Куперс

База знанийАналитика

Что такое универсальный передаточный документ (УПД)

Универсальный передаточный документ (УПД) — это единая форма, в которую компания может объединить счет-фактуру и первичный документ: накладную ТОРГ-12, ТТН, ОС-1 или М-15. Данная форма утверждена Письмом ФНС России от 21.10.2013 №ММВ-20-3-96@, она носит рекомендательный характер, то есть использование УПД не обязательно, компании могут пользоваться им в добровольном порядке вне зависимости от типа налогообложения. Поскольку универсальный документ является видоизмененным счетом-фактурой, он может использоваться в качестве первичного учетного документа, поэтому на его основании можно заявить вычет по НДС – это закреплено в письме Минфина России от 16.06.2014 года N 03-07-09/28664.

В основе УПД – счет-фактура, в который добавлены дополнительные поля с порядковым номером товаров (услуг, работ), артикулом и подписями лиц, задействованных в сделке. Также и регистрация универсального передаточного документа подчиняется правилам регистрации счетов-фактур.

Можно ли пользоваться УПД в электронном виде

В 2013 году мы не рекомендовали использовать универсальный документ в электронном виде, поскольку подходящий формат отсутствовал, а вносить изменения в формат счета-фактуры (УПД основан именно на этом документе) нельзя, иначе легитимность документа попадает под вопрос, также не было бы возможности отправить его в электронном виде в контролирующие органы.

В июле 2014 года на Едином портале для размещения информации о разработке федеральными органами исполнительной власти был опубликован Проект ведомственного приказа ФНС об утверждении форматов универсального передаточного документа и универсального корректировочного документа. В данном проекте описан формат УПД для использования в электронном виде. На сегодняшний день электронный формат УПД окончательно еще не утвержден. У ФНС есть планы выпустить его в 2015 году.

В октябре 2014 года в Госдуму РФ поступил законопроект, вносящий изменения в главу 21 Налогового кодекса России. Данные правки позволяют указывать дополнительную информацию в счетах-фактурах, в том числе реквизиты первичного документа, что окончательно позволит использовать в работе электронный универсальный передаточный документ.

Можно ли отправлять электронный УПД в ФНС

По указанной выше причине (нет утвержденного формата) универсальный документ пока не является формализованным электронным документом, поэтому в формате .xml отправить его в ФНС во время истребования нельзя. Следовательно, работать с УПД и представлять его в ФНС пока можно только на бумаге.

Автор статьи: Павел Овчинников, руководитель проектов Synerdocs

Добавить в «Нужное»

Обновление: 29 июня 2017 г.

Количество подписей в УПД со стороны покупателя и продавца может быть разным. Ответ на вопрос, кто подписывает УПД со стороны покупателя и продавца, зависит от того, как в компании распределены полномочия по подписанию счетов-фактур, передаче и получению товаров (результатов работ, услуг), оформлению хозяйственных операций.

Как правильно подписать УПД?

Реквизит «подпись» предусмотрен в нескольких местах УПД:

1. В форме счета-фактуры в составе передаточного документа предусмотрено место для подписи руководителя компании (или уполномоченного им лица) либо предпринимателя с расшифровкой (ФИО), а также главного бухгалтера либо другого уполномоченного лица.
2. В строке 10 предусмотрено место для подписи лица, которое отгрузило (передало) товар (услугу, результаты работ, права) с указанием его должности и ФИО.
3. В строке 13 подписи в УПД ставят лица, которые уполномочены на составление УПД как первичного документа со стороны продавца (подрядчика, исполнителя).
4. В строке 15 предусмотрено место для подписи лица, которое отвечает за получение (приемку) товара, услуг, результатов работ, прав.
5. В строке 18 предусмотрено место для подписи лица, ответственного за правильность оформления операции со стороны покупателя, заказчика.

Какие обязательные подписи в УПД должны быть всегда? Все ли подписи должны быть в УПД в указанных местах? Ответы на эти вопросы можно найти в рекомендациях, которые налоговики довели в приложениях к Письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Этим письмом утверждена официальная форма универсального передаточного документа и доведены правила заполнения УПД. Подписи согласно указанным рекомендациям могут заполняться не все и не всегда.

Доведенные рекомендации можно обобщить в следующие несколько правил.

Для продавца (исполнителя, подрядчика):

1. В форме УПД должна стоять подпись руководителя (или предпринимателя) и главного бухгалтера либо других уполномоченных лиц в разделе счета-фактуры.
2. При заполнении строки 10 подпись можно не ставить в том случае, когда лицо, имеющее право подписи счета-фактуры, и лицо, уполномоченное на приемку товара, услуг, результатов работ, — это один и тот же человек. В такой ситуации подпись достаточно поставить в разделе УПД для счета-фактура, а в строке 10 указать должность и ФИО этого лица.
3. При заполнении строки 13 без подписи можно обойтись, если лицо, ответственное за оформление операции, и лицо, уполномоченное на отгрузку товара, услуги или результата работ, — один и тот же человек.

Для покупателя (заказчика):

1. В строке 15 ставятся подпись лица, принявшего товар (услуги, права, результаты работ), а также должность и ФИО этого лица.
2. В строке 18 подпись лица, отвечающего за оформление операции, можно не ставить, если оно же принимает товар, услугу, результаты работ или права. В строке 18 достаточно указать только должность и ФИО этого сотрудника.

Ниже мы привели образец, как подписывать УПД в таких случаях, который вы можете скачать.

Скачать образец подписания УПД

В приведенном образце счет-фактуру от имени заказчика подписал директор, поэтому в строке 10 заполнены только ФИО и должность, так как это же лицо осуществляет передачу услуги. В строке 18 подпись также отсутствует, так как у заказчика за составление документа отвечает то же лицо, что и за приемку услуги.

Следует отметить, что официальная форма УПД является рекомендованной и при необходимости может изменяться компанией или предпринимателем. В частности, у компании может возникнуть потребность включить в форму УПД дополнительные строки. Например, если в компании за оформление хозяйственной операции отвечает несколько сотрудников, официальная форма УПД может быть дополнена строкой 13а, в которой будет стоять подпись и указываться ФИО и должность второго отвечающего за составление документа сотрудника.