Куперс

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

Кто отвечает за кадровые документы организации

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.

«Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство»

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы для работодателя.

Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?

Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен. Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств.

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Список обязательных кадровых документов

1. Трудовые договоры с сотрудниками
2. Личные карточки работников
3. Трудовые книжки
4. Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
5. Штатное расписание
6. Должностные инструкции
7. Правила внутреннего трудового распорядка
8. График отпусков
9. Положение о персональных данных
10. Согласия на обработку персональных данных
11. Положение об оплате труда
12. Табель учета рабочего времени
13. Расчетный листок и документ об утверждении его формы
14. Приказы

Трудовые договоры. С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Важно!

С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

Личные карточки работников. Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. ), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки. Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв. ).

Важно!

Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ)

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (). При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?

Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения. В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки. С 1 января 2020 года введен электронный формат трудовых книжек. До 31 октября 2020 года надо успеть уведомить работников о выборе формы трудовых книжек. Изначально дедлайн был 30 июня, но его перенесли из-за пандемии (). Уведомить надо всех штатных работников письменно. Рекомендуется выдавать бумажные уведомления в двух экземплярах: один работник оставляет у себя, а на втором ставит отметку о получении и возвращает работодателю. Готовый шаблон уведомления можно скачать здесь.

ВАЖНО!

До конца 2020 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет. Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением. Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку. Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится.

Штатное расписание. В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ).

Важно!

На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

Должностные инструкции. С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Важно!

Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника. Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

Правила внутреннего трудового распорядка. В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

График отпусков. Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о персональных данных. Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Согласия на обработку персональных данных. Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных

За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).

Положение об оплате труда. Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Табель учета рабочего времени. Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Расчетный листок и документ об утверждении его формы.. При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Приказы. Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).

Делегируйте ведение кадрового производства нам

Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нашей компании, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы, а спокойно заниматься бизнесом.

Звоните, пишите – мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу!

Заказать услугу

Справка для трудоустройства, при приеме на работу

• 

Услуга

Медсправка для устройства на работу

Для устройства на работу вам обязательно понадобится форма медицинской справки 086/о. Наличие этого документа обязательно для каждого, кто претендует на официальное трудоустройство. Такая медицинская справка является ничем иным, как окончательным заключением врачей насчет состояния вашего здоровья. Кроме того медицинская справка при приеме на работу поможет вашему работодателю удостоверится в том, что вы действительно пригодны или непригодны к выполнению конкретной работы.

Что это за документ и где взять медицинскую справку?

Все мед справки для трудоустройства, помимо заключений врачей, их подписей и печатей, должны содержать в себе следующую информацию:

• наименование медучреждения, в котором пациент проходил осмотр;
• ФИО пациента, а также указание его даты рождения и адреса места жительства;
• причина для прохождения медосмотра;
• наименование предприятия или компании, где необходимо предъявить документ.

Сделать медицинскую справку о профпригодности можно в местной поликлинике, частном медучреждении с помощью сотрудников компании «Наказ».

Сразу же напомним, что медкомиссия на работу состоит из прохождения осмотра у следующих врачей:

• невролог;
• хирург;
• окулист;
• отоларинголог;
• терапевт.

Чтобы оформить подобный документ вам, для начала, придется обратиться к терапевту медучреждения, от которого вы получите направление на обследования у других специалистов. Кроме того, не стоит забывать о флюорографии, сдаче других общих анализов и проставлении печати медучреждения.

Выстоять не одну и не две очереди в местной поликлинике, значит, лишиться всего своего свободного времени. Поэтому, если у вас нет лишнего времени и денег на государственное медучреждение, можно заказать медицинскую справку по приемлемой цене у наших партнеров в частной медицинской клинике.

Медицинская справка в Киеве в частной медицинской клинике.

Если вы намерены купить мед справку для работы, тогда все, что от вас потребуется – это иметь при себе паспорт и флюорографию, которая сделана в этом году. Другими словами, медсправка на работу будет оформлена в Киеве на вас без каких-либо утомительных процедур.

Срок годности медицинской справки составляет 1 год с момента ее получения. По истечению этого срока, как правило, медосмотр проходят заново.

Для начала водителю надо точно знать, в каких случаях при замене водительских прав нужна медицинская справка.

Когда нужна справка?

Этот документ обязательно понадобится:

— при первом получении водительских прав;

— при получении новой водительской категории управления (подкатегории);

— при замене водительского удостоверения, у которого истек срок действия.

Вопрос-ответ Что грозит за поддельную медицинскую справку для ГИБДД?

Когда не нужна справка?

Справку предоставлять не потребуется в следующих случаях:

— утрата, хищение, порча водительских прав до истечения срока действия;

— смена личных данных водителя: фамилии, имени, отчества;

— оформление международных прав.

Какой формы должна быть справка?

С 1 июля 2016 года врачи выдают медицинскую справку формы 003-В/У. Срок действия данной справки 12 месяцев.

— Она имеет формат А5 и заполняется с двух сторон.

— Она не предполагает наличие фотографии водителя.

— В справке также есть несколько таблиц с указанием: всех существующих категорий и подкатегорий транспортных средств; медицинских ограничений к управлению транспортным средством; медицинских показаний, требующих соблюдения особых условий для безопасного вождения.

— Также в справке есть поле, в котором указываются данные врача-терапевта, который ее оформлял.

— Графу «Место жительства» поменяли в новой справке на «Место регистрации».

Каких врачей надо пройти?

Для получения справки понадобится заключение терапевта, офтальмолога, психиатра, нарколога. Для некоторых категорий врач может назначить дополнительные обследования.

Кто выдает медсправку?

Выдать справку для ГИБДД может любая медицинская организация, прошедшая сертификацию и имеющая соответствующую лицензию. Проверить номер действующей лицензии можно на сайте Росздравнадзора.

Проходить осмотр нарколога и психиатра можно только в государственных диспансерах по месту регистрации водителя.

• Для граждан дальнего зарубежья
• Разрешение на работу высококвалифицированному специалисту
• Разрешения для иностранных студентов, обучающихся в РФ
• Патент для граждан ближнего зарубежья
• Категории граждан, которым не требуется разрешение на работу
• Оформить рабочую визу

Граждане иностранных государств, прибывшие в Россию на работу, должны в обязательном порядке получить разрешение на работу или патент. Разрешение на работу в России — официальный документ, выдаваемый временно пребывающим иностранным гражданам, и предназначенный для подтверждения их права осуществлять трудовую деятельность на территории РФ.

Иностранцы, пребывающие на территории РФ в визовом порядке также обязаны оформить документы на рабочую визу.

Российские компании не могут привлекать иностранных граждан без оформления необходимых документов на привлечение иностранной рабочей силы и персональных разрешений для работы в России каждому сотруднику.

Цены на оформление и сроки получения разрешения на работу

Услуга	Цена	Сроки
Получить РНР иностранному гражданину	9 000 рублей	1 месяц
Оформление разрешения для высококвалифицированного иностранного специалиста	35 000 рублей	14 раб.дней
Персональное РНР на осуществление трудовой деятельности для иностранного сотрудника	9 000 руб.	30 дней
Продление разрешения на работу для ВКС	35 000 рублей	14 раб.дней

Оформить и получить

Положения законодательства о регулировании трудовой деятельности иностранцев

Оформление иностранных граждан в компаниях, осуществляющих свою деятельность на территории РФ, регулируется положениями Федерального законодательства, в частности Федеральным законом №115 от 25.07.2002, согласно которому все желающие трудоустроиться на территории РФ обязаны оформить разрешение на работу в соответствующем регионе РФ. Это необходимо для защиты граждан Российской Федерации на внутреннем рынке труда, при этом высококвалифицированные иностранные специалисты имеют определенный перечень льгот при трудоустройстве в российские компании в Москве, Московской области и Санкт-Петербурге, как наиболее крупных регионах, привлекающих самый большой поток иностранных сотрудников, разрешение можно получить в подразделениях Управления по вопросам миграции ГУ МВД России* по территориальному признаку.

