Куперс

Протокольная служба и ее задачи

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 2

В банках, фирмах, учреждениях и на предприятиях вопросами протокольного характера занимаются, как правило, отделы внешних связей. Руководители этих отделов подчиняются непосредственно руководителю банка (или фирмы) и назначаются на эту должность его распоряжением. Обязательными условиями являются высшее образование, владение иностранным языком и опыт международной деятельности. В своей работе руководитель отдела внешних связей опирается на соответствующие инструкции и приказы по банку, составленные на основе распоряжений и указаний, протокольного отдела российского правительства. Сотрудники, ответственные за протокольную службу, заранее получают информацию о лицах, уполномоченных вести или участвовать в переговорах с иностранцами, о номерах телефонов, по которым рекомендуется вести международные переговоры. С руководителем предприятия согласовываются списки участников предстоящих переговоров.

При организации приема зарубежных гостей готовятся материалы об их приглашении в страну и составляется программа пребывания. В программе указываются цель визита, состав делегации, срок пребывания, маршрут поездки, место и время проведения отдельных мероприятий, должностные лица, ответственные за прием делегации. Далее программа, как правило, утверждается руководителем. Смета расходов по приему иностранцев составляется одновременно с программой пребывания. Составление сметы производится в соответствии с нормами, установленными в учреждении.

На стадии подготовки к переговорам с приглашенной иностранной делегацией отдел внешних связей собирает дополнительную информацию, включающую следующие сведения:

-состояние внешнеэкономических связей со страной делового партнера;

-состояние корреспондентских связей;

-основные финансовые показатели за последние 3-5 лет;

-биографические сведения о руководителе и членах делегации;

-информация о вопросах, обсуждавшихся на ранее проведенных встречах, и др.

В соответствии с общепринятой международной практикой после окончания переговоров составляется запись беседы, оформляемая как юридический документ. Запись беседы содержит следующую информацию:

-фамилии и имени участников переговоров с указанием должностей;

-названия организаций и стран, которые представляют участники переговоров;

-сведения о времени и месте проведения беседы;

-краткое содержание беседы.

Исполнитель записи беседы назначается лицом, ответственным за проведение переговоров. Записи бесед подписываются двумя участниками переговоров и хранятся в специальном досье банка, поскольку являются важными юридическими документами. В журнале учета деловых встреч регистрируются в хронологическом порядке информация о визитах иностранных делегаций. Журнал отражает следующие сведения:

-дату и время проведения встречи;

-состав участников деловой встречи и должностное положение иностранных представителей;

-название иностранной фирмы или иного учреждения;

-название страны;

Рекомендуется вести также журналы регистрации телефонных переговоров, посещений протокольных мероприятий, ценных сувениров, полученных от иностранцев и сувениров, вручаемых зарубежными представителями.

Протокольная служба контролирует правильность оформления и использования визитных карточек. Как правило, все участники внешнеэкономической деятельности имеют такие карточки. Последние широко используются при установлении и поддержании связей с банкирами, бизнесменами, официальными лицами, деловыми и общественными кругами. Визитная карточка позволяет, как бы заочно представить своего владельца, действует от его имени и является важным инструментом делового общения. На визитной карточке указываются фамилия, имя, отчество ее владельца, полное наименование должности и учреждения или фирмы, где он работает, почтовый адрес места работы, номер телефона, факса, телекса. Расположение текста, размер и шрифт визитных карточек строго не регламентируются. Как правило, визитные карточки на одной стороне содержат сведения на русском языке, а на обороте — на английском, Визитные карточки широко применяются в начале переговоров. Участники беседы вручают их друг другу с целью знакомства. Кроме того, визитные карточки используются вместо личного письма, когда по каким-либо причинам его посылка предполагается. В зависимости от цели посылки визитной карточки на ней в левом нижнем углу карандашом пишутся буквы латинского алфавита (начальные буквы французских слов):

-p.p. (pour presentation) — в случае заочного представления нового должностного работника;

