Куперс

1С:Документооборот – современный инструмент и помощник в работе с электронными документами, базирующийся на мощной платформе «1С:Предприятие». Предоставляя пользователям функционал полноценной ECM-системы, решение дает возможность пользоваться всеми преимуществами юридически значимого электронного документооборота и, конечно же, использовать электронную цифровую (ранее электронно-цифровая подпись, ЭЦП) подпись.

Цели применения ЭЦП в 1С:Документооборот

Окружающая действительность все больше обрастает электронно-цифровыми аспектами: объемы информационных потоков и хранилищ, существующих и обрабатывающихся только в цифровом виде, постоянно растут, и даже такие «неповоротливые» в части применения новейших технологий организации, как органы власти, все более массово применяют цифровые документы и услуги. В этих условиях трудно недооценить значимость электронной подписи, без которой не только юрлицам, но даже и «физикам», обходиться все труднее.

Использование электронной подписи в 1С:Документооборот и вообще в документообороте можно разделить на два основных действия, которые доступны пользователям при наличии сертификатов ЭП (есть еще один вид простой ЭП, разработанный посредством кодов и паролей) и соответствующей настройке программы – подписание и шифрование. Разберем подробнее каждое из этих действий.

Рис.1 Работа с внутренними документами

Подписывать в 1С:Документооборот можно документы вместе с файлами вложений и отдельные файлы любого формата, которые хранятся или в документе, или вообще отдельно. При подписании документа целиком одновременно будут подписаны все его вложения независимо от их происхождения и формата.

Рис.2 Регламент обработки входящих документов

Также электронная подпись в 1С Документооборот применяется в визах согласования, резолюциях, решениях об утверждении, то есть во внутреннем документообороте. При этом механизм бизнес-процесса в 1С:Документооборот несет в своих настройках лишь один дополнительный признак – подписывать ЭП.

Рис.3 Согласование документа

При согласовании такого документа от согласующего требуется подписать проставляемую визу личным сертификатом электронной подписи. После этого при малейшем изменении документа эта подпись становится недействительной. То есть виза, подписанная ЭП, будет относиться именно к той версии документа, на которую ее ставил согласующий.

Как настроить ЭЦП для использования в 1С:Документооборот?

Для того чтобы настроить использование ЭП в 1С:Документооборот, в первую очередь активируем эту функцию в настройках системы. Для этого в разделе «Настройка и администрирование», в «Настройках программы», выбираем пункт «Общие настройки».

Рис.4 Настройка программыРис.5 Общие настройки

В «Общих» есть опциональные функции, включающие использование электронной подписи и шифрования. Рядом находится ссылка «Настройка для данных функций». Включаем нужные нам функции – подписание с помощью ЭП и шифрование с помощью сертификатов ЭП. Далее переходим в настройку этих функций.

Рис.6 Настройка ЭП и шифрования (Сертификаты)

На первой вкладке указаны подключенные к системе сертификаты. Здесь же можно ими управлять – подключать или удалять. На следующей вкладке можно подключить и настроить криптографическое программное обеспечение удостоверяющих центров, которые обслуживают вашу компанию.

Рис.7 Настройка ЭП и шифрования (Программы)

Здесь же устанавливается признак проверки подписи и сертификатов на сервере, что дает возможность проверять статус ЭП пользователям, у которых не установлено криптографическое ПО. Внизу окна есть ссылка на сайт 1С:ИТС, где описаны все необходимые настройки и инструкции.

На следующей вкладке производится настройка вставки штампа ЭП в подписанный файл формата Word.

Рис.8 Настройка ЭП и шифрования (Штамп ЭП)

И на последней вкладке собраны дополнительные настройки подсистемы ЭП.

Рис.9 Настройка ЭП и шифрования (Дополнительно) Бесплатная
консультация
эксперта Наталья Севорина Консультант-аналитик 1С Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Что требуется для юридически значимого документооборота?

«Настоящее» использование электронного документооборота в последнее время быстрее всего развивается в области обмена юридически значимыми документами с внешними контрагентами.

Так, в налоговую инспекцию нужно сдавать счета-фактуры либо исключительно на бумаге, либо в безбумажной форме (отправленный таким образом счет-фактура автоматически становится юридически значимым документом).

Что же значит этот термин – юридически значимый документооборот?

• В ФЗ № 149-ФЗ понятие «документированная информация» подразумевает, что кроме самой информации в документе необходимы реквизиты для ее идентификации. Кроме того, в этом же законе указано, что электронный документ как документированная информация, представленная в электронной форме», также должен содержать реквизитную часть.
• ГОСТ Р 51141-98, описывающий стандарты делопроизводства, дает понятие юридической силы документа и дополнительно определяет понятие официального. На практике определение юридической значимости применяется только к электронным документам, а в отношении бумажных используется лишь понятие «юридической силы».
• Закон № 63-ФЗ определяет равнозначность информации в электронном виде, подписанной квалифицированной электронной подписью, и документа на аналоговом носителе с собственноручной подписью, если закон однозначно не говорит о необходимости предоставления документа исключительно на бумаге.

