Куперс

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

-документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.

-документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

Все документы также подразделяются на следующие группы:

-по способу документирования

-рукописные;

-электронные;

-графические;

-кино-, фотодокументы.

по сфере использования

-организационно-распорядительные;

-финансовые;

-научно-технические;

-отчетно-статистические.

по содержанию

-простые;

-сложные.

по месту составления

-внутренние;

-внешние.

по степени гласности

-открытые;

-с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» — информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» — информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» — информация, составляющая государственную тайну).

— по происхождению

-официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);

личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

— по юридической силе

-оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);

-копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

-отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

-заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

-выписки (части документа с указанием , из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);

-дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) — выдаются при утере или уничтожении подлинника.

— по форме изложения (степени унификации)

-индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);

-трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

-типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);

-примерные ( используются для составления и оформления документов по аналогии);

-унифицированные ( входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

— по срокам исполнения

-срочные (с указанием срока исполнения);

-несрочные.

по срокам хранения

-временного хранения (до 10 лет);

-долговременного хранения (свыше 10 лет);

-постоянного хранения.

Документальное обеспечение управления ДОУ

Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ «Об образовании» получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.

Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется текстовым управлением, а издаваемые документы – управленческой документацией.

Поскольку поток информации о деятельности детского сада, можно утверждать, что управление ДОУ должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.

Основные направления работы управленческой деятельности:

Знание нормативно-правовой базы делопроизводства, которая представляет собой совокупность законодательных актов РФ и методических документов, регламентирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

• Организация работы по документационному обеспечению на основе научных принципах организации управления делопроизводством.
• Включение в документирование деятельности ДОУ такого основного понятия как «документ», выполняющих определенные функции, классифицированных по признакам.
• Унификация и стандартизация в делопроизводстве;
• Нормирование оформления документов.
• Управление документацией – создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Это направление включает в себя: функцию документооборота (упорядоченное перемещение внутренних входящих и исходящих документов в процессе работы с ними должностных лиц), контроль исполнения документов, создание информационно-поисковой системы по документам организации (регистрация, индексирование документов, система оперативного хранения, поиска и учета документов), создание номенклатуры дел, архивное хранение документов.
• Организация работы службы документационного обеспечения управления. Данная служба создается в любом крупном учреждении.

Документирование деятельности учреждения

Деятельность любого учреждения сопровождается составлением всех видов документов. Именно поэтому организационно-распорядительные документы (ОРД) являются «лицом» учреждения, по которому формируют мнение о деловых качествах его руководителя и сотрудников. Правильное оформление ОРД является базовым процессом в реализации всех управленческих решений.

При всем многообразии документов выделяют следующие виды:

• организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.);
• распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.);
• информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.);
• документы по личному составу ;
• предложения, заявления, жалобы граждан ;
• финансово-бухгалтерские документы ;
• технико-технологические документы ;
• контрольно-ревизионные документы .

Следует отметить, что организация делопроизводства в ДОУ имеет свою специфику, которая определяется:

• Отсутствием службы документационного обеспечения;
• Незначительным объемом документооборота;
• Слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников.
• Отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении.
• Отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.

Все документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения, можно разделить на две большие группы:

1 группа	II группа
Организующие деятельность дошкольного образовательного учреждения	Управляющие деятельностью дошкольного образовательного учреждения
Определяют специфику ДОУ	Регламентируют управленческую деятельность
Включают: организационно-правовые документы (договор между ДОУ и Учредителем, Устав, Свидетельство о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной и медицинской деятельности, Свидетельство о государственной аккредитации, Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции); документы по личному составу , регламентирующие процессы движения кадров (Трудовой договор, Трудовая книжка, Личная карточка Т-2, Личное дело); процедуру аттестации (заявление, аттестационный лист, СПХ, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий); воинский учет (Личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетная документация установленных форм, согласованная с требованиями Горвоенкомата); финансово-бухгалтерскую документацию имеет унифицированные формы в соответствии с ОКУД, класс 03, 05; технико-технологическую документацию : документы, организующие хозяйственную деятельность ДОУ; документы, организующие медицинскую деятельность ДОУ; документы, организующие педагогическую деятельность ДОУ	Включают: распорядительные документы (приказы по основной деятельности, личному составу, распоряжения руководителя); информационно-справочные документы (письма, протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках ДОУ); документация по работе с гражданами заявления о зачислении ребенка в ДОУ; заявления от бывших работников ДОУ о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате; жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком.

Деятельность ДОУ по управлению документацией в отличие от общеобразовательных учреждений (школа, гимназия, лицей) достаточно специфична, проблематична в связи с отсутствием в его структуре службы документационного обеспечения управления. Поэтому в нашем ДОУ процессы работы с документами были распределены между всеми структурными службами детского сада.

В условную службу документационного обеспечения были включены работники, каждый из которых наделен определенными функциональными обязанностями по документированию своей деятельности и деятельности своей структурной службы:

• директор;
• заместитель директора по учебно-воспитательной работе;
• заместитель директора по административно-хозяйственной работе;
• специалист по кадрам;
• главный бухгалтер;
• инженер по охране труда;
• делопроизводитель.

Управление ДОУ включает в себя следующие направления работы:

• Организация документооборота;
• контроль исполнения документов;
• составление номенклатуры дел;
• архивное хранение документов.

Организация документооборота

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки, сдачи в дело.

Различают

1. входящие документы,
2. исходящие документы,
3. внутренние документы.

Организация работы с входящими документами схематично представлена в Приложении 1, с исходящими документами – в Приложении 2.

Схема работы с внутренними документами примерно та же, что и с исходящими. Только после подписания документа руководителем, делопроизводитель регистрирует его в Журнале регистрации внутренней документации, в котором выделяются подразделы:

• приказы по основной деятельности;
• приказы по личному составу;
• организационные документы;
• распорядительные документы;
• информационно-справочные документы.

Во всех организационно-распорядительных документах делопроизводитель собирает подписи ознакомления с их содержанием.

После исполнения документ передается руководителю или исполнителю, которые делают отметку об исполнении и помещают его в дело.

Контроль исполнения документов

Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несет руководитель детского сада. Делопроизводитель отслеживает только сроки исполнения, т. е. осуществляет формализованный контроль.

Руководитель после ознакомления или подписания документа может поставить его на контроль, заполнив для этого контрольную карточку (приложение 3, приложение 4 ).

Вся поступающая в ДОУ документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан ни в самом документе, то документ должен быть исполнен в течение одного месяца, телеграммы – в двухнедельный срок.

На первое число месяца директор самостоятельно делает обзорный анализ исполнения документов, формирует контрольную картотеку на текущий месяц.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы.

Результаты исполнения записываются в краткой форме на самом документе (в левом нижнем углу) и ставится отметка об его исполнении в Журнале и на контрольной карточке.

Составление номенклатуры дел

В целях правильного формирования дел ДОУ, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов, которая закрепляется в номенклатуре дел – списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве дошкольного учреждения в течение календарного (учебного) года с указанием сроков их хранения.

Ежегодно в декабре руководитель ДОУ составляет и утверждает номенклатуру дел на следующий год, вводит ее в действие с первого января своим приказом, а также обязательно согласовывается со специалистом Архивной службы города. В случае реорганизации или изменения структуры ДОУ номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению.

Если в течение года в деятельности детского сада образуются новые дела, они вписываются от руки в действующую номенклатуру дел (для этого специально оставляются свободные места в каждом разделе).

Номенклатура дел составляется на общем бланке учреждения в необходимом для работы числе экземпляров. Один экземпляр хранится у руководителя и имеет постоянный срок хранения.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности детского сада, кроме технической документации и печатных изданий.

Исходя из специфики деятельности ДОУ (отсутствие службы документационного обеспечения управления) в номенклатуру дел нашего детского сада включены разделы:

01 – Руководство;

02 – Воспитательно-образовательная работа;

03 – Кадры;

04 – Бухгалтерия;

05 – Хозяйственная часть;

06 – Медицинская часть;

07 – Делопроизводство

08 – Охрана труда.

В течение года каждая служба самостоятельно заводит дела в соответствии с номенклатурой дел, вносит изменения, уточнения, делает отметки, в конце года передает ее делопроизводителю. Идет процесс составления новой (уточненной) на следующий год номенклатуры дел.

Архивное хранение документов

В нашем ДОУ подготовка дел к последующему хранению и использованию проводится в несколько этапов.

I этап. Каждая служба в соответствии с номенклатурой дел сверяет все документы и дела, образовавшиеся в течение года, проводит их сортировку и группировку на:

• использующиеся в дальнейшем переходящие дела;
• дела временного срока хранения (до 10 лет);
• дела постоянного и долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

Выделяют дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

II этап. Приказом директора ДОУ в начале календарного года создается экспертная комиссия по оценке научной, исторической, практической ценности документов, в состав которой, обычно, входят главный бухгалтер, делопроизводитель, специалист по кадрам.

Порядок работы экспертной комиссии, ее функции определены в «Примерном положении о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия» (утвержденном приказом Росархива от 19.01.1995 г. № 2), «Основных правилах работы ведомственных архивов».

В нашем ДОУ, в основном, экспертная комиссия проверяет правильность формирования дел и отбор дел для уничтожения. Все заседания экспертной комиссии протоколируются в специальном журнале.

III этап. Отобранные дела долговременного и постоянного сроков хранения передаются в архив детского сада. Для этого в нашем учреждении выделено специальное помещение.

К оформлению дел долговременного и постоянного сроков хранения предъявляются определенные требования, их правильное хранение важно, так как это, в основном, документы по финансовым и кадровым вопросам деятельности дошкольного учреждения.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается. Только по письменному заявлению работника делопроизводителем делается выписка из этих документов и заверяется в установленном порядке.

На этапе передачи дел в архив завершается процесс управления документацией детского сада в течение года.

С начала нового календарного года вся документация начинает формироваться в новые дела и нумерация начинается с единицы, в том числе и у переходящих дел.

Таким образом, качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства.

Классификация документов

Понятие «классификация» используют обычно в двух значениях: процесс (отнесение объекта исследования к тому или иному классу, делению) и результат (созданная классификационная схема). В первом случае классификация — это процесс упорядочения, распределения объектов по классам. А во втором — это система соподчинения, используемая как средство изучения и ориентировки во всем многообразии объектов. Структура классификации может быть представлена в виде таблицы, схемы, диаграммы. Классификация отражает закономерности развития документов, устанавливает связи между ними, служит основой упорядочения. «Разложить все по полочкам» — вот назначение классификации.

Для проведения классификации документации следует знать следующие положения:

• 1. Признак, по которому производят деление, называется основанием, деления. При классификации нельзя использовать в одной классификационной схеме одновременно разные основания деления (требование непересекаемости).
• 2. Деление должно быть исчерпывающим. Недостаточность классов деления (цветы бывают синие, оранжевые, красные) или их избыточность (…красные, пурпурные, багряные…) недопустимы.
• 3. Следует соблюдать пошаговую последовательность деления от общего к частному, не перескакивая через уровни классификации.
• 4. Классификация может иметь различные виды: родовидовая, (иерархическая), дихотомическая (на два противоположных вида), фасетная (когда при классификации объектов используется параллельно несколько схем классификации по разным основаниям).

Классификация документов осуществляется по разным основаниям деления (признакам), соответствующим определенным аспектам анализа документов. Каждый аспект анализа можно представить в виде перечня видов документов. Например, по способу документирования различают следующие виды документов: рукописный, печатный, магнитный, фотографический, оптический, лазерный, электронный.

Вообще, проблемы классификации документной информации — вопрос давний и не окончательно решенный. Дошедшие до наших дней библиотечные классификации средневековой Европы, стран Арабского Халифата базировались на содержательном (тематическом) признаке. Родившаяся много позже десятичная классификация Дьюи и ее модификации тоже базируются на содержательном (тематическом) признаке.

А вот комплексную классификацию документов (не только по содержанию, но и по материальному носителю) осуществил Поль Отле в его «Трактате о документации» (1934).

В отдельных науках и отраслях деятельности созданы определенные классификаторы документации. Естественно, что наука «документоведение» должна предлагать наиболее комплексную, глобальную классификацию документов. Вот что на сегодняшний день в плане классификации документов нам может предложить документоведение.

Все существующие классификации документов строятся на базе одного из трех аспектов:

• • информационная составляющая документов;
• • материальная составляющая документов;
• • внешние условия существования документов (условия их бытования), или коммуникативная составляющая.

Познакомимся с классификациями по такому аспекту, как информационная составляющая. И первый тип классификации в этом аспекте, конечно же — классификация по содержанию (по тематике). Такие классификации называют семантическими. При такой классификации документы делят на виды, подвиды и т.д. в соответствии с признаком содержания. Это может быть классификация документов по отраслям знаний, по темам, предметам, проблемам, затронутым в содержании документов. Для таких классификаций разрабатывают рубрикаторы. Например, рубрикатор для систематизации научных документов в своих верхних рубриках содержит перечень отраслей знаний и народно-хозяйственных отраслей: экономика, горнодобывающая промышленность, медицина и т.д.

