Куперс

3.10. Изменения, вносимые в личное дело
С течением времени в жизни работников организации могут происходить различные изменения: они сменяют место жительства, заключают брак, разводятся, повышают свою квалификацию, меняют паспорта и т.д. Все эти изменения фиксируются в дополнении к личному листку по учету кадров (п. 13 Инструкции о личных делах).
Пример. Работника наградили правительственной наградой. В графе 2.1 «Записи о награждении, присвоении званий (степеней)» раздела 2 дополнения к личному листку по учету кадров делается запись о награждении.
Также все изменения состава документов личного дела: изъятие документов или их копий, включение новых документов или их копий, замена оригиналов документов их копиями и др. — отражаются во внутренней описи документов (ч. 2 п. 10 Инструкции о личных делах).
В случае если работник в период своей трудовой деятельности изменил фамилию, в личное дело необходимо внести следующие изменения:
— на обложке личного дела старая фамилия заключается в скобки и над ней надписывается новая (ч. 2 п. 18 Инструкции о личных делах);
— в дополнении к личному листку по учету кадров в графе 2.4 раздела 2 делается запись об изменении фамилии;
— в личное дело работника включается копия (выписка) приказа об изменении фамилии (ч. 1 п. 8 Инструкции о личных делах).
Если в период формирования личного дела наименование вышестоящей организации, организации, структурного подразделения изменилось, прежнее наименование заключается в скобки, а новое указывается выше (подп. 82.1 п. 82 Правил работы архивов).
Пример. Общество с ограниченной ответственностью «Маргаритка»
(ООО «Маргаритка»)
(Общество с ограниченной ответственностью «Кактус»)
4.1. Личные дела внутренних совместителей
В личном деле содержатся наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности (ч. 1 п. 2 Инструкции о личных делах). Поэтому, если работник в свободное от работы время выполняет оплачиваемую работу у того же нанимателя на условиях другого трудового договора, т.е. является внутренним совместителем (ч. 1 ст. 343 ТК), на данного работника все равно ведется только одно личное дело. Ведение двух и более личных дел на одного работника у одного нанимателя законодательство Республики Беларусь не предусматривает.
Ситуация из практики. Заведующий отделом хозяйственного обслуживания становится внутренним совместителем: в свободное от основной работы время он будет выполнять обязанности на 0,3 ставки уборщика производственных помещений 1-го разряда.
Личное дело на данного работника было заведено после заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу в организацию по должности заведующего отделом хозяйственного обслуживания. Профессия «Уборщик производственных помещений 1-го разряда» является рабочей профессией (параграф 387 выпуска 1 Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, утвержденного постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 N 331). Ведение личных дел на рабочих законодательством не предусмотрено.
Вместе с тем если на работника уже заведено личное дело, то в него необходимо вносить все сведения, касающиеся трудовой деятельности конкретного работника в данной организации (ч. 1 п. 2 Инструкции о личных делах), даже если эта деятельность связана с выполнением работы по рабочей профессии.
Если на работника до момента установления внутреннего совместительства не было заведено личное дело (например, он работал по рабочей профессии), а после оформления совместительства появилась необходимость ведения личного дела (работник будет выполнять обязанности по должности специалиста или руководителя), то нужно завести личное дело на работника — специалиста (руководителя), а о том, что работник также выполняет обязанности по рабочей профессии, целесообразно сделать отметку в личном деле.
Такую отметку можно сделать в п. 16 личного листка по учету кадров (в графе «Дополнительные сведения, указываемые по согласованию анкетируемого и нанимателя»), указав дату и номер приказа о приеме на работу по рабочей профессии в данную организацию.
Пример. 16. Дополнительные сведения (указываются по согласованию анкетируемого и нанимателя): 08.06.2012 принят на работу столяром 5-го разряда (приказ N 184-к).
4.2. Личные дела внешних совместителей
Инструкция о личных делах не содержит каких-либо особенностей по оформлению, ведению личных дел работников, работающих на условиях внешнего совместительства (ч. 1 ст. 343 ТК). Поэтому если работник работает у данного нанимателя по совместительству, а основное место работы у него в другой организации, то наниматель обязан вести личное дело на такого работника в общем порядке. Личное дело такого работника должно содержать те же документы, что и личные дела работников организации, для которых это место работы является основным.
Ситуация из практики. Работник работал в ООО «Орхидея» по основному месту работы. Затем он уволился и устроился на основное место работы в другую организацию. В ООО «Орхидея» он устроился на ту же должность на 0,2 ставки по совместительству. Специалист по кадрам ООО «Орхидея» включила в состав его заведенного изначально личного дела приказ об увольнении, приказ о приеме на работу по совместительству и продолжила вести его прежнее личное дело.
Крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника (абз. 6 подп. 82.5 п. 82 Правил работы архивов). Поэтому специалист по кадрам должна была после завершения дела делопроизводством передать его в архив организации и завести новое личное дело.
Ситуация из практики. Работник работал в ООО «Ключ» по совместительству, т.к. по основному месту работы он работал в ЗАО «МНП». В обеих организациях в соответствии с Инструкцией о личных делах на него были заведены и велись личные дела. Через некоторое время работник уволился из ЗАО «МНП», в связи с чем в его контракт в ООО «Ключ» были внесены изменения, связанные с тем, что ООО «Ключ» стало для работника основным местом работы.
В рассмотренной ситуации (в связи с переходом работника на основное место работы в ООО «Ключ») не требуется заводить на данного работника новое личное дело и завершать делопроизводством личное дело совместителя, т.к. работник непрерывно осуществляет трудовую деятельность у данного нанимателя.
Однако если бы работник был уволен из ООО «Ключ» (т.к. перестал быть совместителем) и был бы принят в ООО «Ключ» на ту же должность в качестве основного места работы, то потребовалось бы на основании увольнения завершить его личное дело делопроизводством и завести новое (абз. 11 подп. 82.5 п. 82 Правил работы архивов).