Раздел «Образцы документов» содержит много полезной информации для иностранцев, которые хотят сделать РНР самостоятельно, в том числе: полные списки и образцы документов, размеры и реквизиты госпошлин.

Мы оказываем услуги по оформлению разрешений на работу в Москве иностранным сотрудникам, помогаем собрать пакет, делаем перевод документов на русский язык, оказываем консалтинговые услуги и сопровождаем весь процесс получения. Большой опыт в оформлении и юридическом сопровождении процесса позволяет оптимизировать материальный и временной аспект процедуры, подайте заявку на сайте и наши специалисты помогут получить РНР в самые короткие сроки. Если вы хотите пройти процесс оформления сами — мы проконсультируем вас на любом этапе — задайте вопрос, укажите как в вами лучше связаться и получите профессиональную консультацию компетентного специалиста.

* Получить разрешение на работу в Москве можно по адресу:
г. Москва, п. Вороновское,
Варшавское шоссе, 64 км, домовладение 1 стр. 47

Как работодателю проверить подлинность РНР иностранного специалиста в УВМ ГУ МВД

Сегодня можно проверить подлинность документа не выходя из офиса.

3 самых популярных способа проверки:

Зайти на официальный сайт УВМ ГУ МВД в раздел онлайн-проверки подлинности документов на осуществление трудовой деятельности иностранными гражданами, куда внесены все номера разрешений на работу, выданных иностранным гражданам. Введите номер разрешения в отдельном окошке. Если документ поддельный – после введения номера на экране появится уведомление об этом.

Ультрафиолетовый детектор валют (УДВ). Так как бланк обрабатывается защитным слоем, то при воздействии на него ультрафиолетовых лучей на лицевой стороне должны быть видны тонкие косые светло-зеленые линии. Этот способ не дает 100% гарантии подлинности, так как уже встречаются поддельные разрешения на работу с таким защитным слоем. Технологии мошенников не стоят на месте.

Третий вариант предполагает применение УДВ для проверки оборотной стороны. Под воздействием лучей ультрафиолета в правой половине РНР должна быть видна отчетливая надпись «УВМ ГУ МВД России» светло-зеленого цвета. Если такой оттиск будет виден нечетко и размыто – значит, разрешение поддельное.

Рекомендуется проверять разрешения на подлинность у всех иностранных граждан, принимаемых вами на работу.

Если разрешение окажется действительным, работодатель должен в течение 3 дней уведомить УВМ ГУ МВД о том, что он трудоустроил у себя на предприятии иностранного гражданина.

Вопросы по оформлению и получению разрешения на работу

Кому может быть отказано в получении?

При отказе в выдаче РНР в России иностранному гражданину, выдают письменное уведомление со ссылкой на норму закона РФ.

Причины отказа иностранцам в выдаче в регионах России:

• активно выступает за насильственное изменение конституционного строя России или создает угрозу безопасности российских граждан;
• планирует или финансирует террористическую деятельность;
• в течение пяти лет подвергался депортации из России или передавался иностранному государству в соответствии с международным договором о реадмиссии;
• предоставил о себе ложные сведения или поддельные документы;
• был осужден, и приговор вступил в силу за тяжкие и особо тяжкие преступления.

читать все ответы на вопросы

Квоты на трудоустройство иностранных граждан в России

Законодательством РФ установлены квоты на трудоустройство для иностранцев, пребывающих в Россию в визовом порядке. Получить необходимые квоты для компании, нуждающейся в иностранных сотрудниках бывает сложно, так как учесть все нюансы без знания законов РФ и не допустить ошибок в оформлении разрешений очень трудно.

Вне квоты могут быть оформлены разрешения на работу:

1. квалифицированным иностранным специалистам в соответствии с Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 20 декабря 2013 г. N 768н;
2. высококвалифицированным иностранным специалистам;
3. гражданам СНГ с помощью оформления патента (позволяет осуществлять трудовую деятельность только у физических или юридических лиц).

Для остальных категорий оформление квот обязательно.