Куперс

Как обеспечить контроль документов в любой точке: у контрагента, менеджера или в бухгалтерии, можно ли увеличить скорость получения документов руководителем или заинтересованными лицами без автоматизации, есть ли правила документооборота, которые помогут организовать поток документов самым оптимальным образом? Читайте ответы на эти и другие вопросы ниже.

Документооборот – это движение документов в организации и за ее пределами. Если вы хотите, чтобы документы проходили кратчайший путь в максимально возможные сроки без потери контроля, позаботьтесь о создании централизованной системы. В ней должен быть продуман весь путь документа, прописаны правила документооборота – от приема, до оформления и отправки.

Назначьте ответственного за прием и отправку документов

Все документы (те, которые попадают в компанию или отправляются любым способом – почта, факс) должны проходить через ответственного сотрудника либо подразделение.

Это поможет освободить других сотрудников от делопроизводственных операций (регистрация и учет документов), а также рутинных операций, которые отнимают драгоценное рабочее время (проверка, распечатывание конвертов, маркировка отправлений, переадресация в случае ошибки).

Дополнительным преимуществом станет обеспечение контроля всех входящих и исходящих потоков документов в одном подразделении с помощью конкретных правил организации документооборота учреждения. Наиболее важные из которых мы выделили ниже.

Правило 1. Организуйте предварительную оценку входящей документации

Выделите типы документов, которые необходимо передавать непосредственно руководителю (минуя его заместителей), и те, которые рассматривают другие компетентные лица. Ответственный сотрудник/подразделение сможет использовать эту информацию, чтобы грамотно распределять потоки документов.

Это поможет грамотно распределять потоки документов, выделять приоритетные, а также обеспечить быстрое попадание документов к ответственным лицам.

Правило 2. Присваивайте документам один рег. номер

Любой документ (входящий и исходящий) должен регистрироваться в подразделении лишь 1 раз – когда поступает в него впервые. Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения ответственным лицом поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно.

Это поможет избежать путаницы и облегчить поиск документов внутри вашей организации.

Правило 3. Регламентируйте процесс согласования документов

Основные правила организации документооборота должны включать регламент по согласованию документов. Включите в него указание документов и должностных лиц, необходимых для согласования, сроки согласований.

Это поможет избежать ситуаций, когда документ теряет свою актуальность из-за слишком длительного процесса согласования.

Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать

Обычно это приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями и пр. Такие документы не должны занимать рабочее время сотрудников, и должны передаваться непосредственно получателю по наиболее короткому пути.

Правило 5. Делегируйте право подписи

Руководитель может назначить ответственных заместителей для согласования и подписания документов по различным направлениям.

Это поможет освободить рабочее время руководителя, повысить личную ответственность заместителей, а также значительно сократить срок движения документов в организации.

Правило 6. Разделяйте документы на потоки

Документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние». При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку. Например, если в организации есть филиалы или представительства, то «Входящие» документы могут быть – от вышестоящих инстанций, из филиалов и представительств, от контрагентов.

Такая система поможет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.

Эти правила организации документооборота универсальны и применимы для работы в любой организации. Их можно (и нужно) расширять и дорабатывать если вы хотите наладить эффективную работу с документами в вашей организации.

Не забывайте также, что достойным помощником может стать автоматизация некоторых процессов, а именно – контроля наличия документов. Узнайте больше о решениях, разработанных на базе стандарта контроля документов по рекомендации налоговой службы.

В информационной системе управления организацией важное место занимает информационная система «Бухгалтерский учет», которую одновременно можно рассматривать как одну из подсистем АСУ.

Рассматривая информационную систему «Бухгалтерский учет» как самостоятельную систему, необходимо понимать, что ее основу составляют документы.

В общем представлении документы — основной и важный источник получения информации о хозяйственной деятельности организации. При этом имея в виду, что особенностью бухгалтерского учета является сплошное, непрерывное и взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации, документирование следует рассматривать как один из элементов метода бухгалтерского учета.

Таким образом, документирование можно рассматривать как способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершающихся хозяйственных явлениях.

Документы в бухгалтерском учете представляют собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций. Документы являются основанием и подтверждением учетных записей.

Документы широко используются в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью любого юридического лица. Так, требования цехов служат основанием для отпуска материалов со склада в производство, платежные требования поставщиков — для перечисления денежных средств с расчетного счета организации в уплату за поступившие сырье, материалы и т. д. На основании документов ведется постоянное наблюдение за движением материальных и денежных средств, состоянием расчетов. Подписывая документ, руководитель или другой работник контролирует законность и целесообразность операции, оформляемой документом. Это возлагает на каждого руководителя и работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия.

Большое значение бухгалтерские документы имеют в обеспечении сохранности собственности, для контроля за действиями материально ответственных лиц, вскрытия случаев хищений и злоупотреблений. Отражение в учете хозяйственных операций на основе документов позволяет в любой момент получить сведения о наличии тех или иных материалов и денежных ценностей у каждого материально ответственного лица. Сопоставление документальных (учетных) данных с фактическими позволяет выявлять расхождения — недостачи или излишки.