5.1. Порядок приема-передачи личных дел в организации
при увольнении или переводе работника кадровой службы
В соответствии с ч. 2 п. 20 Инструкции о личных делах если увольняется или переводится работник, ответственный за учет и сохранность личных дел, то дела передаются иному ответственному лицу по акту приема-передачи.
Пример. В небольшой организации работает 1 специалист по кадрам, который увольняется. Новый работник пока не найден, и руководитель организации просит главного бухгалтера принять личные дела.
Обратите внимание!
Если руководитель организации самостоятельно принимает личные дела, то издание дополнительного приказа не требуется, т.к. законодательством обязанность по контролю за хранением личных дел возложена персонально на руководителя организации (п. 4 Инструкции о личных делах). Однако оформление акта приема-передачи требуется в любом случае.
Непосредственно перед передачей необходимо оформить приказ, уполномочивающий главного бухгалтера принять дела и нести ответственность за их учет и сохранность.
Акт приема-передачи составляется в свободной форме, однако он должен содержать:
— дату приема-передачи;
— перечень передаваемых личных дел;
— подписи передающего и принимающего лиц.
В случае недостачи от ответственного лица нужно затребовать объяснительную записку с изложением причины допущенного нарушения.
Если ответственное лицо отказывается от дачи пояснений по факту недостачи личных дел, то об этом следует составить акт.
Если в ходе разбирательства будет установлено, что в действиях ответственного лица есть состав дисциплинарного проступка, то работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности.
Обратите внимание!
В связи с тем что прием-передача личных дел, а также разбирательство в причинах недостачи (при ее наличии) может занять значительный промежуток времени, нецелесообразно назначать прием-передачу на последний рабочий день ответственного лица, которое увольняется.
Ситуация из практики. Прием-передача личных дел был назначен на последний рабочий день специалиста по кадрам. Однако в указанный день принимающее лицо (главный бухгалтер) было неожиданно задействовано для дачи пояснений налоговой инспекции, проводящей проверку. Руководитель организации дал указание не выдавать трудовую книжку специалисту по кадрам, до того как последний передаст личные дела.
Однако наниматель не имеет права задерживать увольняющегося работника, отказывая ему в выдаче трудовой книжки (ст. 50 ТК) либо задерживая выплаты, причитающиеся работнику на день увольнения (ст. 78 ТК).
В рассматриваемой ситуации необходимо было назначить иное (кроме занятого главного бухгалтера) ответственное лицо и передавать дела ему, а приказ на главного бухгалтера признать утратившим силу.
Утраченные личные дела необходимо в срочном порядке восстановить, в противном случае должностное лицо, по вине которого произошла утрата, может быть привлечено к административной ответственности (ст. 23.37 КоАП). Восстановлением личного дела, как правило, занимается лицо, уполномоченное нанимателем на формирование и ведение личных дел.
5.2. Порядок выдачи личных дел во временное пользование
Работникам организации либо сторонним организациям личные дела могут выдаваться во временное пользование (ч. 1 п. 21 Инструкции о личных делах). Как правило, работнику его личное дело выдается на основании заявления с разрешения руководителя организации. В заявлении (письме сторонней организации) обычно указываются причины и сроки выдачи.
Законодательство не содержит каких-либо ограничений по срокам предоставления личных дел во временное пользование. Полагаем, что определение срока должно зависеть от причины предоставления документа.
Обратите внимание!
Выдать личное дело во временное пользование является правом руководителя, а не его обязанностью, т.к. именно руководитель персонально отвечает за контроль за хранением личных дел (п. 4, ч. 1 п. 21 Инструкции о личных делах). Исключения составляют случаи, прямо предусмотренные законодательством, в частности личные дела выдаются на основании постановлений следственных органов (ч. 8 ст. 36, ч. 2 ст. 103 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь) и т.п.
Разрешение руководителя организации на выдачу может быть оформлено в виде резолюции на заявлении работника или письме сторонней организации, обратившейся за предоставлением личного дела.
Пример резолюции. Ивановой Е.П. не позднее 06.03.2013 выдать заявителю запрашиваемое личное дело на срок 5 рабочих дней.
При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые (ч. 2 п. 21 Инструкции о личных делах).
Обратите внимание!
Для контроля за составом и состоянием личного дела в момент выдачи и после его возврата целесообразно сделать ксерокопию всех документов, входивших в состав личного дела, включая внутреннюю опись, и попросить лицо, которое получает дело во временное пользование, расписаться на копии внутренней описи.
Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка (ч. 3 п. 21 Инструкции о личных делах). В контрольной карточке делаются отметки о:
— номере личного дела и Ф.И.О. работника, на которого оно ведется;
— дате выдачи;
— адресате выдачи;
— расписке в получении;
— телефоне получателя;
— дате возврата.
Форма контрольной карточки содержится в приложении 6 к Инструкции о личных делах.
Контрольная карточка заполняется и оформляется на каждое выданное дело и помещается на его место. При возврате личного дела каких-либо пометок в карточке не требуется, дело помещается на место, карточка изымается. Срок и обязанность хранения карточек после возврата личных дел законодательством не установлены.
Если личное дело не возвращено в срок, указанный в контрольной карточке, лицу, ответственному за учет и сохранность личных дел, целесообразно в письменной форме напомнить получателю о необходимости возврата.
В противном случае ответственное лицо впоследствии может быть привлечено к дисциплинарной ответственности за противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (ст. 197 ТК), повлекшее утрату личного дела.
Ситуация из практики. Инженер-технолог просил выдать ему личное дело во временное пользование. Личное дело он получил, однако по прошествии срока предоставления сообщил, что личное дело утерял. Руководитель организации хочет привлечь работника — специалиста по кадрам к дисциплинарной ответственности.
В рассматриваемой ситуации привлечь к дисциплинарной ответственности специалиста по кадрам нельзя, потому что этот работник не совершал противоправных виновных действий (ст. 197 ТК).
Если работник, своевременно не возвративший личное дело, находится на рабочем месте, то следует оформить уведомление о возврате личного дела.
Если указанный работник отсутствует на работе, то ему следует отправить письмо с уведомлением о вручении.
Если даже после дополнительного напоминания личное дело не возвращено, от работника, получившего его во временное пользование, следует затребовать объяснение.
После утраты личное дело восстанавливается. Отдельно от него до сдачи в архив организации целесообразно хранить объяснительную записку получателя о причинах утраты первоначального экземпляра дела.
Если получатель отказывается пояснять причины невозврата личного дела, то во избежание вышеуказанных последствий для ответственного лица следует составить акт об отказе от дачи пояснений.
Обратите внимание!
Работника, получившего личное дело во временное пользование, но не вернувшего дело, нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности, т.к. к такому виду ответственности работник может быть привлечен только за неисполнение своих трудовых обязанностей (ст. 197 ТК), в которые хранение личного дела не входит.
6.1. Ведение журнала (книги) учета личных дел
Для обеспечения учета личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел (ч. 1 п. 20 Инструкции о личных делах). Наниматель самостоятельно определяет, что использовать для ведения журнала (книги) учета личных дел. В частности, допустимо для ведения журнала использовать общие тетради и т.п.
На основании журнала (книги) учета личным делам присваиваются регистрационные индексы (ч. 1 п. 18 Инструкции о личных делах).
Обратите внимание!
Личные дела учитываются в журнале (книге) учета с присвоением им номеров в валовом порядке независимо от года их заведения (постановки на учет). Это обусловлено тем, что личные дела документами не являются (т.к. являются совокупностью документов), следовательно, подп. 142.6 п. 142 Инструкции по делопроизводству, который предписывает присваивать регистрационные номера в пределах делопроизводственного года, на личные дела не распространяется.
Помимо регистрационных индексов и заголовков журнал (книга) учета личных дел содержит сведения о дате постановки личного дела на учет и дате снятия с такого учета. Датой постановки на учет следует считать дату формирования личного дела, а датой снятия с учета — дату передачи личного дела в архив.
Форма журнала (книги) учета личных дел содержится в приложении 5 к Инструкции о личных делах.
Срок хранения журнала (книги) учета личных дел во всех организациях составляет 75 лет (п. 640 Перечня типовых документов). Срок хранения данного документа начинает течь с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводством (п. 12 примечания к Перечню типовых документов).
6.2. Хранение личных дел
Оперативное хранение личных дел (до момента их передачи в архив организации) осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам) (п. 1 Инструкции о личных делах) либо иное лицо, уполномоченное руководителем организации на оформление и хранение личных дел.
Личные дела хранятся ответственным лицом отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке (п. 19 Инструкции о личных делах) по возможности в сейфе или несгораемом шкафу. При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел (ч. 2 п. 20 Инструкции о личных делах).
Общий срок хранения личных дел работников организаций (независимо от того, являются ли они источниками комплектования государственных архивов) — 75 лет (подп. 638.3 п. 638 Перечня типовых документов). Однако в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, указанный срок может быть продлен по решению экспертно-проверочной комиссии, в частности, если личное дело имеет историческую ценность (примечание 10 к Перечню типовых документов).
Обратите внимание!
Исчисление срока хранения личных дел начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 12 примечания к Перечню типовых документов).
Пример. Если работник был уволен 04.03.2013, то его личное дело должно храниться в архиве, как минимум, до 01.01.2089.
6.3. Порядок проведения проверки наличия
и состояния личных дел в организации
Руководитель организации как лицо, персонально отвечающее за хранение личных дел (п. 4 Инструкции о личных делах), не реже 1 раза в 5 лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел (ч. 1 п. 22 Инструкции о личных делах).
Обратите внимание!
Пятилетний срок исчисляется в целом по организации, а не по каждому личному делу в отдельности.
Пример. Если проверка личных дел проводилась 02.02.2013, то следующую проверку необходимо проводить не позднее 01.02.2018.
Проверка, как правило, назначается приказом, в котором указываются сроки ее проведения и комиссия, которая будет проверку проводить.
Обратите внимание!
В число членов комиссии не следует включать лицо, ответственное за формирование, ведение и хранение личных дел. Однако указанный работник должен присутствовать при проведении проверки и давать необходимые пояснения по ходу проверки.
Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров в каждом проверенном личном деле (ч. 1 п. 22 Инструкции о личных делах).
В процессе проверки члены комиссии проверяют не только наличие личных дел, но и соблюдение порядка формирования, ведения и учета личных дел.
В ходе проверки могут быть выявлены нарушения порядка оформления, ведения, учета и хранения личных дел.
Пример. В ходе проверки было выявлено, что специалист по кадрам периодически собственноручно вносит изменения в личные листки по учету кадров, в то время как изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся (ч. 5 п. 11 Инструкции о личных делах). Действия работника кадровой службы можно расценивать как нарушения порядка ведения личных дел.
В таком случае комиссия составляет акт, в котором фиксируются обнаруженные нарушения. Также в задачи комиссии входит по возможности выяснение того, в какой период времени (месяц, год) были допущены нарушения. Это необходимо для того, чтобы руководитель мог установить, кто в указанное время осуществлял функции лица, ответственного за формирование, ведение и хранение личных дел. Соответствующая информация должна быть отражена в акте.
Акт представляется на утверждение руководителю организации (ч. 2 п. 22 Инструкции о личных делах).
После утверждения акта если были обнаружены нарушения, в которых виновен работник, в настоящее время исполняющий обязанности лица, ответственного за формирование, ведение и хранение личных дел, то такой работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
