Куперс

Бухучет и анализ

Кто работает секретарем отзывы

Ольга ГРАДИНАР

Секрет удачного выбора сотрудников прост — надо находить людей, которые сами хотят делать то, что бы вам хотелось от них.

Ганс Селье

Мы говорим «секретарь» — подразумеваем «делопроизводство». Говорим «делопроизводство» — подразумеваем «секретарь». И впрямь, сложно представить себе секретаря, который не умеет работать с документами. Точно так же, как и такого, который не знает, как обращаться с оргтехникой, принимать телефонные звонки или подать кофе гостям.

Но ни для кого не секрет, что сегодня требования, предъявляемые к секретарям, не ограничиваются стандартным набором обязанностей. В компании, особенно если она невелика, секретарь очень часто совмещает функции, на первый взгляд, несовместимые.

Я решила выяснить, какого же специалиста сегодня хотят видеть в приемной. Исходя из того, что весь спектр делопроизводства, планирование рабочего дня руководителя, работа с корреспонденцией, прием и распределение телефонных звонков — «Отче наш» любого секретаря, будем считать этот набор базовым. Естественно, что владение персональным компьютером в объеме MS Office, e-mail, Internet — тоже обязательно. Проанализировав более 300 объявлений белорусских компаний, ищущих секретарей, секретарей-референтов, помощников руководителя, за три месяца я получила такую картину.

Только 19 % работодателей согласны взять в штат секретаря «в чистом виде». Всем остальным обязательно нужно что-то еще. На первом месте по популярности — владение иностранным языком: этого требует почти четверть работодателей. Сначала идет английский, затем — немецкий, далее примерно в одинаковых пропорциях — французский, итальянский и польский. Набирает популярность китайский язык, причем если вы им владеете — вам повезло, работодатель готов предложить заработную плату ощутимо выше средней, да и на отсутствие значительного опыта работы или несовершенство в других областях посмотрит сквозь пальцы. Хотя опыт показывает, что зачастую там, где указывают «свободное» владение иностранным языком, оказывается вполне достаточно базового уровня. Это требование в некотором роде имиджевое. Если компании действительно нужен секретарь, способный выступать в роли переводчика и активно использовать чужие наречия ежедневно, то либо объявление составляют на иностранном языке и резюме желают получить именно на нем, либо подчеркивают, что необходим диплом МГЛУ или другого языкового ВУЗа, либо указывают необходимый уровень, например, upper-intermediate или advanced.

Для 15 % работодателей актуально знание секретарем бухгалтерского учета и владение программой «1С». Сдавать годовой баланс вас, конечно же, не заставят, в большинстве случаев от секретаря потребуется лишь первичная бухгалтерия, ему вменят в обязанности выписку счетов-фактур, товарно-транспортных накладных и доверенностей. Тем не менее, если хотите работать, то придется записаться на курсы бухгалтеров или, как минимум, освоить еще одну компьютерную программу и проштудировать изрядное количество нормативных документов.

Не знаю, с чем связано желание возложить на секретаря кадровую работу. Может быть, все дело в том, что когда работодатель слышит словосочетание «кадровое делопроизводство», срабатывает подсознание, и он автоматически проводит параллель «делопроизводство — секретарь»? Тем не менее, 12 % компаний настаивают на том, что отдел кадров будет находиться в приемной. А возможно, и HR-отдел, поскольку часто секретарю вменяют и «организацию корпоративных мероприятий». Поэтому если хотите быть секретарем — проштудируйте Трудовой кодекс, а заодно и годовую подшивку журнала «Кадровик. Управление персоналом» — пригодится.

Обеспечение работы офиса — вообще отдельная тема. Когда интересуешься, что под этим подразумевается, начинают говорить про покупку канцтоваров, расходных материалов, чая-кофе, организацию корпоративной мобильной связи, питания сотрудников… Кто-то уверенно произносит: «Речь идет о выполнении функций офис-менеджера». Уж сколько раз твердили миру, что в Едином тарифно-квалификационном справочнике должностей служащих такое наименование отсутствует как субстанция! А даже если бы оно и присутствовало, то было бы ближе к заведующему хозяйством, но никак не к секретарю. Ну сами посудите, если человек снабжает офис всем необходимым для работы и командует армией уборщиц, он кто? Я понимаю, офис-менеджер звучит изящнее, чем секретарь-завхоз. Но может все же мухи отдельно, а котлеты отдельно? С другой стороны, читая объявления на специализированных сайтах, я столкнулась с забавным феноменом. До сих пор попадаются объявления вроде такого: «Требуется офис-менеджер. Обязанности: поддержание отношений с имеющимися клиентами компании, поиск новых клиентов, документальное сопровождение сделок». То есть кое-кто наивно полагает, что офис-менеджер — это менеджер по продажам, работающий в офисе.

Все бы ничего, если бы запросы работодателей ограничивались схемой «секретарь плюс». Но бывает и так, что хотят все в одном. Не один и не два раза мне попадались объявления, где список предъявляемых к секретарю или помощнику руководителя требований выглядел примерно так: «Делопроизводство, кадры, первичная бухгалтерия, знание иностранного языка, обеспечение офиса всем необходимым для работы». Как в детском мультфильме: «А мне всего побольше… И сыру, и котлет побольше».

И, наконец, обратимся к загадочному пункту «специфические требования». Как видно из диаграммы, 19 % работодателей хотят от своего секретаря уж совсем чего-то нестандартного. Это может быть владение каким-то (причем далеко не самым простым и распространенным) программным обеспечением, например, Photoshop, CorelDraw, HTML. Или своеобразные требования к образованию: юридическое, экономическое, техническое и даже сельскохозяйственное. Неплохо, чтобы вы умели водить машину, а еще лучше, если у вас имеется собственный автомобиль. Будьте готовы к тому, что вас могут попросить вести договорную работу на предприятии, администрировать сайт компании, заниматься таможенной очисткой товаров или готовить сметы. Всего, чем может заниматься человек, у которого в трудовой книжке написано вроде бы скромное «Принят на работу секретарем», не счесть.

И при всем при этом, секретарь должен иметь презентабельную внешность, приятный голос, хорошие манеры, быть безукоризненно грамотным, неконфликтным, лояльным, стрессоустойчивым, собранным. Просто ангел во плоти!

Итак, давайте подведем итог. Если вы — девушка с наружностью Ирины Алферовой, манерами Мери Поппинс, голосом Ренаты Литвиновой, пишущая как Дитмар Розенталь, у вас есть все шансы сделать секретарскую карьеру. Осталось всего ничего: получить диплом (а лучше два… И заодно — водительское удостоверение), выучить иностранный язык (а лучше два… А еще лучше — три), закончить курсы по управлению персоналом, освоить бухучет и компьютер на уровне весьма продвинутого пользователя. И дорога в приемную для вас открыта.

Правда «Бентли» с первой зарплаты, как впрочем, и со второй, вы себе вряд ли сможете купить. К сожалению, сумма, которую белорусский работодатель готов выложить за присутствие в своем офисе «на все руки секретаря» отнюдь не впечатляет. Среднее предложение колеблется в районе 300 долларов. Максимальная цифра, которая мне встретилась, это 1 000, минимальная — 100 (но там готовы были согласиться даже на студентку-заочницу, так что брать трудовые Эвересты вряд ли пришлось бы).

Чтобы окончательно прояснить картину, я вооружилась диктофоном и отправилась к профессионалам в области подбора персонала, которые, как говорится, собаку съели на подборе специалистов различного профиля, в том числе и на административные позиции.

КОММЕНТАРИЙ СПЕЦИАЛИСТА

На вопросы «Секретарского дела» отвечает Ольга Цейко, менеджер по персоналу КЦ «Перспектива»

— Ольга, часто ли компании обращаются в кадровые агентства для закрытия секретарских вакансий?

— Сейчас ощутимо реже, чем раньше. Сказывается кризис. Но несмотря на это работодатели готовы платить за подбор персонала, хотя и не так охотно, как раньше. Теперь компании сначала присматриваются, не удастся ли вырастить кого-то из своих сотрудников. Потом принимаются искать сотрудника самостоятельно, а когда достаточно намучаются — обращаются к нам. И только потом убеждаются, что это позволяет значительно сэкономить и время, и деньги.

— Какие наиболее часто встречающиеся требования, кого работодатель хочет видеть в роли секретаря, помощника руководителя и т.д.?

— Как правило, ищут девушку с привлекательной внешностью. Не хотят брать слишком молодых, предпочтительный возраст — 25-35 лет. Необходимо, чтобы потенциальная сотрудница знала делопроизводство, умела красиво говорить, грамотно отвечать на поставленные вопросы, была ответственной, внимательной, лояльной и умной помощницей.

