ. При наборе текста следует руководствоваться следующими основными моментами:

Не нажимайте клавишу Enter в конце строки. Если набираемый текст располагается близко к правому краю экрана, то Word автоматически перенесет текст на следующую строку.

В конце каждого абзаца нажимайте клавишу Enter. Каждое последующее нажатие клавиши Enter добавляет перед следующим абзацем пустую дополнительную строку.

Нажмите клавишу Backspace, чтобы стереть предыдущий символ и сдвинуть текстовый курсор на одну позицию назад.

Используйте четыре клавиши со стрелками для перемещения текстового курсора по области редактирования.

Щелкните мышью в любом месте области редактирования, чтобы переместить туда текстовый курсор.

Если вы наберете текст, больший по объему, чем может уместиться в области редактирования, то используйте полосы прокрутки, клавиши ее стрелками, клавиши PageUp, PageDown, Ctrl+Home и Ctrl+End, чтобы перейти к тем фрагментам текста, которые вы хотите увидеть.

Мигающая вертикальная черта, показывающая, где появится следующий введенный вами символ, называется текстовым курсором.

Другое название текстового курсора — курсор ввода.

При создании документа, прежде всего, дайте ему название (имя). Точно так же, как вы это сделали бы с папкой, содержащей бумажные документы, перед тем, как поставить ее в шкаф или на полку. Названия файлов документов имеют расширения. Расширение файла документа сообщает Office, какая прикладная программа (Word, Excel или какая-либо другая) работает с ним. Термины документы и файлы часто имеют один и тот же смысл.

В именах документов можно использовать как заглавные, так и строчные буквы. Хотя ни Windows, ни Office не отличают Предложение. doc от предложение. doc, но имена документов легче читать, если в них используются и заглавные, и строчные буквы. Если вы позволите Office добавить расширение (что обычно следует делать при присвоении документу имени), то Office использует в расширении строчные буквы, например, .doc.

Если вам требуется помощь, то помощник по Office всегда будет рядом. Если щелкнуть маленькое окно помощника, то он отобразит список разделов, имеющих отношение к тому, что вы в данный момент пытаетесь сделать. Если вам не нужна помощь помощника, то закройте его окно, щелкнув кнопку Закрыть (Close). Если при наборе текст начнет располагаться близко к помощнику» то помощник переместится в другую часть экрана, чтобы не мешать вам.

Иногда вы не знаете, два или три раза нажали клавишу Enter, достаточно ли поставили пробелов, и была ли нажата клавиша Tab вместо пробела для создания отступа в тексте. Если щелкнуть на панели инструментов кнопку Непечатаемые символы (Show/Hide), то Word отобразит все непечатаемые символы на экране. Непечатаемые символы показывают вам точное расположение в документе символов абзаца, символов табуляции (в виде стрелок, направленных вправо) и пробелов (в виде точек).

Перемещение курсора ввода текста с помощью клавиатуры

¬­®¯ перемещают курсор на один символ в указанном направлении;

Home перемещает курсор в начало строки;

End перемещает курсор в конец строки;

Ctrl + ® перемещает курсор на слово вправо;

Ctrl + ¬ перемещает курсор на слово влево;

Ctrl + ­ перемещает курсор на один абзац вверх;

Ctrl + ¯ перемещает курсор на один абзац вниз;

Page Up «листает» текст на экран вверх;

Page Down «листает» текст на экран вниз;

Ctrl + Page Up перемещает курсор в верхний край окна;

Ctrl + Page Down перемещает курсор в нижний край окна;

Ctrl + Home перемещает курсор в начало документа;

Ctrl + End перемещает курсор в конец документа.

Удаление символов

Delete удаляет символ справа от курсора;

BackSpace удаляет символ слева от курсора.

Разбиение строки:

установите курсор на место разрыва строки;

Enter (весь текст справа от курсора переместится на строку вниз).

Склейка строк:

установите курсор в конец верхней строки (клавишей End);

Delete (нижняя строка «подклеится» к верхней).

Создание новой строки:

установите курсор в конец строки, под которой создаем новую, или в начало строки, над которой создаем новую;

Удаление пустой строки:

установите курсор в начало пустой строки;

Выделение текста

Для внесения изменений в документ можно выделять фрагменты текста и задавать для них нужное форматирование (изменять размер шрифта, начертание и так далее).

Подсвеченный текст, с которым вы хотите работать как с единым блоком, называется выделенным фрагментом.

Таблица. Способы выделения текста с помощью мыши

Чтобы выделить	Сделайте следующее
Любой текст	Щелкните мышью в начале текста и перетащите указатель мыши к концу выделяемого фрагмента.
Отдельное слово	Щелкните слово два раза.
Предложение	Нажмите клавишу Ctrl и щелкните предложение.
Строку	Щелкните слева от строки.
Абзац	Щелкните два раза слева от абзаца или щелкните три раза в любом месте абзаца.
Весь документ	Нажмите клавишу Ctrl и щелкните мышью слева от документа.

Проверка орфографии (грамматических ошибок)

В Word имеются следующие средства проверки и исправления oшибок:

· Проверка орфографии (Spell checker) проверяет правильность написания слов или при вводе текста, или после составления всего документа.

· Проверка грамматики (Grammar checker) проверяет грамматику или при вводе текста, или после составления всего документа.

· Тезаурус (Thesaurus) помогает подобрать к словам синонимы, когда они вам нужны. (Тезаурус — это список синонимов)

· Расстановка переносов (Hyphenation) автоматически расставляет переносы в конце строк или при вводе текста, или после составления всего документа.

Word автоматически проверяет орфографию и грамматику при вводе текста документа. Если при наборе текста вы заметите красные и зеленые волнистые линии, подчеркивающие слова, то это значит, что Word дает знать о допущенной орфографической (красная линия) или грамматической (зеленая линия) ошибке.

Для того чтобы проверить подчеркнутое слово:

подведите к этому слову курсор мыши;

щелкните на нем правой кнопкой мыши;

выберите необходимый пункт в появившемся контекстном меню.

В зависимости от установленных параметров, ваша версия Word может и не проверять при вводе орфографические и грамматические ошибки. Поэтому если вы не увидите никаких волнистых линий, то после ввода текста нужно будет специально проверить документ на наличие ошибок, чтобы не пропустить их.

Непечатные или скрытые символы в Word — это условные знаки, которые показывают применение элементов форматирования текста, в части его распределения на листе.

К невидимым символам также относится скрытый текст и привязка объектов. Они имеют служебное назначение, не видимы в обычном режиме просмотра, не выводятся на печать.

• Скрытые символы форматирования в Word их назначение;
• Как отобразить все знаки в Word;
• Настройка отображения скрытых символов;
• Непечатные символы форматирования:
  • Знаки табуляции » → «;
  • Символ пробела » • «;
  • Знак абзаца » ¶ «;
  • Перевод строки » ⤶ «;
  • Скрытый текст;
  • Привязка объектов » ⚓ «;
  • Конец ячейки в таблице » ¤ «.
• Как убрать скрытые символы.

Скрытые символы форматирования в Word их назначение

В программе Word для обозначения того, что при создании текста была применена та или иная функция форматирования текста, существуют свои условные обозначения.

Скрытые (невидимые) знаки форматирования — это служебные параметры самой программы, которые указывают, что в данном конкретном месте использована та или иная функция форматирования.

Позволяют различать одинаковые по внешнему виду в тексте и совершенно разные по своему функционалу элементы форматирования.

Скрытым может быть текст, который создал автор документа. Он не виден другим пользователям в режиме обычного просмотра. Такой текст можно создавать, редактировать и удалять.

Как отобразить все знаки в Word

Скрытые знаки в процессе работы над документом не видны в тексте. Для того чтобы проверить все элементы форматирования или найти скрытый текст, необходимо выполнить следующие шаги.

В Word 2003 года инструмент «Скрытые знаки» расположен на панели инструментов и при нажатии на него, в документе будут видны все условные обозначения невидимых символов.

В версии 2007 года и выше, инструмент находится в закладке «Главная» в группе «Абзац».

Настройка отображения скрытых символов

Непечатных знаков очень много, поэтому если включить отображение их всех одновременно, из-за обилия символов, трудно проконтролировать нужные.

Существует возможность отображения выборочных символов, что значительно облегчает проверку.

Для Word 2003:

• выполнить цепочку: «Сервис» → «Параметры»;
• в открывшемся окне в блоке «Знаки форматирования» выбрать галками отображение требуемых символов в тексте;
• нажать ОК для подтверждения выполненного действия.

В более поздних:

• выполнить цепочку «Файл» → «Параметры» → «Экран»;
• в отрывшемся окне необходимо поставить галки напротив тех символов; форматирования, которые нужно отображать в тексте;
• нажать ОК для подтверждения выполненного действия.

Непечатные символы форматирования

Как включить непечатные символы, было показано выше, убрать их можно новым нажатием на кнопке «Отобразить все значки» » ¶ «, с этим вопросов не должно возникнуть. В этом разделе, узнаем что они означают и как обозначаются.

Для того чтобы уметь читать (понимать) текст с условными знаками форматирования и скрытым текстом, надо знать внешний вид и функции каждого из них.

Ниже приведены условные обозначения, принцип работы и функционал символов:

Знаки табуляции » → «

Непечатаемый знак табуляции изображает стрелочку вправо » → » и служит для одновременного создания отступа и выравнивания текста в строке. Для ввода используется клавиша «Tab».

На линейке также есть возможность корректировать табуляцию (в тексте, где есть отступы), передвигая значок в виде перевернутых букв «г» или «т».

Символ пробела » • «

Символ пробела » • » располагается между словами, где одна точка означает один пробел, две точки, два пробела и тд.

Используется для разделения слов или других объектов. Появляется при нажатии клавиши «Space» или в просторечии самая длинная клавиша на клавиатуре.

Ввиду того, что при выравнивании текста по ширине, расстояния между словами увеличиваются, чтобы не перепутать с двойным пробелом (который нежелательно использовать в тексте), применяется проверка включения символов.

Знак абзаца » ¶ «

Знак абзаца » ¶ «, используется для отделения одного связного текста, от другого. Выполняется клавишей «Enter». В обычном режиме просмотра, абзац можно перепутать с переводом текста на другую строку.

Перевод строки » ⤶ «

Выполняется в том случае, если необходимо перейти на другую строку без создания нового абзаца. Помогает выровнять текст в тех строках, которые заполнены не полностью или для оформления стихов.

Выполняется нажатием клавиш Shift+Enter.

Скрытый текст

Выполняется набором текста и включением функции «скрытый текст» в меню программы «Шрифт». Служит для скрытия определенного текста при печати, скрывает текст, который нарушает структуру либо затрудняет его восприятие.

Привязка объектов » ⚓ «

Служит для закрепления (привязки) графических объектов к тексту документа, с целью сохранения его композиции. Если изменять текст, будет передвигаться графический объект и наоборот.

Настройка выполняется использованием команд группы «Упорядочить» в закладке «Разметка страницы».

Конец ячейки в таблице » ¤ «

Применяется в таблицах для Word. Определяет конец введенного текста в ячейке. Отражает ее форматирование. Выполняется при вставке таблицы в документ, после этого знака ввод текста невозможен.

Как убрать скрытые символы

Как включить непечатные символы, уже разобрались. Осталось понять, как их убрать.

И хотя вы скорее всего знаете, что «непечатные символы» потому и «непечатные», что они не печатаются во время распечатки документа, все же бывает желание убрать скрытые символы, чтобы, как говориться, глаза не мозолили.

Убрать из текста скрытые символы очень просто. Достаточно выбрать вкладку «Главная» и в блоке «Абзац», нажать на кнопку «Отобразить все знаки» » ¶ «.

Документ примет вид, обычной страницы с текстом, без скрытых символов.

Таким образом, была разобрана одна из самых важных тем как отобразить и спрятать непечатаемые символы в Ворде, которая поможет правильно отформатировать документ.

Не всегда нам в руки попадается грамотно оформленный текст с точки зрения его набора и форматирования. Многие делают (что вовсе неправильно) пробелами отступ красной строки, добавляют их между слов. Чтобы увеличить расстояние между абзацами по 2-3 раза жмут Enter, что тоже не верно.

Убираем лишние пробелы и знаки абзаца автозаменой

Если включить отображение непечатаемых символов, то картина с подобным неправильно набранным текстом, будет выглядеть следующим образом (см. на картинку)

Пример текста, где автор использует лишние пробелы и знаки абзаца

Принцип избавления и от одного и от другого абсолютно одинаковый. Открываем нужный нам документ, заходим в меню Главное на панели инструментов и в самом конце будет инструмент Заменить.

Жмем по нем или еще проще просто зажимаем сочетание клавиш Ctrl+F.

Что в первом, что во втором случае у нас высветится окошко Найти и заменить. В нем кликните по вкладке заменить.

В нем появятся 2 поля для ввода текста.

1. Найти — в него мы пишем то, что нам надо найти.

2. Заменить на — в нем мы пишем, что должно появиться вместо тех символов, которые в верхнем поле при нажатии на кнопку Заменить или Заменить все.

В первом поле Найти мы ставим курсор и жмем два раза пробел, а во втором нажимаем один раз пробел.

Далее жмем Заменить все. В результате программа будет искать 2 рядом стоящих пробела и заменять их на один.

Если получилось, отблагодари меня — подпишись на мой Youtube-канал или лайкни видео выше, спасибо.

Почему нужно несколько раз нажать Заменить все?

К примеру, если у нас между 2 словами идет 4 пробела, то после первой автоматической замены останется два пробела, нажмем еще раз и эти последние два пробела превратятся в один. Если пробелов будет больше, то просто нажмите несколько раз Заменить все.

До тех пор пока в появляющемся окне не будет выведено сообщение «Произведено замен: 0» — это означает, что больше нет повторно идущих лишних пробелов.

Произведено 0 замен, т.е. больше нечего заменять

Если все сделали правильно, должна появиться такая картина.

Убираем лишние знаки абзаца.

Теперь у нас остались лишние абзацы. По той же аналогии поступаем с лишними абзацами. Только в первом случае мы нажимали два раза на пробел, а здесь немножко по другому.

Ставим курсор в поле Найти, смотрим чуть ниже и кликаем по кнопке Больше, потом по кнопке Специальный и в появившемся списке выбираем строчку Знак абзаца.

Вставить знак абзаца в поле Найти и Заменить на

После чего в поле Найти появится вот такая комбинация символов ^p. Одна такая комбинация означает один знак абзаца. Так как и в случае с пробелами ставим два раза, должно получиться вот так ^p^p

А в поле Заменить на Ставим один раз ^p.

И точно также жмем несколько раз Заменить все.

После этого все повторные нажатия Enter заменятся на один знак абзаца.

В итоге после замены мы убрали лишние пробелы и абзацы в тексте, получив более правильно отформатированный текст.

Так выглядит текст без лишних пробелов и знаков абзаца