6.4. Завершение личных дел делопроизводством
и передача их в архив
6.4.1. Сроки завершения личных дел делопроизводством
Личные дела уволенных работников завершаются делопроизводством и передаются в архив организации (п. 23 Инструкции о личных делах). Срок передачи дел в архив организации: по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством (ч. 2 п. 97 Правил работы архивов).
Пример. Работник был уволен 06.03.2012, следовательно, его личное дело должно быть передано в архив не ранее 01.01.2014, но не позднее 31.12.2014.
Ситуация из практики. Работник был принят на должность мастера участка N 2. Однако через полгода из-за уменьшения объема получаемых заказов производственный участок N 2 был сокращен, а работник с его согласия переведен на работу по профессии столяра 5-го разряда.
В организации личные дела на рабочих не ведутся. Однако в связи с тем что в архив личные дела передаются только после увольнения работника (п. 23 Инструкции о личных делах), то после его перевода на рабочую профессию отсутствуют основания для завершения дела делопроизводством. В рассмотренной ситуации личное дело работника будет передаваться в архив организации только после его увольнения.
6.4.2. Оформление личных дел для передачи в архив
Для передачи в архив организации личные дела должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми законодательством (гл. 10 Правил работы архивов). Оформление личных дел осуществляется работником, который отвечает за формирование личных дел (ч. 2 п. 70 Правил работы архивов).
Перед передачей в архив необходимо произвести полное оформление дела, т.к. личное дело является делом временного (свыше 10 лет) срока хранения (ч. 2 п. 71 Правил работы архивов).
В соответствии с п. 73 Правил работы архивов полное оформление дела предполагает:
1) систематизацию документов дела;
2) подшивку и переплет дела.
Личные дела подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются (ч. 1 п. 75 Правил работы архивов);
3) нумерацию листов в деле.
Листы в деле нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов. Листы внутренней описи документов дела (тома, части) нумеруются отдельно, к их нумерации предъявляются те же требования, что и к нумерации листов дела. Для нумерации листов используется черный графитный карандаш. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается (п. 76 Правил работы архивов).
Законодательством установлен ряд правил, которых следует придерживаться в процессе нумерации. В частности, подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело (п. 77 Правил работы архивов);
4) составление внутренней описи документов дела.
В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи (ч. 3 п. 78 Правил работы архивов).
5) составление листа-заверителя дела.
На листе-заверителе дела составляется заверительная надпись для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния дела (ч. 1 п. 80 Правил работы архивов).
Обратите внимание!
Лист-заверитель помещается в конце дела (тома, части). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела (ч. 1 п. 80 Правил работы архивов). Лист-заверитель дела не нумеруется (ч. 1 п. 76 Правил работы архивов).
В заверительной надписи цифрами и прописью указываются:
— количество пронумерованных листов;
— количество листов внутренней описи (при ее наличии);
— наличие литерных и пропущенных номеров листов;
— номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел);
— номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в деле через знак «+» (плюс). Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись (новый лист-заверитель дела). Старая заверительная надпись зачеркивается одной наклонной чертой, но сохраняется в деле (ч. 2 — 4 п. 80 Правил работы архивов).
Форма листа-заверителя содержится в приложении 11 к Правилам работы архивов.
Обратите внимание!
Если дело подлежит передаче в государственный архив, то на его обложке предусматривается место для наименования соответствующего архива (подп. 82.9 п. 82 Правил работы архивов).
6.4.3. Составление описи личных дел для передачи в архив
Дела передаются в архив организации по описи дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников (п. 23 Инструкции о личных делах).
В опись включаются дела, которые сформированы и оформлены в установленном порядке (п. 84 Правил работы архивов).
Опись составляется работником, ответственным за формирование, ведение и хранение личных дел (п. 85 Правил работы архивов).
Обратите внимание!
Срок составления и оформления описей личных дел: 1 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством. Описи представляются в архив в течение следующего делопроизводственного года (п. 87 Правил работы архивов).
Руководствуясь п. 90 Правил работы архивов, при составлении описи личных дел, передаваемых в архив, нужно соблюдать следующие основные правила:
— заголовок каждого дела (тома, части) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
— порядок нумерации дел в описи — валовый;
— графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
— на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью, перенос текста заголовка на другую страницу описи не допускается;
— при внесении в опись дел копий документов в заголовках соответствующих дел указывается копийность документов;
— графа описи «Примечание» используется для отметок о передаче дел в архив организации, об особенностях физического состояния дел и т.п.
Обратите внимание!
В конце описи дел структурного подразделения (за последней описательной статьей) составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера) (п. 91 Правил работы архивов).
Опись личных дел по общему правилу составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается лицу, ответственному за учет и хранение дел, а второй — передается в архив организации вместе с делами (п. 93 Правил работы архивов).
В качестве формы описи личных дел используется форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации, содержащаяся в приложении 13 к Правилам работы архивов.
6.4.4. Передача дел в архив организации
В соответствии с ч. 2 п. 206 Правил работы архивов при приеме-передаче дел в архиве проверяется:
— правильность формирования и оформления дел;
— соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.
Выявленные при проверке недостатки устраняются лицом, ответственным за формирование и ведение личных дел. Дела передаются в архив организации — нанимателя этого работника.
В обоих экземплярах описи в графе «Примечание» каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела (ч. 3 п. 206 Правил работы архивов).

Личная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Вести личные дела на своих работников обязаны только в госкомпаниях (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640). В сфере частного бизнеса решение о том, нужно ли вести личные дела работников, принимает руководитель организации.

Как заполнять

Обложка папки личного дела является его титульным листом. Ее форма приведена в Приложении № 28 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила хранения).

На место заголовка дела вписываются Ф. И. О. работника полностью в именительном падеже. Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.

Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу (даже если она отличается от даты трудового договора). А датой окончания – дата приказа об увольнении, даже если последний день работы человека в организации был позже.

Номер дела переносится из Журнала регистрации личных дел работников. Там личные дела обычно нумеруются валовым порядком, хотя возможно и использование индексов для отображения категорий работников. Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Обратите внимание

Личное дело ведут не «вместо», а «вместе» с личной карточкой. Последняя в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т. е. в номенклатуре дел это будут разные дела.

Количество листов и номер описи по личному составу, в которую включается данное дело, заполняют при его подготовке к передаче в архив из отдела кадров на следующий год либо в течение трех лет после увольнения соответствующего человека. Срок хранения лучше заполнить тогда же (а то мало ли что еще может поменяться).

Читайте также «Работник и отдел кадров в разных городах: как поступить при увольнении?»

Подальше положишь – поближе возьмешь

«А дело-то поважнее нагана будет. Ты когда-нибудь его у меня на столе видел? Ну, вот так, чтоб меня за столом не было, а дело бы лежало? Ты, к примеру, хоть один документ у меня на столе прочитал? Нет! А ты задумывался, почему? Я тебе отвечу. Иной преступник за любую бумажку на моем столе или на твоем – безразлично, полжизни отдаст». Глеб Жеглов, «Место встречи изменить нельзя».

Личная карточка и личное дело работника, конечно, не уголовное дело. Но они содержат персональные данные сотрудника, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования. Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег.

При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того как в них будет внесена новая информация или будут подшиты новые документы.

Обратите внимание

Срок их хранения определяется по статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Срок хранения документов по личному составу – 50 лет, если документы были закрыты делопроизводством начиная с 1 января 2003 года. А личные карточки и личные дела увольняемых сейчас (и всех уволенных с 1 января 2003 г.) работников как раз попадают в эту категорию.

При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.

При увольнении работников номера их личных дел новым сотрудникам не присваивают. Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим, до 10 000.

Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.

Если организация решила вести личные дела, то их необходимо учитывать в Журнале регистрации личных дел. Для личных дел госслужащих его принято вести в бумажной форме, прошивая и удостоверяя подписями руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации. Такой журнал обычно заполняется, пока в нем есть место, на протяжении нескольких лет сведениями о заводимых личных делах (это так называемое «переходящее» дело).

После окончания Журнал необходимо закрыть по всем правилам: оформить итоговую запись о количестве зарегистрированных личных дел, если были ошибки в нумерации, то упомянуть это, и подписать (обычно это делает руководитель кадровой службы с указанием даты). Номер личного дела из Журнала переносится: в обязательный учетный документ – личную карточку и на обложку личного дела.

Объединять или…

Хранить личные карточки можно как объединяя в одно дело, так и по отдельности (но как правило, их объединяют в наряды). Эти документы систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри каждого тома располагаются строго по алфавиту фамилий. Компании, которые решили хранить личные карточки томами, должны понимать следующее.

По общему правилу, максимальная толщина тома должна быть в пределах 4 см и 250 листов. Но личные карточки выполнены, как правило, типографским способом на плотном картоне. И, соответственно, в дело может войти не более 150–200 листов. В противном случае в архиве при подготовке и выдаче архивных справок будет трудно работать с таким тяжелым и неповоротливым делом.

То же касается и личных дел, но с некоторыми уточнениями:

а) сразу после увольнения работника из его личного дела изымаются копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле нужно оставить только оригиналы и копии документов работника, которые касаются его работы в компании;

б) из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера (это стандартная практика при подготовке к длительному хранению любого дела);

в) документы каждого личного дела располагаются в хронологическом порядке: от заявления о приеме на работу (с 2002 г. это необязательный документ) и/или оригинала трудового договора с копией соответствующего приказа до копии приказа об увольнении;

г) в целях обеспечения защиты персональных данных при передаче личных дел уволенных в архив их уже стараются не сшивать в наряды, а передавать отдельными делами (тогда они должны фигурировать отдельными строками в описи дел по личному составу).

Если же организация продолжает действовать по старинке, то при формировании тома с личными делами уволенных в конкретном году перед каждым комплектом документов из отдельного личного дела подкладывается лист, на котором напечатаны фамилия, имя, отчество сотрудника (порой для этого используют бумагу ярких цветов, чтобы было легче ориентироваться в томе); а потом можно вложить лист внутренней описи личного дела данного человека (но это необязательно).

Как правило, личные дела, включенные в наряды, бывают достаточно тонкие: состоят из 4–20 документов. Поэтому необязательно составлять в нарядах стандартные внутренние описи к каждому личному делу. Но в начале наряда необходимо будет сделать общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел и поместить ее после обложки.

Читайте также «Что изменилось в оформлении кадровых документов»

Бератор нового поколения ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения. Подключить бератор

Личное дело работника – это все его документы, собранные в одном месте, и которые касаются его работы в данной организации или у данного индивидуального предпринимателя (ИП). Оформлять личное дело сотрудника должен уполномоченный сотрудник организации или индивидуального предпринимателя, например, кадровик или бухгалтер, в том случае, если в организации или у индивидуального предпринимателя нет кадрового отдела. Личное дело заводится на сотрудника при его приме на работу. Задача сотрудника, занимающегося кадрами, состоит не только в оформлении документов на сотрудников и их хранении, но и в защите персональных данных сотрудников. Абсолютно со всеми сотрудниками должны быть подписаны соглашения о том, что сотрудники дают разрешение на сбор, хранение, обработку своей личной информации. Это соглашение также хранится в личном деле. Если такого разрешения не будет, организацию или индивидуального предпринимателя оштрафуют на крупную сумму денег.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Полный перечень документов, которые должны храниться в личном деле сотрудника существует только в государственных структурах. Для коммерческих организаций или индивидуальных предпринимателей, которые имеют сотрудников, не существует такого перечня, но они могут воспользоваться требованиями, предъявляемыми к государственным структурам в плане личных дел сотрудников. Личное дело состоит из целого списка различных документов. Рекомендуемый список документов выглядит следующим образом.

п/п	Наименование
1	опись состава личного дела
2	личная карточка сотрудника
3	анкеты сотрудников
4	заявление о приеме на работу
5	заявление об увольнении сотрудника
6	трудовой договор и дополнительные соглашения к нему
7	следующие виды приказов: · приказ о приеме на работу; · приказ об увольнении; · приказ о поощрениях; · приказ о взыскании; · приказ о переводе; · другие приказов
8	докладные и объяснительные самого сотрудника, а также докладные и объяснительные в отношении этого сотрудника
9	копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных, хранение которых разрешено законодательством
10	трудовые книжки
11	медицинские книжки, справки о пройденном медосмотре
12	характеристики, рекомендательные письма с предыдущих мест работы сотрудника
13	различные справки, например, справки с предыдущих мест работы, справки об отсутствии судимостей и т.д
14	копии дипломов, сертификатов, аттестаций, повышения квалификации и т.д., если наличие данных документов обязательно для занятия соответствующей должности
15	автобиографии
16	копии документов, подтверждающих инвалидность или степень ограничения способности к работе, если это разрешено законодательством
17	копии документов, разрешающих допуск к сведениям, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну, если наличие данных документов обязательно для занятия соответствующей должности

Также в личном деле сотрудника могут храниться следующие документы:

• должностная инструкция сотрудника;
• договор о материальной ответственности;
• соглашение о неразглашении коммерческой тайны;
• согласие сотрудника на работу с персонифицированными данными;
• прочие подобные документы

Из чего состоит личное дело сотрудника

Форма личного дела разрабатывается и утверждается самой организацией или индивидуальным предпринимателем лично. В организации или у индивидуального предпринимателя может быть разработан локальный нормативный акт, например, положение о ведении личных дел сотрудников. В этом положении можно расписать все, что касается ведения личных дел, например, какие документы сотрудники обязаны предоставлять организации или индивидуальному предпринимателю при трудоустройстве, какие документы оформляет сама организация или индивидуальный предприниматель, а также другие вопросы по этой теме. Этот локальный нормативный акт утверждается приказом, за подписью директора. При формировании этого локального нормативного акта можно руководствоваться следующими законодательными актами:

• главы 10,11,12,13,14 Трудового Кодекса РФ;
• федеральный закон № 152 от 27.07.06 «О персональных данных»;
• «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02);
• федеральный закон № 125 от 22.10.04 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• приказ Минкультуры РФ № 558 от 25.08.10 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения»;
• федеральный закон № 79 от 27.07.04;
• федеральный закон № 25 от 02.03.07;
• Указ Президента РФ № 640 от 01.06.98;
• Указ Президента РФ № 609 от 30.05.05;
• другие нормативные акты

Формирование личного дела условно можно разбить на этапы:

• заполнение титульного листа;
• оформление листа-заверителя;
• заполнение внутренней описи;
• подшивка дела

Не рекомендуется создавать личные дела больше, чем на 250 страниц. Хранение личным дел обычно производится в алфавитном порядке по подразделениям или филиалам организации, если таковые имеются.

Также очень удобно вести журнал личных дел сотрудников. Журнал должен содержать следующие сведения:

• номера личных дел сотрудников;
• фамилии, имена, отчества сотрудников;
• даты передачи личных дел в архив;
• даты начала ведения личных дел;
• прочую необходимую информацию

Если у сотрудника произошли какие-либо изменения в личных данных, например, изменилась фамилия, то ему необходимо уведомить кадровую службу об этом, и предоставить документы, подтверждающие эти изменения.

Как заполнить личное дело работника

Обычно титульный лист предоставляет максимальную информацию о сотруднике для того, чтобы упростить поиск необходимой информации. Титульный лист личного дела может выглядеть следующим образом.

Название раздела титульного листа	Как заполнять
Название организации	Указывается название организации, если в организации есть подразделения или филиалы, то указывается название подразделения или филиала, в котором работает сотрудник
Порядковый номер	Для того чтобы в кадровой работе не было путаницы, необходимо нумеровать личные дела
ФИО сотрудника	Упрощает поиск личного дела сотрудника сотрудниками кадрового отдела или бухгалтерии
Дата открытия личного дела	Дата открытия личного дела обычно совпадает с датой приказа о приеме на работу
Дата закрытия личного дела	Дата закрытия личного дела должна совпадать с датой приказа об увольнении сотрудника
Количество листов в личном деле	Эта информация заполняется перед тем, как подать документы в архив

Лист-заверитель нужен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д. В листе-заверителе отмечают:

• литерные номера листов;
• конверты с подшитыми вложениями в них;
• поврежденные листы;
• листы с фотографиями;
• пропущенная нумерация страниц

Внутренняя опись состоит из следующих разделов.

Название раздела титульного внутренней описи	Как заполнять
Номер документов личного дела	Здесь указывается номер по порядку
ФИО сотрудника	Обязательно указывается фамилия, имя, отчество сотрудника
Порядковый номер	Указывается порядковый номер записи в описи
Индекс документа	Индекс документа указывается при наличии
Заголовок документов, краткое содержание	В этом разделе указывается какой документ включен в опись, например, запись может иметь вид «Заявление о приеме на работу»
Номера листов дела	Здесь указывается, под какими номерами сохранены указанные документы в личном деле
Дата включения документа в личное дело	Указывается дата, когда документ был включен в личное дело
Примечание	Раздел для любой дополнительной информации
Количество документов прописью	В конце описи цифрами и прописью указывается количество документов, которые содержатся в этой самой описи
Количество листов внутренней описи	Здесь указывается количество страниц в описи
Ответственный сотрудник	Ставятся подпись уполномоченного сотрудника, расшифровка подписи, дата

Сроки хранения личных дел

Так как личные дела сотрудников содержат конфиденциальную информацию в виде персональных данных сотрудников, то личные дела должны храниться в сейфах или специальном шкафу, которые должны запираться на ключ. Доступ к такой информации могут иметь только сотрудники, которые уполномочены на это. Такие сотрудники утверждаются приказом организации или индивидуального предпринимателя за подписью директора. Если какой-то сотрудник уволился, то его личное дело может храниться в организации в течение 3 лет после этого. По истечении этого периода, его личное дело передается в архив и хранится там. Все личные дела, которые не используются в работе, хранятся в архиве. Если личное дело сформировано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, а если раньше 2003 года, то 75 лет, а личные дела руководящих сотрудников хранятся бессрочно. Срок хранения начинает отсчитываться с момента передачи дела в архив. Если в личное дело входят документы с разными сроками хранения, то все личное дело хранится по максимальному сроку.

Личные дела могут храниться, например:

1. по порядковым номерам;
2. по фамилии, имени, отчеству сотрудников (по алфавиту);
3. по табельным номерам сотрудников;
4. по филиалам, подразделениям;
5. по датам открытия личных дел;
6. другими способами

Как заполняется анкета сотрудника

Во многих организациях или у индивидуальных предпринимателей на собеседовании сотрудников просят заполнить анкету. Анкета предназначена для того, чтобы работодатели имели представление о квалификации сотрудника, его образовании, стаже работы и т.д. К анкете, как правило, прилагается фотография сотрудника. Анкета обычно содержит следующие вопросы:

• об образовании;
• об интересах человека;
• о стаже работы;
• о предыдущих местах работы;
• о семейном положении;
• о наличии или отсутствии детей;
• вопросы о поле, возрасте человека;
• о вредных привычках;
• об отсутствии каких-либо заболеваний (для определенных видов работ);
• о квалификации;
• об профессиональных навыках;
• о профессиональных достижениях;
• другую информацию

Распространенные ошибки, связанные с личным делом

Ошибка 1. В личном деле сотрудника можно хранить копии любых документов.

Как правильно. Не все документы можно хранить в личном деле сотрудника. В личном деле нельзя хранить документы, которые не связаны с исполнением служебных обязанностей. Документы, которые безопасно хранить в личном деле это:

• трудовой договор;
• приказы;
• анкеты;
• трудовую книжку;
• другие документы, разрешенные законодательством (смотри таблицу в начале статьи)

Копии следующих документов небезопасно хранить в личном деле:

• ИНН;
• СНИЛС;
• паспорта;
• военного билета;
• свидетельства о браке;
• свидетельства о рождении детей и т.д.

Причем запрашивать такие документы при оформлении сотрудника можно, но вот хранить их нельзя. На этом настаивает Роскомнадзор. Такую позицию разделяют также и судьи, об этом в частности сказано в Постановлении Кировского судебного района города Астрахани по делу № 5–244/2012 от 24.05.12 и в Постановлении Арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу № А53-13327/2013 от 21.04.14.

За нарушение этих правил предусмотрен административный штраф, который может достигать до 50 000 рублей. Это сказано в части 1 статьи 13.11 КоАП. Организации или индивидуальному предпринимателю, имеющему сотрудников, могут вынести предупреждение, но если они не отреагируют и не исправят ситуацию, то им могут грозить следующие штрафы.

На кого будет наложен административный штраф	Размер штрафа, в рублях
На физическое лицо	1 000 – 3 000
На должностное лицо	5 000 – 10 000
На юридическое лицо	30 000 – 50 000

Распространенные вопросы, связанные с личным делом

Вопрос. Можно ли выдавать сотрудникам на руки личные дела?

Ответ. Согласно законодательству, личные дела сотрудникам выдавать нельзя. Единственное, что сотруднику можно, это знакомиться со всеми документами, которые подшиты в его личное дело, в присутствии специалиста. Если личные дела хранятся в специальном помещении, то знакомиться с личным делом можно только там. Специалист при этом должен зафиксировать факт обращения сотрудника. В период ознакомления с личным делом, запрещено выносить из помещения документы, входящие в состав личного дела, делать какие-либо пометки, исправлять что-либо. Все изменения делает только сотрудник организации, который на это уполномочен. После ознакомлением сотрудником личного дела, сотрудник, отвечающий за хранение личных дел, должен удостовериться, что все ли документы на месте и в исходном виде.

Важно! Если сотрудник увольняется из организации или от индивидуального предпринимателя, то личное дело на руки ему не выдается. Оно будет помещено в архив.