Куперс

Бухучет и анализ

Печь для уничтожения документов

Содержание

Примерное положение об экспертной комиссии организации

УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального архивного
агентства от 11.04.2018 г. № 43

Зарегистрирован в Минюсте России 15.06.2018.
Регистрационный № 51357.

    I. Общие положения

  1. Примерное положение об экспертной комиссии организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

  2. Экспертная комиссия организации (далее – ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации.

  3. ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации.

    Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об ЭК с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК) или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

  4. Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации.

    В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений организации, государственного или муниципального архива, источником комплектования которого выступает организация (по согласованию).

    Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации.

  5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, cт. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях , законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.

    II. Функции ЭК

  6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

    6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.

    6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

    а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

    б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

    в) описей дел по личному составу;

    г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

    д) номенклатуры дел организации;

    е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

    ж) актов об утрате документов;

    з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

    и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

    к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.

    6.3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее – архив организации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

    6.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации.

    6.5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

    6.6. Совместно с архивом организации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

    III. Права ЭК

  7. ЭК имеет право:

    7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив организации.

    7.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:

    а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

    б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

    7.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

    7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

    7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

    7.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

    IV. Организация работы ЭК

  8. ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения, а также с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.

  9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

  10. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

  11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

    Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

  12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

Уничтожение документов путем шредирования

Потеря или кража конфиденциальных документов наносит вред бизнесу, а иногда даже приводит к краху компании. Злоумышленниками могут быть сотрудники фирмы, контрагенты, партнеры, случайные посетители и даже промышленные шпионы. Чтобы этого избежать, нужно своевременно уничтожать документацию с истекшим сроком хранения. Самый оптимальный способ ликвидации архива — шредирование.

Что такое шредирование

Под шредированием понимается измельчение бумажных документов, вышедших из документооборота, с помощью специальной техники — шредера. С английского слово «шредер» (shredder) переводится, как «измельчитель, кромсатель». Им пользуются юридические и частные лица, правительственные организации и все, кто тем или иным образом имеет дело с документацией.

Технология шредирования применяется как на территории предприятия заказчика, так и в цеху компании, оказывающей услуги по утилизации бумаг. Схема работы и в первом, и во втором случаях приблизительно одинаковая:

  • Сортировка документов.
  • Измельчение с применением шредера.
  • Смешивание полученных полос или кусочков бумаги.
  • Прессование, то есть получение однородной массы.
  • Отправка на целлюлозно-бумажные комбинаты для переработки.

Специальное оборудование позволяет за один час измельчить до 3,5 тонн бумаги. Уровень производительности и объем резервуара для отходов выбирается индивидуально, исходя из объема заказа, типа документов и других параметров.

Какие бывают шредеры

Главные критерии в классификации шредеров — степень мощности уничтожения документов и требования по плотности бумаги. Соответственно, современные производители предлагают различные модели портативного, стационарного и промышленного оборудования. Ручные представлены в виде специальных ножниц, промышленные — это достаточно объемные установки, а вот стационарные (офисные) считаются золотой серединой.

Есть и другие критерии. Например, по принципу функционирования выделяются:

  • полоскорезы — вращающиеся ножи режут лист на узкие полоски, которые при желании можно достаточно легко восстановить;
  • крошители и шредеры-конфетти — кусочки прямоугольной или круглой формы вырезаются с помощью вращающихся барабанов;
  • мясорубки — бумага измельчается, проходя через специальный экран;
  • резаки — документы рвутся при воздействии острых ножей;
  • шлифмашины — вращающийся вал с ножами режет бумагу до тех пор, пока измельченные частички не пройдут через экран.

По области применения выделяют персональные шредеры (используются в быту и небольшими компаниями), офисные приборы (предназначены для работы с большим количеством бумаги среднего уровня секретности) и архивные устройства (применяются при необходимости уничтожения архива в промышленных масштабах).

Важно понимать, что только промышленные шредеры в состоянии измельчить не только бумагу разной плотности, но и магнитные носители, пластиковые карты, древесину, кожу и некоторые другие материалы.

Требования к шредированию

Если выбирать между сжиганием бумаги, химической обработкой и шредированием, то последний способ считается более предпочтительным. Сжигание подразумевает использование специальных печей, действие которых экологически опасно. Химическую обработку нельзя представить без применения дорогих и вредных для человека реактивов.

