- от автора admin
9. Тема 8. Номенклатура дел. Подготовка документов для архивного хранения
Документооборот организации заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизации документов и, следовательно, содержащейся в них информации — одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, предоставить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения. Обеспечение установленного порядка хранения документом в делопроизводстве — гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.
Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Согласно ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:
Дело — совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке.
Каждый отдел, структурное подразделение организации на каждый год составляют свою номенклатуру дел. Номенклатура дел организации составляется по форме, определенной Государственной архивной службой РФ, на основе номенклатуры дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.
Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного подразделения и краткого содержания документов дела.
Дела формируются в организации децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений. Контроль за правильностью формирования дел осуществляет служба ДОУ. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре дел;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело. Протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам. Обращения граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению формируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ нумеруется следом за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Деятельность по отбору документов необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению. Деятельность по отбору документов на государственное хранение и установлению сроков их хранения на основе принятых критериев называется экспертизой ценности документов.
Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций службы документационного обеспечения управления, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива, и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда РФ в целом.
Экспертиза ценности документа, оформление дел, составление описей дел, оперативное хранение документов и дел, передача дел на архивное хранение осуществляются согласно правилам, утвержденным Государственной архивной службой РФ.
ЗАДАНИЯ
1. Дайте определение номенклатуры дел. Что такое сводная номенклатура дел, как она составляется? Как вы понимаете индексацию дел? Кто составляет номенклатуру дел, кем она утверждается?
2. Как формируются документы в дела? Каков порядок оформления дела?
3. Составьте опись дела. Объясните необходимость заверительной надписи.
4. Дайте понятие примерной и типовой номенклатуры дел.
5. Расскажите о существующих критериях экспертизы ценности документов. Перечислите основные этапы экспертизы ценности документов.
6. Составьте формуляр-образец сводной номенклатуры, номенклатуры структурного подразделения.
Список литературы
1. Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России».
2. Постановление Правительства Российской Федерации от 3 марта 1993 г. № 191 «О порядке ведомственного хранения документов и организация их в делопроизводстве».
3. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 N 1562 «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России»
4. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19.
5. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие. — 2-е изд. испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2002. — 328 с.
6. Пшенко А. В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учебное пособие. — М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994. — 85 с.
Итак, четвертый и последний этап в алгоритме разработки номенклатуры дел – оформление ее проекта, подписание, согласование и утверждение.
Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации или по образцу общего бланка, причем содержательная часть документа должна быть представлена в форме таблицы с установленным названием граф (см., например, Методические рекомендации, приложение № 19):
Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Номер и название раздела | ||||
В графе 1 проставляются в валовом порядке индексы (номера дел), включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (кода) раздела (структурного подразделения) и порядкового номера заголовка дела в пределах данного раздела. Индексы обозначаются парами арабских цифр, оформленных через дефис.
Например:
01-01, где 01 – код структурного подразделения (например, секретариат) и 01 – номер заголовка дела в данном разделе (в секретариате).
В конце каждого раздела номенклатуры дел оставляются резервные номера (не более 3) для отражения дел, которые могут быть заведены вновь в делопроизводственном году. Рекомендуется по возможности (но необязательно) сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных разделах номенклатуры дел, а для переходящих дел (т.е. делопроизводство по документам, содержащимся в них, не закончено) индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел из систематизированных карточек или базы данных переносятся заголовки дел (томов, частей). В течение года заголовки дел могут уточняться в процессе формирования документов дела.
Графа 3 в момент оформления номенклатуры дел как планового документа не заполняется, она заполняется по итогам календарного/делопроизводственного года. В ней арабскими цифрами рядом с заголовками дел проставляется фактическое количество томов, частей с документами данного дела, заведенных в делопроизводстве.
Из систематизированных карточек с заголовками дел в графу 4 переносятся сроки хранения документов, номера статей по конкретному перечню или ссылки на статьи, пункты и подпункты законодательных актов и других нормативных правовых документов, на основании которых установлен срок хранения документов данного дела.
В графе 5 «Примечание» указываются название перечня документов, по которому устанавливаются сроки хранения документов дела, проставляются отметки «В электронном виде», «Переходящее», отметки о лицах, ответственных за формирование дела и обеспечение его сохраннояти и т.п.
Подписывает сводную номенклатуру дел руководитель службы делопроизводства. На документе оформляются:
- виза руководителя архива организации или лица, ответственного за архивное хранение документов;
- гриф согласования с экспертной комиссией организации (если она образована);
- гриф согласования с архивным учреждением (обычно согласование оформляется протоколом заседания ЭПК архивного учреждения), если организация сдает документы в государственный или муниципальный архив и является источником их комплектования.
Процедура согласования номенклатуры дел с архивным учреждением проводится не реже одного раза в 5 лет и осуществляется в обязательном порядке при коренном изменении структуры, направлений деятельности и функций организации, когда обязательной становится разработка новой номенклатуры дел.
Номенклатура дел оформляется в государственных органах и муниципальных учреждениях в четырех экземплярах, в негосударственных – в трёх.
Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства.
Второй экземпляр передаётся в государственный или муниципальных архив, с ЭПК которого согласовывалась номенклатура дел.
Третий экземпляр хранится в архиве организации или у лица, ответственного за архивное хранение.
Четвертый является рабочим экземпляром, который после утверждения номенклатуры дел служба делопроизводства направляет в структурные подразделения в виде копии/выписок соответствующих разделов в качестве обязательного плана формирования дел в следующем календарном/делопроизводственном году.
Сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации (грифом утверждения руководителем в федеральных органах исполнительной власти или приказом руководителя негосударственной организации) и регистрируется в общем потоке организационных или распорядительных документов.
По окончании года заполняется графа 3 номенклатуры дел и оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей). Итоговые записи к номенклатуре дел каждого структурного подразделения передаются ответственными за делопроизводство в подразделениях в службу делопроизводства. Итоговая запись к сводной номенклатуре дел организации, т.е. количественные характеристики документального фонда, направляются в обязательном порядке службой делопроизводства в государственный или муниципальный архив (если документы организации передаются на соответствующее хранение) или в архив организации (лицу, ответственному за архив), если документы не передаются в государственный или муниципальный архив. Итоговая запись к номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства, а отметка о передаче итоговых сведений в архив подписывается сотрудником, передавшим сведения, с указанием должности, расшифровки подписи и даты передачи. Например:
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2012 году в обществе с ограниченной ответственностью «ХХХ»
По срокам хранения | Всего | В том числе: | ||
переходящих | с отметкой «ЭПК» | |||
1 | 2 | 3 | 4 | |
Постоянного | 10 | 6 | 0 | |
Временного(свыше 10 лет) | 12 | 0 | 10 | |
Временного (до 10 лет включительно) | 48 | 8 | 2 | |
Итого: | 70 | 14 | 12 |
Руководитель службы ДОУ подпись И.О. Фамилия 20.01.2013
Итоговые сведения переданы в архив.
Специалист отдела делопроизводства подпись И.О. Фамилия 22.01.2013
Скачать пример оформления заголовочной части и некоторых статей номенклатуры дел (структурного типа) в формате
Таким образом, с помощью номенклатуры дел осуществляется систематизация документального фонда организации и идентификация каждого документа с учетом его подлинности или копийности и формы представления (бумажной или электронной). А указание должности ответственного за обеспечение сохранности дел (категорий документов) позволяет организационно правильно осуществлять по акту прием-передачу дел по должности в случае увольнения или перевода руководителей соответствующих подразделений.
Интересные материалы:
- Трудовой договор салон красоты, образец
Наш сервис позволяет избавить специалиста от рутинной работы: подробной вычитки после правок, исправления слетевших ссылок,…
- Учредительный договор образец рк
Понятие Учредительного договора Учредительный договор по своей правовой природе является гражданско-правовым многосторонним договором, закрепляющим взаимные…
- Служебная записка по перерасходу топлива, образец
Докладная записка обычно включает:- наименование структурного подразделения;- наименование вида документа (докладная записка);- дату;- адресат;- заголовок…
- Образец заполнения КНД 1153006
Документ показан в сокращенном демонстрационном режиме! Получить полный доступ к документу Вход для пользователей Стань…
- Договор продажи дров, образец
Некоторым, возможно, покажется странным, что дрова при достигнутом уровне газификации остаются востребованным товаром, но это…