Куперс

Бухучет и анализ

Правила электронной деловой переписки

Эти правила регламентируют служебную переписку по электронной почте.

Правила не применимы для списков рассылки, форумов, групп обсуждений, так как в такого рода сообществах (взаимодействиях) целесообразно использовать другие принципы работы с электронными письмами.

Время реакции на входящие письма

Доставка электронного письма от отправителя до получателя занимает от нескольких секунд до нескольких минут. Поэтому электронные письма, в силу своей оперативной природы, требуют оперативной реакции.

Недопустимо не отвечать на письма дольше 1 рабочего дня.

На каждое поступившее письмо необходимо давать оперативный ответ (на ответы о получении вашего письма давать ответ о получении ответа не нужно).

Если для обработки письма требуется более 2-х часов, то обязательно ответьте автору, что его письмо получено и укажите примерный срок, в течение которого вы дадите ответ.

Оформление темы письма

Каждое письмо должно содержать тему (Subject), сформулированную в нескольких словах. По содержимому темы получатель должен определить содержание письма или найти письмо в длинном списке других сообщений.

Если это письмо-ответ, то обычно перед темой указывается «RE:».

Если письмо нужно переслать, то перед темой указывается «FWD:».

Вставку «RE:» и «FWD:» почтовые клиенты обычно делают автоматически.

Изменять тему письма в процессе переписки (ответы на последующие письма данной темы) не рекомендуется, так как многие почтовые системы ведут группировку писем по темам. Да и незачем обескураживать получателя новой темой к старой переписке.

Письма с пустой темой неудобны при просмотре списков писем и некоторыми системами спам-защиты помечаются как «возможный спам».

Использование бэкграундов и оформительских скинов

Никакие бэкграунды и скины оформления в служебных письмах не допускаются.

Желательно, чтобы письмо было простым текстом. В этом случае оно быстрее обрабатывается, быстрее передается, меньше занимает места при хранении и лучше понимается различными почтовыми клиентами.

Употребление имен собственных в поле «От кого» («From»)

Имена должны быть написаны латиницей, в транслите.

Например:

Sergius Sizykh

Русские имена не допускаются, так как у сотрудников зарубежных компаний и их представительств в России почтовые серверы могут блокировать или искажать почту с заголовками в национальных кодировках.

Приветствие

В начале письма обязательно должно быть приветствие. Например:

Добрый день, Иван Иванович!

Письмо без приветствия иногда оценивается получателем как неуважительное.

Подпись

Подпись отделяется от основного текста письма пустой строкой и строкой с двумя дефисами.

Подпись должна быть:

  • компактной;
  • содержать ФИО или псевдоним автора;
  • содержать какое-нибудь пожелание для получателя (пусть ему будет приятно)

В письмах, направляемых за пределы компании, в подписи должны присутствовать контактная информация и название компании.

Пример правильной подписи:

Цитирование исходного письма

При переписке желательно сохранять предыдущие тексты.

Новый текст располагается в начале письма. Предыдущие исходные тексты пусть остаются в конце. Это противоречит правилам многих форумов. Однако, почта это не форумы. В форумах вся переписка сохраняется изначально. А в письмах почему-то исходные тексты часто удаляют. И сами письма зачастую не архивируются – почта всё-таки не безразмерная. Со временем становится непонятно кто и о чём говорил в процессе переписки.

Если письмо становится слишком длинным или тема обсуждения становится слишком «развесистой» или «уходит в сторону», то можно письмо, в крайнем случае, обрезать. Не забыв при этом переписку сохранить в корпоративной CRM-системе.

Если нужно в ответном письме дать ответ (ответы) на какую-то фразу (несколько фраз), то эти фразы обычно снабжают инициалами автора и угловой скобкой. Ответ пишется через пустую строку.

Например:

ИИ> Сколько стоит разработка сайта?
Разработка сайта стоит 3 рубля.
ИИ> Срок?
2 часа

Ошибки в тексте

Некоторые почтовые клиенты (в частности Microsoft Outlook) умеют проверять наличие грамматических ошибок в текстах в момент ввода. Некоторые не умеют.

Если почтовый клиент не проверяет орфографию, а вы чувствуете, что с грамматикой не всё в порядке, то не поленитесь перед отправкой письма проверить текст в Word. Все ошибки не исправятся, но наиболее грубые ошибки и опечатки будут устранены.

Сергей Сизых,
ООО «Виртуальные технологии»

Электронная почта — основной источник связи на работе. Мы ежедневно переписываемся с коллегами, руководством, заказчиками и клиентами. Иногда адресаты не могут прийти к договоренности или тратят слишком много времени на письма. Мы составили 15 правил, которые помогут сэкономить время себе и контрагенту и быстрее решить рабочие вопросы.

Пишите тему письма

Тема — как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Обязательно указывайте ее, чтобы проще работать с письмами. Формулировка темы должна быть информативной. Получатель не поймет, что ему предлагают, если письмо назвать «Сотрудничество», «Фотографии», «Оно». Тема есть, но она бесполезна. Добавьте конкретики: «Предлагаем размещение в нашем журнале» или «Фотографии для раздела о путешествиях».

Если в ходе переписки тема стала другой, не меняйте ее в письме. Допустим, вы начали диалог о разработке сайта для стоматологии, но в процессе пришел новый заказ — сайт для детского центра. Не смешивайте проекты в одной переписке и не меняйте тему, когда открывается другой вопрос. Заведите для него новую цепочку писем. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса — отдельная переписка.

Называйте по имени

Если знаете, как зовут получателя, обязательно обращайтесь к нему по имени. Иначе непонятно, кому вообще адресовано письмо, и выглядит оно невежливым. Если получателей несколько, перечислите по именам всех, от кого ждете ответа или действий. Человек может посчитать, что письмо к нему не относится, если адресовано всем. Обращаясь по имени, мы снимаем эту проблему.

Говорите по делу

Рабочее письмо — короткий жанр. Представьте, сколько времени придется потратить получателю, чтобы продраться к сути письма через пространные рассуждения и абстрактные отступления. Не стоит писать, что было, что будет и чем сердце успокоится, если это не влияет на решение вопроса. Берегите свое и чужое время — переходите сразу к главному.

Указывайте точный срок

Не пишите в теме или теле письма «срочно». Это понятие растяжимое: для одного — час, для другого — неделя. Лучше укажите точное время и дату, когда вы ждете ответа или результата.

Форматируйте текст

Неотформатированный текст читать тяжело, поэтому разделяйте его. Сделайте по одному отступу после каждого абзаца и по два — после приветствия и перед подписью. Не вставляйте ссылки в середину текста — размещайте их в конце абзаца или письма, списком. Каждую ссылку поясняйте: на какой документ она ведет и зачем получателю переходить по ней. Старайтесь не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом. Пусть текст выглядит спокойно.

Пишите нейтрально и деликатно

Письмом легко вызвать негативные эмоции. Получатель может понять текст по-разному, поэтому пишите максимально нейтрально, чтобы избежать двоякого толкования. Будьте вежливы и деликатны. Если не знакомы близко, не стоит задавать личные вопросы, вторгаться в чужое пространство, шутить и поднимать темы, не относящиеся к работе.

Сохраняйте историю переписки

Оставляйте всю предыдущую цепочку сообщений в письме. В большом потоке информации легко забыть, о чем вы общались с отправителем — история переписки поможет вспомнить. Особенно это актуально для сотрудников, которые получают много писем с проблемами и вопросами.

Подписывайте письма

Называйте почту для рабочей переписки нейтрально, желательно — по принципу имя_фамилия@работодатель. Если нет корпоративной почты, просто создайте почтовый ящик вида petrsidirov@mail.ru вместо svinkapeppa или superboy.

В подписи укажите имя, фамилию, должность и название компании. Добавьте способы связи: телефон, мессенджеры, соцсети, — и ссылку на корпоративный сайт. Ограничьтесь нейтральным «с уважением» или «с наилучшими пожеланиями». Не стоит расписывать в автоматической подписи слова благодарности на полстраницы, размещать рекламу, ставить ссылки на сбор подписей и подобные проекты.

Добавляйте сразу все ссылки и файлы

Бывает, что только после отправки обнаруживается, что важный файл не прикреплен или не указана нужная ссылка. Многие высылают вложения и дополнения отдельным письмом — «вот документ, который я забыл». И переписка раздваивается: в одной истории — обсуждение, в другой — нужные документы. На какое письмо ответит получатель, неизвестно — возможно, на то, в котором нет истории переписки. Поэтому лучше продублировать предыдущее и добавить к нему файл. В сообщении стоит попросить получателя удалить письмо без файла, чтобы избежать путаницы.

Еще я встречала людей, которые высылали пять файлов пятью отдельными письмами. Это засоряет почтовый ящик и отвлекает получателя. Пожалуйста, отправляйте все вложения вместе. Если их слишком много, присылайте ссылку на файлообменник.

Называйте понятно файлы и документы

Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится. Тяжело отличить в перечне изображений один IMG568909865 от другого IMG6789988901. Гораздо лучше, если это будут logotype и header.

Перечитайте перед отправкой

Каждый может ошибиться или допустить неточность, написать двусмысленно или непонятно объяснить. Поэтому перед отправкой перечитайте письмо и проверьте на ошибки. Если оно написано под воздействием эмоций, не высылайте сразу — дайте ему отлежаться минут 15. Затем просмотрите еще раз — возможно, вы были слишком резки в суждениях и оценках. Если это так — смените тон и перефразируйте «скользкие» моменты.

Отвечайте быстро

Отправители не ждут мгновенной реакции на письма, но почти половина респондентов из 2 миллионов человек отвечает на емейл-сообщения в течение часа. Напишите ответ при первой возможности. Если это входит в ваши прямые обязанности — например, вы работаете в поддержке или координатором проекта — старайтесь отвечать в течение 15-30 минут.

Если ваша основная работа не связана с перепиской, запланируйте в течение дня два интервала на разбор почты и ответы. Например, в 11:00 и в конце дня, в 17:00. Так вы не пропустите важные сообщения и сохраните порядок в почтовом ящике. Не переживайте: если возникнет экстренный вопрос, с вами свяжутся другим способом — через мессенджер или по телефону.

Отправляйте письма в рабочее время

Три причины, чтобы следовать этому правилу:

  1. Звуковое оповещение может разбудить адресата.
  2. Некоторые считают переписку в нерабочее время, включая выходные, неприемлемой.
  3. Ваше письмо может просто затеряться среди других.

Настройте отложенную отправку. Например, в почте Mail.ru есть функция «Отправить в точное время». Если вы пишете текст в субботу утром, запланируйте отправку письма на понедельник в 10:05. Так будет больше вероятность, что получатель его не пропустит. Если к этому времени в письмо станет неактуальным, зайдите в раздел «Исходящие» и отмените отправку.

Не отправляйте отдельным письмом слова «спасибо» и «пожалуйста»

Чтобы открыть и прочитать письмо, нужно время. Отправляя просто «спасибо», «пожалуйста» и подобные сообщения, вы просто отвлекаете собеседника. Лучше поблагодарить в следующий раз, когда будете высылать дополнительные документы или отвечать на новые вопросы. Так в одном письме будет и польза, и признательность.

Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть

Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены:

Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.

Правил много, но все заучивать не обязательно. Главное — уважайте собеседника, его мнение и время и радейте за общее дело. А что вы хотели бы улучшить в рабочих письмах?

АБРАМОВ Егор Геннадьевич

канд. экон. наук, заместитель главного редактора журнала «Научная периодика: проблемы и решения»

^ abramov@creativeconomy.ru

СОВРЕМЕННЫЕ ПРИНЦИПЫ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ с использованием электронной почты

В статье представлена авторская подборка рекомендаций для деловой переписки с использованием электронной почты в целях общего повышения эффективности делового общения.

В XXI веке электронная почта стала одним из основных инструментов практически в любой работе, связанной с общением. И особенно это актуально для издательских организаций, для которых существование в принципе невозможно без общения с авторами, коллегами, партнерами.

Умение обращаться с электронной почтой можно назвать одним из факторов элементарной грамотности. Но это умение заключается далеко не только в том, чтобы прочитать и отправить письмо, как полагают, например, некоторые соискатели, заполняя свое резюме. Точно также как

и обычная грамотность заключается не в том, чтобы читать и писать слова — нужно делать это правильно.

Данная статья посвящена особенностям работы с электронной почтой. Она не претендует на статус всеобъемлющего руководства, но надеемся, некоторые практические советы смогут упростить общение и сделать его более эффективным.

Начнем с того, с чего и начинается любое письмо — с перечисления получателей.

Кому, копия, скрытая копия

Поле «Кому» предназначено для того, кто должен ответить или как-то еще отреагировать на письмо.

Совет: не указывайте множество получателей в этом поле — одним из частых следствий может стать то, что все пере-

Ключевые слова: электронная почта, деловая переписка

e-mail,

численные получатели понадеются друг на друга, в итоге ответ ни от кого не будет получен. Укажите только того или тех, от кого действительно должен прийти ответ. Всех остальных лучше перечислить в полях «Копия» или «Скрытая копия».

Поле «Копия» нужно, чтобы указать тех, кто должен ознакомиться с письмом, но не обязан реагировать на него. Указывая получателя в этом поле, Вы даете понять, что ответ не обязателен. Напомним лишний раз о том, что в общем случае на любое письмо с вопросом лучше ответить, а если дать ответ сразу нельзя, то хотя бы одной строкой сообщите о том, что напишете позже или позвоните по этому поводу.

Совет: указывайте в поле «Копия» тех, кто должен быть в курсе Вашей переписки, например, в переписке с коллегами можно указать в копии своего руководителя, который должен владеть ситуацией. Или если Вы отправляете письмо с просьбой связаться с Вашим коллегой, например, «чтобы получить оригиналы документов, свяжитесь с нашей бухгалтерией», не лишним будет указать в копии мейл этой самой бухгалтерии, чтобы показать, что они тоже получат письмо и будут ждать обращения.

Поле «Скрытая копия» предназначено для тех получателей, о которых не должны знать все те, кто указан в полях «Кому» и «Копия». О получателях письма, указанных в этом поле, не будут знать те, кому Вы отправляете письмо. Они их просто не увидят, на то она и скрытая.

Совет: указывайте в поле «Скрытая копия» своего руководителя при ответе на важное письмо, это позволит Вам не раскрывать контакты ваших коллег, чтобы уберечь их от нежелательных писем.

Также обязательно используйте именно это поле при рассылке, например, новогодних поздравлений своим партнерам. Иногда доходит до смешного, когда получаешь поздравительное письмо с большим списком других получателей, что оказывается полной клиентской базой одного из менеджеров какой-либо организации.

И еще одна заметка по теме отправителей — если в полученном письме указано несколько получателей в поле «Копия», то они скорее всего должны также увидеть и Ваш ответ. Чтобы не нарушить целостность переписки, освойте, наконец, кнопку «Ответить всем». Тогда в Вашем ответе автоматически будут указаны все те, кому было адресовано исходное письмо и ни один из участников дискуссии не окажется отрезанным от общего обсуждения.

нашей сфере грамматические ошибки способны сразу же оттолкнуть потенциального заказчика, так как доверие к неграмотному издателю может улетучиться после первой же оплошности.

# 1 (7)2012

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

<При ответе на письмо настройте программу так, чтобы текст предыдущей переписки сохранялся при ответе. Этим Вы избавите получателя от необходимости копаться в архиве… Не зря многие менеджеры добавляют в свои письма обязательную фразу «При ответе цитируйте переписку».

Тема

К сожалению, хочется начать с банального совета — используйте поле «Тема» для указания именно темы письма, то есть главной идеи, того, о чем пойдет речь.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Если Вам повезло, и Вы получаете не больше двух-трех писем в день, то это может и не иметь большого значения, но для тех, кто вынужден отвечать на десятки писем, Вы окажете неоценимую услугу.

В теме письма лучше сразу выразить главную мысль, если это возможно. Т.е. вместо «Ие: касательно встречи» лучше написать «Встречу во вторник в 17.00 подтверждаю». Это также может иметь значение при чтении почты на мобильных устройствах — Вы сразу дадите понять, о чем именно письмо, не заставляя ждать его открытия.

Некоторые программы сортируют почту именно по отдельным дискуссиям, показывая основное письмо и всю цепочку ответов. Если Вы начинаете новую тему — лучше создайте новое письмо, а не используйте ответ на одно из старых, даже изменив тему в этом письме.

Несколько правил хорошего тона при переписке

1. Пишите по возможности грамотно.

Кто как не издатели должны использовать русский язык правильно? В нашей сфере грамматические ошибки способны

сразу же оттолкнуть потенциального заказчика, так как доверие к неграмотному издателю может улетучиться после первой же оплошности.

2. Используйте для писем подпись с указанием подробной информации о себе.

Укажите полностью имя и отчество, а также свою должность, название организации без сокращений и, при необходимости, телефон и адрес сайта. Иногда получив письмо с такой подписью:

С уважением, кэ.н., доцент БГУ Коваленко И.В.

даже не знаешь, это Иван Викторович или Ирина Владимировна, а доцент Брянского, Башкирского или Белорусского государственного университета. Какое обращение в таком случае использовать в ответном письме?

Чтобы не загромождать переписку, можно использовать две подписи: сокращенную для последующей переписки и подробную для первого письма новому получателю.

3. Не пересылайте чужие письма полностью другим получателям.