Документы используются для анализа финансово-хозяйственной деятельности любого юридического лица, В процессе его изучаются факторы, способствующие выполнению показателей или, наоборот, явившиеся причиной их невыполнения. Для установления таких причин нередко, кроме отчетных данных, привлекаются документы, послужившие основанием для учетных записей. Это позволяет определить, насколько рационально расходуются материальные и денежные средства и эффективно используются.

Велико и правовое значение документов. Являясь письменным свидетельством совершенных хозяйственных операций и основой записей в бухгалтерском учете, документы используются как доказательства при спорах, возникающих между юридическими лицами или юридическим и физическим лицами. Эти споры рассматриваются в судебных органах и арбитраже.

Документы используются и в судебно-бухгалтерской экспертизе, которая проводится в необходимых случаях по решению следственных органов при расследовании отдельных дел. Они имеют юридическую силу в качестве письменного свидетельства только в случае, если составлены своевременно и оформлены в соответствии со всеми предъявляемыми к ним требованиями.

Документы, оформляющие хозяйственные операции, представляют собой бланки, отпечатанные типографским способом, содержат строки, графы в виде колонок (клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях. Документы могут заполняться от руки или автоматизированным способом с помощью ПЭВМ. Как правило, учетные документы заполняются в нескольких экземплярах.

В последние годы применяются такие первичные документы, которые частично или полностью заполняются и обрабатываются автоматически. Получают распространение читающие автоматы, с помощью которых считывается буквенно-цифровая информация непосредственно с печатных документов.

Общий порядок создания первичных документов, отражения информации в бухгалтерском учете, ее хранения, порядок организации документооборота определяются соответствующими документами, утверждаемыми Министерством финансов РФ по согласованию с Госкомстатом РФ.

Создаются первичные документы на бланках типовых междуведомственных, типовых и специализированных форм.

Министерства и ведомства разрабатывают и утверждают специализированные формы для своих организаций с учетом отраслевой специфики.

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

УДК 519.2:303.732.4

08.00.00 Экономические науки

ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА, ЕГО ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ

Жминько Надежда Сергеевна

к.э.н., старший преподаватель кафедры теории

бухгалтерского учета

РИНЦ SPIN код = 2535-1307

РИНЦ Author ID=736486

Васильев Вячеслав Павлович ассистент кафедры теории бухгалтерского учета

Тритяк Юлия Александровна студентка учетно-финансового факультета Кубанский государственный аграрный университет, Краснодар, Россия

В данной статье рассматривается актуальная в нынешнее время тема организации документооборота, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами оказывает влияние на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От профессионального ведения документации во многом зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно и грамотно организованный документооборот в организации усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета. Поэтому принятая система документирования хозяйственной деятельности должна обеспечивать полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности, способствовать выявлению скрытых резервов. Отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно быть построено исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания и условий хозяйствования. Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, учетных регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения. Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей

UDC 519.2:303.732.4 Economics

ORGANIZATION AND MANAGEMENT OF A WORKFLOW, ITS MAIN STAGES

Zhminko Nadezhda Sergeevna

Cand.Econ.Sci., senior lecturer оf Ше Ac^unting

Шео^ sub-faculty

RSCI SPIN код = 2535-1307

RSCI Author ID=736486

Васильев Вячеслав Павлович

assistant оf Ше Accоunting Шео^ sub-faculty

Tritjak Julija Aleksandrovna student of the Financial faculty Kuban State Agrarian University,

Krasnodar, Russia

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами. Следовательно, важность правильного ведения документооборота объясняется тем, что документооборот играет важную роль в деятельности каждой организации.

Его усовершенствование и надлежащий контроль позволяют своевременно получать необходимую информацию для принятия различного рода решений. А неправильное его ведение влечет за собой не только финансовую, но и уголовную ответственность

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Ключевые слова: ДОКУМЕНТООБОРОТ, ГРАФИК Keywords: DOCUMENT MANAGEMENT, ДОКУМЕНТООБОРОТА, ЭТАПЫ WORKFLOW SCHEDULE, WORKFLOW STEPS

ДОКУМЕНТООБОРОТА

Все хозяйственные операции, которые происходят в организации, необходимо оформить соответствующими документами. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение называется документооборотом . Однако это не единственное определение данного термина, ведь многие авторы и ученые определяют процесс документооборота по-разному, стараясь раскрыть более точно, правильно и полно смысл этого процесса.

Так по определению, взятому из учебного пособия Сигидова Ю.И. и Трубилина А.И., движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки от момента составления или получения от других организаций до передачи в архив после записи в регистры бухгалтерского учета называется документооборотом . В учебном пособии другого автора, Алексеевой Г.Н., представлено немного иное определение: движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом . Подобных определений существует достаточно много, но сама суть процесса, излагаемая в них, остается неизменной.