посылается начальником или руководителем одновременно с визитной карточкой этого работника. На визитной карточке этого работника ничего не пишется. Ответ дается визитной карточкой без надписей в адрес представляемого лица;

-p.f.c. (pour fuire cormassance) — в случае выражения удовлетворения знакомством;

-р.г. (pour remercier) — в случае выражения благодарности;

-p.f. (pour feliciter) — в случае поздравления. Ответ дается визитной карточкой с надписью р.г.;

-p.f.N.A. (pour feliciter Nouvel An) — в случае поздравления с Новым годом. Ответ дается визитной карточкой с надписью р.г.;

-р.с. (pour condoleances) — в случае соболезнования. Ответ дается визитной карточкой с надписью р.г.;

-р.р.с. (pour prendre conge) — в случае окончательного отъезда из страны пребывания (вместо личного визита). Ответ не дается.

В менее официальных случаях и в зависимости от характера отношений с соответствующим лицом на визитных карточках делаются и другие надписи, обязательно в третьем лице. Например, «благодарит за Новогоднее поздравление»; «шлет свои наилучшие пожелания в Новом году», «поздравляет с национальным праздником»; «благодарит за внимание»; «с наилучшими пожеланиями»; «с наилучшими пожеланиями посылает на память прилагаемый альбом»; «выражает соболезнование по случаю…». Варианты текстов могут быть и другие, но тексты во всех случаях не подписываются и даты не ставятся.

Визитными карточками также обмениваются при знакомстве, оставляют при нанесении визита, посылают после нанесенного визита, если не наносится ответный визит. Кроме того, с визитными карточками пересылаются подарки, цветы, книги, альбомы, журналы, газеты, статьи, опубликованные в газетах, билеты в театр, на выставку, фотографии, программы радиопередач и т.п. В некоторых случаях вместо письма с выражением благодарности, например, за приглашение на неофициальный завтрак, коктейль или на просмотр кинофильма, посылаются визитные карточки.

Если визитные карточки посылаются в одном конверте одновременно нескольким лицам, например, в банк, то в верхнем левом углу каждой визитной карточки пишется фамилия лица, которому она адресована.

Визитные карточки применяются во время совещаний, конференций, деловых встреч. Поэтому должностному лицу рекомендуется всегда иметь при себе 5-10 своих визитных карточек на случай вручения при знакомстве, нанесении визита и т.д. Визитные карточки направляются адресату с нарочным, посылаются по почте или завозятся лично. Визитные карточки, завозимые лично, загибаются (верхний угол, с правой стороны). Визитные карточки, посылаемые по почте или с нарочным, не загибаются. Если загнутую визитную карточку поручают завезти курьеру или отправляют по почте, то это считается грубым нарушением этикета. На полученные (или завезенные) визитные карточки ответ полагается давать также визитными карточками в течение 24-х часов.

В международной деловой практике принято реагировать на знаменательные события для данного государства, учреждения, фирмы, должностного лица, па праздничные, траурные и другие события. Понятно, что степень реагирования определяется состоянием отношений между сторонами, но протокольная служба в любом случае должна следить за тем, чтобы официальные лица не остались безучастными к государственным праздникам, памятным событиям, избранию или назначению нового главы руководства (или нового руководителя того или иного учреждения) и т.д. Для поддержания хороших личных отношений с деловыми партнерами, как правило, посылаются поздравления в связи с повышением в должности, с днем рождения, с рождением ребенка и т.д. По случаю отдельных событий лично знакомым также посылаются визитные карточки, сувениры, письма и т.д.

