Куперс

Бухучет и анализ

Кто подписывает справку главному бухгалтеру?

Получив счет-фактуру, бухгалтер обычно бегло его просматривает, убеждается в наличии необходимых реквизитов и со спокойной душой принимает НДС к вычету. Но, как показывает практика, даже правильно составленный (на первый взгляд!) счет-фактура все равно может таить в себе опасность. О проблемах со счетами-фактурами БУХ.1С рассказала эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению Вероника Емельянова.

Применение вычета НДС позволяет компаниям существенно снизить свою налоговую нагрузку. Но для этого, помимо прочих условий, необходимо наличие правильно заполненного счета-фактуры, который компании получают от своих поставщиков и исполнителей. И если в одном из таких документов показатели будут внесены с ошибкой или какой-то реквизит не будет заполнен вовсе, то это грозит «снятием» вычета по результатам камеральной или выездной проверки.

Однако важно не только, как заполнен документ, но и как он подписан.

Подписывать счет-фактуру должен руководитель и главный бухгалтер предприятия либо иные лица, уполномоченные на то приказом по организации или доверенностью от имени организации. Об этом четко сказано в пункте 6 статьи 169 НК РФ.

Казалось бы, все достаточно четко и понятно. Но на деле все оказывается не так-то просто и налоговики нередко обращают внимание на «не такие» подписи. Если не развеять их подозрения, то отказ в вычете НДС гарантирован.

Итак, какие подписи таят в себе опасность?

Счет-фактура подписан факсимиле

В некоторых компаниях подписи на выставленных счетах-фактурах директор и главбух проставляют не лично, а путем факсимиле. Данный факт легко заметить путем обычного визуального осмотра, поэтому будьте уверены, что и налоговики такую подпись обнаружат без труда. И не замедлят «снять» вычет НДС по счетам-фактурам, подписанным подобным образом.

Здесь они будут руководствоваться позицией вышестоящего руководства, поскольку все письма ведомств (как налогового, так и финансового) разъясняют, что счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия «входного» НДС к вычету.

Кстати, если спор дойдет до суда, то не факт, что суд примет сторону налогоплательщика. Дело в том, что позицию налоговиков поддерживают и суды, в том числе Президиум ВАС РФ, о чем свидетельствует Постановление от 27.09.2011 № 4134/11. Конечно, встречаются и решения, вынесенные в пользу компаний, но таких примеров немного.

Поэтому если вы обнаружили у себя «входящие» счета-фактуры, подписанные факсимиле, то советуем договориться с поставщиком, чтобы все счета-фактуры в ваш адрес руководство подписывало собственноручно.

Не та расшифровка подписи

Руководитель и главный бухгалтер могут передать право подписи счетов-фактур другим лицам, например, заместителю руководителя (за руководителя), рядовому бухгалтеру (за главбуха). Либо одному лицу, которое может расписываться и за директора, и за главного бухгалтера. Кстати, последнее вполне законно и чиновники это подтверждают, что видно, например, из письма Минфина России от 21.10.2014 № 03-07-09/53005.

Свои подписи уполномоченные лица ставят в реквизитах «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо (подпись)» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (подпись)». И часто в качестве расшифровки подписи в счетах-фактурах оставляют фамилию и инициалы руководителя и главного бухгалтера. Казалось бы, мелочь, но даже это может привести к отказу налоговой инспекции в вычете налога по таким счетам-фактурам.

Поэтому если из полученного счета-фактуры прослеживается, что расшифровка подписи явно не соответствует самой подписи, то это должно стать поводом для беспокойства. А если поставщик не соглашается привести свой документооборот в соответствие, то можно предложить ему проставлять необходимую расшифровку рядом с расшифровкой подписи гендира и главбуха. По крайней мере, чиновники не видят в этом никакого нарушения (письмо Минфина России от 14.10.2015 № 03-07-09/58937).

Кстати, если в расшифровке подписи фамилия подписавшего лица будет искажена незначительно (например, вместо «Германцева И.А.» указана «Германуева И.А.»), это не должно стать поводом для отказа в вычете (постановление ФАС Северо-Западного округа по делу № А52-1812/2012 от 12 ноября 2012 г.). А если и станет, то у компании есть все шансы оспорить действия налоговиков в суде.

Главбух отсутствует

Фирма может работать и без главного бухгалтера. В этом случае место, где расписывается главбух, остается пустым, либо за главбуха расписывается сам руководитель. Вызовет ли такой счет-фактура проблемы с вычетом НДС во время налоговой проверки?

Может вызвать. В письме Минфина РФ от 27.08.2014 г. № 03-07-09/42854 сказано, что подпись главного бухгалтера на счетах-фактурах, составленных на бумажном носителе, является обязательной. Причем в письме не поясняется, касается ли данное разъяснение абсолютно всех случаев или только тех, когда в штате фирмы есть должность главного бухгалтера. Поэтому налоговики на местах часто просто «снимают» вычет, обнаружив счета-фактуры, не подписанные главбухом, не разбираясь в причине отсутствия подписи.

Такой подход нельзя назвать бесспорным. Законодательство не содержит требования иметь в компании главбуха. Более того, в пункте 3 статьи 7 Закона о бухучете предусмотрено в некоторых случаях возложение руководителем на себя обязанности главного бухгалтера. Поэтому если в компании отсутствует главбух, то и отсутствие его подписи в счете-фактуре не будет нарушением.

Судебная практика подтверждает правильность данного вывода, о чем свидетельствуют, например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.04.2011 по делу № А19-11133/08. Суд выигран налогоплательщиком и в споре, рассматриваемом в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2010 по делу № А56-46627/2007. Во многом — благодаря тому, что предприниматель показал суду документы об отсутствии в штате своих поставщиков должности главного бухгалтера и исполнении обязанностей главного бухгалтера директорами этих организаций.

Поэтому если ваши поставщики выдают вам счета-фактуры без подписи главбуха или счета-фактуры, в которых гендир расписывается и за себя, и за главного бухгалтера, то лучше поинтересоваться, чем это вызвано. Если главного бухгалтера в компании нет, а его функции выполняет руководитель, то запросите у контрагента соответствующие документы (например, приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на руководителя организации).

Подписание разными лицами

Как известно, счет-фактура составляется в двух экземплярах, одних из которых остается у составителя, а другой — передается покупателю (если речь идет о реализованных товара) или заказчику (если речь идет о выполненных работах или оказанных услугах).

Очевидно, что экземпляры одного документа должны быть идентичны, на то они и экземпляры. Соответственно, и подписывать их должно одно и то же лицо (лица).

И если налоговая инспекция во время проверки (в т.ч. с запросом документов у контрагента проверяемого лица) обнаружит несоответствие подписей, то организации может грозить отказ в вычете НДС по таким счетам-фактурам.

По крайней мере, подобные споры можно встретить в судебной практике.

Отметим, что суд может встать и на сторону компании в подобном споре.

Например, в постановлении ФАС Московского округа от 19.09.2011 по делу № А40-119463/10-4-685 судьи отметили, что подписание экземпляров счетов-фактур разными лицами от имени продавца не является основанием для признания какого-либо экземпляра счета- фактуры недействительным и данное обстоятельство не свидетельствует о нарушении налогового законодательства. Так что в случае споров у компаний есть шансы отстоять свое право на вычет.

А если подписание экземпляров счета-фактуры вызвано технологическими особенностями организации-поставщика, то сами чиновники не видят в этом ничего предосудительного (письмо Минфина России от 27.06.2017 № 03-07-05/40316).

«Липовая» подпись

И, наконец, самая частая причина «снятия» вычета по НДС — подписание счетов-фактур неустановленными лицами, то есть лицами, которые в период подписания не являлись руководителем организации-продавца. Такое бывает, например, когда в компании директор номинальный, соответственно на документах подпись поддельная.

Конечно, покупатель, получивший счет-фактуру, может не догадываться о том, что подпись на документах «липовая» — не того лица, которое числится директором. Но во избежание подобных ситуаций еще на стадии заключения договора с контрагентом желательно проверять полномочия лиц, подписывающих от имени контрагента документы, в том числе счета-фактуры.

Если же все уже случилась и налоговая инспекция признала вычет незаконным, то при рассмотрении дела в суде сложно предвидеть исход спора, поскольку арбитражная практика противоречива. В любом случае покупателю следует запастись доказательствами, что при выборе контрагента он проявил должную осмотрительность. Напомним, что сервис «1СПАРК Риски» дает пользователям программ 1С возможность управлять налоговыми рисками и комплексно оценивать благонадежность контрагентов.

А не так давно само налоговое ведомство дало указания налоговым инспекциям на местах исключить формальные подходы при выявлении необоснованной налоговой выгоды (письма ФНС России от 12.05.2017 № АС-4-2/8872, от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547). Например, не делать вывод о получении необоснованной налоговой выгоды только лишь на основании того, что документы, полученные от контрагента, были подписаны лицом, отрицающим их подписание и наличие у него полномочий руководителя.

Примечательно, что с 19 августа 2017 года данный подход закреплен и на законодательном уровне. Федеральный закон от 18.07.2017 № 163-ФЗ ввел в Налоговый кодекс РФ новую статью 54.1, которая устанавливает пределы законного получения налоговой выгоды. Если вкратце, то из нее следует, что если сделка реальна и ее целью не является создание налоговых схем, направленных на незаконное уменьшение налоговых обязательств, то на основании одного лишь подписания документов неустановленным или неуполномоченным лицом нельзя признать неправомерным уменьшение суммы налога.

И в заключение хотим сказать лишь одно – будьте бдительны и проверяйте счета-фактуры в момент их приема.

Главный бухгалтер, как любой сотрудник компании, может уйти в отпуск, уехать в командировку или заболеть. Но работа компании в это время не останавливается: проводятся хозяйственные операции, составляются первичные документы, выплачивается зарплата, оплачиваются счета. Кто подписывает документы вместо главного бухгалтера?

Банковские документы (платежные поручения, банковские чеки на получение наличных денежных средств) подписывают должностные лица, которые поименованы в банковской карточке. Многие компании записывают в банковскую карточку (помимо генерального директора и главного бухгалтера) фамилии заместителя генерального директора и заместителя главного бухгалтера. Банковские платежные документы подписываются подписью (в том числе и электронной) того руководящего сотрудника, который отдает распоряжение на оплату.

Но кроме банковских документов, в компании создаются другие первичные документы: счета-фактуры, товарные накладные, акты выполненных работ, кассовые документы. Каждый из созданных документов должен быть подписан главным бухгалтером. На время отпуска, болезни, командировки главного бухгалтера издается Приказ по предприятию, в котором устанавливается, кто подписывает документы вместо главного бухгалтера. В Приказе указывается кто из сотрудников имеет право подписывать какие документы, указывается срок действия приказа.

В компаниях с существенным объемом документооборота принято в начале каждого календарного года Приказом устанавливать список первичных документов и работников — уполномоченных лиц, которым разрешается подписывать первичные документы. Многие ( не только начинающие) предприниматели считают, что можно подписывать все без исключения документы факсимильной подписью. Тем более, что (по их мнению) факсимиле ничем не отличается от подписи «живой”.

Положения статьи 169 Налогового Кодекса не предусматривают подписание счета-фактуры факсимильной подписью. Из практики можем смело заявить, что проверяющие из налоговой службы вообще не любят документы с факсимиле. В связи с чем, мы настоятельно не рекомендуем подписывать какие-либо документы факсимильными подписями.

Напрашивается еще один вопрос: Кто подписывает документы вместо главного бухгалтера, если это документы контролирующих органов (Налоговой инспекции или Пенсионного фонда). Для таких случаев, кроме Приказа, необходима Доверенность на представление интересов компании, включая возможность подавать и получать от имени общества документы и информацию, а также, при необходимости, вносить дополнения и исправления в документы и информацию.

Если во время отсутствия главного бухгалтера придет Требование о предоставлении документов (информации), то на основании статьи 93 НК РФ можно ходатайствовать о продлении сроков представления документов (информации).

Если у Вас есть вопросы по составлению и представлению отчетности в контролирующие органы, предлагаем воспользоваться услугами по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности, для чего просим обращаться к нашим специалистам по телефону (812) 309-18-67.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх