Куперс

Отчет о движении горюче-смазочных материалов – документ, являющийся завершающим в процессе оформления всех необходимых документов на выдачу топлива и иных ГСМ на том или ином предприятии.

Документы, являющиеся основанием для составления данного отчета: товарно-транспортные накладные, ведомости учета возврата талонов, акты, требования, ведомости определения плотности и температуры, ведомости учета выдачи смазочных материалов и топлива. Составлением отчета занимается уполномоченное лицо, являющееся материально ответственным.

Перед сдачей данного документа в отдел бухгалтерии предприятия его необходимо проверить. Этой процедурой занимается уполномоченное лицо, возглавляющее внутрихозяйственную службу топливно-энергетических ресурсов предприятия или же иным лицом, имеющим на это разрешение выданное руководителем предприятия. После проверки отчет требует подписи данного лица.

Отчет о движении горюче-смазочных материалов, вместе со всеми необходимыми приходными и расходными документами передается в отдел бухгалтерии в установленные руководителем предприятия сроки для подведения итоговых расчетов. Таким образом, данный документ служит основанием для отображения в учете движения смазочных и топливных материалов на предприятии за отчетный период времени.

Норма расхода топлива — это величина, которая отражает среднюю потребность в горючем (бензине, газе или дизтопливе) для различных видов автотранспорта на конкретный километраж.

Норма расхода топлива, как правило, устанавливается из расчета литров горючего на 100 км пути.

Для каких целей используются нормы расходы топлива

Нормы расхода топлива для конкретного транспорта позволяют вести учет затрат на бензин, газ или дизтопливо, контролировать слив или перерасход топлива, а также списывать топливо со счетов компании согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Данные показатели нормы расхода топлива необходимы для:

• определения себестоимости конкретной перевозки и всех перевозок, совершенных служебным транспортом в течение определенного периода времени;

• ведения отчетности;

• ведения расчетов с сотрудниками организации, которые пользуются транспортными средствами в служебных целях.

• учета затрат на топливо при налогообложении предприятий.

Порядок расчета нормы расхода топлива

При определении нормы расхода топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать методические рекомендации «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Чтобы выяснить нормативные величины расхода горючего для конкретного автомобиля, необходимо знать вид транспорта (легковой, грузовой, тягач или специального назначения).

После этого необходимо открыть нужную таблицу в нормах расхода топлива, утвержденных Минтрансом РФ и найти точную марку автомобиля.

В этой таблице приведены нормы расхода бензина для конкретного автомобиля.

Если предприятие использует автомобильный транспорт, который не прописан в нормативном акте, составленном Минтрансом РФ, предприятие может рассчитать для него нормы списания топлива самостоятельно.

Документальное оформление списания топлива

Как правило, на предприятиях, которые занимаются грузоперевозками, топливо списывается на расходы на основании нескольких документов:

• путевого листа (указывается маршрут и пробег автомобиля, остаток топлива; периодичность составления путевого листа зависит от частоты использования транспорта — рекомендуется закрепить ее в учетной политике);

• акта на списание ГСМ (на его основании можно списать смазочные материалы — например, масло).

Порядок оформления путевого листа

Бланк путевого листа должен быть утвержден руководителем предприятия в качестве приложения к учетной политике и содержать все обязательные реквизиты.

Эти реквизиты перечислены в части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

• наименование и дата составления документа;

• наименование экономического субъекта, составившего документ;

• содержание факта хозяйственной жизни;

• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

• подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события.

К обязательным реквизитам путевого листа относится следующая информация:

• наименование и номер путевого листа;

• сведения о сроке действия путевого листа;

• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства; сведения о транспортном средстве; сведения о водителе.

В числе прочего, в путевом листе указывают место назначения (поездки автомобиля), марку и количество горючего при выезде и возвращении, его расход, а также показания одометра при выезде и возвращении в гараж.

На основании данных путевых листов организация определяет количество и стоимость израсходованного топлива.

Порядок учета и списания топлива

Бухгалтерский учет топлива

Для ведения бухгалтерского учета топлива используется счет 10 «Материалы» с соответствующими субсчетами.

Для того, чтобы учесть приход топлива, данные о поступлении топлива отражают по дебету счета 10 «Материалы».

Когда производится списание топлива, то данные о списываемом топливе необходимо списать с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счетов учета затрат (счета 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» или счет 44 «Расходы на продажу»).

При этом сумма списываемого топлива рассчитывается как норма (указанная в нормативе или рассчитанная самостоятельно), умноженная на сумму одного литра бензина.

Таким образом, для учета ГСМ на предприятии используется субсчет 3 «Топливо» счета 10 «Материалы».

В бухгалтерском учете проводки будут следующими:

Дебет счета	Кредит счета	Наименование операции
10.3 «Топливо»	60 «Расчеты с поставщиками»	Отражена операция по приобретению бензина у поставщика
10.3	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Отражена операция по приобретению ГСМ через подотчетное лицо
19	60,71	Отражен НДС по покупке ГСМ
20 (23, 25, 26, 44, 91) — счета учета расчетов	10.3	Списано расчетное (или фактическое) количество бензина

Налоговый учет списания топлива

На данный момент Налоговый Кодекс РФ не содержит требований о нормировании расходов на бензин для целей расчета налоговой базы по налогу на прибыль.

Затраты на топливо считаются материальными расходами или включаются в прочие, связанные со служебным транспортом (подп. 11 п. 1. ст. 264 НК РФ).

То есть, в налоговом учете списание ГСМ можно отражать в составе в материальных расходов или учитывать в составе прочих расходов.

Если автомобильный транспорт выполняет транспортировку грузов, то расход дизтоплива/газа/бензина на него относится к материальным расходам.

Если же транспорт используется в служебных целях, то использование топлива на него отражается в составе прочих расходов.

При этом судебная практика подтверждает, что нормы для списания ГСМ не требуются, но налоговые инспекторы по-прежнему настаивают на наличии приказа на установление норм списания ГСМ, доначисляя налоги при его отсутствии.

Решать вопросы с налоговой инспекцией при отсутствии утвержденных внутрифирменных нормативов приходится в судебном порядке.

Поэтому при формировании учетной политики по бухгалтерскому и налоговому учету стоит определить, каким образом в компании будет вестись учет ГСМ.

Итак, для учета фактического расхода топлива компании требуется составить приказ, в котором необходимо прописать:

• марки автомобилей,

• рассчитанные лимиты по расходу.

При этом, разрабатывая собственные нормы, следует учитывать транспортные условия (состояние дорог везде разное), тип автомобиля (расход у грузовой машины явно будет отличаться от легковой), климатические условия.

Также стоит указать лимит расхода бензина в летнее и в зимнее время, так как зимой расход топлива будет выше.

Расход бензина, помноженный на его стоимость, может стать решающим аргументом в выборе автомобиля, но часто бывает недостаточно знать, сколько топлива сгорает по регламенту и в реальности. Когда индикатор дает сигнал, что горючего мало, а особенно – если он выходит из строя и лампочка вовсе не горит, – встает самый главный вопрос: как узнать, сколько осталось бензина?

Народные хитрости

Стационарного прибора, который мог бы измерить количество топлива в баке с точностью до литра, нет ни в одной самой полной комплектации современных машин. Но в среде автолюбителей и специалистов, на форумах автомобильной тематики можно встретить множество советов по определению этих остатков: от раскачивания авто для оценки звука (чем меньше бензина, тем громче всплески) до его взвешивания и сравнения с весом в книжке по эксплуатации. Один из таких оригинальных алгоритмов измерения остатков топлива – его слив из бака в мерную емкость, а затем заливка обратно в бак.

Конечно, существуют и более разумные способы, которые подойдут в дорожных условиях.

По приборам

Если топливный индикатор работает, первое решение – сориентироваться по нему. Например: объем бака – 50 л, на шкале условно нанесено 10 делений, – значит, каждое «отбивает» 5 л. Прикидывая остаток горючего таким способом, помните, что результат будет приблизительным, и обращайте внимание на расположение автомобиля: машина должна стоять строго горизонтально, иначе показатель не будет соответствовать действительности.

Более точные показания можно получить с помощью специального щупа. Бензобаки некоторых старых автомобилей снабжались им с завода, но по аналогии его можно сделать самостоятельно, хорошо изучив тему. Расстояние между отсечками зависит от размеров и формы бака, длина линейки должна быть не менее полутора метров, а материал, из которого она изготавливается, – не содержать металла и не создавать искр.

С помощью диагностического режима

Если на вашем автомобиле установлена приборная панель от семейства Renault, куда выборочно попадают модели LADA, Nissan и некоторые другие, узнать, сколько в баке бензина, с точностью до литра можно в диагностическом режиме панели.

Чтобы запустить диагностику приборки, нужно:

– перед включением зажигания зажать на 5 секунд кнопку сброса суточного пробега, затем включить зажигание и отпустить кнопку, когда стрелки приборов начнут двигаться;

– той же кнопкой переключить режим диагностики панели приборов, найдя в правом верхнем углу иконку заправочной колонки.

Под этой иконкой отображается цифра, точно соответствующая литражу оставшегося в бензобаке топлива.

Проверить, сработает ли диагностический режим панели приборов на конкретном автомобиле, можно опытным путем.

С помощью датчика

Если приборная панель не поддерживает описанные выше возможности тестового режима, проблему контроля количества бензина в баке автомобиля можно решить с помощью специального беспроводного датчика, устанавливаемого прямо в бензобак.

Современный прибор работает от батарейки с увеличенной автономностью (до пяти-семи лет!) и способен хранить во встроенной памяти данные об изменении уровня топлива в среднем за два месяца. Уровень горючего в любой момент можно считать дистанционно с помощью специального устройства, распознающего радиосигнал.

С помощью расчетов

Для любителей расчетов существует еще один способ, требующий предварительной подготовки. Заправив полный бак и обнулив одометр, можно легко вычислить реальный объем бензобака и расход топлива на 100 км в привычном режиме езды, что в дальнейшем поможет контролировать уровень горючего.

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

О том, как корректировался путевой лист, мы писали у нас на сайте:

• «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
• «С 15.12.2017 дня путевой лист оформляем по новой форме»;
• Путевые листы: с 1 марта 2019 порядок выписки меняется.

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться .

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены .

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

О путевых листах для ИП читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Скачать образец акта о списании ГСМ

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Важно! С 2021 года ПБУ 5/01 заменит новый федеральный стандарт ФСБУ 5/2019 «Запасы». О том, как изменятся правила учета МПЗ, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете посмотреть разъяснения, если получите пробный доступ к правовой системе. Он бесплатный.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

• по средней себестоимости;
• по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Учет ГСМ при поступлении

Дт	Кт	Сумма, руб.	Операция (документ)
		3 800	Оприходован бензин (ТОРГ-12)
			Отражен НДС (счет-фактура)

Рассчитываем среднюю себестоимость списания за сентябрь: (50 л × 44 руб. + 100 л × 38 руб.) / (50 л + 100 л) = 40 руб.

Вариант 1. Учет ГСМ при списании по факту

В ПЛ сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 – 20 = 20 л.

Сумма к списанию: 20 л × 40 руб. = 800 руб.

Дт	Кт	Сумма, руб.	Операция (документ)
			Списание бензина (бухгалтерская справка-расчет)

Вариант 2. Учет ГСМ при списании по нормам

В ПЛ сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 2 500 км, в конце — 2 550 км. Значит, было пройдено 50 км.

В п. 7 раздела II распоряжения № АМ-23-р есть формула для расчета расхода бензина:

Qн= 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где: Qн — нормативный расход топлива, л;

Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км);

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (его значения приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р).

По таблице в подп. 7.1 по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8 л.

По приложению 2 коэффициент D = 10% (для Московской области).

Считаем расход бензина: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 л

Сумма к списанию: 4,4 л × 40 руб. = 176 руб.

Дт	Кт	Сумма, руб.	Операция (документ)
			Списание бензина (бухгалтерская справка-расчет)

Так как автомобиль используется в качестве служебного, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Итоги

ГСМ — существенная статья расходов во многих организациях. Это значит, что бухгалтерам нужно уметь вести учет ГСМ и обосновывать эти расходы. Использование путевых листов — один из способов определения количества использованных ГСМ.

С помощью ПЛ можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

После определения фактического или нормативного объема использования сумму к списанию можно рассчитать путем умножения стоимости единицы на объем.

Учет ГСМ, списанного в результате работы спецтехники, не имеющей одометра, может производиться на основании акта списания ГСМ.

Особое же внимание нужно уделять признанию расходов на ГСМ в рамках налогового учета.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.