Следует отметить, что тема организации документооборота в современных условиях имеет большую актуальность, поскольку от

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно организованный документооборот внутри организации — залог успешной многолетней деятельности. Кроме того, действующим законодательством предусмотрены определенные требования к организации документооборота, несоблюдение которых может привести к неблагоприятным последствиям.

Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. В момент формирования аппарата управления разделяются обязанности между руководителями и исполнителями, определяется последовательность подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения (резолюции) основных документов. Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно движению поездов в метрополитене. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одного пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого-либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции .

Организация рационального документооборота учреждения или предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения различные операции, по возможности, должны выполняться одновременно. Важным моментом является исключение дублирования подписей. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение. Неудобна и неправильна практика согласования, подписания по принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам .

Рациональная организация бухгалтерского учета включает планирование выполнения учетных работ. План организации учетных работ, составляемый главным бухгалтером, обеспечивает своевременное получение учетных данных, характеризующих результаты работы и позволяющих своевременно составлять и представлять бухгалтерскую и налоговую отчетность внутренним и внешним пользователям, а также внутреннюю отчетность для управленческих нужд .

Совокупность документов организации представляет собой единый документопоток, который действует при соблюдении определенных правил. Их соблюдение способствует непрерывной работе предприятия.

В общей массе документов организации можно выделить три основные группы:

— внутренние, используемые при решении внутренних проблем и задач организации;

— исходящие, создаваемые для передачи информации пользователям, заинтересованным в ее получении;

— входящие, получаемые от сторонних организаций и частных лиц

Для каждой группы документов определены виды работ (операций), обязательных к исполнению. Последовательность осуществления

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

операций позволяет всесторонне рассмотреть, согласовать, утвердить и подписать документ. Нарушение данного процесса может привести не только к потере документом юридической силы, но и нанести экономический ущерб, привести к сбою производства и т.д. От четкой организации документационного процесса зависит оперативность работы. Несвоевременность исполнения документов может сделать информацию неактуальной, а следовательно бесполезной.

Правильная организация документооборота дисциплинирует не только работника, но и руководителей, так как исполнение документа напрямую связано с исполнительской дисциплиной, как непосредственного исполнителя — конкретного работника, — так и руководителя. Задержка документа руководителем без обоснованной причины ставит в сложное зависимое положение исполнителя и задерживает окончание работы, тормозит весь процесс документооборота в целом.

Принятая в организации система документирования хозяйственных операций должна обеспечивать:

во-первых, полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной жизни. Каждый факт хозяйственной жизни должен быть отражен в первичном бухгалтерском документе, так как именно первичные учетные документы, с одной стороны, являются

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой — на их основании формируются бухгалтерская отчетность организации и сведения о ее финансовом состоянии, а также осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия ;

во-вторых, выявление на предприятии скрытых резервов. Наиболее эффективно будет построить систему документирования хозяйственных операций на предприятии таким образом, чтобы уже в процессе

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

оформления первичных учетных документов, и тем более при составлении синтетических учетных регистров, производился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии. Для этого вводят в первичные учетные документы, учетные регистры специальные графы, содержащие контрольные показатели. Таким образом, уже в процессе документирования хозяйственных операций будет значительно облегчена возможность предварительного анализа их эффективности и целесообразности;

в-третьих, отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно быть построено таким образом, чтобы оно исходило не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. При документировании хозяйственных операций важное значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. В каждой организации периодически возникают нестандартные хозяйственные ситуации, которые очень часто связаны с фактом поступления на предприятие ненадлежащим образом оформленных документов, на изменение которых предприятие не имеет права или возможности;

в-четвертых, тождественность данных аналитического и

синтетического учета. При организации системы документирования хозяйственных операций следует разработать систему взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности необходимо распределить так, чтобы бухгалтеры вынуждены были проводить сверку данных, которые они формируют в учетных регистрах, с данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами. Организовать эту работу должен непосредственно главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и представление бухгалтерской отчетности внешним пользователям;

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

в-пятых, рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия. При организации системы документирования хозяйственных операций и документооборота необходимо достичь того, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций — одним сводным документом.

Стадии документооборота представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 — Основные этапы документооборота

На первом этапе на каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичный учетный документ в момент совершения факта хозяйственной или, если это не предоставляется возможным, непосредственно после его завершения. Определяется перечь лиц, выписывающих и оформляющих эти документы, а также сроки их оформления.

На втором этапе определяются лица, которые будут осуществлять проверку документов, а также количество, порядок и сроки их

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

представления. Проверка документов включает в себя формальную, арифметическую проверку и проверку по существу.

Формальную проверка документов осуществляет бухгалтер. Она состоит в том, что устанавливается правильность оформления документов с помощью контроля полноты заполнения всех реквизитов.

Арифметическая проверка проводится бухгалтером при помощи подсчета итогов, проверки правильности расчетных процедур.