Автоматизация документооборота на базе 1С

После внедрения 1С:Документооборота появляется возможность поддерживать юридическую значимость электронных документов посредством поддержки электронной подписи и подсистемы интеграции с провайдерами ЭДО.

Рис.10 Настройка обмена данными

Для активации поддержки юридически значимого документооборота включаем функциональную опцию «Использовать обмен электронными документами» в пункте «Настройка обмена данными-Настроек программы».

Рис.11 Обмен электронными документами

В подсистеме можно подключиться к сервису 1С-ЭДО или 1С-Такском для использования их в качестве провайдеров ЭДО.

Рис.12 Профили настроек ЭДО

Здесь же настраиваются профили настроек ЭДО.

Рис.13 Настройка обмена с конкретным контрагентом

По ссылке «Настройки ЭДО» можно перейти к настройкам обмена с конкретным контрагентом.

Рис.14 Настройка обмена с конкретным контрагентом

Если используется СВД

В 1С:Документооборот есть уникальный функционал сервера внешнего документооборота, когда происходит автоматический обмен электронными документами с контрагентами, также использующими 1С:Документооборот, без промежуточных провайдеров и подключений.

Рис.15 Настройка обмена через СВД

Если в системе используется СВД и настроен обмен электронными документами между контрагентами с ЭП, при регистрации исходящего документа программа автоматически потребует подписать его ЭП. При поступлении входящего документа система автоматически проверит статус его ЭП. Если проверка не пройдет, то система автоматом отправит отправителю сообщение об ошибке, отметит документ как ошибочный и не пустит его в работу.

Мы разобрали применение электронно-цифровой подписи с точки зрения пользователя 1С:Документооборот, но стоит отметить, что возможности использования ЭП не ограничиваются рамками определенной конфигурации. Юридически значимый документооборот с контрагентами и контролирующими органами, торги и прочие процессы, требующие большого количества подписей на большом количестве документов, сильно упрощаются благодаря применению ЭП. Если у вас остались вопросы по получению сертификатов ЭП или их регистрации в программах 1С:Предприятие, обращайтесь к нашим специалистам, мы с радостью вам поможем.

Оператор электронного документооборота (далее — оператор ЭДО) – организация, обеспечивающая обмен электронными документами, обладающими юридической силой.

В первую очередь, операторы оказывают услуги по организации обмена электронными документами по сделкам, такими, как договоры, первичные бухгалтерские документы, счета-фактуры, между организациями, являющимися юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, государственными органами.

Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?

Список доверенных операторов ЭДО России, входящих в Сеть ФНС РФ, размещен на официальном сайте налоговой службы. Порядок присоединения к Сети доверия утвержден Приказом ФНС РФ от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@.

Определение

Оператор электронного документооборота – организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде с использованием электронной подписи в соответствии с п. 1.2 разд. I Приложения N 1 Приказа ФНС РФ от 20.04.2012 N MMB-7-6/253@

Таким образом, определяющей задачей операторов ЭДО является организация электронного документооборота по сделкам между контрагентами.

Функции оператора ЭДО

Функции оператора ЭДО закреплены в разделе V Приложения N 1 Приказа ФНС РФ от 20.04.2012 N MMB-7-6/253@. Основными функциями в рамках электронного обмена являются:

• соответствие требованиям норм законодательства РФ, регулирующих область электронного взаимодействия с использованием электронной подписи;
• организация обмена счетами-фактурами в электронном виде между контрагентами в соответствии с Порядком выставления и получения электронных счетов-фактур, утвержденного Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 года №174н;
• организация обмена документами по сделкам между организациями (договоры, первичные бухгалтерские документы и др.);
• Фиксация дат выставления и получения документов;
• техническая поддержка программного обеспечения, реализующего электронный документооборот клиента;
• учет компаний в качестве участников электронного взаимодействия и присвоение им соответствующих идентификационных реквизитов;
• доведение реквизитов идентификации участников обмена до налоговых органов.

Ответственность оператора ЭДО

Согласно разделу VI Приложения N 1 Приказа ФНС РФ от 20.04.2012 N MMB-7-6/253@ ответственность оператора ЭДО перед участниками электронного взаимодействия регулируется нормами законодательства РФ и условиями договоров, заключенных между ними.

Организация, невыполняющая функции, определенные разделом V Приложения N 1и требования раздела II Приказа ФНС РФ от 20.04.2012 N MMB-7-6/253@ может быть исключена из Сети доверия ФНС России.

Преимущества работы с оператором ЭДО

Операторы ЭДО предлагают целый спектр услуг, которые так или иначе связаны с обменными процессами. Пользуясь данными услугами, компании получают видимые преимущества в работе.

К таким услугам можно отнести:

1. Обмен любыми документами по сделкам в электронном виде между контрагентами. Это и договоры, товарные накладные, акты и т. д. Сервисы обмена непрерывно совершенствуются, вследствие чего бизнес получает дополнительные преимущества.
2. Различные варианты интеграционных решений позволяют клиентам отправлять и получать документы, не выходя из привычной в работе учетной, информационной или иной системы, не запуская при этом дополнительных программ и приложений.
3. Хранение электронных документов, переданных через сервис, в соответствии со всеми требования действующего законодательства РФ.
4. Квалифицированная поддержка, мгновенно реагирующая на запросы пользователей.
5. Отслеживание изменений нормативных правовых актов РФ, регулирующих область электронного взаимодействия и своевременное информирование об этом пользователей.

Это далеко не весь перечень дополнительных возможностей, которые может предложить оператор. За подробной информацией по предоставлению дополнительных услуг обращайтесь к своему оператору ЭДО.

Сотрудничество с оператором ЭДО

С помощью сервиса обмена можно не только отправлять и получать электронные документы, но и предложить клиентам вашего бизнеса новые возможности. Сотрудничество с оператором откроет новые горизонты развития компании, вместе с этим станет источником доходов.

Новая терминология

27 декабря 2013 года вступил в силу Приказ ФНС РФ N ММВ-7-6/658@, который внес поправки в терминологию. С этого времени операторы ЭДО стали операторами ЭДО СФ, при этом значение самого термина осталось прежним.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Начинаем работать с ЭДО

Рассмотрим более подробно процедуру обмена с помощью оператора ЭДО СФ. Для правильной работы необходимо выполнить три простых действия:

• Купить сертификат ЭП и средство криптографической защиты (СКЗИ).
• Подключиться к интересующему вас оператору.
• Пригласить к обмену контрагентов, с которыми вы работаете регулярно.

Прочие организационные вопросы уладят специалисты оператора ЭДО. Их главная задача — обеспечить пользователям комфортные условия работы.

За 7 минут вы узнаете все про систему внешнего электронного документооборота в организации на примере сервиса Synerdocs. Видеоролик расскажет про порядок обмена в веб-клиенте: как загружать их из локального хранилища и создавать в сервисе, как приглашать контрагентов и т.д.

Посмотрите ролик и оцение удобство работы в веб-клиенте Synerdocs.

Подключаемся к сервису обмена. Порядок действий

Чтобы запустить ЭДО, вам необходимо связаться с представителями оператора и обсудить два момента:

1. сколько стоит подключение;
2. в какие сроки оно будет выполнено.

Только после этого с оператором заключается соглашение, и вы присоединяетесь к регламенту обмена, где подробно описаны задачи, решаемые сервисом, правила его работы и важные правовые моменты.

Получение сертификата ЭП и СКЗИ

Сертификат выдается в любом Удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Минкомсвязи РФ (перечень аккредитованных УЦ). Нередко сами операторы ЭДО СФ выполняют функции подобных центров и выдают сертификаты через свою партнерскую сеть.

Несколько слов об электронной подписи. Она представляет собой записанный в определенном порядке набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Существует три вида подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

В Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи» указано, что электронный документ (ЭД), который заверен простой либо усиленной неквалифицированной ЭП, можно считать эквивалентным бумажному с реальной подписью. Однако простой ЭП может быть недостаточно для базового ведения электронного документооборота между организациями.

Что касается документа с усиленной квалифицированной ЭП, то он считается аналогом бумажного с собственноручной подписью и печатью. Федеральная налоговая служба признает юридически значимыми исключительно те ЭД, которые подписаны квалифицированным сертификатом.

Для создания и проверки ЭП в сервисах обмена используется средство криптографической защиты информации (СКЗИ), которое представляет собой специальную программу для шифрования и расшифровки передаваемых данных.

О подключении контрагентов

Перевести межкорпоративный документооборот в цифровое «поле» можно только с теми контрагентами, кто уже подключен к оператору ЭДО. Конечно, таких наберется не больше половины. Часто контрагентам требуется дополнительная мотивация, чтобы принять решение в пользу перехода на новый формат взаимодействия. Со своей стороны, оператор готов предложить небольшой бонус в виде бесплатного или льготного обмена на определенный период. Он же помогает решать все вопросы по подключению контрагентов, поскольку напрямую заинтересован в квалифицированной поддержке текущих абонентов и присоединении новых.

Не имеет значения, услуги какого оператора ЭДО СФ использует ваш подрядчик. Вы можете обмениваться с ним с помощью технологии роуминга. Также организовать взаимодействие с контрагентами можно другими способами.

Один из вариантов — подключиться сразу к нескольким сервисам (системам) обмена. Такой способ электронного документооборота между организациями называется мультиоператорностью. Вы можете выбрать его для себя или предложить партнеру (если это уместно).

Что делать, если вы и ваш контрагент используете разные сервисы, и ни один из вас не желает менять его? В такой ситуации оптимальным является второй вариант, когда вы вместе обращаетесь к своим операторам и предлагаете им настроить обмен друг с другом.