Любой рубрикатор характеризуется количеством уровней классификации. Высший или первый уровень содержит наиболее широкие разделы, каждый раздел в свою очередь делится на подразделы и т.д. Рубрики получают коды в соответствии с принятой системой кодирования.

Примером подобного рубрикатора может служить систематический каталог любой научной библиотеки.

В основу любой автоматизированной системы научно-технической информации закладывается рубрикатор, который позволяет определить тематику, содержание информационных ресурсов в системе, построить поисковый запрос. Каждый из вас сталкивался еще с одним образцом семантической классификации — рубрикатором в телефонном справочнике, а многие — с многочисленными рубрикаторами в поисковых системах Интернета.

Классификация документов по информационной составляющей может вестись и по такому признаку (основанию), как характер знаковых средств. В основе этой классификации лежит коммуникативная функция документа, которая выполняется с помощью знаков (единиц социальной информации). Предложенная ниже классификация относится к разряду формальных. На высшем уровне этой классификации различают следующие виды документов: текстовый, иконический, идеографический, аудиодокумент (фонодокумент), матричный документ.

Каждый раздел в свою очередь может состоять из подразделов, классифицированных по тому же основанию классификации.

Текстовый документ. Знаком служит буква естественного языка. Текстовые документы также называют вербальными. Текстовый документ, в котором информация воплощена любым способом письма называется письменным (при этом письменный документ может быть рукописным, машинописным, печатным, электронным). Текстовые документы могут иметь вид фонодокумента, содержащего речь.

Иконический документ. В таких документах знаки, кодирующие информацию подобны отражаемому объекту: в роли ико- нических документов может выступать рисунок, фотография, кинофильм, видеодиск.

Идеографический документ. Знаком служит условное обозначение: картографические документы (топографические карты, астрономические карты звездного неба), нотные документы.

Звучащие документы. Фиксируют и передают информацию музыкальными звуками. Музыкальные диски, аудиокассеты с нетекстовой (неречевой) информацией.

Матричный документ. Исполнен средствами матричного искусственного языка и ознакомиться с его содержанием можно только с помощью соответствующих технических средств. К таким документам относят перфокарты, магнитные, оптические диски, дискеты, CD, DVD. Может содержать текстовые и иконические, и идеографические, и звуковые знаки.

Можно классифицировать документы по каналам восприятия информации человеком.

Визуальный документ — это документ, содержание которого человек воспринимает с помощью зрения (письменные тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии, карты, документы, изображенные на экране монитора, телевизора). Это наиболее распространенный вид документов. 75% всей информации человек получает с помощью зрения.

Тактильный документ — документ, содержание которого человек воспринимает с помощью осязания (книги для слепых).

Аудиальный документ — документ, содержание которого воспринимается с помощью слуха (фонограмма, музыка на компакт-диске, магнитная фонограмма).

Аудиовизуальный документ — документ, содержание которого воспринимается посредством слуха и зрения одновременно (кинофильм, видеофильм, электронные мультимедиа документы).

Классификация документов по способу документирования (по способу фиксации информации на носителе):

Рукописный — при создании документа знаки письма наносятся от руки: текстовый, чертеж, карта.

Машинописный — созданный с помощью пишущей машинки (механической, электрической).

Печатный — документ изготовлен с помощью полиграфических или иных средств массового копирования, а также с помощью копировально-множительной техники.

Механический документ изготовлен с помощью изменений состояния поверхности или структуры носителя. Различают термопластическую запись (методом нагревания носителя), поперечную (резец устройства движется параллельно поверхности), глубокую запись, при которой резец движется перпендикулярно поверхности. Примеры механически изготовленных документов — грампластинки и перфокарты. Информация на грампластинки нанесена путем вырезания канавки на поверхности вращающейся пластинки, а на перфокарты — путем пробивки отверстий.

Магнитный — магнитные ленты, магнитные диски. Фиксация информации происходит путем изменения состояния участков поверхности носителя под воздействием магнитного поля. Разновидностями магнитного способа являются электромагнитный и магнитооптический.

Фотографический — фотографическим способом. В их числе фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши.

Оптический создан сфокусированным пучком электромагнитного поля.

Лазерный — посредством лазерного луча.

Простейшая дихотомическая классификация документов по уровню обобщения информации. Все документы можно разделить на первичные и вторичные. Первичные содержат информацию, являющуюся изложением результатов изучения, исследования, расчета. Их информация оригинальна по своему характеру. Это может быть документ, удостоверяющий личность, научный, бухгалтерский, справочный. Вторичные документы являются результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. Например: статистический отчет, бухгалтерский баланс, план работы концерна, реферативный сборник.

Приведенные выше классификации документов (по содержанию или по тематике, по характеру знаковых средств фиксации информации, по каналам восприятия информации человеком, по способу документирования, по уровню обобщения информации) имеют отношение к такому аспекту как информационная составляющая документа.

А теперь попробуем классифицировать документы исходя из материальной (физической) составляющей документа.

Носитель документной информации — физический материал, на который определенным способом с помощью определенных средств наносятся знаки определенного языка.

При обзоре носителей информации следует не забывать о двуединой сущности документа, о форме и содержании. Форма — это носитель документированной информации.

И первая классификация: по материалу носителя информации все документы можно разбить на два класса: на искусственном носителе, на естественном носителе.

На естественном носителе создавали древние документы: на папирусе (трава), на глине, на коже (пергамент), на камне, на деревянных пластинках, на коре и т.д.

К современным носителям информации относятся бумажный и полимерные носители. К числу полимерных относят пленочные (кино, фото, диапозитивы, микрофиши, магнитные ленты) и пластиночные (грампластинки, все диски). В редких случаях в качестве материала носителя используют стекло и металл.

Существует классификация по форме носителя информации. Согласно этой классификации документ может быть листовой, сброшюрованный, карточный, ленточный, нанесена на катушку, кассету, барабан, бобину, диск.

Основные критерии, определяющие выбор носителя информации, связаны с объемами размещаемой информации, со скоростью передачи информации, со сроками хранения информации на носителе, с вопросами защиты информации, с вопросами ее восприятия и анализа, а также с проблемой достоверности информации или, иными словами, юридической силы документа.

С точки зрения объемов размещаемой на носителе информации безусловными лидерами являются современные электронные (полимерные) носители, бурный прогресс производства и использования которых очевиден. Недостатками носителя является в большинстве случаев отсутствие юридической силы электронного документа, необходимость наличия специальных средств для использования носителя, относительно небольшой срок службы, быстрая смена технической и программной базы считывающих устройств (если моральное и физическое старение технических и программных средств и носителей информации происходит гораздо быстрее, чем устаревает информация на носителе, то необходим процесс перезаписи информации и способов ее аутентификации на более современный носитель).

Отдельно следует сказать о таком критерии, как защита информации от несанкционированного доступа. Для бумажных документов организация защиты информации сводится к физической недоступности документа фиксацией фактов передачи и ознакомления должностных лиц с конфиденциальными документами и некоторыми технологическими процедурами. Для электронных версий документов задача усложняется регламентацией доступа к тем или иным данным, протоколированием действий пользователей в автоматизированных системах информации. Отдельно решаются вопросы криптозащиты, технической защиты от хакеров, вирусов и т.д.

Традиционный носитель информации — бумага — обладает чрезвычайно низкими показателями объема содержащейся информации, низкими возможностями в плане скорости передачи информации.

Преимущества заключаются в возможностях длительной сохранности информации на бумажном носителе (так называемая бескислотная бумага может храниться несколько веков). Преимущества состоят и в том, что информация считывается с носителя без специального оборудования. Важным достоинством является доказательность, юридическая сила документа на бумажном носителе. Электронные документы могут иметь юридическую силу только при наличии электронной цифровой подписи.

Критерий удобства восприятия информации пока свидетельствует в пользу бумажных документов (текст с экрана монитора воспринимается на 25% медленнее, чем с листа бумаги). Работа со сложным текстовым многоаспектным документом на экране компьютера во многих случаях просто не плодотворна, поскольку затруднено комплексное восприятие и оценка. Возможности делать отметки, замечания по ходу просмотра текста имеются, но усложнены. При работе с электронным проектом документа следа от внесенных поправок не остается, появляется лишь очередная (промежуточная) версия документа. При этом усложняется процесс согласования проекта документа в силу непрозрачности вносимых правок, поскольку сведений о времени и авторстве правок недостаточно.

Рассмотрим еще четыре классификации документов по отношению к внешней среде.

По времени появления все документы можно разделить на оригиналы и копии.

По месту происхождения и масштабу действия различают: международный, зарубежный, национальный или общегосударственный, региональный, ведомственный, локальный (корпоративный) документ.

По степени распространенности документы бывают: опубликованные, неопубликованные и непубликуемые.

Опубликованные — документы, предназначенные для широкого и многократного использования и имеющие тираж.

Неопубликованные — как правило, научные документы для узкого круга специалистов (отчеты о НИР, депонированные рукописи, научные переводы, диссертации, научные обзоры или доклады).

Непубликуемые — официальные или деловые документы, предназначенные узкому кругу лиц для немногократного использования.

По регулярности выхода в свет (только для опубликованных документов) — различают периодические издания и непериодические издания.

трафаретный документ

Смотреть что такое «трафаретный документ» в других словарях:

• трафаретный документ — ы. В делопроизводстве: служебный документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный образец (часть текста) … Учебный словарь стилистических терминов

• ПИСЬМО, СЛУЖЕБНОЕ — документ, служащий средством переписки между предприятиями, организациями, учреждениями. С.п. это самый распространенный способ обмена информацией между организациями, а также между ними и отдельными лицами. Различают: директивное С.п. документ,… … Большой бухгалтерский словарь

• ПИСЬМО, СЛУЖЕБНОЕ — документ, служащий средством переписки между предприятиями, организациями, учреждениями. С.п. это самый распространенный способ обмена информацией между организациями, а также между ними и отдельными лицами. Различают: директивное С.п. – документ … Большой экономический словарь

• АНКЕТА КАДРОВАЯ — документ кадровой службы, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов. Типовая форма анкеты утверждена распоряжением Правительства Российской Федерации от 26.05.2005 № 667 р. Заполняется… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

• СТАНДАРТ — 1) образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов; 2) нормативно технический документ, устанавливающий единицы величин, термины и их определения, требования к продукции и… … Словарь иностранных слов русского языка

• анкета — делопр. документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них … Краткий словарь терминов из области делопроизводства

• анкета — ы. В делопроизводстве: служебный документ, представляющий собой трафаретный письменный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответа (или ответы) на них … Учебный словарь стилистических терминов

Трафаретные документы

Применение компьютерных технологий значительно облегчает создание различных документов.

Как правило, в организациях создаются множество повторяющихся документов:

приказы о принятии на работу, об увольнении, о поощрении работников;

документы, связанные с профессиональной направленностью организации и т.п.

Такие документы являются типовыми для данной организации, поэтому для большей эффективности работы создаются специальные формы или шаблоны.

Некоторые документы являются общими для всех организаций, их формы разработаны и включены в специализированные офисные пакеты программ. Так большой популярностью пользуется программа <1С Бухгалтерия>,содержащая все основные формы бухгалтерских документов. Многие организации разрабатывают свои формы документов и успешно используют их в делопроизводстве, значительно уменьшая благодаря этому затраты времени на оформление каждого конкретного документа.

Шаблон — это особый тип документа, поставляющий основные средства для создания

законченного внешнего вида документа. Шаблоны могут включать в себя:

* текст или элементы форматирования для однотипных документов;

*стили;

*меню и назначенные клавиши;

*панели инструментов;

Форма — это заранее заготовленный шаблон или текст, содержащий постоянную информацию и пропуски для введения переменной информации. Формы могут сначала распечатываться, а затем заполнятся вручную на бумаге или же содержать строки для ввода данных прямо в электронный документ с его последующей распечаткой.

Наиболее эффективны трафаретные документы, то есть формы, содержащие специальные поля ( текстовое поле, поле даты и т.п. ) для ввода данных, а также стандартные фразы.

Поля трафаретного документа подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить текст.

Использование трафаретных документов особенно удобно при подготовке документа на компьютере, так как в этом случае секретарю достаточно только загрузить соответствующую форму и заполнить или исправить её, не перепечатывая весь текст заново.

РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР Заместителю директора

ПОВЫШЕНИЕ КЛАСИФИКАЦИИ по кадрам

РАБОТНИКОВ СФЕРЫ УПРАВЛЕНИЯ

<__>______________200_г. №______

О проведении методического совещания

Уважаемая(ый)_________________________!

00.00.0000 в 00.00 состоится методическое совещание начальников кадровой службы

Повестка дня :

Проректор по учебной части Подпись И.О. Фамилия

Разработку шаблона или формы можно выполнять самостоятельно, а можно воспользоваться помощью одного из мастеров — вспомогательных программ, входящих в состав программных приложений. Мастер содержит алгоритм подготовки документа, имеющий достаточно разветвленную структуру. Работа с мастером состоит из шагов, предлагающих выбрать один из предложенных вариантов оформления документа (вид, тип); ввести в предложенное текстовое поле соответствующую информацию; дополнить шаблон своими данными. После завершения работы мастера полученный документ можно доработать.