Проверку по существу делает бухгалтер, и она состоит в установлении соответствия требованиям экономической и хозяйственной целесообразности совершенных операций.

Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей обработке, которая состоит из следующих этапов: группировка,

таксировка, контировка и гашение.

Группировка — подготовка сводных данных по движению видов имущества и обязательств за отчетный период.

Таксировка — перевод натуральных показателей в стоимостное выражение. Таксировка документов заключается в умножении натуральных показателей (килограммов, тонн, штук) на цену за одну единицу натурального измерителя.

Контировка — указание номера счета, дебетуемого или

кредитуемого, по суммам, подлежащим отражению на счетах бухгалтерского учета. Этот этап обработки связан с отражением хозяйственных фактов данных в документе на счетах бухгалтерского учета путем двойной записи.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Гашение — проставление на документах, относящихся к кассовым операциям, штампов или надписи от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты .

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

После бухгалтерской обработки первичных документов их данные должны быть зарегистрированы в специальных учетных таблицах и отражены в определенной последовательности.

Окончательным этапом документооборота является хранение первичных документов. Законодательство определяет сроки хранения первичной документации, что позволяет по истечении определенного периода времени контролировать предпринимательскую деятельность организации со стороны учредителей и руководителей, а также со стороны аудиторских фирм и государственных органов. Соотнесение этих сроков со сроками исковой давности по хозяйственным договорам, заключенным с другими организациями, предопределяет степень ответственности за исполнение взаимных обязательств договаривающихся сторон .

Ответственность за организацию документооборота несет главный бухгалтер организации.

Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета. График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т.е. повышает эффективность всей учетной работы организации .

При его составлении учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота. К ним относятся:

1. Полнота и своевременность отражения всех фактов хозяйственной жизни при устранении излишнего дублирования.

2. Устранение ненужных инстанций при прохождении документов у руководителей, специалистов, счетных работников.

3. Осуществление контроля над законностью фактов хозяйственной жизни и сохранностью имущества.

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

4. Обеспечение своевременного составления необходимой

отчетности .

В графике документооборота (таблица 1) определяется

последовательность движения первичных документов, т. е. определяется, кто и в каком порядке составляет документы, куда и в какие сроки они передаются, какие учетные записи выполняются по данным этих документов, где и в течение какого срока они должны храниться после использования в соответствии с назначением. Разработанный главным бухгалтером и утвержденный приказом руководителя организации график документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации.

Таблица 1 — Пример графика документооборота товарной накладной

Г рафик документооборота Утвержден приказом №___от

Наименование документа Составление документа Обработка документа Передача в архив

Форма Количество экземпляров % 1 Р I С ё <5 Я Ответственный за оформление и исполнение Срок исполнения Ответственный за проверку и обработку Порядок представления Срок представления Исполнитель Срок исполнения Срок хранения Срок исполнения

Товарная накладная Г4 Й R % Уполномоченное лицо, МОЛ, бухгалтер по учету МПЗ В момент отпуска товаров Бухгалтер по учету МПЗ Ежедневно в конце рабочего дня В день составления, до 3 числа после отчетного месяца Бухгалтер по учету МПЗ В течение 1 рабочего дня после получения, до 8 числа после отчетного месяца 5 лет По окончании отчетного года

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

Каждая организация разрабатывает данный график самостоятельно, так как не существует единой официальной схемы. Однако его отсутствие не влечет за собой административной или финансовой ответственности, хотя значительно усложняет работу сотрудников бухгалтерии и приводит к возникновению проблемных ситуаций.

Стоит отметить, что при составлении графика документооборота необходимо учитывать следующую информацию: номер формы документа и его наименование; количество экземпляров; срок исполнения; сроки передачи в бухгалтерию другими подразделениями; сроки архивного хранения; примечания .

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

После составления графика до каждого лица, участвующего в документообороте, доносятся правила оформления первичных документов и сроки их представления в бухгалтерию.

Приказом устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию. А главный бухгалтер своим распоряжением обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке .

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Организация работы с документами или управление документацией — это, прежде всего, создание условий, обеспечивающих сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею потребителей с наименьшими временными и материальными затратами.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод о том, что документооборот играет важную роль в деятельности каждой организации. Его усовершенствование и надлежащий контроль позволяют своевременно

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

получать необходимую информацию для принятия различного рода решений. А неправильное его ведение влечет за собой не только финансовую, но и уголовную ответственность.

Список литературы:

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие: 8-е изд., перераб. и доп. -М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез”», 2002. — 192 с.

2. Алексеева Г.Н. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие. Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2004. 164 с.

3. Бархатнова А. — Сроки хранения документов и последствия их утраты /Финансовая газета. — 2004. — 44 с.

5. Елгина Е.Б. Первичные документы. — М.: — Статус-кво, 2004. — 452с.

6. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. — М.: ИНФРА-М, 2002. — 591 с.

7. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учета: учебник/ Поленова С.Н. -Электрон. текстовые данные. — М.: Дашков и К, 2013. — 464 с.

10. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. — М.: Изд-во «ПРИОР», 5-е изд., доп. и перераб. — 2000. — 144 с.

11. Баранов, А.В Сравнительная характеристика формирования показателей отчетности о прибылях и убытках в отечественной и зарубежной практике / А. В. Баранов, А.Е. Жминько // Международный бухгалтерский учет. 2007. № 8. С. 46-50.

12. Башкатов В. В. Учет и признание расходов по подбору персонала организации / В. В. Башкатов, А. С. Мельникова // Современный взгляд на будущее науки Сборник статей Международной научно-практической конференции. г. Уфа, Республика Башкортостан, 2014. — С. 20.

14. Бондаренко, С.В. Институциональный климат малого бизнеса России // С.В. Бондаренко, Т. И. Бондаренко // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. 2014. № 101. С. 13571366.

15. Бондаренко, С.В. Сравнительный анализ методик оценки

кредитоспособности заемщика / С.В. Бондаренко, Е.А. Сапрунова // Финансы и кредит. 2008. № 24 (312). С. 12-17.

16. Васильев В. П. Оценка экономической устойчивости сельскохозяйственных организаций / В.П. Васильев // Исследование инновационного потенциала общества и формирование направлений его стратегического развития материалы III

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

17. Васильев В.П. Экономическая устойчивость сельскохозяйственных организаций на Кубани: состояние, проблемы обеспечения / В.П. Васильев // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. — 2014. — № 96. — С. 857-866.

21. Жминько А.Е. Сущность и экономическое содержание прибыли // Экономический анализ: теория и практика. 2008. № 7. С. 60-64

22. Жминько А.Е. Сущность производственных запасов, как оборотных активов организации / А.Е. Жминько, Т.А. Литвинова // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. 2014. № 99. С. 813-818.

23. Жминько Н.С. Основные теоретические подходы к аспекту прогнозирования финансового состояния хозяйствующих субъектов / Н.С. Жминько, И.С. Сафонов // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. — 2014. — № 97. — С. 985-996.

26. Жминько, Н.С. Состав и условия функционирования организаций сельскохозяйственной отрасли экономики краснодарского края / Н.С. Жминько, Е.В. Левченко // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. 2015. № 106. С. 988-999.

30. Кучеренко С.А. Достоверная оценка финансового состояния, как фактор экономической безопасности субъектов сельского хозяйства / С.А. Кучеренко С.А., Жминько Н. С. // В сборнике: Наука, образование, общество: тенденции и перспективы Сборник научных трудов по материалам Международной научнопрактической конференции: в 5 частях. ООО «АР-Консалт». Москва, 2014. С. 13-16.

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

32. Ляховецкий А.М. Оценка ресурсного потенциала на основе

33. Мельник, М. В. Экономический анализ в аудите: учеб. пособие / М. В. Мельник, В. Г. Когденко. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. — 543 с.

36. Сигидов, Ю. И. Теоретико-методологические основы дискриминантнорейтингового анализа финансового состояния хозяйствующего субъекта / Ю.И. Сигидов, Н.С. Жминько // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. 2014. № 98. С. 1072-1081

1. Andreeva V.I. Deloproizvodstvo: Prakt. posobie: 8-e izd., pererab. i dop. — M.: ZAO «Biznes-shkola «Intel-Sintez”», 2002. — 192 s.

2. Alekseeva G.N. Teorija buhgalterskogo ucheta: Uchebnoe posobie. Tambov: Izd-vo Tamb. gos. tehn. un-ta, 2004. 164 s.

3. Barhatnova A. — Sroki hranenija dokumentov i posledstvija ih utraty /Finansovaja gazeta. — 2004. — 44 s.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

5. Elgina E.B. Pervichnye dokumenty. — M.: — Status-kvo, 2004. — 452s.

6. Kudrjaev V.A. Organizacija raboty s dokumentami: Uchebnik / V.A. Kudrjaev i dr. — M.: INFRA-M, 2002. — 591 s.

7. Polenova S.N. Teorija buhgalterskogo ucheta: uchebnik/ Polenova S.N. -Jelektron. tekstovye dannye. — M.: Dashkov i K, 2013. — 464 s.

10. Stenjukov M.V. Dokumenty. Deloproizvodstvo. — M.: Izd-vo «PRIOR», 5-e izd., dop. i pererab. — 2000. — 144 s.

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

26. Zhmin’ko, N.S. Sostav i uslovija funkcionirovanija organizacij

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

33. Mel’nik, M. V. Jekonomicheskij analiz v audite: ucheb. posobie / M. V. Mel’nik, V. G. Kogdenko. M.: JuNITI-DANA, 2007. — 543 s.

В результате изучения материала данной главы студент должен: знать

• • принципы рациональной организации документооборота; уметь
• • анализировать документооборот и документопотоки по качественным и количественным признакам;

владеть

• методами рациональной организации документооборота с применением информационных технологий.

Качественные и количественные характеристики документооборота

Документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления/отправки. Организационными основами документооборота являются организационно-правовая форма и направления деятельности организации, основные задачи и функции, схема построения организационной структуры, объем и характер внешних коммуникаций, распределение зон ответственности и делегирование полномочий внутри организации. Документооборот организуется с применением современных информационных технологий и совершенствуется за счет внедрения в административные процедуры и бизнес-процессы программно-аппаратных средств и информационных систем как инструментов реализации управленческих процессов.

Предметная сущность документооборота проявляется лишь тогда, когда в организации имеется четкое представление о том, какие виды и разновидности документов, кому (каким должностным лицам, в какие подразделения и каким специалистам), с какой целью и в какие сроки должны быть переданы, направлены, причем в первую очередь по типовым, маршрутизируемым и настраиваемым схемам документопотоков. Документооборот предполагает прежде всего целенаправленное управление документами.

Движение документов в организации рассматривается на первом уровне классификации как документоиоток входящих (поступающих в организацию) документов, документопоток исходящих документов (отправляемых

организацией в соответствии с ее внешними связями и характером взаимодействия), а также документоиоток внутренних документов.

Документопотоки анализируются и регламентируются по качественным и количественным параметрам.

Качественные параметры документооборота определяются в настоящее время:

• — видовым составом документов, составляющих тот или иной докумен- топоток, так как в названии вида документа отражаются цель его создания и управленческая ситуация;
• — правильностью выполнения делопроизводственных операций, которые выполняют с документами все руководители и сотрудники организации, поскольку делопроизводство является нормативно регулируемой технологией.

Количественные параметры представляют собой данные об общем объеме документооборота организации и количестве документов, входящих в тот или иной документопоток за определенный период времени, т.е. учет количества документов может быть как полным, так и выборочным по видам документов, форме их представления, вопросам деятельности, структурным подразделениям и другим управленческим параметрам, которые учитываются в процессе организации и совершенствования документооборота.

Документопоток входящих документов составляют в основном:

• — законодательные и нормативные правовые акты государственных органов (копии), поступающие в организацию, как правило, в результате «пересылки» с сопроводительными письмами вышестоящих органов управления; они обычно направляются в порядке простого информирования и для сведения, но иногда в сопроводительных письмах вышестоящий орган управления дает прямые указания по исполнению и применению изданных законодательных и нормативных правовых актов с указанием сроков исполнения;
• — нормативные правовые акты, издаваемые органами местного самоуправления (полученные копии), на территории которых зарегистрирован адрес местонахождения организации и осуществляется ее оперативная деятельность (деятельность исполнительных органов);
• — организационные и распорядительные документы вышестоящей организации, копии которых направляются подведомственным организациям для исполнения и последующего представления отчетов. По видовому составу это могут быть правила, положения, регламенты, решения или выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов, приказы, распоряжения, поручения, а также письма, содержащие прямые поручения, указания или методические рекомендации, требующие или не требующие ответа;
• — письма-ответы вышестоящей организации, а также контролирующих и регулирующих органов, получаемые в ответ на письма-запросы, направленные в вышестоящие органы, включая письма о согласовании проектов документов — положений, регламентов, договоров и т.п.;
• — переписка с равностоящими организациями в процессе регламентированных взаимосвязей с ними. По видовому составу это договоры и документы по их исполнению, включая первичные учетные документы (дополнительные соглашения, заявки, счета, акты выполнения работ, акты сверки расчетов, протоколы разногласий, платежные поручения и т.п.); письма информационные, предложения, гарантийные, претензионные, письма- запросы, уведомления и т.п.;
• — переписка с подчиненными и территориально обособленными организациями; письма-запросы о предоставлении информации, планы, задания и отчеты об их исполнении, служебные записки по всем вопросам деятельности, копии изданных подведомственными организациями распорядительных документов, присланные для сведения, проекты документов всех видов, требующих согласования с вышестоящей организацией, письма-ответы на полученные запросы и т.п.;
• — обращения граждан (предложения, заявления и жалобы), которые в зависимости от содержания и срока хранения, в свою очередь, разделяются на три документопотока: переписка о серьезных нарушениях в работе организации и коррупциогеиности; переписка по личным вопросам, которая часто ведется с учетом сопроводительных писем и запросов депутатов представительных органов разных уровней; переписка по оперативным вопросам; видовой состав переписки по обращениям граждан дополняют уведомления, извещения и соглашения по вопросам обработки персональных данных граждан.

Документопоток исходящих документов представляет собой прежде всего совокупность документов, создаваемых внутри организации в инициативном порядке и направляемых адресатам в процессе внешних коммуникаций:

• — письма-запросы в контролирующие и регулирующие организации, в общественные организации и в вышестоящую организацию, в равностоящие или подведомственные организации, которые составляются по всем вопросам деятельности организации;
• — распорядительные документы (копии), указания и поручения, направляемые в подведомственные организации, которые могут направляться с сопроводительными письмами.

Другой частью данного документопотока являются письма-ответы, служебные записки, отчеты, планы, программы, документы об исполнении договоров и соглашений, составляемые и отправляемые организацией в ответ на соответствующие поступившие документы (в пределах каждого документопотока по направлениям и вопросам деятельности организации формируется переписка по принципу: запрос-ответ), а также ответы на обращения граждан.

Документопотоки внутренних документов организации составляют прежде всего документы по общим функциям управления организацией, которые обеспечивает в основном система организационно-распорядительной документации и документы специальных систем документации, включая научно-техническую документацию.

По видовому составу в данный документопоток в первую очередь включаются:

• — учредительные документы, документы корпоративного управления (учредительный договор или решение государственного органа о создании организации-юридического лица, устав или положение об организации, положения об органах управления и исполнительных органах, регламенты их работы и протоколы заседаний, информационные сообщения о существенных событиях, положения о должностях членов совета директоров, независимых директоров и корпоративного секретаря, кодекс корпоративного поведения или профессиональной этики и т.п.);
• — организационные документы, которые организация издает в порядке оперативного самоуправления и которые составляют ее локальную нормативную базу (стратегия развития, концепции и политики, положения об исполнительных органах, штатное расписание, схема организационной структуры; инструкции, правила и регламенты, обязательность которых установлена действующим законодательством и нормативными правовыми актами; положения о структурных подразделениях, должностные и рабочие инструкции и т.п.);
• — организационные документы методического или технологического/ технического характера (инструкции, правила, регламенты) по административным процедурам, бизнес- и производственным процессам, стандарты предприятий и т.п.);
• — распорядительные документы (приказы первого руководителя, приказы и распоряжения уполномоченных им должностных лиц, протоколы заседаний и совещаний, заявления, справки, служебные записки и тому подобные документы, являющиеся основаниями для издания приказов и принятия решений коллегиальными органами);
• — доверенности на представление интересов организации и журналы их регистрации. Копии выданных доверенностей остаются в организации, а также в организацию возвращаются оригиналы доверенностей в связи с истечением срока их действия или отзывом;
• — трудовые договоры и документы по их исполнению, которые организация-работодатель заключает с сотрудниками;
• — документы по управлению персоналом, учету труда, обеспечению техники безопасности и охране труда (заявления, табели, инструкции, планы обучения и повышения квалификации, отчеты, протоколы аттестационных и квалификационных комиссий и т.п.);
• — все виды справочно-информационных документов и электронные сообщения, с помощью которых осуществляются внутренние коммуникации (служебные записки, акты, справки и т.п.);
• — плановые и учетные документы, составляемые в процессе ведения бухгалтерского и налогового учета (их часть в форме оригиналов включается в документопоток направляемых в контролирующие и регулирующие органы документов);
• — планы и отчеты по основным направлениям производственной деятельности, а также по вопросам организации, технологического и технического обеспечения деятельности (первичные планы и отчеты являются внутренними документами, а сводные могут включаться в документопоток исходящих документов, направляемых в вышестоящие органы и организации).

Качественный состав внутренних документов в целом определяется основными направлениями деятельности организации, правильным распределением функций и зон ответственности, делегированием полномочий внутри организации и рациональной организацией взаимодействия сотрудников, руководителей подразделений и должностных лиц.

Количественные характеристики документооборота определяются количеством создаваемых в организации документов и получаемых ею из внешней среды.

Объем документооборота организации — это количество документов, созданных ею и поступивших в нее за определенный период.

Объем документооборота организации подсчитывается, как правило, за каждый месяц и далее нарастающим итогом за год. Он осуществляется на основе учетно-регистрационных форм в местах регистрации создаваемых и полученных организацией документов. Для сбора объективных данных об объеме документооборота должна быть хорошо организована система регистрации получаемых, отправляемых и внутренних документов в пределах конкретных документопотоков, которые формируются и маршрутизируются в результате выполнения делопроизводственной операции предварительного рассмотрения документов.

За единицу учета принимается единственный экземпляр документа, т.е. подлинник (оригинал) документа, или копия (если она является единственным экземпляром документа). Копии, создаваемые при сканировании и ксерокопировании документов, подсчитываются раздельно в пределах тех же документопотоков. Учет тиражируемых документов, подлежащих массовой рассылке, ведется на основании обязательного экземпляра документа, на котором проставлена резолюция руководителя «В печать» и указан тираж (количество копий, которые необходимо изготовить).

Поскольку в современных организациях изготовление ксерокопий и копий документов, включая бумажные копии электронных документов и электронные копии документов, практически не регламентируется, примерный объем копий документов выявляется и подсчитывается на основании листов рассылки, которые оформляют исполнители в процессе подготовки проектов документов.

При учете поступающих и отправляемых документов сопроводительное письмо и документы-приложения к нему принимаются за одну единицу учета, т.е. за один документ. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота. Однако для реализации раздельного учета электронных документов, созданных в статусе оригиналов, и электронных копий документов, которые прикреплены к регистрационно-контрольной карточке («входной» форме системы электронного документооборота) в систему полей карточки необходимо включить соответствующие метаданные. Подобные данные о статусе документа — электронный оригинал или электронная копия, не включены в Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, который представляет собой список полей «входной» формы СЭД и оформлен как приложение к Правилам делопроизводства.

В большинстве организаций метаданные о подлинности или копий- ности электронных документов вносятся в поля регистрационно-контрольных карточек в обязательном порядке. Учет состава электронных документов по их видам и разновидностям необходим в государственных органах для контроля за внедрением перечня документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, и перечня документов, передаваемых в электронном виде при взаимодействии государственных органов, и оценки степени перехода на реальный электронный документооборот.

Отдельно учитываются по документопотокам (но обязательно включаются в общий объем документооборота) предложения, заявления и жалобы граждан, а также претензии клиентов и контрагентов, обращения граждан через портал государственных и муниципальных услуг, обращения на офи- циальный сайт организации в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, обращения по официальному адресу электронной почты, указанному на бланке организации. Это необходимо для проведения соответствующей аналитики по вопросам деятельности организации во «внешней» среде, контроля репутационных рисков, оценки степени соблюдения требований законодательства и тенденции оказания услуг и ведения переписки с гражданами в электронном виде, и т.п.

Итак, общая формула для подсчета объема документооборота следующая:

Количество Количество Количество

поступивших отправленных внутренних

документов документов документов

Общий объем документооборота = ——-+——-+——-

Количество Количество Количество

копий копий копий

поступивших отправленных внутренних документов документов документов

В числителе обозначается общее количество документов как единиц учета, т.е. объем документооборота, необходимый для анализа процессов документирования и рациональной организации всех бизнес- и административных процессов и делопроизводства, в знаменателе — количество копий документов, необходимое для расчета численности сотрудников, анализа соблюдения норм выработки при работе с документами и разработки новых норм, для обоснования процессов автоматизации, внедрения новых технологий и т.п. Общий объем документооборота всегда оформляется в виде дроби и не предусматривает никаких дальнейших математических расчетов.

Форма представления справки или сводки об объеме документооборота должна содержать сведения о количестве документов по документопотокам (табл. 3.1).

Таблица 3.1

Справка об объеме документооборота в организации за месяц

Наименование организации СПРАВКА

об объеме документооборота за июль 2017 г.

Документопотоки	Подлинники	Копии
Поступающие документы
Отправляемые документы
Внутренние документы
ИТОГО

Общий объем за месяц = 2687/2665

Правила делопроизводства предусматривают, что служба делопроизводства обобщает и анализирует данные о количестве документов и представляет их руководителю в установленном им порядке. В связи с этим в инструкции по делопроизводству специально определяются соответствующие сроки или график представления сведений, а также формы представления справок об объеме документооборота.

В процессе анализа документооборота служба делопроизводства может осуществлять учет объемов документопотоков, анализируя их качественный, видовой состав и форму представления документов. Пример анализа документопотока и учета количества поступающих документов приведен в табл. 3.2.

Таблица 3.2

Таблица анализа документооборота и учета количества поступающих документов

Количество поступающих документов	Бумажная/ электронная форма
От вышестоящих и контролирующих органов
От подведомственных территориальных органов/организаций
От равностоящих организаций
От организаций-поставщиков по исполнению договоров
От граждан (обращения граждан): — по личным вопросам — но оперативным вопросам — о серьезных недостатках и коррупции	14 1 4 9
От граждан (запросы граждан о деятельности организации)
Запросы и обращения членов депутатов и других представительных органов
Приказы но основной деятельности

Количество поступающих документов	Бумажная/ электронная форма
Приказы по административно-хозяйственным вопросам
Распоряжения заместителей руководителя
Протоколы заседаний органов управления
Протоколы оперативных совещаний
Служебные записки
Планы работы по основным направлениям деятельности
Отчеты о выполнении планов
Поручения руководства
Отчеты об исполнении поручений
Оперативные планы работы организации
Планы работы структурных подразделений
Отчеты структурных подразделений о выполнении планов работы

Отчеты об объеме документооборота, о качественном и количественном составе документопотоков по формам, утвержденным руководителем организации или установленным инструкцией но делопроизводству, возможно получать в статусе оперативных или сводных отчетов из системы электронного документооборота при соответствующей функциональности и настройках, которые определяются службой делопроизводства.

Качественные и количественные характеристики документооборота одновременно рассматриваются и как организационные характеристики системы управления организацией в целом, так как они являются измерителями в процессе оценки собственно управленческих показателей:

• — оперативности принятия решений и их качества;
• — эффективности системы делегирования полномочий;
• — оптимальности взаимодействия руководителей и сотрудников по всем направлениям деятельности организации и в процессе выполнения трудовых функций;
• — формирования положительного образа организации во внешних коммуникациях;
• — заинтересованности сотрудников в работе в данной организации, лояльного поведения, исполнительской дисциплины.