Не следует пересылать чужие письма целиком без согласия автора, если Вы не уверены, что автор сам согласился бы с тем, что его письмо увидит кто-то еще. Особенно это бывает важно во внутрикорпоративной переписке — прежде чем переслать чужое письмо, задайте себе вопрос, почему автор письма сразу не указал других получателей в копии, а отправил письмо именно Вам. Иначе можно разгласить какую-то конфиденциальную информацию. Да и вообще, любому человеку чаще всего будет неприятно знать, что его письмо может прочитать кто-то, кому оно не предназначено.

4. Цитируйте переписку.

При ответе на письмо настройте программу так, чтобы текст предыдущей переписки сохранялся при ответе. Этим Вы избавите получателя от необходимости копаться в архиве и вспоминать, о чем шла речь ранее. Не зря многие менеджеры добавляют в свои письма обязательную фразу «При ответе цитируйте переписку».

Текст ответа пишите сверху от цитируемого сообщения, а не после него. Важная информация должна в первую очередь оказаться на виду.

5. Сообщите о вложениях в письмо.

Если Вы прикладываете к письму файл,

напишите об этом. Не всегда сразу можно понять, что к письму приложен файл или новая версия файла. Одна фраза «информация в приложенных файлах» избавит от сомнений, увидел ли получатель Ваше вложение.

6. Используйте уведомление о прочтении.

Если Вам нужно убедиться в том, что получатель ознакомился с письмом, используйте функцию уведомления о прочтении письма. Этим Вы упростите процесс ответа на Ваше письмо, так как для получателя весь процесс сведется к одному клику по кнопке «отправить подтверждение прочтения».

чение с увеличением числа пользователей глобальной сети. В первую очередь, это важно в деловом общении. А в некоторых ситуациях это просто единственный способ коммуникации.

Например, автор или заказчик из другой страны наверняка предпочтет начать общение с письма, а не телефонного разговора — это элементарно дешевле. А удаленная работа в издательских организациях стала практически повсеместным явлением. Но даже в рамках одного офиса владение этим инструментом может существенно повысить эффективность общения и избавить от многих проблем.

Чем Вы могли бы дополнить нашу подборку советов? Или же хотите уточнить некоторые из них?

Добро пожаловать на страницу обсуждения статьи на нашем сайте www.nppir.ru.

Заключение

В этой статье мы постарались отметить наиболее часто встречающиеся нюансы деловой переписки из нашей практики.

Если Вы не открыли для себя абсолютно ничего нового из этого текста, Ваш уровень владения деловой перепиской можно считать достаточно высоким. Но если хотя бы один из перечисленных советов оказался для Вас новым — используйте это как возможность повысить свой профессионализм в общении. Вы станете гораздо более приятным и «удобным» собеседником, а деловые вопросы при этом будут решаться быстрее и без лишних сложностей.

Навыки переписки и владения ее основным инструментом — электронной почтой — приобретают все большее зна-

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

1. Деловая переписка. |Ъир://Вште88-letters.ru]

2. Н. Клишина. Переписка по электронной почте.

Сегодня мы не представляем свою жизнь без почтового ящика, а то и нескольких. Но особый статус у так называемой «корпоративной почты». Для этих целей может использоваться отдельный домен, или же почтовые ящики могут быть зарегистрированы на бесплатных сервисах. Это не важно, важна цель почтового ящика: осуществление деловой переписки внутри компании или с контрагентами. Эксплуатация такой почты предполагает свои «негласные» правила, так называемый «почтовый этикет».

Итак, правила «на старте»:

1. В начале рабочего дня всегда нужно первым делом загружать почтовый клиент и настроить автоматическую доставку писем с интервалом примерно в 3 минуты.

2. Для оптимизации работы с корреспонденцией целесообразно в самом начале создать тематические папки.

3. Рабочую почту не стоит использовать для личной переписки и подписываться на рассылки, если только они не касаются работы.

4. Хорошим тоном считается отвечать на входящие письма в течение одного рабочего дня.

При ответах на письма следует придерживаться следующих правил:

1. Если ответ готов сразу, то он должен быть конкретным и исчерпывающим.

2. Если получено задание на исполнение, то нужно ответить, что оно принято в работу. Это будет означать, что по сути задания и срокам вопросов нет.

3. Если требуется время на обсуждение или согласование, то при отправке согласующему автора запроса нужно ставить в копию, чтобы он был в курсе процесса выполнения задачи.

4. В любом случае, если требуется время на обдумывание, или выполнение запроса затягивается, нужно проинформировать об этом автора.

Очень важно правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», ведь от этого зависит правильное понимание Ваших действий и действий получателей. В поле «Кому» ставится непосредственный получатель или исполнитель сообщения. В данном случае присутствует обязанность ответить отправителю. А вот поле «Копия» содержит получателей просто для информации, обязанности отвечать у них нет. В «Скрытую копию» добавляются тайные получатели, об информировании которых не должны знать основные получатели из полей «Кому» и «Копия». Можно использовать это поле для массовой рассылки, чтобы все получатели не знали Вашу адресную книгу.

Если получено письмо с получателями в поле «Копия», то при ответе следует нажимать кнопку «Ответить всем», так как отправитель, очевидно, хотел, чтобы эти получатели были в курсе переписки по данному вопросу.

Правила заполнения поля «Тема»:

1. Никогда не стоит оставлять его пустым, так как некоторые получатели получают сотни писем в день и могут не придать должного значения Вашему.

2. Тема должна отвечать принципам краткости и содержательности. Неправильно подобранный заголовок может говорить о том, что Вы не владеете навыками деловой переписки или новичок в этом деле.

3. Когда отвечаете одновременно на несколько писем, важно не перепутать темы и отправить каждое своим адресатам, иначе нежелательные пользователи могут узнать не предназначенную для них информацию.

Использование значка «Важность письма»:

1. Если письмо содержит действительно важную информацию, такую как срочное задание, или конфиденциальный текст и тому подобное, то целесообразно ставить значок «высокая важность», чтобы письмо не затерялось у получателя в папке «Входящие».

2. Нельзя использовать значок «высокая важность» слишком часто и понапрасну, это может раздражать получателей и отвлекать их внимание на ненужную информацию.

3. Значок «низкая важность» ставится на письмах личного характера или развлекательного содержания.

Требования к тексту письма при деловой переписке:

1. Письмо следует начинать с официального приветствия. Это является правилом хорошего тона, и свидетельствует об уважении к получателю.

2. Следует говорить с человеком на одном языке. Имеется в виду не русский или английский, а выбор формы текста. То есть отвечать на деловое письмо следует в таком же тоне, так как неформальный ответ является неуважением к респонденту и говорит о низкой культуре отвечающего.

3. Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и конкретным. Ясное изложение повествует респонденту о ясности Ваших мыслей. Из текста письма должно быть понятно, что именно требуется от получателя. Если никаких действий не требуется, то письмо отправляется с пометкой «для информации». Деловая переписка не должна содержать выражения эмоций, следует экономить свое и чужое время и точно излагать мысли.

4. Если письмо содержит несколько тем, задач, вопросов, то следует как-то визуально их разделять, например, пробелами или нумерацией. Сплошной текст очень сложно читать и можно пропустить важные детали.

5. Давайте только точные и определенные ответы. Если отправителем ставится задача, то нужно ответить, к какому сроку, каким способом и т.д. она будет выполнена.

6. Ошибки и опечатки просто недопустимы в деловой переписке.

7. Перед отправкой письма следует его еще раз перечитать, проверить, соответствует ли оно всем вышеописанным требованиям.

8. Всегда при ответах нужно цитировать текст предыдущего письма, так не потеряется цепочка переписки.

9. Если пишется запрос в другое подразделение, то получателем нужно указать или непосредственного руководителя, или напрямую исполнителя, но руководителя обязательно поставить в копию.

10. Если составляется поручение своему подчиненному, то указание лиц в копии говорит о том, что они могут помочь в решении данного вопроса.

Требования к файлам вложения при деловой переписке:

1. Общепринятым считается отправлять вложения без предупреждения размером до 2-3 мегабайт. Если есть необходимость отправить файл большего размера, то предварительно целесообразно уточнить у получателя, поместиться ли он в его почтовый ящик, и нет ли каких-то других ограничений.

2. Файлы формата exe, pif, bat, com, cmd, scr нужно отправлять, только упаковав их в архив как в оболочку, поскольку некоторые почтовые серверы блокируют такие сообщения.

3. Не следует вкладывать файлы сомнительного характера, это может доставить неудобство получателю в организациях, где применяется проверка почты.

Придерживайтесь этих правил в деловой корпоративной переписки, и о Вас сложится мнение как о тактичном, воспитанном, образованном и умном человеке! Тем более что так оно и есть, скорее всего!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх