Содержание
- Экхарт Толле: Закон Изобилия — исходящий поток определяет входящий
- Ты не можешь получить то, чего не отдаешь
- Постановка делопроизводства в администрации сельсовета
- Организация работы с исходящими документами
- Понятие и виды исходящих документов
- Обработка исходящих документов
- Прохождение исходящего документа на примере организации документооборота в ГООУ НПО «ПЛ № 19»
- Обработка документов
Экхарт Толле: Закон Изобилия — исходящий поток определяет входящий
В течение двух недель попрактикуйте следующее и понаблюдайте, как это изменит жизнь: когда тебе кажется, что люди отказывают тебе — в похвале, высокой оценке, помощи, любящей заботе и так далее, — дай им это.
У тебя этого нет? Тогда просто действуй, как будто это у тебя есть, и это придет. И вскоре после того, как начнешь отдавать, ты начнешь получать. Ты не можешь получить то, чего не отдаешь. Исходящий поток определяет входящий. Думая, что мир тебе в чем-то отказывает, знай, что в действительности это у тебя уже есть, но пока ты сам не позволишь этому истечь наружу, ты даже не сможешь узнать, что оно у тебя есть. Это и есть изобилие.
Ты не можешь получить то, чего не отдаешь
Закон о том, что исходящий поток определяет входящий, выражен Иисусом в его сильнейшей образной фразе: «Давайте, и дастся вам: мерою доброю, утрясенною, нагнетенною и переполненною отсыплют вам в лоно ваше; ибо, какою мерою мерите, такою же отмерится и вам».
Подписывайтесь на наш аккаунт в INSTAGRAM!
Источник изобилия находится не вне тебя. Это часть того, кто ты есть. Однако начни с благодарности и признания изобилия, имеющегося снаружи. Узри полноту жизни во всем, что тебя окружает.
Почувствуй своей кожей тепло солнца, полюбуйся цветами, выставленными за стены цветочного магазина, откуси от сочного плода или промокни до нитки, пропитавшись богатством падающей с неба воды.
Полнота жизни — на каждом шагу. Благодарность этому окружающему тебя изобилию пробуждает то изобилие, что дремлет внутри тебя.
Выпусти его, позволь ему истекать. Когда ты улыбаешься незнакомцу, происходит небольшой выход энергии. Ты отдаешь. Почаще задавай себе вопрос: «Что я могу здесь отдать; как я могу послужить этому человеку, этой ситуации?»
Тебе ничем не нужно владеть, чтобы чувствовать себя изобильным, хотя если ты постоянно чувствуешь себя изобильным, вещи почти обязательно к тебе придут. Изобилие приходит только к тем, у кого оно уже есть.
Это кажется почти несправедливым, но это так. И изобилие, и нехватка — это внутренние состояния, проявляющиеся в твоей реальности. Иисус выразил это так: «Ибо, кто имеет, тому дано будет, а кто не имеет, у того отнимется и то, что имеет». опубликовано econet.ru
Постановка делопроизводства в администрации сельсовета
Л.Р. Фионова, Ю.Ю. Фионова, Пензенский государственный университет
|
|
Администрация Махалинского сельсовета входит в систему органов местного самоуправления Российской Федерации.
Центром муниципального образования «Сельское поселение Махалинский сельсовет» является село Махалино Кузнецкого района Пензенской области.
На территории сельсовета находятся пять населенных пунктов. Численность постоянно проживающего населения на 01.01.2013 составляла 3250 человек.
Структуру администрации Махалинского сельсовета составляют:
-
глава администрации;
-
специалист 1-й категории (секретарь);
-
специалист 1-й категории сектора учета и отчетности (главный бухгалтер);
-
инспектор военно-учетного стола;
-
счетовод-кассир.
-
исполнение указаний главы администрации;
-
формирование ежемесячного и ежегодного планов работы администрации;
-
осуществление подготовки ежемесячных отчетов о выполнении мероприятий, вошедших в план администрации;
-
ведение делопроизводства в администрации;
-
ведение учета личного состава;
-
организация работы совещаний, проводимых главой администрации Махалинского сельсовета;
-
осуществление оперативного контроля над выполнением постановлений, распоряжений, поручений главы администрации;
-
участие в организации и проведении референдумов, собраний и конференций граждан на территории сельсовета;
-
организация приема граждан главой администрации;
-
ведение приема граждан;
-
ведение работы ЗАГСа;
-
ведение работы паспортного стола;
-
ведение похозяйственной книги;
-
предоставление статистической отчетности;
-
оказание содействия в проведении сельскохозяйственной переписи и переписи населения;
-
обеспечение сохранности архивных документов и подготовка их для сдачи в архив.
-
по почте ( 9% в месяц);
-
по электронной почте ( 4% в месяц);
-
по факсу (6% в месяц).
-
документы вышестоящих организаций (распоряжения, письма, указания, постановления);
-
документы от не соподчиненных организаций (письма, акты, договоры, счета и др.).
-
организационные документы, которые регламентируют деятельность организации (устав, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел и др.);
-
распорядительные документы, издаваемые главой администрации (распоряжения, постановления, решения);
-
информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (протоколы, записки, акты и т. д.).
- входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
- прием и первичную обработку документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрацию;
- рассмотрение документов руководством;
- передачу на исполнение.
- проверка правильности доставки документов;
- проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
- фиксация факта получения документов;
- подготовка их к исполнению;
- передача документов исполнителям.
- составление чернового документа;
- подготовку проекта документа;
- его согласование (визирование);
- удостоверение документа;
- отправку документа.
- проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;
- проверка наличия удостоверяющих реквизитов;
- проставление исходящего регистрационного индекса;
- обработка документа для отправки.
- сортировку;
- вложение в конверты;
- адресование;
- сдачу в отделение связи.
- правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
- наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
- правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.
- проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
- протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.
- фельдъегерской или курьерской связью;
- секретарями;
- с помощью технических средств.
Вся обязанность по ведению делопроизводства возложена на специалиста 1-й категории (секретаря). Основными функциями секретаря администрации Махалинского сельсовета являются:
Все документы в администрации Махалинского сельсовета, как и в любой организации, представлены тремя большими группами: входящие документы; внутренние документы; исходящие документы.
Количественное соотношение входящих, исходящих и внутренних документов за 2012 год представлено в виде диаграммы на рис. 1, где входящих – 25%, исходящих – 23%, внутренних – 18%.
Доставка документов в администрацию Махалинского сельсовета осуществляется следующими способами:
Рис. 1. Диаграмма структуры документооборота
На рис. 2 представлена диаграмма, показывающая процентное соотношение способов доставки корреспонденции.
Рис.2. Соотношение способов доставки корреспонденции
По почте доставляются различные виды документов: письма, договоры, бандероли, а также печатные издания.
По электронной почте приходят рекламные письма, договоры, предложения. По факсу приходят письма, акты, договоры.
Рассмотрим оперограммы движения документов администрации Махалинского сельсовета. Оперограмма движения входящих документов представлена в табл.1.
Табл. 1. Оперограмма движения входящих документов
|
Технологическая операция |
Секретарь |
Глава администрации |
Исполнители |
|
Прием документов |
■ |
||
|
Передача документа с пометкой «лично» |
■ |
||
|
Предварительное рассмотрение |
■ |
||
|
Передача нерегистрируемых документов |
■ |
||
|
Регистрация |
■ |
||
|
Передача на рассмотрение |
■ |
||
|
Рассмотрение документов |
■ |
||
|
Передача исполнителю |
■ |
||
|
Исполнение |
■ |
||
|
Контроль исполнения |
■ |
||
|
Подшивка в дело |
■ |
Оперограмма движения исходящих документов администрации Махалинского сельсовета представлена в табл. 2.
Табл. 2. Оперограмма движения исходящих документов
|
Технологическая операция |
Секретарь |
Глава администрации |
Исполнители |
|
Составление черновика и создание проекта |
■ |
■ |
|
|
Согласование проекта документа |
■ |
||
|
Проверка правильности оформления |
■ |
||
|
Передача документа руководителю |
■ |
||
|
Подпись или утверждение |
■ |
||
|
Регистрация |
■ |
||
|
Отправка |
■ |
||
|
Подшивка в дело копии документа |
■ |
Работу с внутренними документами можно отобразить в оперограмме движения внутренних документов, представленных в табл. 3.
Табл. 3. Оперограмма движения внутренних документов
|
Технологическая операция |
Секретарь |
Глава администрации |
Исполнитель |
|
Составление и оформление проекта |
■ |
■ |
|
|
Передача руководителю |
■ |
||
|
Подпись и утверждение проекта |
■ |
||
|
Регистрация |
■ |
||
|
Передача документов |
■ |
||
|
Исполнение |
■ |
||
|
Контроль исполнения |
■ |
||
|
Подшивка в дело |
■ |
Анализ оперограмм показывает, что процесс движения документов в администрации Махалинского сельсовета в основном соответствует норме.
Входящий документопоток в администрации складывается из нескольких частей:
Соотношение видов входящих документов показано на рис. 3.
Рис. 3. Диаграмма соотношений основных видов входящих документов
Из диаграммы видно, что большую долю входящих документов администрации Махалинского сельсовета составляют письма.
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в администрации осуществляется централизованно секретарем.
Задачей секретаря является учет поступления документов из всех источников, их первичная обработка, координация их дальнейшего движения.
При первичной обработке входящих документов секретарь проверяет правильность доставки, целостность конвертов. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту для пересылки адресату. Заказная корреспонденция принимается под расписку.
Конверты с документами, в том числе и заказные, секретарь вскрывает, при этом проверяет комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствие документов и приложений, секретарь ставит в известность отправителя корреспонденции.
Секретарь имеет право на предварительный просмотр всех поступивших документов, исключение составляют документы с пометкой «Лично». Такие документы передаются сразу адресату. Конверты после вскрытия уничтожаются, кроме писем, где отсутствует обратный адрес.
Далее секретарь определяет, какие документы направляются на рассмотрение главе администрации, а какие — должностным лицам.
Данные о поступивших документах заносятся в регистрационный журнал, который приведен на рис. 4.
|
Входящий № и дата регистрации |
От кого поступил документ |
Исходящий № и дата полученного документа |
|
Рис. 4. Журнал регистрации входящих документов
Сразу можно заметить, что форма журнала не соответствует норме.
После регистрации в этот же день секретарь передает документы на рассмотрение главе администрации.
После рассмотрения документов глава администрации наносит резолюцию, которая определяет исполнителя, при необходимости — содержание поручения и срок исполнения. Затем документы возвращаются секретарю. В правом углу документа от руки ярким фломастером он проставляет слово «Контроль». После этого документ с резолюцией передается ответственному исполнителю. Опять же, исполнитель нигде не ставит роспись в получении документа.
Исходящие документы создаются в процессе деятельности администрации Махалинского сельсовета. Соотношение основных видов исходящих документов показано на рис. 5.
Рис. 5. Соотношение основных видов исходящих документов
Из диаграммы видно, что большую долю исходящих документов администрации Махалинского сельсовета составляют письма.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, с указанием почтового адреса или со списком на рассылку. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются секретарем в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. Секретарь регистрирует исходящую корреспонденцию в журнале регистрации исходящих документов, представленном на рис. 6.
|
Дата Документа |
№ документа |
Наименование документа |
Кому адресован |
Рис. 6. Журнал регистрации исходящих документов
Плохо, что в регистрационной форме нет сведений об исполнителе и о деле, в который подшивается второй экземпляр документа. После регистрации секретарь делает необходимое количество копий документа. Документы отправляются в день подписания, либо не позднее следующего рабочего дня. Второй экземпляр документа подшивается в дело. При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.
Передача документов по факсимильной связи, электронной почтой и телеграммой осуществляется в случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов срочного характера.
Внутренние документы администрации сельсовета по формам и назначению можно разделить на три группы:
Внутренние документы в администрации готовятся на бумаге формата А4 при помощи персонального компьютера.
Основные виды внутренних документов показаны на рис. 7.
44%
33%
23%
Протокол
Распоряжение
Решения
Рис. 7. Диаграмма соотношения основных видов внутренних документов
Из диаграммы видно, что большую долю внутренних документов в администрации Махалинского сельсовета составляют протоколы.
Работа с внутренними документами начинается с составления и оформления проекта. После того как проект документа составлен, оформлен, подписан или утвержден, он передается секретарю для последующей регистрации.
При работе с обращениями граждан в администрации Махалинского сельсовета основной задачей секретаря является организация личного приема населения главой администрации, ведение делопроизводства по регистрации письменных и устных обращений граждан, а также контроль сроков их рассмотрения.
Обращения в администрации Махалинского сельсовета бывают индивидуальными и коллективными. Все обращения принимаются в ходе личного приема (рис. 8).
Предложения граждан рассматриваются в срок до 30 дней за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается лицу, внесшему предложение.
Заявления и жалобы разрешаются в срок до 30 дней со дня поступления в администрацию, а не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно, но не позднее 15 дней.
|
Количество и характер обращений |
2012 г. |
|
|
% |
Кол-во |
|
|
Всего в администрацию сельсовета |
||
|
В ходе личного приема |
||
|
Соцзащита |
39,2 |
|
|
Землепользование |
17,6 |
|
|
Связь |
15,6 |
|
|
Транспорт |
11,8 |
|
|
Сельское хозяйство |
||
|
ЖКХ |
||
|
Предоставление жилья |
||
Рис. 8. Количество и тематика обращений в 2012 году.
Если для изучения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, сроки их разрешения в порядке исключения продлеваются, но не более чем на 30 дней с сообщением об этом заявителю.
В тех случаях, когда обращение не относится к полномочиям администрации Махалинского сельсовета, оно направляется в пятидневный срок по принадлежности с извещением об этом заявителя.
Первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающих письменных обращений граждан осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера поступившего обращения и индекса в соответствии с Тематическим классификатором обращений граждан, например И-186-08.13.
Все поступающие обращения граждан регистрируются в регистрационно-контрольной карточке в день их поступления.
В карточку вносятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, сведения о корреспонденте, краткое содержание, а также входящий номер и дата, резолюция руководства, сведения об исполнителе, которому направлен документ.
Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах: один экземпляр вместе с обращением передается исполнителю, второй – помещается в контрольную картотеку. По мере исполнения обращений граждан первые экземпляры регистрационно-контрольных карточек из контрольной картотеки перемещаются в справочную картотеку. Картотеки формируются по алфавитному принципу, по административно-территориальному принципу, а также по тематике вопросов, затронутых в обращениях.
Обращения граждан в администрацию Махалинского сельсовета считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны ответы в соответствии с законодательством. В регистрационно-контрольных карточках делается отметка о принятых решениях.
Обращения граждан после их разрешения возвращаются секретарю со всеми относящимися к ним материалами.
На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения ставится надпись «В дело», дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
Анализ постановки делопроизводства в администрации Махалинского сельсовета показал, что делопроизводство ведется секретарем (специалистом 1-1 категории) в соответствии с имеющейся Инструкцией по делопроизводству, которая соответствует Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти в части, касающейся общих вопросов делопроизводства. Есть небольшие замечания по формам, используемым для регистрации документов. Их нужно привести в соответствие с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.
Правильная постановка делопроизводства в органах местного самоуправления является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан.
Организация документооборота. Обработка входящих, исходящих и внутренних документов.
Все документы организации делятся на три документопотока:
§ входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;
§ исходящие (отправляемые) документы;
§ внутренние документы.
Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.
Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.
Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).
Обработка входящих документов
К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций.
Обработка входящих документов включает:
§ прием и первичную обработку документов;
§ предварительное рассмотрение и распределение документов;
§ регистрацию;
§ рассмотрение документов руководством;
§ передачу на исполнение.
Первичная обработка документов. Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции. Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.
Предварительное рассмотрение. После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.
Распределение документов. Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Регистрация документов. Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).
Рассмотрение руководством. Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция переносится в регистрационную форму.
Передача на исполнение. Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством. Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю. Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.
Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:
§ проверка правильности доставки документов;
§ проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
§ фиксация факта получения документов;
§ подготовка их к исполнению;
§ передача документов исполнителям.
Обработка исходящих документов
Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение.
Обработка исходящих документов включает:
§ составление чернового документа;
§ подготовку проекта документа;
§ его согласование (визирование);
§ удостоверение документа;
§ отправку документа.
За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.
В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.
Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.
Каждый работник службы ДОУ должен знать, что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.
Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:
§ проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;
§ проверка наличия удостоверяющих реквизитов;
§ проставление исходящего регистрационного индекса;
§ обработка документа для отправки.
Обработка отправляемой корреспонденции включает:
§ сортировку;
§ вложение в конверты;
§ адресование;
§ сдачу в отделение связи.
Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:
§ правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
§ наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
§ правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.
Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.
На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.
Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.
Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
Организация работы с исходящими документами
Понятие и виды исходящих документов
Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения.9
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. Они могут направляться в подчиненные учреждения (если такие имеются), в вышестоящие организации или частным лицам, приславшим обращение.
В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) — постановления, приказы и информационных (коммуникативных) документов — письма (информационные, гарантийные, ответные, инициативные и др.), докладные записки, обзоры, справки, отчеты, телеграммы, телефонограммы, электронные письма, факсы, договоры, документы по их выполнению.
Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия.
Обработка исходящих документов
Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.10
Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоят из следующих операций:
ь составление проекта документа исполнителем;
ь согласование проекта документа;
ь оформление или проверка правильности оформления документа;
ь подписание или утверждение (если необходимо);
ь регистрация документа;
ь отправка документа адресату;
ь подшивка второго экземпляра в дело.11
Проект документа составляют руководители или специалисты структурных подразделений.
При подготовке проекта исходящего документа вся ответственность за его подготовку возлагается на его ответственного исполнителя. Ему предоставляется право координировать действия других исполнителей. Документ оформляется по ГОСТ Р 6.30-2003.12
К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.
Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, приложения к документу.13
Перед подписанием документа, исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены.
Исходящий документ должен:
а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;
б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;
в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе;
г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;
д) иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа в четыре и более адресов;
е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).
Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрация производится путем постановки штампа «Исходящий №__» и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). 14
Для регистрации исходящих документов необходимы данные:
* номер документа, включающий номер дела
*дата документа
*адресат
* краткое содержание или заголовок
* отметка об исполнении
* исполнитель
* примечание.
Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку «Подлежит возврату» и такую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале). После регистрации и присвоения исходящему документу.
Регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Обработка и отправка документов почтой проводятся обычно централизованно экспедицией, сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или секретарем в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.15
Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт.
Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:
— наличие подписи;
— наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;
— наличие заголовка;
— правильность адресования;
— если документ предназначен разовому корреспонденту, отсутствующему в адресной книге — наличие адреса;
— наличие отметки об исполнителе;
— наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.16
После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:
· документы, отправляемые по почте;
· документы, отправляемые по факсу;
· документы, отправляемые с курьерами.
При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные документы и поздравительные письма.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.17
Оформление и отправление служебных телеграмм осуществляются в течение часа после их регистрации в службе ДОУ.
Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.
С помощью средств электросвязи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных писем (электронных сообщений). Виды документов, информация которых передается по каналам электросвязи, необходимость и порядок досыла их бумажных оригиналов адресату должны быть определены в инструкции по делопроизводству организации с учетом используемых технических и программных средств.18
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело. На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении черновиков и вариантов.
Прохождение исходящего документа на примере организации документооборота в ГООУ НПО «ПЛ № 19»
Исходящий документ был создан в организации ГООУ НПО «Профессиональный лицей № 19» на основании входящего документа, поступившего по факсу из Мурманского технологического колледжа сервиса (МТКС). Суть входящего документа — информирование о проведении региональной олимпиады по английскому языку среди студентов и обучающихся учреждений начального и среднего профессионального образования Мурманской области. Указаны цели, условия, дата проведения олимпиады и сроки подачи заявок.
По существу данного документа в ГООУ НПО «Профессиональный лицей №19» был издан приказ (внутренний документ) о направлении на региональную олимпиаду по английскому языку четырех обучающихся лицея и назначении руководителя делегации. Составлена заявка (исходящий документ) на участие в олимпиаде, в которой администрация ГООУ НПО «ПЛ №19» ходатайствует о включении в состав участников региональной олимпиады обучающихся лицея.
Движение внутреннего и исходящего документов (приказа и заявки) автор работы представляет в виде оперограммы движения документов, анализируя которую, видно возвратное движение при прохождении документов. Проект приказа отправлен на доработку, т.к. МТКС не предоставил Положение об олимпиаде, указав только, что оно находится на согласовании в Министерстве образования и науки Мурманской области. Необходимо было уточнить уровень подготовки обучающихся по Положению об олимпиаде, т.к. на участие в олимпиаде были заявлены обучающиеся 1 курса «ПЛ-19».
Опрерограмма движения документов:
|
Зам. по ТО |
Секретарь |
Согласующий (директор) |
Исполнитель |
Архив |
|
Создание проекта приказа и заявки |
||||
|
Согласование |
||||
|
Доработка проекта приказа |
||||
|
Повторное согласование проекта приказа |
||||
|
Подпись (утверждение) |
||||
|
Регистрация |
||||
|
Копирование приказа и заявки |
||||
|
Ознакомлениес приказом |
||||
|
Исполнение приказа |
||||
|
Контроль за исполнением |
||||
|
Отправка заявки |
||||
|
Формирование дела |
||||
|
Подшивка вторых экземпляров в дело |
||||
|
Оперативное хранение |
||||
|
Передача в архив |
||||
|
Архивное хранение |
Обработка документов
Документопотоки
Все документы организации делятся на три документопотока:
Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.
Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.
Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).
К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.
Обработка входящих документов включает:
Первичная обработка документов
Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.
Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.
Предварительное рассмотрение
После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.
Распределение документов
Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Регистрация документов
Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).
Рассмотрение руководством
Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.
Резолюция переносится в регистрационную форму.
Передача на исполнение
Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.
Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.
Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.
Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:
Обработка исходящих документов
Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.
Обработка исходящих документов включает:
За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.
В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.
Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.
Каждый работник службы ДОУ должен знать» что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.
Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:
Обработка отправляемой корреспонденции включает:
Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:
Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.
На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.
Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.
Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
Обработка внутренних документов
К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.
Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).
Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:
Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:
Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.
В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.
Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.
Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.