Таким образом, лицо, ответственное за многообразную деятельность протокольной службы банка, осуществляет контроль за порядком проведения деловых контактов сотрудников учреждения, с представителями иностранных фирм и банков; своевременным составлением записей бесед сотрудников с иностранцами; наличием необходимых журналов учета работы с иностранцами; правильным оформлением и учетом в секретариате деловой переписки с иностранными фирмами; порядком приема и передачи корреспонденции иностранным банкам; правильным оформлением и использованием; соблюдением установленного порядка подтверждения виз иностранцам на въезд в Российскую Федерацию и за заблаговременным продлением срока пребывания иностранцев в России; своевременной отправкой в вышестоящие организации письменных отчетов по установленной форме о выданных иностранцам визах на въезд в Российскую Федерацию; своевременным направлением в Управление протокольной службы МВЭС документации по вопросам открытия представительств иностранных банков и фирм и продлением сроков действия разрешений на открытие этих представительств; экономным расходованием представительских средств и продуктов.

Список используемой литературы

1. Аверченко Л.К. Практическая имиджелогия: Учебное пособие. – Новосибирск: СибАГС, 2007

2. Бороздина Г.В. Психология делового общения: Учебник. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2008

3. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2008

5. Соловьев Э.Я. Современный этикет. Деловой и международный протокол. – 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Изд-во «Ось-89», 2005.

Протокольная служба. Деловой этикет. Организация протокольных мероприятий

ПРОГРАММА

Начало. Представление участников. Правила проведения семинара.

1. Цели и задачи службы протокола. Протокол как основа построения деловых отношений

· Организация протокольной работы в компании или организации.

· Оказание консультативной помощи по вопросам протокола всем службам компании.

2. Функции службы протокола

· Общая организация деловых встреч и переговоров руководства компании (первых лиц организации) с партнерами и клиентами, приемов в компании делегаций и отдельных представителей.

· Планирование, организация и обеспечение деловых визитов руководителей компании (первых лиц организации) за рубеж и регионы Российской федерации.

· Организация протокольных мероприятий: приемов, презентаций, торжественных подписаний договоров и соглашений и др.

· Введение единых норм протокола и осуществление контроля их исполнения.

· Организация переговорного процесса в компании, в организации.

· Разработка корпоративного стиля (с учетом норм протокола), осуществление контроля его поддержания.

· Формирование и ведение биографических досье, обновление списков клиентов и партнеров.

· Формирование и ведение подарочного фонда руководителя. Подготовка и вручение подарков от компании или от организации.

3. Осуществление связи с подразделениями. Взаимосвязь службы протокола с другими службами и внешними организациями

· Транспортной группой.

· Службой безопасности.

· PR (Рекламной группой).

· Группой организации питания и др.

4. Требования протокола к приему иностранных делегаций, рабочих встреч, официальных и неофициальных визитов

· Виды визитов.

· Протокольная атрибутика: гимн, герб, флаг и протокольные деловые аксессуары.

· Программа пребывания.

· Стол переговоров.

· Правила рассадки.

· Виды приемов (торжественных банкетов).

· Культурные мероприятия.

5. Этикет встреч и переговоров. Подарки, сувениры, цветы в работе протокольной службы. Российская практика и зарубежные традиции

· Подготовка к встрече деловых партнеров. Встреча гостей в аэропорту, на вокзале. Представление членов делегации, вручение цветов. Рассадка по автомашинам. Устройство в гостиницу. Организация культурной программы.

· Подготовка и проведение деловых переговоров. Оформление помещения для переговоров. Рассадка за столом переговоров. Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование. Кофе — пауза. Подача кофе – правила и особенности сервировки. Чай на «Кофе – паузе» — рекомендуемые сорта чая.

· Протокольное угощение на переговорах высокого уровня. Вода на столе для переговоров. Протокольные требования к подаче угощений. Горячие напитки. Время подачи и очередность. Появление службы сервиса в помещении для переговоров. Сервировка подноса. Сервировочная тележка. Нюансы сервисного обслуживания. Требования к обслуживающему персоналу.

· Виды официальных приемов в России и за рубежом. Составление списка приглашенных. Одежда на приемах. Культура поведения за столом. Правила рассадки гостей. Культура еды и питья. Тосты.

· Предметы сервировки. Назначение и правила использования столовых приборов. Что необходимо иметь в офисе для профессионального сервиса.

· Правила сервировки.

6. Основные правила бизнес-этикета

· Для чего нужен деловой этикет.

· Основные принципы бизнес-этикета.

· Основные отличия гражданского и бизнес-этикета.

7. Международный этикет

· Основные правила международного этикета.

· Основы общения с зарубежными партнерами.

· Протокольные вопросы.

· Подарки и сувениры.

· Национальные особенности делового общения.

8. Дресс-код. Внешний вид делового человека

· Создание верного впечатления.

· Выбор цвета в одежде: взаимодействие, влияние.

· Украшения и аксессуары.

· Правила для мужчин.

· Правила для женщин.

· Ловушки или «недоделовой» стиль.

Ответы на вопросы. Подведение итогов.

! Предварительная подготовка: Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным.

! Возможно проведение мероприятия в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.

Методы и формы работы

Занятия проходят в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и участников семинара. Выполняются практические упражнения, поиск совместного решения актуальной проблемы представителей группы. В работе используются: слайды, кейсы, тематические примеры. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие основных факторов, с которыми они могут столкнуться на работе. Используются работа в малых группах, мозговой штурм. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.

Протокольные мероприятия являются неотъемлемой составляющей переговоров, несут значительную нагрузку в решении поставленных на переговорах задач и могут либо способствовать успеху, либо, наоборот, создать предпосылку для их неудачи.  

Большое внимание уделяется имиджу деловых людей ведению деловых переговоров, приему делегаций, правилам поведения за столом на протокольных мероприятиях и т. д.  
Большое внимание в книге уделяется имиджу деловых людей правилам поведения за столом на протокольных мероприятиях, умению одеваться и достойно выглядеть в любых обстоятельствах, а также имиджу фирмы. Книга может быть полезна как специалистам, так и широкому кругу читателей.  
Данный проект должен предусматривать финансирование мероприятий по программе переговоров, которые берет на себя сторона, составляющая смету. Кроме того, в смете могут быть предусмотрены расходы на транспорт, коммунальные услуги, угощение при организации протокольных мероприятий (посещение театра, выставки) и т. п. Нужно помнить, что представительские расходы нормируются и в пределах нормы могут быть отнесены на себестоимость. Перерасход покрывается из прибыли организации.  
Следует помнить, что протокольные мероприятия служат удобным местом для неформального продолжения переговоров.  
Что такое протокольные мероприятия  
АДМИНИСТРАЦИЯ ПРЕЗИДЕНТА — система гос. органов, обеспечивающих содействие Президенту РФ в осуществлении его конституционных полномочий. Такого рода органы (аппарат) существуют при главах государств повсеместно (например, Аппарат Белого дома в США, Служба Елисейского дворца во Франции). При парламентской форме правления А.П. менее значительна в силу ограниченности масштабов деятельности главы государства. В отличие от многих государств (в т.ч. США и Франции), где конституции не упоминают о такого рода гос. органах, Конституция РФ 1993 г. прямо предусматривает создание А.П. РФ, формируемой им самим (ст. 83 и ). В Положении об А.П. РФ и соответствующих Указах от 22 февраля 1993 г. № 273 и 28 июля 1995 г. № 773 определены основные функции А.П. организационное обеспечение его деятельности, информационная и аналитическая работа, обеспечение взаимодействия Президента с Правительством, Парламентом, представительными и исполнительными органами субъектов Федерации, деятельности общественных консультативных советов при Президенте, подготовка указов и распоряжений, издаваемых Президентом, организация протокольных мероприятий, связь со средствами массовой информации и т. д. Структура А.П. формируется по главным направлениям, относящимся к конституционным обязанностям главы государства Главные управления Президента РФ по вопросам конституционных гарантий прав граждан, по вопросам внутренней и внешней политики государства, гос. службы и кадров, программно-аналитическое, гос.-правовое, контрольное. Управления призваны выполнять координирующую роль, подготавливая для Президента совместно с соответствующими федеральными ведомствами проекты решений по тем или иным проблемам. А.П. РФ возглавляет руководитель Администрации, работающий под непосредственным руководством Президента назначается на должность и освобождается от должности Указом Президента РФ. Начальники Главных управлений Президента РФ, образуемых в А.П., утверждаются в должности Президентом РФ по представлению руководителя А.П. РФ.  

Экспоцентр» через отдел внешних сношений обеспечивает экспонентам оформление въездных виз, осуществляет комплекс протокольных мероприятий. Девять различных фирм ЗАО «Экспоцентр» оказывают следующие услуги организация международных выставок, проведение рекламных кампаний, предоставление в аренду выставочных помещений, оказание информационно-консультационных услуг и т. п.  
Обеспечение проведения протокольных мероприятий.  
В области обеспечения проведения протокольных мероприятий  
В области проведения протокольных мероприятий  
Составители проформы не обошли вниманием регулирование вопросов питания пассажиров, содержания баров и обеспечения напитками, проведения протокольных мероприятий и презентаций. Все расходы этой категории, конечно, относятся на фрахтователя. Он даже обеспечивает присутствие на камбузе достаточного числа представителей, контролирующих приготовление пищи для пассажиров и составление меню.  
Организация протокольных мероприятий, связанных с приемом и обслуживанием иностранных делегаций и отдельных специалистов на предприятии.  
Осуществляет встречу и проводы представителей инофирм, а также другие необходимые протокольные мероприятия при участии в переговорах.  
Для обеспечения деятельности Президента РФ конституцией предусмотрено его право формировать Администрацию Президента РФ, которая является исполнительным аппаратом, оказывающим ему содействие в осуществлении конституционных полномочий. Основными ее функциями являются организационное обеспечение деятельности Президента РФ, информационно-консультационная и аналитическая работа, обеспечение взаимодействия с правительством, парламентом, представительными и исполнительными органами власти субъектов федерации, деятельности общественных консультативных советов при Президенте РФ, подготовка издаваемых им указов и распоряжений, контроль за их исполнением, организация протокольных мероприятий, связь со средствами массовой информации и т.д.  
Управлению внешних связей и протокольных мероприятий Центрального банка Российской Федерации сообщить банкам-корреспондентам (нерезидентам) МОСКОВСКОГО КОММЕРЧЕСКОГО БАНКА (акционерное общество закрытого типа) согласно приложению к настоящему приказу (направляется только в Управление внешних связей и протокольных мероприятий Центрального банка Российской Федерации) об отзыве лицензий на осуществление банковских операций в рублях и иностранной валюте у вышеназванного банка и предложить им прекратить операции по его счетам до создания ликвидационной комиссии.  
Деловые переговоры — это средство достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо противоположные интересы. Переговоры — это менеджмент в действии. Они состоят из выступлений обоих партнеров по переговорам, вопросов и ответов, возражений и доказательств. К каждым переговорам необходимо разрабатывать тактику и технику их ведения. Главное в переговорах — это партнер. Его следует убедить в принятии предложений. Редкие переговоры проходят без проблем, поэтому важна склонность к компромиссу. Протокольные мероприятия являются обязательной составной частью переговоров, несут значительную нагрузку в решении поставленных на переговорах задач. Переговоры считаются пол-  

Указанные материалы представляются ответственными структурными подразделениями (должностными лицами), на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты проведения протокольного мероприятия. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря, службу ДОУ или на сотрудников подразделений, готовивших материалы к обсуждению.  
Наименование протокольного мероприятия отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал центрованным способом.  
Основная часть текста состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня протокольного мероприятия. Текст каждого раздела излагается в последовательности СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ -ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).  
Постановление (решение) протокольного мероприятия излагается в тексте полностью. Содержание особого мнения, высказанного при выработке постановления (решения), фиксируется в тексте после соответствующего постановления (решения). Здесь же приводятся результаты голосования.  
Протокол подписывается председателем и секретарем. Датой протокола является дата протокольного мероприятия.  
Решения протокольных мероприятий доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.  
Другие виды учета. Необходимо сохранять всю переписку с контрольными органами. Это может оказаться важным при разрешении возникших проблем, предъявлении доказательств подачи документов или ответов на запросы. Кроме того, необходимо документальное подтверждение всех расходов, связанных с протокольными мероприятиями, а также с использованием автотранспорта и компьютеров.  
В состав протокольных операций входят самые разнообразные формы правила переписки, практика приема зарубежных представителей делового мира, деловые встречи и переговоры, обеды, приемы и другие аналогичные мероприятия, этикет, выдача виз, медико-санитарные вопросы, таможенные вопросы и т.п.  
Протокольный отдел, который занимается сбором и обобщением материалов к еженедельным оперативным совещаниям руководства Министерства, а также к заседаниям коллегии Министерства, протоколированием и подготовкой проектов решений этих основных организационных мероприятий.  
Таким образом, многообразие форм собственности и предпринимательства, объективно обусловленное уровнем и характером производительных сил, придает современной рыночной экономике характер смешанной экономики. Такая экономика дока шла неоспоримые преимущества по сравнению с одноклеточной экономикой, поскольку в ней уживаются разные уклады, доказывая свое право на существование через конкуренцию, эффективное удовлетворение разнообразных потребностей членов общества. ПРЕЗЕНТАЦИЯ — протокольное мероприятие рекламного характера по представлению предприятия, организации, ассоциации делового сотрудничества, консорциумов, их товаров и услуг ознакомление вероятных партнеров с возможностями н.-т., произв. и экспортного профиля деятельности. П. — важный элемент имиджа.  
В окончательном варианте программы пребывания должны быть спланированы все раунды переговоров, если необходимо — с посещением предприятий, с поездками по стране, официальными приемами. Кроме того, могут быть предусмотрены такие протокольные мероприятия, как осмотр достопримечательностей, возложение венков, пресс-конференции. С учетом вкусов конкретных персон могут быть намечены прогулки на пароходе, посещение театров, музеев, цирка, зоопарка, сауны, рестора-  

Вводная часть текста содержит сведения о должностных лицах протокольного мероприятия — председателе, секретаре, пр(и8у1тш авщам,  

Приложение 7. Протокольные мероприятия и их организация

Приложение 7

к положению о протоколе Губернатора Пермской области

Протокольные мероприятия и их организация

Виды приемов

Существуют различные виды приемов, которые организуются в виде приглашений на завтрак, обед или чай и ужин (банкеты). Наиболее почетными приемами являются «Завтрак» и «Обед». Каждый вид приема имеет свои особенности. Для приема «Завтрак» наиболее распространенное время — от 12 до 13 часов. Продолжительность завтрака — 1-1,5 часа, из которых 45-60 мин. приглашенные находятся за столом, а 15-20 мин. за кофе (кофе или чай могут быть поданы за этим же столом или в гостиной, если прием проводится не в ресторане).

Прием «Обед» организуют в промежутке между 19 и 21 часом. Обед продолжается 2-2,5 часа, из них около часа гости проводят за столом. На прием «Чай» гости приглашаются к 15-16 часам, продолжается он 1,5-2 часа, при этом гости около часа проводят за столом. Прием «Ужин» устраивается после 21 часа.

Прием «Бокал шампанского» устраивается по случаю национального праздника, по случаю отъезда высокого гостя, в честь делегации и т.д. Начинается такой прием в 12 часов и заканчивается в 13 часов.

На прием «Бокал вина», который начинается в 12 часов и заканчивается в 13 часов, подают вино с небольшими закусками: канапе, тарталетки, фрукты. Прием «Журфикс» (в переводе с французского означает «точное время») обычно организуют в определенное время и день недели во время зимнего периода.

Гостям подают закуски, соки, воду, горячие напитки. Такой прием часто организуют в период перерывов заседаний симпозиумов и конференций. Прием «Барбекю» устраивают на открытом воздухе в теплое время года. Гостям подают жареное на вертеле мясо, вина и прохладительные напитки. Кроме перечисленных, существуют приемы «а ля фуршет» и «коктейль». Каждый прием обычно состоит из двух частей. Первая часть включает в себя встречу, приветствие и сбор гостей, частные и общие беседы, предварительное ознакомление приглашенных с их местами за банкетным столом, аперитив. Вторая — собственно банкет, чаще всего за столом с полным обслуживанием.

Для проведения приемов рекомендуется использовать два смежных зала: один — для приема и сбора гостей (аванзал), другой — для банкетов. В аванзале ставят несколько кресел, круглый столик, накрытый скатертью. На столик кладут сигареты, сигары в коробках, пепельницы, ножницы для резки сигар, канделябры с зажженными свечами или спички. Помещение украшают свежими цветами в корзинах или высоких вазах. Для ознакомления гостей с их местами за столом в аванзале на видном месте располагают схему рассадки или раскладывают карточки с указанием места. Проведение приемов

Прием от имени Губернатора области проводится в подготовленных для этого специальных залах. Расстановка столов и рассадка гостей производятся в соответствии с рангом прибывшего. В первую очередь уделяется внимание вопросу — Гость прибыл с супругой или нет. В первом случае большинство гостей со стороны хозяина приема приглашаются с супругами.

Состав участников приема с принимающей стороны определяется Губернатором области, количество участников принимающей стороны не должно превышать количество гостей. Самый приемлемый вариант — равное количество. В соответствии с планом рассадки на столах расставляются малые куверты, которые располагаются перед приборами так, чтобы при рассадке гости могли уточнить, кто именно сидит рядом и напротив. Самое почетное место — справа от хозяйки (если прием проводится с участием супруги Гостя) и справа от хозяина — на мужском приеме. Также возможен вариант рассадки, когда Гость сидит напротив хозяина. (Переводчик располагается за столом слева от хозяина). При размещении гостей за столом следует придерживаться следующих правил: по правую и левую руку от хозяйки рассаживают мужчин, а по правую и левую руку от хозяина — женщин, затем места чередуются — рядом с женщинами рассаживают мужчин и наоборот. Не принято размещать женщину рядом с женщиной или на торце стола, мужа не сажают рядом с женой (двух иностранцев из одной страны не сажают рядом), крайние места за столом занимают сотрудники-мужчины. При больших приемах занимают места и на торце стола, однако эти места считаются наименее почетными. Размещение здесь гостей нежелательно. Во избежание недоразумений хозяин и хозяйка могут занять места на торцах стола. Хозяин предлагает руку первой даме и первым входит в зал, Гость предлагает руку хозяйке дома, и они входят последними. На приемах с участием хозяйки следует предусмотрительно приходить с букетом цветов для нее. Преподнесение букета цветов от делегации гостей является обязательным элементом участия в приеме, где присутствует хозяйка. Если прием неофициальный, при переходе в зал дамам руку подавать не принято. В этом случае хозяйка сопровождает к столу дам, а хозяин — мужчин. Гости садятся за стол после того, как за стол сядет хозяйка. До рассадки возможно проведение встречи Гостя и хозяина «один на один». Решение об этом принимается Губернатором области накануне приема. При рассадке гостей следует учитывать планировку помещения: почетное место располагается напротив входной двери, то есть к двери лицом. Если дверь сбоку, то почетное место находится напротив окна, выходящего на улицу. На приемы первыми приходят младшие сотрудники, затем старшие. Здороваться за руку на приеме нужно только с хозяином и хозяйкой, остальным достаточно лишь поклониться. Сразу после рассадки официанты убирают со столов малые куверты. Обнос блюд заканчивается хозяйкой (хозяином). С этого момента приема предусмотрен обмен краткими тостами. (Тексты тостов заранее переводятся на язык гостя, и перевод раскладывается на столы).

На официальных приемах речи и тосты произносятся после десерта, когда налито шампанское, на других приемах — не ранее чем через 10 минут после начала приема, а иногда и в самом его начале. Первым речь или тост произносит хозяин, затем Гость, в честь которого устроен прием. На официальных завтраках, обедах и ужинах чокаться не принято, если же чокаются, то мужчины свои рюмки держат ниже рюмок дам. Иногда в ходе приема гостям может быть предложена музыкальная культурная программа, представленная лучшими профессиональными и самодеятельными коллективами. (Меню приема после согласования с прибывающей стороной изготавливается типографским способом в фирменной обложке на языке гостя). Завершение приема зависит от его параметра и места проведения. Если прием проводится без рассадки за столом, то покидать его можно, даже если собрались еще не все приглашенные и при наличии второго выхода. В таком случае можно уходить, не прощаясь с хозяином и хозяйкой.

Прием с рассадкой начинается и заканчивается в указанное в программе время. Первой встает из-за стола хозяйка, в ее отсутствие — хозяин. Уходят с такого приема вначале старшие по рангу, затем младшие. Ответный протокольный прием со стороны Гостя во время пребывания в Пермской области, как правило, не предусматривается. (Одной из форм вежливости при визите зарубежной делегации является запись главы делегации в «Книге почетных гостей», которая хранится у руководителя аппарата и предлагается гостям для записи, как правило, в конце приема, проведенного от имени Губернатора области).

Обслуживание в ходе приемов и сервировка стола производятся в соответствии с общеустановленными правилами.

Организация и проведение протокольных мероприятий

В процессе деятельности любой организации проводятся мероприятия, требующие особой подготовки и тщательной разработки процедуры их проведения. К числу протокольных мероприятий, которые наиболее часто используются в практике работы современного офиса, можно отнести переговоры, выставки, презентации, пресс-конференции, интервью. Протокольными считаются те мероприятия, которые должны проводиться по строго установленному регламенту. Для проведения такого мероприятия приказом руководителя создается специальная комиссия (рабочая группа), каждый член которой отвечает за определенный участок. Руководитель данной группы осуществляет общую координацию работы в подготовительный период, а в дальнейшем выступает распорядителем протокольного мероприятия. К подготовке и проведению таких мероприятий привлекаются все службы: информационная, юридическая, финансовая, техническая, безопасности, особая роль при этом отводится службе по связям с общественностью. К подготовке каждого этапа мероприятия нужно относиться тщательно и предварительно его планировать.

Составление сметы — особый этап протокольного мероприятия. В смету должны быть заложены расходы на оплату персонала, аренду помещения, использование технических средств, обслуживание (транспорт, питание, сервировка), оплату типографских услуг (рекламная продукция, буклеты, приглашения) и т.д. Составляется подробная программа мероприятия с указанием времени на проведение того или иного этапа.

При составлении списка участников и гостей для правильного оформления приглашений необходимо уточнить имя, отчество, фамилию, должность, адрес приглашенных. Текст приглашения должен включать в себя имя, отчество и фамилию приглашенного мероприятия (может специально оговаривается форма одежды), время, дату и место проведения, план проведения и общую продолжительность мероприятия. Приглашения подписывает руководитель. При необходимости о проводимом мероприятии сообщают средствам массовой информации. Решение об этом принимает руководитель предприятия-организатора. За несколько дней до назначенного мероприятия список приглашенных уточняется и корректируется. На мероприятиях такого ранга обычно проводятся регистрация участников. Одним из обязательных элементов протокольного мероприятия является вручение приглашенным памятных подарков, сувениров, рекламной продукции предприятия-организатора. Частью торжественных мероприятий может стать концертная развлекательная программа, на которую приглашаются известные артисты и деятели искусства.