Содержание
Как стандарты ISO помогают повысить эффективность бизнеса?
Стандарты создавались и существуют не для усложнения жизни. Они, прежде всего, призваны упорядочить бизнес-процессы и повысить эффективность компании в целом. Грамотно внедренная система менеджмента предоставит в распоряжение предприятия лучшие деловые практики, заложенные в стандартах. Так, ISO 9001 содержит в себе лучшие практики управления качеством, ISO 14001 — экологического менеджмента, ISO 45001 — охраны труда, ISO 22000 — управления пищевой безопасностью и т.п.
Стандарт ISO 9001:2015 не зря называют самым приближенным к бизнесу. Он содержит требования, помогающие достичь главных целей для любой компании, таких как клиентоориентированность, постоянное совершенствование бизнес-процессов, получение прибыли, и как результат — увеличение доли рынка. Например, стандарт содержит пункт о том, как важно добиваться удовлетворенности потребителя, чтобы он снова и снова возвращался в вашу компанию и приносил деньги. Соответственно, чем больше клиентов будут довольны продукцией и услугами, тем большую прибыль получит предприятие.
Процессный подход в ISO 9001, равно как и в других стандартах ISO нового поколения, способствует улучшению управляемости и ведет к снижению лишней и ненужной работы, не производящей ценности. Внедрение стандартов систем менеджмента поможет руководителям управлять бизнес-процессами, определять необходимые ресурсы, находить способы снижения себестоимости товаров и услуг и повышать результативность.
Сертификация систем менеджмента как конкурентное преимущество
Разработанные Международной организацией по стандартизации, стандарты ISO имеют признание во всем мире. Поэтому компании, успешно прошедшие сертификацию ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000 получают такие преимущества, как улучшение имиджа и возможность выйти на новые, в том числе международные рынки.
Хотя сертификация системы менеджмента не является обязательной, многие компании предпочитают ее пройти, поскольку все чаще к бизнес-партнерам и поставщикам предъявляют требование о наличии сертификата ISO. Сертификаты на системы менеджмента также дают приоритет при участии в тендерах.
Таким образом, благодаря сертификации компания может расширить сферу деятельности и каналы сбыта, укрепив к себе доверие партнеров.
Как внедрить систему менеджмента, чтобы получить максимальную пользу?
Внедрение систем менеджмента связано, в частности, с описанием бизнес-процессов и разработкой документации. Чтобы система менеджмента была рабочим инструментом, лишней документации быть не должно — никакой бюрократии. Современные стандарты говорят о том, что организация должна иметь столько документации, сколько ей необходимо для достижения результата. То есть компания сама регулирует объем документов, связанных с работой бизнеса. Потребуется определенное время на то, чтобы все сотрудники были вовлечены в работу в рамках системы менеджмента и были заинтересованы участвовать в процессах постоянных улучшений, что даст возможность заработать системе менеджмента в полную силу.
Не менее важен и выбор органа по сертификации систем менеджмента. Компания SGS, мировой лидер в области сертификации, имеет огромный опыт работы с клиентами практически во всех секторах экономики. Поэтому аудит SGS на соответствие требованиям стандартов ISO выявит все риски, оптимизирует бизнес-процессы, повысит эффективность и статус вашей компании на рынке.
О том, что представляют собой стандарты ISO и нужны ли они бизнесу, рассуждает в приведенном ниже видеоролике Константин Тимошечкин, руководитель департамента сертификации и интенсификации бизнеса по Восточной Европе компании SGS.
О КОМПАНИИ SGS
Группа SGS является мировым лидером в области независимой экспертизы, контроля, испытаний и сертификации. Основанная в 1878 году, сегодня SGS признана эталоном качества и деловой этики. В состав SGS входят свыше 2 600 офисов и лабораторий по всему миру, в которых работает более 97 000 сотрудников.
ELMA относится к программным решениям класса BPMS (Business Process Management System). Она помогает компаниям управлять потоком операций и задач. Как выполняется построение и создание бизнес-процессов в системе ELMA, и как проходит оптимизация процессов в организации, рассказываем в этой статье.
В использовании BPM-системы можно условно выделить 4 шага. Во-первых, решение используется как программа для моделирования бизнес-процессов — с ее помощью можно наглядно выстроить порядок выполнения задач и описать контекст работы. Когда модели процессов созданы, система обеспечивает их правильное выполнение.
BPM-система делает работу организации прозрачной. Визуализация бизнес-процессов позволяет выявлять, на каких участках возникают сложности, и быстро вносить изменения. Для этого достаточно скорректировать модель процесса (вновь переходим к этапу моделирования). Таким образом, четыре шага в управлении процессами являются цикличными — моделирование, исполнение, контроль и улучшение модели. Рассмотрим каждый из этих шагов подробнее.
Моделирование
В комплект системы входит программа для построения бизнес-процессов Дизайнер ELMA. Это простой графический редактор. На дорожках, обозначающих зоны ответственности разных исполнителей, размещаются блоки операций. Операции процесса соединяются переходами.
Моделирование процессов в системе ELMA
Моделирование происходит с помощью нотации BPMN 2.0 (business process model and notation) — системы условных обозначений для описания процессов. Ее элементы визуально понятны и людям бизнеса, и техническим специалистам. Нотация включает более 100 символов, которые удобно использовать для визуализации стартовых, промежуточных и завершающих событий в процессах, потоков данных и сообщений.
Нотация BPMN разработана организацией Business Process Management Initiative (BPMI) в 2004 году. Актуальная версия BPMN 2.0 поддерживается консорциумом Object Management Group (OMG). Ее используют популярные программы для моделирования и приложения для бизнес-процессов.
Перевод BPMN 2.0 на русский язык выполнен специалистами компании ELMA. На нашем сайте можно бесплатно получить описание нотации, а также пройти обучающий курс BPMN из 8 уроков.
Что касается практики моделирования процессов с помощью нотации, предлагаем следующие бесплатные модули и решения:
- Сервис для моделирования процессов в браузере BPMN.Studio
- Бесплатная программа для бизнес-процессов ELMA Community Edition
Компании, использующие коммерческие редакции ELMA BPM, также могут выполнять бесплатное моделирование процессов в системе. В поставку решения уже включен графический редактор Дизайнер ELMA, поддерживающий нотацию BPMN 2.0 на русском языке.
Исполнение
BPMS становится незаменимым инструментом в компании и организации с развитой оргструктурой и большим штатом сотрудников. От того, насколько качественно выстроена коммуникация различных департаментов, зависит конечный результат работы. Визуализация таких процессов в системе ELMA позволяет четко организовать взаимодействие специалистов и обеспечить соблюдение регламентов в реальной практике работы предприятия.
Когда графическая модель процесса создана в системе, ELMA автоматически контролирует правильное выполнение задач, соблюдение их очередности и сроков. Программное обеспечение для бизнес-процессов избавляет сотрудников от необходимости решать, каким должен быть следующий шаг. Система сама ставит поручения исполнителям, когда предыдущие операции процесса выполнены.
Сотрудники получают задачи в интерфейсе пользователей системы. В карточках задач уже есть все нужные согласования и сведения для работы. Специалисты видят, какие действия им необходимо выполнить и в какие сроки.
Автоматическая постановка задач сотрудникам в BPM-системе ELMA
Пользователям ELMA предоставляются удобные инструменты для работы и коммуникаций. Программа организации бизнес-процессов включает:
- Внутренний портал, реализованный по принципу единого окна для мгновенного доступа ко всем функциям системы.
- Электронный календарь для планирования встреч и совещаний, бронирования общих переговорных комнат.
- Лента сообщений компании. Персональные и групповые обсуждения.
- Уведомления о новых поручениях, сообщениях и просроченных задачах.
- Быстрая постановка задач. Не только автоматическая, в рамках работы по процессам, но и отправка персональных поручений, которые один сотрудник ставит другому.
- Мониторинг задач. Все входящие и исходящие задачи в одном месте.
- Встроенный программный компонент CRM для работы с клиентами компании и приложение ELMA ECM+ для электронного документооборота (в стандартной редакции системы).
Контроль процессов
ELMA — не просто программа для описания бизнес-процессов. Она обеспечивает их четкую работу с соблюдением всех заданных регламентов. В компании может одновременно исполняться множество экземпляров одного процесса. Каждый экземпляр будет работать независимо, при этом точно следовать одной и той же модели.
Для каждого экземпляра процесса создается карточка в системе. В ней содержатся полные сведения: текущие задачи, статусы работы, исполнители, а также комментарии сотрудников. Благодаря тому, что процессы настроены и автоматизированы в ELMA, компания получает широкие возможности контроля за исполнением работы.
Программа для создания бизнес-процессов включает следующие инструменты мониторинга:
- Страница «Мои процессы». Содержит список всех экземпляров процессов, в которых сотрудник выступает в роли инициатора, ответственного или исполнителя.
- Страница «Монитор процессов». Позволяет анализировать работу по процессам. Даже если сотрудник не является участником данных процессов, но имеет соответствующие права доступа.
- Отчеты и уведомления. Система формирует наглядные отчеты по исполнительской дисциплине. Автоматически отправляет сообщения о поступлении новых задач, просроченных задачах и другие уведомления.
- Карта процесса. Это графическая схема бизнес-процесса, которая выглядит так же, как и его модель в Дизайнере ELMA (программа для построения бизнес-процессов). На карте обозначены уже выполненные операции процесса и текущая стадия работы.
Карта процесса в системе ELMA
Улучшение
В ходе развития компании, а также на основе мониторинга работы, возникает необходимость изменять бизнес-процессы. Добавлять новые операции, улучшать маршруты и вводить новые процессы. Задачи по оптимизации всегда можно быстро и, главное, бесплатно решить, если компания использует BPM-систему.
В случае коробочных ИТ-систем для бизнеса, настроенные при внедрении регламенты работы четко закрепляются. Чтобы внести изменения, требуется перенастраивать и дорабатывать систему, привлекая разработчиков. В свою очередь в BPM-решениях возможность непрерывных изменений является одной из ключевых функций системы. Оптимизация программного обеспечения не потребуется — внести изменения в процессы сможет любой бизнес-пользователь.
Изменения вносятся на лету, без остановки системы и прерывания уже запущенных процессов. Чтобы скорректировать порядок работы, достаточно изменить графическую модель данного бизнес-процесса. Все, уже запущенные к этому моменту экземпляры процесса завершатся так, как и должны были, а следующие начнут работу уже согласно новой схеме.
Чтобы оценить все возможности управления процессами в BPM-системе, воспользуйтесь триал-версией ELMA. Ее можно получить бесплатно на нашем сайте. Триал-версия позволяет полноценно развернуть систему и смоделировать первые процессы.