Куперс

Справка по работе с обращениями граждан

в отделении полиции «Юкаменское» Межмуниципального отдела

МВД России «Глазовский» за 9 месяцев 2017 года

За 9 месяцев 2017 года в ОП «Юкаменское» поступило 27 (АППГ-10) письменных заявлений:

1 заявление о тайном хищении денежных средств сотрудниками ЖКХ — зарегистрировано в КУСП, вынесено постановление об отказе в возбуждении уголовного дела;

1 заявление о нарушении иных нормативных правовых актов- приобщено к отказному материалу;

1 заявление с просьбой забрать вещи и перевезти их по указанному адресу – поддержано, материал списан в номенклатурное дело;

1 заявление проверить информацию граждан о замене медицинских полисов и отказом принимать их врачами ЮЦРБ – зарегистрировано в КУСП, направлено в следственный комитет;

1 заявление анонимное о том, что гражданин наносит побои своим родственникам – зарегистрировано в КУСП, вынесено постановление об отказе в возбуждении уголовного дела;

9 заявлений подследственного СИЗО — 7 приобщено к уголовному делу, находящемуся в производстве (о замене адвоката, о разрешении свиданий с женой, о разрешении телефонных переговоров, о дополнительном опросе свидетелей, о постановке вопросов перед экспертом), 2 запроса информации приобщено в номенклатурное дело;

1 заявление начальника центра занятости о получении гражданином пособия обманным путем – зарегистрировано в КУСП, вынесено постановление об отказе в возбуждении уголовного дела;

1 заявление начальника отдела по делам семьи выяснить местонахождения попечителя – зарегистрировано в КУСП, составлен административный протокол по ч.1 ст.5.35 КоАП РФ;

1 заявление анонимное о неправомерном использовании служебного положения сотрудниками ЦРБ – зарегистрировано в КУСП, направлено в следственный комитет;

1 интернет обращение к рассмотрению по существу не принималось, некорректно по изложению;

1 заявление проверить доводы гражданина о незаконном отчуждении жилья – зарегистрировано в КУСП, вынесено постановление об отказе в возбуждении уголовного дела;

1 заявление АО Тинькофф банк провести проверку в порядке ст. 144-145 УПК РФ – зарегистрировано в КУСП, направлено по территориальности в ОМВД по Завьяловскому району;

2 заявления адвоката о подготовке документов для оплаты услуг по УД – поддержано, документы направлены в бухгалтерию МО «Глазовский». По данным заявлениям назначено проведение служебной проверки в отношении дознавателя и следователя;

1 заявление гражданина о предоставлении копий материала проверки для обращения в суд, с целью установления права собственности на автомобиль – поддержано, предоставлены копии;

1 заявление гражданина о проведении проверки нарушений при подготовке проекта межевания земельных участков, зарегистрировано в КУСП, направлено в СУСК г. Глазова;

1 заявление гражданина по факту хищения ТМЦ заведующей магазина, о проведении проверки и привлечении ее к уголовной ответственности – зарегистрировано в КУСП, возбуждено уголовное дело;

1 заявление по факту нарушения прав граждан на предоставление жилого помещения – зарегистрировано в КУСП, направлено в СУСК г. Глазова;

1 обращение направлено для сведения с жалобами граждан на недостатки в работе следственных подразделений (копии постановлений Европейского суда по правам человека).

Обращений граждан, в которых приводятся факты коррупции, неправомерных действий, злоупотребления служебным положением должностными лицами ОП «Юкаменское» за 6 месяцев 2017 года не поступало.

Повторных жалоб и обращений от одного и того же лица по одному и тому же вопросу не поступало.

Об утверждении номенклатуры дел Роструда на 2010 год

Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ
ПРИКАЗ
от 18 февраля 2010 года N 53
Об утверждении номенклатуры дел Роструда на 2010 год

____________________________________________________________________
Фактически утратил силу в связи с истечением срока действия
____________________________________________________________________

В целях организации исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения
приказываю:

1. Утвердить сводную номенклатуру дел Федеральной службы по труду и занятости на 2010 год и ввести ее в действие с 1 января 2010 года.

2. Начальникам структурных подразделений обеспечить формирование дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также дел временного (до 10 лет) хранения согласно утвержденной номенклатуры дел Федеральной службы по труду и занятости на 2010 год.

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Роструда И.И.Шкловца.

Руководитель
Ю.В.Герций

Номенклатура дел правового управления на 2010 год

	НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ПРАВОВОГО УПРАВЛЕНИЯ на 2010 год
Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел, томов	Срок хранения и номер статьи по перечню	Примечание
	6 Секретариат
	Протоколы совещаний у руководителя Роструда. Копии		ДМН	подлинники в отделе делопроизводстваУД в деле 1-1-19
	Приказы Роструда по основной деятельности. Копии		ДМН	подлинники в отделе делопроизводства УД в деле 1-1-18
	Приказы Роструда по личному составу. Копии		ДМН	подлинники в отделе кадров УД в деле 1-2-02
	Положения об Управлениях и отделах, должностные инструкции сотрудников		Пост. ст.13а, 35а
	Обращения граждан и переписка по их рассмотрению.		5 лет ЭПК ст.56б
	Законы, указы, постановления, распоряжения Президента, присланные по электронной почте. Копии.		ДМН
	Номенклатура дел Управления		ДЗН
	Отдел правового регулирования в сфере труда
	Переписка с организациями, подведомственными учреждениями по правовым вопросам в сфере труда		5 лет ЭПК ст.58
	Переписка со структурными подразделениями службы по правовым вопросам в сфере труда		5 лет ЭПК ст.44
	Номенклатура дел Отдела		ДЗН
	Отдел надзора за нормативно-правовым регулированием в сфере занятости населения и безработицы
	Переписка с организациями, подведомственными учреждениями по правовым вопросам в сфере занятости населения и безработицы		5 лет ЭПК ст.58
	Переписка со структурными подразделениями службы по правовым вопросам в сфере занятости населения и безработицы		5 лет ЭПК ст.44
	Экземпляры нормативных правовых актов органов государственной власти субъектов РФ по вопросам переданных полномочий в области содействия занятости населения.		ДЗН
	Предписания об отмене нормативных правовых актов органов государственной власти субъектов РФ или внесения в них изменений. Копии.		ДМН
	Акты о результатах проверки нормативных правовых актов органов государственной власти субъектов РФ.		5 лет ЭПК ст.58
	Номенклатура дел Отдела		ДЗН
	Отдел судебно-договорной работы
	Переписка с судами по правовым вопросам		5 лет ЭПК ст.58
	Переписка с организациями, подведомственными учреждениями по правовым вопросам		5 лет ЭПК ст.58
	Переписка со структурными подразделениями службы по правовым вопросам		5 лет ЭПК ст.44
	Номенклатура дел Отдела		ДЗН
	Отдел правового регулирования государственных закупок
	Переписка с организациями и территориальными органами Роструда		5 лет ЭПК ст.58
	Переписка со структурными подразделениями службы по правовым вопросам		5 лет ЭПК ст.44
	Протоколы заседаний конкурсной комиссии по размещению заказов путем проведения конкурса, аукционов, запроса котировок цен на товары, работы и услуги для государственных нужд		Пост. ст.5г
	Положение об Отделе, должностные инструкции сотрудников. Копии		ДЗН
	Номенклатура дел Отдела		ДЗН
	Отдел международного сотрудничества
	Законодательные, иные нормативные акты (законы, указы, постановления, распоряжения, решения) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, присланные для сведения		ДМН
	Приказы Роструда по основной деятельности, присланные для сведения. Копии		ДМН	подлинники в отделе делопроизводства УД в деле 1-1-18
	Приказы Роструда по личному составу, присланные для сведения. Копии.		ДМН	подлинники в отделе кадров УД в деле 1-2-02
	Приказы Роструда о загранкомандировках, обоснования на командирования сотрудников Роструда. Копии.		ДМН
	Документы (сводки, обзоры, справки), присланные для сведения		ДМН
	Отчеты сотрудников Роструда о командировках		5 лет ЭПК ст.45
	Приглашения Роструда иностранных граждан в целях двустороннего сотрудничества		5 лет ст.213
	Нормативная документация (положения и регламенты Минздравсоцразвития России, Роструда). Копии.		ДЗН
	Переписка с разными странами по сотрудничеству в сфере труда и занятости (Болгария, Турция Словакия, Корея, Иран и др.)		5 лет ЭПК ст.58
	Переписка со структурными подразделениями по вопросам занятости и миграции		5 лет ЭПК ст.44
	Переписка с территориальными органами по вопросам разрешения на выезд за рубеж		5 лет ЭПК ст.58
	Переписка по объему взносов Роструда в международные организации, нормативы Минфина.		5 лет ст.151
	Документы, информация, письма, сообщения, вырезки из газет об экономическом и гуманитарном сотрудничестве.		5 лет ЭПК ст.226
	Документы (согласование и отчеты о приеме иностранных делегаций в Роструде).		5 лет ст.213
	Соглашения и проекты соглашений с разными странами в социально-трудовой сфере. Копии.		ДЗН
	Отчеты и проекты Роструда о международной деятельности. Копии.		ДМН	Подлинники направляются в Минздравсоц- развития
	Планы работы Отдела		ДМН
	Положение об Отделе, должностные инструкции сотрудников. Копии		ДЗН	подлинники в ПУ в деле 6-04
	Номенклатура дел Отдела		ДЗН
	Документы об участии в международных организациях
	Документы (доклады, резолюции, переписка) по участию России в ООН		10 лет ЭПК ст.219
	Документы (проекты программ, доклады, переписка) по участию России в ЕС (Европейском Союзе)		10 лет ЭПК ст.219
	Документы (программы, информация, приглашения, переписка) по участию России в АТЭС		10 лет ЭПК ст.219
	Проекты, конференции, мероприятия МОТ		ДМН ст.2б
	Конвенции МОТ		ДМН ст.2б
	Документы (проекты программ, доклады приглашения) по участию России в ОЭСР		10 лет ЭПК ст.219
	Документы (проекты программ, приглашения, отчеты) по участию России в МОМ		10 лет ЭПК ст.219
	Документы (проекты программ, информации, переписка) по участию России в «Группе восьми»		10 лет ЭПК ст.219
	Документы (устав, распоряжения, пояснительные записки) по участию России в ВАГСЗ (Всемирная ассоциация государственных служб занятости), мероприятия ВАГСЗ		10 лет ЭПК ст.219
	Документы (доклады, переписка, приглашения) по участию России в МАИТ		10 лет ЭПК ст.219
	Документы (информации, программы, приглашения) по участию России в Арктическом совете, программах «Северное измерение», «Баренцево море».		10 лет ЭПК ст.219
	Документы (информации) по участию России в ЕврАзЭС		10 лет ЭПК ст.219
	Документы (распоряжения, решения) по участию России в СНГ		10 лет ЭПК ст.219
	Документы (постановления, концепции) по участию России в Союзном государстве		10 лет ЭПК ст.219
	Переписка, приглашения по участию России в СЕ (Совет Европы)		10 лет ЭПК ст.219
	Документы (информации, приглашения, переписка) по сотрудничеству с международными банками		5 лет ЭПК ст.224
	Документы, переписка по сотрудничеству с Всемирным Банком (МБРР)		5 лет ЭПК ст.224
	Переписка по реализации программы по репатриации соотечественников. Копии.		ДМН
	Информация, переписка, приглашения по участию России в различных международных организациях: АСЕАН, ШОС, ОБСЕ и т.д. Копии.		ДМН
	Переписка по участию России в МАСО		10 лет ЭПК ст.219
	Переписка по участию России в Группе 20		10 лет ЭПК ст.219
	Документы по двустороннему сотрудничеству
	Документы (информации) по сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами стран Азии и Африки		10 лет ЭПК ст.223
	Документы (программы, планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами Австрии и Германии		10 лет ЭПК ст.223
	Документы (программы, планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами Азербайджана		10 лет ЭПК ст.223
	Документы (программы, планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами Армении		10 лет ЭПК ст.223
	Документы (программы, планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами стран Балтики		10 лет ЭПК ст.223
	Документы (программы, планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами Белоруссии		10 лет ЭПК ст.223
	Документы (программы, планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами Бельгии		10 лет ЭПК ст.223
	Документы (программы, планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами Великобритании		10 лет ЭПК ст.223
	Документы (программы, планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами Казахстана		10 лет ЭПК ст.223
	Документы (программы, планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами Канады		10 лет ЭПК ст.223
	Документы (программы, планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами Киргизии		10 лет ЭПК ст.223
	Документы (программы, планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами КНР		10 лет ЭПК ст.223
	Документы (программы, планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами Молдовы		10 лет ЭПК ст.223
	Документы (программы, планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами Норвегии, Дании, Ирландии		10 лет ЭПК ст.223
	Документы (программы, планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами Польши, Чехии		10 лет ЭПК ст.223
	Документы (программы,		10 лет ЭПК
	планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами США		ст.223
	Документы (программы, планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами Таджикистана		10 лет ЭПК ст.223
	Документы (программы, планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами Украины		10 лет ЭПК ст.223
	Документы (программы, планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами Франции		10 лет ЭПК ст.223
	Документы (программы, планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами Финляндии		10 лет ЭПК ст.223
	Документы (программы, планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами Швеции		10 лет ЭПК ст.223
	Документы (программы, планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами Италии, Испании		10 лет ЭПК ст.223
	Документы (программы, планы, предложения) по двустороннему сотрудничеству в сфере труда и занятости между Рострудом и госорганами Японии		10 лет ЭПК ст.223

Пояснительная записка к номенклатуре дел

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел структурного подразделения является выпиской из Сводной номенклатуры дел Роструда, согласованной с Центральной экспертной комиссией Роструда и с экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации и утвержденной Руководителем Роструда.
Графы номенклатуры дел заполнены следующим образом.
В графе 1 проставлены индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Роструде цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
В графу 2 включены заголовки дел, которые могут уточняться (но не сокращаться) в процессе формирования и оформления дел. При необходимости могут быть составлены заголовки для отдельных томов (частей), уточняющие содержание заголовка дела.
Графа 3 заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указаны сроки хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000). Нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой, согласно Федеральному закону N 125-ФЗ от 27.10.2004* «Об архивном деле в Российской Федерации», ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
________________
* Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать «от 22.10.2004». — Примечание изготовителя базы данных.
Для обозначения сроков хранения используются следующие сокращения:
ДЗН — до замены новыми;
ДМН — до минования надобности (срок хранения дела определяется самим структурным подразделением, но не может быть менее 1 года);
ЭПК — экспертно-проверочная комиссия (решение об уничтожении дел или их приеме на хранение принимает ЭПК Государственного архива Российской Федерации);
Пост. — постоянно.

В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел (например, «дело не заводилось») о переходящих делах (например, «переходящее с 2005 года»), о выделении к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и т.п.
Если в течение года в подразделении возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно включаются в номенклатуру дел.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.
Контроль за правильным формированием дел в соответствии с номенклатурой дел осуществляется отделом делопроизводства Управления делами.
Методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами оказывает Центральный архив Роструда (тел.698-85-79).
Электронный текст документа
подготовлен ЗАО «Кодекс» и сверен по:
Бюллетень нормативных актов
федеральных органов
исполнительной власти,
N 15, 12.04.2010 (приказ);
рассылка (приложение)

Раздел 2. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛ

Ведомственный архив в целях качественного комплектования документами ГАФ СССР контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе делопроизводства.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, оформление, классификацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, Единой государственной системой делопроизводства, нормативно — методическими документами Главархива СССР, других учреждений государственной архивной службы, а также соответствующими ведомственными нормативно — методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

2.1. Основные требования к составлению номенклатур дел

2.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

2.1.2. Ответственность за составление номенклатур дел возлагается на службу делопроизводства организации.

Виды номенклатур дел

2.1.3. Составляются номенклатуры дел следующих видов: конкретные, типовые и примерные.

2.1.4. Конкретная номенклатура дел — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.

2.1.5. Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных (типовых или примерных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

2.1.5.1. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.

2.1.5.2. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

2.1.5.3. Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами делопроизводства организаций, имеющих подведомственную сеть однородных организаций. Разработка этих видов номенклатур дел может осуществляться также учреждениями государственной архивной службы СССР, главным образом их подразделениями, действующими на договорных началах за счет спецсредств, в порядке оказания методической помощи организациям.

Типовые и примерные номенклатуры дел, одобренные ЦЭК (ЭК) организации, согласовываются с соответствующим архивным органом <*> и утверждаются руководителем организации.

<*> До согласования эти номенклатуры дел, как правило, рассматриваются ЦЭПК (ЭПК) соответствующего архивного органа.

2.1.6. Типовые и примерные номенклатуры дел являются методическими пособиями и используются при составлении конкретных номенклатур дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации. Спецификой примерной номенклатуры дел является то, что по одному заголовку дела примерной номенклатуры может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок.

Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.

Основные требования к составлению номенклатур дел организации

2.1.7. Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел должна иметь конкретную номенклатуру дел.

2.1.8. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

2.1.9. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.

2.1.10. При составлении номенклатур дел организации следует руководствоваться основными положениями ЕГСД, уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, типовыми и примерными номенклатурами дел, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями ЦЭПК Главархива СССР об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел организации за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочными картотеками.

Заголовки и их составление в номенклатуре дел

2.1.11. В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности общественных организаций (профсоюзной, народного контроля, добровольных обществ и т.д.) и органов и подразделений, действующих на общественных началах (общественных отделов, комитетов, комиссий, советов, товарищеских судов и т.п.) <*>.

<*> В дальнейшем для краткости вместо слов «общественные организации и органы и подразделения, действующие на общественных началах» употребляются слова «общественные организации».

2.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».

2.1.13. В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

2.1.14. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

2.1.15. В номенклатуру дел организации включаются заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация.

2.1.16. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

2.1.17. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

2.1.18. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

— название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

— название организации или структурного подразделения (автор документа);

— название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

— краткое содержание документов дела;

— название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

— даты (период), к которым относятся документы дела;

— указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

2.1.19. В заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».

2.1.20. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Пример. «Документы о проведении межотраслевых и отраслевых тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.

Пример. «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».

2.1.21. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

Название организации в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое название.

Пример. «Протоколы заседания ученого совета института».

2.1.22. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу(ам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Пример. «Переписка с трестами о механизации строительных работ».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.

Пример. «Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам научно — технической пропаганды и обмена опытом работы».

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Пример. «Переписка с Мосэнерго о снабжении электроэнергией».

2.1.23. При обозначении в заголовках дел административно — территориальных единиц учитывается следующее:

— если содержание дела касается нескольких однородных административно — территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Пример. «Переписка с исполнительными комитетами областных Советов народных депутатов РСФСР о ходе строительства детских больниц»;

— если содержание дела касается одной административно — территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Пример. «Переписка с филиалом института (г. Тула) о координации научно — исследовательских работ».

Названия населенных пунктов приводятся в следующем порядке: село (деревня), город, район, область, край, союзная республика.

Пример. «Квартальные отчеты треста о работе автотранспорта».

2.1.25. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации

2.1.26. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой делопроизводства по установленной форме (Приложение 1) на основании номенклатур дел структурных подразделений и общественных организаций, разработанных по аналогичной форме (Приложение 2), согласованных ими с ведомственным архивом, одобренных ЭК структурных подразделений (при их наличии) и подписанных руководителями этих подразделений, организаций и органов.

2.1.27. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно — распорядительную документацию организации. После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных организаций.

Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно — отраслевой или функциональной схемам; названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации.

2.1.28. Номенклатура дел организации визируется заведующим ведомственным архивом, подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

2.1.29. Номенклатура дел организации печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. При этом ее первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй — используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий — находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый — в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

2.1.30. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства.

2.1.31. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения и общественные организации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

2.1.32. Номенклатура дел организации, не передающей документы на государственное хранение, одобренная ЭК организации, ежегодно утверждается руководителем организации. Первый экземпляр номенклатуры дел на каждый год хранится не менее 10 лет.

Требования к заполнению формы номенклатуры дел

2.1.33. Индексация дел. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности), общественной организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (общественной организации) или организации в целом. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер дела по номенклатуре.

Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

При наличии в организации классификатора вопросов деятельности индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, условного цифрового обозначения вопроса по классификатору и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения (общественной организации) или организации в целом. Например: 12-25-05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 25 — условное обозначение вопроса по классификатору, 05 — порядковый номер дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (направлений деятельности).

2.1.34. Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно — распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

2.1.35. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

2.1.36. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии — на типовую или примерную номенклатуру дел или другое основание для установления срока хранения дела.

При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению ведомственного архива и ЦЭК (ЭК) организации.

2.1.37. В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры службой делопроизводства указываются названия перечней документов с указанием сроков их хранения, использованных при определении сроков хранения дел при составлении номенклатуры дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

В этой же графе при переносе информации с традиционного носителя на машинный делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа. При пользовании организацией вычислительным центром (ВЦ) коллективного пользования или другим сторонним ВЦ пометка дополняется сведениями о местонахождении машиночитаемого документа.

2.1.38. По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются ведомственному архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

2.2. Основные требования к формированию дел в делопроизводстве организации

2.2.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов <*>, а также документы, подлежащие возврату.

<*> В дело могут включаться черновые и дублетные экземпляры особо ценных документов.

2.2.2. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства — службой делопроизводства организации; при децентрализованном — как структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство), так и службой делопроизводства организации.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством ведомственного архива, а при необходимости и соответствующего государственного архива.

2.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

— документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

— включать в дело по одному экземпляру каждого документа <*>;

<*> В дело могут включаться черновые и дублетные экземпляры особо ценных документов.

— каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов;

— группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы Советов народных депутатов и других выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность, — в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

— дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

2.2.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов или корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Группировка отдельных категорий документов

2.2.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

2.2.6. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

2.2.7. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

2.2.8. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), группировать в самостоятельные дела.

2.2.9. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

2.2.10. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

2.2.11. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

2.2.12. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.

2.2.13. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

2.2.14. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ — ответ помещается за документом — запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также в пределах учебного года, срока созыва и т.д.

2.2.15. Машиночитаемые документы, присланные из вычислительного центра в структурные подразделения, группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.