Шредер не имеет этих недостатков, а при соблюдении ряда рекомендаций считается весьма эффективным:

  • не превышайте плотность бумаги, указанную производителем;
  • выбирайте устройство для шредирования с продольным и перекрестным измельчением;
  • вставляйте страницы в шредер вертикально, так как при горизонтальном размещении лезвия могут попасть между строк;
  • старайтесь использовать как можно меньше цветной бумаги, так как ее легче восстановить;
  • перед выбрасыванием измельченной бумаги обязательно перемешайте обрезки.

Есть еще несколько правил эксплуатации шредера, придерживаясь которых можно существенно увеличить срок службы устройства. Во-первых, нужно регулярно смазывать режущие ножи и движущиеся механизмы. Во-вторых, желательно избегать максимальной загрузки шредера, в противном случае снизится скорость и производительность. В-третьих, все листы должны быть без металлических скрепок и скоб, которые могут привести к поломке агрегата. В-четвертых, при уничтожении CD-дисков и пластиковых карт необходимо придерживаться следующей пропорции: 90% бумаги и 10% других носителей информации.

Надежно ли уничтожение документов путем шредирования?

Согласно техническим нормам Немецкого института по стандартизации DIN 66399, существует 7 уровней секретности уничтожения бумаг с помощью шредера. Чем выше этот уровень, тем мельче режется документ и больше гарантий, что он не будет восстановлен. Основные группы оборудования:

  • P-1 (для публичной документации общего характера и открытой переписки);
  • P-2 (для бумаг, которые относятся к внутреннему документообороту компании);
  • P-3 (для конфиденциальных документов — прайсов, презентаций, коммерческих предложений);
  • P-4 (для документов, содержащих коммерческую тайну и персональную информацию);
  • P-5 (для конструкторской документации, данных исследований, стратегических планов);
  • P-6 (для секретных бумаг корпораций, государственных учреждений разного уровня);
  • P-7 (для секретных документов государственной важности).

История знает случаи, когда «возвращались к жизни» даже очень измельченные документы. Например, в 1979 году в Иране при захвате американского посольства вручную было восстановлено приблизительно 80% архива с секретными данными по работе разведки США, ее подрывной и контрреволюционной деятельности.

Есть и другие примеры. Это касается не только государственной, но и коммерческой документации. Существуют даже профессиональные компании, для которых восстановление уничтоженных документов методом шредирования — основная специализация. Но эта услуга не из дешевых.

В каждой организации схема делопроизводства отлажена. С течением времени от информации на бумажных носителях разрешено избавляться или передавать источники в архив. Процедурой уничтожения документов с истекшими сроками хранения занимается созданная комиссия.

Способы уничтожения документов

Руководство организации выбирает доступный способ ликвидации документации. Бумаги уничтожают собственными силами или передают на аутсорсинг (отправляют сторонней фирме). При уничтожении встречается 2 ошибки:

  • нарушение конфиденциальности;
  • утилизация неполного комплекта носителей.

В связи с этим при выборе самостоятельной методики уничтожения присутствует ряд достоинств:

  • полное соблюдение засекреченности данных;
  • отсутствие лишних трат;
  • получение прибыли от макулатуры.

Аутсорсинг требует вложений, но таким способом можно избавиться от больших объемов документов с их одномоментной утилизацией.

Измельчение (шредер)

По разрешению руководства сотрудники избавляются от черновиков, с данными не представляющими ценность, путем ручного разрыва. Но при работе с носителями ценной информации требуется полное уничтожение. Среди известных методов распространено шредирование. На офисном шредере проходит измельчение бумаг разными типами резки.

Достоинства данного метода:

  • единоразовая покупка аппарата исключает вложения в будущем;
  • не требуется выделение дополнительного места для материалов подлежащих уничтожению;
  • шредер уничтожает сверхсекретную информацию.

Сжигание

Быстро уничтожить крупные объемы документов можно сжиганием. Этот способ ликвидации конфиденциальной информации не одобряется экологами. Ученые убеждены во вредном воздействии продуктов горения на окружающую среду.

Кроме неодобрения способа с экологической точки зрения существуют и другие недостатки:

  • чтобы сжечь бумаги организации нужна оборудованная спецплощадка или собственная котельная, что проблематично в городских условиях;
  • если сжигание проводится не в пиролизных установках при высокотемпературных режимах, то появляется вероятность сохранения информации в плотно спрессованных папках;
  • с учетом вывоза на мусоросжигательный завод и погрузо-разгрузочных работ это затратная процедура.

Закапывание

Применение популярного ранее способа становится редким. Закопать бумаги в землю просто, но полной надежности такого метода нет. При засушливых климатических условиях закопанные материалы хорошо сохраняются много лет. Поэтому случайное или умышленное раскапывание ведет к утечке данных организации.

Мобильный шредер

При документообороте, с которым обычное шредирование не справляется, рационально не транспортировать скопившийся материал на переработку. Решить проблему можно путем вызова мобильного шредера.

После заключения договора в назначенное время к организации подъезжает грузовик. В комплектацию машины включен грузоподъемник и уничтожитель документов. Измельчение проходит в присутствии заказчика или членов комиссии. Время процедуры зависит от объёма, подлежащего уничтожению. На передвижных комплексах скорость переработки достигает 3 тонн в час.

Химическая обработка

Утечка секретной информации к конкурентам из-за несоблюдения правил уничтожения может привести к финансовым потерям. Поэтому успешная работа каждой компании связана с правильной утилизацией документации, содержащей коммерческую тайну.

Получить стопроцентную гарантию ликвидации ценных бумажных носителей можно химической обработкой. С точки зрения сохранения секретности — это самый надежный метод. Бумаги ликвидируют химикатами и водой на спецоборудовании. Полученная масса не подлежит восстановлению. Единственным недостатком признана затратность метода.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве

По государственному стандарту под уничтожением документов понимают процесс избавления от информации на бумажных носителях без возможности ее восстановления.

Документы хранятся в пределах установленных сроков в существующих нормативах и ФЗ «Об архивном деле». Основополагающим фактором для проведения утилизирующих работ считается завершение периода сохранения бумаг, за исключением форс-мажорных ситуаций. За организацией остается право самостоятельного выбора доступного способа ликвидации материалов.

В правовые акты правильной утилизации входят:

  • ФЗ № 125 о создании и работе архивов;
  • приказы Минкультуры (№ 1182 о сроках хранения и №558 о типовых управленческих документах);
  • постановление ФКЦБ № 03-33/пс о делах акционерных организаций.

Порядок уничтожения документов

Чтобы законно уничтожить бумаги, нужно обеспечить их предварительную экспертизу. Обычно в организациях присутствует комиссия из сотрудников. Но если оценка не проводится каждый год, руководитель подписывает приказ о создании совета.

Экспертная комиссия проводит мониторинг ценности документов с составлением описи дел с постоянным и временным хранением на передачу в архив. В обязанности также входит формирование акта о выделении документации на уничтожение. После одобрения составленного акта на заседании, он передается начальнику для утверждения.

При работе со сторонней утилизирующей фирмой оформляется приемо-сдаточная накладная. В ней указывается вес материала, количество переданных дел и дата передачи. Ответственное лицо за обеспечение сохранности информации контролирует погрузку и перевозку документов. Сотруднику разрешается наблюдать за процессом утилизации.

Комиссия по уничтожению документов

Учреждениям с большим документооборотом при создании архива целесообразно одновременно организовать специальную комиссию. При ее оформлении начальник должен руководствоваться приказом Росархива №2 «Об утверждении постоянно действующей комиссии».

В состав включаются не менее трех сотрудников, знающих делопроизводство и понимающих важность сохранения конфиденциальности. Комиссию обычно возглавляет один из заместителей руководителя предприятия. После председателя вторым по значимости признается экспертный секретарь. Им становится заведующий архивом, а при его отсутствии — ответственное за архивные документы лицо. В совете иногда участвуют главный бухгалтер, начальник отдела кадров, юрисконсульт.

Хранение отчетности в городском архиве требует включения в комиссию его представителя. В засекреченных структурах в нее назначают руководителя службы безопасности и работников с доступом к конфиденциальной информации.

Работа экспертной комиссии

Заседания экспертных комиссий, действующих на регулярной основе, проводятся по плану не реже двух раз в год. При необходимости в сложных ситуациях приглашаются консультанты и эксперты архивоведения.

В функции ЭК включены следующие действия:

  • отбор бумажных носителей на архивное хранение;
  • определение сроков сохранения скопившейся документации согласно законодательству;
  • проведение экспертизы ценности;
  • контроль за соблюдением периода хранения бланков строгой отчетности;
  • сортировка документов, сроки которых истекли, для уничтожения;
  • продление периода хранения.

Факт проведения заседания протоколируется и подписывается руководителем предприятия.

Акт о выделении документов к уничтожению

При прохождении процедуры утилизации основной отчетностью признается акт о выделении документов к уничтожению. Он составляется архивариусом или во время экспертизы ценности бумаг. Форма утверждена приказом No 526 от 31 марта 2015 года. В акты включаются дела, чей срок хранения завершился 1 января текущего года.

Выделение документов сопровождается следующими действиями:

  • сортировка документации;
  • выборка бумажных носителей с истекшими сроками хранения;
  • полистный просмотр дел с целью нахождения материалов для постоянного хранения;
  • составление описи и включение отобранных бумаг в акт об уничтожении.

Приказ об уничтожении документов

Завершающим этапом подготовки к ликвидации документации значится заполнение приказа об уничтожении и его подписании руководителем производства. В нем указаны основания для проведения утилизации (составленный акт о выделении документов с истекшим сроком годности) и выбранный способ ликвидации.

Акт об уничтожении документов

После подписания акта о выделении документов и приказа об утилизации составляется акт на уничтожение. Его оформлением занимается ответственное за делопроизводство лицо. Порядок составления регламентируется Правилами документооборота Архивного фонда РФ.

Акт условно разделен на 2 раздела:

  • в первом представлен список дел и документов, направляемых на утилизацию с указанием сроков хранения. Он может быть указан в приложении с подробной описью документов;
  • во втором содержатся данные о методе утилизации (заполняется после избавления от документации).

Подписанный составителем и членами комиссии акт передается на подпись руководителю организации.

Одна копия хранится в отделе делопроизводства, другая в подразделении, которому принадлежали уничтоженные документы.

Срок хранения актов об уничтожении документов

Акты о проведении утилизации хранятся постоянно согласно действующим нормативам. Для них рекомендовано создавать отдельную папку. При реорганизации компании дело передается на хранение преемнику, а при ликвидации отправляется в городской архив.

За нарушение хранения документации или необоснованное уничтожение предусмотрены штрафные санкции. Поэтому полноценное оформление всей процедуры уничтожения защитит ответчика от гражданско-правовой, административной ответственности и сохранит конфиденциальность информации.

А Вы сортируете мусор? ДаНет

Печь для уничтожения документов и бумаг (инсинератор)

Наша фирма предлагает вниманию организаций и компаний новую разработку – простую, надёжную, удобную и не прихотливую в эксплуатации и сравнительно недорогую печь для уничтожения (сжигания) бумаг и документов (инсинератор).

В печи реализуется пиролизный принцип сжигания топлива, позволяющий сжигать его наиболее полно с минимальным выбросом вредных веществ в атмосферу, а конструкция печи практически исключающий выброс из дымохода искр и не сгоревших частей документов. Печь является энергонезависимой при эксплуатации вне помещения.

Реализованный в печи способ сжигания топлива из бумаги является принципиально новым и имеет мировую новизну. На конструкцию печи получен патент на изобретение. Важной особенностью разработанного инсинератора является возможность сжигания документов без использования других видов топлива (только для розжига требуется небольшое количество твёрдого топлива). Это существенно снижает затраты на уничтожение документов и упрощает процесс утилизации. Кроме того, при работе инсинератора как правило не требуется вмешательство оператора (оператор необходим для розжига печи и выемки пепла), поскольку подача топлива происходит автоматически. При этом без вмешательства оператора происходит полное сгорание сброшюрованных документов (в отличии от других конструкций инсинераторов, в которых требуется периодическое ворошение документов). При необходимости, сжигание документов может быть осуществлено путём их периодической загрузки в процессе работы печи через верхнюю загрузочную дверцу.

Печь содержит топку со специализированной системой подачи первичного и вторичного воздуха, а также устройство распределения и подачи документов. Печь снабжена одной или двумя дверцами загрузки документов, расположенных в верхней части корпуса печи, нижней дверцей загрузки топлива для розжига печи и одной или двумя боковыми дверцами для очистки печи от пепла. Объём первичного воздуха, подаваемого в топку, регулируется заслонкой, расположенной над дверцей розжига. Объём вторичного воздуха регулируется автоматически при изменении объёма первичного воздуха. С помощью указанной заслонки, при необходимости (для исключения перегрева корпуса печи), можно регулировать интенсивность горения топлива.

При эксплуатации печи вне помещения (на улице) она может быть дополнительно оснащена кожухом. Кожух в данном случае служит для упрощения и облегчения эксплуатации печи в зимний период. Кожух позволяет ускорить розжиг печи и выход её на номинальную мощность. После разогрева печи верхние крышки кожуха открываются, и он выполняет функцию усиления охлаждения корпуса печи. Кроме того, кожух обеспечивает повышение пожарной безопасности печи, поскольку имеет в два-три раза меньшую температуру, чем корпус печи (интенсивность радиационного излучения уменьшается более чем на порядок).

При эксплуатации печи внутри помещения сравнительно небольшого объёма и при отсутствии или недостаточной мощности приточно-вытяжной вентиляции (несколько тысяч кубометров в час) печь оснащается системой принудительного охлаждения корпуса, которая содержит защитный кожух, напорный вентилятор, входной и отводящий воздуховоды. В этом случае для питания вентилятора требуется электрический ввод мощностью несколько киловатт. Однако наличие кожуха позволяет увеличить тепловую мощность печи и уменьшить время горения при полной её загрузке. Кожух также позволяет повысить пожарную безопасность печи, что особенно важно при эксплуатации мощного теплового агрегата внутри хозяйственного или административного помещения.

Габаритные размеры и другие параметры печей различной производительности, указанные на сайте, являются ориентировочные и могут изменяться в зависимости от условий и особенностей эксплуатации и требования заказчика.

Порядок уничтожения конфиденциальных документов

Конфиденциальные документы, которые не имеют практического значения для организации, и бумаги с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. Утилизация подобных материалов должна быть полной. Для соблюдения прозрачности процедуры утилизации секретных документов, исключения их подмены, утери, частичного уничтожения с возможностью восстановления необходимо, чтобы принятие решения о выделении документов, процесс подготовки и непосредственно устранение проходили под контролем не одного или нескольких человек, а группы сотрудников компании.

Как правило, уничтожение конфиденциальных документов производит служба кадрового делопроизводства. Схема работы включает в себя следующие процедуры:

  • экспертиза ценности конфиденциальных документов;
  • выделение конфиденциальных материалов к уничтожению (документов, любых носителей информации);
  • составление описи ликвидируемых бумаг;
  • согласование утилизации документов с руководством компании (письменное разрешение);
  • оформление акта на уничтожение;
  • ликвидация документов по акту.

Составление акта утилизации обязательно для дел, документов, видео- и аудиоматериалов, проекты документов, картотек, черновиков, описей, а также электронных документов или ссылки на них, которые хранятся в памяти компьютера либо на магнитных носителях.

Как происходит процедура утилизации?

Уничтожение конфиденциальных документов по акту предусматривает проведение следующих действий:

  • проверки наличия и комплектности документов и их носителей, включенных в акт;
  • физическое уничтожение материалов и носителей информации (путем сожжения, дробления, расплавления и другими способами);
  • внесение в акт записи об уничтожении документов (каждый утилизированный документ фиксируется отдельной позицией).

Акт об уничтожении бумаг подписывают после проведения процедуры все члены ЭК и руководитель предприятия.

Если уничтожение конфиденциальных документов производится за пределами предприятия, важно позаботиться о безопасной доставке их к месту утилизации, исключив доступ посторонних лиц. Материалы должны находиться в опломбированных коробках и перевозиться служебным транспортом в сопровождении сотрудников компании.

Уничтожение документов без составления акта

Некоторые конфиденциальные документы могут быть ликвидированы без составления акта. К ним относятся: испорченные бумажные и прочие носители информации, черновики, копии, описи и другие материалы, находящиеся у исполнителя.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх