Куперс

Службы охраны труда и пожарной безопасности регулярно формируют локальные нормативные акты, инструкции, отправляют отчеты в надзорные органы. Давно стало нормой, что каждый такого рода документ заверяется подписью руководителя организации и печатью.

Всегда ли на самом деле обязательно наличие печати организации для подтверждения этих документов? К сожалению, государственные и отраслевые нормативно-правовые акты не дают на этот вопрос четкого ответа. А очень жаль, т.к. доступность недорого и качественно изготовить печать https://copy.spb.ru/pechat_i_chtamp/, подчас стимулирует, особенно малые компании, иметь печать организации сразу в нескольких отделах, у нескольких сотрудников, которые не прочь практически всегда использовать ее в подготовленных документах.

Давайте попробуем разобраться в этом вопросе с юридической точки зрения и в контексте общей логики документоведения.

Способы подтверждения действительности локальных актов

Под каждым локальным актом в организации ставятся подписи действующих ответственных сотрудников и руководителя предприятия. Для еще большей достоверности обычно ставится круглая печать организации. Необходимо ли это во всех случаях? Ведь как сами документы, так и уровни ответственности во всех случаях различны.

• Общие требования по простановке печатей на государственном уровне существуют только в отношении штампов, содержащих изображение государственной символики.
• На коммерческих предприятиях рекомендовано формировать внутренние акты относительно перечня документов, на которых в обязательном порядке требуется наличие печати.
• В остальных случаях достаточно даты создания локального нормативного акта и подписи ответственного работника.

При этом логически подразумевается, что подпись ответственного работника может подтвердить действительность документа только до тех пор, пока сам составитель и подписант локального акта продолжает исполнять свою работу и является ответственным за определенный сектор вопросов на предприятии согласно актуальному приказу за подписью руководителя предприятия.

В случаях, когда ответвленное лицо прекращает свою деятельность в определенной сфере, необходимо для продления действительности локальных актов производить переоформление документов, которые подписываются преемником бывшего ответственного сотрудника.

С юридической точки зрения доказательством того, что подписанные ответственным лицом акты являются действительными, является приказ по предприятию, за подписью руководителя и подтвержденный печатью организации.

В общем плане обязательно требуется заверять печатями документы, действующие не только на локальном уровне, но и за пределами организации. Сюда можно отнести документы следующего назначения:

• Финансовые подтверждения или документы, влекущие за собой финансовую ответственность.
• Исходящие документы, относящиеся к коммерческой сфере деятельности предприятия, либо влекущие какого-либо рода последствия, действия со стороны сторонних, особенно государственных и общественных организаций.
• Наградные листы, поощрения либо взыскания в отношении отдельных работников предприятия.

Разного рода уведомительные, информационные письма, не влекущие за собой никаких финансовых обязательств либо действий со стороны третьих лиц, организаций, не требуют подтверждения печатью.

Однако если информационные сообщения влекут за собой какого-либо рода существенные реакции со стороны сторонних организаций, тем более государственных учреждений, печать необходима. По крайней мере, дабы избежать проволочек и дополнительных подтверждений посредством обоюдной межведомственной переписки.

В данном контексте объяснить отсутствие четких государственных нормативов, когда нужно, а когда не нужно подтверждать документ печатью, объясняется естественной логикой.

К особому случаю относятся печати, содержащие герб Российской Федерации. Такого рода печати имеют право изготовлять и ставить на документах только организации, имеющие статус государственных либо официально уполномоченные государственными органами, так или иначе представлять государство.

Вот что нашла:
Нужна ли печать на документе?
Печать — это одно из средств индивидуализации организации. Причем на предприятии может быть несколько печатей. Но всегда ли при составлении документов их надо скреплять печатью? Этот вопрос возникает как у стороны, составляющей и выдающей документ, так и у получателя. Давайте же разберемся, на каких документах и в каких случаях нужно ставить оттиск печати.
Алексей Гришин, эксперт-аналитик ЗАО «Консалтинговая группа «Зеркало»»
Весь документооборот предприятия можно условно разделить на три больших сектора — деловые бумаги, первичные документы и налоговые документы. В первую категорию войдут различные кадровые приказы, договоры, доверенности. Во вторую — первичные документы, признаваемые таковыми по законодательству о бухучете. А в третью — документация, необходимая для налоговых целей (подтверждение расходов, льгот и т. п.). Для каждой из этих категорий установлены свои правила использования печатей.
Деловые
Начнем с деловых бумаг. Буквальное прочтение Трудового кодекса позволяет сделать вывод, что на кадровых документах (приказах, распоряжениях и т. п.) печать ставить не обязательно. В том числе не обязательна печать и на трудовом договоре (ст. 67 ТК РФ). Подтверждает этот вывод и постановление Госкомстата России от 05.01.04 № 1, утвердившее унифицированные формы кадровых документов. Ни на одной форме нет специально отведенного места для печати организации, составившей документ.
Так что, пожалуй, единственный кадровый документ, на котором нужна печать организации-работодателя, — это трудовая книжка. В ней печатью нужно заверять титульный лист (при его заполнении или внесении изменений — п. 2.2 инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69) и запись об увольнении (п. 35 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225).
Теперь что касается других наиболее распространенных документов — доверенностей и гражданско-правовых договоров. В силу прямого указания статьи 185 Гражданского кодекса доверенность от имени юридического лица должна быть заверена печатью этой организации. А вот на «гражданских» договорах печать не обязательна — в ГК РФ такого требования нет. Подтверждает это и судебная практика (постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 26.02.04 по делу № КА-А40/799-04 и от 15.02.02 по делу № КГ-А40/384-02).
Первичные
Обязательные для первичного учетного документа реквизиты перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Оттиск печати в данном перечне не назван. В то же время в законе говорится, что первичные документы составляются по официально утвержденным унифицированным формам. Из этого следует, что первичный документ, на котором нет печати, будет недействительным только в одном случае — если в унифицированной форме предусмотрено заверение печатью.
Например, в унифицированной форме товарной накладной (№ ТОРГ-12) предусмотрено место для печати грузополучателя. То есть без печати покупателя такой документ будет считаться составленным с нарушениями.
Налоговые
Ситуация с печатью на налоговых документах во многом схожа с первичными. Печать нужна только в том случае, если это прямо предусмотрено НК РФ или формой документа. Причем если речь идет о налоге на прибыль, то надо помнить о правилах статьи 252 Налогового кодекса РФ. В ней, в частности, говорится, что расходы, принимаемые в уменьшение базы, должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. В большинстве случаев в качестве подтверждающих документов выступает «первичка». Это значит, что в тех случаях, когда реквизит «М. П.» предусмотрен унифицированной формой первичного документа, при отсутствии оттиска печати документ считается оформленным с нарушением законодательства. И не может подтверждать произведенные расходы.
Гражданское законодательство не обязывает все организации иметь печать. Так, в ГК РФ вообще нет норм, регулирующих вопросы изготовления, учета и использования печатей. В то же время в законах, посвященных конкретным организационно-правовым формам юридических лиц, все же есть упоминания о необходимости иметь печать. Например, как акционерное, так и общество с ограниченной ответственностью обязаны иметь круглую печать. Она должна содержать полное фирменное наименование общества на русском языке и указание на место его нахождения (ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Подобные требования содержатся и в федеральных законах от 14.11.02 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях», от 12.01.96 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях». Поэтому унитарные предприятия и некоммерческие организации также должны обзавестись печатью.
При этом отметим, что количество печатей, принадлежащих одному лицу, законом не ограничено. Также не запрещается наносить на печать и более полную информацию об организации.

Согласно правилам современного российского делопроизводства большинство документов организации необходимо заверять печатью. Однако на ряд официальных бумаг эти правила не распространяются. Чаще всего у делопроизводителей возникает вопрос, нужно ли ставить печать на заявлении о подтверждении вида деятельности, на справке 2-НДФЛ и на документах внутреннего пользования (приказах, распоряжениях и т. д.).

Нужно ли ставить печать на заявлении о подтверждении вида деятельности?

По российскому законодательству юридические лица обязаны ежегодно направлять в Фонд социального страхования заявление о подтверждении вида экономической деятельности. Поскольку оно пишется на бланке установленной формы с внесением в специальные графы всех реквизитов компании, заверять документ печатью не нужно – достаточно подписи руководителя (с обязательной расшифровкой). При подаче заявления ответственным лицом территориального органа ФСС ставится штамп и подпись, подтверждающие прием документа.
К заявлению необходимо приложить справку-подтверждение основного вида экономической деятельности. Этот документ также оформляется на специальном бланке и, помимо подписей руководителя и главного бухгалтера, заверяется печатью организации. Печать ставится в левом нижнем углу, захватывая оттиском наименование должностей лиц, подписывавших документ. В том случае, если вы утратили печать или она вышла из строя, можно легко на бумаге менее чем за 1 час.

Нужно ли ставить печать на справке 2-НДФЛ с 2017 года?

В соответствии с Налоговым законодательством РФ юридические лица, в штате которых имеются наемные работники, должны предоставлять в налоговые органы справку о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ на каждого сотрудника в отдельности. Данный документ может быть направлен в одном из двух вариантов:

1. На бумаге.
2. В электронном виде.

В обоих случаях печать не ставится – документ заверяется живой или электронной подписью руководителя организации (либо его заместителя).
Вопрос возник в связи с тем, что до недавнего времени законодательство России обязывало юридические лица проставлять «мокрую» печать на всех документах. Однако с 6 апреля 2015 года согласно Федеральному закону РФ № 82-ФЗ это требование стало необязательным. А в октябре того же года Приказом Федеральной налоговой инспекции Российской Федерации были введены новые правила заполнения формы 2-НДФЛ, согласно которым из самой формы была удалена строчка «М.П.» (место печати). Однако строгого запрета на проставление печати на справке 2-НДФЛ не существует. Не будет ошибкой оформления документа, если руководитель организаций поставит печать на этом документе, но делать это он не обязан.
В 2017 году в законодательство РФ не было внесено никаких изменений относительно оформления этого документа, поэтому на вопрос, нужно ли ставить печать на справке 2-НДФЛ с 2017 года, ответ однозначный: нет.

Нужно ли на приказе ставить печать организации?

Нередко у делопроизводителей и специалистов кадровых подразделений возникают сомнения, нужно ли на приказе ставить печать организации. Здесь есть два совершенно четких правила:
1. Приказ – это документ организационно-распорядительного назначения, издаваемый руководителем компании для ее сотрудников. Он может быть следующего содержания:

• о приеме на работу;
• о предоставлении очередного, ученического или декретного отпуска;
• о переводе работника на другую должность;
• о выплате премий по результатам работы;
• об увольнении.

Поскольку приказ является документом внутреннего пользования, созданным в самой компании, печать на него не ставится.
2. Однако в случае, когда работником компании, другим юридическим лицом или государственными органами запрашивается копия приказа, документ приобретает статус исходящего. В этом случае его необходимо заверить печатью организации.