Содержание
Обязательно ли вести личные дела работников?
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.
Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.
Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах
Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.
Обычно перечень документов в личном деле работника таков:
- анкета, заполняемая при приеме на работу;
Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать .
- трудовой договор;
- должностная инструкция;
- копии приказов по сотруднику.
ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.
А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.
И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.
ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.
См. также: «Пропуск с фото может повлечь штраф за персональные данные».
И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.
Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.
Формирование личного дела работника: образец 2019-2020
Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:
- На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
- Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
- Каждый лист дела нумеруется.
- В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
- Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.
Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти .
Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).
См. также: «Номенклатура дел отдела кадров».
Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.
Оформляя дело на хранение, нужно:
- сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
- пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
- оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.
Скачать лист заверитель личного дела работника
Дело готово к передаче в архив.
Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.
Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).
Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали .
Итоги
Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Документ — это средство закрепления на специальном материале (бумаге) результатов деятельности предприятия или учреждения.
1. По происхождению документы делятся на служебные и личные.
а) к личным документам относятся: автобиография, заявление, доверенность, расписка, письма;
б) к личным относятся документы, созданные от имени организации, учреждения или предприятия.
2. В управленческой (служебной) деятельности организаций и предприятий особое место занимает организационно-распорядительная документация (ОРД), которая подразделяется на 5 групп:
1) организационная- положения, правила, уставы, инструкции;
2) распорядительная — распоряжения, постановления, приказы;
3) справочно-информационная — письма, телеграммы, докладные записки, справки, акты и т.д.;
4) о личном составе — приказы о личном составе, личные дела, характеристики и др.;
5) предложения, заявления и жалобы граждан.
3. Документы различают по видам деятельности:
1) по месту составления:
а) внутренние- документы, которые создает учреждение в процессе своей деятельности;
б) внешние — документы, которые приходят из других организаций или от отдельных граждан;
2) по форме:
а) индивидуальные — составленные по произвольному признаку;
б) типовые — которые представляют собой текст-образец;
в) трафаретные — когда одна частьтекста отпечатана заранее (типографским спопобом), а другая заполняется при оформлении документа;
3) по назначению:
а) подлинник — документ, созданный первый раз автором;
б) копия — воспроизведение (повторное) всех реквизитов документа, заверенного в установленном порядке;
в) дубликат — в случае утери подлинника выдается документ с пометкой «дубликат”, имеет одинаковую юридическую силу с подлинником.