— Требования к внешности по-прежнему присутствуют?

— Как правило, хотят просто «презентабельную». Каких-то конкретных требований не предъявляют. Но бывали и казусы. Как-то мы отправили на собеседование к руководителю компании девушку — высокая кареглазая брюнетка, очень симпатичная. После встречи клиент перезвонил и спросил: «Кого вы присылаете? Смотрите, пожалуйста, на внешность!». Так что это — во многом дело вкуса.

— А если говорить о профессиональных качествах?

— Желательно знание английского или немецкого языка, в последнее время возрос спрос на французский. Сталкивались и с ситуациями, когда не столь важны профессиональные качества, знания и навыки, сколь умение изящно подать чай-кофе, одеваться в нужном стиле и способность подобрать для руководителя нужный галстук к костюму фисташкового цвета.

Очень важно умение правильно себя подать! Знать, где улыбнуться, что и когда сказать.

— Какое вознаграждение предлагают нынешним секретарям?

— Минимум 250 долларов, максимум — 700, в среднем 350–400, но это при наличии опыта работы по специальности, желательно — около трех лет. Кандидаток совсем без опыта работы брать не хотят.

— Есть ли какие-то совсем уж необычные требования?

— Чего-то выходящего за рамки, экстраординарного за время моей работы не встречались. От идеала требуют знание иностранного языка, кадрового делопроизводства и первичной бухгалтерии. Все чаще интересуются наличием водительского удостоверения и автомобиля.

— Когда девушка приходит на собеседование на соискание вакансии секретаря, что может помешать ей получить работу? Какие ошибки допускают потенциальные кандидаты?

— Мы не будем работать с девушкой, которая не подходит по какому-то из базовых требований работодателя. Если речь идет, скажем, о владении английским, мы проверяем знание языка на месте. И если остаемся неудовлетворенны результатом, то на собеседование в компанию девушка не попадает. Мы предупреждаем всех кандидатов, чтобы адекватно оценивали свой уровень. Дело ведь не в наличии диплома, а в обладании знаниями и навыками, которые позволят сразу приступить к работе. Пресловутое «Секретарь — это девушка, которой платят за то, что она учится печатать, пока ищет себе мужа» давным-давно неактуально.

Обязательно смотрим на то, как одета девушка, как она себя ведет, как держится. Бывает, что все вроде бы на месте, но на вопрос «Как бы вы себя охарактеризовали?» следует ответ: «Я хорошая». Мы, конечно, верим, но хороший человек — это не профессия.

— А какие требования предъявляют соискатели к потенциальным работодателям?

— Адекватный руководитель, соцпакет, официальная заработная плата, хорошо оборудованное рабочее место. Зарабатывать секретари сегодня хотят не менее четырехсот долларов. Причем несмотря на кризис, эта планка не особенно опускается. Даже те, у кого нет опыта работы, предпочитают пойти в компанию, где есть перспективы для профессионального роста. Например, прийти в роли секретаря, а затем стать помощником руководителя, перейти в отдел кадров, бухгалтерию, отдел маркетинга.

— Где вы находите кандидатов? Какое прошлое у тех, кто хочет работать секретарем? С каких позиций приходят соискатели?

— У нас есть база, как в любом уважающем себя кадровом агентстве. Мы храним информацию обо всех людях, которые к нам когда-либо обращались, постоянно ее обновляем и пополняем.

Для замещения вакансий секретаря к нам обращаются офис-менеджеры, менеджеры по продажам и по работе с клиентами.

— С какими проблемами вы сталкиваетесь при подборе персонала?

— Часто бывает, что руководители нечетко знают, кого именно они ищут. Например, ищут секретаря, а на самом деле нужна просто машинистка. Или предъявляют необоснованно завышенные требования. Зачем нужен диплом МГЛУ, скажем, если девушка стажировалась в США и по-английски говорит как диктор BBC? Бывает, что отправляем одного кандидата, другого, третьего — не нравятся. Тогда понимаем, что что-то не то происходит, начинаем разговаривать, докапываться до сути. В итоге находим проблему и корректируем направление поисков.

МНЕНИЕ

Секретарь: портрет в интерьере

Елена Криничева, директор кадрового центра «Перспектива».

Когда мы общаемся с соискателями на какую-то должность, мы всегда не советуем отправлять резюме с фотографией. Потому что ее отсутствие — одна из причин приглашения на собеседование: вас захотят увидеть. А если вы при этом хорошо выглядите и умеете держать себя — это станет своего рода приятным сюрпризом для потенциального нанимателя и значительно увеличит ваши шансы на получение желаемой должности.

Однако в случае с секретарями этот подход всегда не срабатывает. Hам какие-то люди нравятся, а какие-то нет. И в конечном итоге выбор сотрудника часто определяется личным восприятием. Бывает, что кандидат вовсе не «семи пядей во лбу» и не по всем заявленным позициям подходит идеально, но так нравится, что все равно приглашают на работу. А случается, что и умница, и контактная, и все знает, но что-то не то. Что — сам работодатель сформулировать точно не может, но в приеме на работу отказывает.

В нашей практике был случай, что компании нужно было срочно, «еще вчера» закрыть вакансию секретаря. А понравившаяся претендентка не могла оперативно уволиться. Но она пришлась так по душе, что ее ждали больше месяц! Поэтому личные качества — обаяние, умение держать себя для секретаря — далеко не последнее дело.

Одна из проблем, существующих сегодня, заключается в том, что многие руководители сами не до конца понимают, какая роль на их предприятии отводится секретарю. Секретарь — это не только лицо фирмы, но и лицо ее директора. Секретарь положен руководителю по статусу, это человек, который должен находиться в тесном контакте с первым лицом в организации и иногда понимать все «с полувзгляда». Он — лакмусовая бумажка в отношениях между руководителем и коллективом предприятия. Но, к сожалению, это не все понимают, многие думают, что можно посадить в приемную «хорошую девочку». А ведь можно по-разному ответить, по-разному отказать, по-разному посмотреть, помочь в самых разных ситуациях. И все эти функции нельзя возложить не на специалиста, которым и должен являться секретарь. «Хорошая девочка» — это не профессия.

Секретарь должен быть тонким психологом, человеком неконфликтным, чутким и тактичным. Он постоянно балансирует на грани: если будет выступать в роли рупора коллектива — это неприемлемо для руководителя, если же он слишком приближен к директору — его будут бояться сотрудники компании и не пойдут на контакт. Работа секретаря предполагает колоссальную меру ответственности, поэтому очень важно тщательно и грамотно подобрать человека на эту позицию, чтобы он был эффективен и для коллектива, и для руководителя.

А многие наши руководители этого просто не понимают. Я считаю, что это — очень престижная профессия, а работодатели занижают важность этого момента. Они как-то не задумываются о том, что секретарь — одна из ключевых фигур в офисе, потому что те люди, которые приходят, составляют впечатление о компании по тому, как их встречают и как с ними разговаривают. От умения сразу же войти в контакт с посетителем, независимо от его статуса и внешнего вида, зависит очень многое. Хороший секретарь обязательно сделает так, чтобы нужные люди захотели прийти еще раз.

А ведь бывают ситуации, когда руководитель — умнейший и милейший человек, но у него такой секретарь, что больше в офис приходить не хочется, не говоря о том, чтобы совершить покупку, заключить контракт или наладить какое-то долговременное сотрудничество. Если в приемную посадить девушку, которая не умеет и не хочет учиться общаться и совершенно искренне считает, что она должна быть хорошей только для Людмилы Ивановны или Льва Александровича, а всех остальных считает посторонними людьми, которые только мешают — толку не будет. У вас наверняка хотя бы раз в жизни, когда вы куда-то звоните, возникало желание бросить трубку только потому, что на другом конце провода как-то не так ответили? А ведь каждый телефонный звонок может быть очень важным для компании.

Сегодня мы часто сталкиваемся с тем, что на секретаря хотят возложить ведение кадровой работы на предприятии, что, по моему мнению, в корне неверно. Это обширный участок работы, требующий большого объема знаний и предполагающий высокий уровень ответственности, ведь наличие каких-либо нарушений может навлечь на предприятие серьезные санкции. И если секретарь будет механически, не задумываясь, просто заполнять личные дела и делать записи в трудовых книжках — предприятие очень рискует при проверках.

Выписка товарно-транспортных накладных — тоже занятие не для секретаря. Даже самый хороший секретарь не может быть бухгалтером, точно так же как бухгалтер не станет хорошим секретарем. Это две разные профессии. Можно всю жизнь оставаться бухгалтером, но при этом все время расти. Это абсолютно справедливо и для секретаря. Ведь человек должен все время совершенствоваться.

Для настоящего секретаря дело чести — знать максимум о специфике работы своей компании, иметь достаточно глубокое представление о том, чем именно она занимается.

Еще один момент. Попытки «подгрузить» работника, создать иллюзию, что у него очень большое поле деятельности, неэффективны. Это точно так же, как счеты и компьютер. Есть секретарь-счеты, есть секретарь-калькулятор, есть секретарь–ЭВМ. Это просто разный уровень профессионализма, и зависит он вовсе не от названия должности.

В Беларуси, в отличие от России, слабо развита такая позиция, как помощник руководителя. Причина часто в нанимателе: многие руководители и до секретаря-то еще не доросли, не говоря уже о личном помощнике. Это становится очевидным в процессе подбора персонала, когда они обращаются с одними требованиями, а по ходу процесса подбора выясняется, что им нужно совершенно другое. Кадровый центр «Перспектива» регулярно консультирует работодателей по таким вопросам.

Вот вам пример. В компании решают: а давайте-ка мы возьмем себе девочку в офис! И тут же задаются вопросом: а что она будет делать? Вот Марьванна из бухгалтерии не хочет набирать ТТН. Отлично! Поручим их девочке. Завхоз Федя ленится считать болты в ящике. И это девочке поручим! Ну, еще звонки, папки, корреспонденция. И за уборщицей пусть присматривает…

Получается «солянка» — всего понемногу. И как результат — появляется боязнь секретарской профессии, видение секретаря как девочки с подносом, которая что-то подшивает, приклеивает, подсчитывает. Возникает феномен «секретаря организации». Что-то напечатать? К ней. Василий Васильевич со склада не знает, как пользоваться компьютером, услышал про мышку — поставил мышеловку? Поручим Машеньке! В итоге Машенька — девочка для битья для всего офиса. Это колоссальная ошибка, которая подрывает престиж профессии! Ведь в действительности секретарь должен работать прежде всего в связке с руководителем.

Занижая важность роли секретаря, руководитель предприятия сам себя дискредитирует. Секретарь — не бездельное существо, не игрушка и не украшение. Это человек, который может выполнять гораздо более сложную работу и решать гораздо более серьезные задачи, чем набирать текст для Василия Васильевича, которого давно пора отправить на пенсию. Но всем хочется два, три, десять в одном. А в итоге получается ни себе, ни людям.

Или вот еще один момент. Многие при выборе секретаря настаивают на высшем образовании. Чтобы хоть какой-нибудь, но диплом. Считают, что раз человек закончил высшее учебное заведение, он сможет быть секретарем.

Нет, не может, уверяю вас! Человек, получивший, к примеру, диплом инженера и пришедший работать в должности секретаря, обладает нулевыми знаниями в области того, чем ему предстоит заниматься. Архитектор или финансист тоже не станут секретарями. Делопроизводство — это отдельная область знаний, которая ничуть не проще, чем все остальное, и имеет свою специфику. И просто посадить в кресло в приемной человека с дипломом о высшем образовании — это все равно, что кандидату технических наук поручить написание музыкального произведения.

К тому же работодатель не задается вопросом: почему человек, закончивший вуз, получивший диплом, не стал хорошим специалистом в своей области. Всем кажется, что с секретарской работой он справится. А он и специалист никакой, и секретарем будет никаким! Считается, что уж документы-то любой готовить может. Все мы знаем, как делать документы и вести переписку. Теоретически…

А когда доходит до практики – получается совсем не так. Мне лично довелось столкнуться с ситуацией, когда человек не знал, чем подпись на документе отличается от визы. Так почему же нам кажется, что тот, кто закончил университет по престижной специальности, но ни дня по ней не работал, сможет стать успешным на секретарском поприще?!

Когда человек является секретарем по призванию — ему просто цены нет. И он будет всегда развиваться в избранном направлении. Он может закончить курсы психологии, пройти специализированные тренинги, читать новинки, следить за изменениями в делопроизводстве, шлифовать свои способности.

А позиция «никуда не берут — пойду в секретари» в корне неверна, ошибочна и опасна!

Не стоит доверять свою приемную дилетантам!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх